INSTITUTO SUPERIOR METROPOLITANO

DOCENTE: ING. CARLOS F. VICENTE TUESTA

CURSO:
REDISEO EMPRESARIAL, PROCESOS DE NEGOCIOS Y REINGENIERA.

TRABAJO DE INVESTIGACIN
TEMA:

REDISEO DEL SUBPROCESO DE VERIFICACIN DE DOCUMENTOS DE EMPRESAS Y

ENTIDADES DE INTERMEDIACIN LABORAL, DE LA DIRECCIN REGIONAL DE
TRABAJO, PROMOCIN DEL EMPLEO Y FORMACIN PROFESIONAL DE MADRE DE
DIOS.

PRESENTADO POR:
EQUIPO N 2

LIMA - PER
2014

01

 INTEGRANTES DEL EQUIPO 2:

01

ALDANA SALGADO, GENYFER MARGARET

02

CASILLAS MAQUERA, DANY ERNESTO

03

MANRIQUE MARTINEZ, LUIS MANUEL

04

SOLES FRETELL, DORI MARLENY

05

CASTRO TORRES, ROSSY

06

VILLAR TOMAS, CESAR

07

VILLAR FONSECA, MANUEL ADOLFO

08

ZEGARRA CASTILLO, JULIO CESAR

02

ANTECEDENTES DE LA DIRECCIN REGIONAL DE TRABAJO,

PROMOCIN DEL EMPLEO Y CAPACITACIN LABORAL
CONCIBE PROMOVER EL EMPLEO Y MEJORAMIENTO DE LAS CONDICIONES DE
TRABAJO Y CALIDAD DE VIDA DEL TRABAJADOR, COMO UN PROCESO
PERMANENTE QUE SE DA EN UN CONTEXTO SOCIO-LABORAL.

03

DIRECCIN REGIONAL DE TRABAJO, PROMOCIN DEL

EMPLEO Y CAPACITACIN LABORAL

ACTIVIDADES:
PROMOVER EL EMPLEO DIGNO Y PRODUCTIVO, Y LA INSERCIN EN EL MERCADO
DE TRABAJO.

EJECUTAR LAS POLTICAS DE FORMACIN PROFESIONAL, CAPACITACIN

LABORAL, RECONVERSIN LABORAL Y FORMACIN CONTINUA EN LAS
EMPRESAS.

04

DIRECCIN REGIONAL DE TRABAJO, PROMOCIN

DEL EMPLEO Y CAPACITACIN LABORAL

VISIN
SER UNA INSTITUCIN PBLICA MODERNA, LDER EN LA PROMOCIN Y
GENERACIN DE EMPLEO PRODUCTIVO DIGNO; EN LA ADMINISTRACIN DEL
TRABAJO Y DE UN AMBIENTE SOCIO-LABORAL JUSTO Y DEMOCRTICO.
PROMOVER LA CONCERTACIN Y DIALOGO ENTRE LOS ACTORES SOCIALES
Y EL ESTADO PARA CONTRIBUIR AL MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD DE VIDA
DE LA POBLACIN.

05

DIRECCIN REGIONAL DE TRABAJO, PROMOCIN DEL EMPLEO Y

CAPACITACIN LABORAL
MISIN
SER UNA INSTITUCIN RECTORA DE LA ADMINISTRACIN DEL TRABAJO Y
LA PROMOCIN DEL EMPLEO, CON CAPACIDADES DESARROLLADAS PARA
LIDERAR LA IMPLEMENTACIN DE POLTICAS Y PROGRAMAS DE
GENERACIN Y MEJORA DE EMPLEO, CONTRIBUIR AL EMPRENDIMIENTO,
FOMENTAR LA PREVISIN SOCIAL, PROMOVER LA FORMACIN
PROFESIONAL.

06

DIRECCIN REGIONAL DE TRABAJO, PROMOCIN

DEL EMPLEO Y CAPACITACIN LABORAL
OBJETIVOS:

PROMOVER EL EMPLEO Y MEJORAMIENTO DE LAS CONDICIONES DE

TRABAJO Y CALIDAD DE VIDA DEL TRABAJADOR, EL DESARROLLO SOCIOLABORAL.

