Gua de usuario

Servicio de oficina virtual RENATA

Nodo Ruana

Elaborado por:
Liliana Gonzlez Palacio. Docente tiempo completo
Apoyo tcnico:
Andrs Felipe Cano. Ingeniero de soporte.
Universidad de Medelln

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIN ..................................................................................................................3
1. Contexto general ..........................................................................................................4
2. Servicio de oficina virtual ................................................................................................7
2.1 Descripcin general del servicio ....................................................................................7
2.2 Requisitos previos .........................................................................................................7
2.3 Pasos para solicitar el servicio .......................................................................................8
2.4 Recomendaciones especiales para garantizar el xito en el uso del servicio ................ 10
2.5 Pasos para acceder y usar el servicio: .......................................................................... 11
2.5.1 Terminologa bsica ................................................................................................ 11
2.5.2 Manual de uso de oficina virtual ............................................................................ 15
2.6 Conclusiones frente al uso del servicio ........................................................................ 26

INTRODUCCIN

RENATA potencia el desarrollo de la educacin, la ciencia, la investigacin y la

innovacin facilitando la labor de acadmicos e investigadores y ampliando las
posibilidades para el desarrollo de los proyectos asociados en los diferentes campos
de desempeo.
Para hacer uso intensivo de una red avanzada como RENATA es preciso que la
comunidad universitaria comprenda su importancia y las ventajas de pertenecer a
ella. Por esta razn, desde el Comit acadmico de RUANA hay una gran apuesta
para la construccin de protocolos que faciliten la apropiacin de los servicios
bsicos de RENATA, en orden a incrementar su uso y proponer nuevas estrategias
para potenciarla.
Este manual proporciona a todas las universidades pertenecientes a RUANA (nodo
Antioquia de RENATA) un proceso genrico claro y definido para acceder a los
servicios bsicos ofrecidos por RENATA (streaming, videoconferencia y oficina
virtual).
El documento comienza con una seccin de contexto general que permite al lector
comprender la dinmica de funcionamiento de RENATA y los servicios ofrecidos.
Una segunda seccin est dedicada a explicar la mejor forma de usar el servicio
objeto de este documento.

1. Contexto general

A partir de junio de 2003 se estableci la Asociacin Civil Cooperacin

LAtinoamericana
de
Redes
Avanzadas
(CLARA)
(tomado
de:
http://www.rau.edu.uy/redavanzada/antecedentes.htm),
conformada
por
la
mayora de redes de Latinoamrica, entre las que se cuenta RENATA, que es la Red
Nacional Acadmica de Tecnologa Avanzada en Colombia, conformada a su vez por
diversos nodos regionales, como se muestra en la figura:

Figura 1. Configuracin de la red RENATA

Particularmente el nodo RUANA (al cual pertenecen todas las universidades

ubicadas en Antioquia) est conformado por las siguientes instituciones:

Antioquia

Figura 2. Conformacin nodo RUANA

Algunas de las posibilidades que se abren al pertenecer a una red avanzada son:
RENATA sirve de canal para el acceso a recursos a distancia como
instrumentacin remota, robots, telescopios, microscopios, equipos de
medicin y laboratorios virtuales.
RENATA facilita el acceso remoto a recursos como robots, telescopios,
microscopios, equipos de medicin y laboratorios virtuales.
RENATA permite el procesamiento masivo y distribuido de datos, brinda la
posibilidad de crear mallas computacionales (GRIDs), servicios Web
Cach, Mirror, Supercomputacin y Cluster. Con RENATA es posible
alcanzar altos niveles de procesamiento y almacenamiento de informacin
mediante la cooperacin y paralelizacin de recursos informticos dismiles
y distantes fsicamente.
Por medio de RENATA se pueden hacer demostraciones utilizando recursos
que estn en diferentes sitios y simular ambientes y modelos virtuales,
proceso que requiere de un alto nivel de procesamiento. RENATA es el
medio propicio para la simulacin Digital, 3D, 4D. Simular
comportamientos de sistemas, o modelos, a larga distancia para la toma
de decisiones, ejemplo en la ingeniera.
RENATA es el medio propicio para compartir recursos de citacin y
publicacin como bibliotecas digitales, sistemas de indexacin audiovisual,
directorios digitales, manejadores de contenido y bases de datos digitales.

