Iniciacin a la codificacin

Gua de iniciacin
a la codificacin
El uso correcto de los estndares GS1 de
identificacion de productos es, hoy en
da, una necesidad bsica para el
funcionamiento correcto, fluido y sin
errores del intercambio de informacin
entre las empresas -pedidos,
localizaciones en almacn, albaranes,
facturas, etc.-.
La presente gua de iniciacin a la
codificacin tiene como objetivo ofrecer,
de una manera fcil y asequible, una
aproximacin bsica a los estndares GS1
para una correcta codificacin de
productos. Asimismo, servir para
acceder, ms adelante, a las guas
especficas que, en funcin sus
necesidades, AECOC pone a su
disposicin.

Principio
de codificacin
Toda la Normativa GS1 se basa en el
Principio de no-ambigedad, que
establece que cada variante de
artculo debe tener un cdigo nico
que lo identifique, siempre que la
variacin sea evidente y significativa
a cualquier interlocutor de la cadena
de suministro, principalmente el
consumidor.
Dos productos distintos no pueden
identificarse con el mismo cdigo
GTIN (Global Trade Item Number), y
un mismo producto no puede
identificarse con ms de un GTIN.

Pasos para una correcta codificacin de productos

y agrupaciones
[1] Creacin de un catlogo
a. Creacin de una referencia interna. No
importa su longitud, ni si es alfanumrica.
Cuanto ms esclarecedora sea para su
empresa, mejor. A la hora de crear un
catlogo se deben tener en cuenta todos
los niveles de agrupacin en los que
estos productos sean susceptibles de ser
comercializados. (Ilustracin: ejemplo de
un catlogo con 3 columnas: referencia
interna, descripcin y GTIN)

c. Una vez realizado el ejercicio anterior, el

siguiente paso es proceder a la
codificacin de todos los artculos
contenidos en el catlogo de la empresa
mediante la asignacin de un GTIN.
El responsable de asignar el cdigo de un
producto es el propietario de la marca

84 12345 00001 0

84 12345 00002 7

84 12345 00003 4

84 12345 00004 1

84 12345 00005 8

84 12345 00006 5

Color rojo

familia cazadora
Color azul

Importe

b.Aadir una segunda columna con la

descripcin del producto. Esto facilitar
a sus interlocutores el conocimiento
de sus artculos.

30
Familia Color Talla

Referencia interna: F 01 C 207 T P

GTIN

Referencia interna

Descripcin del artculo

GTIN

F 01 SF 01 ART 1150
F 01 SF 02 ART 1215
F 25 SF 12 ART 0102
F 85 SF 91 ART 5871

CAZADORA GRIS TALLA P

CAZADORA GRIS TALLA M
CAZADORA AZUL TALLA P
CAZADORA AZUL TALLA M

84+C.E.+01+C
84+C.E.+02+C
84+C.E.+03+C
84+C.E.+XX+C

[2] Asignacin de un GTIN

El GTIN se obtiene completando el Cdigo
de Empresa asignado por AECOC con un
nmero secuencial y a continuacin
calculando el Dgito de Control.
No se debe utilizar la referencia
interna para completar el GTIN de
Empresa, ya que dar significatividad
al cdigo reducir las posibilidades
de codificacin.

Agrupaciones
Las agrupaciones de producto
podrn identificarse mediante un
cdigo GTIN-13 distinto al de la
unidad contenida, o bien mediante
Estructura general del GTIN-13

C 1 C 2 C 3 C 4 C 5 C 6 C 7 C 8 I1 I2

84
Unidades de Consumo
Los productos cuyo destino sea el punto
de venta al detalle, es decir, las Unidades
de Consumo, siempre debern estar
codificadas mediante un GTIN-13.

un cdigo GTIN-14 (ver pgina 6),

ambas opciones son correctas
dentro de la Normativa EAN de
Codificacin.

C1 C2 C3 C4 C5 C6 C7 I1 I2 I3
C 1 C 2 C 3 C 4 C 5 C 6 I1 I2 I3 I4

C 1 C 2 C 3 C 4 C 5 I1 I 2 I3 I4 I5
Parte facilitada por AECOC

Contador a disposicin de la empresa

Dgito de Control

[3] Clculo del dgito de control

4 Control = ?

3 Multiplicar

8 + 12 + 5 + 18 + 7 + 24 + 9 + 0 + 1 + 6 + 3 + 12 Sumar

Mltiplo 10 superior = 110

Suma = 105

Diferencia = 110 - 105 = 5

Dgito de control C = 5
Cdigo completo: 845678901234

El GTIN-13 estar completo aadiendo

el Dgito de Control (AECOC facilita en
su pgina web una aplicacin para
realizar su clculo). Adems, junto con la
documentacin de alta, recibir un
disquete con dicha aplicacin.
Realizar manualmente el proceso de
clculo tambin es muy sencillo; basta
con seguir tres pasos:
a) Se numera el cdigo de derecha a
izquierda, se multiplican los dgitos
que ocupan posicin par por 1, y por
3 los dgitos que ocupan posicin
impar.
b) Se suman los valores de los productos
obtenidos.
c) Se busca la decena superior al
resultado de la suma anterior y se
restan estos dos valores. El resultado
obtenido es el dgito de control.

