Hola compaeros le comparto un poco de lo que se trabaja con los alumnos de esta asignatura y al final ellos

terminan conociendo todos y cada uno de estos trminos y lo expresan o exponen de diferentes formas.
IMPORTANCIA Y METODOS PARA EL MANEJO DE DOCUMENTOS

La comunicacin escrita aporta seriedad y formalidad en toda transaccin comercial. Puede ser interna o externa. En toda
empresa, sea grande o pequea, se crean, reciben, procesan, transmiten y registran documentos que facilitan el trabajo.
CONSTANCIA

MEDIO DE PRUEBA LEGAL

PERMANENCIA

Todo escritorio tiene como

permanencia la de ser
permanente. La permanencia
conlleva duracin. El
complejo mundo de los
negocios reposa, aparte de la
rapidez vertiginosa de sus
transacciones, en la
permanencia y duracin que
otorga la existencia de un
documento escrito.
MEDIO DE FACILITACION
DEL INTERCAMBIO
COMERCIAL

Son fundamentales para que el

empresario de hoy y el ejecutivo
moderno puedan tomar decisiones
importantes en el momento preciso.
Sin el manejo adecuado de los
documentos, los cuales se encuentran
dentro de una gaveta de archivo
(fsicamente) y en la memoria (disco
duro) de una computadora, cualquier
negocio dejara de funcionar con
efectividad.

CICLO DE VIDA DE UN
DOCUMENTO COMERCIAL

No solo se preocupa por saber como

se adaptan los documentos que se
generan en su empresa a los sistemas
comerciales establecidos; el sabe
tambin cual ciclo de vida de cada
documento que emplea en su empresa
y sabe que medidas o disposiciones
deben tomarse para que con el tiempo
estos documentos sean transferidos o
eliminados.

La permanencia implica la
constancia en los acuerdos y en
los compromisos. La
comunicacin escrita es la
nica forma e garantizar
eficazmente que lo que un da
se pacto sigue en pie; un
pedido, precio de un producto,
condiciones de pago, forma y
plazo envi.

Que una comunicacin escrita tenga

el valor de constancia, le otorga una
nueva propiedad: ser medio de
prueba legal en caso de litigio.

PROCESO
ADMINISTRATIVO DE LA
OFICINA

Todo documento comercial (carta, contrato,

factura, orden de compra o requisicin)
existe como parte de la operacin
administrativa de un negocio.
Forma parte de las operaciones del
departamento de personal, una tarjeta para
marcar la entrada y salida de un empleado es
parte de la operacin del rea de pagos,

CREACION O RECIBO

El numero de documentos que se

utilizan diariamente dentro de una
institucin, organizacin o empresa es
impresionante.

MANEJO DE
DOCUMENTOS
DE ARCHIVO

Significa el almacenamiento,
la recuperacin y la
proteccin de papeles
comerciales, es decir, lo que
conocemos bsicamente
como el archivo (que
significa custodiar, guardar).

ARCHIVO Y PROTECCION

Los documentos comerciales se deben

tomar las medidas necesarias para
gurdalos y protegerlos durante el
tiempo de su vida til. Cualquier
documento que se retenga debe ser
guardado adecuadamente para poder
localizarlo con rapidez cuando necesite.

TRANSFERENCIA

UTILIZACION

Los documentos se guardan por

un motivo principal: para
consulta, solo aquellos que se van
a necesitar para referencia futura
justifican el tiempo empleado
para guardarlos.

Los archivadores de
documentacin transferida de
cartn y se colocan en
anaqueles de ubicados en sitios
menos accesibles como, por
ejemplo, stanos de depsitos
especiales.

IMPORTANCIA DEL PROCESO DE

ARCHIVAR

Los archivos provienen de dos fuentes:

1. Aquellos que se originan fuera de la empresa
(documentos externos), y que generalmente son
recibidos en original.
2. Los que se originan dentro de la empresa
(documentos internos), los cuales sern copias al
carbn, o fotocopias de originales o fax.

EL ORDEN Y EL ORDENADOR

O rdenar documentos
R otular expedientes
D esechar papeles obsoletos
E encontrar lo que buscamos
N unca reproches se recibirn!
Es importante elaborar un instructivo
que todo el personal de esa oficina
conocer para lograr el propsito que
siempre se tiene: localizar con rapidez
un documento.

ELIMINACION

En el ciclo de manejo de
documentos es su eliminacin, e
evidente que todos los
documentos que dejan de ser
tiles deben destruirse, de
acuerdo con la administracin de
cada empresa, segn el giro al que
pertenezca y regidos por las
normas determinadas por la ley.

