Elaboración de Manuales de Normas y Procedimientos

REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR

PARA LA EDUCACIN SUPERIOR
Direccin del Despacho
Oficina de Administracin y Servicios
Coordinacin de Organizacin y Sistemas
TALLER PARA LA
ELABORACIN Y CONTROL DE
MANUALES DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

INTRODUCCIN
El Ministerio del Poder Popular para la Educacin Superior,

como ente rector de la Educacin Superior en Venezuela se
propuso como uno de sus objetivos, impulsar tanto en sus
dependencias centralizadas como en sus organismos
adscritos, la documentacin de todos los procesos
administrativos, a fin de dar cumplimiento a la normativa
legal vigente en la materia, especialmente a los
lineamientos establecidos por la Contralora General de la
Repblica, en sus Normativas de Control Interno.
2

Reactivacin del Proyecto

de Sistematizacin
Revisar los borradores de los
Manuales para garantizar
uniformidad
Desarrollar una Gua Tcnica

para la Elaboracin de Manuales
Administrativos
Apoyar a todas las Dependencias

y Organismos del Ministerio en la
elaboracin de los Manuales de
Normas y Procedimientos a
travs de talleres
ACCIONES
EMPRENDIDAS
Diseo de los lineamientos para

la elaboracin de Manuales de
Normas y Procedimientos
Designar persona de enlace con

el Ministerio
Solicitar el inventario de los

Manuales existentes
Disear formato nico para la
edicin de los Manuales

Brindar apoyo a las dependencias del

Ministerio incluyendo los Colegios e
Institutos Universitarios, en materia de
Normas y Procedimientos, a fin de
facilitarles la elaboracin de los Manuales.
OBJETIVOS DEL TALLER
Dar a conocer los lineamientos emitidos por el

Ministerio para la unificacin de los Manuales.
Crear conciencia en las diferentes dependencias que
conforman el Ministerio, sobre la importancia que tiene
para la organizacin la documentacin de sus procesos.

Marco Jurdico para la elaboracin de Manuales
Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela, Gaceta Oficial No. 5453

extraordinaria del 24/03/2000 (Art. 25, 49-6, 137 y 141).
Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y el Sistema Nacional de

Control Fiscal. Gaceta Oficial No. 37.347 del 17/12/2001 (Art. 7,24,335,35,37,39,85,91-822-23-29 y 92).
Normas Generales de Control Interno, Gaceta Oficial No. 36.229 del 17/06/1997
(Art. 3,5,6,12,15,20,21 y 22).

Marco Jurdico para la elaboracin de Manuales
Ley Orgnica de Procedimientos Administrativos, Gaceta Oficial No. 2818

extraordinaria del 01/07/1981 (Art. 3,7,14,18,21,30,46,83 y 84).
Ley Orgnica de la Administracin Pblica, Gaceta Oficial No. 37.305 del

17/10/2001 (Art. 1,4,7,8,12,19,21,22,34,37,38,42,138,139,159,160,161,
164,y 166).
Ley Sobre Simplificacin de Trmites Administrativos, Gaceta Oficial No.

5393 d/f 22/10/1999.

Que se entiende por Sistemas de Control Interno ?
De acuerdo con la Contralora General de la Repblica:

Es el proceso realizado por la Alta Gerencia, los Supervisores y el personal Operativo de una
Organizacin, diseado para proporcionar seguridad razonable de que se cumplan los
objetivos institucionales.
Comprende el plan, polticas, normas, mtodos y procedimientos adoptados por un organismo.

Sistema de Control Interno

Quines
Mxima Autoridad, Gerentes y Jefes de
cada cuadro organizativo
Qu
Cmo
El plan de organizacin, las polticas,

normas y procedimientos
Verificando la exactitud de la
informacin
Para
Cumplir los objetivos, misin

y planes Institucionales
8

LOS MANUALES
ADMINISTRATIVOS
Clasificacin de los
Manuales
Administrativos
Es aquel documento que contiene en forma

breve, clara, descriptiva y explicita,
informacin y/o instrucciones referentes a la
Organizacin la descripcin de un
procedimiento.
Manual de Organizacin.*
Manual de Normas y Procedimientos.*
Manual Especfico de Operacin.*
Manual de Cargos.
Manual de Funciones

