Microsoft Project para Construcciones

Usando MS Project para la
construcción
Elaborado por: Rildo Jordán
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Links de las presentaciones
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http://www scribd com/doc/21200690
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Si se aumenta el alcance (obras adicionales p.e.
Si se aumenta el alcance (obras adicionales p e crecen los otros dos lados del triangulo.
crecen los otros dos lados del triangulo
(Presupuesto y plazo contractual). Usualmente un adicional es producto de una mala
planificación de diseño, pudiendo generar insatisfacción
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Triangulo de la empresa constructora
Triangulo de la empresa constructora
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Inicio y
fundamentos
de
de
planificación
con teoría de
restricciones
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Cinco pasos de la teoría de
restricciones
• Identificación de la restricción – Determina la tarea
mas restrictiva del proyecto (2 tipos: físico y político)
• Explotación – Determinación de plazo para la actividad
restrictiva identificada
restrictiva identificada
• Subordinación – Ninguna tarea anterior o posterior
deba tener duración mayor a la de la actividad
restrictiva
• Elevación – Optimización de la ruta crítica analizando el
costo tiempo para minimizar los costos y optimizar
d
duraciones
i
• Se produce una nueva restricción y volvemos al paso 1
• MEJORA CONTINUA
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Ejemplo de explotación (2)
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Planeamiento y
programación de un
proyecto
Secuencia:
Planeamiento exógeno(clima del
lugar, temperatura, altitud,
accesos, cantera, puntos de agua,
materiales, mano de obra local,
etc.)
Con el planeamiento endógeno se
puede tener:
•Plano de distribución y de
movimiento dentro de obra
•EDT
•Responsables del proyecto
•Gastos técnicos y administrativos
•Cuantificación de tareas
Estructura de descomposición del
•Estructura de descomposición del
recurso (si no hay propuesta base)
•Estructura de descomposición del
costo
•Presupuesto preliminar
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• Con
Con el presupuesto preliminar se elabora la
el presupuesto preliminar se elabora la
hoja de planificación y programación para
establecer duraciones
establecer duraciones
• Desarrollamos la lógica del trabajo con la WBS
o EDT
o EDT
• Determinamos el programa
• Asignamos recursos y costos
p
• Resultados como reportes
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Metodología para planificar proyectos
Metodología para planificar proyectos
• Usualmente todo proyecto de construcción de obras tiene:
– El presupuesto
El pres p esto
– El plazo
– Especificaciones técnicas y planos de detalle
1. Convertir el plazo del proyecto de días calendario a días útiles
2
2. Determinar el b ffer o amortig ador de pla o del pro ecto
Determinar el buffer o amortiguador de plazo del proyecto
3. Elaborar la WBS o EDT
4. Aplicamos el principio de Pareto (pocos vitales muchos triviales 80/20) y
determinamos actividad mas restrictiva
5. Dimensionamos el tiempo de la tarea restrictiva
6. Determinación de las duraciones de las demás tareas
7. Determinación de los recursos diarios de las tareas
8. Definición de la estructura de descomposición de la organización EDO (OBS)
Definición de la estructura de descomposición de la organización EDO (OBS)
9. Definición de la estructura de descomposición de recursos EDR (RBS)
10. Definición de la estructura de descomposición de costos EDC (CBS)
Pasos 9 y 10 son recomendables si no existe presupuesto base o valor referencial
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1 ‐ Convertir el plazo del proyecto de
dí
días calendario a días hábiles
l d dí háb l
Suponemos que el proyecto tiene un plazo de
300 días calendario
dí l d i
Asumimos que el mes tiene 30 días y 25 días
útiles que nos da un coeficiente de 1.2
Dividimos 300/1.2 y obtenemos 250 días hábiles
