DETECCIN DE NECESIDADES DE CAPACITACIN

Cuando se realiza un estudio de Deteccin de Necesidades de

Capacitacin (DNC), en muchas de las ocasiones los resultados de estos
estudios quedan en apuntes o notas que jams se registran en los
archivos correspondientes.
La DNC es un excelente apoyo para estructurar planes de trabajo para el
fortalecimiento de conocimientos, habilidades o actitudes en los
participantes de una organizacin.
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2.1 CONCEPTO.
Es el proceso orientado a la estructuracin y desarrollo, de planes y
programas para el establecimiento y fortalecimientos de conocimientos,
habilidades o actitudes en los participantes de una organizacin, con la
finalidad de contribuir en el logro de los objetivos corporativos y
personales.
El Diagnstico de Necesidades de Capacitacin (DNC) es el proceso que
orienta la estructuracin y desarrollo de planes yprogramas para el
establecimiento y fortalecimientos de conocimientos, habilidades o
actitudes en los participantes de una organizacin, a fin de contribuir en
el logro de los objetivos de la misma. Un reporte de DNC debe expresar
en qu, a quin (es), cunto y cundo capacitar.
Es el estudio especfico que se realiza en cada puesto, para establecer la
diferencia entre los niveles de desempeo que se deben lograr y el desempeo
real individual del personal; siempre y cuando tal discrepancia sea referente a
conocimientos, habilidades, destrezas y actitudes. volver

2.2 OBJETIVO.
La necesidad de capacitacin surge cuando hay diferencia entre lo que una
persona debera saber para desempear una tarea, y lo que sabe realmente.
Estas diferencias suelen ser descubiertas al hacer evaluaciones de desempeo, o
descripciones de perfil de puesto.
Objetivos de capacitacin.

Una buena evaluacin de las necesidades de capacitacin conduce a la

determinacin de objetivos de capacitacin y desarrollo. Estos objetivos deben
estipular claramente los logros que se deseen y los medios de que se dispondr.
Deben utilizarse para comparar contra ellos el desempeo individual. Si los
objetivos no se logran, el departamento de personal adquiere retroalimentacin
sobre el programa y los participantes.
Los principales objetivos de la capacitacin son:
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1- Preparar al personal para la ejecucin de las diversas tareas particulares de la
organizacin.
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2- Proporcionar oportunidades para el continuo desarrollo personal, no slo en sus
cargos actuales sino tambin para otras funciones para las cuales las personas
pueden ser consideradas y apoyadas de la misma forma y sin problemas
adicionales.
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3- Cambiar la actitud de las personas, con varias finalidades, entre las cuales
estn crear un clima ms satisfactorio entre los empleados, aumentar su
motivacin y hacerlos ms receptivos a las tcnicas de supervisin y gerencia.

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El diagnostico de las necesidades de entrenamiento pretende alcanzar los objetivos
especficos siguientes:
Determinar las situaciones problemticas de una empresa, clasificar los sntomas que
se presenten e investigar las causas que los originaron.
Reunir la informacin necesaria para precisar la situacin idnea en que la institucin
debe funcionar (determinar lo que debera hacerse en la empresa).
Determinar el potencial de recursos humanos.
Determinar la situacin en la que la empresa y sus colaboradores realmente cumplen
sus funciones (determinar lo que en realidad se hace).
Realizar un anlisis comparativo entre lo que, debera hacerse o suceder y lo que en
realidad se hace o sucede, precisando las diferencias.

Determinar si las necesidades de los recursos humanos pueden satisfacerse con

actividades de entrenamiento.
Definir y describir quines necesitan entrenamiento, en qu reas y cundo.
Establecer los planes y programas para efectuar las actividades, de acuerdo con las
prioridades asignadas.
Objetivos especficos de la deteccin de necesidades de capacitacin segn el
marco de las competencias son:
1.-Determinar las situaciones problemticas de una empres, clasificar los sntomas
que se presenten e investigar las causas que los originaron.
2.-Reunir la informacin necesaria para precisar la situacin idnea en que la
institucin debe funcionar (determinar lo que debera hacerse en la empresa)
3.- Determinar el potencial de recursos humanos
4.- Determinar la situacin en que la empresa y sus colaboradores realmente cumplen
sus funciones
5.- Realizar un anlisis comparativo entre lo que, debera hacerse o suceder y los que
en realidad se hace o sucede, precisando las diferencias.
6.- Determinar si las necesidades de los recursos humanos pueden satisfacerse con
actividades de capacitacin.
7.-Definir y describir quienes necesitan capacitacin, en qu reas y cundo.
8.-Establecer los planes y programas para efectuar las actividades, de acuerdo con
las prioridades asignadas.
Los objetivos de la deteccin de necesidades de capacitacin de una empresa se
centran en las carencias o deficiencias que existen en los trabajadores, los
problemas que afectan su funcionamiento eficiente y la propuesta de solucin a
las necesidades detectadas, lo que nos lleva a concluir que la deteccin de
necesidades es el momento clave antes de la capacitacin.

