Las claves de la

gestin de un
proyecto logstico

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NDICE
Las claves de la gestin de un proyecto logstico
1. Componentes de la gestin logstica. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
2. Elementos clave de la gestin de un proyecto logstico . . . . . . . . . . . . 5
3. El papel del manager en un proyecto logstico. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
4. La importancia de la gestin de un proyecto logstico. . . . . . . . . . . . . 6
5. Las 9 claves del xito en un proyecto logstico. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

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Las claves de la gestin de un proyecto logstico

Cada proyecto es nico y, por lo tanto, requiere un enfoque diferente dependiendo de su tipologa,
tamao, metas fijadas y del nmero y complejidad de las etapas. La gestin de un proyecto logstico
requiere de estrategias claras e integradas y soluciones orientadas a los objetivos.

El control del proyecto se considera un aspecto clave de la gestin. Entre las facultades que ha de garantizar se
encuentran:

Establecimiento de limitaciones.
Definicin de objetivos.
Configuracin de los equipos.
Adecuacin de la organizacin del proyecto
Desde la base de una buena planificacin es posible establecer los criterios que determinen una toma de decisiones fiable en relacin a aspectos relacionados con los costes, plazos, calidad, riesgos y oportunidades.

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1. Componentes de la gestin logstica

La gestin logstica influye a partes iguales sobre la planificacin y la ejecucin de actividades. Su orientacin
combina el aspecto estratgico con el operativo, ensamblndolos con su efecto integrador que, desde la coordinacin, se extiende a otras reas como la financiera o comercial.
La gestin de la distribucin y la logstica de un proyecto incluye reas como las siguientes:

Distribucin fsica.
Seleccin de almacn.
Manipulacin de materiales.
Embalaje.
Preparacin de pedidos.
Servicio al cliente.
Gestin de inventario.
Recepcin.
Procesos productivos.
Gestin de devoluciones.

Por supuesto, hoy da tambin es necesario estar preparado para afrontar cuestiones clave en relacin con la
tecnologa como:

Planificacin de recursos empresariales.

Lectura de cdigos de barras.
Intercambio electrnico de datos.
E, incluso, aspectos relativos al comercio electrnico.
Precisamente dadas estas exigencias, y para poder hacer frente al dinamismo necesario para alcanzar la eficiencia en las enumeradas en el primer grupo, hoy da es frecuente la implementacin de herramientas tecnolgicas; soluciones que corresponden a plataformas integradas en muchos casos, que satisfacen las necesidades de
negocio en todas estas reas, simplificando su administracin y control y reduciendo el porcentaje de errores.

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2. Elementos clave de la gestin de un proyecto logstico

La gestin de un proyecto logstico, si se lleva a cabo de forma

efectiva, ha de considerar los siguientes aspectos, que habrn de
tenerse en cuenta desde los estadios iniciales y sern, en ltimo
trmino, responsabilidad del Project Manager:

Establecimiento de los indicadores clave de rendimiento: que deben quedar determinados

de forma previa y ser monitorizados durante todo el proyecto.
Definicin de las obligaciones de reporting, en materia de informes y las auditoras: las cuales debern proporcionar informacin resumida y detallada respecto al rendimiento, una vez
contrastados con los indicadores.
Planificacin de reuniones de progreso: que habrn de celebrarse peridicamente, de forma
que sea posible revisar los resultados de los informes y discutir las reas problemticas, sus
causas y soluciones.
Fijacin de los plazos del proyecto y cada una de sus etapas: estableciendo hitos clave para
asegurar que todas las actividades de logstica entregan el material a tiempo y se cumple con
las regulaciones de aduanas.
Observacin de las normas de seguridad y legislacin laboral aplicable: aportando los recursos necesarios para garantizar la efectividad en el cumplimiento, un aspecto fundamental y
que refleja los valores de la empresa.
Revisin final del proyecto: en la que se evaluarn los indicadores clave de rendimiento, los
informes de costos, los plazos del proyecto y cualquier otra informacin especfica del proyecto, con el objeto de asegurarse de que se cumplen todas las expectativas.

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3. El papel del manager en un proyecto logstico

Adems de ser responsable ltimo de la aplicacin efectiva de los elementos clave en todo proyecto logstico y
velar por el progreso adecuado del mismo, el Director de un proyecto logstico ha de presentar un perfil que le
permita asumir estas competencias, aportando, como mnimo:

A) Capacidades de gestin logstica, que le permitan:

Mejorar el flujo de trabajo de productos mediante el anlisis y la elaboracin de planes de logstica que
optimicen la produccin y la distribucin.