 RENATA facilita las comunicaciones presenciales integradas de video, voz

sobre protocolos IP, datos, Videotecas para el servicio de Video On
Demand (VOD), videoconferencia, colaboracin interactiva, televisin de
de alta definicin, y streaming. RENATA posibilita la proximidad entre
expertos que se encuentran en sitios alejados, habilitando la posibilidad de
tener especialistas en varias partes del mundo al tiempo que comparten
informacin entre s, disminuyendo los costos y tiempos de desplazamiento
y maximizando las comunicaciones.
RENATA facilita el aprovechamiento de espacios virtuales como
teleinmersin (Entorno Virtual Compartido en Tiempo Real, realidad
virtual) permitiendo reproducir la realidad por medio de poderosos
recursos informticos.
RENATA potencia la comunicacin entre investigadores a travs de servicios
como videoconferencia, streaming y oficina virtual.
RENATA dispone, con apoyo del ministerio y Colciencias, de dinero para
invertir en generacin de nuevo conocimiento o uso de la red, a travs de
investigaciones generadas desde las instituciones socias.
Todos estos servicios son la base para alcanzar nuevos niveles de desarrollo en
educacin y son la base para la generacin de e-ciencia, entendida esta como la
generacin de ciencia, innovacin y nuevo conocimiento apoyado por las TIC.
En la siguiente seccin usted encontrar indicaciones precisas sobre el acceso al
servicio de oficina virtual.

2. Servicio de oficina virtual

2.1 Descripcin general del servicio

La oficina virtual es un espacio virtual para desarrollar actividades de oficina sin que
sea necesario desplazamiento fsico de las personas. Permite la realizacin de
reuniones para trabajar en colaboracin, compartir documentos, hacer
presentaciones, desarrollar ideas a travs de la pizarra electrnica, dialogar, hacer
encuestas y transmitir archivos de audio y video.
En el caso de RENATA la aplicacin que soporta esta interaccin es Adobe Connect
Enterprise. Algunas funcionalidades incluidas son:
1.

2.
3.

4.

Facilidad para realizar reuniones, eventos y seminarios en lnea. En ellos, los

anfitriones pueden mostrar presentaciones multimedia, compartir sus
pantallas y emitir audio y vdeo en directo a los asistentes en tiempo real.
Capacidades para permitir a los participantes crear prototipos de enseanza
en lnea, contenido en lnea (presentaciones, documentos, entre otros).
Funcionalidades para gestionar todo el ciclo de los eventos, desde los
registros e invitaciones, a los avisos y la generacin de informes sobre el
evento.
Facilidades para gestionar la informacin y el contenido relativos a las
cuentas. Se trata de la interfaz principal, en la que los usuarios crean
reuniones, gestionan presentaciones, crean programas y eventos,
personalizan aplicaciones, etc.

En este manual se ofrecen directrices para usar el mdulo de reuniones. Las dems
funcionalidades sern extendidas en nuevas versiones del documento.

2.2 Requisitos previos

Para garantizar el correcto funcionamiento de una reunin en oficina virtual usted
debe chequear que:

Los puertos 1935 TCP y UDP estn desactivados en todos los firewall que
compongan las redes de los participantes.

Est instalado un navegador web

Mozilla, Google Chrome, etc)

Est instalada la aplicacin Adobe Flash Player 7 o superior

La conexin a internet est activa (Dependiendo de los recursos a compartir

se requiere mayor banda ancha)

Est instalado en su computador el plugin etiquetado como Setup oficina

virtual (Acrobat connect add-in). Este programa puede descargarlo desde
el sitio web de RENATA.

en su computador (Internet explorer,

2.3 Pasos para solicitar el servicio

Tanto la solicitud como el uso del servicio se explicarn siguiendo un protocolo de
elaboracin propia denominado: Momentos de una reunin.

Configuracin previa: En este momento el

lder de la reunin se encarga de hacer la
solicitud a RENATA y chequear que todos
los requisitos mnimos para garantizar el
xito de la reunin estn dados en la
institucin.

Preparativos: Este momento se sugiere

para darle ms agilidad a la reunin. Las
actividades a desarrollar incluyen la
definicin de una agenda de trabajo para la
reunin y el
montaje de archivos
requeridos durante la interaccin

Desarrollo: en este momento es cuando se

genera la interaccin de los asistentes a la
reunin. All podrn hacer uso de todas las
funcionalidades explicadas en la seccin de
pasos para usar el servicio.

Conclusin: Este momento est reservado

para generar compromisos futuros y
determinar prximas reuniones, en orden a
darle continuidad a la temtica o rea de
inters tratada durante la interaccin.

