Manual Alfresco CSIRC v1.0

Manual de Usuario de
Alfresco
1
Manual para usuarios finales de Alfresco como Gestor Documental (CSIRC)
Versin del documento: 1.0

Noviembre 2010
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Centro de Servicios de Informtica y Redes de Comunicaciones * Edificio Mecenas * Campus Fuentenueva * 18071 Granada* Telf. 958 241010* Fax 958 244221* http://csirc.ugr.es
NDICE
1.- Introduccin
2.- Estructura del repositorio.
3.- Interfaz de usuario. Cliente web de Alfresco..

3.1 Barra de herramientas..
3.2 Panel lateral..
3.3 rea de trabajo.
4.- Trabajando con Alfresco
4.1 Vista Detalles
4.2 Creacin y borrado de espacios y contenidos..
4.3 Otras acciones sobre espacios y contenidos.
4.4 Usuarios y Grupos
4.5 Categoras.
4.6 Bsquedas
4.7 Reglas de contenido y acciones
4.8 Flujos de Trabajo (Workflows)....
4.9 Mi Alfresco..
5.- Otras formas de trabajar con Alfresco..
5.1 WebDAV.
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1.- Introduccin
Un gestor documental o gestor de contenidos, es una herramienta que permite la gestin
de grandes cantidades de informacin almacenadas en forma de documentos.
La combinacin de este tipo de bibliotecas de documentos con ndices almacenados en
una base de datos permite el acceso rpido mediante diversos mtodos, a la informacin
contenida en los documentos que generalmente se encuentran comprimidos y que,
adems de texto, pueden contener cualquier otro tipo de documentos multimedia
(imgenes, vdeos...).
Un gestor documental permite compartir la informacin contenida en los documentos
que son creados, editados y borrados por sus usuarios. Por tanto, debe proveer de
mecanismos que posibiliten esta colaboracin y todo lo que ello conlleva: organizacin
del repositorio de documentos, gestin de los usuarios y sus permisos para el acceso a los
documentos y para la modificacin de estos, control de versiones de documentos,
bsquedas sobre los documentos, etc.
Adems de estas caractersticas bsicas, puede ofrecer otras como notificaciones a los
usuarios, reglas de publicacin de documentos, mecanismos avanzados de creacin de
documentos a partir de plantillas, etc.
Alfresco es un gestor documental muy completo, creado por expertos en el rea de la
gestin documental y que presenta todas las caractersticas citadas. En este documento
se presenta el modo de funcionamiento de Alfresco para usuarios finales.
2.- Estructura del repositorio

El repositorio (almacn de documentos y archivos) se construye a partir de los conceptos
bsicos de contenido y espacio, que se repiten a lo largo de este documento.
- Contenido: es cualquier archivo almacenado en Alfresco. Puede ser un documento o
un archivo de cualquier extensin, como por ejemplo PDF, HTML, jpg, zip, doc, etc. Los
contenidos estn formados por dos elementos principales: el archivo en s mismo y sus
propiedades (informacin acerca del contenido). Por defecto, los contenidos tienen las
propiedades de ttulo, descripcin y autor, junto con informacin para auditora como
quin lo cre y cuando fue creado.
- Espacio: es equivalente al concepto de directorio o carpeta, pero con propiedades
adicionales como reglas de contenido y de seguridad. Puede contener otros espacios y
contenidos.
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El repositorio se estructura en forma de rbol a partir del Espacio Raz, del que cuelgan
todos los espacios y contenidos que se crean:
3.- Interfaz de usuario. Cliente web de Alfresco

