A C T A N 54-2014

En Santiago, a veintitrs de abril de dos mil catorce, se reuni el Tribunal

Pleno bajo la Presidencia del titular seor Sergio Muoz Gajardo y con la
asistencia de los Ministros seores Juica, Segura, Ballesteros, Dolmestch,
Carreo, Pierry, Knsemller, Brito y Silva, seoras Maggi, Egnem y Sandoval,
seores Fuentes, Cisternas y Blanco, seora Chevesich, seor Arnguiz y
seora Muoz.

AUTO ACORDADO QUE REGULA LA TRAMITACIN ELECTRNICA

EN LOS TRIBUNALES CON COMPETENCIA CIVIL
Teniendo presente:
1.

Que los tribunales de primera instancia, las Cortes de Apelaciones

del pas y esta Corte cuentan actualmente con sistemas informticos de

tramitacin, los que permiten registrar todas las actuaciones del procedimiento;
2.

Que el registro de las actuaciones judiciales en los sistemas

informticos de tramitacin de causas genera confianza legtima en los usuarios

del Poder Judicial, respecto del acceso oportuno, completo y veraz a informacin
relevante;
3.

Que mediante acuerdo de esta Corte se dispuso el registro en

soporte computacional de la tramitacin de causas ejecutivas civiles, respecto de

las cuales no se efecta mayor tramitacin que la presentacin de la demanda
(causas masivas);
4.

Que por acuerdo de esta Corte, contenido en Acta N 164-2013, se

dispuso utilizar el sistema informtico de tramitacin en las Cortes de

Apelaciones y en la Corte Suprema, respecto de los recursos de proteccin;
5.

Que, de conformidad a lo ordenado en las actas N 122-2008, N

200-2008, N 305-2008 y N 172-2009, las Cortes de Apelaciones y los

tribunales de primera instancia no reformados o que carecen de sistema
informtico, deben realizar peridicamente inventario fsico de las causas en
tramitacin;
6.

Que en la actualidad existe un stock de causas en tramitacin que

no se encuentran debidamente registradas en el sistema informtico;

7.

Que se hace necesario prevenir la disparidad de criterios entre la

utilizacin del expediente fsico y la aplicacin del sistema informtico, aspecto

que afecta el proceso de incorporacin de los tribunales de esta competencia a
la carpeta electrnica;
8.

Que en conformidad a lo dispuesto en las Actas 91-2007 y 325-

2008 y dada la necesidad de llevar estadsticas precisas y actualizadas de las

cargas de trabajo, para la adopcin de medidas de gestin para una pronta y
adecuada administracin de justicia, es deber de los tribunales de todas las
jurisdicciones registrar correcta y oportunamente toda actuacin procesal en los
sistemas informticos;
9.

Que los sistemas informticos de tramitacin permiten interconectar

las distintas instancias y a los tribunales, lo que facilita la tramitacin de las

causas y disminuye los tiempos de gestin, como transparentar en mejor forma
el ejercicio de la funcin judicial.
Por estas razones, en ejercicio de las facultades directivas y econmicas
de que se encuentra investida esta Corte y en conformidad a lo establecido en
los artculos 79 de la Constitucin Poltica de la Repblica y 96, nmero 4, del
Cdigo Orgnico de Tribunales, se acuerda:
Primero. Uso Obligatorio del Sistema Informtico de Tramitacin de
los Tribunales Civiles (SITCI o SITMIX). Los tribunales con competencia en
materia civil debern registrar en el sistema informtico de tramitacin
correspondiente (SITCI o SITMIX) todas y cada una de las resoluciones,
actuaciones, presentaciones, comparendos y actas de las audiencias que se
realicen en una causa.
Los jueces, auxiliares de la administracin de justicia y funcionarios de
cada tribunal estn obligados a utilizar, registrar y aplicar adecuadamente en el
sistema informtico de tramitacin las nomenclaturas pertinentes, segn la etapa
y estado procesal de cada causa, de modo tal que constituya un registro exacto
de su tramitacin, desde el inicio hasta su trmino.
Segundo. Tramitacin electrnica. Las causas que se tramiten
mediante procedimiento ejecutivo y gestiones preparatorias sern registradas
exclusivamente en el sistema informtico de tramitacin. Slo se conformar
expediente fsico, en soporte de papel, al deducirse oposicin por el ejecutado
por medio de una o ms excepciones a la ejecucin; al interponerse terceras y