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2.3 METODOLOGA.
Al desarrollar la estrategia general y los planes detallados de cada sesin
de la capacitacin, con base en los objetivos determinados, es esencial
que se elija una estructura y una metodologa que tenga la mayor

efectividad para el ambiente en que se realice, tomando en consideracin

factores tales como:

El entorno cultural;
Los recursos disponibles para la capacitacin;
El tiempo disponible;
Los recursos econmicos;
La eficiencia con respecto al costo.

Conferencia. Es una exposicin sobre un tema en particular en la que el

conferenciante habla y el auditorio escucha.
Conferencia con participacin. Es una exposicin en la que el
conferenciante expone unilateralmente, pero se permite que el auditorio
participe con preguntas durante la conferencia o al final de la misma.
Clase formal. Es una exposicin a un grupo generalmente reducido en el
que se dan intercambio de ideas, preguntas, discusiones. Normalmente,
la clase formal dura varias sesiones.
Capacitacin en el trabajo. Se asigna a una persona con experiencia
para que ayude al aprendiz a conocer el sistema o forma de realizar el
trabajo,

utilizar

ciertas

herramientas

maquinaria,

otros

procedimientos. No se saca a la persona de su ambiente de trabajo y se

le pide que observe cmo se realizan las labores y que las copie.
Dramatizacin. Se pide a los participantes que simulen situaciones reales
o ficticias para practicar las habilidades o destrezas que se pretenden
lograr. Por ejemplo, se puede simular que se est atendiendo a un cliente
molesto por el servicio.
Mtodo de aprender haciendo. Consta de tres pasos y es uno de los ms
efectivos. El primer paso consiste en dar la informacin al aprendiz de
cmo se realiza el trabajo. En el segundo paso, el instructor demuestra
en la prctica cmo se debe realizar el trabajo y el aprendiz observa. Y
por ltimo, el aprendiz realiza el trabajo l mismo y el instructor lo corrige
y retroalimenta.

Rotacin de puestos. Consiste en rotar al personal dentro de la empresa

de un puesto a otro durante un tiempo, a fin de que conozca las
diferentes funciones dentro de la organizacin. Antes de asumir un nuevo
puesto se le instruye sobre sus funciones.
Estudio de casos. Se entrega a los participantes una descripcin escrita
de una situacin real o ficticia para que la estudien y discutan entre ellos
con el fin de diagnosticar el problema y plantear alternativas de solucin.
Mtodos audiovisuales. Consiste en la utilizacin de pelculas, videos,
diapositivas, etc., para sustituir temporalmente al instructor. Las personas
escuchan y/o ven el material que ha sido grabado previamente.
Economizan tiempo y recursos.
Para seleccionar el mtodo ms adecuado de impartir los contenidos del
programa se deben tomar en cuenta los siguientes factores:
Tema.
Objetivos.
Nmero de participantes.
Nivel de conocimientos e integracin del grupo.
Recursos materiales.
Tiempo disponible.
Presupuesto.
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Auxiliares didcticos

Los auxiliares didcticos son materiales que ayudan a los participantes a

comprender mejor las ideas y, en este sentido, son apoyos al mtodo o
tcnica que se seleccion para impartir los contenidos del programa.
El lugar (en dnde?)

Otro de los factores que debes determinar al disear un programa de

capacitacin es el lugar en el que se va a impartir el curso. Cuida que
tenga las caractersticas adecuadas para el tipo de instruccin que se va
a impartir, adems de cuidar estos aspectos:

La ventilacin, ya que el rendimiento de las personas disminuye si el aire

est viciado.
La iluminacin.
La limpieza, que da una impresin agradable y favorece una actitud
positiva en los participantes.
La funcionalidad, para que los participantes puedan llevar a cabo sus
actividades y utilizar el material y equipo de manera ptima.
Ubicacin.
Costo.
Dimensin.
Conexiones elctricas suficientes, etctera.
Fechas y horarios (cundo?)