/ y
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2 ‐ Determinar el buffer o
amortiguador
d
• Se
Se emplea un plazo de 10% a 20%
emplea un plazo de 10% a 20%
• Tenemos dos valores:
250 x 10% = 25 días
250 x 10% = 25 días
• 250 x 20% = 50 días
• El equipo profesional define que valor usar
• Si usamos el buffer de 50 días, tenemos un
,
plazo de 200 días hábiles para el proyecto
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3 ‐ Elaborar la
WBS o EDT
Descomposición
j á i
jerárquica
orientada al
producto
entregable
I
Importante definir
t t d fi i
entregables
(producto
cuantificable,
medible y con
dibl
valor agregado que
agrupa un
conjunto de tareas
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4 ‐ Aplicar el principio de Pareto o ley
80/20
/
• escoger
escoger la tarea mas restrictiva del 20% de las
la tarea mas restrictiva del 20% de las
tareas mas importantes según este orden de
prioridades
– Cantidad de horas hombre
– Recursos limitados (equipo, material, mano de
Recursos limitados (equipo material mano de
obra)
– Cadena de tareas (fases diferentes)
Cadena de tareas (fases diferentes)
– Descartar tareas estimadas y globales
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5 ‐ Dimensionamiento del tiempo de la
tarea restrictiva
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6 – Determinación de las duraciones
d l d á
de las demás tareas
• Subordinación
Subordinación de todos los procesos a la tarea
de todos los procesos a la tarea
restrictiva
• Ninguna tarea podrá tener una duración
mayor
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7 ‐ Determinación de los recursos
d
diarios de las tareas
d l
• Adicionamos los datos según la formula:
Adicionamos los datos según la formula:
• F = tiempo unitario / duración de la tarea
• Recursos diarios = f x Cuadrilla unitaria
di i f C d ill i i
Actividad N
Computo métrico: 1000 m3
Cuadrilla = 1 operario + 1 albañil + 2 peones + 0.20 capataz
Rendimiento = 30 m3/jornada
Trabajo (HH) 1000 m3 x (4 2 hombres x 8 Hrs/jornada)
Trabajo (HH) = 1000 m3 x (4.2 hombres x 8 Hrs/jornada)
Trabajo = 33600 HH
Rendimiento = (Rec. Asignados x jornada trabajo ) / Rendimiento Unitario de cuadrilla
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7 ‐ Determinación de los recursos
d
diarios de las tareas
d l
• Asignamos
Asignamos un recurso promedio a las tareas
un recurso promedio a las tareas
• Luego en la retroalimentación comenzamos
con asignaciones de cuadrillas alternativas
con asignaciones de cuadrillas alternativas
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8 – Definición de la estructura de
descomposición de la organización
descomposición de la organización
(EDO)
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9 ‐ Definición de la estructura de
d
descomposición de recursos (EDR)
ó d ( )
• Asignamos recursos
Asignamos recursos
– Mano de obra
– Equipos y/o herramientas
Equipos y/o herramientas
– Materiales
• SSolo a tareas y subtareas
l t bt
• No se consideran los niveles a partir de
entregables para el análisis
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10 – Definición de la estructura de
d
descomposición de costos (EDC)
ó d ( )
Costos directos = Sumatoria
de recursos unitarios x costo
unitarios x cantidad de cada
tarea
Costos indirectos (gastos
generales) se calculan por
separado considerando el
personal técnico EDO
Existen dos tipos de costos
Existen dos tipos de costos
de operación: de operación
y de obra.
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Clasificación de costos indirectos de
operación
ó
• Costos indirectos de operación
– Gastos técnicos y administrativos
é d
• Honorarios, sueldos y prestaciones
• Servicios
• (Son aquellos que representan la estructura ejecutiva, técnica, administrativa y de
asesores)
– Alquileres y depreciación
• Depreciación, mantenimiento y rentas
• (Son aquellos gastos por concepto de bienes, muebles e inmuebles y de servicios,
p p j , , y
necesarios para el desempeño de las funciones ejecutivas, técnicas, administrativas y de
asesoría de la empresa.)