al recurrirse de apelacin y casacin en la forma en contra de las resoluciones y

sentencias de primera instancia.
En los dems procedimientos ante los tribunales con competencia civil se
continuar confeccionando el expediente fsico en soporte de papel, integrando
los escritos, resoluciones y dems actuaciones conforme a su fecha, agregando
los archivos respectivos, los que se imprimirn desde el sistema informtico, en
su caso.
Tercero. Firma electrnica. Las resoluciones, actuaciones y dems
documentos que emanen del tribunal sern suscritos mediante firma electrnica
simple o avanzada, y tendrn el mismo valor que los expedidos por escrito en
soporte papel luego de ser incorporados a la carpeta electrnica. Las copias
autorizadas podrn ser obtenidas directamente del sistema informtico de
tramitacin con el debido sello de autenticidad, que ser automtico, en caso de
contar con firma electrnica avanzada o, de lo contrario, con el debido timbre y
firma del ministro de fe del tribunal.
Cuarto. Presentacin de escritos. Para la correcta implementacin de la
tramitacin con carpeta exclusivamente digital en materia civil, se autoriza a los
abogados el ingreso de demandas y escritos va digital, a travs del portal de
internet del Poder Judicial. Las presentaciones y los documentos que se
acompaen o incorporen a travs del portal, debern adjuntarse en formato
computacional (Word o PDF), con la firma electrnica correspondiente.
Para hacer uso del sistema de ingreso de demandas y escritos va digital,
se hace necesaria la aceptacin de las condiciones de uso establecidas en el
sistema informtico de tramitacin.
Los documentos que se acompaen en original sern escaneados e
ingresados digitalmente a la carpeta electrnica, tras lo cual sern guardados en
custodia por el tribunal.
Quinto. Firma de resoluciones y certificaciones. Las resoluciones,
actuaciones, audiencias o comparendos que se dicten o celebren en el sistema
informtico de tramitacin sern suscritas mediante firma digital, simple o
avanzada, por el juez o auxiliar de la administracin de justicia, segn
corresponda. Queda prohibida la delegacin de esta gestin en otro juez, auxiliar
o funcionario.

La responsabilidad de velar que en el respectivo tribunal se lleve un

registro fiel y oportuno de todas las actuaciones en el sistema informtico de
tramitacin, corresponde a los jueces y auxiliares de la administracin de justicia
que las suscriben. La supervigilancia general de la completitud y fidelidad de los
registros de las actuaciones en el sistema informtico de tramitacin
corresponde a los secretarios o administradores de los tribunales, en su caso,
quienes tendrn la obligacin de hacer cumplir lo dispuesto en cuanto al uso del
sistema informtico.
Sexto. Uso obligatorio de distribucin de cargas de trabajo a travs
del sistema informtico. Para un adecuado control de la gestin del tribunal,
ser obligatorio para todos los jueces, secretarios, funcionarios y receptores el
uso del sistema informtico de distribucin de cargas de trabajo o bandejas.
Ser de responsabilidad del secretario y/o del oficial primero del tribunal velar
por el cumplimiento de esta disposicin, asignando a cada quien las tareas
propias de su cargo.
Sptimo. Responsabilidad de la Corporacin Administrativa del
Poder Judicial. Para efectos de dar cumplimiento a lo dispuesto en este auto
acordado, la Corporacin Administrativa del Poder Judicial deber proveer a los
juzgados las mejoras o modificaciones a los sistemas informticos de tramitacin
y proporcionar los medios tcnicos y/o tecnolgicos que se requieran, segn su
disponibilidad presupuestaria, y difundir oportunamente la fecha desde la cual
estarn disponibles.
Octavo. Tramitacin de exhortos. Los exhortos que se dirijan entre
tribunales con competencia civil, en aquellas materias que se tramitan en
sistema informtico, debern ser remitidos, diligenciados y devueltos mediante la
utilizacin de dicho sistema. Toda carta rogatoria firmada digitalmente deber ser
derivada, va sistema, desde el tribunal exhortante al exhortado y, una vez
tramitada por este ltimo, deber devolverse incorporando todas y cada una de
las actuaciones que se realizaron en el expediente digital a que dio origen.
Noveno. Estadsticas. A contar de la fecha de vigencia del presente auto
acordado, el informe mensual de causas falladas y en estado de serlo, que en
conformidad al artculo 586 del Cdigo Orgnico de Tribunales debe ser enviado
por los juzgados con competencia en materia civil a la Corte de Apelaciones
respectiva, deber ser extrado desde el sistema informtico de tramitacin. Por

lo anterior, la resolucin que cita a las partes a or sentencia deber dictarse de

oficio por el tribunal, conforme a lo dispuesto en el artculo 432 del Cdigo de
Procedimiento Civil y, deber registrarse en el sistema informtico en la
oportunidad procesal correspondiente a travs de la nomenclatura habilitada
para ello.
Los