Para acceder al cliente web de Alfresco desde cualquier navegador:
http://documenta.ugr.es
Inicialmente al cargar la pgina de Alfresco, se accede a la pgina para usuarios invitados,
es decir, los usuarios que no se han identificado en el sistema y que por tanto no pueden
realizar ninguna accin, excepto consultar los documentos pblicos entrando en Espacio
Personal:
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Para conectar como usuario registrado, hay que pinchar en

para acceder a
la pgina de conexin que muestra el siguiente formulario para introducir el nombre de
usuario y la contrasea:
Nuestro nombre de usuario es nuestro correo electrnico de la Universidad y la

contrasea , la misma que la del correo.
La interfaz de usuario se divide en tres zonas que se detallan a continuacin.
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3.1 Barra de herramientas
Se encuentra en la parte superior de la pgina, y presenta los elementos que se describen

en la siguiente tabla:
Acceso a una pgina de informacin sobre Alfresco, las
tecnologas que emplea y sus autores.
Acceso a las opciones de usuario: cambio de los datos personales,
la contrasea y el espacio de inicio (a elegir de entre los mostrados
en la barra de arriba).
Esconde o muestra el Panel Lateral.
Acceso a la ayuda online de Alfresco.
Permite realizar una bsqueda rpida sobre los contenidos y
espacios del repositorio, as como acceder a la pgina de bsqueda
avanzada.
La barra
contiene enlaces para el acceso
directo a los espacios interesantes para el usuario: el espacio raz de Alfresco , el espacio
Personal, el Espacio de Invitado y Mi Alfresco (panel personalizado por los usuarios para
realizar las tareas ms comunes).
3.2 Panel lateral

Se encuentra en la parte izquierda, bajo la barra de
herramientas y puede ocultarse segn las necesidades del
usuario. Se divide en 3 partes:
- El Portapapeles, donde se muestran los elementos (espacios o contenido) copiados o
cortados.
- Los Espacios recientes, con accesos directos a los espacios visitados recientemente.
- Los Accesos directos creados por el usuario, para facilitar su tarea.
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3.3 rea de trabajo

En ella se desarrollan todas las tareas posibles en Alfresco, y su contenido depende de la
tarea que se est llevando a cabo, ya sea relacionada con la gestin de espacios y
contenidos, gestin de usuarios del espacio, etc.
En la parte superior del rea de trabajo hay una barra de navegacin que muestra
siempre el camino del espacio en el que nos encontramos (espacio actual), permitiendo
el acceso directo a cualquier espacio que se encuentre en el camino desde el espacio raz
al espacio actual. Si estamos navegando por los espacios, el rea de trabajo se divide en
tres partes. Arriba, bajo la barra de navegacin, se muestra en grande el nombre del
espacio actual junto con su icono, y a su derecha todas las acciones posibles sobre el
espacio. Dependiendo de los permisos del usuario se podr aadir y crear contenidos y
espacios, borrar, copiar y pegar espacios completos, etc.
El uso del botn Volver a la pgina anterior del Navegador Web puede provocar
errores en el camino al espacio actual. Por lo tanto, se recomienda el uso de la barra de
navegacin y del acceso a espacios recientes del Panel lateral para volver al espacio
anteriormente visitado.
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Debajo de esta barra de navegacin, en Examinar espacios se pueden ver los espacios
contenidos en el espacio actual representados por su nombre y un icono. Si se pincha
sobre el nombre o el icono se accede a ese espacio, que pasa a ser el espacio actual.
Junto a cada espacio aparecen distintos iconos que representan las acciones posibles
sobre el espacio (Cortar, Copiar, Eliminar, Ver detalles,etc.).
En Elementos de contenido se muestran los contenidos del espacio actual de igual forma
que los espacios en Examinar espacios, pinchando sobre el icono o el nombre, y
dependiendo del tipo de archivo que sea, se visualiza o se descarga el archivo
seleccionado.
4.- Trabajando con Alfresco

4.1 Vista Detalles
Tanto los espacios como los contenidos tienen disponible la accin Ver Detalles,
representada con el icono
,que permite ver toda la informacin referente al
elemento seleccionado:
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En el centro de la pantalla podemos ver todas las propiedades del espacio o contenido,
algunas de las cuales (como nombre, ttulo o descripcin) se podrn modificar mediante
.
En la parte de la derecha se encuentra el panel de Acciones, que presenta todas las
acciones que puede realizar el usuario sobre el elemento, y que dependen directamente
de los permisos que tenga.
4.2 Creacin y borrado de espacios y contenidos

