LA DOCUMENTACION MUSEOLOGICA Luis CABALLERO ZOREDA Este trabajo es la continuacién de otro ya publicado en el que analicé el Museo como centro documental (Del objeto al publico. El informador en Jos Museos, ponencia en el Congreso de ANABAD de 1985, «Bol. ANABAD», 36, 1986, 59 ss). A efectos de lo que ahora escribo sélo he tenido en cuenta las normas de documentacién museoldgica espafiola: — Instrucciones. Instrucciones para la redaccién del Inventario general, catélogos y registros en los Museos. Ministerio de Educacién Nacional, Madrid, 1942 (reeditado por ANABAD). — Sistema. Porta, E., Monserrat, E. M. y Morral, E., Sistema de docu- mentacion para Museos. Generalitat de Catalunya e ICOM. Barcelona, 1982. — Reglamento. Reglamento de los Museos de titularidad estatal y del sistema espaftiol de Museos. R. D. 620/1987. BOE 13 de mayo de 1987, nim. 11.621, pags. 13.960 a 13.964. — Instrucciones del Reglamento. Al anterior Reglamento deben afiadirse estas Instrucciones en relacién con los registros de los Museos estatales, remitidas a los Museos estatales por la Direccién General de Bellas Artes y Archivos del Ministerio de Cultura en marzo de 1988. OBJETIVOS Y CARACTERISTICAS NECESARIOS A LA DOCUMENTACION MUSEOLOGICA Entendemos por proceso de la documentacién museolégica el tratamiento de los datos existentes en los Museos, ya procedan directamente de los objetos o de otras fuentes de informacién. Primero debemos distinguir dos tipos de informacién: fondos y docu- mentos. Los fondos estin formados por las piezas materiales del Museo que llevan consigo una informacién, de acuerdo con las leyes de lo que llamamos B. Anabad, XXXVI (1988), nim. 4 455«cultura material». Por ejemplo, un cuadro representa una escena; o una inscripcién porta un texto. Las posibilidades de informacién de un objeto material naturalmente son mucho mayores que las que ofrecen esos dos simples ejemplos. Cualquier pieza, todas las piezas, son portadoras de informacién y en este sentido pueden ser consideradas «documentos». Cualquier pieza posee unas caracteristicas materiales y formales y conserva, como «signo», las «huellas» de una historia que se «significa» a su través. Por ello y al menos a titulo conceptual, debemos diferenciar estos «documentos materiales», o fondos, de los tipicos documentos escritos que también existen en el Museo y nos informan de las piezas, como son cattas, oficios, informes, diarios, memorias, planos, dibujos, fotos, etc., a los que por convencién les mantenemos el nombre de documentos. Como acabamos de decir, estos documentos en el Museo nos informan, generalmente, de la historia reciente de las piezas. Ello no obsta para que en el Museo, de modo excepcional, también puedan existir «documentos» antiguos, no relacionados con la historia de los fondos, sino considerados ellos mismos «fondos», como en un Archivo. Una vez que conocemos las fuentes de la informacién en el Museo, tenemos que analizar los instrumentos a través de los cuales recuperamos los datos que ofrecen, los tratamos y posibilitamos su utilizacin para el usuario del Museo. Tradicionalmente se vienen considerando dos instrumentos fundamen- tales, el snventario general y el catélogo sistemdtico (Instrucciones). El Sistema (pp. 66 ss.) avanza en el andlisis de estos instrumentos museoldgicos y en vez de considerar un «catdlogo sistematico», propone la necesidad de varios catdlogos, dos como minimo, el topografico y el de clasificacién genérica (éste paralelo al «sistematico» de las Instrucciones), y otros posibles, como el de autores en un Museo de Arte y el de yacimientos en otro de Arqueologia. El inventario resume toda la informacién sobre los fondos e indica dénde se encuentra si se desea contrastar o efectuar una consulta mds detenida y amplia. Para recoger toda la informacién, las fichas de inventario agrupan los datos en epigrafes 0 entradas (Ilamados atributos por el Sistema, p- 47). Sin embargo, a la informacién almacenada por la ficha de inventario no se puede acceder nada més que por el nimero de la pieza, lo cual hace necesario la existencia de indices que permitan acceder también a través de esos grupos de datos («epigrafes», «entradas» o «atributos»). Estos indices son los que el Sistema denomina «catdlogos». El «catélogo sistematico» de las Instrucciones es uno de estos indices que, como luego veremos, asumié en un momento dado otras funciones extra-documentales. Concluyo, por fo tanto, que de hecho sélo existe un instrumento docu- mental museoldgico, el «inventario», base 0 «memoria» del proceso docu- mental, que se completa con unos «indices» que ayudan o «dan entrada» a la recuperaci6n de los datos almacenados en el inventario. 456 B. Anabad, XXXVIII (1988), nim. 4Doy a continuacién los grupos de datos o «entradas» que considero necesarios en los epigrafes del inventario y que pueden ser encabezamientos de otros tantos indices (V. Sistema, pp. 47-48, su cuadro de «atributos» o «datos» para la ficha): * Identificacién del Museo. * Identificacién del instrumento (entrada del instrumento). * Identificacién del objeto. Numero. Descripcién del Objeto. Breve. Detallada (datos complementarios). Nombre, medidas, documentacié6n grafica, materia y técnica, decoracién, marcas. * Filiacién. Procedencia. Directa (circunstancias de hallazgo). Indirecta (produccién y comercializacién). Ingreso. Modo de ingreso, persona cedente, fecha de cesién, lugar de cesién. Precio (real, valorado; fechas). acién. Por cronologia, procedencia, materias, técnicas, usos, clasificaciones antiguas o actuales y tipologias cientificas. * Localizacién topografica. Definitiva (salas de exposicién o almacén). Circunstancial (exposiciones temporales, investigacién, depésitos y préstamos). © Vida del objeto. Restauraciones, exposiciones, incidencias, investiga- ciones, publicaciones. * Numeros de referencia: de expedientes, indices auxiliares y otros (como de negativos fotograficos). * Observaciones. Ademés de estos indices del inventario 0 indice general, pueden existir otros indices auxiliares, como el de archivo que recupera datos especificamente de expedientes (que puede quedar englobado en el indice general si se considera la correspondencia entre la unidad documental del expediente y la unidad de fondos de la coleccién) u otros atin més especializados, como los de fotografia (positivos, nimeros de negativo, ...), restauracién (proceso), investigacidn (temas, investigadores), ... Las referencias numéricas de estos indices auxiliares, como las de expedientes y otras deben constar en las fichas de inventario. Caractertsticas de los instrumentos documentales Inventario e indices de los Museos deben cumplir unas caracteristicas para que el proceso documental sea efectivo. En muchas ocasiones la documentacién de los Museos es ineficaz por no cumplir estas caracteristicas obvias. Cubrir todo el campo. La documentacién museolégica debe cubrir todo su campo, tanto de fondos como de documentos. B, Anabad, XXXVII (1988), nim. 4 457Actualizado. Los instrumentos documentales deben ponerse sistemética- mente al dia. En el momento que un dato deje de actualizarse (por ej., la localizacién topografica), el instrumento pierde valor y paralelamente la pieza a que pertenece el dato no actualizado «se pierde» (con el e). expuesto, dejaremos de saber dénde se encuentra el objeto). Sencillez y flexibilidad. Los corpus documentales tienden a complicar su organizacién y funcionamiento, lo cual dificulta su creacién y su uso. Una complicacién tipica es la de multiplicacién de nimeros de referencia (en las Instrucciones, nimeros de inventario, de catélogo sistemiatico, de catélogo monogrifico, de expediente, de registro, de serie; dejando al margen otras referencias numéricas, como localizacién topografica o mimeros de negativo). También es tipica la pérdida de flexibilidad del sistema al intentar solucio- narse todo el proceso con un solo indice al que se otorgan funciones para las que no esté preparado o funciones que pertenecen a otros procesos, como el de investigacién (caso del «catdlogo sistematico»). Uso piblico. La documentacién tiene como objetivo la recuperacién de toda la informacién conservada en el Museo para su uso piblico. Si los instrumentos museolégicos no son accesibles al publico, no son efectivos; la informacién, cuando menos, Ilegar4 mediatizada al usuario, EL PROCESO DE LA DOCUMENTACION MUSEOLOGICA Planteo a continuacién las etapas que sigue el proceso. 