EL ARCHIVERO O ARCHIVISTA

Es una actividad de tiempo completo. A

medida que crece la empresa sus funciones
de archivo se vuelven mas complicadas y
exigentes .

INSTRUCTIVO

Describir, Explicar, Realizar, Definir,

Elegir, Archivar, Utilizar; Depurar, Hacer
una gua, Reflexionar.

EQUIPO Y MATERIALES

Para lograr la efectividad que se espera de cualquier sistema de archivo, es indispensable conocer el equipo y familiarizarse con el
material especifico que se utiliza (archivadores, gavetas, guas, carpetas, expedientes).

ARCHIVADORES DE
CORRESPONDENCIA

La mayor parte de los

archivadores son de metal,
especialmente de acero. Los
deslizadores tambin se
mueven sobre cojines o rodillos
de nylon, de tal manera que se
puedan abrir y cerrar fcilmente
con una mano.

CAPACIDAD DE LAS
GAVETAS

La capacidad mxima es de 5000

documentos, las guas y las carpetas
necesarias. Sin embargo, para que
su funcionamiento sea mas eficiente
es preferible no colocar mas de
4000 documentos en cada gaveta,
porque se quedan demasiado
apretados es difcil asir los
expedientes y extraerlos.

GABINETES ESPECIALES PARA

ARCHIVO

Este mtodo es mas fcil para localizar

los documentos al solo teclear el numero
clave del expediente.

CARPETAS PARA ARCHIVO

Estas tienen un mnimo de espesor y

una superficie lisa para las gavetas de
correspondencia activa. Para los
documentos voluminosos o pesados,
se debern utilizar carpetas de fibra o
de cartn con expansin de tela en el
fondo.

GUIAS

Son la clave para que en una

gaveta los documentos se
puedan organizar en forma
correcta porque sirven para dos
fines:
Las guas son un poco mas
grandes que las carpeta y se
describen por el ancho de la
pestaa.
1. Dividen la gaveta en
secciones, sirven como postes
de seales,
2. Sostienen los documentos.

PREPARACION DE
TITULOS PARA
EXPEDIENTES

Las cintas de papel

engomado para los titulos
de los expedientes,
conocidas como
membretes, se consiguen
en tiras perforadas, tiras
adhesivas o en rollos
continuos.

TITULOS PARA LAS

GAVETAS DE UN
ARCHIVADOR

Cada gaveta debe estar

adecuadamente rotulada.
El titulo del membrete indica las
limitaciones alfabticas de los
documentos guardados all.
1. Titulo simple. Solo la letra D.
2. Titulo doble. Las letras D-F
indican el inicio y terminacin.

TITULOS O
ENCABEZAMIENTOS
DE LAS GUIAS

Se les llaman as porque sirven

para identificar los documentos
archivados detrs de las guas.

ENCABEZAMIENTOS
COMPATIBLES

Es mas facil que los documentos dentro de la

computadora y de la gavetas guarden el
mismo orden entre si. Por ello, es
indispensable crear un sistema de archivo
compatible entre ambos sistemas.

TARJETEROS Y
FUNCION DE LAS
TARJETAS

Para el funcionamiento de un negocio las

tarjetas de registro son creadas, almacenadas
y utilizadas de acuerdo con los principios del
buen manejo de documentos.

CEDULAS DE
CATALOGACION

Los catalogos son los medios de

localizacion de los expedientes en esta
clase de sistemas; es la enumeracin
de nombres de personas fisicas y
morales, la descripcin breve de los
asuntos contenidos en los expedientes.

TIPOS DE
TARJETEROS

Los tajeteros se clasifican en

verticales y visibles. En los
primeros, las tarjetas se sostienen
verticalmente en las gavetas,
como la correspondencia; en los
segundos la informacin que
queda cerca de los bordes de las
tarjetas se pueden leer sin
moverlas.

MECANOGRAFO DE TARJETAS

TARJETEROS VERTICALES
TARJETEROS VISIBLES

Estn organizadas en gavetas o en

archivadores abiertos con pestaas guas
para agilizar la bsqueda.

En este tipo de tarjeteros no se

utilizan guas, debido a que
cada tarjeta acta como su
propia gua.

Se debe utilizar un formato estndar

para simplificar el trabajo de archivo.
Para mecanografa los nombres se
debe recordar:
En los nombres de personas debe
hacerse la transposicin correcta, es
decir, iniciar con el apellido paterno:
Ortiz Zepeda, Juan.

MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA Y CONFORMACION DE EXPEDIENTES

La correspondencia escrita es la piedra angular de las comunicaciones para los negocios.

DEFINICION DE
CORRESPONDENCIA

Correspondencia recibida: es
la que llega de empresas
externas.
Correspondencia enviada: es
aquella que se remite a
individuos o compaas
externas.
Correspondencia interna: es
la que incluye aquella
correspondencia entre
departamentos de la misma
empresa.