Cambio de cdigo

El GTIN debe cambiarse siempre que

existan:
Cambios de atributos (tallas, colores,
aromas, etc.)
Detergente

Cambio de dimensiones.
Cambio de peso.

BiO
2Litros

En multipacks.

Producto de 2 litros

En productos cuyo envase o embalaje

ha cambiado fsicamente.
En productos modificados en frmula
o composicin, siendo dicho cambio
percibido por el consumidor final.
Aadidos que modifiquen las
dimensiones.
En variantes promocionales.

Producto normal
Cuando hay regalo aadido, cambia el cdigo

Producto con obsequio

Cuando cambia el tamao, cambia el cdigo

Detergente

BiO
4Litros

Producto de 4 litros

Producto normal
Cuando hay una promocin, cambia el cdigo

Producto en promocin

La codificacin de agrupaciones

Ejemplo de construccin de un GTIN-14

UNIDAD DE CONSUMO

GTIN-13
84 5678901 001 3

84 5678901 001 3

1 84 5678901 001
Variable
logstica
1 84 5678901 001 0
GTIN-14
AGRUPACIN CAJA 6 UNIDADES

Una agrupacin es un conjunto de

unidades de consumo cuya funcin es
facilitar el manipulado de stas, tanto en
lo que se refiere a los envos, como a los
procesos de entrega, recepcin, etc.
Todas las agrupaciones pueden ser
separadas en las unidades de consumo
que las forman.
Es correcto identificar una agrupacin
asignando un cdigo GTIN-13 que
identifique a la misma distinto al de la
unidad de consumo que contiene.
Tambin es posible identificar la
agrupacin mediante un cdigo GTIN14. ste se obtiene aadiendo delante
del GTIN-13 de la unidad de consumo
una Variable Logstica.
La variable logstica es el dgito situado a
la izquierda del cdigo GTIN de la unidad
de consumo. Los valores que puede tomar
estn entre el 1 y el 8, ambos inclusive.

Ejemplo de smbolo ITF 14

IMPORTANTE: No se puede
utilizar el 0 puesto que el cdigo
de la agrupacin se confundira
con el de la unidad de consumo.
Y no se puede usar el 9 ya que
est reservado para la
codificacin de artculos de
peso variable.

Variable Logstica

Cdigo GTIN-13
sobre el que se construye el GTIN-14

Dgito de control

* Como caso particular, si las mercancas son artculos de peso variable, solicite a AECOC
la Gua de Codificacin de Artculos de Peso Variable.

Por ltimo, debe tenerse en cuenta que

el valor del dgito de control del nuevo
cdigo cambiar.
NOTA: El GTIN-14 era conocido
anteriormente como EAN-14 o DUN -14.
El ITF 14 es la representacin grfica,
smbolo o dibujo del cdigo GTIN-14.

Identificacin de caractersticas: Codificacin GS1-128

Una herramienta estndar para la trazabilidad
El GS1-128 permite completar los cdigos
anteriormente citados (GTIN-13 y GTIN14) con informacin o caractersticas
relativas al producto (nmero de lote,
fecha de caducidad, produccin,
envasado,...) de una forma modular y
estandarizada, mediante los
Identificadores de Aplicacin (IAs).

Algunos Identificadores de Aplicacin

Los Identificadores de Aplicacin son unos

prefijos numricos creados para dar
significado inequvoco a los elementos de
datos estandarizados que se encuentran
situados a continuacin. Cada prefijo
identifica el significado y el formato de los
datos que le siguen de una manera
estandarizada internacionalmente.
Una caracterstica de estos IAs es la
concatenabilidad, es decir, la posibilidad
de encadenar diversas informaciones en
un solo cdigo, creando una cadena con
toda la informacin que sea necesaria.

I.A.