1. Antes del ingreso de las piezas La primera idea que interesa sefialar es la de que el proceso se inicia antes de que la pieza ingrese fisicamente en el Museo. Tedricamente podemos desarrollar un «proceso de defensa» del Patri- monio que concluyera en aportar el Museo las piezas que hubiera que defender «in extremis» por estar en peligro. Este «proceso», en el que tedricamente se basa la existencia del Museo, comportarfa sus propias etapas. Cada vez se tiende més a que esta defensa la desarrollen otras instituciones 0 a que se efecttie de modo intuitivo. Se puede decir que cuanta més conciencia se toma de la defensa, més tiende a independizarse del Museo, de modo que la «defensa» sale del Museo que sélo mantiene la «conservacién». Pero, al menos histéricamente, defensa del Patrimonio en su territorio y Museo van unidos. En cualquier caso, siempre suele haber documentos o informacién anterior a la Ilegada de la pieza al Museo, lo cual ya determina un elemento previo, el expediente, donde se ubican o guardan esos documentos (no sélo admi- nistrativos). Es importante tener esto en cuenta para que luego no se pierda la relacién entre esos documentos y Ia pieza, que puede que no llegue a ingresar nunca en el Museo (pese a lo cual sigue «existiendo» fuera del 458 B, Anabad, XXXVI (1988), nim. 4espacio museolbgico, pero también en la memoria de sus documentos). Debe haber por tanto en el Museo unos fndices de recuperacién de los datos sobre piezas no ingresadas, pero documentadas en él. 2. Durante el ingreso de las piezas. Expedientes. Numero identificador Uno de los momentos mas importantes del proceso de documentacién museolégica ocurre durante el ingreso de la pieza en el Museo. Del mayor interés es acreditar la condicién por la cual ha ingresado la pieza en él. Las acreditaciones 0 los documentos acreditativos (actas), son de muchos tipos, en los que no vamos a entrar. Sdlo diremos que se debe atender rigurosamente a que dichos documentos existan para todas las piezas del Museo, y que sus datos y condiciones deben ser reales, congruentes, perfectamente claros y haber sido meditados por los responsables del Museo de modo que no existan dudas sobre la propiedad o sobre las condiciones, ni que éstas se conviertan en onerosas para el Museo en el futuro. Ello, sea cual sea la raz6n por la cual ha ingresado la pieza en el Museo, en propiedad, por compra, donacién, intercambio, en depésito, préstamo... El expediente es la unidad base del proceso documental y debe ir en paralelo y estrechamente unido a cada unidad de fondos o coleccién. Cada conjunto de fondos, al que Ilamamos coleccién (en este sentido, aunque esté compuesto por una sola pieza), debe corresponder a un expediente. Enten- demos por coleccién, a efectos de la documentacién, cada conjunto de fondos agrupados entre si por una unidad de ingreso determinada bésicamente por el proceso administrative y de modo menos determinante por el momento de ingreso, el cedente, la procedencia y su formacién precedente al ingreso. Es evidente que una «coleccién» con unidad de procedencia, por ejemplo por haberla formado una tinica persona x, puede haber ingresado en el Museo por conductos y en ocasiones distintas. También puede ocurrir que los objetos de una misma excavacién arquedlégica ingresen en el Museo procedentes de campafias anuales intas. Museolégicamente, en ambos casos 0 los que se puedan presentar similares, debemos considerar que estamos ante colecciones distintas, aunque luego los instrumentos de recu- peracién nos ayuden a reconstruir la unidad que nos interesa, previa al ingreso, la unidad histérica. Los expedientes, de no haber sido abiertos de antemano al ingreso de la coleccién en el Museo, se abriran obligatoriamente en el momento de ingreso. Se distinguen en los expedientes de Museos dos grupos, uno el de los que hacen referencia a los fondos; y otro el de los que no se refieren a los fondos directamente, sino que tratan de otros asuntos, sean o no museogra. ficos (de obras, de mobiliario, de personal, de reuniones de Patronato, .. B, Anabad, XXVIII (1988), nim. 4 459Ambos tipos tienen valor administrativo y por lo tanto tienen documentos con este valor. Ahora bien, dentro de los expedientes del primer grupo, o sea, en cada unidad documental que corresponde a una coleccién o unidad de fondos, a mi modo de ver y de acuerdo a la tradicién que he vivido en los Museos, no se deben separar en unidades documentales 0 expedientes distintos los documentos que tienen més valor administrativo de aquellos que tienen mas valor cientifico (nos referimos en ambos casos a documentos en relacidn con las piezas: una orden ministerial y un informe cientifico, por ejemplo). Mi opinién es que la unidad del expediente debe partir de la coleccién, o sea, de la unidad de fondos, lograda por su carécter de ingreso comtin en el Museo. Defiendo esta opinién basandome en que e/ expediente de fondos (como luego veremos) es Ja base del sistema documental del Museo. Aunque soy consciente de que esta opinién estd en desacuerdo y contradiccién con la ordenacién ortodoxa archivistica. No debemos olvidar que los documentos administrativos de los expe- dientes acreditan el ingreso y la propiedad de los fondos y la justificacién de sus movimientos e historia posterior, con la importancia que todo ello debe tener respecto a nuestra responsabilidad sobre ellos, por lo cual es de capital importancia que se conserven debidamente. Los documentos que hacen referencia a las piezas, no administrativos, y que las acompafian, tienen tanta importancia como ellas mismas. Por ejemplo, una carta puede documentar la procedencia de una pieza, de manera que, si se pierde el documento, la pieza sera de procedencia desco- nocida. Por lo tanto, no debe primar el valor cientifico, sino el documental y por este mismo valor debemos tener con los documentos los mismos cuidados que tenemos con los fondos, sin permitir que se disgreguen o que, por un uso descuidado, se pierdan. Si observamos, los expedientes por tanto poseen un valor doble o, mejor, ambivalente: un valor como instrumento, al ser portadores de informacién, y otro valor como documento, al conservar originales, Este segundo valor obliga a que sus datos informativos deban ser recuperados con suficiente garantia por los tndices de secretaria o de archivo, con sus entradas fundamentales por expedientes, personas, lugares, temas, piezas y cronologia. De hecho estos indices complementan de modo muy importante el indice general de fondos. Es evidente que en cada Museo debe haber un archivo de oficina, con los instrumentos adecuados a un archivo de cardcter administrativo. Finalmente, es muy conveniente que los documentos de los expedientes estén siglados o marcados y que se relacionen en las propias carpetas de los expedientes, para poder llevar un control continuo de su orden y existencia. Nada més ingresar una pieza en el Museo debe ser identificada, tanto si ingresa en propiedad como si lo es en depésito; si lo es por mucho tiempo, como si lo es por unos dfas para su depésito. Ello se puede lograr por medio de una ficha de identificacién (una idea parecida en Oddon, Y., 460 B. Anabad, XXXVIII (1988), nam. 4Instrucciones sumarias para la documentacion de las colecciones de Museos, Seminario «La formacién de personal técnico de Museos», ICOM y Diputacién Provincial de Barcelona, Barcelona, 1975, det. 2, pags. 7 y 8). Una matriz de esta ficha puede mantenerse atada 0 junto a la pieza; mientras que otra o una copia debe conservarse donde se controle el movimiento de piezas; y un triplicado, si ha lugar, puede ser entregado a una tercera persona (el depositario). Este sistema puede considerarse complicado: en cualquier caso debe mantenerse rigidamente el que, del modo que se elija, todas las piezas deben estar identificadas nada mds entrar en el Museo y deben poderse identificar de modo inmediato siempre que sea necesario. Lo éptimo es que cada pieza recibiera un numero, su nmero identificador, en el momento del ingreso fisico en el Museo y que este numero identificador sea siglado, siempre que sea posible, sobre la pieza, aunque la pieza no pertenezca al Museo, y ya sea supuestamente original, copia o falsa. Eviden- temente esta solucin es utopica, pues el duefio de la pieza puede negarse con todo derecho a este siglado y el Museo debe tener en cuenta esta negativa para solucionarla de modo definitivo y practico (por ejemplo en el caso de los depésitos temporales). Entiendo por némero identificador el que solemos llamar néimero de inventario y hago esta distincién porque existen varios sistemas de lograr este mimero que identifica a las piezas. Tradicionalmente y segin las Instrucciones, el «namero de inventario» es un numero seguido, distinto para cada pieza, que empieza con el 1 y continua de modo sucesivo sin que se dejen ntimeros en blanco (por ej., 24.126). A esta manera 0 sistema de conseguir nimero identificador le llamo sistema de inventario (Instrucciones, 62 El Sistema, p. 31, lo denomina nimero «correlativo» o «secuencial»). Otro sistema sigue el libro de registro y se crea un numero doble, formado por el numero del afio (entero o reducido a sus dos ultimos digitos) y un nimero seguido del 1 en adelante (por ¢j., 83/2.157), que comienzan de nuevo cada afio. (Denominado «numero de control» por el Sistema, p. 32). El tercer modo de conseguir «ntimero identificador» es el de expediente, numero triple, formado por el de expediente, o sea, el de afio y un nimero de orden seguido del 1 en adelante (por ej., expediente 83/61), mas otro numero de orden y seguido para cada pieza de la coleccién documentada en ese expediente (por ej., 83/61/247). A pesar de que el Sistema (p. 33) desaconseja los sistemas de nimeros compuestos, a nosotros nos parece més légico el sistema de expediente, dado que relaciona basicamente los fondos con sus documentos, o sea, de modo que la unidad de fondos 0 coleccién posee de hecho el mismo nimero base que la unidad documental o expediente (en el ej., 83/61 = numero del expediente de la coleccién x). Esto no quiere decir que los otros sistemas de conseguir numero iden- tificador no posean sus ventajas. En cualquier caso, elegida una manera de identificar las piezas, debe seguirse lo més estrictamente posible. Los Museos B, Anabad, XXXVIII (1988), aim. 4 461de pequefio volumen de fondos pueden seguir el sistema de inventario; mientras que para los Museos con grandes colecciones o con mucho ingreso de colecciones parece més conveniente el sistema de expediente. Un defecto del Reglamento de los Museos estatales de 1987 es que no aclara qué sistema elige para nimero identificador de las piezas. En el art. 11 define el «mimero de inscripcién» con el que la pieza (cada pieza) se inscribe en el registro, mimero dado «por orden cronolégico de su ingreso» y que tiene que ser marcado sobre la pieza. Las Instrucciones del Reglamento afiaden sobre este «ntimero de registro» (amén de cambiarlo de nombre) que es correlativo y que «bajo ningin concepto podré duplicarse». Légicamente este numero «de inscripcién» 0 «de registro» tiene que ser el que hemos denominado «nimero identificador», aunque en el Reglamento prevalezca para definirlo la funcién administrativa de atestiguar su ingreso, més que la museoldgica de identificar la pieza. Pero la obligacién de marcarlo sobre el objeto y la mecdnica similar de «llevar» el inventario «por orden cronolégico de entrada» y el que el inventario tenga «como finalidad identificar» los fondos (art. 12, 1, a), aclara sin duda este extremo que deberfa haber sido definido mds explicitamente en el Reglamento. Las Instrucciones del Reglamento indican que el «nimero de registro» tiene que ser asignado también cuando la pieza ingrese como depésito de otra coleccién, aunque la pieza posea un «ntimero de inventario» de antemano en esa coleccién de donde procede. Ni el Reglamento ni las Instrucciones del Reglamento aclaran cémo se obtiene el numero de inscripcién o de registro, si es nimero simple, doble o triple. Tradicionalmente las inscripciones en el registro se hacen bajo un atimero doble, como antes explicamos, pero ello no impediria (cteo yo) que este mimero pueda ser simple o triple; ni nada en el Reglamento parece prohibirlo. E] siglado de los objetos (también llamado marcaje, marcado, numeracin, signaturado) debe adecuarse a la pieza y a la materia sobre la que se ha de siglar, persiguiéndose que los ntimeros estén colocados siempre en parecido lugar y lo més fijos e indelebles posible. Hay que ser consciente de que es imposible conseguir una sigla que dure eternamente y que por ello tempo- ralmente se deben revisar y resiglar las piezas que lo necesiten. Como se sabe, existen piezas de dificil o imposible siglado, cuyo problema suele resolverse siglando una etiqueta, el contenedor o un duplicado (foto o dibujo) de la pieza. En este caso el sustituto siglado debe mantenerse siempre junto al original. A la vez que entra la pieza en el Museo, ésta se registra en uno de los libros de registro de entrada, de valor administrativo, el de objetos en propiedad o ef de objetos en depésito. El Reglamento obliga a los Museos estatales a llevar tres registros (art. 10,1): de la coleccién estable, de los depésitos pertenecientes a la Administracién del Estado y a sus Organismos Auténomos, y de otros depésitos de cualquier titularidad. 462 B. Anabad, XXXVI (1988), nim, 43. Inventario General. Catdlogo Sistemético. Indices museoldgicos Igualmente debe rellenarse cuanto antes la ficha de inventario con la que tenemos el instrumento verdaderamente museoldgico. Desde mi punto de vista, el inventario general ha perdido ya su valor administrativo de «inventario», valor que, segiin indica su propio nombre, fue el que le dio nacimiento. Hoy ese valor lo mantienen los registros. La finalidad actual del inventario general (se rellene a mano o se rellene con la ayuda de medios informaticos) es el de poseer un «duplicado» utilizable de modo cto de la informacién, un resumen valido del banco de datos, sin que tengamos que echar mano de los documentos originales 0 de las piezas originales cada vez que nos pregunten por un dato. Este es un buen contraste para saber si el inventario general de un Museo cumple 0 no su funcién: si preguntandole cualquier cosa sobre la pieza (por ej., cudndo fue hallada, de dénde procede, a quién se le adquirid, su ultima publicacién, sus medidas, niimeros de negativos fotograficos, restauraciones efectua- das, ...) da la contestacién 0, al menos, nos dice en qué otro instrumento encontrarla sin tener que acudir a los documentos del archivo o de la misma pieza original. Por ello el inventario tiene un valor netamente museolégico, no administrative. Creo que debemos esforzarnos porque consiga en su plenitud este valor de instramento de recuperacién de datos 0 de informa- cién. Sin embargo, la ficha de inventario no puede actuar sdlo como instru- mento de recuperacién. Efectivamente, a la ficha de inventario se accede s6lo por el namero identificador de la pieza; pero los usuarios del Museo aportan como referencias para sus preguntas otros datos, no suelen conocer ese ntimero, Entonces necesitamos indices que nos permitan acceder por esos datos secundarios conocides por los usuarios (tipos de piezas, proce- dencias, personas cedentes, fechas, publicaciones, ...) al nimero identificador que es la entrada a la ficha de inventario y asi al dato que soliciten. Tradicionalmente el indice por excelencia y el primero ha sido el catdélogo sistemdtico, un intento de duplicar la ficha de inventario de modo que se pudiera acceder al corpus de datos por otra entrada, la ordenacién cientifica de las piezas (por ej, «quiero ver las orzas con decoracién vidriada policroma y escenas figuradas de los alfares de Talavera del siglo Xvi»). La entrada por «clasificacién» o «catalogacién sistematica», que hace especial referencia a los datos cientificos (morfoldgicos, tipolégicos y cronolégicos) nos facilita el acceso a esas piezas. Para un piblico usuario de la informacién del Museo mayoritariamente cientifico es justamente ésta la entrada valida para el acceso al resto de datos de las piezas. Entenderemos mejor la personalidad de este instrumento si observamos que ademds asumié su estudio cientifico: la trasera de la ficha de catdlogo se rellenaba como un corto estudio cientifico con la «descripcién, técnica y raz6n de la clasificacién». Es evidente que se trata de un instrumento donde predomina el caracter cientifico. B. Anabad, XXXVI (1988), nim, 4 463Sin embargo, el catdlogo sistemético asi entendido no deja de plantear problemas. No siempre es facil conseguir una clasificacién objetiva, universal y total. En ocasiones no sabemos bien qué son los objetos; el rapido avance de la investigacién provoca nuevos apartados clasificatorios; incluso la sistematizacién no es univoca sino equivoca, de modo que un mismo objeto puede clasificarse por varios apartados distintos con igual seguridad (0 inseguridad). A pesar de los intentos efectuados para solucionar estos problemas de la clasificacién general (Sistema, pp. 71-73), no parece que se haya encontrado una solucién definitiva, sino unicamente soluciones parti- culares y temporales. Estas suelen desembocar en un uso parcial del catélogo que tiende a convertirse en un fichero analitico cientéfico utilizable por el investigador (sea o no el investigador) sdlo para la labor investigadora (en ocasiones sélo para una determinada labor investigadora). En otras ocasiones se suele utilizar como «contenedor» de la informacién que no «cabe» en la ficha de inventario. Puede que esta evolucién sea la que refleje el Reglamento (art. 12, b) cuando le asigna los datos de conservacién, tratamiento (restauracién), biografia (historia de la pieza), bibliografia y demas incidencias. Ademés, como apuntdbamos antes, el catélogo sistemAtico sdlo da entrada a través de la clasificacién, pero siguen existiendo accesos a los usuarios que ‘no consiguen su intento con las solas entradas de ntimero de inventario y de la clasificacién del catlogo. Una solucién a ambos problemas es el de los fndices, coino explicdbamos al principio. Los indices son listas ordenadas de entradas o datos que remiten a su vez al inventario a través del ntimero identificador, donde podemos encontrar solucién a la pregunta que se quiera resolver. Cada uno de los grupos de datos (que toman la forma de pregunta al ser aportado por el usuario: «qué piezas son las de tal tipo o las que proceden de tal sitio, © las que ingresaron en tal afio o las que se produjeron en tal lugar, ...?») suponen una de las entradas posibles de cada indice. Logicamente, la entrada del «catdlogo sistematico» es una entrada del indice, con lo que el catélogo pierde su importancia y se nos convierte en un indice més (dejando al margen el valor que pueda tener como ficha de andlisis cientifico). ¢Cudntos indices debe haber? Las Instrucciones ya presuponfan la posible existencia de indices al tratar del catélogo sistematico (p. 22: «De todos modos en un Museo bien organizado habré siempre una serie de indices complementarios que no se excluyen con estas Instrucciones»). El Sistema denomina a los indices «catalogos» y recomienda que al menos existan dos, el topogrifico y el de clasificacién genérica, advirtiendo que puede haber otros. De hecho puede haber tantos indices como entradas al inventario, 0 lo que es lo mismo, como posibles grupos de preguntas o de datos aportados por los usuarios al efectuar las consultas al Museo. Ser4 la practica la que determine el numero de indices practicos 0 necesarios y la evolucién de su caracter. Tampoco es dptimo el multiplicar gratuitamente su