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Nos comprometemos a que nuestros valores sean la gua de nuestras
decisiones y comportamiento.
Trabajo en equipo
Promovemos y apoyamos a un equipo que siendo diverso, est siempre
unido, trabajamos juntos para alcanzar nuestros objetivos comunes.
Respeto
Respetamos los derechos y creencias de los dems; tratamos a nuestros
clientes y compaeros de trabajo con el ms alto grado de dignidad,
igualdad y confianza.
Responsabilidad
Aceptamos nuestras responsabilidades individuales y de equipo y
cumplimos con nuestros compromisos; asumimos responsabilidad de
nuestro desempeo en todas nuestras decisiones y acciones.
Integridad
Empleamos los estndares ticos ms altos, demostrando honestidad y
justicia en cada accin que tomamos.
Innovacin
Somos creativos en dar valor a nuestros clientes, compaeros de trabajo,
proveedores y comunidad; nos anticipamos al cambio y capitalizamos las
mltiples oportunidades que surgen.
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TABLA DE CONTENIDO
CAPITULO 1
INTRODUCCIN
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CAPITULO 2
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CAPITULO 3
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TAREAS BSICAS
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CAPITULO 4
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ADMINISTRACIN DE DOCUMENTOS
29
VISUALIZACIN DE UN DOCUMENTO
ADMINISTRACIN DE ARCHIVOS EN LA VISTA BACKSTAGE
DESPLAZARSE POR EL DOCUMENTO
NAVEGAR POR UN DOCUMENTO
BUSCAR TEXTO
BUSCAR OTROS ELEMENTOS DEL DOCUMENTO
BUSCAR Y REEMPLAZAR
MS OPCIONES DE BSQUEDA
VER LA ESTRUCTURA DE UN DOCUMENTO
VER IMGENES EN MINIATURA DE LAS PGINAS
EXAMINAR POR TTULOS
CAMBIAR LA ESTRUCTURA DEL DOCUMENTO
OPCIONES DE FORMATO
FORMATO Y REEMPLAZO DE CONTENIDO EN DOCUMENTOS
OPCIONES DE AUTORRECUPERACIN
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CAPITULO 5
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CAPITULO 6
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CUNDO CONVIENE USAR UN ELEMENTO GRFICO SMARTART Y CUNDO CONVIENE USAR UN GRFICO?
AGREGAR UN GRFICO A UN DOCUMENTO
INSERTAR UNA TABLA
USAR PLANTILLAS DE TABLA
UTILIZAR EL MEN TABLA
UTILIZAR EL COMANDO INSERTAR TABLA
DIBUJAR UNA TABLA
CONVERTIR TEXTO EN UNA TABLA
AGREGAR O ELIMINAR FILAS O COLUMNAS
ELIMINAR UNA TABLA
COLUMNAS
MS COLUMNAS
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CAPITULO 7
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MIGRACIN DE ARCHIVOS
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CAPITULO 8
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CAPITULO 9
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CAPITULO 10
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120
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CAPITULO 11
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SEGURIDAD Y PRIVACIDAD
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CAPITULO 12
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COMBINACIN Y CORRESPONDENCIA
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CONCEPTOS BSICOS
PASOS PARA COMBINAR CORRESPONDENCIA
ESCRIBIR UNA LISTA NUEVA
LA BARRA COMBINAR CORRESPONDENCIA
INSERTAR CAMPOS COMBINADOS
VER DATOS COMBINADOS
DESPLAZARSE POR LOS REGISTROS
BUSCAR UN REGISTRO
DESTINATARIOS A COMBINAR
FILTRAR DESTINATARIOS
ORDENAR DESTINATARIOS
ASIGNAR CAMPOS
COMBINAR E IMPRIMIR
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CAPITULO 1
INTRODUCCIN
El participante conocer las novedades de la aplicacin Microsoft Office Word 2010
El participante comparar Word 2007 y 2010 para confirmar las novedades de esta
nueva versin
Word 2010 incluye varias caractersticas nuevas y mejoradas que le ayudan a crear fcilmente
documentos eficaces de aspecto profesional para que pueda expresar sus ideas de una forma
clara. Tanto si desea mejorar el aspecto profesional de sus documentos con distintos formatos y
caractersticas de mejora, como si quiere ajustar Word 2010 a su forma de trabajo
personalizando la cinta, trabajar con sus archivos de modo ms eficaz en la vista Backstage o
encontrar rpidamente los elementos del documento que necesita con el panel de navegacin,
en esta leccin encontrar todo lo que necesita saber al respecto.
Compatibilidad con
64 bits
Mejores funciones
de entrada
manuscrita
Descripcin
Ahora, Office 2010 permite a los usuarios con sistemas de 64 bits sacar provecho
de la mayor capacidad de procesamiento y memoria virtual de sus equipos. Esto
posibilita el trabajo con conjuntos de datos ms grandes.
Por ejemplo, en Excel 2010, ahora puede utilizar PowerPivot para crear y
administrar hojas de clculo de ms de 2 GB de tamao.
La entrada manuscrita ofrece una mayor flexibilidad en Office 2010 y mejora la
capacidad de los usuarios de Tablet PC para agregar notas a los documentos de
Office 2010 a travs de varias opciones disponibles. Como usuario de Tablet PC,
puede personalizar y guardar las plumas que utiliza, personalizar los trazos segn
prefiera, organizar las plumas de modo que pueda localizar sus favoritas con
facilidad y convertir las ecuaciones manuscritas en ecuaciones matemticas, entre
otras opciones.
Las operaciones de copiar y pegar suponen casi el 20 por ciento de todos los clics
en los programas de Microsoft Office. En Office 2010 no tiene que probar una
serie de opciones de pegado y hacer clic en Deshacer varias veces antes de
encontrar el formato que desea. El pegado con vista previa dinmica le permite
obtener una vista previa para saber cmo aparecer el contenido pegado antes de
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pegarlo en un archivo.
Edicin de imgenes
mejoradas
Corrector
ortogrfico
contextual
Nuevos grficos
SmartArt
Compatibilidad con
ecuaciones
matemticas
Temas y estilos de
Microsoft Office
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1. Barra de ttulo: muestra el nombre de archivo del documento que se est editando y el
nombre del software que est usando. Tambin incluye los botones estndar Minimizar,
Restaurar y Cerrar.
2. Barra de herramientas de acceso rpido: aqu se encuentran los comandos que se usan
frecuentemente, como Guardar, Deshacer y Rehacer. Al final de esta barra se encuentra
un men desplegable donde puede agregar otros comandos comnmente usados o que
se necesitan con frecuencia.
3. Ficha Archivo: haga clic en este botn para buscar comandos que acten en el
documento en s en lugar de en el contenido del documento, como Nuevo, Abrir,
Guardar como, Imprimir y Cerrar.
4. Cinta de opciones: en ella se encuentran los comandos necesarios para el trabajo que va
a realizar. La apariencia de la cinta de opciones cambiar segn el tamao del monitor.
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Al hacer clic en la pestaa Archivo, ver muchos de los mismos comandos bsicos que se vean
cuando haca clic en el botn Microsoft Office
o en el men Archivo en versiones anteriores
de Microsoft Office. Encontrar Abrir, Guardar e Imprimir, as como una nueva ficha de Vista
Backstage denominada Guardar y enviar, que ofrece varias opciones para compartir y enviar
documentos.
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Personalizar la cinta
La cinta de Office 2010 contiene las herramientas que necesita para realizar cualquier tipo de
tarea en Word. En la cinta encontrar pestaas relacionadas con acciones de documento
especficas. Por ejemplo, la pestaa Insertar contiene grupos de herramientas relacionadas para
insertar pginas, tablas, ilustraciones, etctera.
Al hacer clic en un elemento del documento (una imagen un diagrama, un grfico o un cuadro
de texto) aparece una pestaa contextual con opciones adicionales. Por ejemplo cuando se
hace clic en una imagen, aparece la pestaa contextual Formato de Herramientas de imagen con
varias herramientas de edicin y formato de imgenes.
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Si desea ampliar el espacio de la pantalla, puede hacer clic en el botn para minimizar la cinta o
presionarCTRL+F1. De este modo, ocultar la parte principal de la cinta de opciones de forma
que solo aparecern los nombres de las pestaas en la parte superior de la pantalla. Al hacer clic
en el nombre de una pestaa, se muestra la cinta. Al hacer clic de nuevo en el nombre de la
pestaa, desparece la cinta. Cuando desee restablecer la presentacin normal de la cinta, haga
clic en el botn para expandir la cinta o presione otra vez CTRL+F1.
Office 2010 le permite tambin personalizar la cinta y crear sus propias pestaas para reunir en
ellas todas las herramientas que necesita relacionadas con las tareas de sus documentos. Le
podra interesar, por ejemplo, crear una pestaa que incluyera todas las herramientas de equipo
que necesita para crear documentos con otras personas. Suponga que el modo de trabajo de su
equipo es utilizar la herramienta Mini traductor, agregar comentarios y despus enviar los
documentos por correo electrnico. Decide crear una nueva pestaa para tener acceso a todas
estas herramientas desde un nico lugar. Cree una pestaa Equipo.
Comience mostrando la vista Backstage y para ello haga clic en la pestaa Archivo. A
continuacin, haga clic en Opciones. Se muestra el cuadro de dilogo Opciones de Word.
Ahora haga clic en Personalizar Cinta.
En la ventana que aparece se muestra una lista de las herramientas disponibles y una lista de las
pestaas actuales. Puede quitar las pestaas que no necesite desactivando la casilla de
verificacin correspondiente. Al desactivar la casilla de verificacin, la pestaa desaparece de la
cinta, pero no se
elimina la pestaa ni
los comandos que
esta contiene.
Ahora
queremos
agregar una pestaa a
la cinta. Buscamos el
botn Nueva pestaa
debajo de la lista de
pestaas a la derecha
y hacemos clic en l.
Se agrega una nueva
pestaa a la lista
Fichas
principales.
Hacemos clic en la
nueva pestaa y luego
en Cambiar nombre,
escribimos el nombre
Equipo y hacemos clic en Aceptar.
Observe que el primer grupo de pestaas se ha creado automticamente. Puede hacer clic en el
grupo y en Cambiar nombre, y escribir el nombre Borrador. Haga clic en Aceptar. Si desea
agregar ms grupos, haga clic en Nuevo grupo y escriba un nombre para el grupo que desea
crear.
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A continuacin, agregar herramientas al nuevo grupo haciendo clic en las herramientas que
desee en la lista de la izquierda. Correo electrnico y Nuevo comentario estn disponibles en la
lista Comandos ms utilizados. As que haga clic en la herramienta que desee, haga clic en
Agregar y la herramienta se agregar automticamente al nuevo grupo. Tambin puede
seleccionar una herramienta, y arrastrarla y colocarla en el grupo. Para la herramienta Mini
traductor, necesitamos cambiar a la lista Todos los comandos. Nos desplazamos por la lista
hasta encontrar Mini traductor. Lo arrastramos y lo colocamos en el nuevo grupo.
Eso es todo lo que hay que hacer para agregar la herramienta a la nueva pestaa, as que vamos
a cerrar y ver cmo se muestra en la pantalla. Haga clic en Aceptar. En la parte superior, aparece
nuestra nueva pestaa, Equipo, con los tres comandos nuevos que hemos creado.