ORGANIZACIN DE LA
CORRESPONDENCIA

El tipo de sistema y los ttulos

utilizados dependern de la
informacin que requiere el
negocio.

CONFORMACION
DE EXPEDIENTES

Es importante que cuando estamos con

la correspondencia o con los
documentos conformados un
expediente, tomemos en consideracin
ciertos lineamientos generales, que
siempre sern de utilidad para que los
expediente luzcan pulcros y
ordenados.

RECEPCION DE LA
CORRESPONDENCIA

Las cartas dirigidas

expresantemente a los
ejecutivos se entregan sin abrir
y sus respectivas asistentes
ejecutivas o secretarias abren
este correo y leen, excepto
aquellos sobres marcados con
confidencial o personal.

PASOS EN EL
PROCEDIMIENTO

Inspeccin,
Clasificacin,
Codificacin,
Distribucin, Archivo.

REGLAS DE CLASIFICACION ALFABETICA

Es importante que los ttulos que se escriben como encabezamiento de los expedientes estn de acuerdo con las reglas de
clasificacin alfabtica.

REGLAS PARA CLASIFIAR

NOMBRES DE INDIVIDUOS

ALFABETIZAR
Y UNIDAD

Alfabetizar: es ordenar los

nombres de acuerdo con la
secuencia alfabtica de sus
letras.
Unidad: se denomina cada
palabra que forma pare de
un titulo; inicial,
abreviatura, letra separada.

Para ordenar alfabticamente los nombres

de personas, se colocan primero los
apellidos y luego los nombres de pila,
separndolos con una coma; a esto se le
llama transposicin.

REGLAS PARA CLASIFICAR

NOMBRES DE EMPRESAS,
INSTITUCIONES, COMPAIAS
O SOCIEDADES

Cuando en el titulo aparece una coma, el

nombre permanece igual.
Cuando el titulo es el nombre de un
individuo, se invierte el nombre y el resto
de la razn social.

NOMBRES DE ESCUELAS,
COLEGIOS Y
UNIVERSIDADES

Se archiva como aparece, siguiendo las

reglas establecidas para empresas
comerciales; se recomienda hacer tarjeta
de referencia si el nombre principal no
aparece al inicio.

REFERNCIAS PARA NOMBRES DE

INDIVIDUOS

Se recomienda la referencia para nombres

acompaados de ttulos religiosos, ttulos con
nombres de mujeres casadas o cuando el apellido
podra confundirse con un nombre de pila.

INSTITUCIONES
GUBERNAMENTALES

Debe estar actualizado con respecto a los

nuevos nombres de algunas secretarias de
estado y de dependencias importantes en la
organizacin nacional gubernamental.

NOMBRE ASUNTOS

Es necesario archivar los

documentos por el asunto
tratado en estos casos, se
recomienda establecer una
referencia bajo el nombre de la
empresa o individuo.

INSTITUCIONES BANCARIAS

Los nombres de los bancos se

archivan tal como aparecen, de
acuerdo con las reglas de empresas
comerciales, agregando el nombre del
lugar en el cual funcionan, pues la
mayor parte tienen sucursales en
diferentes ciudades,

SISTEMA ALFABETICO

La ordenacin alfabtica de los documentos y expedientes es la base del sistema alfabtico, que es el mas utilizado tanto en
oficinas grandes y pequeas como en el hogar.

ORGANIZACION

Todos los archivos de

correspondencia estn
organizados bsicamente en la
misma forma y tienen estos
elementos comunes:
Guas principales
Guas secundarias auxiliares
Gua especial auxiliar
Expedientes individuales
Expediente miscelneo

GUIAS PRINCIPALES

Son aquellas que dividen el archivo

en secciones importantes. Estas
guas se encuentran al comienzo de
las secciones. Si un archivo es
pequeo, podra estar dividido
solamente de acuerdo con el
abecedario.

GUIAS ESPECIALES
AUXILIARES

En muchos sistemas de archivo bien

organizados, las guas especiales se
utilizan despus de una gua
secundaria para subdividir esa
seccin y destacar nombres
importantes, segn el giro o por
empleo muy frecuente o ambas
cosas.

PROCEDIMIENTO PARA
ARCHIVAR

Preparacin, Localizacin de la gua,

Localizacin del expediente individual,
Localizacin del expediente miscelneo.

EXPEDIENTES
INDIVIDUALES

Por lo general no se preparan

expedientes individuales hasta que
no se reciben cinco documentos
referentes a un corresponsal o tema
en particular. Estos expedientes
estn ordenados alfabticamente
despus de cada gua.

