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El ciclo de vida del proyecto sirve para definir el comienzo y el final. Por ejemplo, cuando una
organizacin identifica una oportunidad a la que quisiera responder, a menudo autoriza un estudio de
factibilidad para decidir si debiera emprender el proyecto. La definicin del ciclo de vida de un
proyecto determinar si el estudio de factibilidad se considera como la primera fase del proyecto o
como otro proyecto separado independiente. La definicin del ciclo de vida de un proyecto tambin
indicar las acciones transitorias al final del proyecto incluidas y aquellas que no lo estn. De esta
manera, la definicin del ciclo de vida de un proyecto puede usarse para vincular el proyecto con las
operaciones continuas que realiza la organizacin.
La secuencia de fases definida por la mayora de los ciclos de vida de proyectos en general incluye
alguna forma de transferencia de tecnologa, tales como de requisitos a diseo, construccin a
operaciones o de diseo a implementacin. Los productos a entregar de la fase anterior se aprueban
generalmente antes de que comience el trabajo en la fase siguiente. Sin embargo, en algunas
instancias se comienza la fase siguiente antes de la aprobacin de los productos a entregar de la
fase anterior, cuando los riesgos percibidos se consideran aceptables. Esta prctica de superponer
las fases suele denominarse va rpida. Los ciclos de vida del proyecto definen en general:
El trabajo tcnico que se realizar en cada fase (por ejemplo, el trabajo del analista de
sistemas es parte de la fase de la fase de definicin o parte de la fase de ejecucin?)
Los participantes en cada fase (por ejemplo, la ingeniera concurrente requiere que quienes
implementan participen en los requisitos y el diseo).
Las descripciones de los ciclos de vida de los proyectos pueden ser muy generales o muy
detalladas. Las descripciones sumamente detalladas pueden incluir numerosos formularios, grficos
y listas de verificacin para proporcionar estructura y uniformidad. Tales enfoques detallados a
menudo se denominan metodologas para la gestin de proyectos. La mayora de las descripciones
de los ciclos de vida de los proyectos comparten varias caractersticas comunes:
Los niveles de costos y personal son bajos al comienzo, ms altos hacia el final, y caen
rpidamente a medida que el proyecto se acerca a su conclusin.
La capacidad de los participantes para influir en las caractersticas finales del producto del
proyecto y el costo final del proyecto es ms alta al comienzo y decae progresivamente con
la continuacin del proyecto. Un contribuyente importante de este fenmeno es que el costo
de los cambios y la correccin de errores tiende a aumentar a medida que avanza el
proyecto.
La naturaleza misma de la definicin y las caractersticas de los proyectos indican de alguna manera
la razn por la que los proyectos son a veces difciles y complicados de administrar. Se crearon
varios mtodos para la gestin de proyectos, incluso mtodos formales como PRINCE, cuyo uso se
est incrementando con el fin de ayudar a las personas que debieran administrar proyectos, como
parte de su trabajo. Estos mtodos se basan en un conjunto comn de principios para la gestin de
proyectos que, al observarlos, aumentarn la probabilidad de un resultado satisfactorio.
Los proyectos exitosos son aquellos en los que se ponen en vigencia y administran efectivamente las
siguientes reas o actividades bsicas:
La gestin exitosa de proyectos es ayudada por un enfoque lgico, por etapas, el cual da respuesta
a cada una de las reas antes mencionadas. Todas las metodologas para gestin de proyectos
identifican un conjunto estndar de procesos comunes a todos los tipos de proyectos y ofrecen
orientacin y respaldo durante la ejecucin de estos procesos.
Finalizar algunos de los procesos que se mencionan a continuacin (figura 4) puede parecer algo
pesado y burocrtico, pero se han diseado como un medio para asegurar que el grado adecuado de
detalle es aplicado en los elementos claves del proyecto. La falta de atencin a los detalles en los
proyectos puede conducir a la superacin de los plazos previstos y altos sobrecostos o serio
incumplimiento en lo que respecta a la calidad de los productos del proyecto que se entreguen. El
efecto perjudicial en la organizacin y los pacientes/clientes de los sobrecostos y los malos
resultados de calidad pueden exceder por mucho el tiempo ahorrado al tomar atajos en la realizacin
de los proyectos.
P
l
a
n
i
f
i
c
a
c
i
La
planificacin
de los
procesos
funciona a lo
largo de todo
el proyecto.
