Manual Facturacion

MANUAL DEL USUARIO CITISALUD
SOFTWARE FACTURACIN
SOFTWARE INTEGRAL HOSPITALARIO

CITISALUD
INTRODUCCIN
Este conjunto de programas es una herramienta informtica, que permite a su empresa
optimizar los procesos; logrando mejores tiempos de atencin al usuario, en los diferentes
tipos de ingreso (Urgencias, consulta externa, ambulatorio y hospitalizacin), capturando
los datos de los Registros individuales de Prestacin de Servicios de Salud, a medida que se
van prestando los servicios.
La interfaz grfica hace que la operatividad del mdulo sea fcil para los usuarios, quines
de manera intuitiva pueden navegar por nuestras ventanas con el solo conocimiento de
Windows. Permite establecer puntos de control y realizar auditora sobre el estado de
cuenta de los servicios prestados a los pacientes y registrados en cualquier instante.
Es de anotar que cada una de los procedimientos que se registren en el programa son
cargados a un centro de costos, lo cual garantiza la futura generacin de reportes por
unidades funcionales o centros de costo, por cada una de las empresas con las cuales se
tiene contrato. Este mdulo tiene reportes estndar y los nuevos reportes son creados por
parte del administrador del sistema quien cuenta con el apoyo de una potente herramienta
desarrollada por nuestra empresa con el objeto de lograr independencia entre las
instituciones y nuestros programadores en cuanto a la generacin de reportes de inters
institucional.
MANUAL DE USUARIO MODULO FACTURACION

CITISER SISTEMAS LTDA.
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AUTOR
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SOFTWARE FACTURACIN
Debido a las caractersticas de la atencin, en este manual se tendr en cuenta los siguientes
tipos de atencin:
Urgencias: Son aquellos servicios prestados en el rea de urgencias que an el paciente
queda en observacin por un tiempo determinado no genera estancia.
Consulta externa: Servicios de primer nivel prestados a pacientes que no requieren
estancia.
Ambulatoria: Servicios prestados de segundo nivel (cirugas) que no generan estancia.
Hospitalizacin: servicios prestados de cualquier nivel que generan estancia.
I.
EJECUCIN DEL PROGRAMA
Antes de ejecutar el programa se debe solicitar al administrador del sistema una cuenta de
usuario. Para ejecutar el programa se debe dar doble click a un icono en el escritorio
llamado citisalud, o buscar en el men inicio el acceso directo que est en la ubicacin
Inicio->Programas-> Citisalud->Citisalud
Despus de ejecutar la aplicacin, aparece la ventana en donde cada usuario debe ingresar
el cdigo y password asignados. Requiere de mucha responsabilidad el manejo de esta
clave, sea cuidadoso en cerrar el programa siempre que se aleje de su sitio de trabajo. Si
desea cambiar el password comunquese con el administrador del sistema.
Una vez haya dado correctamente su clave de acceso visualizar la ventana Citisalud que
contiene el men principal, el cual estudiaremos en el transcurso de este manual.

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II.
SOFTWARE FACTURACIN
MENU PRINCIPAL
En esta ventana se muestra el men horizontal con diferentes opciones que a su vez se
convierten en mens verticales.
Archivo: Este men contiene las siguientes funciones.

1. Editor de SQL: Es una ayuda donde se digita sentencias SQL y verifica la
sintaxis tambin muestra el resultado de la consulta. Administrador.
2. Configuracin: Opcin para configurar los perfiles de los usuarios y la creacin
de los mismos. Administrador.
3. Cierres mensuales: Se utiliza para realizar el cierre mensual de la caja del
usuario cuando no se tiene el mdulo de tesorera.
4. Cambio de mes: Cambia de mes al usuario que esta trabajando en el modulo
hacia delante y hacia atrs siempre y cuando los clientes que tiene el modulo de
contabilidad no hallan cerrado el mes contable.
5. Actualizacin Tarifas SOAT: Nos permite actualizar de manera rpida y eficaz
las tarifas del manual SOAT.
6. Salir: Sale del modulo Facturacin.
Facturacin: Son las opciones necesarias para facturar los servicios prestados por los
diferentes tipos de ingreso.

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SOFTWARE FACTURACIN
Pacientes: En esta ventana se crea y modifica los datos bsicos del paciente, al digitar
el nmero de documento de identificacin y verifica que el paciente no existe, solicita
la creacin. En este formulario o ventana hay 2 tipos de casillas: Las de digitacin como
nombres o las de seleccin como sexo, para desplazarse de una casilla a otra, lo
hacemos con la tecla TAB y para devolvernos lo hacemos con la combinacin shift +
TAB.
Documento: Nmero de identificacin del paciente.