numero. Los indices deben ser lo més sencillos, claros y universales posible, 464 B, Anabad, XXXVI (1988), ném. 4remitiendo directamente al ntimero identificador (sin mas informacién), a través del cual Ilegaremos a la ficha de inventario y, si ha lugar, a la pieza y al expediente. Debe darse una tendencia a reunir en un solo lugar (junto al inventario) todos los indices del Museo (por ejemplo el de expedientes que estard en archivo o en secretarfa), pero algunos servicios del Museo necesitan sus indices auxiliares, propios y separados, como fotografia, restauracién y movimiento de piezas (almacenes, salas de exposicibn, investigacién, inci- dencias). La existencia de indices en estos servicios no evita la existencia del indice general del Museo. Sin embargo, es curioso que han sido los indices de estos servicios los pioneros, los que han sustituido el uso del indice general cuando éste no existia y los que terminaron por provocar su necesidad: asi los indices topograficos, los fotograficos o los de investigacién, indices en los que terminaron por incluirse datos de todo tipo. Uno de los problemas clsicos de estos indices es el de la unidad de numeracién. En cualquier caso se debe mantener el ntimero identificador de la pieza, sin intentar suplirlo por otro y procurando no multiplicar el numero de ellos en estos indices particulares y auxiliares. En ocasiones no habré mas remedio que aceptar esta multiplicacién de mimeros, por ej., en fotografia, donde los negativos y las diapositivas pueden necesitar nimeros identificadores propios y es dificil archivarlos en base al mismo numero de la pieza fotografiada. Siempre que sea posible deben poderse recuperar por el nimero identificador de la pieza, lo cual es dificil, pero no imposible. El Servicio encargado del movimiento de las piezas necesita también sus indices propios, fundamentalmente topogréfico, ya sea de localizacién en el propio Museo (almacén, salas de exposicidn, talleres y gabinetes) o fuera de él (préstamos en una u otra direccién; depésitos). En ocasiones, cuando las piezas no tienen numero identificador o el sistema de documentacién no es claro, se puede tender a dar valor de numero identificador a estas referencias topograficas, lo que es una aberracidn, ademés de que se tenderia a fosilizar la ubicacién de las piezas. Sin embargo, se da el caso de que esa referencia topografica se mantenga incluso una vez desaparecida la ubicacidn fisica a la que se referfa y que las piezas se conserven agrupadas por la colocacién que tuvieron en vitrinas y baldas de antiguas exposiciones o en las de las cajas en que se trasladaron al Museo. Finalmente, es la funcidén investigadora la que suele provocar también irregularidades en la documentacién museolégica. Podemos justificar la creacién de las fichas de catdlogo sistematico como una primera desviacién cientifista, como ocurria con la «ficha monografica» de las Instrucciones, que se queria fuese un verdadero articulo cientifico y un sustituto del expediente. En la actualidad se puede tender a que las fichas analiticas, propias del proceso investigador, sustituyan a las de catdlogo sistematico o incluso a las de inventario, Pero una cosa es poner al dia y completar estos instrumentos (especialmente el inventario y su indice) y otra sustituirlos por la ficha analitica. Cada proceso investigador necesitara sus propias B. Anabad, XXXVI (1988), niim. 4 465fichas analiticas, segiin lotes de piezas similares 0 segin procesos investiga- dores distintos; pero esta necesidad no puede sustituir a los instrumentos propiamente museolégicos. Los instrumentos pueden adoptar formas distintas segin el sistema y la técnica que se acepte de recuperacién de la informacién, Normalmente se utilizan libros para los registros y fichas, de distintas formas y tamafios, para inventarios e indices. Los nomenclatores (Sistema, p. 74) 0 los distintos tipos de cédigos pueden ayudar al proceso (también lo pueden complicar). La informatizacién es la forma mas moderna que pueden adoptar nuestros instrumentos. No debemos olvidar que el proceso por ordenador primero, no evita el redactar y rellenar manualmente las fichas de inventario, base del sistema; segundo, que la informatizacién sustituye con ventaja a los ficheros del indice general y de los indices especializados; quizi es esta caracteristica la mas positiva de cara a la informatizacién de los Museos; y, tercero, que un sistema informatizado esté tan obligado como otro de formato tradicional a observar las caracteristicas basicas para ser efectivo, a las que nos referfamos en el primer apartado, y que ello obliga a tener previamente el inventario completado y un nimero minimo de personal, no bastando con poseer una maquina. El proceso tedricamente termina planteando la posibilidad de las salidas y bajas de los objetos, el término de los depésitos 0 el inicio de un depdsito fuera del Museo y la pérdida o destruccién del objeto. Creo que estos incidentes deben ser considerados al mismo nivel que los incidentes consi- derados en el resto del proceso. La salida o la pérdida de una pieza debe provocar un «acta» o un documento administrativo que (después de provocar el procedimiento que corresponda) se archivaré en su expediente y se registrar4 en el correspondiente libro. Evidentemente, el hecho ha de ser reflejado en los instrumentos, inventario ¢ indices, sin que ello suponga la separacién de las fichas (0 inscripciones) del lugar que les corresponda. Cada ficha mantiene su valor documental, aunque la pieza (0 el documento) haya desaparecido y, por lo tanto, hay que mantener a toda costa el poder seguir recuperando del mismo modo los datos informativos que conserva el sistema. Basta con hacer constar la baja en cada instrumento. Ello no obsta para que exista, aparte, un indice de salidas y bajas. RESUMEN: EL PROCESO Y SUS INSTRUMENTOS 1. Antes del ingreso en el Museo. * Inventario del Patrimonio fuera del Museo. Prospecciones. Trabajos de campo. Eleccién de piezas. * Documentos previos al ingreso de la coleccién. Ubicacién de estos documentos (expedientes). * Indices de recuperacién de piezas no ingresadas en el Museo, pero con documentos referentes a ellas. 466 B. Anabad, XXXVIII (1988), tim. 42. Ingreso de la pieza. * Actas o documentos acreditativos del ingreso de la coleccién y de su condicién (en propiedad o en depésito). Expedientes. Carpeta. Relacién de documentos. Marcaje de docu- mentos. Documentacién oficial de la pieza (informes, oficios, justificacio- nes, ...). Documentacién gréfica. Documentacién cientifica: informes, memorias, andlisis, ... Archivo de oficina. {ndices de secretaria. Entradas por expedientes, personas, lugares, piezas, cronolégico. Libros de entrada y salida de oficios. Libro de expedientes. Identificacién de la pieza. Ficha de identificacién o relaci6n de objetos. Tipos de nimeros identificadores: Sistema de inventario (34.827); sistema de registro (83/2157); sistema de expediente (83/60/175). Siglado del objeto. Sistemas de siglar segin materias y objetos. Problemas. Inventario general. Ficha de inventario. Responsable de ella y fecha. Libros de registro de objetos: de entrada de objetos en propiedad 0 en depésito). . Después del ingreso. * Catdlogo sistematico. ;Por qué catélogo sistematico? * Indices museol6gicos. Justificacién de la entrada «sistematica», Posibles «entradas» segin las preguntas de los usuarios. Fotografia. Nuimeros de negativos y diapositivas. Positivos: fichas de fotografia Indice fotografico. Otros indices auxiliares en fotografia. Restauracién. Libro de entrada y salida de objetos. Informes de restauracién: fichas (especiales 0 de inventario), infor- mes o expedientes. Almacén y salas de exposicidn. {ndice topogréfico: localizacién 0 ubicacién. Movimiento de piezas: libro o fichas de movimiento de piezas. Proceso investigador o similares (educativo). Instrumentos de do- cumentacién de procesos especificos. Fichas analiticas. 4, Salidas y bajas de objetos. * Término de depésitos. * Pérdida o destruccién de piezas. 