FOMENTAR EL CUMPLIMIENTO DE LAS NORMAS LABORALES DE LOS

REGMENES PRIVADOS Y PBLICOS, ASEGURANDO LA CONFORMIDAD DE
LAS NORMAS Y PRCTICAS NACIONALES.

07

MACROPROCESO
REGISTRO DE EMPRESAS Y ENTIDADES DE INTERMEDIACIN
LABORAL

08

MACROPROCESO: REGISTRO DE EMPRESAS Y ENTIDADES

DE INTERMEDIACIN LABORAL
NECESIDAD DE
LAS EMPRESAS

ENTREGA DE
DOCUMENTO

ENTREGA
DE
BOLETA DE PAGO.
ENTREGA
DOCUMENTO DE LA
EMPRESA.

EMPRESA
ATENDIDA

PROCESOS

CLASIFICACIN
DE
DOCUMENTOS

REVISIN DE
DOCUMENTOS

CLASIFICAR
LOS
DOCUMENTOS SEGN
SU SOLICITUD.
ENTREGA
DOCUMENTOS
TCNICO
ADMINISTRATIVO.

DE
AL

VERIFICACIN
DOCUMENTOS.

EXPEDIR
CONSTANCIA

DE

COMPARAR CON LOS

REQUISITOS.
REGISTRO DE
DOCUMENTOS

EMISIN
CONSTANCIA.

DE

ARCHIVADO COPIA
DE CONSTANCIA.

LOS

SUBPROCESO A ESTUDIAR

09

SUBPROCESO A ESTUDIAR
MACROPROCESO:
REGISTRO DE EMPRESAS Y
ENTIDADES DE INTERMEDIACION
LABORAL.

PROCESO:
REVISIN DE DOCUMENTOS.

SUBPROCESO:
VERIFICACIN DE
DOCUMENTOS

10

NOMBRE DEL SUBPROCESO ACTUAL:

VERIFICACIN DE DOCUMENTOS

NOMBRE DEL SUBPROCESO PROPUESTO:

VERIFICACIN DE DOCUMENTOS
11

INFORMACIN GENERAL PARA HACER

EL REDISEO

12

EQUIPO DE TRABAJO
NOMBRE

CARGO

OFICINA

AREA

GRUPO 2

EXTERNOS

EXTERNA

SUB DICRECCIN DEL AREA DE PROMOCIN

LUIS BURGA
RODRIGUEZ

DIRECTOR
GENERAL

CENTRAL

DIRECCIN REGIONAL DE TRABAJO, PROMOCIN DEL

EMPLEO Y FORMACIN PROFESIONAL DE MADRE DE
DIOS

CENTRAL

DIRECCIN DE PROMOCIN DEL EMPLEO Y

CAPACITACIN LABORAL

CENTRAL

DIRECCIN REGIONAL DE TRABAJO, PROMOCIN DEL

EMPLEO Y FORMACIN PROFESIONAL DE MADRE DE
DIOS

CENTRAL

SUB DIRECCIN DE PROMOCIN DEL EMPLEO

CENTRAL

SUB DIRECCIN DE PROMOCIN DEL EMPLEO

CENTRAL

PERSONA JURDICA

DIRECTOR DEL
ING EFRAIN
AREA DE
ARAUJO MONROY PROMOCION DEL
EMPLEO
MIREYA RUIZ
PRADO

SECRETARIA
GENERAL

SECRETARIA DEL
TCNICO
ADMINISTRATIVO
TECNICO
MARIO MONTAES ADMINISTRATIVO
ZAPATA
PROMOCION DE
EMPLEO
NELLY ZEGARRA
VACA

EMPRESA

USUARIO

13

SIMBOLOGA MAYNARD PARA HACER EL

SUBPROCESO
ACTIVIDAD /
DEFINICIN

SIMBOLO

DESCRIPCIN

OPERACIN

CUALQUIER PASO QUE AGREGA VALOR AL SUBPROCESO HACE AVANZAR EN

FORMA DIRECTA EL SUBPROCESO.

TRANSPORTE

CUALQUIER ACCIN QUE DESPLAZA INFORMACIN U OBJETOS, INCLUYENDO

PERSONAS.
INCLUYE INSPECCIONES
AUTORIZACIONES.