Contenido de los Manuales
Manual de Organizacin: contiene informacin detallada de la Organizacin tales como:

antecedentes, marco legal, atribuciones, estructura, funciones, entre otros.
PORTADA
OBJETIVO GENERAL
VALORES
ORGANIZACIONALES
NDICE
ANTECEDENTES
DE LA
ORGANIZACIN
INTRODUCCIN
ESTRUCTURA
ORGANIZATIVA
ORGANIGRAMA
ESTRUCTURAL
FUNCIONAL
POSICIN
MISIN
OBJETIVO DE
CADA UNIDAD
BASE LEGAL
VISIN
FUNCIONES Y
ATRIBUCIONES
10


Manual de Normas y Procedimientos: define en forma detallada, lgica y secuencial los pasos a seguir para la
realizacin de un proceso, procedimiento o actividad, identificando en forma explcita la unidad administrativa y
el responsable de la ejecucin de cada uno de los pasos. En el mismo se indican las normas que rigen cada
proceso o procedimiento. Son instrumentos que forman parte del Sistema de Control Interno.
PORTADA
BASE LEGAL
FORMULARIOS
E INSTRUCTIVOS
FIRMAS DE
REVISION Y
APROBACIN
PGINA DE
ACTUALIZACIONES
ALCANCE DEL
MANUAL
GLOSARIO DE
TERMINOS
OBJETIVO
NDICE
NORMAS
GENERALES
FLUJOGRAMAS
PICTOGRAMAS
INTRODUCCIN
PROCEDIMIENTOS
ANEXOS
11


Manual Especfico de Operacin: utilizado para describir de manera particular y detallada los
procedimientos de las Comisiones, Comits, etc. Igualmente sirve para la elaboracin de manuales tcnicos
y operativos, etc. En el caso de las Comisiones y Comits se debe incluir su organizacin, normas y polticas
que las rigen.
PORTADA
ESTRUCTURA
ORGANIZATIVA
ALCANDE DEL
MANUAL
FORMULARIOS E
INSTRUCTIVOS
INTRODUCCIN
NDICE
ATRIBUCIONES
OBJETIVO
GLOSARIO DE
TRMINOS
BASE LEGAL
FUNCIONES
NORMAS
GENERALES
FLUJOGRAMA
PICTOGRAMAS
OBJETIVO GENERAL
ORGANIGRAMA
PROCEDIMIENTO
ANEXOS
12

Permiten detectar y evitar la

duplicidad de funciones.
Facilitan las labores de

auditoria y la evaluacin del
control interno.
Constituyen una fuente formal y

permanente de informacin y orientacin
Importancia de los Manuales
Permiten dar induccin y

orientacin al personal de nuevo
ingreso, a fin de facilitarles su
integracin a la organizacin.
Presentan una visin integral de

una dependencia de la organizacin, o
de la forma como opera una unidad
responsable de la ejecucin de un
procedimiento determinado.
Logran darle continuidad a la

organizacin, independientemente de los
cambios que surjan en la rotacin de
personal.
13

Responsables de la Elaboracin de los Manuales Administrativos

De acuerdo al artculo 92 de la Ley Orgnica de la Controlara
General de la Repblica y el Sistema Nacional de Control Fiscal.
Los titulares de las dependencias son los responsables de la
elaboracin, implantacin y observancia de los Manuales
Administrativos en su respectiva rea de competencia.
14

Objetivos del Manual de Normas y Procedimientos

Los Manuales de Normas y Procedimientos en su calidad de
instrumentos administrativos, tienen por objeto:
A. Compilar en forma ordenada, secuencial y detallada las
operaciones a cargo de la institucin, los puestos y unidades
administrativas que intervienen, precisando su participacin en
dichas operaciones y los formatos a utilizar para la realizacin de
las actividades indicadas en el procedimiento.
B. Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y
evitar su alteracin arbitraria.
15

Objetivos del Manual de Normas y Procedimientos

C. Determinar en forma sencilla las responsabilidades por fallas o
errores.
D. Facilitar las labores de auditoria, la evaluacin del control interno
y su vigilancia.
E. Aumentar la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que
deben hacer y cmo deben hacerlo.
F. Ayudar en la coordinacin del trabajo y evitar la duplicidad de las
funciones.
G. Constituir una base para el anlisis posterior del trabajo y el
mejoramiento de los sistemas, procedimientos y mtodos.
16