– Obligaciones y seguros
• Seguros, fianzas y financiamiento
• (Son aquellos gastos obligatorios para la operación de la empresa y convenientes para la
reducción de riesgos)
d ió d i )
– Materiales de consumo
• Gastos de oficina
• (Son aquellos gastos necesarios para el buen desempeño de las funciones de la empresa)
– Capacitación y promoción
C it ió ió
• Gastos de concursos
• Proyectos no realizados Elaborado por: Rildo Jordán
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Clasificación de costos indirectos de
obra
b
• Gastos técnicos y administrativos
– Son aquellos que representan la estructura ejecutiva, técnica, administrativa y
ll l é d
de asesores de la obra
• Traslado de personal a la obra
– Son aquellos gastos por concepto de traslado de personal técnico y
q g p p p y
administrativo
• Comunicaciones y fletes
– Gastos que tiene por objeto, establecer un vínculo constante entre la oficina
central y la obra, así como el abasto de equipo idóneo para la misma,
central y la obra, así como el abasto de equipo idóneo para la misma,
incluyendo mantenimiento y depreciaciones de otros equipos que no se
incluyan en los costos directos.
• Construcciones provisionales
– Gastos
Gastos necesarios para proteger los intereses del cliente, así como para
necesarios para proteger los intereses del cliente así como para
mejorar la productividad de la obra
• Consumos varios
– Gastos destinados al consumo de energéticos, gastos de oficina y auxiliares
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Imprevistos y contingencias
Imprevistos y contingencias
• Imprevistos • Contingencias
Contingencias (fuerza
(fuerza
– Naturales por mal mayor)
tiempo
– Económicos menores al – Naturales: terremotos,
porcentaje aprobado etc.
en contrato – Económicas:
– Humanos de errores en Incrementos salariales, ,
investigación de costos, devaluaciones,
integración del inflación, atraso de
presupuesto, pagos, impuestos
p g , p
estimación de tiempos,
ti ió d ti
ineficiencias, renuncias, – Humanos: guerra,
enfermedad, errores de revoluciones, huelga,
escritura y aritméticos
escritura y aritméticos incendios explosiones
incendios, explosiones
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INICIO Y PLANIFICACIÓN DE
INICIO Y PLANIFICACIÓN DE
PROYECTOS EN MSPROJECT 2007
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CONFIGURANDO MS PROJECT
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Creamos nuevo proyecto en blanco
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Activamos guía de proyectos
Definimos el proyecto
p y
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Elegimos una fecha de inicio del proyecto
Clic aquí para continuar
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Verificar que este en NO
Continuamos
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Finalizamos
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Verificamos que las configuraciones generales estén
similares a la imagen
similares a la imagen
Clic aqui
Clic aqui
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Para añadir mayor información
sobre el proyecto
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Creamos el calendario para el proyecto
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clic
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Clic en esta pestaña
Cli ñ
para cambiar a un
calendario laboral de
6 dias
Clic
Seleccionamos
esta opción y
cambiamos por
días o varios dias
días o varios dias
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Añadimos
fechas no
laborables
Modificamos
opciones del
calendario para
afinar los cálculos
posteriores
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Hacemos
concordar según el
nuevo calendario y
horarios
horarios
modificados
Cli
Clic aqui
i
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Clic aquí
Valores decimales
Desactivamos
En unidades
fijas
Así podemos asignar
recursos, variando la
duración de la tarea,
automáticamente el
trabajo (Horas hombre)
En MS Project el método de
l é d d
programación por defecto es la
programación condicionada por
y
el esfuerzo y ASAP
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Asignamos el calendario
creado al proyecto
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Asignamos el calendario creado
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Doble clic para asignar el
calendario a la escala Esta pestaña
Seleccionamos el
temporal
calendario
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ASIGNAMOS UN CALENDARIO A LA
ASIGNAMOS UN CALENDARIO A LA
HOJA DE RECURSOS
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Clic
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Verificamos que cada recurso tenga el
q g
calendario predeterminado
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La pestaña Cálculo la
configuración como la
i
imagen
Configuramos según las
siguientes opciones
recomendadas
Cambiar la configuración
Cambiar la configuración
según:
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COMENZAMOS A IMPORTAR DATOS
COMENZAMOS A IMPORTAR DATOS
DE PRESCOM O SOFTWARE SIMILAR
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Ingresamos a PRESCOM
Ingresamos a PRESCOM
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Abrimos el proyecto
Abrimos el proyecto