CREACIN DE ESPACIOS
Para crear un espacio, slo hay que situarse en el espacio donde queramos crearlo y
seleccionar Crear> Crear espacio:
Despus Hay que introducir un Nombre para el espacio, el Ttulo y la Descripcin (estos
dos son opcionales), tambin se puede seleccionar el icono que presentar el espacio
creado en el navegador.
Tambin es posible crear un espacio a partir de uno existente o de un modelo .Para
realizar esta accin hay que seleccionar
, seleccionar la opcin
deseada y seguir los pasos que se presentan.
CREACIN DE CONTENIDOS
En cuanto a los contenidos, tenemos la posibilidad de aadir contenido (desde un
archivo externo) o bien de crear un contenido directamente con la interfaz de Alfresco
con formato texto plano, HTML o XML.
Aadir Contenido:
Para aadir contenido, es decir, guardar en el sistema cualquier tipo de archivo, hay que
pinchar en
y seguir los pasos que se presentan en el asistente. Primero,
hay que seleccionar el archivo y enviarlo. Una vez enviado se permite cambiar el nombre
del archivo y el tipo de contenido (si es un tipo de archivo conocido se establecer
automticamente).
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Al pinchar en Aceptar, el archivo se guardar en el espacio, aunque en un ltimo paso

podremos modificar de nuevo el nombre y el tipo de contenido, as como introducir sus
propiedades opcionales: Ttulo, Descripcin y Autor.
Crear Contenido:
Alfresco permite crear archivos de texto plano, HTML y XML desde la interfaz de usuario,
a travs de unos editores de texto integrados. Para crear un archivo en el espacio actual
hay que seleccionar Crear>Crear contenido:
Se inicia entonces el asistente de creacin de contenido que consta de 3 sencillos pasos.

En el primero hay que introducir el nombre del archivo a crear y seleccionar el tipo de
contenido entre texto HTML , Texto Plano (plain text), o XML. En el siguiente paso se
muestra el editor dependiendo del tipo de archivo seleccionado para que se escriba el
contenido del archivo y por ltimo, al pinchar en Finalizar se crea el documento y se
accede a la pgina donde se pueden modificar los datos referentes al archivo, tanto el
Nombre y el Tipo antes seleccionados, como las propiedades no obligatorias del archivo
(Ttulo, Descripcin, Autor) y marcar o no la opcin de poder editarlo en lnea (es decir de
la misma forma en que se ha creado).
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BORRADO DE ESPACIOS
Cuando se borra un espacio
, el sistema da a elegir entre 4 opciones:
- Borrar el espacio y todo su contenido (incluyendo las reglas de contenido).

- Borrar los documentos.
- Borrar los subespacios.
- Borrar los documentos y los subespacios.
Al aceptar la operacin, los elementos elegidos se trasladarn a la papelera. El acceso a la
papelera se encuentra dentro del men Opciones de usuario :
Dentro de la pantalla de Opciones de usuario abajo del todo encontramos :

La pantalla Administrar elementos eliminados muestra los elementos borrados de todo
los espacios de Alfresco, pero presenta distinta funcionalidad si el usuario es el
Administrador. El Administrador puede ver los elementos borrados por cualquier usuario
y recuperarlos o eliminarlos definitivamente del sistema. El resto de usuarios slo puede
ver los que l mismo ha borrado:
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Como se observa, se puede hacer una bsqueda por nombre o por contenido sobre los
elementos eliminados o mostrar todos directamente. Se pueden restringir los resultados
de la bsqueda con los filtros disponibles sobre la fecha de borrado de los archivos ( hoy,
desde hace 7 das o desde hace 30 das).
En la lista de elementos eliminados se muestra la ubicacin original de los archivos y la
fecha de borrado. Los elementos de la lista se pueden eliminar definitivamente mediante
o ser recuperados con
. Esta ltima operacin solicita la confirmacin del
usuario, y ofrece la posibilidad de elegir el espacio donde ubicar el elemento recuperado.
Si no se indica ninguna ubicacin, se intentar recuperar en su ubicacin original (de la
que fue eliminado). El xito de esta operacin depende de los permisos del usuario en la
ubicacin seleccionada y de que el espacio siga existiendo (en el caso de recuperarlo en
su ubicacin original).
BORRADO DE CONTENIDOS
Cuando se quiere borrar un contenido , el sistema pide la confirmacin y si se acepta la
operacin de borrado , el documento va a parar a la papelera, de donde se podr
recuperar posteriormente en caso de que el usuario se arrepienta, de la misma forma
que hemos visto con los espacios.
4.3 Otras acciones sobre espacios y contenidos

