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Archiv

CLASIFICACIN DE DOCUMENTOS

Seleccionar y clasificar los documentos en:

DOCUMENTOS DE ARCHIVO
DOCUMENTOS DE APOYO

Registro de informacin producida o

recibida por una persona o entidad en
razn de sus actividades o funciones,
que tiene valor administrativo, fiscal,
legal, cientfico, econmico, histrico o
cultural y debe ser objeto de
conservacin.

Documento de apoyo: Es aquel de carcter general

(leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos,
etc.) que por la informacin que contiene, incide en el
cumplimiento de funciones especficas de la gestin
administrativa. Pueden ser generados en la misma
institucin o proceder de otra, y no forman parte de las
series documentales de las oficinas. Estos documentos
no se transfieren al Archivo Central y deben ser
destruidos por el Jefe de Oficina cuando pierdan utilidad
o vigencia, y segn las necesidades de la dependencia
(Acuerdo 042 de 2002)

Marcado de Carpeta Colgante

Elaborar el marcado de la carpeta colgante para
cada una de las series y/o subseries, de tal manera
que permita visualizar su ubicacin y facilite la
localizacin fsica de la documentacin, utilizando
el formato GDC-FO-03 (marbetes carpetas
colgantes, versin 2).

Marcado de la Carpeta Colgante

4
El Nmero de la
Carpeta Colgante hace
referencia a la
ubicacin de la misma
dentro de la gaveta

Clasificacin Documental Series y

Subseries
Identifique y agrupe en unidades
documentales (carpetas) todos los tipos
documentales pertenecientes a cada
una de las series y subseries
relacionadas en la Tabla de Retencin
Documental de su Dependencia.

Tipologa:

IFICACIN DOCUMENTAL

lo:
a de Rectora

Informe
Informe de Gestin
de la Oficina Jurdica
Doctor
Xxxx
Xxxx

Informe de Gestin
De
Secretara General

Asunto:

Tipologa:
Comunicacin
Oficial

Respetuosamente
enviamos el
informe de gestin
de la Oficina Jurdica
..

Informe de Gestin
de la Direccin
De Sedes

SERIE:
SUBSERIE:

INFORMES
INFORMES DE OTRAS
DEPENDENCIAS

Ordene al interior de cada una de las

unidades documentales (carpetas) los
diferentes tipos documentales teniendo
en cuenta su fecha de produccin o de
trmite y manteniendo la estructura que
tuvo durante el servicio activo.

marzo 5 de 2007

Febrero 27 de 2007

Febrero 20 de 2007

febrero 2 de 2007

Enero 5 de 2007

Marque cada Unidad Documental (carpeta), en la esquina superior derecha, con

base en la Tabla de Retencin Documental de su Dependencia (Series y
Subseries), utilizando el formato GDC-FO-02 (marcado de carpetas, versin 2)

Tenga presente que dentro de cada carpeta se deben archivar mximo 200 folios. Si se
requiere ms de una carpeta, proceda a abrir una nueva carpeta identificndola con la
informacin sealada, anexndole el nmero de orden de la carpeta.

IDENTIFICACIN DE CARPETAS
Ejemplo: Oficina de Rectora

Ordenacin
Ordene cada una de las unidades
documentales (carpetas), con base en la
Tabla de Retencin Documental de su
Dependencia.

ORDENACIN DE CARPETAS
Ejemplo: Oficina de Rectora

4
Resoluciones

3
Informes de Gestin

2
1

Informes de Otras Dependencias

Informes Al Consejo Superior

Universitario

Resoluciones

Depuracin
Retirar de la Unidad Documental
(carpeta) los documentos que no tienen
valores primarios ni secundarios como:
Duplicados
Constancias
Colillas de Fax

Foliacin
Foliar cada una de las tipologas de las series
y subseries documentales, previendo para ello
la numeracin de los folios en el extremo
superior derecho, con un lpiz de mina negra y
blanda (HB, B), en forma legible, sin
enmendaduras, empezando por el documento
ms antiguo hasta el ms reciente al final de la
carpeta y as sucesivamente.

marzo 5 de 2007
Febrero 27 de 2007
Febrero 20 de 2007
febrero 2 de 2007
Enero 5 de 2007