En esta seccin se ampliar informacin sobre el primer momento denominado

configuracin previa. Las actividades a ejecutar (deben ser gestionadas tanto ante
RENATA como en su institucin) son:

El proceso en RENATA:
1. De acuerdo al objetivo de la reunin determine los asistentes y sus roles. Por
ejemplo, si se trata de una persona que solo escuchar la reunin se recomienda que
tenga un rol de participante, pero si es alguien que va a mostrar avances en
determinado proceso, se debe asignar un rol de presentador.
2. Enve a los interesados el listado de requisitos previos para que sean chequeados con
el tcnico respectivo en cada institucin. Puede tomar una copia de este manual
para indicar los aspectos a verificar.
3. Enve un correo a comunicaciones@renata.edu.co indicando los siguientes datos:
Institucin organizadora:
Fecha de la reunin:
Hora:
Duracin:
Nmero de participantes en la reunin (mximo 65):
Nombre del Solicitante, correo electrnico y telfono o celular:
4. RENATA le enviar un correo electrnico al organizador de la conferencia con la
siguiente informacin: Instrucciones para ingresar a la Oficina Virtual, Hora y fecha
de la reunin, Usuarios y contraseas (segn sea el nmero de participantes).
5. Remita la informacin que considere deben conocer los participantes en la reunin
El proceso al interior de su institucin:
Este proceso no se detalla porque es dependiente de la dinmica en cada institucin. Sin
embargo la recomendacin es asesorarse con el departamento tcnico para que el uso del
servicio sea ms fcil y se cumplan los objetivos.

2.4 Recomendaciones especiales para garantizar el xito en el uso

del servicio

Para solicitar el servicio de Oficina Virtual (Adobe Connect Entreprise Server 6)

enve la solicitud mnimo con 2 das de anticipacin.
Indique a todos los participantes en la reunin que deben hacer pruebas previas al
da en que se realiza la interaccin, en orden a verificar que todos los requisitos de
audio, video, canal, puertos, se cumplen.
Si usted es anfitrin, haga la carga de documentos y presentaciones antes de que
comience la reunin para evitar que la dinmica se entorpezca y los participantes
decidan retirarse de la reunin.

2.5 Pasos para acceder y usar el servicio:

Antes de comenzar con este breve manual es importante conocer algunos trminos que
sern frecuentemente usados durante la interaccin con oficina virtual.
2.5.1 Terminologa bsica
A continuacin se enuncian los conceptos fundamentales:

Pod: Panel que contiene diversos tipos de medios, incluidos diapositivas, vdeo,
pizarras, aplicaciones compartidas, encuestas y mensajes para los asistentes de las
reuniones. Por ejemplo, el pod de asistentes permite observar un listado de aquellos
conectados a la reunin. El pod de encuesta faciltia la interaccin con los
participantes a travs de una pregunta y sus posibles respuestas. En la figura se
observa la apariencia visual de algunos pods:

Figura 3. Pods de listado de asistentes, chat y encuesta presentes en oficina virtual

Figura 4. Pods de notas y cmara/voz presentes en oficina virtual

Figura 5. Pods de compartir archivos, vnculos web y pizarra presentes en oficina virtual

Elementos de la oficina virtual: La interfaz de oficina virtual est compuesta por una
serie de elementos que vale la pena distinguir. A continuacin se enuncian y
presentan grficamente:

Figura 6. Elementos bsicos de oficina virtual

Roles en oficina virtual: un rol es un conjunto de comportamientos que se agrupan

bajo un nombre. Existen tres tipos de roles para participar en una reunin:


Figura 7. Roles en oficina virtual
Tal como sucede en una reunin presencial, hay roles bien definidos a travs de
responsabilidades particulares tal como se muestra a continuacin:

Figura 8. Responsabilidades del rol anfitrin

Figura 9. Responsabilidades del rol presentador

Figura 10. Responsabilidades del participante

As como las funciones de cada rol son diferentes, las interfaces entre uno y otro varan.
Por ejemplo, la apariencia de la interfaz para anfitrin luce as:

Figura 11. Interfaz para el rol anfitrin en oficina virtual

2.5.2 Manual de uso de oficina virtual

En oficina virtual (funcionalidad de reuniones) usted tiene las siguientes posibilidades:

Figura 12. Funcionalidades disponibles en el mdulo de reuniones de oficina virtual

El resto de la seccin est dedicado a extender el uso de cada funcionalidad enunciada en la

figura anterior, llevando el orden establecido por el protocolo de momentos de una
reunin presentado en secciones anteriores.
Para el momento denominado preparativos se recomiendan los siguientes pasos:
INICIO

Anfitrin: Definir agenda

Anfitrin y presentadores: Preparar

material que se usar en la reunin

Todos: Instalar prerrequisitos

Todos: ingresar a oficina virtual

Anfitrin: Modificar roles

Anfitrin: crear diseos o

modificar los existentes

Hubo problemas para el

ingreso a oficina virtual?