Contenido

Estructura

00

Cdigo Seriado de la Unidad de Envo (SSCC)

n2 + n18

01

Cdigo del Artculo / Agrupacin Completa

n2 + n14

02*

Cdigo del Artculo / Agrupacin Incompleta

n2 + n14

37

Cantidades (Acompaando al 02)

n2 + n..8

10

Nmero de Lote

n2 + an..20

11

Fecha de Fabricacin

n2 + n6

13

Fecha de Envasado

n2 + n6

15

Fecha Consume Preferente

n2 + n6

17

Fecha Caducidad

n2 + n6

310X

Peso Neto en Kilos

n4 + n6

330X

Peso Bruto en Kilos

n4 + n6

* Cdigo GTIN inmediatamente inferior

... y hasta ms de 150

IA Datos IA Datos IA Datos

Una aplicacin prioritaria del GS1-128 en
el sector de gran consumo es su uso para
la trazabilidad o seguimiento de
productos mediante la identificacin
nica de cada bulto o unidad de
expedicin mediante una matrcula, el
IA (00) tambin conocido como el Serial
Shipping Container Code (SSCC) o
Cdigo Seriado de la Unidad de Envo.
El SSCC o matrcula de paleta acta como
apuntador de toda la informacin
asociada al bulto en particular.
La combinacin del SSCC y el mensaje
EDI Aviso de expedicin (DESADV)
proporcionar a la empresa toda la
informacin necesaria para trazar sus
productos.

Simbolizacin

Mnimo

20,73 mm

29,83 mm

Simbolizar es representar grficamente,

en barras y espacios, el cdigo asignado
al producto. De las correctas
caractersticas del smbolo depender la
eficacia de la lectura. A continuacin se
indican slo los aspectos ms generales
y comunes a tener en cuenta.

Principales puntos a tener en cuenta en el

momento de realizar un smbolo EAN-13:
Dimensiones.
Mrgenes claros.
Colores.
Ubicacin
Calidad de impresin.

1. Dimensiones

25,91 mm

Nominal

EL SMBOLO EAN-13

El tamao de un smbolo EAN viene

determinado por tres factores: tipo de
impresin, substrato sobre el que se
imprime y entorno de lectura. Elegir el
tamao del smbolo basndose en el
diseo del envase es un error que puede
ocasionar la no-lectura del mismo.

37,29 mm

51,82 mm

Mximo

Anchura

Altura

Mnimo

29,83 mm

20,73 mm

Nominal

37,29 mm

25,91 mm

Mximo

74,58 mm

51,82 mm

Las dimensiones de la tabla estn

previstas para unidades de consumo y
se refieren a la separacin existente entre
seales de encuadre.

74,58 mm

Estas 3 ilustraciones no estn representadas a tamao real

2. Mrgenes claros

Seales de encuadre
8

456789

012345

Las dimensiones antes mencionadas

incluyen el espacio reservado a los
mrgenes claros, los espacios en blanco
antes y despus de las barras de inicio
y fin del smbolo EAN. Es obligatorio
respetar estos espacios. El hecho de
invadir estos mrgenes con textos,
ilustraciones, etc., o situar el cdigo
demasiado cerca de la esquina del
envase, impedir la correcta lectura del
cdigo.

Simbolizacin

3. Colores
Puede utilizarse cualquier combinacin
de colores siempre que presenten un
contraste adecuado para el escner.

Chequeo Cdigos PANTONE

Clculo del Mnimo PCS asociado

Cdigo Pantone
Contraste

Cdigo Pantone
13-41 Coated process

Normas generales:
Siempre barras oscuras sobre
fondos claros.
Nunca barras en rojo.
No se recomiendan los
colores metalizados.
En la pgina web de AECOC hay una
aplicacin en la que indicando los valores
del pantone de barra y fondo se
determina la validez de contraste de los
colores elegidos.

4. Ubicacin
De la correcta ubicacin del smbolo EAN
depender la correcta lectura y la
ergonoma del trabajo para el personal del
punto de venta. Se recomienda la ubicacin
del mismo sobre la base del diseo natural
del producto, viniendo sta sugerida por
la forma del envase y su grafismo.

Cancelar

Aceptar

PCS Mximo [Tablas]

1239

PCS Minimo [Tablas]

OC19

COMBINACIN DE COLORES CORRECTA

www.aecoc.es

Ubicar un smbolo cerca de la arista de

un producto, cubierto por un pliegue
de termosellado, en una superficie
irregular, etc. incrementa el riesgo de
que este cdigo no pueda ser ledo
correctamente.

Si la base del diseo no est disponible

para ser impresa/etiquetada, el smbolo
debe ubicarse sobre el reverso del diseo
natural, y cerca de la base.
El smbolo debe imprimirse en reas que
estn libres de recubrimientos,
solapamientos, pliegues o curvas
cerradas de menos de 5 mm.
Si el producto est empaquetado en un
"envoltorio aleatorio" (aquel en que el
envase no tiene un registro de corte), es
necesario que se asegure que el smbolo
completo aparezca en el envase.

