SIGIT RB ‘Sistema de Gestién ntegrado ‘GTALDE DOG. PB-GC-PR-003 REVISION 008 FECHA Septiembre 2012 PAGINA 1 DES TITULO: PROCEDIMIENTO PARA AUDITORIAS INTERNAS ELABORADO POR: ‘GESTION DE CALIDAD. HOJA DE AUTORIZACION DE DOCUMENTO. SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD ING. LEONARDO ACOSTA REVISADO POR: DIRECCION DE CONSTRUCTION AUTORIZADO POR: DIRECTOR DE PROYECTO ING.JUAN ZARAUZ PALMA ING. RAUL CORREA ARENAS / ING. SERGIO GARCIA‘Sisiema de Gesién nvegrado 1@ IS FS oe SIGIT CTRL DE DOC. | _PB-GC-PR-003 REVISION 04 BS [ recin | septembre tz HEONSORCOMTT PAGINA 2DE8 TITULO: PROCEDIMIENTO PARA AUDITORIAS INTERNAS 0. HISTORIAL DE REVISIONES VERSION [FECHA | CAP, REVISADOS | CAMBIOS REALIZADOS | REVISADOS POR 1 OBJETO. Establecer la metodologia para planear, documentar, ejecutar y dar seguimiento y cierre a las auditorias intemas, con el propésito de que éstas permitan verificar la eficacia del Sistema de Gestién Integrado implementado en el proyecto, 2 ALCANCE. Las auditorias se realizan a todos los procesos que conforman la organizacién definidos en el alcance del Plan de Calidad. a: RESPONSABILIDADES Y AUTORIDAD. Es responsabilidad del Director general, Coordinador 0 Gerente de area, segtin corresponda, brindar oportunamente los recursos necesarios para realizar las revisiones al sistema de gestion integrado. El Director General, segin coresponda, debe participar activamente en las reuniones de apertura y cierre de las auditorias Es responsabilidad de la Coordinacién Calidad y de la Coordinacién de Seguridad y Medio Ambiente coordinar y dar seguimiento a los programas de auditoria interna del proyecto y asegurarse del adecuado desarrollo del proceso de la auditoria intema en el proyecto; incluyendo el establecimiento de los objetivos, alcance y los criterios de auditoria de las auditorias individuales, la determinacién de los métodos de auditoria y la evaluacién de los auditores. Es responsabilidad del encargado de calidad del proyecto aplicar la metodologia descrita en el presente procedimiento e informar a las gerencias de Calidad, Seguridad y Medio Ambiente (Sistema de Gestion Integral) el resultado de la auditoria, para que esta a su vez lo revise con la Alta Direccién Es responsabilidad de los Gerentes y Coordinadores de drea colaborar con las auditorias internas requeridas para lograr la mejora continua de los procesos, asi como llevar a cabo las acciones correctivas 0 preventivas necesarias para eliminar las no conformidades encontradas como resultado de la auditoria intema. Es responsabilidad de los auditores internos, atender los siguientes aspectos: ‘+ Cumplir estrictamente el programa aprobado + Planear y realizar efectivamente las actividades asignadas '* Cumplir con el 100% de los requisitos de auditoria aplicable.‘Sistema de Gesiln Integrade @ & SIGIT [222202 | Pecconaas REVISION 04 ST PAGINA ~3DE8 TITULO: PROCEDIMIENTO PARA AUDITORIAS INTERNAS. ‘+ Tener una adecuada comunicacién y correcto entendimiento con el auditado. ‘+ Reportar y Documentar los resultados de la auditoria. + Verificar que las no conformidades sean cerradas a través de informacién proporcionada por el Director del proyecto. Guardar la discrecién y el profesionalismo en la ejecucion de las auditorias. dentificar y evaluar los riesgos del programa de auditoria. Seguimiento, medicién y mejora del programa de auditoria. 4, DESARROLLO. Las Auditorias Interas son realizadas por un grupo de Auditores Integrales de cada una de las empresas que componen el consorcio y que han sido adoctrinados previamente en las materias, en los diferentes departamentos de la Organizacién. En ellas participan: el Jefe de! departamento correspondiente y el personal involucrado directamente en el proceso a auditar. La frecuencia minima sera trimestral o determinada en funcién de los resultados de las auditorias internas anteriores. Las auditorias externas, no se consideran dentro del proceso, como auditorias internas “Un sistema de gestién integrado se basa en la filosofia de la mejora continua y la prevencién, en lugar de correccién de no conformidades*. 