DOCUMENTOS COMERCIALES

DOCUMENTOS COMERCIALES
Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en
los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad
mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de
la ley.
La misin que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia,
conforme surge de lo siguiente:
* En ellos queda precisada la relacin jurdica entre las partes que intervienen en una
determinada operacin, o sea sus derechos y obligaciones.
* Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realizacin de los
actos de comercio
* Constituyen tambin el elemento fundamental para la contabilizacin de dichas
operaciones. * Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el
comerciante y la comprobacin de los asientos de contabilidad
TIPOS DE DOCUMENTOS
Los documentos comerciales son:
1.- Factura
2.- Orden de compra
3.- Remito
4.- Recibo
5.- Nota de dbito
6.- Nota de crdito
7.- Cheque
8.- Pagare
9.- Nota de crdito bancaria o boleto de deposito

FACTURA
Una factura es un documento que respalda la realizacin de una operacin
econmica, que por lo general, se trata de una compraventa. En otras palabras, una
factura es el documento a travs del cual una persona que vende puede rendir
cuentas, de forma instrumentalizada, al contrato de compraventa comercial.
La factura adems reemplaza a la boleta en las transacciones de una organizacin o
negocio, para efectos impositivos; estas son vlidas para los organismos
fiscalizadores dada la completa informacin que dan de cada transaccin, como un
registro detallado de cada compra y venta.
Existen tres tipos de facturas, las que se denominan A, B y C, que, respectivamente
corresponden a las facturas ordinarias, rectificativas y recapitulativas.

Factura ordinaria
De acuerdo a sus funciones, existen tres tipos distintos de facturas. Entre
ellas, la factura de uso ms frecuente es definitivamente la factura
ordinaria.
Una factura ordinaria es un documento que sirve para dejar constancia de
unaoperacin econmica, ya sea esta una compraventa o la prestacin de
algn servicio. Este tipo de factura debe recoger toda la informacin
necesaria sobre dicha operacin.

Factura rectificativa
Una factura rectificativa es precisamente un tipo de factura que se emite para
corregir algn error o agregar algn dato que sea necesario.
Una factura rectificativa es un documento que detalla alguna correccin en la factura
ordinaria o bien la devolucin de la mercanca. Esta factura se debe emitir en caso
que la factura original no cumpla con los requisitos establecidos por la ley vigente.
Asimismo, tambin se debe emitir una factura rectificativa en caso que se produzca
algn error con la mercanca, ya sean errores en el precio, descuentos, devoluciones,
etc.

Factura recapitulativas
Una factura recapitulativaofrece la posibilidad deagrupar varias
facturasemitidas hacia un mismo destinatario y dentro de un mismo mes. Pero para
que este documento sea vlido, es necesario anular dichas facturas.
Esta factura, al tener el mismo valor legal que una factura ordinaria, tambin debe
cumplir los mismos requisitos bsicos. Por esta razn, la factura recapitulativa no
solo debe mostrar el valor total de las ventas del mes, sino que debe hacer una
breve descripcin de todas las operaciones que est agrupando.
Con estas pautas, una factura recapitulativa agiliza y simplifica los procesos de
facturacin, pero siempre respetando la normativa vigente establecida por la ley.

ORDEN DE COMPRA
Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados
artculos a un precio convenido. La solicitud tambin especifica los trminos de pago
y de entrega.
La orden de compra es una autorizacin al proveedor para entregar los artculos y
presentar una factura.Todos los artculos comprados por una compaa deben
acompaarse de las rdenes de compra, que se enumeran en serie con el fin de
suministrar control sobre su uso.Por lo general se incluyen los siguientes aspectos en
una orden de compra:- Nombre impreso y direccin de la compaa que hace el
pedido- Nmero de orden de compra- Nombre y direccin del proveedor- Fecha del
pedido y fecha de entrega requerida- Trminos de entrega y de pago- Cantidad de
artculos solicitados- Nmero de catlogo- Descripcin- Precio unitario y total- Costo
de envo, de manejo, de seguro y relacionados. Costo total de laorden- Firma
autorizada