Especificacin
Diseo
Desarrollo
Puesta a prueba
Capacitacin de usuarios
Implementacin
Evaluacin posterior a la implementacin
A pesar de que el mtodo PRINCE incluye producir planes de alto nivel para todo el proyecto, el
trabajo real emprendido se aprueba solo por una etapa a la vez. As los proyectos en curso que ya
no cumplen los objetivos originales o tienen importantes dficit pueden cancelarse, si fuese
necesario, antes de desperdiciar ms dinero o esfuerzos. La organizacin de un proyecto tambin
permite que se aplique un mayor foco a las tareas en la etapa actual y evita perder el foco en gran
medida en etapas posteriores. Los planes para las etapas se producen antes del comienzo de la
primera etapa y cada una de las posteriores. Estos planes contienen detalles de las tareas a
emprender, los recursos requeridos y los estndares de calidad a observar durante la etapa. El
control de una etapa incluye garantizar que todo el trabajo (o paquetes de trabajo) de una etapa se
autorice adecuadamente y se finalice exitosamente.
Productos provisionales: son las cosas que tienen que producirse en todo el proyecto para
alcanzar el producto final. En el ejemplo anterior, un ndice maestro de pacientes
completamente elaborado e implementado se considerara como un producto provisional
porque es solo un componente del producto final.
Paquetes de trabajo que debiera finalizar el contratista, por ejemplo, el desarrollo de algn
software para informes a emplear para vigilar la cantidad de pacientes tratados y
La especificacin del paquete de trabajo debiera incluir los estndares de calidad que
debiera satisfacer el proveedor o contratista.
El contratista debe cumplir esta especificacin para que el gerente del proyecto pueda aceptar el
paquete de trabajo como completo. As la organizacin cliente est en condiciones de mantener el
control de la produccin y la entrega de los productos del proyecto.
Planificacin
Es un proceso comn utilizado por todos los otros procesos que incluyen la produccin de planes. La
planificacin es esencial dado que contribuye a:
Planificacin de etapas: Es necesario preparar planes para cada etapa. Estos se producen
hacia el final de la etapa anterior. Los planes se consideran en las reuniones de evaluacin
de las etapas finales. Esto permite la evaluacin de la etapa anterior del proyecto y la
consideracin de los planes para la etapa nueva.
Organizacin
Planificacin
Controles
Etapas
Gestin de riesgos
Calidad en un entorno de proyecto
Gestin de configuraciones
Control de cambios
Garanta del
proyecto
Proveedor
con
experiencia
Gerente de proyectos
Lder de equipo
Respaldo al
proyecto
Lder de equipo
Comit del proyecto: Aporta informacin importante para la gestin del proyecto. Este comit
tiene la responsabilidad general del xito o el fracaso del proyecto. Los miembros del comit
debieran tener la suficiente antigedad para garantizar los recursos necesarios por el
gerente del proyecto para su gestin.
Administrador del proyecto: su autoridad es otorgada, con ciertas reservas, por el comit del
proyecto para administrar el proyecto cotidianamente.
Lder de equipo: No se trata de una funcin obligatoria. Puede haber uno o varios lderes de
equipo participantes en un proyecto. El gerente del proyecto delega la responsabilidad a los
lderes de equipo para elaborar los productos del proyecto. Los lderes de equipo pueden ser
contratistas empleados indirectamente por la organizacin cliente. El administrador del
proyecto asigna paquetes de trabajo a los lderes de equipo.
Garanta del proyecto: Monitoreo independiente del progreso del proyecto en nombre de la
junta del proyecto. Un equipo de garanta del proyecto, generalmente de tres miembros,
garantiza el monitoreo ininterrumpido del usuario empresarial y los aspectos tcnicos del
proyecto.
Apoyo del proyecto: Se trata tambin de un conjunto opcional de funciones. Si se cuenta con
una oficina de respaldo a los proyectos, sta lleva adelante las actividades administrativas
necesarias para mantener el ritmo del proyecto. Estas actividades incluirn tpicamente la
organizacin de reuniones, la actualizacin de los planes del proyecto en el software de
planificacin y la presentacin de los documentos pertinentes. En el caso de proyectos ms
Anlisis de riesgos: En la fase del anlisis de riesgos tienen lugar los siguiente procesos:
identificacin de riesgos cuando se compila una lista de los riesgos posibles; estimacin de
riesgos cuando se realiza una evaluacin de la probabilidad de cada riesgo para cada
proyecto, y evaluacin de riesgos, se realiza una evaluacin del nivel aceptable de cada
riesgo y se identifican acciones alternativas para evitar riesgos inadmisibles.
Gestin de riesgos: En la fase de gestin de riesgos tienen lugar los siguientes procesos:
La variedad de medidas que pueden adoptarse para contribuir a la administracin de los riesgos
incluyen:
Un sistema de calidad, que abarca la organizacin, los procedimientos y los procesos para
asegurar que se tiene en cuenta la garanta de calidad durante los proyectos.
qu tendra que cambiar para dar cabida a este informe sobre temas del proyecto?
qu esfuerzo se necesita para ejecutar el cambio?
qu repercusin tendr el cambio en los riesgos del proyecto?
habr una repercusin sobre el caso empresarial del proyecto?