Tipo: Tipo de documento de identificacin del paciente, cedula de
ciudadania, tarjeta de identidad entre otros.
Nombres: Nombres del paciente, primer nombre y segundo nombre.
Apellidos: Apellidos del paciente, primer apellido y segundo apellido.
Historia: consecutivo interno de identificacin del paciente en la mayoria de
los casos es el mismo nmero ingresado en documento.
Carnet: nmero de carnet de afiliacin.
Sexo: sexo del paciente.
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Estado civil: Estado civil del paciente soltero, casado entre otros.
Direccin: Direccin de recidencia del paciente.
Telefono: Nmero telefonico del paciente.
Estado: El estado del paciente en el modulo activo e inactivo.
Estrato: Clasificacin de rangos segn entidad salud.
G. Aten. Especial: Informacin de grupos poblacionales especiales.
Tipo Usuario: Regimen de afiliacin del paciente segn entidad de salud.
Contributivo, particular, subsidiado entre otros.
Tipo de afiliado: Tipo de afilicin del paciente a la entidad de salud.
Cotizante, beneficiario.
E-Mail: Direccin de correo electronico del paciente.
Departamento: Departamento de residencia del paciente.
Municipio o Cuidad: Municipio o cuidad de recidencia del paciente.
Barrio: Barrio de residencia del paciente.
Zona Resid: Zona de residencia del paciente. Urbana, Rural.
Ocupacin: Ocupacin que desempea el paciente.
Grupo Sanguineo: Grupo sanguineo al que pertence el paciente.
Factor RH: Clasificacin del grupo sanguineo. Positivo o Negativo.
F. Hora de Nacimiento: Fecha y hora de nacimiento del paciente, se debe
digitar segn formato dd/mm/aaaa y la hora hh:mm.
Edad: Edad del paciente, campo calculado automaticamente.
F. Afiliacin: Fecha de afiliacin del paciente a la entidad de salud.
Semanas cotizadas: Semanas de cotizacin del paciente en las entidades de
salu, campo calculado automaticamente.
IPS Primaria: Donde se le preta el servicio primario al paciente segn la
entidad de salud.
Lo anterior son los datos bsicos del paciente, ahora se debe relacionar el paciente con la
empresa de salud a la cual se encuentre afiliado, y esta a su vez relacionarlo con los
servicios a prestar que se encuentran dentro del contrato.
Primero se debe seleccionar la empresa en el cuadro de seleccin, seguida del contrato o

convenio, luego se da clic al botn adicionar para que descienda a la malla de empresa.
Si hay algn error en la asignacin de empresa, damos click al botn eliminar para quitarlas
de la malla de empresas.
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SOFTWARE FACTURACIN
Al digitar el nmero de identificacin del paciente y

presionar Enter, el sistema vlida si el paciente ya se
encuentra en la Base de Datos, en caso negativo,
despliega la siguiente ventana.
Si la repuesta es afirmativa presenta el formulario paciente en blanco listo para diligenciar
los campos descritos anteriormente. En caso que el paciente exista muestra los datos
registrados.
Para guardar la informacin del formulario paciente se debe escoger el botn guardar.

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SOFTWARE FACTURACIN
Si desea buscar los datos de un paciente el formulario tiene la opcin de bsqueda.
La consulta se puede hacer por varias condiciones, como los primeros dgitos del
documento, los primeros caracteres del nombre o del apellido.
Tambin permite realizar bsqueda en bases externas para entidades que manejan
capitacin, para ello se utiliza la opcin de base de datos que solicita las mismas
condiciones de bsqueda que la opcin anterior.
Despus de encontrar el paciente se da doble click en el registro y sube la informacin al
formulario paciente.
El formulario paciente tiene un men de acceso rpido a las actividades ms comunes que
se realizan despus de crear un paciente.

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SOFTWARE FACTURACIN
Llevar a facturacin: Toma la informacin del paciente y la carga en la malla de

facturacin dejando listo para digitar los servicios a cobrar, esta opcin es utilizada en
consulta externa.
Llevar a Admisin Urgencias: Carga los datos necesarios del paciente en el formulario de
admisin de urgencias para agilizar el diligenciamiento de la informacin restante.
Llevar a Admisin Ambulatoria: Carga los datos necesarios del paciente en el formulario
de admisin ambulatoria para agilizar el diligenciamiento de la informacin restante.
Llevar a Admisin de Hospitalizacin: Carga los datos necesarios del paciente en el
formulario de admisin de hospitalizacin para agilizar el diligenciamiento de la
informacin restante.
Llevar Asig. Cargue Proced. Hosp: Carga los datos necesarios del paciente en el
formulario de asignacin de procedimientos a pacientes hospitalizados para agilizar el
diligenciamiento de la informacin restante.
Llevar Asig. Cargue Proced. Urg: Carga los datos necesarios del paciente en el
formulario de asignacin de procedimientos a pacientes de urgencias para agilizar el
diligenciamiento de la informacin restante.

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SOFTWARE FACTURACIN
Actualizacin documento de pacientes: cuando se desea cambiar el numero de

identificacin de un paciente.
Despus de digitar documento anterior y nuevo el programa muestra una ventana de alerta
confirmando si se desea cambiar el documento del paciente, esta opcin slo estar
disponible para los usuarios de nivel 5 asignados por el administrador del sistema.
Ubicacin de paciente: Consulta el historial del paciente, tipo de ingreso, ubicacin,
cantidades de ingresos y estado del ingreso.
Presupuesto: Por medio de este formulario se realiza cotizaciones de servicios a

clientes que lo solicitan, es ms utilizado en clientes particulares.

