PROCESO

TIPO

AO

ART

PLANEACION

ACUERDO

27

2006

NA

PLANEACION

CIRCULAR

1997

NA

PLANEACION

LEY

1341

2009

NA

PLANEACION

RESOLUCION

55

2001

NA

PLANEACION

RESOLUCION

1045

2001

NA

PLANEACIN

DECRETO

2609

2012

PRODUCCION

SENTENCIA

C-662

2000

NA

PRODUCCION

SENTENCIA

T-048

2007

NA

PRODUCCION

SENTENCIA

T-686

2007

NA

PRODUCCION

SENTENCIA

230

2007

NA

PRODUCCION

LEY

1266

2008

NA

PRODUCCION

LEY

43

1913

NA

PRODUCCION

LEY

960

2004

425

PRODUCCION

CODIGOS

CODIGO PENAL

ACTUAL

218

PRODUCCION

DECRETOS

2150

1995

23

PRODUCCION

DECRETOS

2150

1995

24

PRODUCCION

ACUERDO

AGN 060

2001

PRODUCCION

LEY

527

1999

NA

PRODUCCION

DECRETO

1747

2000

NA

PRODUCCION

DECRETOS

2150

1995

12

PRODUCCION

ACUERDO

AGN 060

2001

14

GESTION DE TRAMITE

ACUERDO

AGN 060

2001

GESTION Y TRAMITE

DECRETOS

2150

1995

11

GESTION Y TRAMITE

DECRETOS

2150

1995

32

GESTION Y TRAMITE

ACUERDO

AGN 060

2001

GESTION Y TRAMITE

ACUERDO

AGN 060

2001

GESTION Y TRAMITE

DECRETOS

2150

1995

25

GESTION Y TRAMITE

ACUERDO

60

2001

GESTION Y TRAMITE

ACUERDO

AGN 060

2001

12

GESTION Y TRAMITE

CONSTITUCIN
POLTICA

AGN 060

ACTUAL

20

GESTION Y TRAMITE

CONSTITUCIN
POLTICA

AGN 060

ACTUAL

74

GESTION Y TRAMITE

CONSTITUCIN
POLTICA

AGN 060

ACTUAL

23

GESTION Y TRAMITE

ACUERDO

AGN 56

2000

NA

GESTION Y TRAMITE

LEY

57

1985

NA

GESTION Y TRAMITE

SENTENCIA

T-424

1998

NA

ORGANIZACIN

ACUERDO

AGN 02-FDA

2004

NA

ORGANIZACIN

DECRETOS

4124

2004

11

ORGANIZACIN

RESOLUCION

1850

2002

10

ORGANIZACIN

ACUERDO

AGN 007

1994

18

ORGANIZACIN

ACUERDO

AGN 09

1995

ORGANIZACIN

ACUERDO

AGN 12

1995

NA

ORGANIZACIN

ACUERDO

AGN 09

1997

NA

ORGANIZACIN

ACUERDO

AGN 039

2002

NA

ORGANIZACIN

ACUERDO

AGN 042

2002

NA

ORGANIZACIN

ACUERDO

AGN 007

1994

NA

ORGANIZACIN

RESOLUCION

1995

1999

NA

ORGANIZACIN

CIRCULAR

AGN 04 AGN-DAFP

2003

NA

ORGANIZACIN

CIRCULAR

AGN 012 AGN-DAFP

2004

NA

TRANSFERENCIA

DECRETO

1515

2012

NA

DISPOSICION FINAL

CIRCULAR

AGN 01

2004

NA

PRESERVACION A LARGO
PLAZO

LEY

594

2000

46

PRESERVACION A LARGO
PLAZO

ACUERDO

AGN 060

2001

PRESERVACION A LARGO
PLAZO

CIRCULAR

AGN 001

2011

NA

ACUERDO

AGN 48

2000

NA

LEY

397

1997

12

ACUERDO

AGN 049

2000

VALORACION

ACUERDO

20

2002

NA

VALORACION

RESOLUCION

128

2010

NA

PRESERVACION A LARGO
PLAZO
PRESERVACION A LARGO
PLAZO
PRESERVACION A LARGO
PLAZO

