Bucaramanga, Enero 13 de 2010

VISITA ALAS OFICINA DEL CONCEJO PARA TOMAR UN DIAGNOSTICO INICIAL

DE LA DOCUMENTACIN Y TOMAR MEDIDAS DE LOS ESTANTES Y
ARCHIVADORES DONDE REPOSAN EN ESTOS MOMENTOS LA
DOCUMENTACIN.
OFICINA DE TESORERIA
DOCUMENTOS QUE ELABORAN DENTRO DE ESTA OFICINA:
ESTOS DOCUMENTOS VAN DENTRO DE LA CARPETA DE UN CONTRATO DEL
CUAL ESTE ULTIMO ES ELABORADO EN JURDICA.

DISPONIBILIDAD
REGISTRO PRESUPUESTAL
O.R.S (ORDENES DE SERVICIO)
CUENTAS POR PAGAR
EGRESOS
BALANCES
NOMINA
BANCOS
CERTIFICACIONES DE RENTA
PAGOS A TERCEROS.

LO QUE TESORERIA GUARDA DE LA DOCUMENTACION QUE RECIBE DE

OTRAS OFICINA O OTRAS ENTIDADES PBLICA O PRIVADAS:

SOLICITUDES DE DESCUENTO NOMINAL

EMBORGOS DE NOMINA
CORRESPONDENCIA EN GENERAL
RECIBOS DE NOMINA.

DESCRIPCION DE CMO ESTA LA DOCUMENTACION:

EN HOJAS CARTA, U OFICIO, ALGUNA MUY POCAS EN SEMI-CARTA Y OTRAS
MUY POCAS EN ESTN SEMI OFICIO.
ESTN EN LEGAJOS, A-Z, CARPETAS COLGANTES EN LOS ARCHIVADORES DE
CAJN, ALGUNOS DOCUMENTOS SON LIBROS. LAS A-Z CON LA
DOCUMENTACIN ARCHIVADA ESTN ORGANIZADAS POR AOS Y NMERO
INTERNO.

2 ARMARIOS DE MADERA CADA UNO CON 6 BANDEJAS Y CADA BANDEJA SE

DADIVE EN 2, ALL TIENEN LA SIGUIENTE DOCUMENTACIN:

ORDENES DE PAGO (A-Z)

COPIAS DE ORDENES DE PAGO (LIBROS EMPASTADOS)
CUENTAS (A-Z)
REGISTROSDE ORDEN PRESUPUESTAL (A-Z)

ESTA DOCUMENTACION ESTA FECHADA EN ORDEN CONSECUTIVO Y TIENEN

UN NUMERO INTERNO
MEDIDA DE LOS ESTANTES:
ALTO: 1metro con 20 centmetros
ANCHO: 2 metros con 35 centmetros
PROFUNDIDAD: 45 centmetros
MEDIDA DE LA DOCUMENTACION:
FILO DE PAPEL SUELTO ENCIMA DE LOS ESTANTES
ALTO: 95 CM
ANCHO 25 CM
PROFUNDIDAD: 45 CM
ARCHIVADAS EN CARPETA LEGAJO PAPEL CARTA Y OFICIO HAY 10 PAQUETES
DE LA MISMA MEDIDA, LOS PAPEQUES TESTAN AMARRADOS CON PITA.
DOCUMENTO EN 125 A-Z CADA A-Z TIENE 46 EXPEDIENTE Y CADA UNO CON
12 FOLIOS
LIBROS EMPASTADOS.
NOMINAS
COPIAS DE NOMINAS
ORDENES DE PAGO
ORDENES DE PRESTACION DE SERVICIO
ESTAN FECHADAS DE 1997 HASTA 2003
FOLDES CON INFORMES DE FINANZA DE ESTADOP DE CUENTA, AL PARECER
SON COPIAS.
PLAN DE INFORME TERRITORIAL
1 ARCHIVADOR DE MADERA CON 4 COJONES QUE MIDE:
ALTO: 1 METRO 42 CM

ANCHO: 43 CM
PROFUNDIDAD: 52 CM
1 CAJON MIDE
ALTO: 35 CM
ANCHO: 43 CM
PROFUNDIDAD 52 CM
DOCUMENTACION QUE CONTIENE:
CORRESPONDENCIA EN GENERAL
SOLICITUDES DESCUENTOS ENTIDADES PUBLICA O PRIVADAS
EMBARGOS ENTIDADES PUBLICAS O PRIVADAS
CARTAS
DOCUMENTACION EN CARPETA COLGANTE FECHADAS DESDE EL 2001,
GRAPAS CON GANCHOS METALICOS Y/O DE PASTA, ALGUNAS CON CARPETAS
PERO CON CLIP SON HOJAS OFICIO O CARTA.
GRUPOS DE DOCUMENTO SUELTOS QUE MIDEN.
ALTO: 36 CM
ANCHO: 80 CM
PROFUNDIDAD: 65 CM