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SOFTWARE FACTURACIN
Facturacin: Es el formulario donde se ingresan los servicios a cobrar de los ingresos

de consulta externa, tambien se observan los servicios cargados al paciente desde los
diferentes reas y por tipo de ingreso, esto permite una auditoria de los que se va a
cobrar al paciente y generar la factura.

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SOFTWARE FACTURACIN
En la figura anterior se puede observar la informacin general del paciente, el tipo de

admisin y el sevicio que se va a cobrar con sus correspondientes valores. Para guardar la
informacin se realiza con CTRL+F3 , para guardar imprimir con F3 o con el click sobre la
opcon del men.
Las actividades anteriores, son las correspondientes a la opertavidad del rea de consulta
externa, la transicin a los otros tipos de ingreso, ocurre cuando se genera las diferentes
admisiones.
Hospitalzacin: Menu desplegable que permite cargar los servicios prestados a los
pacientes hospitalizados y ambulatorios.
Admisin Paciente: En este formulario se da ingreso al paciente a la institucin por
ingreso hospitalizacin.
Se muestra la informacin general del paciente, la via de ingreso, profesional que autoriza
el ingreso del paciente y motivo de ingreso.
La pestaa de ubicacin diagnstico, si diligencia con la informacin del pabelln, seccin

y cama en la cual se ubica el paciente, tambien se registra el diagnstico de ingreso.
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SOFTWARE FACTURACIN
En la pestaa Acudiente observacin se diligencia la informacin del acompaante del

paciente y la observacin que tiene la admisin si la hay.
Admisin ambulatoria: por esta ventana se ingresa los pacientes que se les prestar
servicios ambulatorios.
Como se puede observar es parecida a la ventana de ingreso de pacientes hospitalizados, la

diferencia es que en este formulario la pestaa de ubicacin ingreso no muestra la parte de
ubicacin, en cambio aparece un objeto nuevo con la figura de una camilla en la parte
derecha, este comando permite cambiar de tipo de ingreso, de ambulatorio a hospitalizado.
Admisin de urgencias: Se diligencia cuando el paciente ingresa por el rea de
urgencias.

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SOFTWARE FACTURACIN
Se puede visualizar los datos generales del paciente tambin los datos de la atencin, causa
externa, observacin, triage y diagnstico de ingreso que se puede digitar directamente o
presionando F1 puede obtener ayuda para seleccionar el Diagnstico. Es necesario revisar
la fecha y hora del ingreso al servicio de Urgencias. Finalmente hay que grabar la admisin
con la opcin del men archivo -> Guardar o con la combinacin CTRL + F3.
En la pestaa acompaante Accidente de trnsito, se registran los datos del acompaante

del paciente e informacin bsica del accidente.
Nota aclaratoria: Un paciente solo puede tener una admisin activa a la vez, por ejemplo
un paciente que ingrese por Urgencias no puede ser admitido a Hospitalizacin sin antes
haber sido facturada la admisin de Urgencias, a menos que la admisin de Urgencias pase
a Hospitalizacin por medio del icono que se encuentra en la parte superior derecha.
Modificar o anular una admisin: Es posible que sea necesario cambiar los datos
ingresados en alguna admisin, en este caso se ingresa por la opcin del men
archivo->consulta de la correspondiente ventana de admisin.

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SOFTWARE FACTURACIN
El campo bsqueda es para definir el tipo de bsqueda y se digita el criterio, luego click en
la opcin buscar y finalmente cuando se encuentre la admisin deseada, con clic derecho
muestra el men desplegable, en el que se puede modificar algn dato de la admisin se
hace con ver documento, si lo que se quiere es anular del todo una admisin se hace por la
opcin anular documento.
III.
CARGUE DE SERVICIOS
Esta parte es muy importante por que es donde se cargan los servicios que se van a cobrar y
que se le realizaron al paciente.
En trminos generales hay que considerar 3 divisiones de los servicios: Cirugas,
medicamentos y procedimientos. De acuerdo al tipo de atencin la opcin de asignacin de
procedimientos se ejecuta de la siguiente forma desde el men.
Consulta Externa: Facturacin -> Facturacin.

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SOFTWARE FACTURACIN
El registro de los servicios prestados en consulta externa se realiza directamente en la malla

de facturacin. Digitando el cdigo del procedimiento y si no se conoce se puede consultar
con la ayuda F1. Despus de cargado el procedimiento con el valor se guarda y genera
factura con F3, CTRL + F3 guarda e imprime o utilizando el men guardar.
Hospitalizacin y Ambulatoria: Hospitalizaciones -> Asignacin de procedimientos.
Urgencias: Urgencias-> Asignacin de procedimientos.

