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Ventajas y desventajas de trabajar con presupuestos Esteban Andrés Lagos Oyarce Formulación y administración de presupuestos Instituto IACC 29 de junio de 2015 INTRODUCCION: Al introducirnos en esta nueva etapa de estudio, puedo señalar que al ver del punto de vista como nos enseña el material entregado de esta primera semana, se destaca que un presupuesto es un estudio que utilizamos normalmente en nuestras vidas, desde la toma básica de decisiones, así como a un nivel estratosférico de toma de decisión de la cual si no cuentan con un desarrollo considerando la mayor cantidad de eventualidades que puedan suceder o variar puede provocar un gran daño, también se debe destacar que la constante actualización de estos va a depender de la fluidez con la que se lleven a cabo. Por otra parte debemos destacar que para que tengan un buen resultado los presupuestos que se generan en una empresa, en cualquier ámbito, si no existe una buena comunicación en los distintos departamentos o áreas de trabajo estos pueden ser erróneos, por lo que una de las bases de una empresa es la buena comunicación. INSTRUCCIONES: 1. Identifique las actividades de la columna 1 con las fases del ciclo presupuestario de la columna 3, indicando frente a cada actividad la letra de la fase a la cual corresponde. Use para su desarrollo el modelo de tabla presentado a continuación. N ° Actividades Respue sta 1 (Letra) 1 Autorizar un gasto B Establecer desviaciones 2 presupuestarias y analizar las causas D 3 Hacer el presupuesto A 4 Alcanzar consenso sobre las metas y cifras presupuestarias C 5 Rechazar una compra D 6 Programar las ventas A Fases del ciclo presupuestado A. Formulación presupuestaria B. Discusión y aprobación C. Ejecución y control D. Evaluación 2. Luego, elija tres de las actividades presentadas y explique la importancia de su ejecución al trabajar con presupuestos y qué podría ocurrir si no se consideran en la elaboración de presupuestos.  Por un tema de orden en la explicación de esta respuesta partiré con la actividad del desarrollo de un presupuesto, como señale en la introducción, la actividad del desarrollo de un presupuesto organiza de cierta manera la proyección de una empresa o un sistema al cual será utilizado este presupuesto, es decir al realizar cálculos aproximados ya que un presupuesto puede tener variaciones podemos calcular el margen de utilidades que pueden existir en una empresa generando a la vez una reserva en caso de que existiese una eventualidad la cual se puede incorporar en un presupuesto. las desventajas que existen en la generación de un presupuesto va a depender de los factores que indirectamente pueden afectar, ya sea problemas comerciales a gran escala o catástrofes que no se pueden controlar. Lo que si debemos señalar que al no tener un presupuesto al desarrollar una tarea o labor asignada no tendremos una base sólida en la cual basarnos para proponernos metas o resultados esperados de acuerdo una metodología. También se debe destacar que los presupuestos permiten a la organización tener proyecciones en cuanto a tiempo en que se tardaran en realizar labores, costos que tomaran esas acciones, de tal manera que al proyectar una mejora en la velocidad de cumplir metas proyectadas se podrán conseguir mayores márgenes de utilidad en todo ámbito, tanto como en lo económico, como en lo personal.  Alcanzar consenso sobre las metas y cifras presupuestarias, personalmente esta sería como la segunda etapa de importancia en una empresa, como se ha señalado anteriormente los presupuestos entregan cifras o datos aproximados de los gastos o sucesos que deberían surgir en el proceso estudiado, es aquí donde se debe intervenir con las personas idóneas que evalúan los resultados entregados y proponen márgenes referente al proceso estudiado, es decir si con los datos entregados un proceso estimativo es por un periodo de 3 meses la empresa debe mantener márgenes que puedan alargar estos plazos en caso de cualquier eventualidad, lo cual de una u otra forma genera un mayor gasto, el cual afectaría directamente la proyección de las utilidades que tiene la empresa, en el caso de no considerar las cifras entregadas en los presupuestos no podrían estimar gastos, márgenes de utilidades y otros factores importantes.  Establecer desviaciones presupuestarias y analizar las causas, elegí esta actividad ya que sería como el siguiente paso a considerar una vez analizado los presupuestos, se debe considerar que los presupuestos son resultados esperados en un futuro incierto, por lo que pueden aparecer eventualidades que provoquen desviaciones en los presupuestos planificados, es por esto que actúan las desviaciones establecidas en los presupuestos, estas son como un plan de contingencia de manera de abordar las eventualidades de forma positiva incurriendo en desviarse lo menos posible del presupuesto principal, esto no quiere decir que pueden generarse casos con desviaciones negativas. Una vez determinada la desviación se analizaran las causas que generaron el problema para tomarlo de forma ejemplificada para no volver a cometer los mismos errores en un futuro. Una vez detectada la desviación y analizar las causas podremos tomar medidas correctivas para solucionar este problema si el error presupuestario fuera contraproducente. Por lo mismo es sugerido realizar presupuestos dependiendo él estudia al que se aplica, que sean de manera frecuente, considerando que el periodo al cual se le aplicara un presupuesto se ponga en marcha en el tiempo correspondiente para obtener los resultados esperados, referente a esto mismo, es importante llevar paralelamente estudios referente al segmento del mercado que abarcará nuestro presupuesto. Si consideramos esto podemos dividir entre desviaciones de caracteres positivos o negativos, al haber desviaciones positivas es importante detectar los motivos por los cuales variaron para en un futuro presupuesto considerar esos errores y así ajustarlos a la realidad. En el caso que estas fuesen desviaciones negativas, se actuara de la misma forma con la diferencia que se tratara de actuar de forma inmediata señalando alternativas correctivas a corto plazo, para obtener un menor margen de desviación negativa. CONCLUCION: En esta última etapa del trabajo podemos señalar que debe existir un departamento especializado en la empresa el cual mantenga un estudio constante en los cambios que puedan afectar los cambios de los presupuestos y de manera autocritica actuar para conseguir los resultados esperados al momento de proyectarse en una actividad. Referencias bibliográficas Contenido para la semana 1, sistema presupuestario en la empresa, formulación y administración de presupuestos, IACC.