Una mala ubicacin impedir una correcta lectura del smbolo EAN-13

Simbolizacin

1. Dimensiones
Al igual que en el smbolo EAN 13, la
dimensin del smbolo ITF debe venir
marcada por la calidad de la impresin
y el entorno de lectura.

5. Calidad de impresin
Las desviaciones en la anchura de las
barras son debidas a procedimientos de
impresin inexactos o bien al empleo de
film-masters fuera de especificaciones o
no preparados ex profeso para el tipo
de impresin y superficie sobre la que
se va a realizar el smbolo. Esto originar
barras demasiado gruesas o demasiado
finas que no podrn ser ledas
correctamente por un escner.

Factor Nominal:
159828 mm

414 mm

18496578214564

EL SMBOLO ITF-14

Mximo: Factor Nominal x 1

Mnimo: Factor Nominal x 0246

Principales puntos a tener en cuenta en el

momento de realizar un smbolo EAN 14:

2. Ubicacin
Es recomendable la ubicacin del
smbolo en dos laterales adyacentes de
la unidad de expedicin.

Dimensiones ITF-14.
Ubicacin ITF-14.
(El resto de puntos mrgenes, colores
y calidad de impresin- son coincidentes
con los mencionados anteriormente para
el EAN 13)

> 19 mm
18496578214564

Los extremos inferiores de las barras del

smbolo deben estar a una distancia de
32 mm de la base.

32 mm

La distancia mnima del smbolo hasta las

aristas verticales de la agrupacin debe ser
de 19 mm incluyendo mrgenes claros.
3. Ubicacin del smbolo en los palets:
Palets de alturas inferiores a 40 cm.
Lo ms alto posible, sin que afecte
negativamente a la anchura del smbolo
y a ms de 50 mm de la arista vertical
incluyendo los mrgenes claros.

h < 800 mm

Generalmente en los palets se

utiliza la etiqueta EAN-128 para
procesos de trazabilidad o para
dar informacin aadida.

Palets de alturas superiores a 40 cm.

A una altura de entre 400 y 800 mm
desde la base de la paleta y a ms 50
mm de la arista vertical incluyendo los
mrgenes claros.

h > 400 mm

x > 50 mm

Ms informacin
Para cualquier consulta, AECOC pone a
disposicin de sus asociados su pgina
web (www.aecoc.es), un servicio
personalizado de asesora telefnica (93
252 39 00) y una serie de guas
especializadas.
Ampliaciones a esta gua:
Codificacin GS1-128: Para utilizar
correctamente el estndar GS1-128.
Puntos Crticos: Ayuda a imprimir,
ubicar y utilizar correctamente las
simbologas existentes en el Sistema GS1.
Peso Variable: La especial naturaleza
de los productos de Peso Variable
hace necesaria una codificacin especfica.
Trazabilidad Carne de Vacuno: Acorde
con la legislacin actualmente
existente y refrendada por un comit
de expertos.
Trazabilidad Carne de Ovino - Caprino:
Al igual que el sector de vacuno,
el de ovino-caprino tiene sus
particularidades, detalladas y analizadas
en esta gua.
Trazabilidad Carne Fresca de Porcino:
Desarrolla un sistema
estndar de etiquetado para la
trazabilidad de esta categora de carne
fresca desde el matadero hasta el
punto de venta.
Trazabilidad Frutas y Hortalizas: Un
documento que ayuda a establecer
un mecanismo de identificacin y
seguimiento desde la parcela al plato.
Trazabilidad de Productos Envasados:
Un documento que establece un
mecanismo de identificacin estndar
para este tipo concreto de productos.

Manual de implantacin de los

estndares GS1 para la Optimizacin
de los procesos de Expedicin y
Recepcin de mercancas:
Con este proceso se pretende la
automatizacin de las operaciones
logsticas mediante la
utilizacin conjunta del etiquetado
GS1-128 y los mensajes EDI
EANCOM.
Asimismo, AECOC dispone de una serie
de servicios orientados a la asesora de
empresas preocupadas por la calidad
en la utilizacin de los estndares GS1:
Asesora de implantacin de soluciones
para la trazabilidad
Servicio de asesora de implantacin
GS1-128
Servicios de calidad en simbologa
Servicios de diagnstico
de codificacin

La Misin de AECOC
Contribuir a hacer ms
eficientes las relaciones entre
las empresas de Produccin y
Distribucin, aportando mayor
valor al Consumidor a travs
de la identificacin de
oportunidades de mejora a lo
largo de toda la cadena.

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