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SOFTWARE FACTURACIN
Al digitar el documento de identificacin valida que el paciente tiene admisin activa, si no

la tiene muestra el mensaje El paciente no esta admitido en la institucin, si encuentra
admisin muestra la ventana flotante con las empresas que estn asociadas al paciente, se
debe tener especial cuidado en esta opcin, por que los procedimientos que se digiten
quedan cargados a la empresa escogida.
Despus de escoger la empresa queda listo para el registro de los servicios realizados al
paciente, pero antes se debe llenar los campos solicitados como:
U. Funcional: Es de donde solicitan el servicio.
Prof. Solicita: Profesional de la salud que solicita el servicio.
Procedimiento: Cdigo del servicio (procedimiento) prestado, si no se sabe el cdigo se
puede consultar presionando la tecla F1 para llegar a la ventana ayuda de
procedimientos en donde se escribe el criterio o los criterios de bsqueda usando rea,
cdigo, o descripcin de la siguiente forma: si se desea buscar un procedimiento
llamado cuadro hemtico, se escribe en la casilla descripcin la frase cuadro hema,
en caso que la bsqueda no sea exitosa es posible que la descripcin empiece por otra
fase, en ese caso se escribe %cuadro hematico, para que busque todas las
descripciones que incluyen la frase cuadro hemtico en cualquier parte ya sea al
inicio, en el medio o al final. Otra opcin de bsqueda es por el rea, estas reas estn
clasificadas segn Manual de Procedimientos definido por el Ministerio (Mapipos),
aunque la clasificacin empleada es de total autonoma de la EPS.

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Despus de visualizar el resultado de la bsqueda, click sobre el procedimiento deseado o

con barra espaciadora, para el caso de Consulta Externa el procedimiento desciende a la
malla de facturacin y los RIPS de ese procedimiento se diligencian cuando se guarda la
factura; en Hospitalizaciones y Urgencias el procedimiento desciende a la correspondiente
carpeta de acuerdo al tipo de RIP que maneja y permite cargar la informacin de atencin
inmediatamente.
Una vez el procedimiento es clasificado en alguna de las carpetas se debe llenar los RIPS
correspondientes. De acuerdo al tipo de RIP los datos que se ingresan son distintos. En
todos los casos podemos digitar directamente el cdigo de cada tem o pedir ayuda con F1.
RIP de Consulta: Esta comprendido por los siguientes tems:
o Tipo de consulta: Definidos por los CUPS

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SOFTWARE FACTURACIN
o Especialidades: De acuerdo a las especialidades de las consultas definidas por el

ministerio
o Tipos de discapacidad
o Grado de Discapacidad: Leve, moderada, severa, sin especificar.

o D. Incap: Se digita el nmero de das de incapacidad que genera esa consulta.
o Conductas.
En cada una de las conductas se debe marcar con una x en caso de que aplique,
prescripcin de medicamentos, orden de procedimientos diagnsticos, orden de
procedimientos teraputicos, remisin, nter-consulta por otro especialista, orden
de hospitalizacin, se requiere consulta de control.
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SOFTWARE FACTURACIN
o Diagnstico: Maneja 4 dgitos de acuerdo a la codificacin internacional de

enfermedades, si no se conoce el cdigo, se busca con la tecla F1 que despliega la
ventana de ayuda de diagnsticos.
o Tipo de diagnstico: Confirmado nuevo, confirmado repetido, impresin

diagnstica.
RIP de Procedimientos: Este RIP aplica para procedimientos tales como cirugas, terapias
y otros.
o Tipo de procedimiento: Deteccin temprana, diagnstico, proteccin especfica,
teraputico.
o Persona que atiende: Es obligatorio para procedimientos obsttricos como partos y
legrados. Contempla las siguientes opciones: Auxiliar de enfermera, enfermera,
mdico especialista, mdico general, otro.
o Diagnsticos: Exige diagnstico previo y posterior, la forma de registrarlo es la
misma que el RIP de consulta.
RIP de Laboratorio: Aplica para los procedimientos de tipo diagnstico como son
laboratorio, imaginologa, patologa. Este RIP, exige adems profesional que solicita y
profesional que realiza el procedimiento diagnstico.
Una vez se ha cargado la informacin de los procedimientos, procedemos guardar con la
opcin del men Archivo -> Guardar o con la combinacin CTRL + F3. Retomando la
divisin de los servicios, la cual se hablo al inicio de este capitulo, sigue el cargue de
Cirugas y el cargue de medicamentos.
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Cargue de Cirugas: Cada ciruga o acto Quirrgico puede contener varios

procedimientos, a su vez cada uno de ellos maneja informacin adicional como va de
acceso, si es bilateral o si es incruento y los especialistas que intervinieron.
Ejemplo: El paciente Juan prueba ha sido Hospitalizado y necesit una ciruga, en dicha
ciruga se le practicaron los siguientes procedimientos: Drenaje y curetaje de Tibia,
Fasciotoma de Tibia, Reduccin abierta fractura tibia, Drenaje de Rotula, Artrotomia
Rodilla. En este caso hay involucradas 2 vas de acceso y fue el mismo cirujano el que
realiz todos los procedimientos, adems los 3 primeros procedimientos fueron bilaterales.
Una vez cargados los procedimientos a la malla se guarda con la combinacin ctrl + F3, o
con la opcin del men Archivo -> Guardar.
Como podemos ver a los procedimientos que fueron bilaterales se les ha colocado una X.
Como existe ms de una va se da clic en Definicin Vas.

