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UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA DIRECCION DE INVESTIGACIONES Y POSTGRADO MAESTRIA EN ADMINISTRACION DE NEGOCIOS CURSO: CONTABILIDAD Me &, SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES = CAPITULO-10 Catacora, Fernando. (1997). Sistemas y procedimientos contables. Venezuela: Editorial McGrawHill. Compilacién con Fines Académicos y se respetan los Derechos de autor. CAPITULO 10 j Formularios y registros de contabilidad | L ‘historia de la humanidad cambié con la invencién de la imprenta. Desde los inicios dela historia, el hombre he sentido lz necesidad de expresar sus ideas y pensamientos en forma escrita. De esta necesidad no se escapa el mundo de los negocios, por esta razén surgen los formularios. Los formularios son los modelos que se utilizan para capturar informacién para el registro, control y/o proceso de las operaciones de une entidad. La zplicacién de los formularios es sumamente amplia en los negocios. Por ejemplo, cuando usted efectia un depdsito en un banco, o primero que hace es Henar algin tipo de formulario para dejar cevidencia de la transaccién realizada; una copia del documento le es entregada, luego de ser validada por el cajero en sefial de conformidad. ‘Todas las empresas requieren documentar sus transacciones, y dejar evidencia de todo el trabajo que llevan cabo los empleados @ través de documentos escrtos. La gran mayoria de la informacién correspondiente a las transacciones que lieva a cabo una empresa, son plasmadas en formularios. Con el avance de la tecnologie de informacién, muchos formularios estén siendo sustituidos por operaciones _registradas_en.forma_electrinica_y_debido_a_ello_las_operaciones.y_transacciones_que-soportan.los_registros. comtables son iniciados, autorizados y procesados en forma electrénica. Por ejemplo, las bolsas de valores efectian las transacciones a través de operaciones netamente electrénicas, en donde inclusive las personas que transan Its operaciones no Hegan a conocerse personalmente Una de las caracteristicas de la oficina del futuro, y hasta de la actual, es la tendencia a eliminar los documentos escritos, para dar paso a un nuevo estilo de procesar las transacciones: formularias computarizados. Los formularios no desaparecerdn de las oficinas ni de las empresas, pero su uso debera minimizarse por varias razones: costo, espacio y rapidiez en el proceso de las transacciones. El objetivo del presente capitulo es el estudio de los formularios y su utlizacion en la organizacién 10.1 IMPORTANCIA DE CONTROLAR LOS FORMULARIOS JImaginese por un momento el volumen de papeles que genera una empresa que tenga 10 empleados, comparada con una de 3.000 empleados. Como puede suponer, en la primera empresa la complicacién de controlar la — —--informacién-no-representa-mayores-inconvenientes;-sin-embargo,-en-Ia-segunda-ello-no-resulta-tivial,-Esta— ‘comparacién nos hace reflexionar acerca de la necesidad que tiene toda empresa de implantar un plan para controlar los formularios y la informacién en ellos contenida, Existen algunas seflales que indican la necesidad de implantar el control de los formularios, éstas son las siguientes: © Formularios disentados @ mano y reprodueidos por fotocopiadora Autorizaciones en el cuerpo del formulario que no se entienden. Omisin de detalles importantes para procesar la informacién, como por ejemplo: fecha, persona que inica la transaccién o autorizaciones. CAPITULO 1: FORMNLANOS YREaIsTROSBECONTASNADAD 157 ‘© Falta de prenumeracién, * Formularios con espacios reducidos o inadecuados. ‘+ Errores en el llenado de los formularios, debido a mala explicacién de los campos. * Formularios no codificades. Poca estética en el disefio de las formas. ‘© Formulario” en el cual falta 1a identificacién de la empresa a la cual ccorresponde. ‘Todas estas sefales hacen que surja la necesidad de implantar un adecuado control sobre las formas. Veamos primero las principales éreas de una empresa y los formularios aplicables para cada une de ellas Area de efectivo ‘Area de compras¢inventarios Area de personal Area de distribucién y comercializacién AREA DE EFECTIVO manejo del El manejo del efectivo y las transacciones con él realizadas y todo el proceso que se debe fective llevar a cabo para su disposicign,requere que se implanten controle para evitarfaudes 0 requere que se Implanten somos ara evita fraueso | Aisposiciones no sulorizada,