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Desactivamos esta opción
Desactivamos esta opción
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Copiamos y pegamos la información a
EXCEL desde los reportes
d d l
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Copiamos y pegamos la información generada por
PRESCOM o similar a EXCEL
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Eliminamos los valores de subtotales si es que hubieran
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En PRESCOM, presionamos Ctrl+Z para ingresar a la
siguiente venta de diagrama de Gantt
Copiamos información sobre los tiempos,
haciendo clic en este botón para luego llevar
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Es conveniente abrir un documento en blanco en el bloc de notas donde
iremos pegando la información de tiempos de cada una de las fases de la
obra. Se debe dejar un espacio en blanco entre cada fase
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Se repiten los pasos para cada fase hasta tener la
i f
información de todos los tiempos
ió d t d l ti
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El resultado final será similar a los siguiente
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Marcamos toda la columna de las tareas en EXCEL y
copiamos a PROJECT
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El pegado en project debe quedar así
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Ahora copiamos la columna de duración. Note que la demarcación incluye la
celda en blanco de la tarea resumen de OBRAS PRELIMINARES. Es importante
seleccionar de esta forma
l i d t f
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Pegamos en PROJECT en la columna duración
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Podemos insertar una columna de EDT, para un mejor control de nuestras tareas. Clic
con botón derecho y seguimos los pasos
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Elegimos la columna EDT y aceptamos
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Es importante insertar una tarea que sea el nombre del proyecto para tener una
tarea que nos muestre los datos resumidos del proyecto
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Colocamos el nombre del proyecto en la 1ra fila
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Organizamos nuestras tareas según nuestra EDT. Seleccionamos todas la tareas
debajo del nombre del proyecto y aplicamos sangria
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Aplicamos sangrías para los subgrupos de tareas o sub niveles.
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Ingresamos información sobre costos
Debemos crear nuevas tablas
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Creamos una
nueva tabla
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Crear la tabla según el siguiente formato
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Se obtiene la siguiente vista…
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Realizamos la programación del
proyecto
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Vinculación de tareas
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Creamos una vista que permite un
trabajo eficaz en la vinculación
b f l l ó
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Creamos vinculaciones entre tareas
Creamos vinculaciones entre tareas
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Otro método es seleccionar las tareas
y crear relación FC
l ó
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Verificación de las relaciones de
precedencia y de la ruta crítica
d d l í
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Ver la ruta crítica
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Elegimos ruta crítica
Elegimos ruta crítica
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Seleccionamos la información
adicional que veremos
d l
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Asignamos un formato y ya vemos en
rojo la ruta crítica
l í
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Observamos la ruta crítica en rojo
Observamos la ruta crítica en rojo
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Uso de delimitadores flexibles a tareas
o actividades
d d
Delimitadores FLEXIBLES
1)) LAP (ASAP).‐
( ) Lo antes posible. Todas las tareas comienzan lo mas temprano. Es el
ibl d l i l l
método usado por defecto en MS Project
2) LMTP (ALAP).‐ Lo mas tarde posible. Cuando se programa a partir de la fecha de
fin del proyecto.
p y
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Uso de delimitadores flexibles a tareas
o actividades
d d
Delimitadores FLEXIBLES
1)) LAP (ASAP).‐
( ) Lo antes posible. Todas las tareas comienzan lo mas temprano. Es el
ibl d l i l l
método usado por defecto en MS Project
2) LMTP (ALAP).‐ Lo mas tarde posible. Cuando se programa a partir de la fecha de
fin del proyecto.
p y
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Uso de delimitadores semiflexibles a
tareas o actividades
d d
Delimitadores SEMIFLEXIBLES
1)) No finalizar antes del…: Termina la tarea en o partir de la fecha que se indique. Se usa
fi li d l i l i d l f h i di
cuando una tarea no puede finalizar antes de una fecha concreta. MS Project asigna
automáticamente esta delimitación.