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SOFTWARE FACTURACIN
Con la combinacin ALT + 1 o ALT +2 o ALT + n, o dando click a la izquierda de va 1 o

2, se puede seleccionar la va a la cual se va a llevar cada una de las cirugas del listado,
luego seleccionando cada una de las cirugas de la va 1 y damos la tecla Insert para hacer
descender cada uno de los procedimientos, luego cambia de va y hace el mismo
procedimiento.
Cuando la clasificacin de vas, es la correcta se da aceptar y el sistema da la opcin de

elegir por cada una de las cirugas los tems a facturar.
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SOFTWARE FACTURACIN
En el listado anterior se puede seleccionar o aceptar los tems discriminados de cada

ciruga, en este caso no se tiene en cuenta el especialista, debido a que el cirujano factura
directamente sus honorarios a la EPS sin que la IPS se los detalle en la factura, para guardar
la ciruga se da click en aceptar.
Cargue de Medicamentos: Esta opcin es tomada como un caso particular puesto que
depende si la IPS adquiri el mdulo de suministros o no, en caso tal que lo halla adquirido,
desde mdulo de facturacin se hace la solicitud como un procedimiento cualquiera y en el
mdulo de suministros se descarga el medicamento e inmediatamente se descarga del
inventario; o despachar desde suministros sin necesidad de hacer solicitud en facturacin.
Si la IPS no adquiri suministros no hay la posibilidad de descargar del Inventario y
tampoco valida si hay existencias, de todas formas se puede cargar los medicamentos por
asignacin de procedimientos sin ningn problema.
IV.
CARGUE DE SOPORTES
Esta opcin de cargue de soportes se ha realizado para efectuar las correcciones necesarias
en cuanto a cargue de servicio se refiere, como anulacin, modificacin de RIPS de algn
procedimiento, omitir cobro de algn procedimiento de una orden de servicio, cambiar
fecha de la orden, entre otras.
Para acceder a esta herramienta por la opcin del men Hospitalizaciones -> Cargue de
Soportes para hospitalizaciones y cirugas ambulatorias o la opcin Urgencias -> Cargue de
Soportes para el servicio de Urgencias.
Al entrar a la ventana de cargue de soportes se digita el documento del paciente y luego
Enter o se busca el paciente con la Tecla F1, luego con la combinacin ctrl. + H para llegar
a la ventana Histrico de procedimientos.

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SOFTWARE FACTURACIN
Despus de cargar la ventana, seleccionamos la orden de servicio buscada se da click en

buscar para que se carguen todos los procedimientos involucrados en esa orden de servicio.
SI lo que se quiere es quitar un procedimiento de la orden, al seleccionar con click derecho,
una vez salga el men emergente eliminar el registro o modificarlo. Al dar click a modificar
registro, lleva el procedimiento a la ventana anterior para permitir realizar los cambios
deseados, no olvidar dar la opcin guardar.
Las otras opciones disponibles en cargue de Soportes se obtienen dando clic derecho en el
listado de las ordenes de servicio para sacar el men desplegable.

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Cambiar fecha: Se digita la nueva fecha de la orden.
Anular orden: Se usa cuando se desea anular todos los procedimientos de una
orden.
Cargo A: Esta opcin ofrece la posibilidad de asignar una por una las rdenes de
servicio a una nueva empresa responsable, que ser tenida en cuenta a la hora de
llevar a facturacin.
Cargo A Todas las ordenes: Esta opcin ofrece la posibilidad de asignar todas las
rdenes de servicio a una nueva empresa responsable, que ser tenida en cuenta a la
hora de llevar a facturacin.
Omitir Cobro y Activar cobro: Por medio de esta opcin se omite el cobro de los
servicios, tales como: Medicamentos o materiales de sutura y curacin usados en
algn procedimiento, o en el caso de un paquete en donde no se facturan los
servicios individuales.
Adicionar a un paquete: Con esta opcin se puede agrupar los procedimientos
cargados al paciente en una orden de servicio en un paquete esto se ve reflejado en
la factura.
V. TRASLADO DE PACIENTES
Esta opcin esta disponible slo para los pacientes admitidos en hospitalizacin, a travs de
esta se registra cada una de las ubicaciones del paciente durante su estancia en
hospitalizacin. Se ejecuta por medio de la combinacin ctrl. + C. Desde el men principal.