A
 umentar la eficiencia de los procesos logsticos a travs de la reflexin estratgica, la bsqueda de la
mejora continua y una adecuada capacidad de priorizacin.

D
 esarrollar y mantener las estimaciones de costes, previsiones y modelos predeterminados.
S upervisar los contratos de proveedores, participando en las negociaciones para mantener los niveles
esperados de servicio y lograr ventajas en costes.

B) Competencias en materia de planificacin: para asegurar que las decisiones son meditadas y
estn basadas en datos objetivos, no en la improvisacin o en subjetividades.
C) Experiencia previa en el rol:
Preferiblemente en uno o varios centros de distribucin.
J ugando un papel de lder.
C
 olaborando activamente en la realizacin de anlisis y modelizacin de redes de distribucin.
C
 onociendo las herramientas y los medios para compartir eficazmente la informacin de sistema.
B
 uscando diseos alternativos de distribucin, en funcin de las ubicaciones de la demanda y de origen.
E stando familiarizado con el uso de la mecanizacin y aplicacin de tcnicas de automatizacin en un
centro de distribucin.

4. La importancia de la gestin de un proyecto logstico

La importancia de la gestin de un proyecto logstico radica en la efectiva sincronizacin del flujo de trabajo, la
contratacin, la importacin, la dotacin de recursos y la distribucin asociada con el rendimiento. Esta optimizacin, es la nica forma posible de minimizar el uso del tiempo y controlar los costes.
Los plazos se ven acortados cuando se lleva a cabo
una gestin logstica adecuada que permite:

E liminar tiempos muertos.

P revenir retrasos.
A
 justar los procesos.
O
 ptimizar el funcionamiento de los sistemas.
C
 oordinar todas las partes que intervienen en
el flujo de trabajo.

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Los costes, en especial los denominados

ocultos, por s solos pueden ser muy importantes. Sin embargo, por lo general,
muchas veces no se tienen en cuenta desde el comienzo de los proyectos. Entre los
ejemplos ms habituales de estas fuentes
de gastos extra se encuentran:

M
 ercancas daadas.
N
 ecesidad de reordenamiento.
P rdidas de referencias.
G
 astos de administracin.
A
 umento del tiempo de transporte.
C
 ostes ambientales.

Las debilidades y la ineficiencia en cualquier de estas reas de gestin de un proyecto logstico restarn concentracin del ncleo principal del negocio y obligarn a realizar una inversin extra que encarecer el resultado
final, sin que ello signifique un aumento de la calidad ni una mejora del servicio. Es, por tanto, un precio que no
hay que estar dispuesto a pagar, por lo que se debe evitar llegar a dichas situaciones.

5. Las 9 claves del xito en un proyecto logstico

Entre las claves ms importantes de la gestin de un proyecto logstico se encuentran
la siguientes:
1. Adquirir una visin holstica: procurando un enfoque global de la gestin de la cadena de
suministro de principio a fin.
2. Involucrar a los equipos y grupos de inters en el debate logstico: tocando desde el aspecto estratgico hasta el tctico.
3. Mantenerse informado: conocer quin hace qu y sabe lo que mejor se ajusta a las propias
necesidades. No todos los proveedores son iguales y por lo tanto no deben ser tratados
como tal.
4. Aprender a pensar en grande: porque las oportunidades para mejorar estn en todas partes y es imprescindible identificar reas susceptibles de propiciar un ahorro de costes, no
ponindose nunca lmites a la hora de apostar por la innovacin.
5. Contar con profesionales cualificados: perfiles competentes y proactivos, que aporten la
formacin adecuada, sean jugadores de equipo, con una visin global y, preferiblemente,
con experiencia en el sector.

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6. U
 sar las redes y contactos para potenciar los procesos de negocio de referencia: a veces tambin puede resultar interesante inspirarse en la competencia.
7. A
 brazar el mercado global: apoyarse en el dinamismo como fuente de ventaja competitiva y
buscar oportunidades sin reparar en las fronteras.
8. A
 brir los ojos a las posibilidades de la tecnologa: sabiendo que muchas soluciones pueden
aportar un valor aadido.
9. M
 antenerse actualizado: la nica forma de poder trabajar en un entorno real de mejora
continua.

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