El tiempo es uno de los

recursos ms importantes para

el Directivo, hay que tener en
cuenta que para que podamos
aprovechar y sacar el mximo
partido de nuestro tiempo tiene
que ser y estar organizados
El tiempo es como una gota de
agua que se evapora. No
podemos fsicamente,
capturarlo ni encerrarlo para
hacerlo nuestro
El tiempo es una constante.
Una medida de intervalos.
Independientemente de
quines somos o qu estamos
tratando de lograr, el tiempo
contina movindose al mismo
ritmo.

- La administracin del tiempo

es una ilusin, porque nadie
puede realmente administrar
el tiempo.
- La administracin del
tiempo; es uno de los
recursos ms apreciados. Sin
embargo, se trata de un bien
que no se puede ahorrar,
sino que pasa, no retrocede
y es imposible de recuperar.
Si se malgasta, se derrocha
algo muy valioso.

La administracin del tiempo se puede definir como una

manera de ser y una forma de vivir. Hoy, se puede
considerar al tiempo como uno de los recursos ms
importantes y crticos de los administradores.

Administrar el tiempo realmente significa administrarnos a

nosotros mismos, de tal manera que podamos optimizar el
tiempo que tenemos.

Una mala organizacin nos har perder mucho tiempo y

esto ir ligado a perder dinero o dejar de ganarlo

Junto con una buena organizacin del tiempo tiene

que ir ligada una buena coordinacin del personal de
nuestra empresa. Aprovechar las cualidades de cada
empleado, que no se repitan tareas, que estn
comunicados los departamentos dentro de una misma

empresa

Mucha gente opera bajo la errnea creencia de que

tendran tiempo para todo, si solo pudieran organizar
sus horas ms eficientemente
El tiempo es una paradoja.
Nos parece que no tenemos suficiente tiempo y sin
embargo tenemos todo el tiempo que hay. No importa
cuanto hagamos, siempre hay alternativas
interminables para invertir el tiempo. La solucin a esta
paradoja, entonces, es enfocarse primero en las cosas
ms importantes, en la seguridad de que siempre habr
tiempo suficiente para las cosas que realmente es
necesario hacer.
Una vez que hayamos aceptado el hecho de que no
podemos hacer todo y dejemos de actuar como tal,
habremos dado un paso muy importante hacia una
efectiva administracin de nuestro tiempo. Identificar
las prioridades se convertir en un problema menor.

Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos

organizar.

Puede ser un recurso escaso, si no se controla en funcin

de las prioridades que se le asignen a las actividades
diarias aun emprendedor.

Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los

objetivos y metas que se planteen.

No se puede comprar.

No se puede atrapar, detener o regresar.

Es lo ms valioso que tiene los individuos, por lo que hay

que utilizarlo con el mximo grado de efectividad.

Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo

todo el mundo tiene todo el tiempo que hay. Esta es la
gran paradoja del tiempo.

Una lista de las actividades de una semana completa, tomada con

incrementos de 15 minutos cada una, facilita la utilizacin efectiva
del tiempo.

Esta comprobado y es un principio fundamental de la planeacin

del tiempo, que toda hora empleada en planear eficazmente ahorra
de tres a cuatro horas de ejecucin y produce mejores resultados.

Una tcnica recomendable para administrar mejor el tiempo, es

utilizar los ltimos 20 minutos de labores, en planear el da
siguiente.

El tiempo del emprendedor rara vez se utiliza exactamente como el

lo planea. Pero se debe procurar, dentro de lo posible, respetar las
actividades y compromisos establecidos.

Los resultados ms efectivos se logran teniendo objetivos y

programas planeados, ms que por la pura casualidad.

-El tiempo disponible debe ser asignado a tareas en orden de

prioridad, o sea que los emprendedores deben utilizar su tiempo
en relacin a la importancia de sus actividades.

-Evitar perder de vista los objetivos o los resultados esperados y

concentrar los esfuerzos en cada actividad.

-El tiempo utilizado en dar respuesta a problemas que surgen

debe ser realista y limitado a las necesidades de cada situacin en
particular, ignorando aquellos problemas que tienden a resolverse
por s mismos lo que puede ahorrar mucho tiempo.

-Posponer o aplazar la toma de decisiones puede convertirse en

hbito que desperdicia Tiempo, se pierden las oportunidades y
aumenta la presin de las fechas lmite establecidas.

-Las actividades similares se deben agrupar para eliminar la

repeticin de acciones y reducir las interrupciones a un mnimo
como contestar o hacer llamadas telefnicas.

-El mantener a la vista la agenda del da facilita el administrar

correctamente el tiempo.

Ideas para mejorar su administracin

del tiempo. Te ayudaran a mejorar tu
productividad y a permanecer
focalizado en lo importante.

1.

Acepte que la administracin del tiempo es un mito. No

importa lo organizado que sea usted, el da tiene siempre 24

horas solamente

2. Descubra en qu malgasta el tiempo. Muchos de nosotros

somos proclives a actividades que son un derroche de tiempo
que podramos usar de un modo mucho ms productivamente.
3)

Fije objetivos de administracin del tiempo. Recuerde, el

foco de la administracin del tiempo es cambiar conductas, no
cambiar el tiempo.

4)

Implemente un plan para la administracin del tiempo.

Esta es una extensin de la idea # 3.El objetivo es cambiar sus
comportamientos para conseguir todos los objetivos que se fija
a usted mismo

5) Use herramientas para la administracin del tiempo. El

primer paso es saber dnde est usted parado y planificar
adnde desea llegar en el futuro.
6)

Priorice. Usted tendra que empezar cada da con una sesin

de administracin del tiempo estableciendo un orden de
prioridad para las tareas del da y los resultados deseados

7)

Aprenda a delegar y/o "terciarizar". Ms all de lo pequea

que pueda ser su empresa, no hay necesidad de que sea un
"espectculo unipersonal"

8) Establezca rutinas y apguese a ellas lo ms que pueda.

Cuando surjan las crisis, usted va a ser mucho ms productivo si
usted puede apegarse a algunas rutinas ya establecidas.
9) Habitese a fijar lmites de tiempo para las actividades.Por
ejemplo, leer y responder emails puede consumir su da entero si
usted lo permite.
10) Asegrese de que sus sistemas funcionen. Pierde usted
montones
de tiempo buscando documentos en su
computadora?

11) No gaste tiempo esperando ya sea en reuniones con

clientes o en
turnos con el dentista, es imposible evitar
esperar a alguien o a algo.Pero usted no necesita estar
sentado mirndose la punta de los zapatos.

En resumen, usted puede tener un mayor control y lograr

sus objetivos, siempre que afronte el mito de la
administracin del tiempo y de los pasos para mejorar su
control.
Uno de los mejores administradores es aquel que tiene
aparte todas sus metas o ideales por ejemplo: separarlos
en flderes o en una agenda dividida en tres secciones; en
una las cosas por realizar como informes por hacer o
tareas pendientes, etc.

Urgente: Que urge

o requiere una
rpida ejecucin o
solucin.
Importante: Que
nos permite
trascender nuestra
realidad actual
proyectndonos
hacia el futuro

-Llamaremos a este cuadrante Lo Urgente e Importante.

Caracterizado por ser actividades que de no ser atendidas,
veramos amenazada nuestra existencia hoy: proyectos con
fechas de cierre y con tiempo lmite, vencimientos, resolucin
de problemas inmediatos, etc. Toda actividad que presiona
sobre nosotros y signifique una gestin orientada a resolver
problemas, enfrentar crisis, etc. caracteriza a este.
- Lo Importante, No Urgente. Este cuadrante refiere a
aquellas cuestiones que si bien estn ms lejanas en cuanto a
horizonte de tiempo para su resolucin, son las que permiten
nuestro aprendizaje y mejora a futuro. Lo Importante, No
urgente representa el desarrollo de las capacidades para
mejorar la respuesta a desafos futuros.

- Lo No Urgente, No Importante: actividades de evasin,

trivialidades, ocio no planificado, prdidas de tiempo, etc.
Muchas veces, el pasar demasiado tiempo en este cuadrante
puede acarrear una crisis por falta de previsin y preparacin
adecuada para enfrentar nuestros problemas.

Elementos que nos haran

perder el tiempo
Mala

Organizacin (Planificacion)
Exceso de compromisos
Llamadas telefonicas,reuniones mal
planificadas.
Falta de delegacion

GpiH-10. Administracin del

Tiempo.

17

Pasos para que nuestro

trabajo sea mas eficaz:

Ten Organiz. y limpio el

lugar de trabajo.

Cuida tu presentacion personal.

Haz cada cosa en su orden

GpiH-10. Administracin del

Tiempo.

18

Lleva una planif. adecuada de tu agenda

Cumple la palabra dada al cliente

GpiH-10. Administracin del

Tiempo.

19

Organizarnos alrededor del telefono

Hay que escuchar al cliente

GpiH-10. Administracin del

Tiempo.

20

Estar bien informados de nuestros productos

Realiza anotaciones cuando hables

con clientes
GpiH-10. Administracin del
Tiempo.

21

Lleva fichas de tus clientes

GpiH-10. Administracin del

Tiempo.

22

Sistemas para controlar y

administrar el uso del
tiempo:

Causas tericas de
malversacin del tiempo en la
empresa:
Falta de informacin
Comunicaciones lentas y
absurdas.
Interrupciones constantes
Desorganizacin de los
colaboradores
Exceso de urgencias
Llamadas telefnicas
Exceso de burocracia
Errores de terceros
Visitas al exterior
Salidas para resolver problemas
Exceso de reuniones
Incompetencia de los jefes.

Causas reales de
malversacin del tiempo en
la empresa:

Falta de organizacin personal

Confusin de prioridades
Escasa delegacin en nuestros colaboradores
Exceso de optimismo al apreciar nuestras habilidades y
potencial de trabajo
Intentar abarcar un campo de actividades demasiado
amplio
Poca puntualidad y control de horario
Dilacin de las decisiones importantes

Precipitacin en otras decisiones, sin analizar a fondo el

origen de los problemas.

Excusa: Hacer frente a la acumulacin

de trabajo que se amonton a lo largo
del da.
Causa: Demasiada actividad ineficaz, no
productiva, mientras los dems avanzan
en sus tareas.
Remedio: Lista de prioridades; ms
disciplina personal; tratar de delegar;
emplear mejor las secretarias; filtrar las
llamadas telefnicas.

El actual problema de tiempo ha surgido probablemente

por culpa de una lenta e ininterrumpida adquisicin de
malos hbitos, por ejemplo, dejar los informes para el
ltimo momento, hacer las cosas uno mismo en vez de
delegar, dar largas a las decisiones, y otros muchos. En
otras palabras, trate de adquirir una serie de nuevos
hbitos y dejar los viejos.

La planificacin har que se dedique tiempo a hacer las

cosas importantes, las cosas que slo usted puede hacer
y que deben hacerse para una fecha tope.

La planificacin del tiempo ahorra tiempo. Marque

objetivos y metas y mida el progreso al comparar lo que
se ha logrado realmente con la meta original. Organice a
su mesa de trabajo, a su secretaria y ms que nada a
usted mismo.

Administracin del tiempo ms efectiva,

una va al xito cotidiano
A continuacin van a encontrar diez elementos
importantes a tener en cuanta a la hora de anotar citas y
actividades en su agenda. Pero antes de comenzar, y como
concepto previo, me gustara repetir la importancia que
tiene el que tengamos siempre nuestros objetivos
perfectamente definidos y establecidos por escrito.
La causa fundamental por la que muchas personas no
alcanzan sus objetivos es precisamente que los dejan
simplemente en su memoria, solo para que queden
olvidados cuando los primeros obstculos, o otras tareas
menos importantes reclaman su atencin.
Recuerden mantener su INTENCION en el FUTURO y su
ATENCION en el PRESENTE: denominado as porque es el
regalo que nos da el UNIVERSO para que seamos FELICES.
De este modo, se garantizar un enfoque claro en aquellos
objetivos que usted mismo ha determinado como
importantes para su vida.

Clave 1.- Establezca siempre que le sea posibles momentos de

tiempo especficos para realizar cada una de las tareas que

planifique

Clave 2.-Cuando reserve un tiempo para completar una tarea,

respete al mximo esa cita con usted mismo.
Clave 3.-Intente por todos sus medios enlazar las tareas que
tenga que realizar a lo largo del da.

Clave 4.-Establezca un lapso de

tiempo mayor para realizar una
tarea del que crea que le llevar
completarla.
Clave 5.-Procure planificar las
tareas que hayan de estar
completadas para una fecha
determinada con anterioridad a la
llegada de esa fecha.
Clave 6.-Cuando tenga muchas
tareas que completar en una
misma semana, procure planificar
las ms importantes al comienzo
de la semana.

Clave 7.-No cometa el error

de planificar absolutamente
todo su tiempo disponible.
Utilice siempre la regla
setenta-treinta.
Clave 8.-Mantenga siempre
una visin con la suficiente
perspectiva de todos sus
objetivos en la vida.

Clave 9.- Su Planificacin ha

de incluir tanto los aspectos
profesionales de su vida,
como los aspectos personales.

Clave 10.- Haga una

prioridad el hecho de disfrutar
de cada instante de su vida.
En la vida todos tenemos que
hacer tareas que nos resultan
agradables, mientras que
otras no lo son tanto.

Aprenda a disfrutar tanto unas como las otras. Aprenda a

saborear lo bueno de cada situacin, y enfquese en hacer
de cada instante de su vida un momento mgico y especial.
Tome conciencia de que el hacerlo dependo nica y
exclusivamente de usted.

Hgase la pregunta Cmo puedo transformar la realizacin

de este trabajo en algo especial? Le garantizo que su mente
comenzar a darle respuestas de cmo hacerlo.

En definitiva, TOME EL CONTROL. Puede que usted no

controle algunos de los acontecimientos de su vida, pero le
garantizo que lo que siempre controla es como reacciona
ante esos acontecimientos.

Por ltimo, si de verdad se quiere

conseguir un xito en la organizacin
del tiempo, se deber cultivar la
tenacidad.