CORTAR Y COPIAR
Tanto los espacios como los contenidos se pueden cortar
y copiar
si el
usuario tiene permisos suficientes. Estas acciones, si se realizan sobre un espacio,
arrastran todo lo que cuelgue de l. Luego en el men Ms acciones, encontramos Pegar
todo:
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ACCESOS DIRECTOS A ESPACIOS Y CONTENIDOS

Para crear un acceso directo a un espacio o contenido para que aparezca en el bloque de
Accesos directos del Panel Lateral, hay que acceder a su Vista Detalles y seleccionar la
accin correspondiente en el panel de acciones:
crea inmediatamente en el Panel lateral:
El acceso directo se
VERSIONES DE CONTENIDOS
Alfresco permite el control de versiones y almacena las distintas versiones de un archivo
que se han ido creando. Las versiones anteriores del documento se pueden consultar y
descargar en la Vista Detalles del archivo, dentro del bloque Historial de Versiones. Cada
versin aparece junto con la informacin sobre el usuario que la cre, la nota de la
versin y su fecha.
Inicialmente, cuando se crea un archivo, el control de versiones est deshabilitado. Para

activarlo, hay que acceder a sus detalles, y en el bloque Historial de Versiones pinchar en
Permitir versiones. En ese momento se crear la versin 1.0 del archivo que se
corresponde con el archivo actual y se mostrar en el Historial.
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EDICIN Y ACTUALIZACIN DE CONTENIDOS

La accin de Editar se encuentra junto al icono de cada documento y tambin en la Vista
detalles junto con la accin Actualizar. Alfresco permite la edicin en lnea de archivos de
texto plano , HTML y XML.
Editar un documento en lnea simplemente muestra el contenido del archivo en el editor,
para que el usuario lo modifique y guarde los cambios realizados, de igual forma que
cuando se crea contenido.
Tambin aparece la opcin de editar Offline, es decir, en el programa en que fue creado
el documento y no en el editor de Alfresco. (Por ejemplo un documento de Word)
Actualizar un contenido es mandar un nuevo documento a Alfresco para que sustituya al
actual. Si el archivo tiene habilitado el control de versiones, el archivo actual se guardar
como una versin anterior, y el nuevo pasar a ser el actual. Realizar esto es tan sencillo
como pinchar en Actualizar , elegir el archivo, enviarlo y aceptar la operacin (igual que
cuando se aade contenido).
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BLOQUEO Y DESBLOQUEO DE CONTENIDO

Para la colaboracin de los usuarios a la hora de modificar archivos, Alfresco proporciona
un mecanismo para evitar que varios usuarios puedan modificar el mismo archivo al
mismo tiempo. Este mecanismo se basa en bloquear el archivo cuando se va a modificar,
permaneciendo en ese estado hasta que el usuario guarde los cambios. Los otros
usuarios con permisos, podrn visualizar el documento pero no modificarlo. El modo de
funcionamiento sera el siguiente:
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1. Se bloquea el archivo y se crea una copia de trabajo en el espacio que indique. El