Si

Chequear pre-requisitos
Si

No

Anfitrin y presentadores: Subir material

a la plataforma 15 minutos antes de
comenzar la reunin

Todos: verificar sonido, video

individualmente

Todos: Hacer pruebas con los

dems participantes

FIN

Figura 13. Pasos a seguir para preparar una reunin en oficina virtual

Tal como se observa, en oficina virtual el proceso es muy similar al seguido cuando se va a
desarrollar una reunin presencial. Vale la pena destacar la forma de hacer algunas
operaciones puntuales en la plataforma de interaccin tales como:

Ingresar a la oficina virtual

Usted puede hacerlo como anfitrin o como invitado. A continuacin se muestran las dos
formas de acceso:

Figura 14. Ingreso como anfitrin a la oficina virtual

El ingreso como anfitrin debe hacerse con un nombre de usuario y clave entregados
previamente por personal de RENATA.

Figura 15. Ingreso como invitado a oficina virtual

En el ingreso como invitado, el participante solo indica su nombre y hacer clic en el botn
ingresar en la sala.
Con cualquiera de las dos opciones usted debe esperar un momento para que aparezca en
pantalla el aplicativo que le permitir establecer interaccin mediante oficina virtual.

Modificar roles: Esta operacin le permite al anfitrin de la reunin cambiar el nivel

de privilegios de los asistentes. El proceso a seguir es:

Figura 16. Modificar roles en oficina virtual

El anfitrin en el pod de lista de asistentes tiene la opcin de aumentar o disminuir
privilegios a los asistentes a travs del cono mostrado en la figura anterior.

Subir material a la plataforma: esta operacin normalmente es utilizada por

aquellos participantes que deben mostrar resultados. El proceso para subir archivos
se muestra a continuacin:

Figura 17. Paso 1 para subir archivos a oficina virtual

Como se muestra en la figura anterior usted debe estar ubicado en un pod denominado
compartir archivos, y hacer clic sobre el cono de cargar archivo, seleccionando la
ubicacin del material que desea compartir con los dems participantes.

Figura 18. Paso 2 para subir archivos a oficina virtual

Una vez seleccionado el archivo, la plataforma muestra el avance en la carta del archivo, y
le proporciona la posibilidad de cancelar la operacin. Una vez terminado el proceso todos
los asistentes pueden usar el archivo.

Nota: Esta funcionalidad no est activa para aquellos que tienen rol de participante.
Adems de las operaciones mencionadas existen otras que sern incluidas en una nueva
versin de este documento.
Pasando al tercer momento en la reunin, denominado Desarrollo se recomienda seguir
este derrotero:
INICIO

Anfitrin: Compartir agenda

Anfitrin: Dar la palabra a presentadores

Presentadores: Exponer material

previsto para la reunin

Anfitrin: moderar la discusin y

ofrecer alternativas de interaccin

No
Los asistentes desean activar
recursos adicionales?

Todos: Interactuar con

herramientas disponibles

Si
Anfitrin y presentadores:
Habilitar cmara web

Anfitrin: Disear y aplicar

encuesta

Anfitrin y presentadores:
Utilizar pizarra

FIN

Todos: Interactuar por chat

Figura 19. Proceso para desarrollar la reunin en oficina virtual

A continuacin se especifican los detalles de los pasos relevantes dentro del proceso
enunciado en la figura anterior:

Habilitar micrfono:

Figura 20. Habilitar micrfono en oficina virtual

En la parte inferior de la interfaz provista para oficina virtual haga clic en el cono hablar y
as mantendr presionado el micrfono, logrando que lo escuchen los dems asistentes a la
reunin.

Habilitar cmara: Mediante esta funcionalidad usted habilita su cmara para ser
visto por los asistentes a la reunin. Es importante tener en cuenta que esta opcin
solo est habilitada para anfitriones y presentadores. Siga las instrucciones:

Figura 21. Habilitar cmara en oficina virtual

Haciendo clic en el cono sealado con la flecha en la figura anterior usted lograr ser visto
por los asistentes, siempre y cuando el hardware del dispositivo est correctamente
configurado.