DE QUE TRATA

COMENTARIO DE LA EMPRESA

GLOSARIO DE TERMINOS ARCHIVISTICOS

APLICA

GESTION DOCUMENTAL ELECTRONICA Y NUEVAS TECNOLOGIAS APLICADAS A

LA GESTION DOCUMENTAL
INFORMACION ELECTRONICA , TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y
COMUNICACIN TICS

APLICA
APLICA

SISTEMA DE ARCHIVOS UN

APLICA

REGLAMENTO DE ARCHIVOS UN

APLICA

CONCEPTO Y APLICACIN DEL PROCESO DE PLANEACION DOCUMENTAL

APLICA

VALOR JURIDICO DE LOS MENSAJES DE DATOS Y DERECHO A LA INFORMACION

APLICA

RECONSTRUCCION DE EXPEDIENTES PUBLICOS Y ACCESO A DOCUMENTOS DE

ARCHIVO

APLICA

VALOR LEGAL DE INFORMACION PUBLICADA POR ENTIDADES PUBLICAS EN

MEDIOS ELECTRONICOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS

APLICA

ARCHIVOS ELECTRONICOS, USOS EN PROCESO JUDICIAL Y DERECHO A LA

INTIMIDAD

APLICA

HABEAS DATA Y DERECHOS FUNDAMENTALES RELACIONADOS CON ARCHIVOS

APLICA

TIPO DE TINTA QUE SE DEBE USAR CUANDO SE REALIZAN DOCUMENTOS

OFICIALES.

APLICA

DOCUMENTO AUTNTICO.

APLICA

FALSEDAD MATERIAL DE EMPLEADO OFICIAL EN DOCUMENTO PBLICO

APLICA

FORMULARIO NICO.

APLICA

FORMULARIOS OFICIALES.

APLICA

FIRMAS RESPONSABLES: TODA ENTIDAD DEBE ESTABLECER EN LOS

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS LOS CARGOS DE LOS FUNCIONARIOS
AUTORIZADOS PARA FIRMAR LA DOCUMENTACIN CON DESTINO INTERNO Y
EXTERNO QUE GENERE LA INSTITUCIN. LAS UNIDADES DE
CORRESPONDENCIA VELARN POR EL ESTRICTO CUMPLIMIENTO DE ESTAS
DISPOSICIONES, RADICANDO SOLAMENTE LOS DOCUMENTOS QUE CUMPLAN
CON LO ESTABLECIDO.

APLICA

MENSAJES DE DATOS, DOCUMENTOS ELECTRONICOS Y FIRMAS DIGITALES

APLICA

MENSAJES DE DATOS, DOCUMENTOS ELECTRONICOS Y FIRMAS DIGITALES

APLICA

FIRMA MECNICA. LOS JEFES DE LAS ENTIDADES QUE INTEGRAN LA

ADMINISTRACIN PBLICA PODRN HACER USO, BAJO SU RESPONSABILIDAD,
DE LA FIRMA QUE PROCEDE DE ALGN MEDIO MECNICO, EN TRATNDOSE DE
FIRMAS MASIVAS. EN TAL CASO, PREVIAMENTE MEDIANTE ACTO
ADMINISTRATIVO DE CARCTER GENERAL, DEBER INFORMAR SOBRE EL
PARTICULAR Y SOBRE LAS CARACTERSTICAS DEL MEDIO MECNICO.

APLICA

IMAGEN CORPORATIVA:CON EL PROPSITO DE REFLEJAR UNA ADECUADA

IMAGEN CORPORATIVA, LAS ENTIDADES ESTABLECERN EN SUS MANUALES
DE PROCEDIMIENTOS, LA MANERA DE ELABORAR OFICIOS, CARTAS,
MEMORANDOS Y OTROS, TENIENDO EN CUENTA LAS NORMAS ICONTEC,
EXISTENTES PARA EL EFECTO. LA LEYENDA DE PIE DE PGINA DEBE
CONTENER, LA DIRECCIN, EL NMERO DEL CONMUTADOR, EL NMERO DE
FAX INSTITUCIONAL, LA DIRECCIN DE LA PGINA WEB Y LA DIRECCIN DEL
CORREO ELECTRNICO DE LA ENTIDAD.