En este momento se determinan la fecha, horario y duracin del curso. El

horario deber especificar las horas en que se va a impartir el curso, la
duracin de cada sesin y la duracin del curso.
La fecha y horario depender de tres factores:
Disponibilidad del instructor.
Disponibilidad del lugar.
Disponibilidad de los asistentes.
Es muy importante no programar los cursos de capacitacin cuando la
carga de trabajo es muy alta o cuando el grupo est desempeando un
trabajo especial que le pueda impedir asistir. Lo mismo con respecto al
horario. En cuanto a la duracin del curso, es necesario considerar
adems los contenidos por cubrir y el nivel de profundidad deseado.
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Determinacin de los destinatarios (a quin?)

En este paso, se trata de escoger el grupo de personas que recibirn la

capacitacin. Como en el segundo paso clasificaste y jerarquizaste las
necesidades de capacitacin que tiene una persona, un grupo, un nivel,

un puesto, etc., en este momento debes decidir quines tomarn el

programa.
Es importante amortizar el costo de un programa de capacitacin
impartindolo a tantas personas como sea posible siempre y cuando el
curso cubra sus necesidades de entrenamiento. Sin embargo, hay que
cuidarse de cometer el error ms comn en este paso que es capacitar a
todo el mundo, independientemente de si lo necesitan o no. Esto hace
muy costosos los programas de capacitacin, adems de que los
participantes se pueden desmoralizar porque el curso no satisfizo sus
necesidades reales.
Determinacin del instructor (quin?)

El xito de un curso de capacitacin depende en gran medida del buen

papel que desempee el instructor, de su experiencia, conocimientos y
habilidades para conducir el aprendizaje del grupo.
Un buen instructor debe poseer ciertas caractersticas como son:
Ser puntual.
Capacidad para comunicarse con claridad.
Conocer el tema y los objetivos a alcanzar. Estar al da en su
especialidad.
Conocer y utilizar diferentes mtodos didcticos.
Planear con anticipacin las actividades que llevar a cabo para impartir
el curso.
Capacidad para motivar al grupo y mantener su inters durante el curso.
Los instructores pueden ser internos cuando la empresa cuenta con
personas que conozcan lo suficiente el tema del curso, o bien, se pueden
contratar consultores externos.
Presupuesto (cunto?)

Finalmente, para elaborar el presupuesto debes tomar en cuenta los

gastos en que incurrirs como son:

El salario del instructor.

La renta del local, en su caso.
La renta o compra de auxiliares didcticos.
El servicio de cafetera.
Los materiales para los participantes, etctera.
Etapa de diagnstico
Esta etapa es quizs la ms importante de todas, ya que sirve de
basamento para las posteriores, de su precisin dependern en gran
medida los resultados finales.
Debemos partir de los elementos que nos dan tres niveles de anlisis
que son:
Anlisis de la Organizacin.
Anlisis de los Recursos Humanos.
Anlisis de los puestos de trabajo o cargos.
Partiendo de los niveles de anlisis, para determinar las necesidades de
capacitacin podemos utilizar los medios siguientes:
Anlisis organizacional. Es el que se realiza en toda la organizacin para
en dependencia de los resultados alcanzados determinar en que rea
sus miembros necesitan capacitacin.
Anlisis de los requisitos de los puestos de trabajo. Se analizan las
habilidades y/o conocimientos en la descripcin del puesto que no sean
dominadas por el empleado y sobre las cuales debe basarse la
capacitacin.
Evaluacin del desempeo. Mediante la misma se pueden descubrir las
dificultades en el cumplimiento de los objetivos y tareas de trabajo por

parte

de

los

empleados.

Anlisis de las personas. Debemos solicitar a los empleados las

dificultades que confrontan en su trabajo, as como que capacitacin
necesitaran para solucionar stas.

CONCLUSIN
Cuando hablamos de Deteccin de Necesidades de Capacitacin nos
referimos bsicamente observar o bien indagar acerca de lo que nos
hace falta en nuestra empresa o lo que tenemos y ocupamos
errneamente o simplemente no lo hacemos por miedo de no saber
cmo se utiliza.
Al momento de tener delimitado nuestro Diagnstico de Necesidades de
Capacitacin es importante delimitar nuestro objetivo que ser lo que
pretendemos hacer en cuanto a la necesidad de nuestra empresa.
Ejemplo: En una fbrica llega maquinaria nueva y est ah durante
mucho tiempo, aunque se requiera y se indispensable su uso no la tocan
los trabajadores ya que no la saben utilizar y por miedo a descomponerla
no se atreven a ni siquiera tocarla. Es ah donde entra la DNC ver el
porqu, y como haramos o bien disearamos un taller de capacitacin
para el buen manejo de la mquina, estableciendo que lo que se quiere
lograr es la utilizacin correcta basndonos en diferentes mtodos.