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CAPITULO 2
VENTAJAS DE WORD 2010
El participante conocer las ventajas de usar Word 2010
El participante conocer los nuevos efectos que se pueden aplicar a las imgenes y
cmo corregirlas
El participante conocer cmo insertar una ecuacin a un documento
El participante aprender a convertir los archivos de Word 2010 a formato PDF o XPS
El participante aprender a reducir el tamao de los archivos y recuperarlo en caso de
daos
Trabajar con ms eficacia y realizar ms tareas
La apariencia de la nueva interfaz de usuario de Office Fluent en Word 2010 es muy diferente de
la interfaz de usuario de Word 2003. Los mens y las barras de herramientas se han
reemplazado con la cinta de opciones y la vista Backstage. Para quienes usan Word por primera
vez, la interfaz es muy intuitiva. Para los usuarios ms experimentados de Word, es necesario
volver a aprender algunas cosas relativas a la interfaz. La ventaja de la interfaz de usuario de
Office Fluent es que facilita la realizacin de ms tareas con las aplicaciones de Microsoft Office
para que pueda brindar mejores resultados de una forma ms rpida.
La nueva cinta de opciones, un componente de la interfaz de usuario de Office Fluent, agrupa las
herramientas por tarea y
permite disponer de los
comandos que usa con
ms frecuencia a su
alcance. En Word 2010,
incluso
puede
personalizar la cinta de
opciones para que los
comandos que use con
ms
frecuencia
se
encuentren todos juntos.
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La nueva interfaz de usuario orientada a los resultados de Office Fluent le presenta las
herramientas, de forma clara y organizada, cuando las necesita:
Ahorre tiempo y saque ms partido a las eficaces funciones de Word seleccionando las
caractersticas necesarias en galeras de estilos predefinidos, formatos de tabla, formatos de
lista, efectos grficos y otros elementos.
La interfaz de usuario de Fluent elimina la necesidad de tener que realizar conjeturas al aplicar
formato al documento. Las galeras de opciones de formato ofrecen una vista previa en tiempo
real del formato del documento antes de realizar los cambios en s.
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Puede deshabilitar la revisin ortogrfica y gramatical para un documento o para todos los
documentos que cree.
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Varios autores pueden editar un solo documento al mismo tiempo y permanecer sincronizados
con los cambios realizados por los dems. Los autores pueden bloquear el acceso a ciertas
secciones del documento mientras estn trabajando en ellas.
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Diagnsticos de Office
Cuando configura Microsoft Office 2010, puede conceder permiso a Microsoft Office para que
descargue un archivo que permite a Microsoft diagnosticar problemas del sistema. Puede
habilitar o deshabilitar esta configuracin en cualquier momento en el Centro de confianza de
cualquier programa de Microsoft Office; los cambios se aplicarn a todos los programas de
Office. Diagnsticos de Microsoft Office reemplaza a las siguientes caractersticas de
Microsoft Office 2003:
Detectar y reparar
Recuperacin de aplicaciones de Microsoft Office
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CAPITULO 3
TAREAS BSICAS
El participante aprender a crear un documento a partir de una plantilla de Word 2010
El participante conocer las herramientas para crear, abrir, guardar, leer e imprimir un
documento
El participante crear un nuevo documento
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Abra el documento que desee usar en Word 2003 o una versin anterior.
Haga clic en la pestaa Archivo.
Haga clic en Guardar como.
En la lista Guardar como tipo, haga clic en Documento de Word 97-2003. As se cambia
el formato del archivo a .doc.
5. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el documento.
6. Haga clic en Guardar.
Leer documentos
1. Abra el documento que desee leer.
2. En la ficha Vista, en el grupo Vistas de documento, haga clic en Lectura de pantalla
completa.
1.
pginas
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Imprimir un documento
1. Haga clic en la pestaa Archivo y luego en Imprimir.
2. Haga lo siguiente:
En Imprimir, en el cuadro Copias, escriba el nmero de copias que desee imprimir.
En Impresora, asegrese de que est seleccionada la impresora que desee.
En Configuracin, se seleccionan las configuraciones de impresin predeterminadas para la
impresora. Si desea cambiar una configuracin, haga clic en ella y luego seleccione la que
desee.
3. Cuando est satisfecho con la configuracin, haga clic en Imprimir.
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CAPITULO 4
ADMINISTRACIN DE DOCUMENTOS
Word 2010 ofrece una interfaz fcil de usar que contiene la vista Microsoft Office Backstage y la
cinta de opciones mejorada, que le ayudan a trabajar de forma ms eficiente. La vista Backstage
sustituye al conocido men botn de Microsoft Office y contiene los comandos ms habituales
que se necesitan para trabajar con documentos. Por otra parte, puede utilizar las caractersticas
nuevas y mejoradas de formato de Word 2010 para que los documentos tengan un aspecto
interesante y eficaz.
Word 2010 tiene varias caractersticas que le ayudan a crear, modificar y compartir documentos
con toda facilidad. Vamos a ver rpidamente algunas de estas caractersticas.
La interfaz de usuario de Word 2010 incluye la cinta de opciones, en la que los comandos se
organizan por pestaas. Cada pestaa contiene los comandos necesarios para llevar a cabo una
tarea especfica. Por ejemplo, la pestaa Insertar tiene los comandos que ayudan a insertar
texto, ilustraciones y tablas en un documento. En la cinta de opciones se encuentra tambin la
pestaa Archivo, que puede utilizar para tener acceso a la vista Backstage. Esta vista incluye los
comandos que se utilizan para realizar operaciones relacionadas con archivos, por ejemplo abrir,
guardar y cerrar un documento.
La pgina Informacin ofrece los comandos utilizados para convertir y proteger documentos, y
para prepararlos para el uso compartido. Tambin se pueden ver las propiedades y versiones del
documento. En la pgina Reciente se enumeran los documentos con los que ha trabajado
recientemente. Las opciones de la pgina Nuevo le ayudan a crear nuevos documentos en
blanco o basados en plantillas. Puede utilizar la pgina Guardar y enviar para compartir o enviar
documentos, y para guardarlos en los formatos PDF o XPS.
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Utilice el botn Opciones para tener acceso al cuadro de dilogo Opciones de Word, en el que
puede configurar diversas opciones, por ejemplo las de la interfaz de usuario y las de inicio.
Tambin puede personalizar la cinta de opciones.
Adems de la interfaz de usuario de fcil manejo, Word 2010 proporciona varias herramientas
de formato de grficos que ayudan a mejorar las imgenes e ilustraciones de los documentos.
Puede utilizar la caracterstica SmartArt para presentar datos de forma grfica. Puede insertar
imgenes en las formas de SmartArt, e incluso agregar texto descriptivo a los ttulos de estas
formas. Con Word 2010, tambin puede tomar capturas de pantalla, insertarlas en un
documento e incluso editarlas y mejorarlas.
Puede utilizar el panel Navegacin para desplazarse rpidamente por un documento. Tambin
puede reorganizar documentos arrastrando las partes que desee a la ubicacin correspondiente
de la jerarqua del documento en el panel Navegacin.
Con Word 2010 es muy fcil compartir un documento guardndolo en un servidor web.
Utilizando Word Web App, puede ver y editar un documento compartido en un explorador web.
Tambin puede ver y editar documentos en un telfono mvil, sin que la calidad se vea
afectada.
Word 2010 le ayuda a colaborar con sus compaeros. Puede participar en la creacin de un
documento compartido, y revisar un documento compartido mientras otros usuarios trabajan
con l. Puede ver la lista de usuarios que estn trabajando en el documento compartido.
Las nuevas caractersticas y las mejoras de Word 2010 permiten aumentar la calidad de los
documentos y colaborar eficazmente con otros usuarios.
Visualizacin de un documento
Al trabajar con un documento de Word 2010, puede desear verlo con distintos diseos para
poder editarlo o aplicarle formato con facilidad. Word 2010 ofrece diferentes vistas de diseo
para ayudarle a trabajar con un documento. En la siguiente tabla se describen estas vistas en
detalle.
Vista
Diseo de
impresin
Lectura de
pantalla
completa
Diseo Web
Descripcin
La vista Diseo de impresin le ayuda a ver el aspecto que tendran en una pgina
impresa el texto, los grficos y otros elementos. Resulta til para editar encabezados y
pies de pgina, ajustar mrgenes, trabajar con columnas y dibujar objetos.
Para ver el documento en la vista Diseo de impresin, en la pestaa Vista, en el grupo
Vistas de documento, haga clic en Diseo de impresin.
La vista Lectura de pantalla completa le permite ver un documento en modo de pantalla
completa. Esta vista est optimizada para leer el documento en la pantalla del equipo.
Para ver un documento en la vista Lectura de pantalla completa, en la pestaa Vista, en
el grupo Vistas de documento, haga clic en Lectura de pantalla completa
La vista Diseo web la permite ver el documento con fondos, el texto ajustado a la
ventana y los grficos situados como lo estaran en un explorador web. Resulta til para
crear una pgina web o un documento que se va a visualizar en un explorador web. En
esta vista, el documento se muestra como una pgina continua, sin saltos de pgina, y el
texto
y
las
tablas
se
ajustan
a
la
ventana.
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Esquema
Borrador
Para ver el documento en la vista Diseo web, en la pestaa Vista, en el grupo Vistas de
documento, haga clic en Diseo web.
La vista Esquema permite ver la estructura del documento y mover, copiar y reorganizar
el
texto
arrastrando
los
encabezados
del
documento.
En la vista Esquema solo se ven los encabezados del documento. Tambin se puede ver el
documento con los encabezados y el texto. Para hacerlo, se deben contraer o expandir
los encabezados, respectivamente.
La vista Esquema es una forma prctica de trabajar con documentos maestros. Un
documento maestro facilita la organizacin y actualizacin de documentos largos, como
informes
con
varias
partes
o
libros
con
captulos.
Sin embargo, en la vista Esquema no se ven los lmites de pgina, encabezados, pies de
pgina, grficos y fondos.
Para pasar a la vista Esquema, en la pestaa Vista, en el grupo Vistas de documento, haga
clic en Esquema.
La vista Borrador muestra el formato del texto, pero con un diseo de pgina simplificado
para
poder
escribir
y
hacer
cambios
rpidamente.
Resulta til para realizar tareas de edicin y formato. Sin embargo, algunos elementos
del documento, como encabezados y pies de pgina, no estn visibles.
Para ver un documento en la vista Borrador, en la pestaa Vista, en el grupo Vistas de
documento, haga clic en Borrador.
En Word 2010, puede utilizar la regla para alinear texto, grficos, tablas y otros elementos del
documento. Para ver la regla, debe abrir el documento en la vista Diseo de impresin y, en la
pestaa Vista, en el grupo Mostrar, seleccionar Regla.
Tambin puede mostrar cuadrculas y utilizarlas para aplicar formato a un documento. Para ver
las cuadrculas, en la pestaa Vista, en el grupo Mostrar, seleccione Lneas de la cuadrcula.
En la siguiente tabla se muestran los diferentes pasos para realizar las acciones mencionadas
Tarea
Crear un archivo
a partir de una
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plantilla
Preparativos para
compartir
archivos
Ver informacin
de co-autora
Establecer
permisos del
documento
Word 2010 incluye una serie de caractersticas nuevas que puede usar para
asegurarse que sus archivos estn listos para compartirlos con otras personas. Haga
clic en Comprobar si hay problemas para mostrar las opciones disponibles para
preparar los archivos. El inspector de documentos encuentra toda la informacin
confidencial del documento y le ofrece la oportunidad de cambiarla El comprobador
de accesibilidad es una nueva caracterstica de Word 2010 que comprueba el
documento para garantizar que las personas con alguna discapacidad pueden
entender el contenido; es posible que se le pida que agregue texto alternativo,
clarifique los hipervnculos o compruebe la colocacin de los objetos del documento.
El comprobador de compatibilidad busca en el documento y le informa si ha utilizado
alguna caracterstica no compatible con una versin anterior de Word.