44. Programacién. La programacién de las auditorias internas, se formula al inicio de los trabajos por el responsable del proyecto, revisandose y autorizéndose por la Alta Direccién, siendo susceptible de modificarse en funcién de la importancia ambiental, de las operaciones implicadas, de los resultados de las evaluaciones de riesgo de las actividades y los resultados de las mismas auditorias, cumpliendo con la frecuencia minima de cada tres meses. Establecida la frecuencia de la auditoria interna se definen las fechas tentativas para llevarlas a cabo. Para realizar un plan de auditorias es importante tomar en cuenta lo siguiente: Procesos a ser auditados Objetivo, alcance y los criterios de la auditoria Lugar y fecha de la auditoria Métodos de auditoria. Miembros del equipo auditor. Documentos de referencia (pueden ser los generados en auditorias previas), registros. Proceso para tralar la confidencialidad, seguridad de la informacién, la salud y la seguridad de los auditores. + Los recursos financieros necesarios para desarrollar, implementar, gestionar y mejorar las actividades de auditoria,Sistema de Gestion ntegrada SIGIT GIRLDEDOG. | PE-GO-PR-003 BE Revision 004 BRE recua | Sextiomre 2072 Ey PAGINA 40E6 TITULO: PROCEDIMIENTO PARA AUDITORIAS INTERNAS 4.2. Realizacién. La fase de la ejecucién de la auditoria se divide en siete partes las cuales son cumplidas para realizar una auditoria efectiva, estas son: Establecimiento del contacto inicial con el responsable del proyecto. Reunién de apertura. Preparacién de las actividades de auditoria. Ejecucién de la Auditoria en sitio. Generacién de Hallazgos. Preparacién y distribucién del informe de auditoria. Reunion de cierre. Actividades de seguimiento de la auditoria. En la reunién de apertura el personal del drea 0 proceso auditado es informado por el auditor sobre el objeto y alcance de la auditoria interna, La revision del sistema se realiza analizando la documentacién del proceso, apoyandose en una lista de verificacion, pero sin restringir la investigacion a otros aspectos que surjan y sean de interés 0 dudosos, Los hallazgos se soportan con la presentacién y revisién de las evidencias objetivas, las cuales deben cumplir con los criterios de la documentacién del proceso y no basarse en explicaciones verbales; los elementos a ser considerados para llevar a cabo las auditorias intemas de cualquier proceso son: personal, equipo, materiales, seguridad y salud ocupacional de las instalaciones del centro de trabajo, medio ambiente e informacion concemiente al proceso (registros de calidad) Con la evidencia encontrada, y de tratarse de un hallazgo debe responder a las siguientes preguntas: 2Afecta la funcionalidad del sistema?, JAfecta la calidad del producto?, Afecta al medio ambiente?; {Pone en riesgo la integridad o la salud del personal o a la seguridad de la infraestructura?; como resultado de lo anterior se clasifica el hallazgo como incumplimiento a los requisitos clasificando en Observacin o en No conformidad de acuerdo al grado de incumplimiento. 43. Informe de la Auditoria Interna. Los resultados de las auditorias intemas, son concentrados en el documento denominado “Informe de la Auditoria Interna”, El cual es redactado con objetividad y claridad para describir los eventos que se presentaron durante la auditoria, los hallazgos encontrados se clasifican en No Conformidades 0 en Observaciones (No conformidades Potenciales), las Observaciones no son No Conformidades, pero se pueden convertir en éstas; todas son atendidas con los planes de accién correctiva (para No Conformidades) ylo preventiva (para Observaciones); segun