5. Otros procesos documentales en el Museo (aparte del citado investi- gador). » B, Anabad, XXXVIII (1988), nim, 4 467* Documentacién de caracter meramente administrativa 0 no pro- piamente museoldgica. * Biblioteca. Sistema e instrumentos especificos. * Investigacién de centros fordneos al Museo. APENDICE REGLAMENTO DE LOS MUSEOS DE TITULARIDAD ESTATAL; INSTRUCCIONES EN RELACION CON LOS REGISTROS DE LOS MUSEOS ESTATALES Y¥ MODELOS DE HOJAS DE REGISTRO DE LOS MUSEOS ESTATALES 1, Critica (por L. Caballero) Pese a lo que expone la introduccién del R.D. del Reglamento, éste parece responder fundamentalmente a la nueva organizacién administrativa espafiola de las Autonomfas, aprovechandose a su vez para cubrir, de modo muy parcial y dudoso, el vacio existente en la reglamentacién de Museos (documentacién, organizacién interna de los centros, red de Museos). De acuerdo a lo primero se prevé la distincién entre fondos pertenecientes a los organismos centrales del Estado (fondos «asignados», «coleccién estable», en realidad fondos previos a la asuncién de competencias sobre el Patrimonio Histérico Espafiol por las Autonomias, aunque a ellos se seguirén adscribiendo otros fondos estatales pero en mucha menor cantidad), y los fondos pertenecientes a los organismos autondmicos. De hecho est4 con- templando casos como el de la creacién de Museos por las Autonomias que reclamen para si los fondos de su propiedad ingresados como depésitos en estos Museos «de titularidad estatal» (arts. 6 y 9). Ello obliga a realzar la importancia (administrativa) de los registros que diferencien los distintos tipos de depésitos (art. 10). Llaman la atencién los errores 0 la debilidad de la parte més estrictamente museoldgica, quizés por no haberse aprovechado la ocasién para recoger la opinién y la experiencia de los musedlogos espafioles (funcionarios 0 no; por ej., la del Sistema citado, recomendado por ICOM). Asi, es curiosa la ausencia en la definicién de Museo de los arts. 1° y 22 de una responsabilidad publica, que puede sobreentenderse pero que de ningin modo se explicita. En otros puntos falta una ordenacién clara de conceptos, por ¢j., en el art. 2, donde se mezclan funciones y actividades y aun éstas entre si. La parte de documentacién ha sido ya comentada en el articulo precedente. ‘Adem4s podemos sefialar otros a nuestro parecer errores como el de la definicién de inventario (art. 12, 1, a: evidentemente instrumento de iden- tificacién, pero al margen de «la significacién cientifica 0 artistica» de los fondos) y de catdlogo (art. 12, 1, b: la «finalidad de documentar» no es exclusiva del catélogo, sino basicamente del inventario y de sus indices, y, 468 B, Anabad, XXXVI (1988), nim, 4por otra parte, puede considerarse insuficiente y obsoleto que el catdlogo tenga como finalidad el estudio cientifico de los fondos. La finalidad fundamen- tal del catélogo es la de un indice de recuperacién de datos. V. Sistema, p. 66, Justificacién de los catdlogos). Tras el Reglamento han de llegar unas Instrucciones (art. 12, 2) «para la elaboracién del Inventario y el Catélogo» que pueden cubrir estos defectos. Las Instrucciones del Reglamento de marzo de 1988 (que se publican aqui a continuacién del Reglamento) hacen referencia sdlo a los registros, sin ofrecer demasiadas novedades. Publicamos también los modelos de hojas de registro. Llamamos finalmente la atencién sobre el hecho de que la funcién y servicio de difusién (art. 19, exhibicién y montaje de los fondos; didactica, comunicacién y actividades complementarias tendentes a estos fines) se separan de «conservacién e investigacién», lo que puede provocar un la- mentable divorcio entre el conocimiento cientifico de los fondos y su comunicacién. 2. Reglamento de los Museos de titularidad estatal («BOE» 13 mayo 1987) Real Decreto 620/1987, de 10 de abril, por el que se aprueba el Reglamento de Museos de Titularidad Estatal y del Sistema Espanol de Museos. La Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histérico Espafiol, consagra un nuevo concepto de Museo en funcién de los servicios que éste ha de prestar a la sociedad, de acuerdo con la demanda actual y los principios que en materia museoldgica estén asumidos por la mayoria de los paises afines a nuestra cultura y por las Entidades internacionales especia- lizadas en esta materia, Contribuye también a una nueva configuracién de los Museos en los aspectos material y juridico, la ampliacién del concepto del Patrimonio Histérico y la aplicacién del régimen de proteccién previsto para los bienes de interés cultural a los Museos de titularidad estatal que esta Ley establece. Las disposiciones transitoria segunda y final 1 de dicha Ley habilitan al Gobierno para dictar el Reglamento de Museos de Titularidad Estatal a Propuesta del Ministerio de Cultura, asi como las disposiciones reglamentarias expresamente previstas en aquélla y las que sean precisas para su cumpli- miento. Este Reglamento, que se fundamenta en los principios legales antes enunciados, dota a los Museos de titularidad estatal de unos instrumentos bsicos que aseguren el tratamiento administrativo y técnico-cientifico ade- cuado para la conservacién de los bienes integrantes del Patrimonio Histérico Espafiol que custodian, con independencia del Ministerio y de la Adminis- tracién Publica que gestione el Museo, asi como de las caracteristicas B, Anabad, XXXVI (1988), nim. 4 469propias de cada Museo y sin menoscabo de las facultades de decisién que corresponden a las Entidades encargadas de su gestién. Asimismo, este Reglamento disefia las 4reas de trabajo de los Museos de titularidad estatal, sin prejuzgar su estructura organica, y establece las normas bisicas que éstos han de observar, a fin de garantizar el cumplimiento de los fines que tienen encomendados, asi como el acceso de los ciudadanos a estas instituciones en igualdad de condiciones en todo el territorio espa- fiol. Finalmente, mediante el Sistema Espafiol de Museos establecido por la citada Ley 16/1985, se pretenden establecer cauces de cooperacién para consolidar y desarrollar la actividad de las Instituciones publicas o privadas que lo integren y posibilitar la adecuada coordinacién y comunicacién entre las mismas. En su virtud, a propuesta del Ministerio de Cultura, con la aprobacién del Ministerio para las Administraciones Publicas, de acuerdo con el Consejo de Estado y previa deliberacién del Consejo de Ministros en su reunién del dia 10 de abril de 1987, DISPONGO: Articulo tinico.—Se aprueba el Reglamento de los Museos de titularidad estatal y del sistema espafiol de museos, que se inserta como anexo al presente Real Decreto. DISPOSICION FINAL Este Real Decreto entrard en vigor el dia siguiente al de su publicacién en el «Boletin Oficial del Estado». Dado en Madrid a 10 de abril de 1987. JuAN Cartos R. El Ministro de Cultura, JAVIER SOLANA MADARIAGA. REGLAMENTO DE LOS MUSEOS DE TITULARIDAD ESTATAL Y DEL SISTEMA ESPANOL DE MUSEOS TITULO PRELIMINAR Disposiciones preliminares Articulo 12 Definicién de Museos. De acuerdo con lo dispuesto en el articulo 59, 3, de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histérico Espafiol, son Museos las Instituciones de cardcter permanente que adquieren, conservan, investigan, comunican y exhiben, para fines de estudio, educacién y contemplacién, conjuntos y 470 B, Anabad, XXXVIII (1988), mien. 4colecciones de valor histérico, artistico, cientifico y técnico o de cualquier otra naturaleza cultura. Art. 22 Funciones. Son funciones de los Museos: a) La conservacién, catalogacién, restauracién y exhil las colecciones. b) La investigacién en el Ambito de sus colecciones o de su especialidad. ) La organizacién periddica de exposiciones cientificas y divulgativas acordes con la naturaleza del Museo. d) La elaboracién y publicacién de catélogos y monografias de sus fondos. €) El desarrollo de una actividad didactica respecto a sus contenidos. f) Cualquier otra funcién que en sus normas estatutarias o por disposicion legal o reglamentaria se les encomiende. icin ordenada de T{TULO PRIMERO De los Museos de titularidad estatal = CAPITULO PRIMERO Disposiciones generales Art. 3° Museos de titularidad estatal. 1. Son Museos de titularidad estatal las Instituciones culturales a que se refiere el articulo 12 de este Reglamento, que la Administracién del Estado y sus Organismos auténomos tengan establecidos o que creen en el futuro en cualquier lugar del territorio nacional. 2. La Administracién del Estado podrd crear, previa consulta con la Comunidad Auténoma correspondiente, cuantos Museos considere oportunos, cuando las necesidades culturales asi lo requieran, y sin perjuicio de la iniciativa de otros Organismos, Instituciones o particulares. En todo caso, la creacion de Museos de titularidad estatal, cualquiera que sea su adscripcién terial, requerird el informe favorable del Ministerio de Cultura. Art. 42 Museos Nacionales. 1. Los Museos de titularidad estatal que tengan singular relevancia por su finalidad y objetivos, o por la importancia de las colecciones que conservan, tendrdn la categoria de Museos Nacionales. 2. Los Museos Nacionales serén creados por Real Decteto a propuesta del Ministro de Cultura e iniciativa del Departamento al que se adscriba orginicamente el Museo. Este Real Decreto, ademés de expresar el cardcter nacional del Museo, deberd, en relacién con éste, enunciar los criterios cientificos que delimitan sus objetivos y las colecciones que constituyen sus fondos iniciales; defini B. Anabad, XXXVI (1988), nim. 4 471su estructura basica y determinar el sistema de cobertura de las areas de trabajo conforme a lo establecido en el capitulo sexto de este titulo. Art. 5° Régimen aplicable a los Museos de titularidad estatal. 1. Los Museos de titularidad estatal se regiran por las disposiciones de la Ley 16/1985, de 26 de junio, del Patrimonio Histérico Espafiol, y normas de desarrollo que resulten de aplicacién y por las contenidas en este titulo. 2. Sin perjuicio de lo dispuesto en el patrafo anterior, la Administracién del Estado puede establecer convenios con las Comunidades Auténomas para la gestién de Museos de titularidad estatal, que no alteraran su adscripcién ministerial. 3. En apllicacién del articulo 60.1 de ta Ley 16/1985, quedan sometidos al régimen de proteccidn establecido para los bienes de interés cultural, los inmuebles destinados a la instalacién de Museos de titularidad estatal y los bienes muebles integrantes del Patrimonio Histérico Espafiol custodiados en aquéllos. 