REMITO
El remito es un documento que extiende el vendedor para documentar la entrega y/o
remisin al cliente de las mercaderas. La persona que recibe dichas mercaderas,
mediante su firma, reconoce haber recibido las mismas segn el detalle efectuado en
el remito, con lo cual queda concretado el derecho del vendedor a cobrar y la
obligacin del comprador a pagar.
La nota de remisin o remito se utiliza aunque no haya orden de compra extendida
en formulario ni nota de venta, y sirve de base para la confeccin de la factura si la
entrega de las mercaderas es previa a la facturacin.
REQUISITOS O DATOS DE LA NOTA DE REMISION O REMITO.
Los datos fundamentales de la nota de remisin son los siguientes:
1. Fecha de emisin.
2. Nmero de orden de compra y nota de venta (si se han utilizado estos
comprobantes).
3. Detalle de las mercaderas entregadas (sin precio).
4. Lugar de entrega.
5. Conformidad del comprador (en el ejemplar que queda en poder del vendedor).
6. Segn la Resolucin General 3419 de la DGI, los remitos deben contener los
mismos datos identificatorios del comprador y vendedor que las facturas y la leyenda
DOCUMENTO NO VLIDO COMO FACTURA.
7. La letra R en el recuadro central del borde superior

RECIBO
Un recibo o constancia de pago es una constancia que sirve para certificar que se
ha pagado por un servicio o producto.Hay de diversos tipos segn el formato, si
queda registrado, y otras caractersticas. Los recibos por lo general, se extienden por
duplicado. El original se entrega a quien hizo el pago y el duplicado queda en poder
de quien lo recibe. Un recibo puede ser de muchas maneras diferente como por
ejemplo: una persona o empresa, y el detalle de facturas o servicios que se pagan
con este cheque emitido, quien lo opera, quien lo revisa, quien lo recibe conforme a

lo descrito, fecha de recibido, descripcin de las facturas (nmeros que se pagan),

los precios totales, los descuentos y los impuestos. Es utilizado para dejar constancia
por parte de una empresa de que fue lo que se pago o realiz con la emisin de
mencionado cheque que consta en la copia voucher. Se refiere a voucher cuando
tiene copias al carbn, como el caso de los vouchers de las tarjetas de crdito que
tiene varias copias segn el uso de los interesados. Adems sirve para sacar cuentas
de cunto dinero se ha gastado.

NOTA DE DBITO
Es un comprobante que una empresa enva a su cliente, en la que se le notifica
haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el
concepto que se indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor de la
deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturacin, inters por mora en
el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de una
cuenta.

NOTA DE CRDITO
Es el comprobante que una empresa enva a su cliente a su cliente, con el objeto de
informar la acreditacin en su cuenta un valor determinado, por el concepto que se
indica en la misma nota. Algunos casos en que se emplea la nota crdito pueden ser
por: avera de productos vendidos, rebajas o disminucin de precios, devoluciones o
descuentos especiales, o corregir errores por exceso en la facturacin. La nota
crdito disminuye la deuda o el saldo de la respectiva cuenta.
Desde el punto de vista de la empresa, la nota debito significa un ingreso para sta,
y la nota crdito significa una erogacin.

CHEQUE
Un cheque (anglicismo de cheque o check) es un documento contable de valor en el
que la persona que es autorizada para extraerdinero de una cuenta (por ejemplo, el
titular), extiende a otra persona una autorizacin para retirar una determinada
cantidad de dinero de su cuenta la cual se expresa en el documento, prescindiendo
de la presencia del titular de la cuenta bancaria.

CHEQUE A LA ORDEN
A la orden de una persona determinada: esto es en el anverso del cheque
escribimos el nombre del legtimo tenedor persona que, salvo que transmita el
documento a un tercero, es quien lo debe cobrar. El incluir la clusula "A LA ORDEN"
tiene el mismo efecto que no incluirla si bien pone de manifiesto explicitamente la
capacidad que tiene el legtimo tenedor del cheque de transmitir o endosar este a un
tercero.

CHEQUE AL PORTADOR
Es aquel que no indica una persona especfica a favor de quien se expide. Este tipo
de cheque debe indicar la leyenda al portador en el espacio destinado para sealar
el nombre del beneficiario.

Caractersticas particulares:

El beneficiario del cheque puede entregarlo como pago a otra persona o

empresa sin necesidad de endosarlo, ya que la persona que sea el portador
del cheque es quien podr cobrarlo.

No es necesario presentar una identificacin para realizar su cobro, ni escribir

los datos del tenedor del cheque al momento de presentarlo.

El cheque al portador podr ser expedido hasta por la cantidad que cada
institucin determine, de acuerdo a sus polticas internas.

Recomendaciones:

Al recibir un cheque al portador, depostalo o cbralo inmediatamente, ya que

en caso de extravo o robo, podr ser cobrado por cualquier persona.

