MANEJO DE UNA REUNIN

4 FASES

Planificacin (agenda y metas).

Organizar la reunin (logstica).

Manejo de la reunin (presidir / facilitar).

Seguimiento (despus de que termina la reunin).

ESCENARIO

Empresa: Coqueta

Personajes: gerente, secretaria, encargado de seguridad.

Motivo de reunin: Incremento en la prima del IMSS

Objetivo: Revisar indicadores de accidentes para tomar medidas que

disminuyan los mismos

PLANIFICACIN (AGENDA Y METAS).

Objetivo de la reunin
Hacer la tarea
Decidir quien estar
Planificar con otros
Agenda bien hecha

Desperdiciar tiempo
Reunin aburrida

ORGANIZAR LA REUNIN (LOGSTICA).

Optimizar el tiempo
Apuntar asistentes
Espacio adecuado
Tiempo pre-pos para socializar
Fechas determinadas

Tocar puntos no congruentes con la reunin

Espacios incmodos

MANEJO DE LA REUNIN (PRESIDIR / FACILITAR).

Hacer presentaciones
Obtener la aprobacin de la agenda y reglas
Mantener la discusin en su cause
Vigilar el tiempo
Resumir lo escuchado
Fomentar participacin
Usar el poder del rol
Desarrollar nuevos lderes
No tener un lder en la reunin
No respetar opiniones de los asistentes
Faltarse al respeto
Tomarse observaciones de manera personal

CONSEJOS PARA EL MANEJO

Tener sentido del humor y no estar a la defensiva.
Usar preguntas abiertas que requieran que las personas
respondan con algo ms que s o no.
Observar el entorno en busca de signos que indiquen si se debe
ir ms despacio o ms rpido .

SEGUIMIENTO (DESPUS DE QUE TERMINA LA REUNIN).

Recopilar retroalimentacin
Llamadas de seguimiento
Resumir reunin

No reunirse de nuevo
No realizar llamadas
Dar por hecho que todo se solucion con la primer reunin

ALTERNATIVAS PARA RESUMIR LA REUNIN

Tener un voluntario que haga un resumen de la reunin, adems de las

minutas.

Hacer que las minutas sean ledas ms como un cuento, en vez de como
un reporte formal enumerado. Adems se deben anotar las decisiones
tomadas en negrita o en MAYSCULAS, para que resalten. Y lo mismo,
para los puntos a los que hay que darles seguimiento.