4, El Ministerio de Cultura ejercera las funciones protectoras previstas en la citada Ley 16/1985 cuando se trate de Museos gestionados por la ‘Administracién del Estado 0 que formen parte del Patrimonio Nacional y promovers la comunicacién y coordinacién entre todos los Museos de titularidad estatal en los términos establecidos en el articulo 61.3 de la misma. CAPITULO It Colecciones estatales de fondos museisticos Art. 62 Definicion. 1. Las colecciones estatales de fondos museisticos estan constituidas por los bienes del Patrimonio Histérico Espafiol pertenecientes a la Adminis- tracién del Estado y a sus ‘Organismos aut6nomos asignados a los Museos de titularidad estatal. 2. Los bienes asignados a un Museo de titularidad estatal pasan a integrar la coleccién estable del mismo, sin perjuicio de que puedan ser depositados en otros Museos, asi como en instalaciones no museisticas para el cumplimiento de otros fines culturales, cientificos o de alta representacién del Estado. En ningan caso estos depésitos alteraran dicha asignacién. 3. Toda salida de estos bienes fuera de las instalaciones del Museo al que estén asignados, incluso para participar en exposiciones temporales, deberd ser previamente autorizada mediante Orden del Ministerio corres- pondiente. Art. 72 Ordenacién de las colecciones estatales de fondos museisticos. 1. Los Ministerios decidiran con criterios cientificos 1a formacién y la ordenacién de las colecciones estables de los Museos que tienen adscritos. Las Ordenes ministeriales correspondientes acordarin expresamente las asignaciones de estos bienes a los Museos de titularidad estatal, la revisién 472 B. Anabad, XXXVI (1988), nim. 4de las mismas, la constitucién o el levantamiento de depésitos en Instituciones museisticas de cualquier titularidad y en otras instalaciones. 2. Cuando la ordenacién afecte a los bienes integrantes de las colecciones estables de Museos adscritos al Ministerio de Cultura que estén gestionados por las Comunidades Auténomas en virtud de convenios, seré preceptivo el informe motivado de la Junta Superior de Museos y la audiencia de la Administracién gestora. CAPITULO IL Depésito de fondos museisticos Art. 8° Depésito de bienes asignados a los Museos estatales. 1. La Orden ministerial por la que se autoriza el depdsito de bienes asignados a los Museos de titularidad estatal sefialara el plazo maximo por el que aquél se constituye, el lugar donde el bien sera exhibido y cuantas prescripciones se estimen necesarias para la conservacién y seguridad del mismo, incluida la posible contratacién de un seguro. La autorizacién de depésitos en instalaciones no museisticas requerird el previo informe razonado de la Junta Superior de Museos. 2. El depésito de estos bienes en Instituciones de titularidad no estatal se realizara mediante contrato que tendr el cardcter de administrativo especial y se formalizaré en documento administrativo. 3. En todo caso, la entrega en depédsito del bien se acreditard en el correspondiente acta. Conservardn una copia del mismo el Museo que tenga asignado el fondo, otra el Ministerio que autoriza el depésito y otra la Entidad deposita 4. La Entidad depositaria esté obligada a: a) Cumplir las. prescri autoriza el depésito. b) Hacerse cargo de los gastos ordinarios derivados de la conservacién y exhibicién del bien depositado. c) No someter el bien a tratamiento alguno sin el previo consentimiento expreso del Ministerio que autoriza el depésito. iones sefialadas en la Orden por la que se d) Informar al Museo que tenga asignado el bien sobre los extremos que recabe y permititle la inspeccién fisica del depésito. e) Restituir el objeto del depésito cuando se le pida. 5. El incumplimiento de alguna de estas obligaciones dard lugar al inmediato levantamiento del depésito, sin perjuicio de las responsabilidades que puedan derivarse de dichas actuaciones. 6. Los depésitos a que se refiere este articulo se regirén por la Ley del Patrimonio Histérico Espafiol y normas para su desarrollo, por este Regla- mento, por las disposiciones administrativas que resulten de aplicacién y, supletoriamente, por lo establecido sobre depésitos en el Cédigo Ci B. Anabad, XXXVI (1988), nim. 4 473Art. 92 Depédsitos en Museos de titularidad estatal. 1. Los Museos de titularidad estatal admitiran, conforme a su capacidad de custodia y con la prioridad que a continuacién se sefiala, el depdsito de las siguientes categorias de bienes: a) Bienes pertenecientes a la Administracién del Estado 0 a sus Orga- nismos auténomos estén o no asignados a otros Museos de titularidad estatal. b) Bienes declarados de interés cultural o incluidos en el Inventario General de Bienes Muebles o procedentes de excavaciones o hallazgos arqueolégicos que acuerde ingresar la Administracién competente para hacer efectivo el cumplimiento de lo dispuesto en los articulos 13.2, 36.3, 42.2 y 44.2 de la Ley 16/1985, del Patrimonio Histérico Espafiol. La Administracién competente no podra acordar estos depdsitos en Museos de titularidad estatal cuya gestién no tenga encomendada, salvo autorizacién expresa y previa de la Administracién gestora del Museo. c) Bienes pertenecientes a la Comunidad Auténoma gestora del Museo que ésta decida ingresar. d) Bienes pertenecientes a terceros que la Administracién gestora del Museo acuerde recibir mediante contrato de depésito. 2. En los supuestos a) y b) del apartado anterior no serdn exigibles al depositante los gastos ordinarios derivados de la conservacién y exhibicién del bien depositado. 3. En todo caso, los bienes depositados deberdn ser afines a la especialidad del Museo y su ingreso no perjudicara las condiciones de exhibicién y conservacién de la coleccién estable del mismo. CAPITULO IV Tratamiento administrativo de los fondos Art. 10. Registros. 1. Los Museos adscritos al Ministerio de Cultura deberan llevar los siguientes Registros: a) De la coleccién estable del Museo, en el que se inscribiran los fondos que la integran. b) De depésitos de fondos pertenecientes a la Administracién del Estado y a sus Organismos auténomos, en el que se inscribirdn los de esa titularidad que ingresen por dicho concepto en el Museo. c) De otros depésitos, en el que se inscribiran los fondos de cualquier otra titularidad que se ingresen en el Museo. 2. No se inscribiran en los Registros anteriores los bienes que ingresen en los Museos para la celebracién de exposiciones temporales, sin perjuicio del debido control administrativo de la recepcién y de la salida de los mismos. 3. Corresponde a los restantes Departamentos ministeriales sefialar los Registros que los respectivos Museos deberdn Ilevar, de acuerdo con la 474 B, Anabad, XXXVIII (1988), nim. 4naturaleza de los fondos que conservan y las caracteristicas de su propia organizacién. En su defecto sern aplicables los articulos 10 y 11 de este Reglamento. Art. 11. Inscripcién de fondos. Todos los fondos que por cualquier concepto ingresen en los Museos adscritos al Ministerio de Cultura, deberdn: a) Ser inscritos en el Registro correspondiente conforme a lo dispuesto en el articulo anterior, por orden cronolégico de su ingreso, haciendo constar los datos que permitan su perfecta identificacién y, en su caso, el nimero del expediente relativo al depésito. En este Registro se anotarén las incidencias administrativas de todos los bienes. b) Ser marcados con su ntimero de inscripcién en dichos Registros mediante la impresién de aquél por el procedimiento més adecuado a la naturaleza de los fondos. CAPITULO V Tratamiento técnico de los fondos Art. 12. Instrumentos técnico-cientificos. 1. Ademis de los Registros sefialados en el articulo 10 de este Regla- mento, todos los Museos de titularidad estatal deberin elaborar, separada- mente: a) El Inventario, que tiene como finalidad identificar pormenorizada- mente los fondos asignados al Museo y los depositados en éste, con referencia a la significacidn cientifica 0 artistica de los mismos, y conocer su ubicacion topografica. Este Inventario se llevar por orden cronolégico de entrada de los bienes en el Museo. b) El Catélogo, que tiene como finalidad documentar y estudiar los fondos asignados al Museo y los depositados en el mismo en relacién con su marco artistico, histdrico, arqueoldgico, cientifico 0 técnico. El Catalogo deberé contener los datos sobre el estado de conservacién, tratamientos, biografia, bibliografia y demés incidencias andlogas relativas a la pieza. 2. Los Ministerios aprobardn las instrucciones para la elaboracién del Inventario y del Catdlogo de los respectivos Museos sin perjuicio de lo que sobre sistematizacién de datos establece el articulo siguiente. Art. 13, Sistematizacién de datos. 1. El Ministerio de Cultura dictaré normas técnicas para la elaboracin de: a) El Inventario y el Catélogo enunciados en el articulo anterior. b) Las estadisticas sobre prestacién de servicios. 2. Dichas normas técnicas regulardn el contenido, la recogida, tratamiento y remisién por los Museos de estas informaciones para su integracién por B. Anabad, XXXVI (1988), aim. 4 475el Ministerio de Cultura en la base de datos correspondiente a Museos de titularidad estatal. 3. El Ministerio de Cultura prestaré colaboracién y asistencia técnica a los Ministerios y a los érganos competentes de las Comunidades Auténomas para el cumplimiento de lo dispuesto en este articulo. Art. 14. Restauraciones. 