Unidad Didctica

N 4 MONITOREO
DE LA EJECUCIN Y
CIERRE DEL
PROYECTO

Semana 14
CIERRE DEL PROYECTO.

CIERRE DEL PROYECTO

1. DEFINICIN DE CIERRE
El cierre
de un proyecto es la
culminacin del proceso proyectual, y el
momento de hacer balance del mismo. Durante el cierre se advierte cmo de
bien o de mal se ha terminado y, en especial, si se han alcanzado los
objetivos (beneficios) previstos.
Un proyecto ha finalizado cuando:
Desde

el punto de vista tcnico, que todas las actividades hayan finalizado

por completo, o en el peor caso, que se haya agotado el tiempo para llevarlos a
cabo.

Desde

el punto de vista administrativo, que no van a presentarse

costes adicionales y de que se han facturado todas las cantidades al
cliente.

El Grupo del Proceso del Cierre

est compuesto por aquellos procesos

realizados para
finalizar
todas las actividades a travs de todos los grupos de procesos de la direccin
de proyectos, a fin de completar formalmente el proyecto, una fase
del mismo u otras obligaciones contractuales.

Este grupo de procesos, una vez completado, verifica que los procesos
definidos se hayan completado dentro de todos los grupos de procesos a
fin de cerrar el proyecto o una fase del mismo, segn corresponda, y
establece formalmente que el proyecto o fase del mismo ha finalizado.

2. REQUISITOS PARA EL CIERRE

En el cierre del proyecto o fase, puede ocurrir lo siguiente:

- Obtener la aceptacin del cliente o del patrocinador

- Realizar
una fase

una revisin tras el

cierre

del proyecto o

la finalizacin de

- Registrar los impactos de la adaptacin a un proceso

- Documentar las lecciones aprendidas, Aplicar actualizaciones apropiadas a
los activos de los procesos de la organizacin
- Archivar todos los documentos relevantes del proyecto en el sistema de
informacin para la direccin de proyectos para ser utilizados como datos
histricos y Cerrar las adquisiciones

Acta de aceptacin
del patrocinador o
cliente.

3. CERRAR LAS ADQUISICIONES

Es el proceso de finalizar cada adquisicin para el proyecto.

Brinda apoyo al proceso Cerrar el Proyecto o la Fase, ya que implica verificar

que la totalidad del trabajo y de los entregables sean aceptables.

El proceso Cerrar las Adquisiciones tambin implica actividades

administrativas, tales como finalizar reclamaciones abiertas, actualizar
registros a fin de reflejar los resultados finales y archivar dicha informacin
para su uso en el futuro. Cerrar las Adquisiciones aborda cada contrato
aplicable al proyecto o a una fase del mismo.

4. RESULTADOS DEL
CIERRE
El cierre de un proyecto deviene como resultado los siguientes productos:

Liquidacin de obras, equipamientos e instalaciones y los dems entregables.

Contratos y/o convenios liquidados

Conformidad de las pruebas de funcionamiento tanto de la infraestructura

como del equipamiento.

Actualizacin de la documentacin tcnica, administrativa y contable.

Acta de entrega al rgano que tendr la responsabilidad de operar la planta o

infraestructura.

Documentar las lecciones aprendidas.

Informe de cierre de un
proyecto
El resumen contable del balance de ingresos y gastos suele recibir el nombre de
informe econmico, mientras que la explicacin del mismo, junto con los
factores que han motivado el desenlace del proyecto se le conoce como
informe de situacin.

Informe de cierre de un
proyecto:
Informe Econmico
Resume los datos
contables
ms
significativos
del
proyecto, y permite
que
una
persona
ajena al mismo pueda
hacerse
una
idea
general del mismo.

Informe de Situacin final

Es una descripcin general, en
lenguaje no tcnico y para todo tipo
de lectores, del ciclo de vida del
proyecto, desde la adjudicacin del
mismo hasta su cierre contable

5. CASO CIERRE SNIP-PER

El objetivo del Informe de Cierre del proyecto es presentar la informacin
relevante de la culminacin del proyecto, comparndolo con la informacin
prevista en los estudios de pre inversin.