Usar la pizarra: Esta funcionalidad simula las posibilidades de una tablero o

papelgrafo cuando usted est en una reunin presencial. Usted podr dibujar,
escribir, sealar. A continuacin se muestra como luce la opcin en la herramienta:

Figura 22. Uso de la pizarra en oficina virtual

Dentro del pod de pizarra haga uso de las herramientas mostradas en la parte lateral
derecha de acuerdo a sus necesidades. La opcin funciona de igual manera que la conocida
aplicacin Paint de Windows.

Disear encuesta: Durante la reunin es posible que usted (como anfitrin) desee
recuperar la opinin de todos los asistentes sobre un tema determinado. Para esto
cuenta con la herramienta encuesta que luce tal como se indica a continuacin:

Figura 23. Diseo de encuestas en oficina virtual

Esta funcin se despliega en un pod individual y permite lanzar una pregunta indicando las
posibles respuestas, las cuales deben ir separadas por un enter o salto de lnea. Una vez
estructurada la pregunta, el anfitrin debe hacer clic en el botn Abrir enc. Para abrir la
encuesta a los asistentes. De igual forma debe hacer clic en el botn Cerrar enc.
Indicando que el tiempo de resolver el interrogante ha terminado.

Resolver encuesta: Mediante esta funcin los dems asistentes tendrn la

posibilidad de responder la pregunta generada por el anfitrin. En la interfaz de los
asistentes se despliega la siguiente ventana una vez el anfitrin activa la encuesta:

Figura 24. Interfaz para resolver encuestas en oficina virtual

Oficina virtual ofrece gran cantidad de posibilidades para el momento del desarrollo de la
reunin. Por ejemplo, es posible conformar subgrupos si se hace necesario tratar temas
diferentes. Esta y otras funcionalidades sern explicadas en una prxima versin de este
manual.
Durante el ltimo momento de la reunin denominado conclusin se recomienda seguir
estos pasos:

INICIO

Anfitrin: Sacar conclusiones y

anunciar finalizacin

Anfitrin: Asignar tareas

pendientes

Todos: Definir prxima reunin

si quedaron asuntos pendientes

Anfitrin: Terminar reunin

FIN

Figura 25. Proceso para concluir una reunin

Los primeros tres pasos pueden ser soportados en la oficina virtual usando herramientas
como el pod de notas, la pizarra, el chat, y dems herramientas de interaccin.
La finalizacin de reunin est a cargo del anfitrin y se realiza as:

Figura 26. Terminar una reunin en oficina virtual

El anfitrin debe hacer clic en el men Reunin y posteriormente en la opcin Finalizar
reunin, momento en el cual se despliega la ventana mostrada en la figura anterior.

2.6 Conclusiones frente al uso del servicio

En la siguiente tabla se resumen algunos aspectos considerados como ventajas y
desventajas frente al uso del servicio de oficina virtual. Se recomienda revisar este apartado
cada que en su institucin se piense en abordar una reunin por este medio, de manera que
queden claramente establecidos los propsitos y se puedan lograr todos los objetivos
planteados.
Ventajas

Desventajas

Disminucin en costos

Sensacin de aislamiento

Agilidad para realizacin de reuniones

Posibilidad de prdida de informacin

Mayor cobertura

Disminucin
interpersonales

de

relaciones

No hay barreras de distancia

Se evidencia que en casos donde es muy importante la interaccin para generar contactos
no se recomienda el uso de oficina virtual, mientas que para reuniones de seguimiento de
proyectos la herramienta cubrira todas las expectativas.

ANEXO 1. Formato de evaluacin servicios RENATA

Datos de solicitante del servicio

Nombre
Correo electrnico
Facultad-programa
Telfono
Evento evaluado

Datos sobre el servicio prestado por el tcnico

Nombre tcnico que atendi
Tiempo de respuesta ante
solicitud
Conocimiento para solucin
inquietudes
Soporte durante la realizacin
evento
Puntualidad en la realizacin
pruebas previas
Comentarios

la
de
del
de

Excelente
Regular (
Excelente
Regular (
Excelente
Regular (
Excelente
Regular (

(
)
(
)
(
)
(
)

) Bueno (
Malo (
) Bueno (
Malo (
) Bueno (
Malo (
) Bueno (
Malo (

)
)
)
)
)
)
)
)