archivo original es bloqueado para que no pueda ser modificado por ningn otro usuario.
Esto se hace con la opcin
del men Acciones , o bien
directamente pinchando en Editar (tanto offline, como online) . A esta operacin de
bloqueo tambin se le conoce como hacer Check-out, o Desproteger.
2. Se trabaja sobre la copia (editando en lnea o bajando el fichero y actualizando).
3. Se desbloquea la copia de trabajo. Esto conlleva que la copia con los cambios sustituye
al archivo original y es eliminada. A esta operacin tambin se le llama hacer Check-in o
Proteger.
Esto es lo que veremos cuando un archivo est bloqueado y se crea una copia de trabajo:
Si se cancela la desproteccin: , se eliminar la copia de trabajo y el bloqueo sobre el

original, como si no se hubiese desprotegido y sin que haya ningn cambio.
El archivo original aparece con el icono
, que significa que ha sido bloqueado por el
usuario. Si hubiera sido bloqueado por otro, aparecera el mismo icono pero sin la llave.
El icono
, sirve para subir la copia de trabajo ya modificada, y con , desbloqueamos
y actualizamos nuestro fichero original desde la copia de trabajo. Si tenemos activado el
Control de versiones, el sistema nos preguntar entonces si el cambio ha sido o no
importante para poner un nmero de versin apropiado. Tambin podemos introducir
notas sobre la versin:
NOTA: Todos estos iconos tambin estn disponibles en el men Acciones de la Vista
Detalles.
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FOROS DE DISCUSIN
Se pueden definir espacios de foros que contengan los foros desde la opcin de crear
espacio Desde cero del Asistente avanzado de espacios.
Los foros tambin se pueden asociar a espacios y a contenidos usando la accin Abrir
un foro de la Vista detalles, o desde las acciones directas sobre espacios y contenidos:
Un ejemplo de foro:
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Los foros se mueven con el objeto y adems se permiten realizar bsquedas sobre foros y
mensajes del foro.
APLICAR PLANTILLAS A ESPACIOS Y CONTENIDOS
Una plantilla es un documento que puede ser aplicado a uno o varios objetos (por
ejemplo documentos) para producir otro documento. Las plantillas se escriben en un
lenguaje especfico cuyo modelo de datos consiste en los objetos que estn disponibles
para la plantilla, y que generalmente se reducirn al espacio actual (o el seleccionado), el
documento seleccionado y el usuario actual.
La administracin de plantillas es tarea del administrador, pero como usuarios, podemos
hacer uso de las mismas:
Para aplicar una plantilla Modelo de contenido a un espacio o documento hay que
seleccionar la accin de Previsualizar , que da paso a una pgina que permite elegir la
plantilla a aplicar sobre el elemento seleccionado:
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La plantilla elegida se aplica automticamente mostrando en pantalla los resultados.

Adems la opcin elegida se almacena temporalmente (hasta que el usuario se
desconecte), y se aplica cada vez que se elige la accin Previsualizar del mismo
elemento.
Resultado de seleccionar la plantilla general_example.tfl:
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Tambin se puede escoger un Modelo de contenido para que se aplique siempre que se
acceda a la Vista detalles de un elemento. En el bloque Vista personalizada hay que
pinchar en Aplicar modelo o
para poder seleccionar la plantilla a aplicar.
La plantilla elegida se aplica al elemento siempre que se consultan sus detalles y sea cual
sea el usuario. Si se quiere quitar la plantilla hay que pinchar en (eliminar). Si se trata
de un espacio, la Vista personaliza se muestra tambin al consultar su contenido,
entonces veremos la Vista Personalizada justo encima de sus espacios y sus contenidos.
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SINDICACIN RSS
Puede elegirse la notificacin mediante sindicacin RSS sobre eventos que ocurran en un
espacio. Para ello hay que aplicar la plantilla de importacin RSS en Vista detalles, y
luego se copia (pulsando con el botn derecho) el enlace de alimentacin RSS para usarlo
en cualquier lector RSS:
4.4 Usuarios y Grupos