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SOFTWARE FACTURACIN
La ventana muestra la ltima ubicacin del paciente y la nueva ubicacin donde quedar
registrado el paciente. Tambin escogiendo la pestaa Historial, se puede observar todos los
traslados del paciente dentro de la institucin.
VI. SALIDA PACIENTE
Esta opcin no aplica para Consulta Externa puesto que all no se hace admisin de
pacientes y por lo tanto no se hace salida. Para acceder a esta opcin se hace por la opcin
del men Hospitalizaciones -> Orden de salida para hospitalizacin y cirugas ambulatorias
y por la opcin Urgencias -> Orden de Salida para el servicio de Urgencias.

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SOFTWARE FACTURACIN
Se digita el documento del paciente y si no se conoce el numero de identificacin con F1

muestra el listado de todos los pacientes que tienen admisin.
Despus de cargar la informacin del paciente, procedemos a cargar los datos del egreso
como son: Fecha y Hora de Salida, Diagnstico de Egreso, Estado de salida del paciente
Para guardar la salida lo hacemos con la opcin del men Archivo -> guardar o con la
combinacin Ctrl. + F3.

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SOFTWARE FACTURACIN
VII. FACTURACIN
Este capitulo es la culminacin de todos los esfuerzos realizados durante el transcurso de
los anteriores captulos, aqu se consolida la serie de servicios prestados a un paciente y se
genera nuestro producto final llamado factura.
Para acceder a esta opcin se hace a travs de la opcin del men Principal Facturacin ->
Facturacin o lo podemos hacer con la combinacin Ctrl. + F.
1. Facturacin de Consulta Externa: Se hace de forma directa sobre la malla, como se
haba descrito anteriormente, no es necesario realizar ninguna admisin sino que se cargan
los procedimientos de forma directa, digitndolos o buscndolos con F1.
La anterior ventana muestra un ejemplo de facturacin a un paciente un uroanalsis y un

hemoclasificacin, el costo total de los procedimientos es de $6.849 en donde las empresas
responsables en este caso solo una, asume el total del costo de los procedimientos.
2. Facturacin de Hospitalizacin y Urgencias: Se realiza a travs de la misma ventana,
difiere en que en esta facturacin los servicios ya han sido cargados previamente. Al
AUTOR
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SOFTWARE FACTURACIN
digitar el nmero de identificacin del paciente el programa verifica la va de ingreso y

de esta manera al generar la factura segn la va de ingreso.
Despus de verificar la va de ingreso, se carga en la malla de facturacin los

procedimientos
previamente
cargados
por
asignacin
de
procedimientos,
incluyendo las cirugas y sus procedimientos discriminados como son honorarios de
profesionales y estancia. Para guardar e imprimir la factura se hace con la tecla F3, solo
para guardarla e imprimir posteriormente lo hacemos con la combinacin ctrl + F3
La ventana anterior nos muestra los datos bsicos del paciente, el estrato, la empresa
responsable y el convenio o contrato, en la casilla abonos nos presenta el total de abonos
hechos por el paciente que an no han sido cargados a ninguna factura, en la casilla
autorizacin va el nmero de autorizacin dado por la EPS para autorizar el servicio; si al
momento de facturar se encuentra que algunos servicios pertenecen a otra empresa, con
click derecho muestra la opcin Cargo a. Por cada uno de los procedimientos del cuerpo de
la factura existir una empresa que asume el servicio, es posible que sean varias empresas
incluyendo la empresa llamada particular.
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SOFTWARE FACTURACIN
En la parte inferior de la ventana de facturacin muestra la sumatoria de los valores

correspondientes a servicios, a medicamentos y el valor que debe cancelar el paciente segn
el estrato y tipo de afiliacin.
Si el paciente tiene que cancelar algn valor y tiene abonos de dinero cargados, el sistema
solicita la identificacin y el cruce del valor del abono con el valor a pagar del paciente.
En este caso la respuesta es si, entonces se muestra la ventana para descargar el valor
correspondiente al paciente, esto quiere decir que puede existir un abono por mayor valor a
lo que tiene que pagar el paciente.
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SOFTWARE FACTURACIN
Como se puede observar el valor del abono, para aplicar todo el abono se da click en el
registro de abonos y aceptar. Cuando el paciente debe cancelar algn valor y no tiene
abonos solo hay dos opciones, escoger la respuesta afirmativa y exonerar el valor, o escoger
la respuesta negativa.

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SOFTWARE FACTURACIN
Con la cual se asume que el valor de paciente se pago, entonces se genera una factura y un
recibo de caja por el valor cancelado.
Para consultar una factura se utiliza la combinacin ctrl. + B o a travs del tem del men.