juzgados

con

competencia

en

materia

civil

darn

estricto

cumplimiento a lo dispuesto en el artculo 64 del Cdigo de Procedimiento Civil,

por lo que slo se certificar que una resolucin se encuentra ejecutoriada en los
casos en que sea estrictamente necesario.
Dcimo. Inventario. A partir de la entrada en vigencia del presente auto
acordado, el inventario fsico de causas civiles a que hacen referencia las actas
N 122-2008, N 200-2008 y N 172-2009 deber realizarse mensualmente,
utilizando los recursos tecnolgicos que se encuentran a disposicin del tribunal,
entre los que se encuentra el lector de cdigo de barras (pistola digital).
Sin perjuicio de lo anterior, durante los primeros cuatro meses se deber
realizar un trabajo de depuracin del inventario de manera de homologarlo con el
que es extrado del sistema informtico. Transcurrido el plazo sealado, el
inventario ser extrado exclusivamente del sistema informtico de tramitacin,
sin que pueda introducrsele modificaciones o intervenciones.
El plazo para extraer el inventario de un mes ser el quinto da del mes
siguiente.
Durante la confeccin del inventario no se suspender la tramitacin de
los procesos. Por lo tanto, los juzgados debern atender normalmente todas las
presentaciones, actuaciones, resoluciones y audiencias que se realicen en el
tribunal, por portal o a travs de la Unidad de Apoyo a los Juzgados Civiles.
Los campos que tendr el inventario los comunicar el Presidente de esta
Corte.
Undcimo.

Registro

de

actuaciones

por

Receptores.

Es

de

responsabilidad de los receptores constatar que las actuaciones queden

efectivamente ingresadas en el sistema informtico de tramitacin.
Para efectuar los registros de actuaciones, los receptores judiciales
debern enrolarse en el sistema de tramitacin y contar con cuentas para

efectuar los retiros, dejar constancia de la actuacin y devolucin de las mismas

que fueron entregadas para ser notificadas. Para ello, debern disponer de
acceso a la red del Poder Judicial desde sus despachos.
Los funcionarios judiciales se abstendrn de registrar en el sistema
informtico las actuaciones realizadas por los receptores.

Duodcimo. Unidad de Apoyo Administrativo de los Tribunales

Civiles. Se establece la Unidad de Apoyo Administrativo de los Tribunales
Civiles de Santiago, que tendr a su cargo funciones administrativas de
cooperacin en la gestin de dichos tribunales.
En la medida que la carga de trabajo lo justifique y se cuente con
disponibilidad presupuestaria por la Corporacin Administrativa del Poder
Judicial, se podrn establecer estas unidades de apoyo administrativo en otras
jurisdicciones del pas. Dichas unidades se relacionarn con la Corte de
Apelaciones respectiva para el mejor desarrollo y control de sus funciones.

Dcimo Tercero. Supervigilancia. Las Cortes de Apelaciones del pas

tendrn la supervigilancia del efectivo cumplimiento del presente auto acordado,
mbito en el que podrn disponer medidas administrativas y de gestin en
coordinacin con los tribunales de primera instancia. Para lo anterior, se
formarn las comisiones pertinentes que tiendan a recibir, satisfacer y coordinar
en mejor forma las inquietudes y observaciones de los magistrados en la
implementacin de las medidas adoptadas. En esta labor se integrar el
Administrador Zonal de la Corporacin Administrativa del Poder Judicial.
Dcimo Cuarto. Gradualidad. La implementacin de las medidas
dispuestas en el presente auto acordado se realizar de manera gradual,
conforme a la disponibilidad de recursos que entregue la Corporacin
Administrativa del Poder Judicial, permitiendo que al 1 de enero de 2015 todos
los tribunales del pas con competencia civil se hayan integrado completamente
a la tramitacin dispuesta.
La incorporacin de cada jurisdiccin al sistema de tramitacin dispuesto
ser comunicada con anticipacin a los abogados y usuarios en general.
Se deja constancia que los ministros seores Brito, Silva y seoras Maggi
y Egnem no comparten la medida adoptada en el prrafo primero del artculo 2.

Acordada con el voto en contra del ministro seor Dolmestch, quien

estuvo por no disponer las medidas adoptadas en el presente auto acordado en
atencin a que, a su juicio, ello es improcedente, desde que la materia de que se
trata es de reserva legal.
Comunquese al Ministerio de Justicia, a las Cortes de Apelaciones del
pas y a la Corporacin Administrativa del Poder Judicial.
Publquese en el Diario Oficial.
Para constancia se extiende la presente acta.

Sr. Muoz

Sr. Juica
Sr. Segura

Sr. Ballesteros

Sr. Dolmestch

Sr. Valds

Sr. Pierry

Sr. Knsemller

Sr. Brito
Sr. Silva

Sra. Egnem

Sra. Sandoval

Sr. Fuentes
Sr. Blanco

Sr. Cisternas

Sra. Chevesich

Sr. Arnguiz

Sra. Muoz

Acta 54-2014.-