GUIAS SECUNDARIAS
O AUXILIARES

Estas sirven para auxiliar a la gua

principal dentro de una gaveta de
archivo y facilitar la localizacin de
los documentos.

EXPEDIENTE MISCELANEO

La colocacin y manejo del expediente

miscelneo depender de dos opciones
con base las necesidades propias de la
oficina.

SISTEMA NUMERICO

Consiste en la ordenacin de documentos de acuerdo con nmero de cdigo, que pueden ser asignados por el empleado del
archivo o puede formar parte del mismo documento, como el nmero que aparece en un cheque o en una factura.

ORGANIZACION

Tiene tres partes principales

que son: archivo numrico
principal, archivo alfabtico
miscelneo y catlogo
auxiliar o ndice de tarjetas.

ARCHIVO ALFABETICO
MISCELANEO

Su objetivo es proporcionar un sitio para

guardar correspondencia que no quiere
todava expedientes individuales en el
archivo numrico principal. Cada
expediente miscelneo contiene
documentos de varios corresponsales y
stos se encuentran en estricto orden
alfabtico.

CATALOGO AUXILIAR O
INDICE DE TARJETAS

Contiene, como su nombre lo indica,

solamente tarjetas, cada una con el
nombre corresponsal y la codificacin de
una M si an permanece en el archivo
alfabtico miscelneo, para que cuando
nos soliciten el documento estemos
seguros que lo debeos localizar en el
miscelneo; no olvidemos q cuando se
han reunido cinco documentos.

SISTEMA POR ASUNTOS

A diferencia de los sistemas que se han estudiado anteriormente, el que veremos en este capitulo, la clasificacin de documentos
se basa en el asunto o tema tratado. Este sistema es uno de los mas verstiles por la ordenacin .

CUANDO SE UTILIZA EL
SISTEMA POR ASUNTOS

Cuando los documentos no se refieren al

nombre de una persona o de una empresa.
Cuando es probable que los documentos sean
solicitados por el asunto a que se refieren.
Cuando es probable que todos los documento
relacionados con un producto o actividad se
necesiten a un mismo tiempo.

PASOS PARA ARCHIVAR LA

CORRESPONDENCIA EN EL
SISTEMA POR ASUNTOS

Inspeccin
Clasificacin y codificacin
Distribucin
Archivo

DIFERENCIAS EN LOS
SISTEMAS POR
ASUNTOS.

Por asuntos combinado: contiene

encabezamientos por materias y
encabezamientos de nombres de individuos o
compaas.
Alfabtico por asuntos: se pueden ordenar en
dos formase enciclopdico y de diccionario.
Por asuntos numrico: este sistema tiene
ventaja del archivo numrico, la codificacin es
muchos mas sencilla porque solo se anota un
numero y no un encabezamiento lago por tema
en el expediente del documento.

EL
CATALOGO

Todos los catlogos auxiliares

son tarjeteros que nos ayudan a
localizar los documentos o
libros que buscamos.

SISTEMA GEOGRAFICO

Es un ordenamiento alfabtico de los documentos de acuerdo con la divisin geogrfica (pas, estado, ciudad, pueblo, etc).

ORGANIZACIN DEL
SISTEMA GEOGRAFICO.

El sistema geogrfico simple se utilizan

guas principales con los encabezamientos
de nombres de estados o pases.
En el sistema geogrfico alfabtico se
utilizan guas principales con las letras del
alfabeto y guas secundarias con los
nombres de ciudades, respetando el
ordenamiento que tiene el abecedario.

INDICE DE TARJETAS EN EL
SISTEMA GEOGRAFICO

El nombre del corresponsal

El nombre de la ciudad
La expresin: VEASE
El nombre del estado

ARREGLO DE LOS
DOCUMENTOS DENTRO DE
LOS EXPEDIENTES

Dentro de los expedientes individuales

de un archivo geogrfico, los
documentos se ordenan
cronolgicamente, se coloca encima el
documento que tenga la fecha mas
reciente.

PROCESO DE
ARCHIVO EN EL
SISTEMA
GEOGRAFICO
Inspeccin
Clasificacin
Codificacin
Distribucin
Archivo

SISTEMA CRONOLOGICO

Se basa en la fecha del documento, a diferencia de los sistemas que ya estudiamos que se fundamentan en el orden alfabtico o
numrico

Este sistema por medio de tarjetero se utiliza tambin para ayudar al ejecutivo a planear
sus actividades diarias como citas, conferencia, compromiso, etc.; es prcticamente
imposible recordar todo lo que debe hacerse en un da determinado de trabajo.