APLICA

ENVO Y CONTROL DEL TRMITE DE LAS COMUNICACIONES, NUMERACIN DE

ACTOS ADMINISTRATIVOS.

APLICA

SUPRESION DE SELLOS. EN EL DESARROLLO DE LAS ACTUACIONES DE LA

ADMINISTRACIN PBLICA, INTERVENGAN O NO LOS PARTICULARES, QUEDA
PROHIBIDO EL USO DE SELLOS, CUALQUIERA SEA LA MODALIDAD O TCNICA
UTILIZADA, EN EL OTORGAMIENTO O TRMITE DE DOCUMENTOS, DISTINTOS DE
LOS TTULOS VALORES. LA FIRMA Y LA DENOMINACIN DEL CARGO SERN
INFORMACIN SUFICIENTE PARA LA EXPEDICIN DEL DOCUMENTO
RESPECTIVO. PROHBESE A LOS FUNCIONARIOS PBLICOS EL REGISTRO
NOTARIAL DE CUALQUIER SELLO ELABORADO PARA EL USO POR IA
ADMINISTRACIN PBLICA.

APLICA

VENTANILLAS UNICAS. PARA LA RECEPCIN DE DOCUMENTOS, SOLICITUDES Y

ATENDER REQUERIMIENTOS, LOS DESPACHOS PBLICOS DEBERN DISPONER
DE OFICINAS O VENTANILLAS NICAS EN DONDE SE REALICE LA TOTALIDAD DE
LA ACTUACIN ADMINISTRATIVA QUE IMPLIQUE LA PRESENCIA DEL
PETICIONARIO.

APLICA

PROCEDIMIENTOS PARA LA RADICACIN DE COMUNICACIONES OFICIALES

APLICA

CONTROL DE COMUNICACIONES OFICIALES: LAS UNIDADES DE

CORRESPONDENCIA, ELABORARN PLANILLAS, FORMATOS Y CONTROLES
MANUALES O AUTOMATIZADOS QUE PERMITAN CERTIFICAR LA RECEPCIN DE
LOS DOCUMENTOS, POR PARTE DE LOS FUNCIONARIOS COMPETENTES Y
DISPONDRN DE SERVICIOS DE ALERTA PARA EL SEGUIMIENTO A LOS TIEMPOS
DE RESPUESTA DE LAS COMUNICACIONES RECIBIDAS.

APLICA

UTILIZACION DEL CORREO PARA EL ENVIO DE INFORMACION. LAS ENTIDADES

DE LA ADMINISTRACIN PBLICA DEBERN FACILITAR LA RECEPCIN Y ENVO
DE DOCUMENTOS O SOLICITUDES Y SUS RESPECTIVAS RESPUESTAS POR
MEDIO DE CORREO CERTIFICADO. EN NINGN CASO SE PODRN INADMITIR
LAS SOLICITUDES O INFORMES ENVIADOS POR PERSONAS NATURALES O
JURDICAS QUE SE HAYAN RECEPCIONADO POR CORREO CERTIFICADO A
TRAVS DE LA ADMINISTRACIN POSTAL NACIONAL, SALVO QUE LOS CDIGOS
EXIJAN SU PRESENTACIN PERSONAL. PARA LOS EFECTOS DE VENCIMIENTO
DE TRMINOS, SE ENTENDER QUE EL PETICIONARIO PRESENT LA
SOLICITUD O DIO RESPUESTA AL REQUERIMIENTO DE LA ENTIDAD PBLICA EN
LA FECHA EN QUE LA EMPRESA DE CORREO CERTIFICADO EXPIDI CON FECHA
Y HORA, EL RESPECTIVO RECIBO DE ENVO. IGUALMENTE, LOS PETICIONARIOS
PODRN SOLICITAR EL ENVO POR CORREO DE SUS DOCUMENTOS O
INFORMACIN REQUERIDA A LA ENTIDAD PBLICA. PARAGRAFO. PARA
EFECTOS DEL PRESENTE ARTCULO, SE ENTENDER VLIDO EL ENVO POR
CORREO CERTIFICADO, SIEMPRE Y CUANDO LA DIRECCIN DEL DESPACHO
PBLICO EST CORRECTA Y CLARAMENTE DILIGENCIADA.