Recuerda que aunque el cheque te haya sido robado, la institucin bancaria

tiene la obligacin de pagarlo a quien lo presente para su cobro, por lo que debes
notificar inmediatamente el extravo o el robo al banco, adems de seguir el
procedimiento que ste te indique para llevar a cabo este tipo de cancelacin.

Antes de expedir un cheque al portador verifica con tu banco cual es la

cantidad mxima por la que este puede ser expedido, ya que al ser disposiciones
del Banco de Mxico, estas pueden variar.

Respecto a la cancelacin de este tipo de cheques, sta se har efectiva hasta

que hayan transcurrido los plazos de presentacin que establece la Ley General
de Ttulos y Operaciones de Crdito; misma que seala que ser de 15 das
naturales que sigan al de su fecha, si fueran pagaderos en el mismo lugar de su
expedicin. Dentro de un mes si fueran expedidos y pagaderos en diversos
lugares del territorio nacional; y dentro de 3 meses si son expedidos en el
extranjero y pagaderos en territorio nacional o viceversa. Mientras no
transcurran estos plazos, no puede ser cancelado el cheque, salvo en caso de
robo.

CHEQUE CERTIFICADO
En algunas ocasiones el beneficiario de un cheque necesita estar totalmenteseguro
de que este documento cuenta con los fondos suficientes para ser pagado por el
banco; para lo cual solicita al librador, quien a su vez requerir al banco certifique la
existencia de estos fondos. Esto significa que el banco retira el importe sealado en
el cheque de la cuenta de la persona que lo expide, sellndolo y firmndolo como
prueba de garanta de que el documento contar con los fondos suficientes cuando
el beneficiario lo presente para su cobro en el plazo establecido. Con este tipo de
cheques se asegura la existencia de recursos para el pago del documento an

cuando posteriormente la cuenta pudiera quedarse sin fondos, ya que el titular de la

misma no podr disponer de ese dinero.

Caractersticas particulares

El cuentahabiente es el nico que puede solicitar la certificacin.

Debe ser nominativo, es decir estar a nombre de una persona o una empresa
determinada.

No es negociable por lo que no pueden cederse sus derechos mediante

endosos y slo puede canjearse por el beneficiario, quien deber cobrarlo o
depositarlo en su cuenta.

Junto con la leyenda en que se indique que el cheque est certificado, debe
contener dos firmas de funcionarios facultados por el banco.

Se cobra comisin por su certificacin.

Este cheque podr ser cancelado por el cuentahabiente que solicit su

certificacin siempre y cuando no haya sido cobrado y se devuelva el documento
al banco para realizar la cancelacin.

A diferencia del cheque de caja, para ste tipo de cheques es necesario que
quien lo emite tenga una cuenta en el banco que lo va a certificar, por lo que
puede decirse que nicamente es para clientes de ese banco.

Este tipo de documento puede ser muy til cuando se quiere asegurar de que
el cheque entregado como pago tenga fondos cuando se cobre en el banco.

Recomendaciones

Pregunta en tu banco sobre las comisiones que cobra por la certificacin de

cheques y el cargo en caso de cancelacin.

Si la cancelacin se debe a robo o extravo del documento, debers levantar un

acta ante el ministerio pblico y presentarte con una copia de la misma ante el
banco para que procedan a realizar los trmites de cancelacin.

CHEQUE DE CAJA

Los cheques de caja son emitidos por una institucin de crdito para que el
cliente slo pueda cobrarlos en una de las sucursales o filiales de dicha
institucin.
El cliente entrega al banco la cantidad de dinero por la que expedir el
cheque y ste ser pagado en esa misma institucin o en su caso podr
depositarse en una cuenta del beneficiario.

PAGARE
El pagar es uno de los elementos ms utilizados en el mbito comercial para
documentar una deuda y una de las herramientas ms eficaces para garantizar su
futuro cobro.
En base a nuestra experiencia notamos que una gran mayora utiliza esta arma
comercial tan importante, sin tomar los recaudos necesarios para su llenado en
forma correcta.

NOTA DE CRDITO BANCARIA O BOLETO DE

DEPOSITO
La nota de crdito bancario (o boleta de deposito) es un documento que extiende el
banco como constancia de haber recibido una cantidad determinada de valores en
calidad de depsito, para ser sumada a la cuenta del titular.
Las clases de depsitos bancarios ms comunes son: Cuenta corriente. Plazo fijo.
Caja de Ahorro.Tambin hay notas de crdito bancarias por acreditacin de intereses,

devolucin de gastos mal cobrados, etc.Es decir la nota de credito bancaria es el

documento que emite el banco cuando nos acredita dinero en nuestra cuenta.