ROLES
Lector
Editor
Contribuyente
Colaborador
Coordinador
La gestin de usuarios y grupos de usuarios son tareas restringidas al Administrador, por

lo que en este apartado hablaremos solamente de los roles de los usuarios y que es lo
que el usuario puede hacer segn su rol.
Un rol es el papel que juega un usuario en un determinado espacio, es decir, los
privilegios que posee para realizar acciones dentro de ese espacio. Inicialmente Alfresco
presenta 5 roles que se muestran en la siguiente tabla:
ROL
x
x
x
Ve todos los espacios y contenidos
Edita y Actualiza contenido
Aade nuevo contenido
Edita propiedades
Invita a otros
Tomar posesin
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Un usuario puede tener varios roles en un espacio determinado, aunque como vemos en
la tabla, el rol Coordinador permite todas las acciones posibles, y por tanto, engloba a los
dems roles. El rol que juega un usuario en un determinado espacio se propaga a los
espacios que cuelgan de l, a no ser que se indique lo contrario en la gestin de usuarios
de los espacios descendientes.
El control de los usuarios y roles sobre un determinado espacio slo pueden hacerlo el
usuario Administrador, el dueo del espacio o un usuario que tenga el rol de Coordinador
en dicho espacio.
Esto se lleva a cabo desde Gestionar Usuarios del Espacio, opcin disponible en el men
Ms acciones o desde la Vista de detalles de un espacio (ver apartado 4.1):
En la siguiente captura se puede observar la pantalla de gestin de usuarios del espacio

Documentos:
Como vemos, los roles se asignan de igual forma a usuarios y a grupos. En este ejemplo,
el grupo CSIRC tiene el rol de Colaborador, y el usuario jefeuf2 el de Lector. El dueo del
espacio es el usuario jefeuf1.
Desde esta pantalla podemos Eliminar:
y/o Modificar:
un rol, e Invitar:
.En Invitar se puede asignar uno o varios roles a uno o varios usuarios/grupos.
La asignacin se hace en 2 pasos, primero se elige el/los usuario(s)/grupo(s) y despus el
rol que se quiere asignar.
Seguidamente hay que Aadir a la lista. Este proceso se puede repetir, para que de una
vez se pueda asignar todos los roles que queramos sobre el espacio. Tambin se pueden
borrar roles asignados a la lista. Una vez confeccionada la lista de usuarios/grupos con
sus roles, para que los cambios tengan efecto hay que pasa al siguiente paso del
asistente. En este ltimo paso se da la posibilidad de notificar a los usuarios a travs del
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correo electrnico que su rol sobre el espacio ha sido cambiado. Pinchando en el botn
Finalizar se guardan los cambios y se sale del asistente.
El proceso de cambiar roles es similar pero ms sencillo, ya que en este caso slo hay que
modificar la lista de roles asignados al grupo/usuario elegido, y el cambio se lleva a cabo
en un solo paso.
ROLES SOBRE CONTENIDOS
Los roles, por defecto, se propagan de un espacio a los contenidos de este, aunque es
posible asignar roles individualmente a cada contenido. Por tanto, lo explicado
anteriormente sobre gestin de usuarios de un espacio es aplicable tambin a los
contenidos. La opcin Gestionar usuarios del contenido est disponible nicamente en la
Vista detalles del contenido si el usuario tiene privilegios suficientes.
PROPIETARIO DE UN ESPACIO
Ser el propietario de un espacio se traduce en que el usuario tiene todos los permisos
sobre ste. Para que el usuario propietario de un espacio pierda los permisos sobre su
espacio, otro usuario Coordinador (o el Administrador) debe tomar posesin de dicho
espacio y cambiarle los permisos. Esto se hace desde el panel de acciones de la Vista
Detalles del espacio o el contenido pinchando en
.
ENVIAR E-MAIL A LOS USUARIOS DE UN ESPACIO
Desde la Vista detalles de un espacio es posible enviar un email a todos sus usuarios. Esto
puede ser til para informarles de algn cambio importante en la estructura o los
contenidos del espacio.
Para enviar un email hay que pinchar en
en el panel
de Acciones de la vista detalles de un espacio. Entonces se muestra la siguiente pgina:
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Se muestra una lista con todos los usuarios y grupos de usuarios del espacio, para poder
modificar en el momento la lista de destinatarios. Los grupos de usuarios se pueden
seleccionar/deseleccionar como un todo, o pueden expandirse para elegir usuario por
usuario. Debajo de la lista de usuarios hay que confeccionar el email, indicando el tema
(obligatorio) y el contenido del mensaje.
Si se desea se puede hacer uso de una plantilla de email existente en Alfresco para
mandar un correo personalizado a los usuarios. Para hacer esto, hay que elegir la plantilla
de entre las disponibles y pinchar en Insertar Plantilla, al hacer esto, el contenido del
mensaje se completa automticamente. Por ltimo, para enviar el correo hay que
pinchar en Aceptar, para que el email sea enviado.
CAMBIAR DATOS DE USUARIO Y LA CONTRASEA

