LA GESTION DE COSTOS

La Gestin de Costos asegura que las tareas se lleven a cabo dentro de los
rangos econmicos impuestos (presupuesto del proyecto o recursos asignados
para la actividad correspondiente).
ESTIMACIN DE COSTOS
La estimacin de costos de las actividades del cronograma implica desarrollar
una aproximacin de los costos de los recursos necesarios para completar
cada actividad del cronograma. Al hacer la aproximacin de los costos, el
estimador debe considerar las posibles causas de variacin, incluyendo los
riesgos. Las estimaciones de costos generalmente se expresan en unidades
monetarias (dlares, euros, yen, etc.) para facilitar las comparaciones tanto
dentro como entre los proyectos.
La exactitud de la estimacin de un proyecto aumenta a medida que avanza el
proyecto a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Entradas
1. Factores Ambientales de la Empresa
2. Activos de los Procesos de la Organizacin
3. Enunciado del Alcance del Proyecto
4. Estructura de Desglose del Trabajo
5. Diccionario de la EDT
6.
7.
8.
9.

Plan de Gestin del Proyecto

Plan de gestin del cronograma.
Plan de gestin de personal.
Registro de riesgos.

Estructura de Descomposicin del Trabajo (EDT) es una estructura

exhaustiva, jerrquica y descendente formada por los entregables y las tareas
necesarias para desarrollar un proyecto. La EDT es una herramienta muy
comn y crtica en la gestin de proyectos.
El propsito de una EDT es documentar el alcance del proyecto. Su forma
jerrquica permite una fcil identificacin de los elementos finales. Siendo un
elemento exhaustivo en cuanto al alcance del proyecto, la EDT sirve como la
base para la planificacin del proyecto. Todo trabajo a ser hecho en el proyecto
debe poder rastrear su origen en una o ms entradas de la EDT.
Una EDT es una simple y organizada presentacin del trabajo requerido para
completar el proyecto. Existen muchas maneras de organizar la presentacin
de este trabajo. Por ejemplo, se puede organizar de acuerdo a las fases del
ciclo de vida del proyecto (Inicio, Planificacin, Ejecucin, Control y Cierre),
mostrando cada fase como un elemento del nivel ms alto. Otra forma
organizarla es teniendo en cuenta las responsabilidades funcionales. Algo
importante de recordar es que la EDT documenta el alcance del proyecto, no
su plan de ejecucin.
Mientras la organizacin estructura jerrquicamente a las personas para
desarrollar el trabajo, la EDT estructura
jerrquicamente los productos a ser producidos y en los cuales las personas
trabajarn.
Maneras de construir una EDT
De arriba hacia abajo:
1. Inicie con el objetivo del
Proyecto
2. Desagregue en partes
3. Determine los Hitos de cada
parte
4. Identifique las actividades
necesarias para obtener los
resultados
5. Para fases tempranas del
proyecto

De abajo hacia arriba:

1. Defina un listado de
actividades detalladas
2. Agrupe por:
Entregables
Destrezas
Cronologa
3. Usualmente trabajo de
grupo
Propsito de la EDT
Entregar una base para la estimacin de los recursos del proyecto:
? Subcontratos
? Proveedores y sus productos
? Servicios
? Cualquier otro recurso identificable
Un ejemplo de una EDT muy sencillo de una ED para pintar una habitacin:
Preparar materiales
o Comprar pintura
o Comprar una escalera
o Comprar brochas y rodillos
o Comprar removedor de papel tapiz
Preparar la habitacin
o Quitar el papel tapiz viejo
o Quitar la decoracin desmontable
o Cubrir el piso con papel peridico viejo
o Cubrir los switches de luz con cinta
o Cubrir los muebles con sbanas
Pintar la habitacin
Limpiar la habitacin
o Desechar o guardar la pintura sobrante
o Limpiar las brochas y rodillos
o Desechar los peridicos
o Quitar las sbanas

Herramientas y Tcnicas
1. Estimacin por Analoga
2. Determinacin de Tarifas de Costos de Recursos