3. selecciona los medios para cubrir las necesidades de capacitacin de

la organizacin.

Las necesidades de capacitacin es un diagnstico que debe basarse en

informacin pertinente, gran parte de la cual debe ser agrupada de modo
sistemtico, en tanto que otra reposa disponible en manos de ciertos

administradores de lnea. Las necesidades de capacitacin es una

responsabilidad de lnea y una funcin de staff: corresponde al
administrador de lnea la responsabilidad de detectar los problemas
provocados por la carencia de capacitacin. A l le compete todas las
decisiones referentes a la capacitacin, bien sea que utilice o no los
servicios de asesora prestados por especialistas en capacitacin.
La deteccin de necesidades consiste en encontrar las diferencias que
existen entre lo que se debera hacer en un puesto y lo que realmente se
hace, as como las causas de
estas diferencias. Es decir, es una investigacin que se orienta a conocer
las carencias que manifiesta un trabajador y que le impiden desempear
adecuadamente las funciones de su puesto.
Algunas preguntas que pueden plantearse son:
Qu conocimientos, habilidades y actitudes requiere el puesto?
Qu se debe lograr? Objetivos y metas.
Qu se debe hacer? Actividades y funciones.
Qu conocimientos, habilidades y actitudes requiere la persona que
ocupa el puesto?
Qu est logrando? Resultados.
Qu est haciendo? Nivel de desempeo.
Ahora bien, la deteccin de necesidades de capacitacin puede hacerse
a nivel de una persona, de un puesto, de un grupo o de toda la empresa.
Es muy importante establecer las necesidades de capacitacin en
trminos de productividad y de una manera clara, objetiva y medible. Por
ejemplo, se puede establecerlas en aspectos como reducir el nmero de
errores (calidad), incrementar el nmero de unidades procesadas
(cantidad), producir las cosas a tiempo (tiempo), reducir los costos de un
producto o servicio (costo), etctera. Algunas veces es difcil establecer
las necesidades de una manera medible, como cuando se habla de
comunicacin o de liderazgo.
Para llevar a cabo la deteccin de dichas necesidades podemos aplicar
diversas tcnicas e instrumentos. A continuacin, encontrars una breve
explicacin de las ms usuales.

Los principales medios utilizados para efectuar las necesidades de

capacitacin:
Evaluacin del desempeo: Mediante sta, no slo es posible descubrir
a los empleados que vienen ejecutando sus tareas por debajo de un nivel
satisfactorio, sino averiguar tambin qu sectores de la empresa
reclaman una atencin inmediata de los responsables de la capacitacin.
Observacin: Verificar dnde hay evidencia de trabajo ineficiente, como
dao de equipo, atraso en el cronograma, prdida excesiva de materia
prima, nmero elevado de problemas disciplinario, alto ndice de
ausentismo,
rotacin
elevada,etc.
Cuestionarios: Investigaciones mediante cuestionarios y listas de
verificacin (check list) que evidencien las necesidades de capacitacin.
Solicitudes de supervisores y gerentes: Cuando la necesidad de
capacitacin apunta a un nivel ms alto, los propios gerentes y
supervisores son propensos a solicitar la capacitacin para su personal.
Entrevistas con supervisores y gerentes: Contactos directos con
supervisores y gerentes respecto de problemas solucionables mediante
capacitacin, que se descubren en las entrevistas con los responsables
de los diversos sectores.
Reuniones nter departamental: Discusiones acerca de asuntos
concernientes a objetivos organizacionales, problemas operativos, planes
para determinados objetivos y otros asuntos administrativos que estn
presentes
en
el
proceso.
Examen de empleados: Resultados de los exmenes de seleccin de
empleados que ejecutan determinadas funciones o tareas.
Modificacin del trabajo: Cuando se introduzcan modificaciones
parciales o totales en las rutinas de trabajo, es necesario capacitar
previamente a los empleados en los nuevos mtodos y procesos de
trabajo.
Entrevistas de salida: Cuando el empleado va a retirarse de la
empresa, es el momento ms apropiado para conocer su opinin sincera
acerca de la empresa y las razones que motivaron su salida. Es posible

que salgan a relucir deficiencias de la organizacin, susceptibles de

correccin.
Lo expuesto pone de manifiesto la necesidad de una alta flexibilidad
organizacional y una elevada preparacin del personal, tanto en el plano
profesional como en el dominio.
de aspectos organizativos y metodolgicos que rigen en la empresa con
lo cual se consolida la presencia de la entidad en el mercado a partir de
la claridad, rapidez y grado de certeza de las respuestas que brindan a
los clientes ante preguntas sobre productos o servicios, formas de pago y
destinos poco usuales.