Cada usuario puede modificar sus datos personales y su contrasea. Esto se hace
accediendo a las Opciones del usuario en la barra de herramientas:
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En esta pantalla el usuario puede:

- Cambiar su contrasea:
- Editar sus datos personales (nombre, apellidos y direccin de correo electrnico):
- Seleccionar su espacio de inicio que ser el espacio donde se situar al conectarse al
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sistema.
Y como hemos visto anteriormente, tambin tenemos la opcin de Administrar los
elementos borrados.
MUY IMPORTANTE: Debido al sistema de autenticacin utilizado, Alfresco no recoge
automticamente la siguiente informacin: Apellidos y Direccin de correo
electrnico. Es necesario que cada usuario aada dicha informacin, utilizando la opcin
de Editar los datos personales:
4.5 Categoras
La Administracin de categoras (creacin, edicin, borrado) es tarea exclusiva del
administrador.
Las categoras sirven para realizar una clasificacin de los elementos (espacios o
contenidos) aparte de la propia que se establece por la organizacin del repositorio con
el rbol de espacios. Esto permitir hacer bsquedas ms restrictivas y con mejores
resultados. Los elementos, se pueden asignar a una o varias categoras. Las categoras se
definen segn las necesidades del sistema.
Si algn usuario o grupo de usuarios necesita para clasificar sus documentos una
categora que no existe an en Alfresco, tendra que hacer una solicitud al Administrador.
Dicha solicitud se estudiara para aceptarla o no, dependiendo de la naturaleza de la
categora solicitada.
Como ocurra con las versiones de documentos, para que un elemento acepte la
categorizacin hay que indicarlo expresamente en su Vista Detalles (en el bloque
Categora hay que pinchar en Permitir categorizacin).
Una vez hecho esto y desde este mismo bloque, se podrn asignar categoras al elemento
pinchando en
(modificar categoras). Para cada una de las categoras a incluir, hay
que buscarla en el rbol de categoras y seleccionarla mediante el icono
.
Despus hay que pinchar en Aadir a lista. Una vez completada la lista de categoras,
pincharemos en Aceptar para guardar los cambios. Las categoras elegidas se habrn
asignado al elemento y aparecern en el bloque Categora.
En la parte izquierda de la interfaz web, y bajo la barra de herramientas, encontramos en
el mismo men del Panel Lateral y de las bsquedas OpenSearch, la opcin Categoras:
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Desde aqu, y pinchando en el rbol de categoras que aparece, podremos ver que
documentos estn en cada categora si es que hay alguno.
4.6 Bsquedas
La realizacin de bsquedas sobre la informacin contenida en un gestor documental es
una tarea clave. Alfresco permite realizar bsquedas por el nombre de espacios y
archivos, por el contenido de los mismos , por propiedades
Hay dos tipos bsicos de bsquedas, la rpida o simple
que por
defecto se hace en los nombres de espacios y ficheros y en el texto de estos, pero que
se puede restringir pinchando en :
, pudiendo seleccionar las opciones siguientes:
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Y la bsqueda avanzada:
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Opciones de la bsqueda avanzada:

