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La comunicacin en la empresa: Apuntes bsicos

Diego LEVIS
comunicacion@diegolevis.com.ar

1) Flujos de Comunicacin: Direccin y niveles

La comunicacin entre individuos de igual estatus (horizontal), entre superiores y
subordinados (vertical: ascendente y descendente) y entre personas de distinto
estatus ubicados en diferentes lneas de mando (diagonal) constituyen los modos
bsicos de los flujos de in formacin.
La comunicacin descendente se utiliza, en general,para transmitir indicaciones
respecto de la tarea, explicar los propsitos, informar sobre normas y procedimientos,
enviar feedback a los subordinados o comentar los objetivos, las metas y la filosofa
de la empresa.
La comunicacin ascendente, se emplea preferentemente para informar sobre los
resultados o efectos de las tareas, las acciones ejecutadas, las opiniones sobre las
prcticas y polticas de la organizacin, necesidades, sugerencias, etc.
La comunicacin horizontal permite la coordinacin del trabajo, la planificacin de
actividades y, adems de satisfacer las necesidades individuales, es esencial para
favorecer la interaccin de las personas que se encuentran en un mismo nivel y
quienes interactan con otras reas y desarrollan trabajos en equipo.

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En la comunicacin vertical predomina el intercambio de informacin de naturaleza

ms formal; mientras que la comunicacin lateral y horizontal tiende ms a lo
informal.
La frecuencia y el volumen del flujo de mensajes est determinado no slo por
factores estructurales, sino que estn mediados por factores psicolgicos. Las
situacin interna de la compaa puede dar origen a comunicaciones defensivas, en
las cuales las personas evitan el feedback, distorsionan la informacin, crean rumores,
etc
Las barreras que obstaculizan el flujo de informacin pueden generarse por la
sobrecarga de mensajes (e-mails por ejemplo), o la escasez de informacin, la
incertidumbre del proceso de decisin, accin o en la misma transmisin. La
sobrecarga de mensajes, por ejemplo, produce respuestas fuera de plazo, omisiones,
errores, descuidos y/o filtrado de mensajes.
Algunos canales de comunicacin
DIRECCIN
Vertical

Horizontal

El

ORAL

ESCRITA

Descendente
Modo: Directa (cara a cara), reuniones
grupales, entrevistas, telfono,handy,
eventos, cursos.
Objetivos: informacin operativa,
indicaciones,asesoramiento, etc.

Descendente
Medios: E-mail, mensajera electrnica,
memos, planillas, circulares, carteleras,
manuales, reportes, etc.
Objetivos: Informacin operativa,
indicaciones, informacin de base,
asesoramiento, etc
Ascendente
Ascendente
Modo: Directo (cara a cara), Reuniones,Modo: E-mails, reportes, memos, circulares,
entrevistas, telfono, handy, eventos.
planillas, informes, cartas.
Objetivos:
responder
pedido
de
informacin, sugerencias, informar sobre
tarea, etc.
Reuniones, charlas informales, comit,E-mails, chat, menos, circulares, planillas,
conversaciones cara a cara, telfono,reportes, copias, informes, formularios, etc.
handy, radio pasillo.

feedback

ascendente

descendente

es

fundamental

en

el

funcionamiento de la comunicacin en la empresa. Si no funciona, repercutir en

efectos negativos: falta de eficiencia en la comunicacin que produce ruidos, retarda
las correcciones o modificacin de decisiones sobre la marcha en los procesos,
incremento del nmero de errores, reduccin de la productividad y de la satisfaccin,

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surgimiento de barreras, distorsiones y rumores. Muchas veces los logros se asocian

con los incrementos en los intercambios de mensajes (comunicacin fluda) y los
fracasos con su disminucin.
La falta de coordinacin, informacin y de claridad en los mensajes se traducen
en ruidos que dificultan el desarrollo de las tareas.