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SOFTWARE FACTURACIN
Para buscar una factura elegimos el mes en el cual fue generada, por defecto el sistema
selecciona el mes actual, luego elegimos el criterio de bsqueda en la casilla buscar por,
donde lo podemos hacer por documento o por nmero de factura, en este ejemplo lo
hicimos por documento, y como resultado hemos obtenido todas las facturas que se han
generado al paciente en el mes.
Si deseamos imprimir una copia, seleccionamos la factura y damos la tecla F3. Para
seleccionar una factura lo hacemos con click derecho para mostrar el men desplegable y
elegimos la opcin deseada, con la opcin ver documento obtenemos una vista preliminar
de la factura que a su vez podemos imprimir con la tecla F3 o si elegimos la opcin anular
factura, y si es exitosa la transaccin sale un mensaje como este.
3. Manejo de Abonos:
Cuando un paciente es ingresado a la institucin es posible que se le exija la cancelacin de
un abono, este ser tenido en cuenta en el momento de generar la factura, y cubrir parte
del copago o en algunos casos generar una devolucin.

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SOFTWARE FACTURACIN
Para acceder a la opcin de abonos lo podemos hacer mediante la opcin del men Abonos> Abonos.
F1 Sobre esta
celda
Seguido al cargue de esta ventana procedemos a digitar el documento del paciente y damos
Enter, se debe escribir el concepto bajo el cual se realiza el abono, Ej. Abono ingreso
Hospitalizacin; luego pasamos a la ventana valor en donde escribimos el valor total del
abono, por defecto el sistema asume que el abono se realiza en efectivo, si deseamos
cambiar la forma de pago o queremos adicionar otra lo podemos hacer mediante la tecla F1
En esta ventana se debe seleccionar la forma de pago deseada que ha sido previamente
definida, si la forma de pago es diferente a efectivo, el sistema solicita informacin
adicional antes de permitir guardar.
- Banco: Para cargar el cdigo respectivo lo podemos digitar directamente o mediante la
tecla F1 sobre la celda Banco, en donde elegimos el banco deseado.

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SOFTWARE FACTURACIN
- No Documento: Si el pago se realiza en cheque se debe digitar el nmero del cheque, se

realiza mediante tarjeta de crdito se debe digitar el nmero de autorizacin.
- Fecha documento: Registra la fecha del cheque o la fecha de la autorizacin de pago de
tarjeta de crdito.
- No cuenta o autorizacin: No cuenta corriente o No de tarjeta de crdito.
4. MANEJO DE REGISTROS
SERVICIOS DE SALUD
INDIVIDUALES
DE
PRESTACIN
DE
Esta opcin del programa permite revisar y modificar la informacin cargada de los
Registros individuales de Prestacin de Servicios de Salud, as mismo permite realizar la
generacin de los archivos planos correspondientes segn resolucin del Ministerio 1832.
Para acceder a esta opcin lo hacemos mediante la ruta del men soporte de RIPS ->
Cargue de Soportes y Generacin o mediante la combinacin Ctrl + T.
La forma de operar en esta ventana es la siguiente: Siempre se elige Lugar, y va de Ingreso

(campos necesarios), luego de acuerdo a nuestras necesidades seleccionamos la
combinacin deseada, por ejemplo, si deseamos buscar por un rango de facturas todos los
RIPS correspondientes a las atenciones prestadas en consulta externa, escribimos el rango
de facturas en los campos Facturas de Hasta: y luego en el campo RIP elegimos
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SOFTWARE FACTURACIN
Consulta. Luego procedemos a ejecutar la bsqueda con la combinacin Ctrl + B o con la

opcin del men Archivo -> Buscar.
Cada uno de los tems pueden ser digitados directamente, si ya nos hemos familiarizado
con los cdigos, o podemos solicitar ayuda con la tecla F1, como muestra el grfico
anterior. Para mayor informacin acerca del llenado de cada uno de estos campos remtase
a la seccin asignacin de procedimientos. Esto es aplicable solo a las carpetas Consulta,
Procedimientos y Laboratorio.
En la carpeta Hospitalizacin y Urgencias la bsqueda se realiza por documento del
paciente o por nmero de Historia clnica, si el paciente ha tenido mas de una admisin, ya
sea por Hospitalizacin o por urgencias, se activa la casilla de seleccin nmero de
Factura para elegir la admisin correspondiente a la misma.
Una vez son revisados y actualizados los datos de la admisin correspondiente se procede a
dar click en el botn guardar.
RIP, de Recin nacido: Este registro recoge toda la informacin que se genera cuando
sucede atencin de parto ya sea en condiciones normales o con operacin cesrea. Si en el
parto hay nacimiento de mas de un bebe, se debe llenar este RIP por cada uno de ellos.

AUTOR
PAG 35
SOFTWARE FACTURACIN
Para consultar y editar la informacin de este RIP, digitamos el documento de la madre en

la casilla DC. Madre o lo podemos hacer a travs del nmero de H. Clnica; si es el caso de
un nacimiento mltiple elegimos cada uno de ellos por medio de la casilla de seleccin
Recin N. Para guardar los datos se da click en el botn guardar.
Con los datos actualizados se procede a generar los archivos planos, para ello se ingresa por
Men -> Rips -> Generacin Archivo plano.
Se escoge el mes y la fecha de corte para generar los archivos planos, tambin se debe
identificar la empresa y escoger la opcin cargar, entonces sube a la malla las facturas que
cumplen con las condiciones, se puede seleccionar factura por factura con ENTER o todas
las facturas con seleccin todas, luego click en el botn generar y crea los archivos planos,
los guarda en una carpeta ubicada en la raz con nombre Ras.
AUTOR
PAG 36
SOFTWARE FACTURACIN
5. REGISTRO DE ACCIDENTES
Cuando el paciente ingresa por accidente de transito se debe registrar esa informacin por
Hospitalizacin -> Accidentes -> Registro de Accidentes
Al digitar el nmero de identificacin del paciente carga la informacin general del