Contenido de los Manuales de Normas y Procedimientos

Portada de
Identificacin
Anexos
Pgina de firmas de Aprobacin
Flujo de Proceso,
Pictogramas o Flujograma
Glosario de Trminos
Formularios e Instructivos
Procedimientos
Pgina de Actualizacin
Manual
Manual
deNormas
Normasyy
de
Procedimiento
Procedimiento
ss
ndice del Manual

Introduccin
Base Legal
Normas Generales
Objetivo del Manual
Alcance del Manual
17


Portada de Identificacin
Debe contener:
Logotipo del Ministerio (izquierda) y logotipo del Instituto o

Colegio (derecha).
Manual
Manual
de Normas y
de Normas y
Procedimientos
Procedimientos
Nombre del Manual.

Mes y Ao de la elaboracin del Manual (parte inferior del
Logotipo del Instituto o Colegio).
Firmas de Aprobacin: Colocar en una hoja aparte, seguida
de la portada, debe contener el nombre, apellido, cargo, y
la(s) firma del(os) funcionario(s) que elaboraron, revisaron y
aprobaron el manual. La aprobacin debe ser por la mxima
autoridad de la Institucin.
ndice del Manual
Sealar de manera ordenada todo el
contenido del Manual, indicando los nmeros
de pgina.
18


Aprobaciones y Actualizaciones
La fecha de aprobacin y las de actualizacin colocarlas en una
hoja, en forma correlativa, indicando los cambios efectuados al
Manual.
Manual
Manual
de Normas y
de Normas y
Procedimientos
Procedimientos
Se deben revisar y actualizar los Manuales, cuando ocurran

cambios en la organizacin.
Si la actualizacin no afecta en gran parte el contenido del
Manual, los cambios se pueden informar a travs de
comunicaciones internas (instructivos, circulares, oficios,
resoluciones) sealando claramente que la nueva instruccin
forma parte integrante del Manual.
Al realizar el proceso de control, se puede determinar si el
Manual requiere ser actualizado, si cumple con las
expectativas planteadas en su diseo y definir los aspectos a
incorporar, eliminar o modificar.
19


Introduccin
Es la presentacin del documento; debe ser breve y fcil de
entender y contener:
Manual
Manual
de Normas y
de Normas y
Procedimientos
Procedimientos
El motivo, propsito y la utilidad del Manual.

Sntesis del contenido del Manual.
Importancia del Manual.
Se puede sealar el rea que va utilizar el Manual (Quien
ser el usuario del mismo).
20


Base Legal
Manual
Manual
de Normas y
de Normas y
Procedimientos
Procedimientos
Es el marco jurdico, que rige o le da soporte legal al

proceso o procedimiento.
Indicar los Nombres, Nmero del Decreto, Fecha de
Promulgacin, Nmero de la Gaceta Oficial y Fecha de la
Publicacin de las Leyes, Decretos, Reglamentos o
Resoluciones.
Se puede indicar el nmero del (os) artculos especficos
que tienen inherencia con el procedimiento documentado.
21


Deben seguir un orden jerrquico descendente es decir:
Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela.
Manual
Manual
de Normas y
de Normas y
Procedimientos
Procedimientos
Leyes.
Cdigos.
Reglamentos.
Decretos, Resoluciones, Circulares, Documentos Normativos.
Deben ser ordenados cronolgicamente dentro de cada
categora.
22


Alcance del Manual
Sealar los procesos documentados dentro del Manual.
Manual
Manual
de Normas y
de Normas y
Procedimientos
Procedimientos
Indicar los aspectos que cubre el Manual, sealar desde

la primera hasta la ltima accin; por ejemplo: El Manual
comprende desde la fase de Formulacin del
Anteproyecto de Presupuesto hasta la fase de Control
Presupuestario
De existir alguna limitacin o procedimiento que tenga
relacin con el proceso y no se encuentre dentro del
Manual, indicarlo en este espacio.
23


Objetivo del Manual
Sealar brevemente los aspectos que se persiguen con
la elaboracin del Manual.
Manual
Manual
de Normas y
de Normas y
Procedimientos
Procedimientos
Evitar el uso de adjetivos calificativos, gerundios y

abreviaturas.
Normas Generales
Son lineamientos imperativos y especficos de accin
que regulan la ejecucin del procedimiento.
Son los pasos o requisitos de obligatorio cumplimiento
en la ejecucin del proceso.
Son rgidas en su interpretacin y aplicacin.
Cada procedimiento debe tener sus Normas Generales.
24