ORDENES DE PAGO
EGRESOS Y COPIAS
COPIAS DE CHEQUE

PAPEL OFICIO, CARTA Y SEMI CARTA

10 A-Z SUELTAS

COPIAS DE REGISTRO Y DISPONIBILIDAD

NOMINAS

DOCUMENTACION EN HOJAS CARTA Y OFICIO

PAPELERIA EN LEGAJO QUE MIDE: Y UN LIBRO DE INFORME FINAL
CONTRATOS DE PRESTACION DE SERVICIO
ALTO: 25 CM
ANCHO: 96 CM
PROFUNDIDAD: 95 (DEL LIBRO HOJA EXTRA OFICIO)

OFICINA SECRETARIA GENERAL

DOCUMENTOS QUE SE CREAN EN LA OFICINA:

CORRESPONDENCIA
ACUERDOS GENERALES
RESOLUCIONES
ACTAS
ORDENES DEL DIA
ASISTENCIA
ENTREGA DE DOCUMENTOS
PROXIMAS SECCIONES
GACETAS
DERECHOS DE PETICIONES A ENTIDADES PUBLICAS Y PRIVADAS
MEMORANDO
CIRCULARES
CERTIFICACIONES O.P.S

DOCUMENTOS QUE RECIBEN

CORRESPONDENCIA
PROYECTOS DE ACUERDOS PARA ESTUDIAR EN DEBATE 1 Y 2 DEBATE
EN PLENARIA
DERECHOS DE PETICIONES DE ENTIDADES PUBLICA Y PRIVADAS O
COMUNIDAD

DOCUMENTACION EN HOJAS OFICIO Y CARTA,

3 ARCHIVADORES RODANTES, CADA UNO TIENE 5 BANDEJAS Y CADA UNO
MIDE:
ALTO: 1 METRO 92 CM
ANCHO: 95 CM
PROFUNDIDAD: 45 CM
LAS BANDEJAS MIDEN:
ALTO: 37 CM
ANCHO: 95 CM
PROFUNDIDAD: 45 CM
DOCUMENTACION QUE REPOSA EN ESTE ARCHIVADOR:

ACTAS

INVITACIONES
ORDEN DEL DIA
INFORMES DETALLADOS DE CONTRATOS
GACETAS
PROYECTOS DE ACUERDO
ASISTENCIA SESIONES

HOJAS CARTAS Y OFICIO

44 A-Z MARCADAS Y CON SU RESPECTIVO AO
200 LIBROS EMPASTADOS DESDE 1945 HASTA EL 2008

ACUERDOS
PRESUPUESTOS
PROYECTOS

CUADERNO DE PROYECTOS DE ACUERDOS POR FECHA

CARPETAS MARCADA Y POR AOS
HOJAS SUELTAS SIN FECHA NI ESPECIFICACION NINGUNA
CARPETA LEGAJO MARCADAS SIN AOS.
GACETAS EMPASTADAS Y ALGUNAS ACTAS EMPASTADAS
1 CAJA CON HOJAS CARTA Y OFICIO SUELTAS MIDE:
ALTO: 30 CM
ANCHO: 30
PROFUNDIDAD: 44
LIBROS DE ACTAS EMPASTADAS Y FECHADAS
4 LIBROS SIN NINGUNA MARCACION QUE LO IDENTIFIQUE CADA LIBRO
MIDE:
ALTO 34 CM
ANCHO 22 CM
POR OTRO LADO 2 ARCHIVADORES AL FRNETE DEL RODANTE, EL PRIMER
ARCHIVADOR MIDE:
ALTO: 1 METRO 42 CM