3. Estimacin Ascendente : estimar el costo de paquetes de trabajo

individuales o actividades del cronograma individuales con el nivel ms
bajo de detalle.
4. Estimacin Paramtrica tcnica que utiliza una relacin estadstica
entre los datos histricos y otras variables
5. Software de Gestin de Proyectos las hojas de clculo
computarizadas, y las herramientas de simulacin y estadsticas.
6. Anlisis de Propuestas para Licitaciones:
7. Anlisis de Reserva : Las reservas para contingencias son costos
estimados que se utilizarn a discrecin del director del proyecto para
gestionar eventos previstos, pero no ciertos. Estos eventos son
incgnitas conocidas, y forman parte del alcance del proyecto y de las
lneas base de costo.
8. Costo de la Calidad: puede utilizarse para preparar la estimacin de
costos de las actividades del cronograma.
Salidas
1. Estimaciones de Costos de las Actividades
2. Informacin de Respaldo de la Estimacin de Costos de las Actividades
3. Cambios Solicitados 7
4. Plan de Gestin de Costos - Actualizaciones
PRESUPUESTO DE COSTOS
El presupuesto de costes implica sumar los costos estimados de las
actividades del cronograma o paquetes de trabajo individuales para establecer
una lnea base de costo total, a fin de medir el rendimiento del proyecto.
Entradas
1. Enunciado del Alcance del Proyecto
2. Estructura de Desglose del Trabajo: proporciona la relacin entre todos
los componentes del proyecto y los productos entregables del proyecto
3. Diccionario de la EDT
4. Estimaciones de Costos de las Actividades :
5. Informacin de Respaldo de la Estimacin de Costos de las Actividades
6. Cronograma del Proyecto
7. Calendarios de Recursos
8. Contrato
9. Plan de Gestin de Costes

Herramientas y Tcnicas
1. Suma de Costes
2. Anlisis de Reserva: establece las reservas para contingencias, que
son asignaciones para cambios no planificados, pero potencialmente
necesarios.
3. Estimacin Paramtrica : implica el uso de caractersticas (parmetros)
del proyecto dentro de un modelo matemtico para predecir los costes
totales del proyecto.
4. Conciliacin del Lmite de la Financiacin: La conciliacin requerir
que se ajuste el cronograma de trabajo para allanar o regular dichos
gastos, lo que se logra aplicando restricciones de fecha impuestas para
algunos paquetes de trabajo, hitos del cronograma o componentes de la
EDT en el cronograma del proyecto.

Salidas

1. Lnea Base de Costo: es un presupuesto distribuido en el tiempo que

se usa como base respecto a la cual se puede medir, supervisar y
controlar el rendimiento general del coste en el proyecto.
2. Requisitos para la Financiacin del Proyecto: Los requisitos de
financiacin, totales y peridicos, se derivan de la lnea base de coste y
pueden establecerse para excederlos, en general por un margen, a fin
de estar preparado para el avance temprano o los sobrecostos.
3. Plan de Gestin de Costes (Actualizaciones)
4. Cambios Solicitados
CONTROL DE COSTOS
El control de costes del proyecto busca las causas de las variaciones positivas
y negativas, y forma parte del Control Integrado de Cambios
Entradas

1. Lnea Base de Coste

2. Requisitos para la Financiacin del Proyecto
3. Informes de Rendimiento
4. Informacin sobre el Rendimiento del Trabajo
5. Solicitudes de Cambio Aprobadas
6. Plan de Gestin del Proyecto

Herramientas y Tcnicas

1. Sistema de Control de Cambios del Coste : documentado en el plan

de gestin de costes, define los procedimientos por los cuales la lnea
base de coste puede ser modificada. Incluye los formularios, la
documentacin, los sistemas de seguimiento y los niveles de aprobacin
necesarios para autorizar los cambios.
2. Anlisis de Medicin del Rendimiento
3. Proyecciones
4. Revisiones del Rendimiento del Proyecto: comparan el rendimiento
del coste a lo largo del tiempo, las actividades del cronograma o los
paquetes de trabajo que sobrepasan o son inferiores al presupuesto, los
hitos vencidos y los alcanzados.
5. Software de Gestin de Proyectos : las hojas de clculo
computarizadas, se usa a menudo para supervisar el PV frente al AC, y
para predecir los efectos de los cambios o las variaciones.
6. Gestin de Variacin

Salidas
1. Estimaciones de Costes (Actualizaciones)
2. Lnea Base de Coste (Actualizaciones):
3. Mediciones del Rendimiento
4. Conclusin Proyectada
5. Cambios Solicitados
6. Acciones Correctivas Recomendadas
7. Activos de los Procesos de la Organizacin (Actualizaciones)
8. Plan de Gestin del Proyecto (Actualizaciones)