De existir varios procedimientos dentro de un Manual y
algunas normas sean comunes para todos los procedimientos,
stas se tomarn como Normas Generales. De ser necesario
debern colocar Normas Especficas para cada procedimiento.
Manual
Manual
de Normas y
de Normas y
Procedimientos
Procedimientos
Procedimiento
Es la descripcin narrativa, en forma secuencial y cronolgica de
cada uno de los pasos o actividades que se deben ejecutar para la
realizacin de un proceso, a fin de concretar un resultado
determinado.
Deber realizarse de forma clara, precisa y concisa, sealando
claramente Quin, Cmo, Cundo y Dnde se ejecutan cada una de
las actividades.
Las actividades sern descritas, iniciando con un verbo conjugado en
tercera persona del singular en tiempo presente, por ejemplo: Revisa,
Formula, Remite, Elabora.
25


Procedimiento
Manual
Manual
de Normas y
de Normas y
Procedimientos
Procedimientos
Verificar si existe duplicidad de esfuerzos, si se realizan

actividades innecesarias, ya que las mismas pueden ser
mejoradas o eliminadas, siempre y cuando no se desvi el
resultado a obtener con la ejecucin del procedimiento.
En la descripcin de los responsables, se deber indicar el
nombre de la Dependencia (Direccin, Oficina, Unidad, rea) y
el nombre del cargo del funcionario responsable de ejecutar la
misma, por ejemplo:
Sub-Direccin Administrativa
Departamento de Compras
Analista de Compras
26


Procedimiento
Manual
Manual
de Normas y
de Normas y
Procedimientos
Procedimientos
S en una misma dependencia se realizan una serie de

actividades de manera continua, slo se anotar el nombre
de la dependencia en la primera de las actividades
mencionadas.
Cuando una actividad implique la utilizacin de algn
formato, se deber anotar el nombre entre comillas y hacer
referencia al nmero de copias y a la distribucin de las
mismas.
No describir actividades cuyo origen, control y seguimiento
corresponda a otra dependencia.
27


Formularios e Instructivos
En este aparte se incluyen todos los formularios
utilizados para la ejecucin del proceso.
Manual
Manual
de Normas y
de Normas y
Procedimientos
Procedimientos
Cada formulario deber llevar su respectivo instructivo,

en el que se detallaran puntos como nombre del
formulario, objetivo, tamao, impresin, nmero de
copias, distribucin y la descripcin de cada uno de los
campos.
Glosario de Trminos
Aqu se presenta un pequeo concepto de los trminos
propios del procedimiento utilizados dentro del Manual.
28


Flujo de Proceso, Flujograma Pictogramas
En el Manual se incluir una sola representacin grfica
Flujo de Proceso
Manual
Manual
de Normas y
de Normas y
Procedimientos
Procedimientos
Es la represtacin grfica secuencial y en

trminos generales, de las acciones principales
del proceso.
A
B
C
D
29


F l u j o g r a m a
1
Manual
Manual
de Normas y
de Normas y
Procedimientos
Procedimientos
Es la representacin grfica secuencial y detallada de cada

accin, se representa la distribucin de los documentos y
las operaciones que se efecten con los mismos.
5
30


P i c t o g r a m a s
Manual
Manual
de Normas y
de Normas y
Procedimientos
Procedimientos
Es la representacin grfica y sencilla, con dibujos o smbolos de las actividades

ms resaltantes de un procedimiento. Se incluye una pequea descripcin de la
actividad que se esta representando.
Unidad Solicitante
Colocar debajo de cada representacin grfica una pequea

descripcin de los pasos ejecutados
Coordinacin de Compras
Oficina de Administracin
y Servicios
31


Anexos
Manual
Manual
de Normas y
de Normas y
Procedimientos
Procedimientos
En este aparte se incluir cualquier material

de importancia y que contribuya en la
ejecucin del proceso.
32

Procedimiento General para la Elaboracin de Manuales

Realizar estudio preliminar y definir:
Problema, Mtodo de Recoleccin de datos y
Universo de Estudio
Fase de elaboracin del
Borrador del Manual
Procedimiento General
Analizar la informacin
recopilada:
Evaluar informacin recopilada.
Determinar duplicidad, cuellos
de botella (definir problema).
Determinar posibles soluciones.
Para la Elaboracin
de Manuales
Delimitar el Universo de Estudio