ANCHO 48 CM
PROFUNDIDAD: 56 CM
1 CAJON MIDE:
ALTO: 30 CM
ANCHO: 46
PROFUNDIDAD: 50
CONTIENEN CARPETAS CORRIENTES COLGANTES, ALGUNOS CAJONES
CONTIENEN CARPETE TIPO FOLDER MARCADAS Y FECHADAS, CADA
CARPETA TIENE UNA APROXIMADO DE 100 FOLIOS
ENCIMA DE ESTE ARCHIVADOR HAY DOCUMENTACION SUELTA QUE MIDE
ALTO 55 CM
ANCHO: 40 CM
PROFUNDIDAD: 50
EL 2 ARCHIVADOR CON 4 CAJONES EL ARCHIVADOR MIDE:
ALTO: 35 CM
ANCHO 47 CM
PROFUNDIDAD 69
CONTIENE DOCUMENTACION EN CARPETAS COLGANTES MARCADAS Y
FECHADAS DOCUMENTOS EN LEGAJOS CADA CARPETA TIENE UN FOLIO DE
150 HOJAS
CADA CAJON MIDE
ALTO: 30 CM
ANCHO: 44
PROFUNDIDAD: 69
ENCIMA HAY UN FILO DE 35 DE ALTO Y DE ANCHO.
MAS ADENTRO HAY DOS ARCHIVADORES DE MADERA CADA UNO TIENE 4
CAJONES Y CADA ARCHIVADOR MIDE:
ALTO: 1 METRO CON 37 CM
ANCHO 52 CM
PROFUNDIDAD: 50 CM
CADA CAJON ESTA MARCADO Y FECHADO CARPETAS COLGANTE
APROXIMADAMENTE CON 100 FOLIO POR CARPETA
CADA CAJON MIDE

ALTO: 32 CM
ANCHO: 44
PROFUNDIDAD 48
ENCIMA HAY 2 A-Z
SE ENCONTRO GACETAS EN ESPECIE DE CARPETAS FECHADAS QUE MIDE:
ALTO 30 CM
ANCHO 65 CM
PROFUNDIDAD 45

JURIDICA
DOCUMENTOS QUE GENERAN

CONTRATOS
o
o
o
o
o
o

PROFESIONALES
APOYO GESTION
COMPRAS
SUMINISTROS
O.P.S (HOJAS DE VIDA)
LIQUIDACIONES

RESPUESTA A DERECHOS DE PETICION A ENTIDADES PUBLICA O

PRIVADAS O COMUNIDAD
REPUESTAS A SOLICITUDES A ENTIDADES PUBLICAS O PRIVADAS
RESPUESTAS A DIVERSAS DEMANDAS COMO LAS DE PROCURADURIA
COMO ENTIDADES JUDICIALES O FISCALES
CONCEPTOS JURIDICOS
CERTIFICACIONES
ACTAS DE COMIT
o COMPRAS
o ARCHIVO
o INVENTARIO
o GESTION DE CALIDAD
o PACIVOCOL (PENSIONES)
o SEGUIMNIENTO A LOS ACUERDOS MUNICIPALES
LISTADO MENSUAL DE CONTRATACION (ESPECIFICA EL CONTRATISTA)
INFORMES A LA CONTRALORIA
INFORME DE PROCESOS ENCONTRA DE LA ENTIDAD
LISTADO MENSUAL DE CONTRATACIONES (PERSONERIA)
CONTRATACIONES
RESPUESTA A DERECHO DE PETICION
CONCEPTOS JURIDICOS
DERECHOS DE PETICIONES
SICE (PLAN DE COMPRAS)