CONTROL DE LA COMUNICACIN ESCRITA

Uno de los objetivos principales en el control de la comunicacin escrita es evitar la prdida de documentos prestados. Este
procedimiento se utiliza para el seguimiento de los documentos despus de que han sido creados o recibidos.

SISTEMA DE CARGO

Se necesitan 30 segundos para registrar

adecuadamente el prstamo de un
documento, de no ser as podra ser
necesario invertir varias horas para
encontrar uno que se prest pero que no
fue debidamente registrado.

SOLICITUD DE
DOCUMENTOS

Todas las solicitudes se hagan

por escrito en un formulario
especial de requisicin de
documentos archivados.

REGISTRO DE
SALIDA DEL
DOCUMENTO

Es extrado de los archivos se puede

colocar en el lugar de este una gua de
salida. Cuando se saca un solo documento
del expediente, se debe colocar una tarjeta
de sustitucin exactamente donde estaba el
documento.

CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS

Es importante determinar como se utilizaran las gavetas de los archivadores con los que se cuentan.

TRANSFERENCIA Y
ELIMINACION DE
DOCUMENTOS

NIVELES DE ARCHIVO

Debe hacer frente a sus funciones institucionales

de modo apropiado debe estar repartido en varios
niveles, dependiendo del grado de actualidad de
los documentos que lo componen.
Un sector llamado activo
El segundo sector esta vinculado al nivel de las
direcciones operativas
Un sector mas es el llamado inactivo.

EQUIPOS Y MATERIALES DE
TRANFERENCIA

TRANERENCIA
PERPETUA

Se requiere tarjeteros que indican el contenido de

los archivos de transferencia y la fecha de
destruccin de los documentos, accesorios para
archivo de transferencia tales como rtulos
separadores de gavetas y unidades de estantera
abierta que encajan unas en otras para el
almacenamiento de tarjetas perforadas.

METODOS DE
ELIMINACION
Se destruyen introducindolos en
maquina especialmente diseada
para este fin, la cual los corta en
tiras delgadas.

Para determinar el valor de sus

documentos muchas empresas los
analizan y clasifican, de acuerdo con
las leyes existentes.
Documentos vitales
Documentos importantes
Documentos tiles
Documentos no esenciales

En este plan, los documentos se

transfieren de los archivos inactivos a
los de transferencia perpetua o archivo
muerto cuando se ha completado un
trabajo o un caso.

MICROFOTOGRAFIA O
MICROFILMACION

Los documentos son muy valiosos e

irremplazables. La pelcula debe
guardase en un sitio seguro lejos del
documento original.
Se disminuye el costo de los
gabinetes y equipo de archivo.

PREPARACION
PARA EFECTUAR
LAS
TRANSFERENCIA

La decisin sobre
conservacin y eliminacin
de un documento se toma en
el momento en que el
ejecutivo decide que el
documento esta listo para ser
archivado por primera vez.

Centro de Estudios Tecnolgicos industrial y de servicios

Materia:
Gestiona documentacin administrativa

Grupo:
2 H
Alumno:
Luis Fernando Cisneros Ceja

Profesora:
Lic. Susana Elena Gamez R.

Fecha:
13 de junio de 2014

CAPITULO 1
1. Cules son las dos grandes propiedades de la comunicacin escrita? Las relaciones comerciales y
empresariales necesitan fijarse en trminos que solo puede aportar la comunicacin escrita, la cual tiene dos
grandes propiedades; permanencia y constancia.
2. Por qu se considera que la comunicacin escrita puede ser un medio de prueba legal? Esla nica forma
de garantizar eficaz mente que lo que un da se pact sigue en pie.
3.Cules son los dos tipos de la comunicacin escrita que se consideran en el mbito empresarial? L
comunicacin escrita aporta un elemento de seriedad y formalidad en toda transaccin comercial.
4Cules son las acciones que se llevan a cabo en el manejo de documento adems del archivo? El control,
la utilizacin, la creacin, disponibilidad final
5Escribe la definicin de la palabra sistema? Conjunto de normas establecidas para el funcionamiento
adecuado de algo.
6la definicin de gua principal? Indicador de primera a sptima posicin, de acuerdo con el ancho dela
gaveta.
7Cules son las cinco tapas de la vida de un documento comercial? el ciclo de un documento comercial
implica cinco etapas: 1 creacin o recibo, 2 archivo o proteccin,3 utilizacin, 4 transferencia,5 eliminacin
8Cules son las dos fuentes de origen de material que debe ser archivado? Se deben tomar las medidas
necesarias para guardarlos y protegerlos durante el tiempo de su vida til
9Por qu es importante que se utilice un instructivo para la localizacin efectiva y rpida de los
documentos? Para lograr el propsito de localizar con rapidez un documento?
10.define el termino ttulo? El ttulo es el smbolo que se utiliza para la rotulacin de las guas del sistema
elegido, y puede ser una letra, un numero o un nombre.