Cuando crea un documento con otras personas en la vista Backstage se muestra
informacin relevante sobre la versin del archivo que utiliza. Por ejemplo cuando un
co-autor ha realizado algn cambio ste se indica en la pestaa Informacin. Se le
avisar tambin cuando haya que guardar el documento y cuando los co-autores
agreguen notas al archivo
En la pestaa Informacin de la vista Backstage encontrar las herramientas que
necesita para administrar los distintos niveles de proteccin de los archivos. Haga clic
en Proteger documento para mostrar las opciones. La mayora de las opciones
estn disponibles en las versiones anteriores de Word, pero Restringir permisos por
personas le permite establecer permisos para los miembros del equipo por
credenciales del rol o el equipo. Elija Administrar credenciales para restringir el uso
compartido del documento de modo que no se pueda enviar en un mensaje
Responder a todos de este modo evitar que el archivo se comparta por error con
personas que no tienen los permisos necesario para verlo.
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Para activar la herramienta Mini traductor, haga clic en Traducir en el grupo Idioma y haga clic
en Mini traductor.
Resalte el texto que desea traducir y desplace el mouse sobre la seleccin. Aparece la
herramienta Mini traductor con el texto traducido.
Puede copiar y pegar el texto, expandir la traduccin o hacer clic en Reproducir para or la
traduccin en voz alta.
Buscar texto
Para buscar una tabla, un grfico, un comentario, una nota al pie o una nota al final, o una
ecuacin, siga este procedimiento:
1. En la ficha Inicio, en el grupo Edicin, haga clic en Buscar. O presione CTRL+F.
Se abre el panel de navegacin.
2. Haga clic en la flecha situada junto a la lupa y, a continuacin, haga clic en la opcin que
desee.
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1.
2.
3.
4.
Ms opciones de bsqueda
Para encontrar el antiguo cuadro de dilogo Buscar, y todas sus opciones, siga uno de estos
procedimientos:
1. En la ficha Inicio, dentro del grupo Edicin, haga clic en la flecha situada junto a Buscar y,
a continuacin, haga clic en Bsqueda avanzada.
2. En el panel de navegacin, haga clic en la flecha situada junto a la lupa y, a continuacin,
haga clic en Bsqueda avanzada.
Si solo necesita una opcin bsica, como Maysculas/minsculas, puede hacer clic
en la flecha situada junto a la lupa y, a continuacin, en Opciones.
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Opciones de formato
En Word 2010, puede utilizar diversas opciones de formato de texto. Puede cambiar el color, el
tamao o la fuente del texto. Tambin puede aplicar una sangra a los prrafos, crear listas con
vietas o alinear el texto de un prrafo. En la siguiente tabla se describen las opciones de
formato del texto y los prrafos de un documento.
Opcin
Formato de
caracteres
Descripcin
Puede aplicar formato a los caracteres de un documento utilizando las opciones
siguientes:
Para poner el texto en negrita, seleccione el texto y, en la pestaa Inicio, en el grupo
Fuente, haga clic en el botn Negrita. Tambin puede seleccionar el texto y presionar
CTRL+N.
Para poner el texto en cursiva, seleccione el texto y, en la pestaa Inicio, en el grupo
Fuente, haga clic en el botn Cursiva. Tambin puede seleccionar el texto y presionar
CTRL+K.
Para subrayar el texto, seleccione el texto y, en la pestaa Inicio, en el grupo Fuente,
haga clic en la flecha Subrayado y elija una opcin. Tambin puede seleccionar el
texto y presionar CTRL+S.
Para cambiar las maysculas y minsculas del texto, seleccione el texto y, en la
pestaa Inicio, en el grupo Fuente, haga clic en la flecha Cambiar maysculas y
minsculas y elija una opcin.
Para aumentar o reducir el tamao de la fuente del texto, seleccione el texto y, en la
pestaa Inicio, en el grupo Fuente, haga clic en los botones Agrandar fuente o
Encoger fuente.
Sugerencia: Tambin puede presionar CTRL+MAYS+> para aumentar el tamao de
la fuente y CTRL+< para reducirlo.
Para cambiar de fuente, seleccione el texto y en la pestaa Inicio, en el grupo Fuente,
haga clic en la flecha Fuente y seleccione una opcin.
Sugerencia: Tambin puede seleccionar el texto y presionar CTRL+MAYS+F para
mostrar el cuadro de dilogo Fuente.
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Aplicacin de
formato a
prrafos
2.
Para crear una lista de varios niveles, desplcese hasta la segunda pgina y seleccione el
texto desde 2010-2011: a T4: 110 millones de dlares.
3.
4.
5.
Para anular la seleccin de la lista, haga clic en cualquier lugar del documento.
6.
Seleccione del segundo punto con vieta al ltimo punto con vieta y presione TAB.
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7.
2.
Para aumentar la sangra del prrafo, en el panel Navegacin, haga clic en Cifras de ventas.
3.
4.
5.
Para anular la seleccin del texto, haga clic en cualquier lugar del documento.
Despus de realizar este paso, haga clic en cualquier lugar del documento para asegurarse
de que no haya texto seleccionado.
5.
Opciones de Autorrecuperacin
Los documentos de Word de Microsoft Office se pueden perder en ciertas situaciones. Por
ejemplo, se puede perder el documento si un error obliga a cerrar Word, si experimenta una
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Para asegurarse que Word siempre recupere los archivos en caso de que se genere algn error
active la opcin de Autorecuperacin siguientes los pasos citados a continuacin:
1.
2.
3.
4.
5.
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40
CAPITULO 5
DAR FORMATO A LOS DOCUMENTOS
El participante conocer las diferentes herramientas para dar formato a un documento
en Word 2010
El participante conocers las herramientas para configurar la pgina y adaptarla al
documento requerido
El participante agregar encabezados y pies de pgina a un documento
El participante crear y aplicar temas a su documento
El participante insertar fotos y capturas de pantalla, portada, ecuacin, WordArt etc. a
un documento
El participante crear una lnea de firma
El participante conocer las herramientas de interlineado
El participante realizar hipervnculos a otro documento, parte del documento o
direccin electrnica
El participante conocer los mtodos abreviados de Word 2010 para aprender a utilizar
su teclado
Tamao
Orientacin
Descripcin
Un margen es el espacio en blanco alrededor de los bordes de la pgina. Puede aumentar o
reducir el tamao de los mrgenes.
Para configurar los tamaos de los mrgenes en el documento, en la pestaa Diseo de
pgina, en el grupo Configurar pgina, haga clic en Mrgenes y seleccione un tamao.
El tamao de papel predeterminado de un documento de Word 2010 es Carta 21,59 cm x
27,94 cm. Word 2010 ofrece diversos tamaos de papel que se ajustan a sus necesidades.
Para seleccionar un tamao de papel, en la pestaa Diseo de pgina, en el grupo
Configurar pgina, haga clic en Tamao y, a continuacin, en el tamao que desee para el
documento.
La orientacin predeterminada de un documento de Word 2010 es Vertical. La orientacin
se puede cambiar a Horizontal.
Para cambiar la orientacin de la pgina, en la pestaa Diseo de pgina, en el grupo
Configurar pgina, haga clic en Orientacin y, a continuacin, haga clic en Horizontal.
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6. Siga las instrucciones para agregar un nmero de pgina o para agregar un encabezado y un pie
de pgina con un nmero de pgina.
7. Para iniciar la numeracin con 1, haga clic en Nmero de pgina en el grupo Encabezado y pie
de pgina, seleccione Formato del nmero de pgina, haga clic en Iniciar en y escriba 1.
8. Para volver al cuerpo del documento, haga clic en Cerrar encabezado y pie de pgina en la ficha
Diseo (en Herramientas para encabezado y pie de pgina).
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Agregar encabezados y
pies de pgina o
nmeros de pgina
diferentes en distintas
partes
Haga doble clic en el rea del encabezado o en el rea del pie de pgina (cerca de la parte
superior de la pgina o cerca de la parte inferior de la pgina).
De esta forma se abre la ficha Herramientas para encabezado y pie de pgina.
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As se agrega texto ms al prrafo y el texto adicional tiene que pasar a la pgina siguiente, todo
el prrafo se mueve a la pgina siguiente.
Para comprobar que el prrafo no pasa a la pgina siguiente, copie el prrafo de la segunda
pgina y pguelo al final del prrafo seleccionado.
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2.
Para configurar los mrgenes del documento, en la pestaa Insertar, en el grupo
Encabezado y pie de pgina, haga clic en Nmero de pgina, seleccione Mrgenes de pgina y,
en la galera, desplcese hacia abajo y en la seccin Con formas, haga clic en Flecha, izquierda.
3. Para editar el documento, haga doble clic en cualquier parte del mismo, fuera de las zonas
de encabezado y pie de pgina.
4. Para establecer el tamao de la pgina del documento, en la pestaa Diseo de pgina, en
el grupo Configurar pgina, haga clic en Tamao y, en la galera, haga clic en A4.
5.
Para seleccionar la orientacin de las pginas del documento, en el grupo Configurar
pgina, haga clic en Orientacin y, a continuacin, en Horizontal.
Observe que el margen derecho del documento se ampla y el margen inferior se reduce,
de forma que se agrega una pgina ms al documento.
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Tarea
Mostrar la galera
de temas
Pasos
Para mostrar la galera de temas, en la pestaa Diseo de pgina, en el grupo Temas,
haga clic en Temas.
Exploracin de
temas
Para explorar los temas, en el grupo Temas, haga clic en Temas y despus en Buscar
temas.
En el cuadro de dilogo Elegir tema o documento temtico, seleccione un
documento guardado en el equipo o en la red y haga clic en Abrir.
Seleccin de un
tema
Modificacin de
un tema
Puede modificar un tema de documento cambiando los colores, las fuentes o los
efectos de relleno o de lnea del tema.
Para modificar la fuente del tema, en la pestaa Diseo de pgina, en el grupo
Temas, haga clic en el botn Fuentes del tema y, a continuacin, haga clic en la
fuente que desee modificar.
Para crear nuevas fuentes del tema, en la pestaa Diseo de pgina, en el grupo
Temas, haga clic en el botn Fuentes del tema y, a continuacin, en Crear nuevas
fuentes del tema.
En el cuadro de dilogo Crear nuevas fuentes del tema, en la lista Fuente de
encabezado, seleccione el fuente de encabezado y en la lista Fuente de cuerpo,
seleccione la fuente de cuerpo.
En el cuadro Nombre, escriba el nombre de la nueva fuente de tema y haga clic en
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Guardar un tema
Guardar.
De forma similar, puede modificar los colores y los efectos de relleno y de lnea.
Para guardar los cambios que realice en los colores, las fuentes o los efectos de
relleno o de lnea de un tema de documento como un documento personalizado
para que pueda aplicarlo a otros documentos.
Para guardar un tema, en la pestaa Diseo de pgina, en el grupo Temas, haga clic
en el botn Temas y, a continuacin, en Guardar tema actual.
En el cuadro de dilogo Guardar tema actual, escriba un nombre apropiado para el
tema y despus haga clic en Guardar.
10. Para guardar el texto con formato como estilo rpido en la galera de estilos rpidos, en la
pestaa Inicio en el grupo Estilos, haga clic en la flecha Ms, y a continuacin haga clic en
Guardar seleccin como un nuevo estilo rpido.
11. Para cambiar el nombre del nuevo estilo rpido, en el cuadro de dilogo Crear nuevo estilo a
partir del formato, en el cuadro Nombre, para causas de ejercicio, presione la barra espaciadora
para que el texto SysReq se escriba automticamente y, a continuacin haga clic en Aceptar.
Incorporacin y mejora de las ilustraciones
Las nuevas herramientas de edicin de imgenes de Word 2010 son divertidas y fascinantes.
Ahora puede empezar con una foto sencilla y mejorarla de varias formas diferentes, aplicndole
filtros artsticos especiales, agregando bordes y estilos, entre otras muchas cosas.
Insertar fotos y capturas de pantalla
Para agregar imgenes, fotos y dibujos en Word 2010 basta con elegir la herramienta adecuada
que refleje aquello que desea agregar en el grupo Ilustraciones de la pestaa Insertar. A
continuacin, puede elegir la imagen que desea insertar y agregarla a la pgina.