HAY DOS ARCHIVADORES 1 METALICO Y 1 DE CAJON CADA ARCHIVADOR

MIDE:
ALTO: 1 METRO CON 35 CENTIMETRO
ANCHO: 46 CM
PROFUNDIDAD: 70 CM
CADA CAJON MIDE

ALTO: 30 CM
ANCHO: 42 CM
PROFUNDIDA 70CM
DOCUMENTOS EN PAPEL OFICIO Y CARTA CONTRATOS DEL 2009 CARPETAS
COLGANTES LEGAJO 6 EXPEDIENTES EN CADA CARPETA CON 50 FOLIOS, LAS
CARPETAS ESTAN MARCADAS CON EL NUMERO INTERNO DEL CONTRATO
2 ARCHIVADORES DE MADERA CON 4 CAJONES CADA UNO QUE MIDEN:
ALTO: 1 METRO 35 CM
ANCHO: 53 CM
PROFUNDIDAD: 60 CM
CADA CAJON MIDE
ALTO 30 CM
ANCHO 44 CM
PROFUNDIDAD 60 CM
DOCUMENTACION EN PAPEL OFICIO Y CARTA CARPETAS TIPO FUELLER CON
10 EXPEDIENTE CADA CARPETA DE 50 FOLIOS DIVIDIDO POR MESES CON
IDENTIFICACION NEMERO INTERNO
ENCIMA DE LOS ARCHIVADORES SE ENCUENTRAN 16 A-Z ,MARCADAS CON
EL NUMERO INTERNO Y FECHADAS SON DOCUMENTO EN OFICIO Y CARTA,
IDENTIFICADAS CON EL NOMBRE DEL CONTRATISTA NUMERO INTERNO
TIENEN SEPARADORES DE PAPEL EN CADA A-Z DE A 12 EXPEDIENTES CON 30
FOLIOS CADA UNO.
1 ARCHIVADOR DE 4 CAJONES DE LA MISMA MEDIDA DE LOS ANTERIORES
DOCUMENTOS EN PAPEL OFICIO Y CARTA CADA CAJON ESTA MARCADOS
POR FECHAS Y TIENEN CARPETAS COLGANTES MARCADAS EN COLORES POR
EL ASUNTO, ADEMAS CARPETAS LEGAJOS. ENCIMA DE ETE 1 ARCHIVADOR
DE 1 SOLO CAJON CON 8 A-Z MARCADAS CON NUMERO INTERNO.

PRESIDENCIA
ESTA OFICINA POR LO GENERAL NO CREA DOCUMENTO YA QUE LA MAYORIA
SON DOCUMENTO DE TRANSITO
DOCUMENTOS QUE GENERAN:

OFICIO DEL PERSONAL

PONENCIAS
CORRESPONDENCIA EXTERNA
CONCEPTOS JURIDICOS
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
OFICIOS DE ENTES ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROL

1 ARCHIVADOR DE 1 CAJON.
COMISION 3 SEGN INFORMACION RECIBIDA TODAS LS COMICIONES
GENERAN LA MISMA DOCUMENTACION
ASUNTOS ADMINISTRATIVOS, SOCIALES Y AMBIENTALES Y DERECHOS
HUMANOS
DOCUMENTOS QUE GENERAN:

CARTAS DE INVITACION INTERNAS Y EXTERNAS PARA LOS ESTUDIOS

DE PROYECTOS
CITAS AL PERSONAL INTERNO Y EXTERNO
DOCUMENTOS DE ESTUDIOS DE PROYECTOS
RECEPCIONAN Y DISTRIBUYEN LOS PROYECTOS.
GENERAN PROYECTOS DE ACUERDO (SI APLICA)
PARA LOS ESTUDIOS GENERAN UN ACTA:
o CONSTANCIA
DE
APROBACION
o PONENCIAS
o INFORME DE COMISION
o PLIEGO DE MODIFICACION
o PROPOSICIONES
CORRESPONDENCIA INTENA Y RECIBEN EXTERNA MUY POCA
INFORMES EXTERNOS: INVESTIGACION DE OTROS ENTES ESTO
DEPENDE DEL PROMEDIO DE DOCUMENTOS QUE SE GENEREN POR LA
CANTIDAD DE PROYECTOS
LISTA DE ASISTENCIA

MANEJAN A-Z; DOCUMENTOS SUELTOS SON MANEJADOS `POR MESES Y

EPOCAS DE ESTUDIO DE LOS PROYECTOS.

CONTROL INTERNO
DOCUMENTOS ESTAN EN LEGAJOS Y EN CARPETAS CORRIENTES Y FULLER
DENTRO DE CAJAS DE ARCHIVOS
DOCUMENTOS QUE GENERAN:

INFORMES DE AUDITORIA
INFORMES DE ENTES DE CONTROL
CIRCULAR INFORMATIVAS INTERNAS Y EXTERNAS
CORRESPONDNCIA GENERAL
PLANES DE MEJORAMIENTO
MEJORAS CONTINUAS
MEMORANDOS ADMINISTRATIVOS
CRONOGRAMA DE AUDITORIA
DIVULGACION DE NORMAS
IMAGEN COORPORATIVO
INFORME DE EMPALME DE PRESIDENCIA
INFORMES DE CONTROL CONTABLES PARA LA CIUDAD DE BOGOTA
ARQUEOS DE CAJA
RESPUESTAS
A
LA
CORRESPONDENCIA
DE
LOS
ENTES
DESCENTRALIZADOS Y ENTES DE CONTROL.

DOCUMJENTOS QUE RECIBEN

NORMATIVAS
INFORME DE CADA AREA DE CONCEJO
PLANES DE MEJORAMIENTO DE CADA AREA
CORRESPONDENCIA DESCENTRALIZADA Y ENTES DE CONTROL