corresponda. El informe de la auditoria es elaborado una vez terminado la revision al sistema y sera entregado en la reunién de cierre.as Sara Se oa & & SIGIT |Sz222= ze soreces aes REVISION oot Je uxcont | Bass [recta | Seniomiea 2 err Pacing SEB TITULO: PROCEDIMIENTO PARA AUDITORIAS INTERNAS Con base en informe de la auditoria interna, los involucrados en el proceso elaboran el plan de acciones correctivas y/o preventivas, en un periodo no mayor a cinco dias posteriores a la fecha de cierre de la auditoria interna, donde se programan las fechas compromiso para el cierre de las no conformidades, teniendo en cuenta la magnitud de los problemas e impactos ambientales encontrados asi como los riesgos asociados. Dicho plan debe darse a conocer a la Direccién del proyecto. El informe de la auditoria intema debe cumplir con los siguientes requisitos: ‘+ Alcanoe y objetivo de la auditoria + Lugar y fecha donde la auditoria fue ejecutada ‘+ La documentacién de referencia con la cual la auditoria fue conducida (norma del sistema, Plan de Calidad, etc) La identificacién del equipo auditor y de los participantes del auditado en la auditoria. El método de Auditoria El resumen de hallazgos encontrados Conclusiones de la Auditoria Interna realizada. Declaracién del grado de cumplimiento de los criterios de la auditoria. 4.4, Actividades de seguimiento de la Auditoria La persona responsable de la gestién del programa de auditoria deberia asegurarse de que se crean, gestionan y mantienen registros de la auditoria para demostrar a conformidad del sistema. Deberan establecerse procesos para asegurarse de que se trata cualquier necesidad de confidencialidad asociada con los registros de la auditoria. Las acciones a seguir como resultado del informe de auditoria seran emprendidas por el auditado con apoyo del responsable de Calidad en un intervalo de quince dias, a excepcién del Producto No Conforme. Cuando sea apropiado, los auditores verificaran si se completaron las acciones y su eficacia en una auditoria posterior en un tiempo maximo de 3 meses. EI no cumplimiento de la elaboracién y determinacién de los planes de accién correctiva ylo preventiva para la atencién de las No Conformidades, llevara como consecuencia la aplicacién de las sanciones correspondientes. Para corregir un producto no conforme, este debera ser cuantificado conforme al precio unitario establecido en el contrato; incluyendo Mano de Obra, materiales y equipo. Asi mismo se debera restablecer el tiempo de correccién y ocupacién; conforme al procedimiento PB-GC-PR-004. Para corregir una no conformidad se seguird el procedimiento PB-GC-PR-004. La auditoria finaliza cuando se hayan realizado todas las actividades programadas en el informe de la auditoria; archivandose los documentos originados de la auditoria y distribuyendo copia a las areas que lo requieran.eE Sioa do Sasi TTS @ & SIGIT [eee22 | ee screme eS REVISION rm Ss aS [Crain | aeons ee ‘PAGINA 6 DES TITULO: PROCEDIMIENTO PARA AUDITORIAS INTERNAS 45. Calificacién de auditores. El personal que realice auditorias internas debera estar capacitado conforme a los requisitos de la norma ISO 19001 y demostrar la competencia para desarrollar estas actividades y podra ser seleccionado de cualquier érea 0 frente de trabajo dentro de la organizacién. La preparacién y capacitacién se llevara a cabo con una institucién acreditada que verifique la calificacién de los auditores internos. 5 DOCUMENTOS 0 FORMATOS ANEXOS. 54 FORMATOS. PLAN DE AUDITORIA INTERNA. LISTA DE VERIFICACION INFORME DE AUDITORIA INTERNA 5.2 DOCUMENTOS DE REFERENCIA. Norma ISO 19001:2011 *Directrices para la auditoria de los sistemas de gestién” Procedimiento para el Control de Documentos. Diagrama de Flujo del Procedimiento. 6. DEFINICIONES 6.1. Auditoria.