1. Las restauraciones de los fondos custodiados en los Museos de titula- ridad estatal se efectuardn conforme a lo previsto en el articulo 39 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histérico Espafiol. De acuerdo con el articulo 6 de la citada Ley requiere autorizaciés a) Del Ministerio de Cultura, la restauracién de los bienes custodiados en Museos gestionados por la Administracién del Estado 0 que formen parte del Patrimonio Nacional. b) Del organo encargado de la proteccién del Patrimonio Histérico Espajiol en la correspondiente Comunidad Auténoma, la restauracin de los bienes custodiados en Museos de titularidad estatal gestionados por aquélla. Estas autorizaciones podran condicionarse al cumplimiento de presctip- ciones técnicas relativas al tipo de tratamiento, técnica a emplear y servicios que lo efectien, 2. Las autorizaciones a que se refiere este articulo no eximirdn de la necesidad de recabar el consentimiento del titular de los bienes. Cuando se trate de bienes pertenecientes a las colecciones estatales este consentimiento se recabaré del Ministerio correspondiente. CAPITULO VI Direccién y dreas basicas Art. 15. Régimen general. 1. La estructura organica de la Direccién y de las 4reas bdsicas de los Museos de titularidad estatal responderd a las caracteristicas y a las condiciones especificas de cada uno de ellos y seré determinada por la Administracién gestora del Museo. 2. La relacién de puestos de trabajo de estos Museos y su provision se efectuar4 conforme a la normativa de la Funcién Pablica de la Administracién gestora de los mismos. 3. El régimen del personal al servicio de los Museos estatales estard sometido a la normativa de la Administracién Publica gestora de los mismos. Art. 16. Direccs Sin perjuicio de las facultades de los érganos rectores y asesores de caracter colegiado que puedan existir en cada Museo, son funciones de la Direccién: 476 B. Anabad, XXXVIII (1988), nim. 4Dirigir y coordinar los trabajos derivados del tratamiento administrativo y técnico de los fondos. Organizar y gestionar la prestacién de servicios del Museo. ‘Adoptar las medidas necesarias para la seguridad del patrimonio cultural custodiado en el Museo. Elaborar y proponer al respectivo Ministerio o al érgano competente de la Comunidad Auténoma, cuando ésta gestione el Museo en virtud del correspondiente convenio, el Plan anual de actividades relativas a las dreas basicas que se regulan en este capitulo. Elaborar y presentar ante los Organismos sefialados en el pirrafo anterior la Memoria anual de actividades. Cualquier otra que por disposicién legal o reglantentaria se le encomien- de. Art. 17. Areas basicas. Para el adecuado funcionamiento de los Museos de titularidad estatal conforme a sus fines, todas las funciones y servicios de los mismos se integran en las siguientes areas bdsicas de trabajo dependientes de la Direccién del Museo: a) Conservacién e investigacién. b) Difusién. c) Administracién. Art. 18. Conservacion e investigacion. El area de conservacién e investigacién abarcara las funciones de iden- tificacién, control cientifico, preservaci6n y tratamiento de los fondos del Museo y de seguimiento de ia accién cultural del mismo. Se encuadran en este drea las actividades tendentes a: — La elaboracién de los instrumentos de descripcién precisos para el analisis cientifico de los fondos. — El examen técnico y analitico correspondiente a los programas de preservacién, rehabilitacién y restauracién pertinentes. — La elaboracién y ejecucién de programas de investigacién en el Ambito de la especialidad del Museo. — La redaccién de las publicaciones cientificas y divulgativas del Mu- seo. Art. 19. Difusin. i El drea de difusién atender4 todos los aspectos relativos a la exhibicién y montaje de los fondos en condiciones que permitan el logro de los objetivos de comunicacién, contemplacién y educacién encomendados al Museo. Su actividad tendrd por finalidad el acercamiento del Museo a la sociedad mediante métodos didactivos de exposicién, la aplicacién de técnicas de B. Anabad, XXXVI (1988), aim, 4 477comunicacién y la organizacién de actividades complementarias tendentes a estos fines. Art. 20. Administracién. Se integran en el 4rea de administracién las funciones relativas al tratamiento administrativo de los fondos del Museo, a la seguridad de éstos y las derivadas de la gestién econémico-administrativa y del régimen interior del Museo. CAPITULO VIL Visita a los Museos de titularidad estatal Art. 21. Visita publica. 1. Los Museos estaran abiertos al publico durante, al menos, treinta horas, distribuidas en seis dias por semana, con un horario y demas condi- ciones de entrada que, atendiendo en lo posible a la demanda social, establezca el Ministerio al que esté adscrito el Museo 0 el érgano competente de las Comunidades Auténomas cuando se trate de Museos gestionados por éstas en virtud del correspondiente convenio. 2. Los responsables de los Museos adoptaran las medidas necesarias para asegurar el buen orden en las salas y podran excluir de éstas a quienes, por cualquier motivo, lo alteren. 3. El horario y las condiciones de la visita figuraran a la entrada del Museo en un lugar visible, que sea compatible, en su caso, con los valores artisticos del inmueble. Este horario y las demas condiciones de entrada se comunicardn al Registro General de Bienes de Interés Cultural. 4. Para facilitar la visita publica cada Museo deberé tener una guia del mismo de precio asequible. Art. 22. Visita publica gratuita. 1. Las personas que acrediten la nacionalidad espafiola podrén visitar gratuitamente los Museos de titularidad estatal, en los términos que acuerde el Consejo de Ministros y en todo caso cuatro dias al mes, uno por semana, ambos extremos previamente sefialados por los Srganos a que se refiere el apartado ! del articulo anterior y que figurarén a la entrada de los Museos. 2. Esta visita comprenderé la contemplacién de los conjuntos y colecciones que se exhiben con cardcter permanente en los Museos. 3. El Gobierno, mediante acuerdo del Consejo de Ministros, podré extender a los nacionales de otros Estados las condiciones de visita publica a que se refiere el apartado 1 de este articulo. 4, Los acuerdos a que se refiere este articulo deberan ser publicados en el «Boletin Oficial del Estado». 478 B, Anabad, XXXVI (1988), im. 4Art. 23. Acceso para investigadores. Los Museos deberdn facilitar a los investigadores la contemplacién y estudio de los fondos que no estén expuestos al ptblico, asi como la consulta de todos los catélogos sin menoscabo del normal funcionamiento de los servicios. CAPITULO VI Otros servicios culturales de los Museos de titularidad estatal Art. 24. Copias y reproducciones. 1. Los Ministerios respecto a los Museos que tienen adscritos o el érgano competente de las Comunidades Auténomas, cuando se trate de Museos gestionados por éstas en virtud del correspondiente convenio, establecerin las condiciones para autorizar la reproduccién de los objetos del Museo por cualquier procedimiento, basdndose en los principios de facilitar la investigacién y la difusién cultural, salvaguardar los derechos de propiedad intelectual de los autores, preservar la debida conservacién de la obra y no interferir en la actividad normal del Museo. 2. No obstante, todo convenio sobre reproduccién total o parcial de fondos pertenecientes a las colecciones estatales conservadas en Museos adscritos al Ministerio de Cultura que estén gestionados por las Comunidades Auténomas debera ser autorizado por éste. Asimismo, dicho Ministerio debera comunicar previamente a la Administracién gestora los convenios que suscriba para la reproduccién de estos fondos. 3. A los efectos de lo sefialado en el apartado anterior los acuerdos sobre reproduccién de fondos con fines comerciales o de publicidad deberan ser formalizados en Convenio. Art. 25. Otras actividades culturales. Ademés del desarrollo de las actividades culturales propias de las funciones que los Museos tienen encomendadas, podrén realizarse en éstos, cuando cuenten con instalaciones adecuadas, otras actividades de cardcter estrictamente cultural, siempre que no perjudiquen el normal desarrollo de las funciones que corresponden a los Museos. T{TULO 11 Del Sistema Espafiol de Museos Art. 26. Constitucion. 1. Integran el Sistema Espafiol de Museos: a) Los Museos de titularidad estatal adscritos al Ministerio de Cultura. b) Los Museos Nacionales no incluidos en el apartado anterior. ©) Los Museos que tengan especial relevancia por la importancia de sus colecciones y que se incorporen mediante convenio con el Ministerio de Cultura, oida la correspondiente Comunidad Auténoma. 2. Forman parte, asimismo, del Sistema Espafiol de Museos el Instituto B. Anabad, XXXVI (1988), nim. 4 479de Conservacién y Restauracién de Bienes Culturales y la Direccién de Museos Estatales, asi como los servicios de caracter técnico 0 docente relacionados con los Museos que se incorporen mediante convenio con el Ministerio de Cultura. Art. 27. Cooperacion. El Ministerio de Cultura, a través de la Direccién General de Bellas Artes y Archivos, asesorada por la Junta Superior de Museos, promoveré la cooperacién entre los Museos ¢ Institutos que integran el Sistema Espafiol de Museos, para la documentacién, investigacién, conservacién y restauracién de los fondos, asi como para las actividades de difusién cultural y el perfeccionamiento de su personal. DISPOSICIONES ADICIONALES Primera.