e@eooo TELCEL + 16:22 43% B_} revistafortuna.com.mx Fortuna Fiscal: Viaticos podrian convertirse en un viaje a un conflicto administrativo © Posted by Fernando Leén ® Banca, Despacho Fiscal, Empresas Privadas, Negocios, Viajes TM sunday, Los recientes cambios realizados por el Servicio de Administracién Tributaria (SAT) al ordenar formatos digitales para los comprobantes fiscales han detonado un sin numero de cargas administrativas para las empresas. El control de los gastos de viaje, por ejemplo, se ha convertido en un verdadero tormento para los contadores, pero, sobre todo, para los empleados que realizan actividades fuera de la plaza en la que se ubica la empresa en la que laboran. Factores fiscales, de seguridad social y laboral estan involucrados en los gastos de viaje que, histéricamente, han representado un conflicto entre empleados y administradores por el control y comprobacion debida de esta erogaci6n. Pero no solo se trata de un conflicto para las empresas, tanto el SAT como el Instituto Mexicano del Sequro Social (IMSS) han encontrado en ectadel Seguro Social (IMSS) han encontrado en esta partida una forma de fiscalizar los ingresos de los empleados, bajo el supuesto o presuncién de un aparente disfraz del pago de salarios, por lo cual estas entidades se han dado ala tarea en fortalecer su legislacion desde el afio pasado para lograr que esta erogacién se acumule a la base salarial del empleado y con ello gravar un impuesto o cuota adicional para ambas entidades. Dichas medidas han impactado de manera importante la economia de las empresas y la de sus empleados que necesitan viajar. Por un lado, el desembolso adicional de las empresas que dedican practicamente el tiempo de una persona en revisar y controlar estos gastos, y por otro lado el empleado que acumula este concepto para su base de impuestos mientras los viaticos no comprobados y/o no deducibles se convierten en un problema. Por ello, es importante considerar factores de control interno y de control fiscal que ayudaran a mejorar y mantener una adecuada equidad economica entre empleado y empresa y, sobre todo, evitar posibles conflictos que a la postre desencadenaran mayores gastos y afectaciones. El indispensable control interno:1. Los viaticos deben procurar que no afecten las condiciones usuales 0 normales que mantiene el viajero en su propio domicilio. 1. Al otorgar viaticos a los empleados es importante conocer los topes fiscales que se establece enla Leydel Impuesto Sobrela Renta(LISR) en materia de este gasto. 1. Establecer limites a los empleados a través de politicas establecidas conforme a sus presupuestos de cada empresa y los topes fiscales. 1. Informar previamente y por escrito al personal sobre las politicas de la empresa en materia de viaticos y gastos de viaje. Es importante que las conozcan, sobre todo los limites que se establezcan. 1. Uno de los puntos importantes que debe considerar la empresa es el hecho de que el SAT al observar los viaticos no comprobados y no deducibles como parte de la base acumulable a salarios de los empleados, abre una puerta importante en materia de fiscalizacion laboral. De acuerdo conla Ley Federaldel Trabajo, en caso de despedir a un empleado que se le retuvo impuesto nor concenfo de viaticas no dediicibles 0 no_ por concepto de viaticos no deduciblesono = comprobados, debera integrar su salario base este concepto como si se tratara de un pago adicional. Es decir, se reconoce el hecho como un pago adicional a salario. 1. Dependiendo del grado de complejidad y eventos de viaje sera necesario asignar a una persona con conocimiento técnico que dedique su tiempo a la revisién y aprobacién de estos gastos. Claramente repercutira en un costo adicional para la empresa y su principal funcién sera determinar las partidas deducibles y no deducibles. 1. Al cierre de cada ejercicio fiscal la empresa, ademas, tiene la obligacién de emitir una constancia de viaticos otorgados a cada empleado. 1. La emision de la constancia refiere a un documento de prueba para el IMSS de un ingreso adicional al salario que debid formar parte de la base de cotizaci6én en el mes en que ocurre la acumulacién al salario, por tanto el pago de cuotas adicionales a este instituto. 1. En materia laboral habra que analizar las tesis y jurisprudencias existentes en el rubro de viaticos lo que ayudara a tener una mayor seguridad y proteccion en materia legal.1. En la actualidad existen instrumentos que ayudan mejorar el control de estos gastos como lo es las tarjetas de crédito o débito corporativas. Consideraciones fiscales: I. Enla LISRno se establece un concepto; sin embargo, sefala que no son deducibles los viaticos o gastos de viaje, realizados en el pais o en el extranjero, cuando no se destinen para: a. Hospedaje. 1.b. Alimentacion. 2.c. Transporte. 3.d. Uso 0 goce temporal de automoviles y gastos relacionados. 