INSPECCIN

CALIDAD

CANTIDAD,

REVISIONES

RETRASO NO PROGRAMADO DE MATERIALES, PARTES O PRODUCTOS.

CUALQUIER TIEMPO DE ESPERA DE PERSONAS.

DEMORA
ALMACENAJE

RETRASO PROGRAMADO DE MATERIALES, PARTES O PRODUCTOS.

ACTIVIDAD COMBINADA

PROCESO COMPLEJO AD HOC QUE REQUIERA EL NEGOCIO.

ALMACENAMIENTO PERMANENTE.

ALMACENAMIENTO
RETRABAJO

DE

CUALQUIER PASO INNECESARIO Y REPETIDO DE OPERACIN.

14

DESARROLLO FUNCIONAL

15

DIAGRAMA FUNCIONAL DE RUTA DE DOCUMENTOS

AS-IS

16

AS-IS

DIAGRAMA DE CAUSA EFECTO

PERDIDA DEL
ENVIO

MENSAJERA
ERROR HUMANOS
DEL TRANSPORTE

LENTITUD DEL ENVO

FLUJO LARGO
DEL
TRANSPORTE

LENTITUD EN LA
CAPACITACIN
MANEJO DEL
CONOCIMIENTO
LENTITUD EN LA
UBICACIN DEL
CONTACTO

LENTITUD EN EL
PASE DE UN
PUNTO A OTRO

LENTITUD EN LA
BUSQUEDA
VERIFICACIN

MTODOS

DEMASIADOS
PUNTOS DE
RECEPCIN
CONTROL DE
INGRESO /
MOVIMIENTO

PROCESOS
PRIORITARIOS
EN COLA
LENTIFICADOS
NULA
RECUPERACIN DEL
DOCUMENTO DEL
FLUJO

MANEJO DE LOS
CONTACTOS

RECEPCIN

CONTROL DE
PRIORIDAD

SEGUIMIENTO DEL
DOCUMENTO

CONTROL MANEJO DE DATA

RETRASO EN LA
VERIFICACIN DE
DOCUMENTOS

17

ALINEAMIENTO CON EL PLAN

ESTRATGICO
18

SUBPROCESO NO CUENTA CON :

AS-IS

VISIN
MISIN
OBJETIVOS

19

DESARROLLO DEL FLUJO Y

EXPLICACIN DEL SUBPROCESO
20

FLUJOGRAMA DEL SUBPROCESO

AS-IS

21

EXPLICACIN DEL SUBPROCESO

SECRETARIA
GENERAL

DIRECTOR DE PROMOCIN DEL

EMPLEO Y CAPACITACIN LABORAL

AS-IS

SECRETARIA DEL
TCNICO
ADMINISTRATIVO

TCNICO
ADMINISTRATIVO

22

DIAGRAMA DE MAYNARD DEL

SUBPROCESO
23

DIAGRAMA MAYNARD DELSUBPROCESO: VERIFICACIN

DE DOCUMENTOS

AS-IS

24

PROBLEMAS
FORTALEZAS

DEBILIDADES
25

PROBLEMAS DE LOS SUS SUBPROCESO AS-IS

DEMASIADAS ACTIVIDADES REPETITIVAS.

TIEMPO EXCESIVO EN LAS ACTIVIDADES PARA LA VERIFICACIN DE

LOS DOCUMENTOS.

26

FORTALEZAS DEL SUBPROCESO

AS-IS

INFRAESTRUCTURA ADECUADA.
PERSONAL MOTIVADO CON IDENTIDAD INSTITUCIONAL.
PREDISPOSICIN DE LOS DIRECTIVOS AL TRABAJO EN EQUIPO.

27

AS-IS

DEBILIDADES DEL SUBPROCESO

DEFICIENTE ORGANIZACIN EN EL TRMITE PARA LA CONSTANCIA.

EL PERSONAL ADMINISTRATIVO CARECE DE CAPACITACIN.

MALA DISTRIBUCIN DE LAS OFICINAS.

VERIFICACION
EXCESIVO.

DE

DOCUMENTOS

DE

LA

EMPRESA

EN

TIEMPO

28

COSTO MENSUAL DEL SUBPROCESO AS-IS

CARGO

REMUNERACIN PERSONAL
UNITARIA
MENSUAL

TOTAL S/.