CAPITULO 2
PRIMERA OPCION
1Cules son las tres caractersticas para que un sistema de archivo tenga efectividad? Esto significa que el
equipo y los materiales deben sealarse de tal manera que quienes manejan los documentos no hagan
movimientos.
2describe los rtulos parra gavetas de archiveros? Proporcionar proteccin adecuada alas documentos
3Cules son los objetivos de las guas dentro de gavetas? Conserva espacio. Los archivadores deben
disearse de tal manera que no ocupen ms espacio del absolutamente necesario
SENGUNDA OPCION
1. Describe la ventaja delos documentos dobles sobre los simples
2qu nombre se le da a cada carpeta cuando ya no tiene documentos? Son de metal, especficamente de
acero deben de tener deslizadores telescpicos para proporcionar sostn a estas cuando estn totalmente
extendidas.
3Por qu no se debe llenar en demasa un expediente? El espacio utilizado en la mayor parte de las gavetas
un archivador correspondiente
4Cul es el nombre tecnolgico de la cinta engomada y rotulada que se les pone a las carpetas? Con el fin
de que se pueda identificar rpidamente su contenido cada gaveta debe estar adecuadamente rotulada.
5Cules son los tres beneficios que se obtienen con una rotulacin adecuada de las carpetas? Para los
documentos voluminosos un mnimo de espesor y una especie lisa para las gavetas de correspondencia
activada
6Qu beneficios representan para una oficina la creacin del sistema del archivo compatible? de tantos
documentos en gavetas como en los programas de la computadora por ellos es insuficiente crear un sistema
de archivo entre ambos sistemas
7Qu nombre se le da los conjuntos de tarjetas de registrito debidamente ordenadas? A un conjunto de
tarjetas de registro debidamente ordenadas se le llama tarjetero y tiene varias ventajas
8Cmo se denomina a las tarjetas que proporcionan refererecias? las tarjetas que proporcionan referencias
se denominan tarjetas ndice

CAPITULO 3
1menciona la diferencia que existe entre la correspondencia en vida recibida e interna sino existe la empresa
y/o persona la vida la libertad etc.
2enumera cinco ejemplos de correspondencia que podan ser eliminados en vez de archivarlos 1el archivo
de documentos 2 archivos de administracin 3 nomas bsicas de instalacin 4el derecho de acceso de la
ciudadana 5 el documento el externos y el archivo electrnico
3Por qu es importante saber cundo fue recibida la correspondencia? Es aquella que se remite a
individuos o compaas externas
4Cul es el objetivo de las iniciales de autorizacin para archivar? Se acostumbra retener para los archivos
por lo menos una copia al carbn o fotocopia del original
5menciona los pasos del archivo de la correspondencia
6Qu factores pueden influir en la exactitud de una clasificacin?
a) el volumen de documentos que se posee y los criterios de bsqueda que normal mente se aplican
b) el ritmo medio de incremento de la documentacin
C) la referencia con que se utiliza el archivo
7Qu significa codificar? Es el proceso de poner juntos los segmentos de sus datos que parecen ilustrar
una idea o un concepto
8En qu consiste el cuarto paso del procedimiento de archivo denominado distribucin? Cosiste en ordenar
los documentos dentro de cada grupo pueden ser el grupo de cada letra o un numero de cada nmero un
tema una fecha
9Cundo se debe hacer y marcar un referencia cruzada a un documento? jerarquizar o seguimiento que se
le da con base en el procedimiento archivo que consiste en inspeccionar
10menciona dos conceptos importantes para la conformacin de un expediente

CAPITULO 4
1Cules son los dos trminos con los que debes familiarizarse en la reglas de clasificacin? Alfabetizar y
unidad
2Cmo se divide el nombre de una persona? El nombre de una persona que divide en nombre de pila y
apellidos
3Por qu es necesario conocer aplicar y conocer respetar y aplicar las reglas de clasificacin en una
empresa u oficina? Para archivarlos se invierte el nombre
4explica por que es necesaria la tarjeta de referencia? Para facilitar la localizacin de los mismos
5Cundo encontramos que tenemos expedientes de varios bancos o empresas que inician su razn social
ana palabra genrica Qu se recomienda implantar en esa gaveta? La palabra genrica se escribe al final
del nombre. En este caso se recomienda establecer una gua secundaria con el ttulo de la palabra genrica