APLICA

CENTRALIZACIN DE LOS SERVICIOS DE DISTRIBUCIN DE LAS

COMUNICACIONES OFICIALES.

APLICA

COMUNICACIONES OFICIALES VA FAX

APLICA

SE GARANTIZA A TODA PERSONA LA LIBERTAD DE INFORMAR Y RECIBIR

INFORMACIN VERAZ E IMPARCIAL

APLICA

TODAS LAS PERSONAS TIENEN DERECHO A ACCEDER A LOS DOCUMENTOS

PBLICOS SALVO LOS CASOS QUE ESTABLEZCA LA LEY

APLICA

ACCESO A LA INFORMACIN

APLICA

REQUISITOS CONSULTA.

APLICA

ACCESO A DOCUMENTOS PUBLICOS

APLICA

ACCESO A LOS DOCUMENTOS PUBLICOS

APLICA

1. METODOLOGIA DE ORGANIZACIN FONDOS DOCUMENTALES ACUMULADOS

APLICA

NUEVAS TECNOLOGAS. LAS PERSONAS NATURALES O JURDICAS DE

DERECHO PRIVADO PODRN INCORPORAR TECNOLOGAS DE AVANZADA EN LA
ADMINISTRACIN Y CONSERVACIN DE LOS ARCHIVOS, EMPLEANDO
CUALQUIER MEDIO TCNICO, ELECTRNICO, INFORMTICO, PTICO O
TELEMTICO

APLICA

ORGANIZACIN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIN

APLICA

REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVOS

APLICA

REGLAMENTA LA PRESENTACIN DE LAS TRD

APLICA

CREACIN DEL COMIT DE ARCHIVO

APLICA

REGLAMENTA PROCEDIMIENTO PARA LA EVALUACIN DE TRD.

APLICA

POR EL CUAL SE REGULA EL PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIN Y

APLICACIN DE LAS TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL

APLICA

METODOLOGIA ORGANIZACIN ARCHIVOS DE OFICINA

APLICA

REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVOS.

APLICA

ARCHIVO DE HISTORIAS CLINICAS

APLICA

ARCHIVO DE HISTORIAS LABORALES

APLICA

ARCHIVO DE HISTORIAS LABORALES

APLICA

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES SECUNDARIAS

APLICA

INVENTARIO DE DOCUMENTOS A ELIMINAR.

APLICA

IMPLEMENACIN DE UN SISTEMA DE CONSERVACION EN EL CICLO VITAL DE

DOCUMENTOS

APLICA

CONSERVACIN DOCUMENTAL: LAS ENTIDADES SON RESPONSABLES POR LA

ADECUADA CONSERVACIN DE SU DOCUMENTACIN, PARA ELLO DEBEN
INCLUIR EN SUS PROGRAMAS DE GESTIN DOCUMENTAL Y EN SUS MANUALES
DE PROCEDIMIENTOS, PAUTAS QUE ASEGUREN LA INTEGRIDAD DE LOS
DOCUMENTOS DESDE EL MOMENTO DE SU PRODUCCIN.

APLICA

RECOMENDACIONES PARA PROTECCION DE ARCHIVOS DURANTE LA

EMERGENCIA INVERNAL

APLICA

INTERVENCION DE IMGENES GRAFICAS

APLICA

PATRIMONIO DOCUMENTAL

APLICA

CONDICIONES FISICAS DE EDIFICIOS DE ARCHIVO Y CONSERVACION DE

DOCUMENTOS

APLICA

APRUEBA LAS TABLAS DE RETENCION DOCUEMENTAL

APLICA

METODOLOGIA DE EVALUACION DE TRD, Y TVD

APLICA

REQUISITO
NINGUNO
NINGUNO
NINGUNO

ENTIDAD QUE LO GENERA

AGN
PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA DE
COLOMBIA
PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA DE
COLOMBIA