Ahora, adems de poder agregar imgenes al
documento en una gran variedad de formatos,
puede insertar capturas de pantalla de su equipo
directamente en los archivos que crea. Haga clic en
la pestaa Insertar y haga clic en Captura de pantalla
en el grupo Ilustraciones para mostrar una galera de
imgenes actuales; solamente tiene que hacer clic
en la que desee e insertarla en la posicin del cursor.
Tambin puede hacer clic en Recorte de pantalla y
seleccionar el rea de la pantalla que desea incluir
en el documento.
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Imprima originalidad a sus fotos y dibujos corrientes aplicndoles un efecto artstico. Estos
nuevos efectos son filtros especiales que dan una apariencia artstica a sus imgenes. Aplique
efectos de desenfoque, cristal, boceto con lpiz y otros muchos efectos para resaltar sus
imgenes.
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Alguna vez ha tomado una buena foto con elementos molestos en el fondo? Ahora
puede quitar el fondo de las imgenes fcilmente en Word 2010. Seleccione la foto
que desea editar y haga clic en Quitar fondo en el grupo Ajustar de la pestaa
Formato de Herramientas de imagen. Haga clic en el rea de la imagen que desea
quitar y haga clic en Mantener cambios para guardar los cambios.
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Ahora SmartArt en Word 2010 incluye una categora de diagramas solo para las imgenes, que
le ayuda a crear diagramas a partir de imgenes.
Muestre SmartArt haciendo clic en la pestaa Insertar y eligiendo SmartArt. Haga clic en la
categora Imagen en el cuadro de dilogo Elegir un grfico SmartArt y seleccione el estilo de
diagrama que desee.
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2.
3.
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1.
2.
3.
4.
5.
6.
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60
4. En el cuadro de dilogo Crear nuevo bloque de creacin, escriba un nombre nuevo para
la ecuacin.
5. En la lista Galera, haga clic en Ecuaciones.
6. Seleccione cualquier otra opcin que desee.
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Usar lneas de firma en archivos de Office 2010 permite a las organizaciones reducir el riesgo al
realizar transacciones electrnicas y agiliza los procesos administrativos como contratos y otros
acuerdos. Las firmas digitales proporcionan un registro exacto de lo que se ha firmado y pueden
verificarse en el futuro.
Cuando el firmante del documento agrega una firma visible al documento, se agrega una firma
digital al mismo tiempo para autenticar la identidad. Despus de que se firme digitalmente un
documento, el documento ser de solo lectura para evitar que se modifique.
En el documento u hoja de clculo, coloque el puntero en el lugar donde desee agregar una
lnea de firma.
En la ficha Insertar, en el grupo Texto, haga
clic en la flecha situada junto a Lnea de
firma y, a continuacin, haga clic en Lnea
de firma de Microsoft Office.
En el cuadro de dilogo Configuracin de
firma, escriba la informacin que desee que
aparezca bajo la lnea de firma:
Firmante
sugerido
Nombre
completo del firmante.
Ttulo
del
firmante
sugerido
Ttulo del firmante, si
corresponde.
Direccin de correo electrnico del
firmante sugerido
Direccin de
correo electrnico del firmante, si
corresponde.
Instrucciones para el firmante Agregue instrucciones para el firmante.
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3. Para seleccionar una imagen de su firma escrita, haga clic en Seleccionar imagen. En el
cuadro de dilogo Seleccionar imagen de la firma, busque la ubicacin del archivo de
imagen de su firma, seleccione el archivo que desee y, a continuacin, haga clic en
Seleccionar.
1.
2.
3.
4.
Abra el documento o la hoja de clculo que contiene la firma visible que desea quitar.
Haga clic con el botn secundario en la lnea de firma.
Desde el men, seleccione Quitar firma.
Haga clic en S.
Adems, puede quitar una firma haciendo clic en la flecha situada junto a la firma en el
Panel de firmas. En el men, seleccione Quitar firma.
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Agregar WordArt
En la ficha Insertar, en el grupo Texto, haga clic en WordArt y, a continuacin, haga clic en el
estilo de WordArt que desee.
3. Si tiene un grfico en el documento de Office 2010, puede reemplazar el ttulo del grfico
por el WordArt para enfatizar ms el ttulo.
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Para quitar el estilo de WordArt de parte del texto, seleccione el texto del
que desea quitar el estilo de WordArt y, a continuacin, siga los pasos anteriores.
Eliminar WordArt
3. Seleccione el WordArt que desea quitar y presione SUPR.
Interlineado
En Microsoft Word 2010, el espaciado predeterminado para la mayora de los conjuntos de
estilos rpidos es de 1,15 entre lneas y una lnea en blanco entre prrafos.
El espaciado predeterminado
en
los
documentos
de
Office Word 2003 es de 1,0
entre lneas y ninguna lnea en
blanco entre prrafos.
1. Interlineado de
1,0 y ningn espacio entre
prrafos
2. Interlineado de
1,15 y una lnea en blanco
entre prrafos
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Cambiar el interlineado
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Opciones de interlineado
Sencillo Esta opcin se ajusta a la fuente de mayor tamao de esa lnea, ms una
pequea cantidad de espacio adicional. La cantidad de espacio adicional vara segn la
fuente usada.
1,5 lneas Esta opcin corresponde a una vez y media el interlineado sencillo.
Doble Esta opcin equivale al doble del interlineado sencillo.
Mnimo Con esta opcin se define el interlineado mnimo necesario para ajustarse a la
fuente o al grfico de mayor tamao de la lnea.
Exacto Con esta opcin se define un interlineado fijo, expresado en puntos. Por
ejemplo, si el texto est en una fuente de 10 puntos, puede especificar un interlineado de
12 puntos.
Mltiple Con esta opcin se define un interlineado que puede expresarse en nmeros
mayores que 1. Por ejemplo, si se define el interlineado en 1,15 el espacio aumenta en un
15 por ciento y si se define en 3 aumenta en un 300 por ciento (triple espacio).
Si una lnea contiene un carcter de texto grande, un grfico o una frmula, Word
aumenta el interlineado de dicha lnea. Para espaciar de manera uniforme las lneas de un
prrafo, use interlineado exacto y especifique el interlineado necesario para que quepa el
carcter o grfico de mayor tamao de la lnea. Si los elementos aparecen cortados, aumente el
interlineado.
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3. Elija Conjunto de estilos y, a continuacin, seleccione los diferentes conjuntos de estilos. Con la
vista previa dinmica, observe cmo cambia el interlineado de un conjunto de estilos al
siguiente.
Por ejemplo, el conjunto de estilos de Word 2003 no inserta ningn espacio adicional
entre prrafos e inserta un pequeo espacio encima de los ttulos. El conjunto de estilos
de Word 2010 agrega un espacio entre los prrafos y ms espacio encima de los ttulos.
1. Cuando vea el interlineado que desee, haga clic en el nombre del conjunto de estilo
correspondiente.
De manera predeterminada, los prrafos estn seguidos de una lnea en blanco y los ttulos
tienen espacio adicional encima de ellos.
1. Seleccione el prrafo cuyo espaciado anterior o posterior desee modificar.
2. En Espaciado en el grupo Prrafo de la ficha Diseo de pgina, haga clic en la flecha que
est junto a Antes o Despus y especifique la cantidad de espacio que desea.
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69
Borrar formato
Para deshacerse de todos los estilos, efectos de texto y formatos de fuente aplicados a un
documento, haga lo siguiente:
1. Seleccione el texto cuyo formato desee borrar, o bien presione CTRL+A para seleccionar
todo en el documento.
2. En el grupo Fuente de la ficha Inicio, haga clic en Borrar formato.
El comando Borrar formato no quitar el resaltado del texto. Para borrar el resaltado,
seleccione el texto resaltado. A continuacin, haga clic en la flecha situada junto a Color de
resaltado
de
texto
y,
a
continuacin,
en
Sin
color
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70
1. Superndice
2. Subndice
CTRL+=.
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71
Opciones de pegado
Cuando pegue contenido, el botn Opciones de pegado proporciona tres opciones:
Mantener formato de origen Esta opcin preserva el aspecto del texto original
Combinar formato Esta opcin cambia el formato para que coincida con el del
texto que lo rodea.
Conservar slo texto Esta opcin quita todo el formato original del texto.
Si no desea que aparezca el botn Opciones de pegado cada vez que pegue contenido, puede
desactivar esta opcin.
Aparecer un cuadro
de dilogo como el que
vemos en la imagen,
debemos rellenar el
campo Texto y el
campo
Direccin,
veamos cmo hacerlo:
Texto.
Es el texto que contiene el hipervnculo, puede seleccionarlo en el documento con lo cual ya
aparecer en este campo o escribirlo. En el caso de crear un enlace a partir de una imagen,
deberemos seleccionarla antes de hacer clic en el botn de hipervnculo, y veremos que el
texto que se muestra es <Seleccin del documento>.
Vincular a.
Aqu tenemos cuatro opciones segn vemos en los cuatro iconos de la parte izquierda:
1.- Archivo o pgina Web existente. En el campo Direccin escribiremos una direccin completa
de Internet (URL) si queremos enlazar con una pgina de Internet, por ejemplo,
http://www.microsoft.com.mx
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Tambin podemos escribir la direccin de una pgina de nuestro mismo servidor Web, por
ejemplo, tema_14_word.htm, como la pgina est en nuestro servidor no hace falta indicar la
primera parte de la direccin (http://www.microsoft.com.mx)
Si la pgina estuviese en otro
Word2010/tema_14_word.htm.
directorio
habra
que
indicarlo,
por
ejemplo,
2.- Lugar de este documento. Utilizaremos esta opcin si queremos que nuestro hipervnculo
nos lleve a un lugar en el mismo documento donde nos encontramos. Previamente deberemos
haber insertado en nuestro documento el marcador al que hacemos referencia, esto se hace
colocndose en el lugar donde queremos insertar el marcador y desde el pestaa Insertar,
seleccionar Marcador para que aparezca un cuadro de dilogo donde escribiremos el nombre
del marcador.
3.- Crear nuevo documento. El hipervnculo nos llevar al documento que vamos a crear en este
momento. En el cuadro de dilogo que aparecer escribir el nombre del archivo nuevo en el
campo Nombre del nuevo documento. En el documento original se rellenar el campo Direccin
con el nombre de este nuevo documento, y se cerrar el cuadro de dilogo.
4.- Direccin de correo electrnico. En el campo Direccin escribiremos una direccin de
correo, como por ejemplo mailto: compueducacionpuebla@live.com.mx.
Al hacer clic en el hipervnculo se abrir el programa de correo del navegador (por ejemplo,
Outlook Express) ya preparado para enviar el correo a esta direccin.
En la parte derecha del cuadro de dilogo tenemos unos botones que vamos a ver ahora.
Info. de pantalla... Al hacer clic
aparece este cuadro de dilogo para
que introduzcamos el texto de la
sugerencia. Cuando el usuario
coloque el cursor encima del
hipervnculo y lo mantenga un cierto
tiempo aparecer un cuadrado
amarillo (tooltip) con el texto que
hemos introducido en la sugerencia.
Es una buena forma de dar una explicacin adicional sobre el contenido del hipervnculo. Slo
funcionan con IE 4.0 o superior.
Si queremos que nuestro hipervnculo nos lleve a un archivo, con este botn podemos
elegir ese archivo en nuestro disco. Se abrir una ventana como la que aparece cuando
utilizamos el comando Abrir archivo.
Una vez encontrado el archivo pulsar INTRO y se copiar en el campo Direccin.