SECRETARIA DE REA

1,200

1,200

DIRECTOR

4,200

4,200

SECRETARIA

1,500

1,500

TCNICO ADMINISTRATIVO

1,800

1,800

NMERO DE PERSONA

TOTAL DE CONSTANCIAS POR MES

COSTO MENSUAL DEL SUB PROCESO

35
S./ 8,700

29

ANLISIS DE PUESTOS, PERSONAL

INVOLUCRADO EN EL SUBPROCESSO

30

ANLISIS DE PUESTOS

AS-IS

SECRETARIA GENERAL
ACTIVIDADES

RECEPCIONA Y REGISTRA DOCUMENTO DE LA EMPRESA.

TRANSPORTA EL DOCUMENTO DE LA EMPRESA

31

ANLISIS DE PUESTOS AS-IS

DIRECTOR DE PROMOCIN DE EMPLEO Y
CAPACITACIN LABORAL
ACTIVIDADES
RESPONSABLE DE LA AUTORIZACIN DE EMISIN DE CONSTANCIAS.
APOYAR EN LA CONSOLIDACIN DE LA INFORMACIN PROCESADA
CONSERVAR Y MANTENER EN BUEN ESTADO LOS BIENES Y TEXTOS
DE CONSULTA A SU CARGO.
BRINDAR ORIENTACIN AL USUARIO SOBRE LOS SERVICIOS QUE
REQUIERE.

32

ANLISIS DE PUESTOS

AS-IS

TCNICO ADMINISTRATIVO
ACTIVIDAD
RECEPCIONA DOCUMENTOS DE LA EMPRESA.
REALIZA LA VERIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS DE LA
EMPRESA.
REGISTRA LOS DOCUMENTOS DE LA EMPRESA.
FIRMA LOS DOCUMENTOS DE LA EMPRESA
EMITE CONSTANCIA A LA EMPRESA .
RESPONSABLE DE REGISTRAR Y EMITIR CONSTANCIAS.

33

ANLISIS DE PUESTOS

AS-IS

SECRETARIA DEL TECNICO ADMINISTRATIVO

ACTIVIDADES
RECEPCIONA DOCUMENTOS.
TRANSPORTA LOS DOCUMENTOS DE LA EMPRESA.
TRANSPORTA LOS DOCUMENTOS FIRMADOS.

34

ANLISIS DE PUESTOS

RESUMEN DE TIEMPOS EN LA VERIFICACIN DE DOCUMENTOS

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15

ACTIVIDADES DEL SUBPROCESO

PRESENCIAL

SECRETARIA
GENERAL

RECEPCIONA DOCUMENTOS DE LA
3 MIN= 2,2 %
EMPRESA
ESPERA
2880 MIN= 42,4 %
TRANSPORTA DOCUMENTOS DE LA
3 MIN= 2,2 %
EMPRESA
RECEPCIONA DOCUMENTOS DE LA
EMPRESA
ESPERA
RECEPCIONA DOCUMENTOS DE LA
EMPRESA
ESPERA
REALIZA VERIFICACIN DE LOS
DOCUMENTOS DE LA EMPRESA
FIRMA LOS DOCUMENTOS DE LA EMPRESA
ESPERA
TRANSPORTA DOCUMENTOS DE LA
EMPRESA
FIRMA LOS DOCUMENTOS DE LA EMPRESA
TRANSPORTA DOCUMENTOS FIRMADOS
REGISTRA LOS DOCUMENTOS DE LA
EMPRESA DENTRO DEL SISTEMA
EMITE Y ARCHIVA LA CONSTANCIA DE
TOMA DE CONOCIMIENTOS
TOTAL