La utilizacin de prcticas

comunicativas basadas en la retroalimentacin en el desempeo, permite que cada

uno de los trabajadores conozca qu opinan sus superiores sobre su desempeo y de
este modo realizar ajustes en su tarea que le permitan lograr los objetivos de su rea.
La contracara de esta actitud proactiva son los jefes nunca demuestran abiertamente
aprobacin o desaprobacin a la tarea de las personas a su cargo.

Consejos y recomendaciones para la comunicacin con subordinados:

Cuando se les comunica a los trabajadores el modo en que se est trabajando
se consigue un un mejor clima laboral. Asimismo, favorecer la circulacin de
informacin abre la participacin y permite generar intercambios, lo cual sirve para
motivar al personal.
Se trata de priorizar una verdadera comunicacin en el trabajo que no est
limitada al concepto de informacin. La informacin es unidireccional, es decir que
se produce en un solo sentido, del emisor al receptor. La comunicacin, en cambio,
se produce en varios sentidos, estableciendo un corriente dinmica entre los
actores, ya que alternativamente, cada emisor se convierte en receptor y cada
receptor

en

emisor

del

proceso

comunicacional.

Desde

esta

perspectiva

la

comunicacin es accin y es un medio de motivacin y estrategia (por lo tanto, un

paliativo ante la desmotivacin y la falta de reconocimiento).
Cuando el personal sabe qu se espera de l y que est desempendose en un
nivel competente siente otras necesidades de comunicacin, se estrechan vnculos y
cada uno se siente ms cmodo en su tarea. Si se da una respuesta satisfactoria al
personal sobre las tareas, el desempeo y la importancia que tienen sus prcticas
para los objetivos de la empresa, los empleados comienzan a percibir algo ms que
sus propios intereses. Es en ese punto donde comienzan a utilizar un nosotros
inclusivo en relacin con su trabajo, se sienten parte de una misma misin.
La transicin del yo al nosotros simboliza un momento crtico en el trabajo y

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significa que el individuo a comenzado a sentirse parte de algo mayor que l. Es

tarea del supervisor, jefe o gerente promover esta identificacin.
Para poder identificarse con un esfuerzo grupal y entender cmo se desempea
el grupo, cada uno necesitar estar informado, conocer la realidad de la compaa,
por ello es importante que los superiores se ocupen de:
Comunicar la informacin general actualizada (de dominio pblico) sobre la
marcha de la empresa
Discutir los objetivos del grupo de trabajo y cmo esos objetivos se
integran a los objetivos generales de la compaa.
Debatir sobre la necesidad de promover y mejorar el trabajo en
equipo.
Encontrar oportunidades para reunir al grupo que forma parte de cada rea
para dialogar o celebrar.
Quienes supervisan el trabajo tienen que conocer el sistema de valores (la
cultura) de la empresa e internalizarlo porque as es como se definen las reglas de
funcionamiento, la capacidad de interaccin y las estrategias que desarrollar cada
grupo de trabajo, rea o seccin en particular. En la prctica, esta cuestin requiere
del supervisor / jefe:

Tener una apreciacin personal y conocimiento de la visin, la misin y la

orientacin estratgica de la compaa.

Actuar en concordancia con el sistema de valores de la empresa.

Mostrar compromiso y conviccin personal con la visin, la misin y la

orientacin estrategia empresarial.

Estar presente para los trabajadores de manera que sientan que los
conduce alguien que los entiende y se interesa por ellos.

El compromiso individual con las metas de la empresa es lo que hace que se alcancen
los objetivos y la persona clave para lograr liberar el talento y los dones de los
empleados es el jefe u otro lder que se muestre sensible y que pueda conducir a sus
subordinados a travs de la construccin y el mantenimiento efectivo de las
relaciones. Para lograr un mayor nivel de involucramiento de los trabajadores es

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fundamental:

Brindar la oportunidad de que los empleados puedan tomar incitativas y

decisiones (con la correcta informacin) sin tener que adivinar qu es lo
correcto.

Reconocer y premiar los aportes reales.

Alentar y dar apoyo a la colaboracin multifuncional e interreas

Promover la confianza mutua.