NINGUNO

UNAL

NINGUNO

UNAL

NINGUNO

PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA DE
COLOMBIA

NINGUNO

CORTE CONSTITUCIONAL

NINGUNO

CORTE CONSTITUCIONAL

NINGUNO

CORTE CONSTITUCIONAL

NINGUNO

CORTE SUPREMA

NINGUNO

PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA DE
COLOMBIA

NO UTILIZAR TINTA MOJADA O ESFEROS QUE PUEDAN

DISTORCIONAR LAS FIRMAS O LA INFORMACION

CONGRESO DE COLOMBIA

TENER CONOCIMIENTO DE QUIEN PRODUCE EL

DOCUMENTO

CONGRESO DE COLOMBIA

EL EMPLEADO QUE FALSIFIQUE UN DOCUMENTO QUE

CUSTODIA EL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION DE
DOCUMENTOS SERA SANCIONADO SEGN EL CASO Y SI ES
CONSIDERADO COMO PRUEBA RECAER SOBRE L UNA
ACCION LEGAL. ADEMAS AQUEL RESPONSABLE
ENCARGADO DE LOS DOCUMENTOS QUE SE RECIBEN DEBE
MANTENERLOS INTACTOS SIN SUPRIMIR NI AGREGAR
NINGUN TIPO DE INFORMACION A ELLOS

CONGRESO DE COLOMBIA

SE CREAN FORMATOS UNICOS Y NO SE RECIBE EN

TAQUILLA NINGUN TIPO DE FORMATO DIFERENTE A LOS
ESTIPULADOS POR EL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION
DE DOCUMENTOS