(Poblacin y Muestra)
Recolectar la Informacin:
Archivos
Usuarios
rea de Trabajo
Definir Tcnicas para el
levantamiento de Informacin:
Documental.
Entrevistas.
Cuestionario
Observacin Directa.
Organigramas.
Flujogramas.
33

Pasos a considerar para la elaboracin del Manual

Fase de Seguimiento y Control.
Realizar revisiones peridicas,
vigilar el cumplimiento del Manual y
definir si amerita modificaciones
Someter a la
aprobacin de las
instancias
competentes
Definir tipo de Manual a elaborar,

tipo de usuario y uso.
Elaboracin
Del
Someter nuevamente a
revisin y aprobacin del
responsable del rea.
Elaborar borrador del Manual y

discutir con las personas
involucradas en la ejecucin del
proceso.
Manual
Realizar ajustes y elaborar

versin definitiva del
Manual
Llegar a acuerdos con el

usuario sobre el contenido del
Manual
34

Seis pasos para cambiar un Procedimiento
NEGOCIAR EL
CAMBIO
DISEAR
PROPUESTA
INICIAR EL
CAMBIO
Rena Informacin.
Explique a la
Gerencia porque es
necesario el cambio.
Explique las ventajas
y desventajas.
Negocie los cambios.
Solicite opinin de las

personas afectadas por
el cambio, intercambie
opinin.
Es preferible no formar
Comits, ya que no
necesariamente expresan
la opinin del personal.
Implante el nuevo
procedimiento.
Realice los ajustes (de
ser necesario).
Maneje la resistencia
al cambio, creando
conciencia sobre las
bondades del nuevo
procedimiento.
35

Seis pasos para cambiar un Procedimiento
4
VERIFIQUE ADHERENCIA
AL CAMBIO
Monitoree la puesta
en funcionamiento
del nuevo
procedimiento.
Verifique cmo se
involucran los
usuarios en el
cambio.
5
HAGA CUMPLIR EL
CAMBIO
Luego de aprobado el
Manual, el cambio debe
cumplirse
No permitir que se
evadan los cambios, por
lo que se debe trabajar
desde el nivel superior
para que se cumplan los
cambios.
6
EVALUE Y CAMBIE
Evale peridicamente el
cambio realizado.
Escuche opiniones de los
responsables y de ser
necesario mejore las
propuestas.
Si existen ajustes, haga
los mismos en el Manual e
implntelos.
36

Fases para la elaboracin de los

Manuales
10 Evaluacin
9 Actualizacin-Mantenimiento
8 Seguimiento
7 Adiestramiento y Distribucin
6 Elaboracin
5 Levantamiento de Informacin
4 Planificacin
3 Estudio preliminar de la Organizacin
2 Eleccin de los responsables de la preparacin
1 Definicin del objetivo a cumplir
37

HACIA EL INFINITO
Y MS ALLA
AL FIN LLEGUE !!
MISIN CUMPLIDA
QUIERO
LLEGAR
S
38

Es el resultado especfico, esperado en el

corto, mediano o largo plazo y que responde
al progreso deseado hacia un objetivo. Se
expresa en el cunto y cundo.
VISIN
Conjunto amplio de
orientaciones y
programas
OBJETIVO
Es la razn de ser como

organizacin.
Para qu fue creada ? .
Es la ubicacin de la
organizacin en
escenarios futuros
META
ESTRATEGIA Y
PLAN DE ACCIN
MISIN
Programacin de
actividades para
cumplir metas
Son las guas que le dan direccionalidad a la organizacin,

describen el futuro deseado, de all que tengan una
relacin estrecha con la visin de la organizacin.
39

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OBJETIVOS DEL TALLER

Dar a conocer los lineamientos emitidos por el

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Cumplir los objetivos, misin

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Contenido de los Manuales

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Permiten detectar y evitar la

Facilitan las labores de

Constituyen una fuente formal y

Importancia de los Manuales

Permiten dar induccin y

Presentan una visin integral de

Logran darle continuidad a la

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