4.e. Pago de kilometraje. Por lo anterior, concluimos que se entiende como “viaticos” o “gastos de viaje” para efectos fiscales, entre otros, los conceptos antes mencionados. Il. Los viaticos deben cumplir con ciertas caracteristicas y requisitos de deducibilidad los cuales son: a) Que se realicen en el pais o en el extranjero. b) Que se apliquen fuera de una faja de50 kil6metrosque circunde al establecimiento del contribuyente.b) Que se apliquen fuera de una faja de50 kilémetrosque circunde al establecimiento del contribuyente. c) Que las personas a favor de las cuales se realice la erogacion, tengan relacion de trabajo con el contribuyente en los términos siguientes: Por salarios y en general por la prestacion de un servicio personal subordinado y por la prestacion de servicios profesionales. I. Se establecen fopes 0 limites para su deduccién, se mencionan sdtlo las principales: Por concepto de alimentacién. Requisitos En territorio nacional En el extranjero Importe maximo de $750 diarios por cada —_—$1,500 ailarios por cada beneficiario deduccién beneficiario Requisito indispensable Que el contribuyente acompajie a la documentacién que los ampare, la relativa al hospedaje o transporte Salvedad Cuando unicamente acompaiie la documentacion relativa al transporte, la deduccién procedera si el pago se efectua mediante tarjeta de crédito de la persona que realiza el viaje Por concepto de uso o goce temporal de automoviles. Requisitos En territorio nacional y en el extranjero En este rubro, ademas se permite la Gastos por concepto de gasolina, aceite, servicios, deduccién de los “gastos relacionados”, reparaciones, refacciones, etcétera sin embargo, no precisa cuales son dichos.gastos. Por ello; consideramos.Requisitos En territorio nacional y en el extranjero En este rubro, ademas se permite la Gastos por concepto de gasolina, acelte, servicios, deduccién de los “gastos relacionados’, reparaciones, refacciones, etcétera sin embargo, ro precisa cuales son dichos gastos. Por ello, consideramos que pudieran ser los siguientes: Importe maximo de deduccién $850 diarios Reaquisito indispensable ‘Que se acompafie a la documentacién que los ampare, la relativa al hospedaje o transporte Requisitos para deducir los viaticos o gastos de viaje por concepto de hospedaje. Requisitos En territorio nacional En el extranjero Importe maximo de deduccién Comolaleydel ISRno $3,850 diarios establece un importe maximo para cuando la erogacién se efectiie en territorio nacional, no hay un manto limite Requisito indispensable Que acompane ala documentacion que los ampare, la relativa al transporte IV. Los principales requisitos que deben cumplir los comprobantes son: a) Cuando la erogacion la realiza una persona que presta servicios personales subordinados: Los comprobantes podran ser expedidos a nombre de dichas personas, en cuyo caso se tendra por cumplido el requisito de respaldar los citados gastos con documentacién comprobatoria a nombre de aquél por cuenta de quien se efectuo el gasto (empleador). b) Cuando la erogacion la realiza una persona que presta servicios profesionales: Los comprobantes deberan ser expedidos a nombre del propio contribuyente. ——c) Actualmente las nuevas disposiciones fiscales establecen que los comprobantes fiscales deben cumplir con el requisito que establece el cédigo fiscal de la federacion, es decir deben ser comprobantes digitales e impresos, lo cual dificulta mas su obtencién y peor aun que se entregue el archivo xlm para su deducci6n. Vv. Tratamiento que tienen los viaticos que el trabajador recibe del empleador. Son ingresos exentos, siempre que sean efectivamente erogados en servicio del patron y se compruebe esta circunstancia con documentacion de terceros que reuna los requisitos fiscales. Como podemos observar, esta disposicién viola los derechos laborales, al pretender gravar con el impuesto sobre la renta (ISR), un concepto que conforme ala Ley Federaldel Trabajo no es salario. Vi. La LISR establece una opcién para las personas fisicas que reciban viaticos y sean erogados en servicio del patron, la cual consiste en: Podran no comprobar con documentacién de terceros hasta un 10% del total de viaticos recibidos en cada ocasion, sin que en ningun caso el monto que no se compruebe exceda de $15,000. Las cantidades no comprobadas se consideraran ingresos exentos para efectos del ISR, siempre que ademas se cumpla con los requisitos del articulo 32, fraccion V dela LISR. Lo anterior, no sera aplicable tratandose de gastos de hospedaje y de pasajes de avion. Sin embargo, a pesar de que la reglamentacion a NBSin embargo, a pesar de que la reglamentacién para este concepto parece sencilla y practica, alin no se logra un control adecuado y la deducibilidad al ciento por ciento de estos gastos. Una de tantas Omisiones es que en las disposiciones no se mencionan los gastos que por concepto de atencion a clientes y que se erogan como es el caso de comidas con clientes dentro de la localidad. En esos casos sdlo se deduce un 12.5%. Ademas, es importante reunir todos los requisitos para la deduccion de viaticos y gastos de viaje. Por lo tanto, es preciso que los contribuyentes conozcan los parametros para este tipo de erogaciones; de lo contrario se tiene un gasto no deducible (aumenta la base gravable para el pago del ISR) y, como contrapartida, es un ingreso acumulable para las personas fisicas que prestan servicios personales subordinados por no amparar los viaticos con documentacién que retina requisitos fiscales. Adicionalmente se tiene un problema laboral en puerta sobre el cual la autoridad fiscal atin no se pronuncia. ;Mucho cuidado! Fernando Leon es asesor fiscal. Twitter: @Fleoncs