DIRECTOR DE
PROMOCIN DEL
EMPLEO Y
CAPACITACIN
LABORAL

AS-IS
SECRETARIA DEL
TCNICO
ADMINISTRATIVO

TCNICO
ADMINISTRATIVO

TOTAL

3 MIN
2880 MIN
3 MIN
3 MIN= 2,2 %

3 MIN

1440 MIN= 21,2 %

1440 MIN
3 MIN= 2,2 %

3 MIN

2 MIN= 1 %

2 MIN

20 MIN= 6,2 %

20 MIN

3 MIN= 2,2 %
4 MIN= 3,2 %

3 MIN
4 MIN

3 MIN= 2,2 %

3 MIN

3 MIN= 2,2 %

4 MIN
3 MIN

4 MIN= 3,2 %
10 MIN= 5,2 %

10 MIN

3 MIN= 2,2 %

3 MIN
4384 MIN
100 %

35

SUBPROCESO REDISEADO

36

SUBPROCESO PROPUESTO TO-BE

NOMBRE:
VERIFICACIN DE DOCUMENTOS

OBJETIVO:
REDUCIR
EL
TIEMPO
EN
VERIFICACIN DE DOCUMENTOS.

LA

37

ALINEAMIENTO CON EL PLANEAMIENTO

ESTRATGICO

38

TO-BE
VISIN
SER EL SUBPROCESO MAS EFICAZ EN LA GESTIN DE VERIFICACIN DE
DOCUMENTOS.

39

TO-BE
MISIN.
MANTENER UN SERVICIO CENTRADO Y SIN ERRORES EN LA
VERIFICACIN DE DOCUMENTOS.

40

DESARROLLO DEL FLUJO Y EXPLICACIN

DEL SUBPROCESO

41

FLUJOGRAMA DELSUBPROCESO
PROPUESTO

TO-BE

42

EXPLICACIN DEL
SUBPROCESO

TO-BE

SUBPROCESO PROPUESTO :
VERIFICACIN DE DOCUMENTOS

TCNICO ADMINISTRATIVO

SECRETARIA GENERAL

DIRECTOR DE PROMOCIN DEL

EMPLEO Y CAPACITACIN LABORAL

43

SUSTENTO DEL SUBPROCESO

TO-BE

SUBPROCESO PROPUESTO :
VERIFICACIN DE DOCUMENTOS

TIEMPO
SUBPROCESO
ACTUAL

4384 MIN

TIEMPO
SUBPROCESO
PROPUESTO

2938 MIN

REDUCCIN EN
MINUTOS

1446 MIN

REDUCCIN EN %

27.80 %

44

DIAGRAMA DE MAYNARD DEL SUBPROCESO

45

DIAGRAMA DE
MAYNARD

TO-BE

SUBPROCESO PROPUESTO :
VERIFICACIN DE DOCUMENTOS DE LA EMPRESA

46

FORTALEZAS

DEBILIDADES

47

SUBPROCESO PROPUESTO

TO-BE

VERIFICACIN DE DOCUMENTOS

FORTALEZAS
TRABAJADORES
CAPACITADOS
REALIZAR
LAS
TAREAS
SUBPROCESO EN EQUIPO.

PARA
DEL

48

SUBPROCESO PROPUESTO TO-BE

VERIFICACIN DE DOCUMENTOS

DEBILIDADES
HASTA EL MOMENTO NO SE HA ENCONTRADO
DEBILIDADES EN EL SUBPROCESO.

49

COSTO MENSUAL DEL SUBPROCESO

PROPUESTO

TO-BE

VERIFICACIN DE
DOCUMENTOS

CARGO

REMUNERACIN UNITARIA S/. PERSONA MENSUAL

TOTAL

DIRECTOR

4,200

4,200

TCNICO ADMINISTRATIVO

1,800

1,800

SECRETARIA GENERAL

1,500

1,500

NMERO DE PERSONAS

TOTAL SERVICIOS AL MES

35

COSTO MENSUAL DEL

SUBPROCESO

7,500

50

ANLISIS DE PUESTOS DEL PERSONAL

INVOLUCRADO EN EL SUBPROCESO

51

ANLISIS DE PUESTOS

TO-BE

SECRETARIA GENERAL
ACTIVIDAD:
RECEPCIONA DOCUMENTOS DE LA EMPRESA.
ESPERA.
TRANSPORTA DOCUMENTOS DE LA EMPRESA.