2)) No comenzar antes del…: Comienza la tarea en o partir de la fecha que se indique. Se usa
p q q
cuando una tarea no puede comenzar antes de una fecha concreta. Cuando se indica la
fecha de comienzo MS Project asignará automáticamente esta delimitación
3) No finalizar después del…: Finalizar la tarea en o antes de la fecha que se indique. Se usa
cuando una tarea deba finalizar en torno a una fecha concreta
d t d b fi li t f h t
4) No comenzar después del…: Se usa cuando una tarea deba comenzar en torno a una fecha
concreta
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Uso de delimitadores inflexibles a
tareas o actividades
d d
Delimitadores INFLEXIBLES
1)) Debe finalizar el …: Termina la tarea en una fecha concreta. De utiliza cuando la
b fi li l i l f h ili d l
tarea debe comenzar en una fecha específica
2) Debe comenzar el…: Comienza la tarea en una fecha concreta. Se usa cuando una
tarea debe comenzar en una fecha concreta
Se debe tener cuidado con usar estos delimitadores que pueden hacer variar las
fechas de comienzo más tardío y la fecha de fin mas tardío
La mejor recomendación es evitar en lo posible el uso de alguna de estas
d li i d
delimitadores, excepto los que usa por defecto MS Project, en caso de tener una
l d f MS P j d
delimitación real, es preferible programar esta tarea con el método ASAP (lo
antes posible), manejando apropiadamente las relaciones de precedencia y
tiempos de desfase.
p
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Determinamos prioridades a tareas
importantes
Si hubieran tareas que tienen mayor importancia y no deseamos que se muevan
cuando realicemos cálculos automáticos, debemos subir su prioridad a criterio
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Ingresamos información de costos
Ingresamos información de costos
Sobre la vista creada por nosotros anteriormente, ingresamos los datos desde
nuestra hoja EXCEL a las columnas respectivas
nuestra hoja EXCEL a las columnas respectivas
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Por ejemplo copiamos la columna de
unidades
d d
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Debemos obtener una vista similar a la siguiente
con datos de unidades y costos por tareas
d d id d
Según el nivel de jerarquía,
nuestra tarea resumen del
proyecto de construcción
proyecto de construcción
debería ser igual en el
resultado obtenido en
PRESCOM o software
similar
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Según nuestra organización
aumentamos tareas
Los criterios se deben mantener según el tipo de organización que se
tenga.
Tener en cuenta el PMBOX
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Ingresamos recursos sin asignar aún
Ingresamos recursos sin asignar aún
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Asignamos recursos, es recomendable
comenzar con un solo recurso
l
Asignar recursos
Marcamos todas las tareas
Asignamos un recurso
g
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Los recursos en rojo indican sobre
asignación
ó
NOTA. Si la sobre asignación es mínima referida a personal, se puede
NOTA.‐ Si la sobre asignación es mínima referida a personal, se puede
considerar como salvable, lo que no ocurre con maquinaria, donde no
debería existir ningún tipo de sobre asignación
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Comenzamos con la generación de
Estos reportes deben
ser analizados para
reportes
tomar decisiones sobre
i
incrementos de
t d
recursos, precedencias
y sucesiones de tareas,
etc.
MS Project no analiza
resultados, es deber del
gerente hacer este
gerente hacer este
análisis.
Se sugiere realizar la
mayor cantidad de
impresiones de
informes para tener
información sobre el
información sobre el
desempeño de nuestra
planificación Elaborado por: Rildo Jordán
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Optimizar la planificación del proyecto
Optimizar la planificación del proyecto
•El uso de
mayores recursos
•Uso de nuevas
relaciones entre
tareas
•Retroalimentar
con informes
según se
obtengan nuevas
bt
alternativas
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El uso de recursos variados puede
causar sobre asignaciones
b
1‐ Dividimos la
pantalla
En la mitad inferior hacemos clic en gráfico de
recursos y obtenemos la siguiente vista donde
recursos y obtenemos la siguiente vista donde
podemos analizar la posibles sobreasignaciones
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Control de ejecución
Control de ejecución
Establecemos la línea de base
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