Debe ser elaborado por la Unidad Ejecutora del Proyecto, al finalizar la

ejecucin del mismo.

Este informe constituye declaracin jurada.

5.1. datos generales del SNIP-PERU

I. Datos generales
1. Cdigo SNIP
2. Nombre del PIP
3. Fecha de declaracin de viabilidad
4. Monto de inversin declarado viable
5. Monto de inversin total ejecutado
6. Plazo de ejecucin previsto en la declaracin de
viabilidad

5.2. PERIODO DE EJECUCIN DEL

PROYECTO

Fecha de Inicio del expediente tcnico: / ../ .

Fecha de Culminacin del expediente tcnico / ../ .

Fecha de Inicio de ejecucin del Proyecto: / ../ .

Fecha de Culminacin del proyecto / ../ .

Modalidad de Ejecucin: Administracin directa

tercerizada

otro

5.3 PRINCIPALES METAS FSICAS DEL PRODUCTO

Liste las principales metas fsicas de productos alcanzadas con el proyecto

comparndolas con las metas consideradas en el ltimo estudio de
preinversin y que fueron registradas en la Ficha de Registro de PIP en el
Banco de Proyectos (Formato SNIP 03)

5.4. EJECUCIN FINANCIERA

Registrar la informacin de ejecucin financiera del proyecto comparando los
datos originales con los cuales se declar la viabilidad y los datos reales al final
de la ejecucin. Justifique las variaciones segn el cuadro siguiente.

5.5. PRINCIPALES PROBLEMAS O

LIMITACIONES EN LA EJECUCIN
1. Deficiencias en el diseo del proyecto (preinversin)
2. Expediente Tcnico deficiente

()
()

3. Deficiencias en el rea administrativa

4. Desinters de los beneficiarios

()
()

5. Deficiencia en la asignacin de los recursos presupuestales

()

6. Falta de personal capacitado en la Unidad Ejecutora

()

7. Deficiente calidad de los equipos/insumos

()

8. Problemas climatolgicos y/o fsico-geogrficos

()

9. Deficiente desempeo de contratistas/consultores

()

10. Limitaciones en el marco legal

()

11. Deficiencia en los arreglos institucionales

()

12. Modalidad de ejecucin inapropiada

()

otros

5.5. PRINCIPALES PROBLEMAS O

LIMITACIONES EN LA EJECUCIN
Lecciones Aprendidas:

Se deber sealar brevemente y de manera objetiva y crtica, las lecciones

aprendidas del proceso seguido en la ejecucin del proyecto. Las lecciones
tienen relacin con preguntas como la modalidad de ejecucin fue la
adecuada (administracin directa o tercerizada)? el diseo fue adecuado?,
el nmero excesivo de componentes dificult la ejecucin? las metas fueron
realistas?, la estrategia de ejecucin fue eficiente?, los beneficiarios
asumieron compromisos reales?

5.6. sostenibilidad
Entidad encargada de la
operacin y mantenimiento:
Fuentes de financiamiento para la
operacin y mantenimiento
Fecha de transferencia: 1/
Documentos de Transferencia:1
1/ En los casos que la UE no sea responsable de la operacin y mantenimiento se
deber indicar la fecha de transferencia a la entidad encargada de la operacin y
mantenimiento, as como los documentos que sustenten dicha transferencia.
Describir los arreglos institucionales llevados a cabo para asegurar la operacin y
mantenimiento del proyecto:

Existe algn factor que ponga en riesgo la sostenibilidad del proyecto? Si ( ) No

()
Cul? ..
Porqu?

5.7. contactos para mayor informacin

Nombre de la Unidad Ejecutora:
Responsable de la Unidad
Ejecutora
Firma y sello
Responsable de la elaboracin
del
Informe:
Telfono/Fax:
Correo electrnico:
FECHA DEL INFORME DE CIERRE