paciente, se debe digitar el resto de informacin.
Para ingresar al formulario de reclamacin Hospitalizacin -> Accidentes -> Formulario de
Reclamacin.
En este formulario se debe registrar toda la informacin correspondiente al accidente para

despus imprimir el FUSOAT.

AUTOR
PAG 37
SOFTWARE FACTURACIN
6. REPORTES
El modulo de facturacin tiene reportes propios que se pueden observar por Hospitalizacin
-> Reportes de hospitalizacin.
Primero se debe escoger el tipo de admisin y el nmero de admisin que tiene el paciente.
El reporte detalle
de cuenta de
hospitalizacin,
muestra la
informacin solo
de los
procedimientos
cargados en los
servicios de
hospitalizacin.
Detalle de ciruga,
muestra la
informacin para
todos los
procedimientos que intervienen en una ciruga. Estado de Cuenta, muestra todos los
servicios cargados independiente del rea.
Tambin se pueden mostrar reportes diseados por la herramienta CitiReportes, ingresando
por Facturacin -> Reportes.

AUTOR
PAG 38

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SOFTWARE INTEGRAL HOSPITALARIO

MANUAL DE USUARIO MODULO FACTURACION

MANUAL DEL USUARIO CITISALUD

EJECUCIN DEL PROGRAMA

CITISER SISTEMAS LTDA.

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Archivo: Este men contiene las siguientes funciones.

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Documento: Nmero de identificacin del paciente.

MANUAL DEL USUARIO CITISALUD

Primero se debe seleccionar la empresa en el cuadro de seleccin, seguida del contrato o

MANUAL DEL USUARIO CITISALUD

Al digitar el nmero de identificacin del paciente y

CITISER SISTEMAS LTDA.

MANUAL DEL USUARIO CITISALUD

Si desea buscar los datos de un paciente el formulario tiene la opcin de bsqueda.

CITISER SISTEMAS LTDA.

MANUAL DEL USUARIO CITISALUD

Llevar a facturacin: Toma la informacin del paciente y la carga en la malla de

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MANUAL DEL USUARIO CITISALUD

Actualizacin documento de pacientes: cuando se desea cambiar el numero de

Presupuesto: Por medio de este formulario se realiza cotizaciones de servicios a

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MANUAL DEL USUARIO CITISALUD

Facturacin: Es el formulario donde se ingresan los servicios a cobrar de los ingresos

CITISER SISTEMAS LTDA.

MANUAL DEL USUARIO CITISALUD

En la figura anterior se puede observar la informacin general del paciente, el tipo de

La pestaa de ubicacin diagnstico, si diligencia con la informacin del pabelln, seccin

MANUAL DEL USUARIO CITISALUD

En la pestaa Acudiente observacin se diligencia la informacin del acompaante del

Como se puede observar es parecida a la ventana de ingreso de pacientes hospitalizados, la

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MANUAL DEL USUARIO CITISALUD

En la pestaa acompaante Accidente de trnsito, se registran los datos del acompaante

CITISER SISTEMAS LTDA.

MANUAL DEL USUARIO CITISALUD

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MANUAL DEL USUARIO CITISALUD

El registro de los servicios prestados en consulta externa se realiza directamente en la malla

CITISER SISTEMAS LTDA.

MANUAL DEL USUARIO CITISALUD

Al digitar el documento de identificacin valida que el paciente tiene admisin activa, si no

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MANUAL DEL USUARIO CITISALUD

Despus de visualizar el resultado de la bsqueda, click sobre el procedimiento deseado o

CITISER SISTEMAS LTDA.

MANUAL DEL USUARIO CITISALUD

o Especialidades: De acuerdo a las especialidades de las consultas definidas por el

o Grado de Discapacidad: Leve, moderada, severa, sin especificar.

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o Diagnstico: Maneja 4 dgitos de acuerdo a la codificacin internacional de

o Tipo de diagnstico: Confirmado nuevo, confirmado repetido, impresin

MANUAL DEL USUARIO CITISALUD

Cargue de Cirugas: Cada ciruga o acto Quirrgico puede contener varios

CITISER SISTEMAS LTDA.

MANUAL DEL USUARIO CITISALUD

Con la combinacin ALT + 1 o ALT +2 o ALT + n, o dando click a la izquierda de va 1 o

Cuando la clasificacin de vas, es la correcta se da aceptar y el sistema da la opcin de

MANUAL DEL USUARIO CITISALUD

En el listado anterior se puede seleccionar o aceptar los tems discriminados de cada