52

ANLISIS DE PUESTOS

TO-BE

DIRECTOR DE LA PROMOCIN DEL EMPLEO Y

CAPACITACIN LABORAL
ACTIVIDAD:
FIRMA LOS DOCUMENTOS DE LA EMPRESA.
AUTORIZA LA EMISIN DE CONSTANCIAS

53

ANLISIS DE PUESTOS

TO-BE

TCNICO ADMINISTRATIVO
ACTIVIDAD:
RECEPCIONA DOCUMENTOS DE LA EMPRESA
REALIZA VERIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS DE LA EMPRESA Y DA
CONFORMIDAD
REGISTRA LOS DOCUMENTOS DE LA EMPRESA DENTRO DEL SISTEMA
EMITE Y ARCHIVA LA CONSTANCIA DE TOMA DE CONOCIMIENTOS

54

ANLISIS DE PUESTOS

TO-BE

RESUMEN DE TIEMPOS EN LA VERIFICACIN DE DOCUMENTOS

55

MANEJO DEL CAMBIO

AL

56

ANALISIS DEL CAMBIO

DEL AS-IS AL TO - BE
OPORTUNIDADES

VERIFICAR
DOCUMENTOS

CAMBIO

DIFICULTAD

RAPIDEZ EN MEDIO
LA
VERIFICACI
N
DE
DOCUMENTO
S

REDUCCIN DE REUTILIZACI
BAJA
TIEMPO EN EL N
DE
SUBPROCESO
TIEMPOS EN
ACTIVIDADES
DE VALOR

BENEFICIOS

COSTOS

SATISFACCIN CAPACITACIN
DE
LA
EMPRESA

MEJORA
CLIMA
LABORAL

SOPORTE

RIESGOS

CAPACITACIN
AL PERSONAL

ADAPTACIN
AL
NUEVO
SUBPROCES/
MS
CAPACITACIN

EL CAPACITACIN NUEVO
AL PERSONAL SUBPROCESO
INVOLUCRADO

TIEMPO LIBRE
SIN
USO/
REASIGNAR
EMPLEADOS

57

AS- SI
ACTIVIDADES QUE
NO ENTRAR EN E
SUBPROCESO
SELECCIONADO

PASOS DEL SUBPROCESO

15

ESPERAS

PERSONAS

TIEMPO DE VERIFICACION DE
DOCUMENTACION

4384
MINUTOS

COSTO DEL SUBPROCESO MENSUAL

S/.8700.00

TO-BE
PASOS DEL SUBPROCESO

12

ESPERAS

PERSONAS

TIEMPO DE VERIFICACION DE
DOCUMENTACION

2938
MINUTOS

COSTO DEL SUBPROCESO MENSUAL

S/.7500.00

58

CONCLUSIONES
Y RECOMENDACIONES

59

CONCLUSIONES

REDUCCIN DE PERSONAS DE 4 A 3 = 1 = 25%

REDUCCIN DE TIEMPO DE 4384 A 2938 = 1446 = 33.05%
REDUCCIN DE ESPERAS 4 A 3 = 1 = 25%
REDUCCIN DE PASOS 15 A 11 = 4 = 26.67%
REDUCCIN DE COSTO MENSUAL DEL SUBPROCESO DE 8700 A 7500 = 1200 = 13.79%

SE CUMPLIO EL OBJETIVO DE REDUCIR EL TIEMPO DE VERIFICACIN

DE DOCUMENTOS EN 33.05%

60

 LA DIRECIN GENERAL DEBE PERMANECER COMPROMETIDA Y SEGUIR

APOYANDO EL REDISEO DEL SUBPROCESO Y SU RETROALIMENTACIN
CONTNUA.
MANTENER EL PLAN DE CAPACITACIN Y CRONOGRAMA, AMBOS
SEMESTRALES, PARA EL PERSONAL DEL SUBPROCESO.

61

62

PLAN DE CAPACITACIN AL PERSONAL

INVOLUCRADO EN EL SUBPROCESO TO-BE
CAPACITACIN
TECNICO ADMINISTRATIVO
TOMA DE CONOCIMIENTO.
CONTRATO CON EMPRESA USUARIO.
INFORME TREMESTRAL.

SECRETARIO GENERAL
RECEPCIN DE DOCUMENTOS.
CLASIFICACIN DE DOCUMENTOS.
TRANSPORTE DE LOS DOCUMENTOS.

63

CRONOGRAMA SEMESTRAL DE CAPACITACIN AL TO-BE

PERSONAL INVOLUCRADO EN EL SUBPROCESO

64