U.A.G.R.

Anatoma de una Presentacin

Presentaciones que
Demandan Atencin

te fuerza a tener una estructura lgica de la presentacin. Esto

significa, asegurarse de tener una introduccin, un cuerpo y una
conclusin.

Define los objetivos

Asegrate de incorporar ejemplos pertinentes a los puntos ms

importantes que intentas hacer en tu esquema. Esta prctica es
importante en cualquier presentacin, pero es una necesidad en una
charla tcnica. Sin ejemplos, los conceptos y argumentos difciles de
entender es probable que no sean retenidos por la audiencia. Para ser
efectivo, los ejemplos deben ser relevantes a los trabajos y
conocimiento de las personas que conforman la audiencia.

Con un esquema te fuerzas a informar y explicar de una forma que

resultar en un mximo entendimiento e inters.

Definir objetivos es un primer paso obvio. Pero, a menudo no es hecho

o es hecho de una pobre manera. Parte del problema es que las
tareas son dadas sin mucha explicacin sobre qu es lo que se espera
de la presentacin.
Una vez que sabes exactamente acerca de qu debe ser tu charla, el
siguiente paso es el asegurarte que los puntos clave estn cubiertos.
Luego, distinguir el material esencial del perifrico, para dar a la
presentacin un sentido de prioridades.
Otro problema al definir los objetivos es que los presentadores
usualmente restringen su pensamiento a lo qu debera de
presentarse. No consideran el cmo debera presentarse. El como
concierne al aspecto motivacional de la charla.
A menudo una presentacin tiene ms de un solo objetivo. Entonces,
el simplemente listarlos y lidiar con cada uno de estos de la misma
manera no es una manera efectiva de prepararte para la charla. Es
necesario saber cules objetivos son los ms importantes para darles
un nfasis apropiado. Si no existen prioridades obvias, los temas
deben ser tomados sobre la base entretenimiento o la lgica.

Conoce a tu audiencia

I LUSTRACIONES : Nada puede confundir una audiencia ms, que hablar

sobre asuntos tcnicos sin la ayuda de ilustraciones, especialmente
aquellos principios y sistemas complejos que estn envueltos. Dejar la
audiencia que vea lo que ests queriendo decir, es la mejor forma de
facilitar el entendimiento.
Para ser efectivas, las ilustraciones deben ser grandes, coloridas y
suficientemente numerosas para capturar y mantener la atencin de la
audiencia. Adems, solo la informacin pertinente debe ser incluida.
Los miembros de la audiencia no deben leer mucho para entender lo
que se est mostrando. Adicionalmente, el material de lectura debe
ser presentado en un tamao suficiente para ser visto y entendido por
cualquiera que est dentro de la habitacin.
F ACILIDADES : El saln adecuado es aquel que no es ni muy grande o
muy pequeo para el nmero de personas que asistirn.

Muchas personas del ambiente tcnico fallan en esta parte porque

acumulan, organizan y transmiten informacin pensando que ellos son
la audiencia.

Luego de que el saln sea elegido, haz los arreglos para tener los
equipos y suministros adecuados en el saln. Los tems ms comunes
incluyen un proyector, un pizarrn con suficientes marcadores en
variedad de colores, entre otros.

El primer tema a ser encarado cuando se analiza a la audiencia es el

nivel de experticia representado.

Permanece en control

Tendrs xito solamente si te comunicas a un nivel en el que tus

oyentes sean capaces de entenderte.
Una forma de satisfacer a los especialistas tcnicos cuando tu
audiencia es mixta, es de ofrecer reportes u otros folletos a aquellos
que quieran detalles tcnicos. Por ejemplo, despus de describir los
beneficios tcnicos y de operacin de cierto diseo de producto,
puedes hacer el comentario que las hojas de datos y anlisis
matemticos que prueban que el diseo es superior a las alternativas
estn disponibles para el que quiera solicitarlo.
Si es que tu presentacin es a tomadores de decisin opuesta a
personal de menor nivel, la presentacin debe lidiar con los conceptos
y trminos que harn que la evaluacin sea fcil. Esto no significa que
debes saltar la informacin pertinente, problemas y argumentos. Sin
embargo, cuando sea apropiado, subraya las consecuencias de los
puntos que estas exponiendo a las personas que toman decisiones.