Si estamos conectados a Internet, este botn abrir
el navegador para que busquemos la pgina a la que
queremos que nos lleve el hipervnculo que estamos
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Modificar enlaces:
Al seleccionar un elemento que contiene un hiperenlace y pulsar el
botn derecho del ratn aparece la ventana que ves aqu, al elegir
la opcin Modificar hipervnculo se abrir el cuadro de dilogo
Insertar Hipervnculo, que acabamos de ver, donde podemos
modificar todas las caractersticas del hipervnculo.
Operacin
Se abre el cuadro de dilogo Buscar, con el cursor listo para escribir
Imprimir un documento
Mostrar el cuadro de dilogo Abrir.
Mostrar el cuadro de dilogo Guardar como.
Deshacer una accin.
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Ctrl + Y
Alt
Ctrl + N
Ctrl + K
Ctrl + S
Ctrl + C
Ctrl + V
Ctrl + X
Ctrl + Alt + G
Ctrl + MAYS + V
Ctrl + MAYS + <
Ctrl + MAYS + >
Ctrl + U
Ctrl + R
Ctrl + G
Ctrl + L
Ctrl + I
Ctrl + ALT + A
Ctrl + INICIO
Ctrl + FIN
Ctrl + E
Ctrl + AVPG
Ctrl + REPG
TAB
Ctrl + M
Shift + F3
Ctrl + T
Ctrl + J
Ctrl + D
Ctrl + Q
Ctrl + H
Ctrl + F
ALT + TAB
ALT + F4
Impr Pant
ALT + Impr Pant
ESC
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CAPITULO 6
GRAFICOS, TABLAS Y COLUMNAS
El participante conocer los grficos SmartArt
El participante identificar cundo conviene utilizar un grfico SmartArt y cundo un
grfico
El participante agregar un grfico a un documento
El participante conocer las formas para insertar una tabla en Microsoft Office Word
2010
El participante conocer las herramientas para dar formato a una tabla, aplicar estilos
insertar o eliminar filas y/o columnas
El participante aprender a trabajar un documento en columnas
Use un elemento grfico SmartArt si desea realizar cualquiera de las siguientes acciones:
1.
Crear un organigrama.
2.
3.
4.
5.
Enumerar datos.
6.
7.
8.
9.
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10.
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2. En el cuadro de dilogo
Insertar grfico, haga clic en las
flechas para desplazarse por los
tipos de grficos. Seleccione el
tipo de grfico que desee y a
continuacin haga clic en
Aceptar.
3.
4.
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4. En el cuadro de dilogo Convertir texto en tabla, bajo Separar texto en, haga clic en la opcin
del carcter separador usado en el texto.
Seleccione cualquier otra opcin que desee.
Para agregar rpidamente una fila al final de una tabla, haga clic en la celda inferior derecha y, a
continuacin, presione la tecla TAB.
AGREGAR UNA COLUMNA A LA IZQUIERDA O A LA DERECHA
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1. Haga clic con el botn secundario en la celda que se encuentra a la izquierda o a la derecha de
donde desee agregar una columna.
2. En el men contextual, elija Insertar y, a continuacin, haga clic en Insertar columnas a la
izquierda o Insertar columnas a la derecha.
ELIMINAR UNA FILA
1. En el grupo Prrafo de la ficha Inicio, haga clic en Mostrar u ocultar.
3. Haga clic con el botn secundario y, a continuacin, haga clic en Eliminar filas en el men
contextual.
ELIMINAR UNA COLUMNA
1. En el grupo Prrafo de la ficha Inicio, haga clic en Mostrar u ocultar.
2. Seleccione la columna que desee eliminar haciendo clic en la cuadrcula o el borde superior de la
columna.
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3. Haga clic con el botn secundario y, a continuacin, haga clic en Eliminar columnas en el men
contextual.
Diseo
2. Presione Retroceso.
ELIMINE EL CONTENIDO DE LA TABLA.
Es posible eliminar el contenido de una celda, una fila, una columna o toda la tabla. Si elimina el
contenido de una tabla, las filas y las columnas de la tabla permanecern en el documento.
1. Seleccione el contenido que desee borrar.
PARA
SELECCIONAR
Toda la tabla
Una o varias filas
Una o varias
columnas
.
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Una celda
2. Presione Supr.
Columnas
Una vez creadas dos columnas observaremos en la regla una franja gris que indicar la
separacin entre cada columna:
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Podemos cambiar el ancho de las columnas haciendo clic en los lados de estos indicadores de la
regla y arrastrando a izquierda o derecha.
Ms columnas
Esta herramienta mostrar el siguiente cuadro de dilogo:
En este cuadro de dilogo podremos seleccionar
uno de las configuraciones Preestablecidas o bien
definir un nmero de columnas personalizado.
Asimismo podremos tambin definir el Ancho y
espacio e insertar una Lnea entre columnas.
Para que todas las columnas tengan el mismo
ancho activaremos la casilla Columnas de igual
ancho.
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CAPITULO 7
MIGRACIN DE ARCHIVOS
El participante conocer cmo abrir un archivo de Word 2010 en versiones anteriores de
Word
El participante conocer e instalar el paquete de compatibilidad de Office
El participante conocer las caractersticas que incluye cada versin de Word
El participante conocer los modos de compatibilidad y podr guardar un documento de
Word 2010 para abrirlo en versiones anteriores.
El participante aprender a dividir la pantalla y el uso de esta herramienta
nuevas o mejoradas de Word 2010. Por ejemplo, las ecuaciones se convertirn en imgenes que
no se pueden cambiar. A continuacin se ofrece una lista de elementos de documento que
cambian cuando se abren en versiones anteriores de Word.
Elemento de
Word 2010
Nuevos
formatos de
numeracin
Nuevas formas y
cuadros de texto
Efectos de texto
Texto
alternativo en
las tablas
Caractersticas
de OpenType
Bloquear
autores
Nuevos efectos
de WordArt
Nuevos
controles de
contenido
Controles de
contenido de
Word 2007
Sin cambios.
Sin cambios.
Temas
Sin cambios.
Fuentes
principales y
secundarias
Movimientos
controlados
Sin cambios.
Sin cambios.
Tabulaciones
Elementos
grficos
SmartArt
Sin cambios.
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Sin cambios.
Grficos y
diagramas
Objetos
incrustados de
Open XML
Bloques de
creacin
Bibliografa
Citas
Sin cambios.
Sin cambios.
Sin cambios.
Sin cambios.
Sin cambios.
Ecuaciones
Cuadros de texto
relativos
XML
personalizado
Sin cambios.
Compatible.
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Caracterstica
97-2003 2007
2010
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Usar Word 2010 para abrir documentos creados en versiones anteriores de Word
Al abrir en Microsoft Word 2010 un documento creado en una versin anterior de Word, se
activa el modo de compatibilidad y puede ver Modo de compatibilidad en la barra de ttulo de
la ventana del documento.
El modo de compatibilidad garantiza que no estn disponibles ninguna de las caractersticas
nuevas o mejoradas de Word 2010 mientras est trabajando en un documento, de modo que las
personas que usen versiones anteriores de Word tengan derechos plenos de edicin. El modo
de compatibilidad tambin conserva el diseo del documento.
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Dividir pantalla
Podemos crear una lnea de separacin dentro de un mismo documento, pudiendo utilizar la
zona superior y la inferior de forma independiente y trabajar con ellas como si de un
duplicado se tratase.
Esta opcin es especialmente til en documentos extensos en que necesitamos ver dos partes
del mismo a la vez constantemente, pero que distan mucho entre s. As nos evitamos tener
que ir cambiando de pgina una y otra vez.
En la pestaa Vista > grupo Ventanas > Dividir encontramos la herramienta que nos permite
esta funcionalidad. Haremos clic en el punto exacto donde queramos insertar la separacin.
Ntese que en la visualizacin se muestra a la vez la primera y ltima pgina del documento.
Cada una de las divisiones tendr su propia barra de desplazamiento y sus reglas. Las
herramientas de la cinta en cambio son comunes para ambas y los cambios se apliarn all
donde se encuentre el punto de insercin o la seleccin.
Cuando hayamos incluido una divisin, el botn se convertir en Quitar divisin y al pulsarlo
de nuevo la podremos eliminar.
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CAPITULO 8
REVISIN Y USO COMPARTIDO DE DOCUMENTOS
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Por otra parte, puede especificar el tipo de errores gramaticales que desea que Word 2010
detecte.
Establezca las opciones adecuadas para la revisin gramatical. Por ejemplo, puede configurar
Word 2010 de forma que revise las expresiones incorrectas y la puntuacin.
Si desea corregir los errores ortogrficos y gramaticales del texto que ya est en el documento,
haga clic en volver a revisar el documento.
Las palabras que estn mal escritas y las oraciones que tengan una gramtica incorrecta se
indican con una lnea ondulada roja o verde.
Para corregir los errores ortogrficos y gramaticales, puede ejecutar la herramienta de
correccin ortogrfica y revisin gramatical en el documento.
Para corregir un error gramatical, puede seleccionar la sugerencia que ofrece Word 2010. Para
hacerlo, haga clic en el botn Cambiar.
Si lo desea, puede dejar la palabra tal como est, pasndola por alto en ese caso o en todos los
casos que aparezca. Puede agregar palabras al diccionario para que no se vuelvan a marcar
como errores de ortografa.
Para corregir una palabra mal escrita, puede seleccionarla y escribirla correctamente.
Tambin puede seleccionar una de las palabras sugeridas y hacer clic en el botn Cambiar. La
palabra mal escrita se sustituye por la palabra seleccionada.
Cuando termina la correccin ortogrfica, Word 2010 muestra un mensaje para indicar que la
tarea ha finalizado.
Para revisar la ortografa realice los siguientes pasos:
1. En el grupo Revisin de la ficha Revisar, haga clic en Ortografa y gramtica.
2. Si el programa encuentra errores de ortografa, se muestra un cuadro de dilogo
o panel de tareas con la primera palabra mal escrita detectada por el corrector
ortogrfico:
3. Despus de corregir cada palabra mal escrita, el programa marca la siguiente
palabra incorrecta para que pueda decidir qu hacer.
4. Slo en Outlook y Word, cuando el programa termina de marcar los errores de
ortografa, muestra los errores gramaticales. Para cada error, haga clic en una
opcin en el cuadro de dilogo Ortografa y gramtica.
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escritas mientras trabaja para que pueda identificarlas con facilidad, como en el siguiente
ejemplo.
Puede hacer clic con el botn secundario en la palabra mal escrita para ver sugerencias de
correccin.
Puede hacer clic con el botn secundario en el error para ver ms opciones.
En el men contextual, puede mostrarse
una correccin sugerida. Tambin puede
elegir omitir el error o hacer clic en
Acerca de esta oracin para ver el
motivo por el cual el programa considera
el texto como un error.
1. Haga clic en la pestaa Archivo.
2. En Ayuda, haga clic en Opciones
y, a continuacin, haga clic en Revisin.
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Idioma
Descripcin
Word 2010 proporciona herramientas de revisin para ms de un idioma. Adems del idioma
de revisin, puede cambiar los idiomas de edicin, interfaz de usuario y la Ayuda. Para cambiar
el idioma de revisin en Word 2010, realice los pasos siguientes:
1.
2.
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3.
4.
5.
6.
Puede traducir a otro idioma palabras, frases, prrafos o un documento entero. Para traducir
un documento de Word 2010 entero, realice los siguientes pasos:
1.
2.
3.
NOTA: Si es la primera vez que utiliza esta opcin, haga clic en Aceptar para instalar los
diccionarios bilinges y habilitar el servicio de traduccin mediante el panel Referencia.
Traducir
Para ver el texto traducido como informacin sobre herramientas, realice los pasos siguientes:
1.
2.
2.
3.
Para revisar los errores gramaticales, en la pestaa Revisar, en el grupo Revisin, haga
clic en Ortografa y gramtica.
2.
3.
4.