1.2 TIPOS Y CARACTERSTICAS

TIPOS
Capacitacin para el trabajo: Va dirigida al trabajador que va a
desempear una nueva actividad, ya sea por ser de reciente
ingreso o por haber sido promovido o reubicado dentro de la
misma empresa. Se divide a su vez en:

Capacitacin de preingreso. Se hace con fines de seleccin y busca

brindar al nuevo personal los conocimientos, habilidades o destrezas que
necesita para el desempeo de su puesto.
Induccin. Es una serie de actividades que ayudan a integrar al
candidato a su puesto, a su grupo, a su jefe y a la empresa, en general.
Capacitacin promocional. Busca otorgar al trabajador la oportunidad
de alcanzar puestos de mayor nivel jerrquico.
Capacitacin en el trabajo: Es una serie de acciones encaminadas
a desarrollar actividades y mejorar actitudes en los trabajadores.
Se busca lograr la realizacin individual, al mismo tiempo que los
objetivos de la empresa.
Desarrollo:Busca el crecimiento integral de
expansin total de sus aptitudes y habilidades,
visin de largo plazo. El desarrollo incluye la
busca principalmente la formacin integral
expresin total de su persona.

la persona y la
todo esto con una
capacitacin, pero
del individuo, la

Para que los objetivos de una empresa se logren plenamente, es

necesaria la funcin de capacitacin que permite que el personal
desempee correctamente sus funciones, adems de prever

necesidades futuras respecto a la preparacin y habilidad de los

empleados.
La capacitacin es el acto intencional de proporcionar los
medios para posibilitar el aprendizaje.
El aprendizaje es un cambio del comportamiento, basado en la
experiencia. El aprendizaje es un factor fundamental del comportamiento
humano ya que afecta poderosamente no solo la manera como las
personas piensan, sienten y hacen, sino tambin sus creencias, valores y
objetivos.
CARACTERSTICAS
Otro enfoque de la capacitacin por competencias es un enfoque mas
personalizado y en avance modular, con lo que permite al individuo
acoplar mejor sus atributos y las capacidades personales con las
necesidades de formacin. Tambin las pruebas son ms estimulantes
porque el estndar que se tiene para alcanzar no es un secreto sino que
lo sabe la persona de antemano, dirigiendo sus esfuerzos de
aprendizaje.
Las principales caractersticas de un programa de capacitacin por
competencias son:
1. Los criterios de evaluacin son derivados del anlisis de
competencias, sus condiciones explcitamente especificadas y de
conocimiento pblico.
2. La instruccin se dirige al desarrollo de cada competencia y a una
evaluacin individual por cada competencia.
3. La evaluacin toma en cuenta el conocimiento, las actitudes y el
desempeo de la competencia como principal fuente de evidencia.
4. El progreso de los alumnos en el programa es a un ritmo que ellos
determinan y segn las competencias demostradas.
5. La instruccin es individualizada al mximo posible.
6. Las experiencias de aprendizaje son guiadas por una frecuente
retroalimentacin.
7. El nfasis es puesto en el logro de resultados concretos.
8. El ritmo de avance de la instruccin es individual y no de tiempo.
9. La instruccin se hace con material didctico que refleja
situaciones de trabajo reales y experiencias en el trabajo.

10.
Los materiales didcticos de estudio son modulares, incluye
una variedad de medios de comunicacin, son flexibles en cuanto a
materias obligadas y las opcionales.
11.
El programa en su totalidad es cuidadosamente planeado, y
la evaluacin sistemtica es aplicada para mejorar continuamente
el programa.
12.

Evitar la instruccin frecuente en grupos grandes.

13.
La enseanza debe ser menos dirigida a exponer temas y
ms al proceso de aprendizaje de los individuos.
14.
Hechos, conceptos, principios y otro tipo de conocimiento
deben ser parte integral de las tareas y funciones.
15.
Participacin de los trabajadores-sindicato en la estrategia de
capacitacin desde la identificacin de las competencias.

Administra la logstica de capacitacin utilizando las

tecnologas de comunicacin.