- Proceso sistematico, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoria y evaluarias de manera objetiva con el fin de determinar la extensién en que se ‘cumplen los criterios de auditoria- NOTA 1 Las auditorias internas, denominadas en algunos casos como auditorias de primera parte, se realizan por, 0 en nombre de, la propia organizacién para fines internos y puede constitu la base para la auto-declaracién de conformidad de una organizacién. Las auditorias externas incluyen lo que se denomina generalmente “auditorias de segunda o tercera parte". Las auditorias de segunda parte se llevan a cabo por partes que tienen un interés en la organizacién, tal como los clientes, 0 por otras personas en su nombre. Las auditorias de teroera parte se llevan a cabo por organizaciones independientes externas. Tales organizaciones proporcionan la certficacién o el registro de conformidad con requisites como los de las Normas ISO 9001 e ISO 14001:1996.Cuando se auditan sistemas de gestion ambiental y de la calidad juntos, se denomina "auditoria combinada". Cuando dos 0 mas organizaciones auditoras cooperan para auditar a un tinico auditado, se denomina “auditoria conjunta’ 6.2. Programa de la Auditoria: Conjunto de una 0 més auditorias planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propésito especifico 6.3. Criterios de auditoria: Conjunto de politicas, procedimientos 0 requisitos utilizados como referencia 6.4 Evidencia de la auditoria: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacion que son pertinentes para los criterios de auditoria y que son verificables. NOTA La evidencia de la auditoria puede ser cualitativa 0 cuantitativa,‘Slatema de Gesian integrads SIGIT [2908 eescrnon EVEN ws REE [recta | seston 2012 PAGINA 7DE8 |TITULO: PROCEDIMIENTO PARA AUDITORIAS INTERNAS _ 6.5 Hallazgos de la auditoria: Resultados de la evaluacién de la evidencia de la auditoria recopilada frente a los criterios de auditoria NOTA Los hallazgos de la auditoria pueden indicar conformidad o no conformidad con los crterios de auditoria, u oportunidades de mejora. 6.6 Conclusiones de la auditoria: Resultado de una auditoria que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoria y todos los hallazgos de la auditoria. 6.7 Cliente de la auditoria: organizacién o persona que solicita una auditoria. 6.8 Auditado: Organizacién que es auditada 6.9 Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoria. 6.10 Equipo auditor: Uno 0 mas auditores que llevan a cabo una auditoria NOTA 1 Un auditor del equipo auditor se designa generalmente como auditor jefe del equipo NOTA 2 El equipo auditor puede incluir auditores en formacién y, cuando sea preciso, expertos técnicos. NOTA 3 Los observadores pueden acompariar al equipo auditor pero no actuan como parte del mismo.‘Slatoma de Gosion itegrado SIGI oe GIRL DE DOG. | PB-GC-PR-003 REVISION oo FECHA “Septiembre 2012 PAGINA 8 DES [TITULO: PROCEDIMIENTO PARA AUDITORIAS INTERNAS DIAGRAMA DE FLUJO PARA AUDITORIA INTERNA Inicio Seleccidn del Equipo ‘Auditor Determinacion dela Frecuencia Segin Avance de Sistema CCapacitacin y Formacién Planeacién dela Objet Acer, Tipe de Asignacién de Responsabilidades aeter oe oe ‘Autor oearasny del Equipo Audit Audi Miembros del eating Determinacion de os eee ae Taformacidn a Tos Involueradosa través de Comunicaciéa interna Reunign de Apertura de ‘Auditoria en Sitio Revisisn yaplicacién del Programa de Auditoria requistos para la Lista de Verificacién [verifier procedimiento (5) 2 vette Determinacion y revaion de No Conformidades y |} Observaciones, Reporte de Producto NC Reporte de NC de Proceso £ Elaboracién y dstribucién del Informe de Auditoria. Informe de Auditor, ——— Reunin de cierre eaeeeee eee Calificacién de Auditores Procedimiento Calfieaciin de Auditores Tjecucion de actvidad de Seguimiento dela — Ausitoria Procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas Tevsiin yciere de No Conformidades y Observaciones