Tambin se puede especificar si la impresin debe ser en una o las dos caras del papel. Si la
impresora puede imprimir a dos caras, se puede imprimir automticamente en las dos caras del
papel. Si la impresora no admite la impresin a dos caras, se puede imprimir en las dos caras del
papel de forma manual, volviendo a cargar el papel cuando Word 2010 indique que se va a
imprimir en la otra cara del papel. Tambin puede especificar si desea que las pginas impresas
se intercalen o no.
De manera predeterminada, el contenido del documento se imprime en el papel en orientacin
vertical. Si lo desea, puede cambiar la orientacin a horizontal.
Puede especificar el tamao del papel, por ejemplo Carta, Oficio, Ejecutivo y A4. Si no ha
especificado los mrgenes de la pgina en el documento, puede elegir un estilo de margen como
Normal, Estrecho, Moderado y Ancho. Tambin puede especificar el nmero de pginas del
documento que se deben imprimir en una sola hoja de papel.
Puede hacer ms cambios de configuracin de pgina en el cuadro de dilogo Configurar pgina.
Puede obtener acceso al cuadro de dilogo mediante el vnculo correspondiente de la parte
inferior de la pgina Imprimir.
Cuando hay establecido las opciones de impresin que desee, puede obtener la vista previa del
aspecto que tendr la pgina impresa antes de hacer clic en el botn Imprimir e imprimir el
documento.
Tambin puede compartir un documento envindolo como datos adjuntos de un mensaje de
correo electrnico. Para enviar el documento como datos adjuntos, abra la pgina Guardar y
enviar de la vista Backstage. Haga clic en la opcin Enviar como datos adjuntos. Se abre una
ventana de mensaje. En el cuadro Adjunto se muestra el nombre del documento. A
continuacin, puede especificar las direcciones de correo electrnico de los destinatarios en el
cuadro Para y enviar una copia del mensaje a otros destinatarios especificando sus nombres en
el cuadro CC. Si va a enviar el mensaje a varios destinatarios, cada uno recibir una copia
independiente del documento. Puede cambiar la lnea de asunto en el cuadro Asunto. Escriba el
mensaje en el cuerpo principal del mensaje de correo electrnico. Por ltimo, haga clic en el
botn Enviar para enviar el mensaje de correo electrnico.
Tambin puede compartir un documento guardndolo en una ubicacin compartida, por
ejemplo un sitio web o un sitio de SharePoint, y enviando el vnculo en un mensaje de correo
electrnico. Haga clic en la opcin Enviar un vnculo. Se abre una ventana de mensaje con el
vnculo al documento mostrado en el cuerpo del mensaje de correo electrnico. Especifique las
direcciones de correo electrnico de los destinatarios y enve el mensaje.
Estas caractersticas de Word 2010 le ayudan a compartir documentos con facilidad
Cuando se trabaja con otras personas para crear un documento especfico, puede resultar difcil
mantener intactas todas las versiones del archivo y procurar no sobrescribir los cambios de los
dems.
Ahora, cuando crea documentos con otras personas en Word 2010, puede ver fcilmente lo que
sus compaeros estn haciendo e incluso comentarles sus dudas a medida que van trabajando.
Para que otros usuarios puedan trabajar en su documento compartido, debe guardarlo en
SharePoint Workspace o en su cuenta de Windows Live SkyDrive.
Cuando un autor inicia sesin y empieza a editar un documento que usted est viendo, Word
2010 le informa de ello mediante un mensaje en una ventana de mensaje emergente.
Puede hacer clic en la ventana de mensaje o en la barra de estado para mostrar una lista de los
autores que estn trabajando activamente en el documento.
Word 2010 muestra la presencia del autor para informarle del estado en lnea de la otra
persona. El color verde indica que la persona est disponible, el amarillo significa que est
ausente y el rojo, que est ocupada.
Puede ponerse en contacto con otro de los autores que est disponible enviando un mensaje de
correo electrnico, abriendo una sesin de mensajera instantnea, mediante una llamada de
voz o enviando una convocatoria de reunin
Word 2010 realiza un seguimiento de todos los cambios a medida que los autores actualizan el
archivo para que no tenga que preocuparse de que alguien sobrescriba los cambios sin darse
cuenta.
El programa le permite saber cundo se han realizado cambios en el archivo.
Haga clic en la pestaa Archivo y muestre la pestaa Informacin para ver la informacin actual
acerca del documento.
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103
Puede ver si el archivo tiene que guardarse, quin lo est modificando actualmente y si se ha
agregado alguna nota al documento.
Cuando termine de trabajar con el documento, haga clic en Guardar para actualizar todos los
cambios y cierre el archivo normalmente.
Los dems autores pueden continuar trabajando en el archivo segn convenga y usted podr ver
si se han producido ms cambios la prxima vez que lo abra.
Trabajar con otros autores en Word 2010 le permite sacar ms trabajo adelante en menos
tiempo y colaborar de una forma eficaz.
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104
CAPITULO 9
TABLAS DE CONTENIDO Y OTRAS REFERENCIAS
Notas al pie y notas al final se utilizan en documentos impresos para explicar, comentar o
proporcionar referencias para texto en un documento. Puede utilizar las notas al pie para
comentarios detallados y notas al final para la citacin de fuentes.
A Si desea crear una bibliografa, usted puede encontrar comandos para crear y
administrar las fuentes y las citas en la ficha referencias del grupo citaciones y bibliografa.
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105
Cuando usted agrega, elimina o mover notas que se numeran automticamente, Word vuelve a
numerar las marcas de referencia de nota al pie y notas al final.
A Si las notas al pie en el documento se numeran de forma incorrecta, el documento
puede contener marcas de revisin. Aceptar los cambios realizados para que la palabra ser
nmero correctamente las notas al pie y notas al final.
1. En Vista Diseo de impresin, haga clic donde desee insertar la marca de referencia de la nota.
En el grupo Notas al pie de la ficha Referencias, haga clic en Insertar nota al pie o en Insertar
nota al final.
Mtodo abreviado de teclado Para insertar una nota al pie posterior, pulse CTRL + ALT +
F. Para insertar una nota al final posterior, pulse CTRL + ALT + D.
De forma predeterminada, Word coloca las notas al pie al final de cada pgina y notas al
final al final del documento.
2. Haga clic en Insertar.
Word inserta el nmero de nota y coloca el punto de insercin junto al nmero de nota.
3. Escriba el texto de la nota.
4. Haga doble clic en el nmero de notas al pie o para volver a la marca de referencia en el
documento.
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5. Para cambiar la ubicacin o el formato de las notas al pie o notas al final, haga clic en el iniciador
del cuadro de dilogo Nota al pie y notas al final y, a continuacin, realice una de las siguientes
acciones:
Para convertir las notas al pie en notas al final o notas al final en notas al pie, en virtud
de la ubicacin, elija las notas al pie o notas al final y, a continuacin, haga clic en
convertir. En el cuadro de dilogo convertir notas, haga clic en Aceptar.
Para cambiar el formato de numeracin, haga clic en el formato deseado en el cuadro
formato de nmero y haga clic en aplicar.
Para utilizar una marca personalizada en lugar de un tradicional formato de nmero,
haga clic en smbolo junto a la marca personal y, a continuacin, elija una marca en los
smbolos disponibles. Esto no cambiar los smbolos existentes. Slo agregar otros
nuevos.
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Para agregar un marcador de posicin, de manera que pueda crear una cita y rellenar ms
adelante la informacin de origen, haga clic en Agregar nuevo marcador de posicin. Aparece
un signo de interrogacin junto a fuentes de marcador de posicin en el Administrador de
fuentes.
7. Comience por rellenar la informacin de origen haciendo clic en la flecha que aparece junto a
Tipo de fuente bibliogrfica.
Por ejemplo, la fuente de informacin podra ser un libro, un informe o un sitio Web.
8. Rellene la informacin bibliogrfica referente a la fuente de informacin.
Para agregar ms informacin acerca de una fuente de informacin, active la casilla de
verificacin Mostrar todos los campos bibliogrficos.
Si elige un estilo GOST o ISO 690 para sus fuentes y una cita no es nica, anexa un carcter
alfabtico al ao. Por ejemplo, una cita aparecera como [Pasteur, 1848a].
Si elige ISO 690 - Referencia numrica y las citas siguen sin aparecer de forma consecutiva, debe
volver a hacer clic en el estilo ISO 690 y, a continuacin, presione ENTRAR para ordenar
correctamente las citas.
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109
Puede hacer clic en el botn Examinar del Administrador de fuentes para seleccionar otra lista
general desde la que puede importar nuevas fuentes de informacin en el documento. Por
ejemplo, podra conectar con un archivo almacenado en un servidor compartido, en el equipo o
el servidor de un compaero de investigacin o en un sitio web de una universidad o una
institucin de investigacin.
Modificar un marcador de posicin de cita
En ciertos casos, puede que desee crear un marcador de posicin de cita y despus esperar
hasta ms tarde para rellenar la toda la informacin de las fuentes de informacin bibliogrfica.
Los cambios que realice en una fuente de informacin se reflejan automticamente en la
bibliografa, si ya hubiese creado una. Aparece un signo de interrogacin junto a fuentes de
marcador de posicin en el Administrador de fuentes.
1. En el grupo Citas y bibliografa de la ficha Referencias,
haga clic en Administrar fuentes.
2. Bajo Lista actual, haga clic en el marcador de posicin que
desea modificar.
Las fuentes de marcadores de posicin se
alfabetizan en el Administrador de fuentes, junto con
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110
todas las dems fuentes, segn el nombre de etiqueta del marcador de posicin. Los
nombres de etiqueta de marcador de posicin son nmeros de forma predeterminada,
pero puede personalizar el nombre de etiqueta de marcador de posicin con cualquier
etiqueta que desee.
3. Haga clic en Editar.
4. Comience por rellenar la informacin de origen haciendo clic en la flecha que aparece junto a
Tipo de fuente bibliogrfica.
Por ejemplo, la fuente de informacin podra ser un libro, un informe o un sitio Web.
5. Rellene la informacin bibliogrfica referente a la fuente de informacin. Utilice el botn Editar
para rellenar los campos en vez de tener que escribir los campos con el formato adecuado.
Para agregar ms informacin acerca de una fuente de informacin, active la casilla de
verificacin Mostrar todos los campos bibliogrficos.
Tablas de contenido
Las tablas de contenido se crean aplicando estilos de ttulo, como por ejemplo Ttulo 1, Ttulo 2 y
Ttulo 3, al texto que se desea incluir en las mismas. Microsoft Word busca estos ttulos y, a
continuacin, inserta la tabla de contenido en el documento.
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Cuando se crea una tabla de contenido de esta forma, puede actualizarse automticamente si se
realizan cambios en el documento.
Microsoft Word 2010 ofrece una galera con estilos de tablas de contenido automticos. Marque
las entradas de la tabla de contenido y, a continuacin, haga clic en el estilo de tabla de
contenido que desee en la galera de opciones.
Tambin puede crear una tabla de contenido personalizada con las opciones que elija y los
estilos personalizados que haya aplicado usando el cuadro de dilogo Tabla de contenido.
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Por ejemplo, si seleccion texto al que desea aplicar un estilo de ttulo principal, haga clic
en el estilo denominado Ttulo 1 en la galera de estilos rpidos.
Si no encuentra el estilo apropiado, haga clic en la flecha para expandir la galera de estilos
rpidos.
Si el estilo que desea no aparece en la galera de estilos rpidos, presione CTRL+MAYS+W para
abrir el panel de tareas Aplicar estilos. Bajo Nombre de estilo, haga clic en el estilo que desea
usar.
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3. Repita los pasos 1 y 2 para cada estilo de ttulo que desee incluir en la tabla de contenido.