—La adscripcién de Museos al Ministerio de Cultura se realiza a través de la Direccién General de Bellas Artes y Archivos, cualquiera que sea el régimen administrativo especifico de cada uno de ellos. Segunda,—Las inversiones que se realicen en los edificios de los Museos adscritos al Ministerio de Cultura y gestionados por la Comunidad Auténoma, que no supongan la simple conservacién de aquéllos, podran financiarse con cargo a los Presupuestos Generales del Estado o de la respectiva Comunidad Auténoma. En todo caso, estas inversiones serin programadas por el Ministerio de Cultura, por propia iniciativa o a propuesta de la Comunidad Autonoma, y previo acuerdo de ambas Administraciones en el que la Administracién gestora del Museo asumird los gastos de dotacidn, conservacién y manteni- miento derivados de la inversién que se proyecte realizar. Tercera.—Las competencias que este Reglamento atribuye a los respec- tivos Ministerios serdn ejercidas por el Consejo de Administracién del Patrimonio Nacional respecto a los Museos de titularidad estatal integrados en el mismo, cuando as{ corresponda de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 23/1982, de 16 de junio, del Patrimonio Nacional. Cuarta.—Las competencias sobre restauraciones y reproducciones enun- ciadas en los articulos 14 y 24 de este Reglamento, serdn ejetcidas por los érganos rectores del Museo Nacional del Prado, respecto a los fondos custodiados en el mismo, de acuerdo con lo establecido en el Real Decreto 1432/1985, de 1 de agosto. DISPOSICIONES TRANSITORIAS Primera—Lo dispuesto en este Reglamento es de aplicacién a los depésitos de fondos museisticos que la Administracién del Estado haya constituido antes de la entrada en vigor del mismo. Segunda.—En el plazo de un afio a partir de la entrada en vigor del 480 B, Anubad, XXXVIII (1988), adm. 4presente Reglamento, todos los Museos adscritos al Ministerio de Cultura adaptaran las inscripciones de los fondos que conservan a lo establecido en los articulos 9 y 10 y remitirén a la Direccién General de Bellas Artes y Archivos fotocopia de los libros de Registro precedentes y de los actualiza- dos. En el orden de inscripcién de estos fondos se respetard el de inscripcién de los mismos en los Registros o en los Inventarios precedentes del Museo. A los efectos de esta disposicién se entendera que quedan asignados a la coleccién estable de dichos Museos los bienes de propiedad estatal cuyo depésito no esté acreditado documentalmente. La Direccién General de Bellas Artes y Archivos debera comprobar el cumplimiento de lo establecido en esta disposicién. DISPOSICIONES FINALES Primera.—Conforme a lo dispuesto en los articulos 16 y 19 de la Ley 30/1984, de 2 de agosto, de Medidas para la Reforma de la Funcién Publica, corresponde a las Comunidades Auténomas la provisién de todos los puestos de trabajo de los Museos de titularidad estatal que gestionen en virtud del correspondiente Convenio. Segunda,—El Ministerio de Cultura y los demds Ministerios, respecto a los Museos que tienen adscritos, dictaran las disposiciones necesarias para el desarrollo de este Reglamento en el ambito de sus competencias. DISPOSICION DEROGATORIA 1. Quedan derogadas cuantas disposiciones se opongan a lo establecido en el presente Real Decreto y, expresamente, las siguientes: — Real Decreto de 29 de noviembre de 1901, aprobando el Reglamento General de los Museos regidos por el Cuerpo Facultativo de Archiveros, Bibliotecarios y Arquedlogos. — Decreto 730/1971, de 25 de marzo, por el que se regula la organi- zacién y funcionamiento de los Museos estatales de Bellas Artes. — Orden de 28 de junio de 1972, por la que se dictan nuevas normas para la visita a Museos y monumentos dependientes de la Direccién General de Bellas Artes y Archivos. — Real Decreto 3547/1981, de 29 de diciembre, sobre depdsitos de obras de arte y otros fondos museisticos propiedad del Estado en Insticuciones o Entidades piblicas o privadas. 2. Se declara vigente y de aplicacién a los Museos adscritos al Ministerio de Cultura: — el Acuerdo del Consejo de Ministros de 7 de diciembre de 1982, por el que se establece la entrada libre y gratuita de ciudadanos espaiioles en los Museos estatales dependientes de la Direccién General de Bellas Artes y Archivos. B. Anabad, XXXVIIL (1988), nim. 4 481— EI Acuerdo del Consejo de Ministros del 21 de febrero de 1986, por el que se establece la entrada libre y gratuita de los extranjeros residentes en Espafia y de los jévenes menores de veintitin afios pertenecientes a Estados miembros de la Comunidad Econdédmica Europea en los Museos estatales dependientes de la Direccién General de Bellas Artes y Archivos. 3.. Instrucciones en relacién con los Registros de los Museos Estatales (Instrucciones del Reglamento). Ministerio de Cultura. 1988 EI Reglamento de Museos de Titularidad Estatal y del Sistema Espafiol de Museos establece en su capitulo IV. Tratamiento Administrativo de los fondos, art. 10, Registros: «1. Los Museos adscritos al Ministerio de Cultura deberén llevar los siguientes Registros: a) De la coleccién estable del Museo, en el que se inscribiran los fondos que la integran. b) De depésitos de fondos pertenecientes a la Administracién del Estado y a sus Organismos auténomos, en el que se inscribirdn los de esa titularidad que ingresen por dicho concepto en el Museo. ©) De otros depésitos, en el que se inscribirén los fondos de cualquier otra titularidad que se ingresen en el Museo.» En cumplimiento del mismo, los museos adscritos al Ministerio de Cultura deberén cumplimentar dichos Libros de Registro de acuerdo con las indicaciones que, a continuaci6n, se exponen: 1, Libros de Registro de la colecctén estable — Se cerrard el Libro de Registro de Entrada existente en el Museo, y se abrird el nuevo libro en el que a partir de ahora se registraran todos los bienés que entren en el Museo en concepto de coleccién estable, haciendo constar en la Diligencia de apertura la fecha de inicio y el numero de hojas (para lo cual se numeraré el Libro en el recuadro destinado al efecto en la parte superior derecha de cada hoja). Aquellos museos que entiendan que su Registro de Entrada anterior no se ajusta a las actuales exigencias museisticas deber4n adaptarlo a los nuevos modelos y normas, registrando la totalidad de la coleccién en los nuevos libros. — EIN® de Registro se asignard correlativamente por orden cronolégico de entrada y bajo ningin concepto podré duplicarse. — La fecha de ingreso se consignard en ntimeros drabes. — Los objetos se designaran atendiendo a su propia naturaleza, como por ejemplo, Pintura, Escultura, Ceramica, Grabado, Dibujo, Moneda, Mosaico, Encaje, Arca, etc. — La descripcién deberd contener referencias precisas a: técnicas y 482 B. Anabad, XXXVI (1988), adm. 4materiales (podran utilizarse abreviaturas como por ejemplo o/I, 0/t, TSH, etc.), a autores o en su defecto escuelas, cronologias y titulos. — Las dimensiones se consignarén en centimetros por este orden: altura, anchura y profundidad. En el caso de dibujos y grabados, las dimensiones se consignaran en milimetros. — El estado de conservacién, se referird al momento preciso en que el objeto ingrese en el Museo y podra ser especificado por medio de abreviaturas. — En la forma de ingreso se especificard si la entrada de la pieza en el Museo ha sido por: hallazgo, excavacién, compra, donacién, legado testamentario, impuestos sobre sucesiones, renta 0 patrimonio. — En procedencia se hard constar en cada caso lo que mas convenga a la mejor identificacién de la pieza: procedencia geografica 0 poseedor anterior. — En observaciones se anotarén aquellos datos que se consideren nece- sarios para completar la identificacién de depésitos en otras institu- ciones, etc. 2. Libros de Registro de Depésitos — EI actual libro de Depésitos existente en los museos deberd ser desdoblado de acuerdo con el Reglamento de Museos de Titularidad Estatal y del Sistema Espafiol de Museos en su art. 10.1.b yc. — Libro de Registro de Depésitos de Titularidad Estatal: se registraran las piezas en depédsito pertenecientes a las colecciones de otros Museos estatales y Organismos Auténomos (p. ej., Museo del Pra- do). — Libro de Registro de Depésitos de Titularidad no Estatal: se inscri- birdn el resto de los depésitos existentes en el Museo, realizados por Comunidades Auténomas, Diputaciones, Ayuntamientos, Iglesia, par- ticulares o por otras entidades. Para la inscripcién de las piezas se seguiran las normas habituales y las ya referidas para el Libro de Registro de la coleccién estable. En el apartado de observaciones se hard constar ademés el ntimero de inventario asignado en la coleccién de la que procede y, en su caso, la fecha del levantamiento del depésito. 4. Modelos de hojas de registro de los Museos estatales B. Anabad, XXXVII (1988), nim, 4 483LIBRO DE REGISTRO DE DEPOSITOS DE TITULARIDAD NO ESTATAL MUSEO:DILIGENCIALIBRO DE REGISTRO GE SFFOSTOT OE KTUDEERD No eStATaL N? de [Fecha de Registro | ingreso DESCRIPCION Dimensione"ado de N? Expediente “senvacion, 70M DEPOSITANTE OBSERVACIONESLIBRO DE REGISTRO DE DEPOSITOS DE TITULARIDAD ESTATAL MUSEO:DILIGENCIALBRO DE REGISTRO DE LA COLECCION ESTABLE DE MUSEOS ESTATALES MUSEO: DIRECCION GENERAL DE BELLAS ARTES Y ARCHIVOS ‘DIRECGION DE LOS MUSEOS ESTATALESDILIGENCIALIBRO DE REGISTRO 0& 14 coLrcoon ESTABLE DE MUSEUS ESTATALES N° ge Registro Fecha de| Ingreso OBJETO DESCRIPCION Dimension -2Staton] _PROCEDEN “= oo | r 1 : al | r 1 : | [ 1