CAPITULO 5
1Cules son las razones por las que el archivo alfabtico sea popular?
est basado en una secuencia con la cual todos estamos finalizados el alfabeto
2es directo lo que significa que los documentos pueden ser archivados y localizados inmediatamente
consultar primero archivo auxiliar
3es flexible para sistemas grandes o pequeos por que puede crear cualquier nmero de diversiones
2Qu es una gua principal y donde se coloca? Son aquellos que dividen el archivo en secciones alfabticas
importante
3Cundo se utiliza una gua especial? Estas sirven para auxiliar alas guas principales dentro de una gaveta
de archivo y facilitar la localizacin de los documentos
4Dnde estn localizados los expedientes individuales en los archivos alfabticos? por lo general no se
preparan individuales hasta que no se reciben cine documentos referentes o tema en particular
5Cmo se ordenan los documentos dentro delos expedientes individuales? Por lo que se preparan
expediente individuales hasta que no se reciben cine documentos referentes aun corresponsal o tema
particular.
6Dnde estn situados los expedientes miscelneos en una gaveta de archivo? la colocacin de manejo del
expedientes miscelneo depender de dos opciones con bases en las necesidades propias de oficina
7Cmo se ordenan los documentos dentro delos expedientes miscelneos? el encabezamiento o ttulo de la
gua de esa seccin y se emplea para corresponsales cuyos documentos todava no necesitan un expediente
individual
8describe el procedimiento utilizado para almacenar documentos en las gavetas alfabticas? Las guas y los
expedientes en los archivos alfabticos de correspondencia se organizan de tal manera que si los
documentos estn distribuidos pueden ser colocados dentro de sus expedientes rpida y eficientemente

CAPITULO 6
1Por qu este sistema se le llama numrico? Por que consiste en ordenar de documentos de acuerdos en
nmeros de cargo
2Qu significa los trminos directo en directos en un sistema de archivo?
indirecto: primero se requiere en buscar un catlogo auxiliar ndice
directo: buscarlo principalmente
3hay expedientes miscelneos en el archivo numrico principal? por qu? Cuando es relativa mente poco
material para ser organizado por asunto
4Cmo estn ordenados los documentos dentro delos expedientes individuales? Es estricto orden alfabtico
5Cmo se le asigna un numero corresponsal? Se le asigna a este corresponsal el siguiente numero
6Cmo se le puede colocar u organizar las guas y los expedientes en el archivo numrico principal?
A)en posicin escalonada de izquierda a derecha
B)en las posiciones 1 y 2
C)en el centro solamente
7Cul es el objetivo del alfabtico miscelneo en un sistema numrico? Es proporcionar un sitio para
guardar correspondencia que no requiere todava expedientes individuales
8Por qu se necesita un catlogo auxiliar en el sistema numrico? Cuando se requieren cinco documentos
9Qu registra comn mente en cada tarjeta del ndice de un sistema numrico? Nombre y numero
10con que base se ordena las tarjetas del catlogo auxiliar? Alfabticamente para que cuando nos solicitan
un archivo estemos seguras de que nos deberamos de localizar

CAPITULO 7
1Qu clasifican se utiliza en el sistema por asuntos? Clasificacin por el tema que tratan y no por nombre
de personas compaas o lugares
2Cundo se requiere utilizar el sistema por asuntos? Cuando los documentos no se requieren al hombre o
de la empresa cuando es probable que los documentos sean solicitados por el asunto al que se requieren
cuando es probable que todos los documentos sean relacionados con un producto o actividad se
necesitan aun mismo
3Cundo se utiliza la modalidad de combinado por asuntos?cul sera el encabezamiento? Hay relativa
mente poco material para ser organizado por asunto
4Cul es la diferencia el arreglo enciclopedia y tipo de diccionario en el sistema por asuntos? Que el
enciclopdico ttulos importantes adems alfabticamente los cuales a su vez tienen divisiones y
subdivisiones ordenados en la misma secuencia y el tipo de diccionario no tiene divisin
5Cul es el objetivo de una tabla de clasificacin o ndice relativo? Que incluye todos los ttulos divisiones
y subdivisiones y tiene el mismo objetivo que el ndice de un libro
6Cules son algunas ventajas del sistema por asuntos? Tiene ventajita del archivo numrico la codificacin
es mucho ms sencilla porque solo se anota uno o ms encabezamientos largo por tema en el expediente por
el documento
7pasa que sirve la referencia cruzada en un sistema por asunto? se debe para cuando en una carta o
documentos se trata ms de un sistema
8Cmo se codifican los documentos de archivo o documentos en el sistema por asuntos? Se debe de
codificar por asunto a notable en a parte superior derecha el nombre del asunto o nmero de acuerdo con la
organizacin adoptado
9Por qu el procedimiento de archivo del sistema por asuntos es tan importante la clasificacin y la
codificacin? Que incluye todos los ttulos divisiones y subdiviciones y tiene el mismo objetivo
10quin fue el autor de la clasificacin decimal universal? Melvin de wey