4. Haga clic en Aceptar.
4. Elija una tabla de contenido adecuada al tipo de documento:
Documento impreso Si va a crear un documento que se leer en formato impreso, cree
una tabla de contenido en la que cada uno de sus elementos incluya tanto el ttulo como el
nmero de la pgina en la que aparece dicho ttulo. Los lectores pueden ir a la pgina que
desean.
Documento en pantalla Si el documento se va a leer en pantalla en Word, puede aplicar
formato de hipervnculo a los elementos de la tabla de contenido, de manera que los
lectores puedan ir al ttulo correspondiente haciendo clic en l en la tabla de contenido.
Actualizar la tabla de contenido
Si agreg o quit ttulos u otros elementos de tabla de contenido en el documento, puede
actualizar rpidamente la tabla de contenido.
1. En el grupo Tabla de contenido de la ficha Referencias,
haga clic en Actualizar tabla.
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CAPITULO 10
SEGUIMIENTO DE CAMBIOS Y COMENTARIOS
Puede personalizar la barra de estado para agregar un indicador que muestre si el control de
cambios est activado o desactivado. Cuando la funcin Control de cambios est activada,
puede ver todos los cambios que ha realizado en un documento. Cuando se desactiva dicha
funcin, puede realizar cambios en un documento sin marcar quin ha realizado el cambio.
Para agregar un indicador de control de cambios a la barra de estado, haga clic con el
botn secundario del mouse (ratn) en la barra de estado y haga clic en Control de
cambios. Haga clic en el indicador Control de cambios en la barra de estado para activar
o desactivar el control de cambios.
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documento, incluso las marcas ocultas estarn visibles para quienes lean los documentos que
enve o abra.
Revisar un resumen de las marcas de revisin
El Panel de revisiones es una herramienta til para garantizar que se han quitado todas las
marcas de revisin de los documentos y que no estarn visibles para las dems personas que los
vean. La seccin de resumen de la parte superior del Panel de revisiones indica el nmero
exacto de marcas de revisin y comentarios visibles que quedan en los documentos.
El Panel de revisiones tambin permite leer comentarios largos que no caben dentro de una
globo de comentario.
El Panel de revisiones, a diferencia del documento o las globos de comentario, no es la
mejor herramienta para realizar cambios en el documento. En lugar de eliminar texto o
comentarios o realizar otros cambios en el Panel de revisiones, realice todos los cambios
editoriales en el documento. A continuacin, los cambios sern visibles en el Panel de
revisiones.
En la ficha Revisar, dentro del grupo Seguimiento,
haga clic en Panel de revisiones para ver el
resumen en un lateral de la pantalla. Para ver el
resumen dispuesto horizontalmente en la parte
inferior de la pantalla y no en un lado de la
pantalla, haga clic en la flecha que aparece junto
a Panel de revisiones y, a continuacin, haga clic
en Panel de revisiones horizontal.
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119
3. Acepte o rechace los cambios y elimine los comentarios hasta que no queden ms marcas de
revisin o comentarios en el documento.
Para asegurarse de que se aceptan o rechazan todas las marcas de revisin y de que se
eliminan todos los comentarios, en la ficha Revisar, dentro del grupo Seguimiento, haga
clic en Panel de revisiones. La seccin de resumen de la parte superior del Panel de
revisiones muestra el nmero exacto de marcas de revisin y comentarios que quedan en
el documento.
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En el grupo Seguimiento de la ficha Revisar, haga clic en la flecha situada junto a Mostrar
marcas.
Elija Revisores y desactive todas las casillas de verificacin excepto aqullas que se
encuentren junto a los nombres de los revisores cuyos cambios desee revisar.
Para activar o desactivar las casillas de verificacin para todos los revisores de la
lista, haga clic en Todos los revisores.
2. En el grupo Cambios de la ficha Revisar, haga clic en Siguiente o en Anterior.
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Mostrar marcas
Para evitar que pueda distribuir inadvertidamente documentos que contengan marcas de
revisin y comentarios, Word muestra de forma predeterminada las marcas de revisin y los
comentarios. Marcas mostradas finales es la opcin predeterminada del cuadro Mostrar para
revisin.
Se pueden mostrar todos los cambios de un documento de distintas maneras. Por ejemplo,
puede configurar Microsoft Office Word para que muestre las marcas de revisin por el tipo de
modificacin, como inserciones y eliminaciones o cambios de formato. Tambin es posible
mostrar nicamente los comentarios. Puede desactivar los globos para comentarios y marcas de
revisin para mostrar todos los comentarios y cambios en lnea. Incluso se pueden mostrar slo
las marcas de revisin realizadas por el autor o por un revisor en concreto.
Para mostrar rpidamente las marcas de revisin y los comentarios, haga clic en la opcin
Mostrar marcas del grupo Seguimiento de la ficha Revisar.
Al hacer clic en la opcin Mostrar marcas, se mostrarn o se ocultarn todas las marcas
de revisin del documento correspondientes a los revisores seleccionados. Cuando se muestran
todas las marcas de revisin, se seleccionan todos los tipos de marcas en el men Mostrar
marcas.
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Si desea ver los comentarios y las marcas de revisin en comentarios al margen, debe
utilizar la vista Diseo de impresin o la vista Diseo Web.
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CAPITULO 11
SEGURIDAD Y PRIVACIDAD
El participante conocer las novedades de la aplicacin Microsoft Office Word 2010
El participante comparar Word 2007 y 2010 para confirmar las novedades de esta
nueva versin
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Marcar como final Haga que el documento sea de solo lectura. Cuando un documento est
marcado como final, los comandos de edicin y escritura y las marcas de revisin estn
deshabilitados o desactivados, y el documento es de solo lectura. El comando Marcar como final
ayuda a transmitir que est compartiendo una versin finalizada de un documento. Tambin
impide que los lectores o revisores modifiquen el documento sin darse cuenta.
Cifrar con contrasea. Cuando seleccione Cifrar con contrasea, aparece el cuadro dilogo
Cifrar documento. En el cuadro Contrasea, escriba una contrasea. Importante: Microsoft no
puede recuperar contraseas olvidadas o perdidas, as que mantenga una lista de las
contraseas y nombres de archivo correspondientes en un lugar seguro.
Restringir edicin Controle qu tipos de cambios pueden realizarse en el documento. Cuando
seleccione Restringir edicin, aparecen tres opciones: Restricciones de formato: esto reduce las
opciones de formato y preserva una apariencia. Haga clic en Configuracin para seleccionar qu
estilos se permiten. Restricciones de edicin: el usuario controla el modo en que puede editarse
el archivo o puede deshabilitar la edicin. Haga clic en Excepciones o Ms usuarios para
controlar quines pueden realizar la edicin. Comenzar a aplicar: Haga clic en S, aplicar la
proteccin para seleccionar la proteccin con contrasea o autenticacin del usuario. Adems,
puede hacer clic en Restringir permiso para agregar o quitar los editores que tendrn permisos
restringidos.
Restringir permisos por personas
Use una cuenta de Windows Live ID para restringir
permisos. Use una cuenta de Windows Live ID o una cuenta de Microsoft Windows para
restringir los permisos. Puede aplicar permisos a travs de una plantilla que usa su organizacin,
o puede agregar permisos haciendo clic en Restringir acceso.
Agregar una firma digital Agregue una firma digital invisible o visible. Las firmas digitales
autentican informacin digital, como documentos, mensajes de correo electrnico y macros
usando criptografa informtica. Las firmas digitales se crean escribiendo una firma o mediante
una imagen de una firma para establecer la autenticidad, integridad y ausencia de renuncia.
Consulte el vnculo al final de este tema para obtener ms informacin acerca de las firmas
digitales.
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3. En la lista Criterio de ordenacin, seleccione el criterio de ordenacin que desea usar para ver
los estilos.
4. Haga clic en cada uno de los estilos que desea restringir o seleccione grupos de estilos haciendo
clic en una de las siguientes opciones.
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Seleccionar visibles Haga clic en esta opcin para seleccionar los estilos que aparecen de
manera predeterminada en la lista recomendada. Para ver la lista de estilos recomendados,
haga clic en la pestaa Recomendar.
Para agregar estilos a esta lista, en la ficha Recomendar, seleccione los estilos que
desea agregar y, a continuacin, haga clic en Mostrar.
Seleccionar integrados
incluidos en Microsoft Word sin aquellos estilos personalizados que haya creado.
Seleccionar todo
Haga clic en esta opcin para seleccionar todos los estilos incluidos en
Limitar el formato a los estilos admitidos Seleccione esta opcin para que los revisores
puedan cambiar el formato nicamente con los estilos permitidos. Los revisores no podrn dar
formato al texto directamente ni usar los estilos restringidos.
Permitir que Autoformato invalide las restricciones de formato Seleccione esta opcin para
permitir que los revisores usen los estilos restringidos cuando dan formato a texto
automticamente, como hipervnculos o vietas automticas. Por ejemplo, si activa esta casilla
de verificacin, Word dar formato automtico a los hipervnculos, incluso si el estilo
Hipervnculo est bloqueado.
Esta opcin est disponible nicamente si est seleccionado Limitar el
formato a los estilos admitidos.
3. En el cuadro de dilogo Administrar estilos, seleccione el criterio de ordenacin que desea usar
para ver los estilos.
4. Haga clic en cada uno de los estilos que desea permitir o seleccione grupos de estilos haciendo
clic en una de las siguientes opciones.
Seleccionar visibles Haga clic en esta opcin para seleccionar los estilos que aparecen de
manera predeterminada en la lista recomendada. Para ver la lista de estilos recomendados,
haga clic en la pestaa Recomendar.
Para agregar estilos a esta lista, en la ficha Recomendar, seleccione los
estilos que desea agregar y, a continuacin, haga clic en Mostrar.
Seleccionar integrados
incluidos en Microsoft Word sin aquellos estilos personalizados que haya creado.
Seleccionar todo
Haga clic en esta opcin para seleccionar todos los estilos incluidos en
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Para permitir que cualquier usuario que abra el documento pueda modificar la parte
seleccionada, active la casilla de verificacin Todos de la lista Grupos.
Para permitir que slo usuarios concretos modifiquen la parte seleccionada, haga clic en Ms
usuarios y, a continuacin, escriba los nombres.
Incluya su nombre si desea poder modificar esa parte del documento. Separe los
nombres con un punto y coma.
Si va a proteger el documento con autenticacin de usuario en lugar
de con proteccin con contrasea, asegrese de escribir direcciones de correo
electrnico, no cuentas de usuario de Microsoft Windows o Windows Vista, como
nombres de usuario.
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Haga clic en Aceptar y, a continuacin, active las casillas de verificacin situadas junto a los
nombres de los usuarios a los que va a permitir modificar la parte seleccionada.
Si selecciona ms de un usuario, los dems usuarios se agregan como
elemento en el cuadro Grupos para que pueda seleccionarlos de nuevo con rapidez.
6. Contine seleccionando partes del documento y asignando permisos a los usuarios para
modificarlas.
7. En la seccin Comenzar a aplicar, haga clic en S, aplicar la proteccin.
8. Siga uno de los procedimientos siguientes:
Para asignar una contrasea al documento de modo que los usuarios que la conozcan puedan
quitar la proteccin, escriba una contrasea en el cuadro Escriba la nueva contrasea (opcional)
y despus confrmela.
Debe usar esta opcin si va a exponer el documento para co-autora.
Utilice contraseas seguras que combinen letras en maysculas y minsculas, nmeros y
smbolos. Las contraseas no seguras son aquellas que no combinan estos elementos. Un
ejemplo de contrasea segura sera Y6dh!et5 y de contrasea no segura, Casa27. Las
contraseas deben tener 8 o ms caracteres. Una frase con 14 o ms caracteres es todava
mejor. Para obtener ms informacin, vea Ayudar a proteger la informacin personal con
contraseas seguras.
Es fundamental que recuerde la contrasea. Si la olvida, Microsoft no puede recuperarla.