Planificacin para lograr un mximo impacto

La tarea aqu es la de colocar tu conocimiento sobre los objetivos y los
participantes a crear los mecanismos y la configuracin de la
presentacin.

Si tu preparacin ha sido completa y rigurosa, ests encaminado al

xito de tu presentacin. Pero la mejor preparacin ser en vano si no
controlas el siguiente proceder:
P ARTICIPACIN DE LA AUDIENCIA: Nada es menos estimulante que
tener que sentarse durante una presentacin demasiado larga. Luego
de 45 minutos, la atencin de la personas comienza a desfallecer. Si
tu presentacin excede ese tiempo, una forma de recapturar la
atencin es el de pedir a la audiencia que participe. Esto puede
significar hacer preguntas a la audiencia o dejando que alguien de la
misma te haga preguntas. Al permitir las preguntas, mantienes el
inters. Adems, ganas retroalimentacin que te dir si has ganado o
perdido contacto con la audiencia.
Muchos presentadores no piden que la audiencia haga preguntas
debido a al miedo de que alguien haga una pregunta que no puedan
responder. Pero este miedo es menor comparado con perder la
atencin de la audiencia. Si no puedes responder una pregunta,
simplemente admtelo y djale saber a la persona que hizo la pregunta
que encontrars la respuesta y se la hars conocer en un tiempo que
debes especificar.

E SQUEMA: Muchos presentadores creen que tienen tal nivel de

comprensin sobre su tema que pueden improvisar en lugar de
planear lo que dicen.

GESTICULACIN : Usar demasiados gestos es otra forma en la que los

presentadores pierden el control. La lista de tales gestos es
interminable, pero incluye comnmente el pasearse demasiado
alrededor del podio, usar un apuntador como una espada, jugar con
los lentes u otros tems personales y hablar hacia la pizarra.

Un buen esquema sirve para muchos propsitos tiles. Primero, sirve

como una gua para mantenerte centrado en el camino durante toda la
presentacin. Lo que digas tendr direccin y propsito. Adems que

Una forma de controlarlos es el practicar la presentacin con

antelacin. La prctica permite identificar tus fallas antes de dar la
presentacin. Otra forma, es la de dirigir tu nerviosismo hacia la

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Diego Arredondo

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presentacin, pero, en forma de entusiasmo. Ser animado en una
forma medida y constructiva dejar pocas oportunidades o energa
para el comportamiento distrayente.
Usar un pobre contacto visual tambin dificultar una presentacin. No
entierres tu cabeza en tus notas o mires a algo que est detrs de la
habitacin. Furzate a ti mismo a mirar a la audiencia y enfcate en
personas particulares aqu y all. Esto le dice a los miembros de la
audiencia que ests interesado en ellos y ayudar a establecer una
rpida conexin con ellos.
CIERRE DE LA PRESENTACIN : Quizs el punto durante la
presentacin donde sea ms probable que se pierda el control de la
presentacin es el cierre. La mayora de las presentaciones no tienen
un cierre real; el presentador por lo general solo deja de hablar.
Ejecutado de forma correcta, el cierre enfoca la atencin sobre lo
esencial y genera expectacin sobre lo que has dicho.
Resume los puntos principales: Un resumen es muy importante debido
a que los puntos principales pueden ser fcilmente perdidos en un
laberinto de detalles tcnicos. Al recapturar la atencin de la audiencia
hacia lo esencial, les provees una ltima perspectiva de los puntos
principales. Una buena conclusin ayudar a los oyentes a limar los
detalles.
Pide preguntas y comentarios: Esto anima a la retroalimentacin de
parte de la audiencia para determina si has logrado comunicar los
puntos principales que deseabas y permite clarificar los puntos de tu
presentacin que hayan quedado confusos. Adems, al hacer
preguntas, le estas diciendo a los miembros de la audiencia que ests
interesado en lo que ellos tengan para decir.
Preprate para el debate: Uno de los mayores errores que los
presentadores hacen es el de desaparecer luego de dar una
presentacin. En lugar de eso, debes quedarte hasta despus de la
parte formal de la presentacin para permitir que las personas se
acerquen y te hablen. Esta prctica muestra tu inters en el tema y en
el entendimiento de la audiencia. Adems te brinda la
retroalimentacin ms sincera sobre que tan bien lo hiciste. Las
lecciones aprendidas en esta parte informal puedan ser incorporadas
en tus prximas presentaciones.

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