Mayo 5 de 2004

Abril 5 de 2004

3
2

Historias Laborales
43.528.597

Marzo 5 de 2004
Febrero 5 de 2004
enero 5 de 2004

Informes de
Gestin 2004

3
2

Ubicacin Fsica
Ubique fsicamente las carpetas que
conforman cada una de las Series y
Subseries documentales dentro de gavetas
o cajas para archivo, observando que
guarden el mismo orden en que aparecen
relacionadas en la Tabla de Retencin
Documental

Ubicacin Fsica
4
Resoluciones

3
Informes de Gestin

2
Informes de Otras Dependencias

1
Informes Al Consejo Superior
Universitario

Series y Subseries Documentales - Oficina de Rectora

Identificacin de Archivadores
Identifique cada uno de los archivadores, utilizando el Formato
GDC-FO-04 (marcado de gavetas y archivadores, versin 2), de tal
forma que permita la localizacin fsica de los expedientes.

IDENTIFICACIN DE
ARCHIVADORES
Ejemplo:

Clasificacin Documentos de Apoyo

Una vez organizados los documentos de archivo de la
dependencia, aparecern algunos documentos que no se
pueden ubicar dentro de las series y subseries, estos
constituyen los documentos de apoyo que son de carcter
general, sirven nicamente de soporte a la gestin de la
dependencia, y por lo tanto no se transfieren al Archivo Central.
Se organizan en orden Alfabtico y despus de cumplir su
funcin el Jefe de oficina apoyado por la secretaria o auxiliar,
los destruyen y en constancia diligencian el Formato nico de
Inventario Documental GDC-FO-07 versin 2.

Ubicacin Fsica: Documentos de Apoyo

Una vez organizados los documentos de apoyo en orden alfabtico, estos
se ubican fsicamente dentro de las gavetas del archivador.
4
Normatividad Interna

3
Normatividad Externa

2
Inventario de Bienes Muebles

1
Directorio Usco

Nota: recordemos que primero debemos ubicar los documentos de

archivo y luego ubicamos los documentos de apoyo.

ELIMINACIN DOCUMENTOS DE
APOYO
Eliminar los documentos de apoyo cuando pierdan
utilidad o vigencia
Para la eliminacin documental se debe diligenciar
el Formato nico de Inventario Documental GDCFO-07 Versin 2.

Inventario Documental
Elabore el inventario documental de los
documentos de archivo y apoyo, diligenciando
para tal fin el Formato nico de Inventario
Documental GDC-FO-07 versin 2, siguiendo
las instrucciones del Acuerdo 038 de 2002, y
archive este documento en una carpeta dentro
de los Documentos de Apoyo, la cual podr
llamar Inventario Documental del Archivo de
Gestin.

ORGANIZACIN ARCHIVOS
DE LA COMPUTADORA

Los archivos almacenados en nuestra

computadora debern conservar la
misma organizacin que los archivos en
soporte papel.

Organizacin archivos de la computadora

1. Creamos una carpeta con el
nombre de nuestra
Dependencia u Oficina.

2. Dentro de la Carpeta de
nuestra Dependencia u
Oficina, creamos dos
carpetas, la primera con el
nombre DOCUMENTOS DE
ARCHIVO y la segunda con
el nombre DOCUMENTOS
DE APOYO

Organizacin archivos de la
computadora
3. Dentro de la Carpeta de los Documentos de Archivo,
Creamos carpetas para cada una de las series y suberies
documentales contenidas en la Tabla de Retencin
Documental de la Dependencia, y guardamos los archivos
concernientes a dichos Asuntos.

Organizacin archivos de la computadora

4. Dentro de la Carpeta de los Documentos de Apoyo
almacenaremos los archivos que no se encuentran en
la Tabla de Retencin Documental, estos documentos
son de carcter general (leyes, decretos,
resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la
informacin que contiene, incide en el cumplimiento
de funciones especficas de la gestin administrativa.

Organizacin archivos de la computadora

Una vez nos trasladen, desvinculen o se
termine nuestro contrato con la Universidad,
los archivos de nuestra computadora debern
ser entregados al Jefe inmediato, no debemos
borrarlos, ni llevrnoslos.