Guarde las contraseas que anote en un lugar seguro, lejos de la informacin que ayudan a
proteger.
Para cifrar el documento de modo que slo los propietarios autenticados del mismo puedan
quitar la proteccin, haga clic en Autenticacin de usuario.
El cifrado del documento impide la co-autora.
Desbloquear un documento protegido
Para quitar toda la proteccin de un documento, es posible que necesite conocer la contrasea
que se aplic al documento, o quizs tenga que aparecer en la lista de propietarios autenticados
para el documento.
Si es un propietario autenticado del documento, o si conoce la contrasea para quitar la
proteccin del documento, haga lo siguiente:
En el grupo Proteger de la ficha Revisar, haga clic en Restringir edicin.
En el panel de tareas Restringir formato y edicin, haga clic en Suspender la proteccin.
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2. Haga clic en Encontrar la siguiente rea que puedo editar o Mostrar todas las reas que puedo
editar.
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133
Inspeccin de documentos
Puede usar el Inspector de documento para buscar y quitar los datos ocultos y la informacin
personal de los documentos de Word creados en Microsoft Word 2010 y en versiones
anteriores. Se recomienda usar el Inspector de documento antes de compartir una copia
electrnica del documento de Word, como los datos adjuntos de un mensaje de correo
electrnico.
1. Abra el documento de Word en el que desee buscar datos ocultos o informacin personal.
2. Haga clic en la pestaa Archivo, luego en Guardar como y a continuacin escriba un nombre en
el cuadro Nombre de archivo para guardar una copia del documento original.
Si quita el contenido oculto del documento, quiz no pueda restaurarlo si hace clic en el
comando Deshacer.
Si desea eliminar datos ocultos e informacin personal de los documentos que guard con
el formato Texto de OpenDocument (.odt), debe ejecutar el Inspector de documento cada
vez que guarde el documento en este formato. formato.
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CAPITULO 12
COMBINACIN Y CORRESPONDENCIA
Origen de
Datos
Documento
Combinado
Documento
Principal
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Conceptos bsicos
Cuando 'combinamos correspondencia', estamos utilizando dos elementos fundamentales: el
documento principal y el origen de datos.
Documento principal.
Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del
origen de datos.
Origen de datos.
Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal. Puede ser de
distinta naturaleza, por ejemplo puede ser una tabla de MS Access, un libro de MS Excel, una
lista de direcciones de Outlook, una tabla de MS Word o se pueden introducir en el mismo
momento de combinar.
En cualquier caso podemos ver el origen de datos como una lista de registros compuestos por
campos. Un registro corresponde a una fila, y un campo corresponde a una columna. Por
ejemplo si el origen es una tabla de clientes de Access, el registro ser la fila correspondiente a
un cliente, y los campos sern por ejemplo, el nombre y la direccin del cliente, es decir cada
uno de los datos de ese cliente.
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137
3.
Seleccionar el documento inicial. En este
caso elegir: Utilizar el documento actual.
En caso que ya se tengo el archivo se elegir
Empezar a partir de un documento existente; y si se desea
usar una plantilla entonces seleccione Empezar a partir de
una plantilla.
4.
Como siguiente paso seleccionamos el
origen de datos, como ya hemos dicho podemos utilizar una
lista existente (una tabla de Access, una hoja de Excel, una
tabla en otro archivo Word, etc...), podemos utilizar contactos nuestros de Outlook,
o simplemente escribir una lista nueva.
4.
Registre
a
todos
los
destinatarios. Presione el botn <Aceptar>.
5.
Posteriormente le pedir
guardar la lista de datos, elija la carpeta y
nombre para guardar el archivo.
6.
Posteriormente mostrar un
recuadro donde se vern los datos que se
combinarn y aadirn.
7.
Haga clic en Aceptar para
pasar al paso 4 del asistente...
8.
En este paso se redacta en el
documento abierto el texto fijo de la carta (si no
estaba escrito ya) y se aaden los campos de
combinacin. Para ello debe posicionar el cursor en
la donde quiera que aparezca el campo de
combinacin y a continuacin haga clic en el panel
de tareas sobre el elemento que desea insertar.
9. Se puede insertar un Bloque de direcciones..., una
Lnea de saludo..., Franqueo electrnico o Ms
elementos.... En la opcin Ms elementos...
aparecer la lista de todos los campos del origen de
datos y se podr elegir de la lista el campo a
insertar.
10. Cuando haya completado el documento haga clic
en Siguiente para pasar al paso 5 del asistente.
11. En el siguiente paso examine las cartas tal como se
escribirn con los valores concretos del origen de
datos. Puede utilizar los botones << y >> para pasar
al
destinatario
anterior
y
siguiente
respectivamente, puede Buscar un destinatario...
concreto, Excluir al destinatario (en el que nos
encontramos) o Editar lista de destinatarios... para
corregir algn error detectado. Para terminar haga
clic en Siguiente.
12. Complete la combinacin. Presione imprimir si as
lo desea o edite las cartas individuales.
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139
Configuracin del documento principal. Permite cambiar el tipo del documento principal
(carta, correo electrnico, sobres, etc...)
Abrir origen de datos. Permite cambiar el origen de los datos, al hacer clic se abre el cuadro
de dilogo Seleccionar archivos de origen de datos visto con el asistente.
Destinatarios de combinar correspondencia. Permite abrir el cuadro de dilogo
Destinatarios de combinar correspondencia para realizar los cambios convenientes.
Insertar bloque de direcciones. Permite insertar en la posicin del cursor un bloque de
direcciones tal como vimos con el asistente.
Insertar lnea de saludo. Permite insertar en la posicin del cursor una lnea de saludos tal
como vimos con el asistente.
Insertar campos combinados. Permite insertar en la posicin del cursor un campo del origen
de datos.
Permite insertar campos especiales de Word.
Ver datos combinados. Permite ver los datos combinados.
Resaltar campos de combinacin. Permite resaltar los campos combinados si la opcin est
activada, los datos correspondientes a campos combinados aparecen resaltados de esta forma
es ms fcil localizarlos dentro del documento.
Asignar campos. Permite asignar campos, esta opcin la detallamos ms adelante.
Distribuir etiquetas. Permite distribuir etiquetas, esta opcin est disponible con un
documento de tipo etiquetas.
Barra de desplazamiento de registros. Los siguientes iconos permiten
desplazarnos por las cartas combinadas como veremos ms adelante.
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Este icono permite ver el documento principal con los nombres de los campos o bien con los
datos.
Si estamos visualizando el documento de esta forma a veces es un poco complicado localizar los
campos de son del origen de datos, una forma fcil de solucionar este problema es hacer clic
sobre el icono
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El origen de datos puede contener varias filas de datos (varios destinatarios), al combinar, se
generarn tantos documentos como registros tenga el origen. Pues los siguientes botones
permiten desplazarse por las filas del origen para comprobar, por ejemplo, si los datos que salen
son los esperados.
Permite ver los datos del primer registro del origen.
Permite visualizar el registro anterior..
Este cuadro permite saber qu registro se est visualizando, y tambin permite ir
directamente a un registro determinado escribiendo el n del registro.
Por ejemplo, 1 indica que estoy en el primer registro, si sustituimos ese 1 por un 4, se visualizar
el documento con los datos del cuarto cliente.
Permite visualizar el registro siguiente.
Permite visualizar el ltimo registro.
Buscar un registro
Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede ser largo y tedioso buscar un registro
concreto pasando de un registro a otro con los botones de desplazamiento, en estos casos se
utiliza la opcin Buscar entrada
. Permite ir a un registro concreto indicando el valor que
buscamos y en qu campo lo tiene que buscar.
Al hacer clic en el icono
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Destinatarios a combinar
Aunque tengamos los datos en un origen que no es Word, podemos ir desde Word a modificar
los datos almacenados en ese origen, indicar algn tipo de ordenacin para que mis cartas
salgan ordenadas por algn campo de combinacin e incluso podemos introducir condiciones de
filtro para que slo se combinen ciertos registros del origen de datos en vez de todos.
Haciendo clic en el icono
se abre el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar
correspondencia donde podremos hacer todo esto.
En este cuadro aparece una rejilla
con los datos de los destinatarios
(los datos del origen de datos que
se combinarn con el documento
principal).
Cada fila corresponde a un
destinatario y por cada destinatario
se generar una carta (o mensaje de
correo electrnico, o etiqueta,
etc...).
La primera columna que no tiene
nombre y contiene casillas de
verificacin sirve para indicar los
destinatarios que se combinarn,
normalmente estarn todas las casillas marcadas, si queremos que un destinatario no
aparezca en el documento combinado slo tenemos que desmarcar la casilla haciendo
clic sobre ella.
Filtrar destinatarios
Si queremos filtrar los destinatarios que tengan un determinado valor en un campo de
combinacin (por ejemplo queremos los clientes de Barcelona), primero tenemos que situarnos
en el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia, por ejemplo con el icono
de la barra de herramientas, a continuacin hacemos clic en la
flecha que est en el encabezado del campo Poblacin y se despliega
una lista con varias opciones:
(Todos) se seleccionan todos los valores de poblacin.
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Ordenar destinatarios
Hacemos clic en el nombre de la columna que queremos ordenar y veremos que los
destinatarios se ordenarn por ese campo. Si volvemos a hacer clic sobre el nombre de la
columna los destinatarios pasarn a
ordenarse en orden inverso.
Tambin podemos ordenar por
varios campos por ejemplo
queremos ordenar las cartas por
provincia y dentro de la misma
provincia por poblacin y dentro de
la misma poblacin por apellidos.
En este caso tenemos que utilizar la
ficha Ordenar registros del cuadro
de dilogo Opciones de consulta.
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Hacer clic en la flecha del encabezado de la primera columna por la que queremos ordenar,
seleccionar de la lista que aparece la opcin (avanzado...), aparecer el cuadro de dilogo Filtrar
y ordenar, a continuacin hacer clic sobre la pestaa Ordenar registros.
Slo tenemos que seleccionar en ordenar por el campo por el cual queremos ordenar los
registros, y si queremos ordenacin ascendente (de menor a mayor) o descendente (de mayor a
menor).
Para ordenar por ms campos rellenar Luego por. Una vez formulada la condicin salimos del
recuadro.
Asignar campos
Ya hemos visto que podemos indicar a Word que inserte un bloque de direcciones, una lnea de
saludo, etc..., para poder hacerlo Word tiene definido unos campos estndares para referirse al
nombre del destinatario, su direccin,
poblacin, etc.... Estos nombres no tienen
porque coincidir con los nombres que tiene
nuestro origen de datos, pero esto no es
problema ya que tenemos la utilidad de
Asignar campos, esta utilidad me permite
decirle a Word cmo se llama el campo
estndar en mi origen de datos para que
Word pueda luego realizar la asociacin
necesaria.
El icono
abre el cuadro de dilogo
Asignar campos donde definimos estas
asociaciones, este cuadro de dilogo
tambin se puede abrir siempre que
veamos en pantalla un botn Asignar campos....
Combinar e imprimir
El icono
permite enviar a la impresora el resultado de
la combinacin.
Al hacer clic en l aparece el cuadro de dilogo de la
derecha.
Podemos imprimir Todos los registros (todos los
destinatarios despus de aplicar los filtros), el Registro actual
(el que estamos visualizando en este momento, o un grupo de registros (Desde: ... Hasta: ...).
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En Desde: ponemos el nmero de orden del primer registro a combinar, dejarlo en blanco indica
desde el primero.
En Hasta: ponemos el nmero de orden del ltimo registro a combinar, dejarlo en blanco indica
hasta el ltimo.
Por ejemplo del segundo al quinto (Desde: 2 Hasta: 5); a partir del segundo (Desde: 2 Hasta: en
blanco); los tres primeros (Desde: en blanco Hasta: 3).
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
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21.
22.
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