PRESIDENTE DE LA REPUBLICA DE
COLOMBIA

NINGUNO

PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA DE
COLOMBIA

NINGUNO

AGN

NINGUNO

PRESIDENTE DE LA REPUBLICA DE
COLOMBIA

NINGUNO

PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA DE
COLOMBIA

LOS USUARIOS DEL PROCESO DE TRAMITE POR

WORKFLOW SON RESPONSABLES POR LOS DOCUMENTOS
QUE CONTENGAN SUS FIRMAS MECANICAS

PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA DE
COLOMBIA

NINGUNO

AGN

CORRESPONDE A REQUISITO ANTES ENUNCIADO

AGN

NO SE UTILIZARAN SELLOS EN LA RECEPCION DE LOS

DOCUMENTOS, SOLO EL SELLO WORKFLOW QUE ES
NECESARIO PARA EL PROCESO

PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA DE
COLOMBIA

SOLO SE RECIBIRA DOCUMENTACION EN LAS TAQUILLAS

EXTERNAS O INTERNAS. CON LA EXCEPCION DE LAS
DILIGENCIAS QUE PODRAN RECIBIRSE EN EL PUESTO DE
CADA SECRETARIA

PRESIDENTE DE LA REPUBLICA DE
COLOMBIA

EN CUANTO A LA RADICACION: NO HABR NMEROS

REPETIDOS, ENMENDADOS, CORREGIDOS O TACHADOS Y
LA NUMERACIN SER ASIGNADA EN ESTRICTO ORDEN DE
RECEPCIN DE LOS DOCUMENTOS

AGN

TODO DOCUMENTO QUE SE RECIBA EN LAS TAQUILLAS

DEBE INGRESARSE AL SISTEMA DE INFORMACION QUE SE
UTLICE EN EL MOMENTO

AGN

NINGUNO

PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA DE
COLOMBIA

CORRESPONDE AL REQUISITO DE RECEPCION DONDE SE

DEBE CUMPLIR EXACTAMENTE EL ARTICULO 3 DEL
ACUERDO 060 DE 2001

AGN

NINGUNO

AGN

SE CUMPLEN LAS CARACTERISTICAS DE LOS DOCUMENTOS

ENUNCIADAS EN LA NTC ISO 15489

ASAMBLEA NACIONAL CONSTITUYENTE

LOS DUEOS DE LA INFORMACION TIENEN ACCESO A ELLA

ASAMBLEA NACIONAL CONSTITUYENTE

CORRESPONDE A REQUISITO ANTES ENUNCIADO

ASAMBLEA NACIONAL CONSTITUYENTE

NINGUNO

AGN
PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA DE
COLOMBIA
CORTE CONSTITUCIONAL
AGN

SE INCORPORAN CONSTANTEMENTE NUEVAS

TECNOLOGIAS O SE INVESTIGA ACERCA DE ELLAS

PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA DE
COLOMBIA

LOS ARCHIVOS DE GESTION DEBEN ESTAR ORGANIZADOS

DE ACUERDO A LA TRD

MINISTERIO DE SALUD

EXISTE UN COMIT EVALUADOR DE ARCHIVOS EN EL

DEPARTAMENTO. CORRESPONDE A UN REQUISITO
ANTERIOR A ESTE.

AGN

SE PRESENTARA LA TABLA DE RETENCION AL COMIT DE

ARCHIVO

AGN

EXISTE UN COMIT DE ARCHIVO DONDE SE DEFINAN

POLTICAS, PROGRAMAS DE TRABAJO Y SE TOMEN
DECISIONES EN LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y
TCNICOS. SE CORRESPONDE CON REQUISITO ANTES
ENUNCIADO

AGN

SE DEBERA SEGUIR EL PROCEDIMIENTO PARA LA

EVALUACIN DE LAS TABLAS DE RETENCIN
DOCUMENTAL:1.- EL ENCARGADO DE ADMINISTRACIN DE
DOCUMENTOS Y EL JEFE DE DEPARTAMENTO
PRESENTARN LAS TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL
AL COMIT DE ARCHIVO; 2.- EL COMIT, SI ES EL CASO
GENERARA UN DOCUMENTO, SOLICITANDO LOS CAMBIOS Y
AJUSTES ACORDADOS PARA SU POSTERIOR
PRESENTACIN EN UN PERODO ESTIPULADO. UNA VEZ
PRESENTADOS LOS CAMBIOS Y AJUSTES, EL COMIT
REVISAR QUE LOS MISMOS SE HAYAN REALIZADO.; 3.- EL
COMIT EVALUADOR DE DOCUMENTOS, DISPONDR DE UN
TRMINO MXIMO DE 30 DAS HBILES, PARA IMPROBAR O
APROBAR LAS TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL.

AGN

SE REALIZARAN LAS TRD DE ACUERDO A LAS ETAPAS

ENUNCIADAS EN ESTE ACUERDO. PRIMERA ETAPA.
INVESTIGACIN PRELIMINAR SOBRE LA INSTITUCIN Y
FUENTES DOCUMENTALES; SEGUNDA ETAPA. ANLISIS E
INTERPRETACIN DE LA INFORMACIN RECOLECTADA;
TERCERA ETAPA. ELABORACIN Y PRESENTACIN DE LA
TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL PARA SU APROBACIN;
CUARTA ETAPA. APLICACIN; QUINTA ETAPA. SEGUIMIENTO Y
ACTUALIZACIN DE LAS TABLAS DE RETENCIN
DOCUMENTAL.

AGN

REALIZACION DE INVENTARIO DOCUMENTAL

PERIODICAMENTE

AGN

NINGUNO

AGN

NINGUNO

PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA DE
COLOMBIA

NINGUNO

PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA DE
COLOMBIA

NINGUNO

AGN

NINGUNO

AGN

CORRESPONDE A REQUISITO ANTES ENUNCIADO

AGN

SE REALIZA EVALUACION PERIODICA DE ELEMENTOS DE

CONSERVACION EN EL CICLO DE VIDA DE LOS
DOCUMENTOS

EL CONGRESO DE COLOMBIA

NINGUNO

AGN

NINGUNO

AGN

NINGUNO

AGN

NINGUNO

AGN

NINGUNO

AGN

NINGUNO

AGN

NINGUNO

AGN

NORMOGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL UNIVERSID

CUMENTAL UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA