Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
Procedmiento Auditoria Interna
Procedmiento Auditoria Interna
VERSIN: 2.0
Pgina 1 de 17
INDICE
Pgina
INDICE .........................................................................................................................................1
1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO............................................................................................3
2. DESARROLLO DE LA AUDITORA INTERNA...........................................................................3
2.1 OBJETIVO GENERAL ..............................................................................................................3
2.2 OBJETIVOS ESPECFICOS ....................................................................................................3
2.3 FASES........................................................................................................................................4
2. 3.1 Plan de Auditora Interna ...................................................................................................4
2.3.1.1 Definicin de las dependencias o procesos a Auditar ................................................4
2.3.1.2 Elaboracin, aprobacin y comunicacin del PAI. ......................................................5
2.3.1.3 Seleccin del equipo auditor........................................................................................6
2.3.1.4 Formacin del equipo auditor ......................................................................................7
2.3.1.5 Determinacin de otros recursos necesarios para realizar el proceso auditor. .........7
2.3.2 Desarrollo y Contenido del Memorando de Encargo. ........................................................7
2.3.3 Desarrollo del Proceso de la Auditoria Interna...................................................................9
2.3.3.1 Estudio Preliminar. .......................................................................................................9
2.3.3.2 Validacin del Memorando de Encargo. ...................................................................10
2.3.3.3 Preparacin de la Auditoria. ......................................................................................10
2.3.3.4 Reunin de Apertura de la Auditoria. ........................................................................11
2.3.3.5 Programas de Auditora Interna. ...............................................................................11
2.3.3.6 Ejecucin de la Auditoria. ..........................................................................................11
2.3.3.7 Reunin de cierre.......................................................................................................12
2.3.3.8 Informe de Auditora. .................................................................................................12
2.3.3.9 Seguimiento de las acciones correctivas o preventivas. ..........................................13
2.3.4 Consolidacin del Informe con destino a la Revisin de la Alta Direccin......................13
2.3.5 Mantenimiento de Registros de la Auditoria Interna. .......................................................13
2.4 Seguimiento, Control y Monitoreo del Proceso Auditor. .........................................................14
2.5 Auditora Interna a la Oficina de Control Interno. ....................................................................15
Pgina 2 de 17
3. ANEXOS ...................................................................................................................................15
3.1 FORMATOS .............................................................................................................................15
3.2 GLOSARIO...............................................................................................................................15
Pgina 3 de 17
Pgina 4 de 17
2.3 FASES
El procedimiento de Auditora Interna est fundamentado en las Normas de Auditora
Gubernamental Colombianas prescritas por la Contralora General de la Repblica2 y en las
Normas de Auditoria para Sistemas de Gestin ISO 19011. Comprende las fases de:
?? Plan de Auditoria Interna PAI
?? Memorando de Encargo
?? Proceso de Auditora
?? Consolidacin del Informe con destino a la Revisin por parte de la Alta Direccin, y
?? Mantenimiento de Registros de la Auditora Interna
2. 3.1 Plan de Auditora Interna
2.3.1.1 Definicin de las dependencias o procesos a Auditar.
Pgina 5 de 17
Pgina 6 de 17
Los criterios a tener en cuenta para la seleccin se fundamentan en los establecidos por la
Gerencia del Talento Humano, considerando lo siguiente:
?? Educacin: Se requiere formacin profesional en Ciencias Econmicas, Administrativas
Jurdicas (Administrador Pblico o de Empresas, Contador Pblico, Economista,
Abogado), Ciencias Humanas, Sociales e Ingenieras.
?? Experiencia: Haber desarrollado en la Contralora General de la Repblica actividades
relacionadas con Auditoria, Control Interno, control y evaluacin de procesos, mnimo seis
(6) meses.
?? Formacin: Haber recibido y aprobado la capacitacin en:
Sistema de Gestin de Calidad
Auditoria Interna
Procedimiento de Auditoria Interna
Haber efectuado el entrenamiento as:
Realizacin de dos (2) actividades de auditora con auditor competente.
?? Habilidades: Poseer las siguientes habilidades, las cuales sern evaluadas por la
Gerencia del Talento Humano:
Observacin
Anlisis y sntesis de datos
Pensamiento crtico
Negociacin
Comunicacin
Liderazgo
Lo anterior debe ser certificado por la Gerencia del Talento Humano. Esta Gerencia
mantendr el registro de los Auditores Internos competentes e informar a la Oficina de
Control Interno al respecto.
Los Auditores Internos de otras dependencias sern solicitados en comisin al Gerente del
Talento Humano, con el visto bueno del Jefe Inmediato, por el Director de la Oficina de
Control Interno, cuando ste lo considere necesario y por el tiempo requerido. Estos
Auditores nicamente participarn en las Auditorias relacionadas con el cumplimiento de los
requisitos de la norma NTC-ISO 9001 Versin 2000 y con el Manual de Calidad de la
Pgina 7 de 17
Contralora.
En los casos en que se requieran funcionarios de otras dependencias para que apoyen el
proceso auditor en temas especficos tcnicos, el Director de la Oficina igualmente solicitar
al Gerente del Talento Humano la comisin de dicho funcionario a la Oficina de Control
Interno.
Para garantizar independencia en la ejecucin de la Auditora, ningn Auditor podr auditar
su propio proceso donde haya prestado sus servicios durante los ltimos seis (6) meses. As
mismo, se tendr en cuenta cualquier otra inhabilidad impedimento que pueda existir, la
cual debe ser informada oportunamente al Comit Tcnico, quien decidir al respecto. Ello
garantiza imparcialidad de juicio para confiar en el resultado de la Auditora.
El Director de la Oficina de Control Interno en coordinacin con la Gerencia del Talento
Humano y mediante la aplicacin de diferentes mecanismos, evaluar peridicamente la
competencia del equipo de auditores para desempear las actividades de Auditora Interna.
2.3.1.4 Formacin del equipo auditor.
Si el Director de la Oficina de Control Interno considera, como resultado de la seleccin y
evaluacin anterior, que las necesidades de formacin y capacitacin se deben reforzar, har
el requerimiento a la Oficina de Capacitacin, Produccin de Tecnologa y Cooperacin
Tcnica Internacional, para la realizacin de actividades de actualizacin y formacin.
2.3.1.5 Determinacin de otros recursos necesarios para realizar el proceso auditor.
El Director de la Oficina de Control Interno determina los otros recursos de tipo financiero y
logstico (tcnicos, econmicos, de tiempo entre otros) con bases definidas previamente de
manera tcnica, de tal forma que ste sea objetivo y alcanzable para realizar la Auditoria
Interna.
Pgina 8 de 17
Pgina 9 de 17
Pgina 10 de 17
La Validacin del Encargo de Auditora es parte fundamental del proceso auditor, por cuanto
proporciona al Coordinador de Gestin y al Comit Tcnico un primer reporte del
conocimiento y entendimiento inicial logrado por los auditores sobre el proceso
dependencia y la viabilidad y el compromiso para desarrollar el encargo de auditora
asignado.
Esta validacin se fundamenta en el conocimiento que los auditores obtengan como resultado
del estudio preliminar efectuado y se realiza en Mesa de Trabajo ante el Coordinador de
Gestin dentro de los diez (10) das hbiles siguientes de haber recibido el encargo4. Por su
parte el Coordinador de Gestin se pronunciar en las Mesas de Trabajo sobre las
condiciones que se aprueba la validacin.
En caso de generarse controversias sobre la validacin que no sean dirimidas por el
Coordinador de Gestin, ste las trasladar para estudio, anlisis y resolucin al Comit
Tcnico. Su Secretario comunicar, al da siguiente de haberse realizado el Comit
respectivo, la decisin por escrito al equipo auditor.
2.3.3.3 Preparacin de la Auditoria.
El conocimiento y entendimiento de la dependencia proceso permite a los auditores, ante
todo, proponer un Plan de Trabajo con cronograma de actividades para desarrollar en la
auditora. Para su elaboracin se deben considerar los siguientes aspectos:
?? El Plan de trabajo debe ser elaborado por el equipo auditor, en el formato establecido
para tal fin, (Plantilla 3.1.3) dentro de los cinco (5) das hbiles siguientes a la validacin
definitiva del respectivo Memorando de Encargo, y presentarlo al Coordinador de
Gestin, para su aprobacin y firma.
?? Debe responder a los objetivos generales o particulares y al alcance formulados en el
PAI y definidos en el Memorando de Encargo.
?? Ser comunicado en forma previa y por escrito al responsable del proceso
dependencia a auditar, por parte del Director de la Oficina de Control Interno.
?? El Plan de trabajo debe contener, entre otras, las siguientes actividades a realizar:
Reunin de Apertura; Conocimiento de la dependencia proceso auditado; Entrevistas
con los Directivos y funcionarios; Elaboracin y desarrollo de procedimientos,
Pgina 11 de 17
Pgina 12 de 17
Pgina 13 de 17
Pgina 14 de 17
Pgina 15 de 17
el cumplimiento de los objetivos, relaciones de los auditores con los funcionarios de las
dependencias auditadas y recomendaciones para futuras Auditoras Internas.
Con el fin de garantizar el adecuado seguimiento control y monitoreo, el Coordinador de
Gestin convocar a Mesas de Trabajo con los auditores, (Plantilla 3.1.9) cada vez que ste
el equipo auditor lo consideren conveniente. Los resultados obtenidos sern plasmados en
Ayudas de Memoria (original para el equipo auditor y copia para el Coordinador), las cuales
deben ser firmadas por quienes participaron en ella, pero no requiere la aprobacin formal.
Este documento formar parte de los Papeles de Trabajo y su conservacin y archivo estar
a cargo del auditor lder.
2.5 Auditora Interna a la Oficina de Control Interno.
Con el nimo de asegurar la independencia de la Auditora Interna que se le realice a la
Oficina de Control Interno, la planeacin la autorizar el Contralor General de la Repblica y
la ejecucin estar a cargo de la Oficina que ste delegue, quien har esta formalidad
mediante la elaboracin y aprobacin del memorando de encargo, el plan de trabajo y el
informe de auditoria, siguiendo los parmetros y formalidades establecidas en este
procedimiento.
3. ANEXOS
3.1 FORMATOS
??
??
??
??
??
??
??
??
??
3.2 GLOSARIO
Auditor Lder (Quien se designe para tal fin en el Memorando de Encargo): Es el
Interlocutor permanente entre los auditores y el Nivel Directivo de la Dependencia, as como
Pgina 16 de 17
Pgina 17 de 17
Evaluar el Sistema de Control Interno: Incluye adems de los aspectos considerados en la Ley 87 de
1993 y sus Decretos Reglamentarios, la evaluacin del Sistema de Gestin de Calidad bajo las Normas
ISO 9000 y 9001 de 2000
2
Las Normas de Auditora Gubernamental con Enfoque Integral se pueden consultar en la Gua de
Auditora Gubernamental con Enfoque Integral ltima Versin.
3
El Comit Tcnico de la Oficina de Control Interno, est conformado por el Director de la Oficina,
quien lo preside, el Asesor de Gestin, el Coordinador de Gestin, Un (1) Profesional Grado 3, Un (1)
Profesional Grado 02 y Un (1) Profesional Grado 01, que a criterio del Director deban participar. Actuar
como Secretario, la persona que el Comit en pleno designe en cada sesin.
4
Teniendo en cuenta que est por iniciar la ltima etapa de certificacin, las Auditoras Internas que se
realicen para verificar nicamente el cumplimiento de requisitos, ste trmino se reducir a dos (2)
das.
5
La comunicacin de Hallazgos se realizar en el formato de Reporte de No conformidades y
Observaciones establecido por la Oficina de Control Interno en este procedimiento. Estos formatos
debidamente firmados por los Responsables harn parte de los Papeles de Trabajo del Auditor y no
irn como anexos del informe final
6
El Responsable del Proceso Auditado cumplir estrictamente los procedimientos de Accin
Correctiva y Preventiva establecidos por la Contralora e informar a la Oficina de Control Interno, en
el formato de Accin Correctiva o Preventiva que estableci dicho procedimiento, dentro del trmino
establecido.
7
Se hacen los seguimientos necesarios en fechas que programe el Coordinador de Gestin previa
concertacin con el auditor o equipo auditor.