CAPITULO 8
1Bajo cual ordenamiento se establece un sistema geogrfico? Bajo el ordenamiento delos documentos de
acuerdo con la divisin geogrfico
2de acuerdo con la gua principal que se determina?cules son las formas de establecer un sistema
geogrfico? Por el sistema geogrfico simple o el sistema geogrfico alfabtico
3con el fin se utiliza el ndice de tarjetas en el sistema geogrfico?
*por el sistema geogrfico simple
*por el sistema geogrfico alfabtico
4Cundo se utiliza la gua fuera dentro de una gaveta de archivo? Dentro de los expedientes individuales
de un archivo geogrfico los documentos se ordenan cronolgicamente y se coloca encima el documento
que tenga la fecha y ms reciente.
5Cules son los tipos de expedientes miscelneos de un archivo geogrfico? En los expedientes
miscelneos para estados los documentos se ordenan primero alfabticamente por el nombre de corresponsal
y por ultimo de manera cronolgica para cada corresponsal
6Qu se hace en el expediente miscelneo por ciudad se congestiona? Se utiliza principales de localidad
ciudad o pas para ubicar la carpeta correspondiente
7Cmo se ordena la correspondencia dentro de un expediente individual? Se distribuye de acuerdo con las
principales divisiones geogrficas
8Qu puede determinar la forma que una empresa organice su archivo geogrfico? Estos grupos
distribuyen en subdivisiones geogrficas
9describe el procedimiento de archivo en el sistema geogrfico

CAPITULO 9
1Por qu a este sistema se le llama cronolgico? Porque este sistema como su nombre lo indica la base dela
ordenacin esta fecha del documento
2Qu rotulacin lleva un expediente expediente miscelneo en este sistema? Debe llevar un orden
determinado siempre de acuerdo con el sistema de archivo en la oficina
3Cmo se deben de ordenar los documentos dentro del expediente miscelneo? Descripcin ndice, ao y
unidad o departamento
4Por qu el sistema se le llama indirecto? porque casi siempre es solicitada por el nombre de corresponsal
y no por la fecha
5Por qu es importante que un asistente ejecuta utilice en este sistema un catlogo auxiliar? Por qu ayuda
a planear sus actividades diarias como situ conferencias compromisos etc.

CAPITULO 10
1describe el significado del control de la comunicacin escrita? Es evitar la prdida de documentos
prestados
2Cules son las tres tareas que se ejecutan un buen sistema de cargo? Atiende las solicitudes de
documentos archivados anota los documentos que sales en el seguimiento de los documentos prestados
3describe un formulario de requisicin de documentos archivados? nombre o asunto del documento fecha
del s mismo firma o nombre de la persona que se solicita el documento prstamo fecha en que se prest
fecha en que se debe hacer el seguimiento
4Cundo se utiliza la tarjeta de situacin? Cuando se saca un solo documento del expediente
5con que fin se le debe de anexar una copia del comprobante de ruta aun formulario de salida? Cuando el
expediente es extrado delos archivos se le puede colocar en un lugar de este

CAPITULO 11
1Menciona tres delas preguntas que debe hacerse la persona que organiza un archivo para determinar en qu
gaveta debe ubicar la correspondencia
Qu tipo de carpeta resulta conveniente para albergar esto?
Qu fin cumple?
Por qu debera ser conservado?
2Cules son los documentos que se sugiere sean ordenadas en el sector llamado sector? comprende todos
los documentos cuya febrero la de la consulta es por temimos medio bastante alta
3Qu documentos se descargan en el sector semiactivo? sele asigno el papel de articulo a nivel de los
puestos de direccin administrativa comercial etc.
4en el nivel inactivo Qu documentos se conservan? Se conservan todos los documentos que les tienen
un valor permanente documental legal llega el momento de proceder
5Qu se aconseja hacerles alas documentos del sector inactivo para cuando se realice la transferencia
perpetua? Se conservan todos los documentos se le tiene un valor permanente mente baja
6Cules son las cuatro clasificaciones delos documentos de acuerdo con su valor? Preparar nuevas tarjetas
asegurar las cajas de transferencia pegar los rtulos sacar los archivos de transferencia
7Qu actividades se pueden ejecutar con anterioridad para facilitar la transferencia? Sacar los archivos de
transferencia antiguos documentos que ya no sern necesarios
8Qu es la microfilmacin y cul es su mayor ventaja? Tcnica que utiliza de los documentos de
transferencia as los documentos originales determinables de peso considerable
9Cmo se lee una microfotografa? Seles dentro de un pequeo silonoro que se le ature ala para de un
palomo