- Mostrarme resultado para: se puede hacer una seleccin de los contenidos que se
quieren buscar.
- Buscar en: se puede indicar a partir de qu espacio o en qu espacio se quiere
realizar la bsqueda. Si el espacio tiene subespacios se pueden incluir en la
bsqueda.
- Mostrarme resultados en las categoras: el filtrado se hace segn las categoras
disponibles en el sistema. Por ejemplo, si hemos creado la categora Valenciano se
podra hacer la bsqueda de contenidos en valenciano:
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- Buscar tambin: tiene varias opciones:

- Tipo de Carpeta: permite seleccionar entre buscar en Carpetas o Espacios de
Foros.
- Tipo de Contenido: despliega una lista de tipos de contenidos que puede haber
en los espacios (facturas, contratos, acuerdos, etc).
- Formato del Contenido: permite seleccionar el formato del contenido que se
est buscando.
- Fechas de creacin o modificacin del contenido.
- Opciones adicionales: que varan en funcin del tipo de contenido seleccionado
y permiten hacer bsquedas especificando los metadatos segn el tipo de
contenido.
La bsqueda avanzada permite adems la interesante opcin de salvar bsquedas para
un uso posterior privado o pblico, as como usar un filtro para mostrar las bsquedas
salvadas.
En Ms acciones tenemos la opcin de guardar una bsqueda :
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A la hora de guardar la bsqueda, le tenemos que poner un nombre obligatoriamente y

una descripcin opcional, adems tenemos la posibilidad de marcar que sea una
Bsqueda pblica disponible para todos los usuarios.
Si pinchamos en Cerrar bsqueda, volveremos al espacio actual.
Para usar una bsqueda guardada, hay que acceder a la pgina de bsqueda avanzada,
donde se puede escoger la bsqueda guardada a usar:
Pinchando en
, se selecciona el tipo de bsqueda guardada
que queremos usar, entre Sus bsquedas (slo las del usuario) o Bsquedas Pblicas
(para todos los usuarios). Despus hay que elegir la bsqueda de entre las listadas en el
campo de la derecha. Al elegir una bsqueda, los parmetros de la bsqueda avanzada se
rellenan automticamente a partir de la bsqueda guardada. Si se desea se pueden
modificar antes de ejecutar la bsqueda para obtener los resultados.
OPENSEARCH
La bsqueda mediante OpenSearch est disponible desde la Barra lateral, dentro del
men Navegador:
Este tipo de bsqueda permite al usuario navegar por los espacios en su rea de trabajo y
simultneamente realizar bsquedas. De esta forma no pierde en ningn momento la
visin de su rea de trabajo ya que los resultados de las bsquedas se muestran debajo
de la propia bsqueda.
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4.7 Reglas de contenido y acciones

REGLAS DE CONTENIDO
Las reglas de contenido sirven para automatizar ciertas acciones sobre los contenidos de
un espacio. Para crear cada regla de contenido habr que indicar sobre que contenidos se
va a aplicar (puede interesar aplicarlas a todos o slo a los que cumple ciertas
condiciones) y que accin o acciones se van a realizar, por ejemplo, copiar el contenido a
un espacio, asignarle una categora, etc.
Para acceder a la gestin de reglas hay que seleccionar en el men
Ms acciones o en el panel de acciones de la Vista detalles del espacio.
Lo veremos mejor con un ejemplo:

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Observamos que el espacio del usuario Elvira no dispone de ninguna regla. Para crear una
nueva regla pulsamos en Crear regla. Vamos a crear una regla aplicable al espacio Redes.
Son cuatro pasos y en el primero establecemos la condicin: Seleccionamos la condicin
del desplegable que aparece y despus pinchamos en el botn Ajustar valores y aadir.
En nuestro caso la condicin ser Objetos que contienen un valor especfico en el nombre.
Al Aceptar se muestra la regla creada junto con la leyenda de la condicin, que en

nuestro caso es que el nombre del archivo no coincida con wifi.
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Pulsamos en Siguiente y vamos al paso 2 en el que elegimos la accin asociada a la

condicin, que en nuestro caso ser enlazar el contenido a una categora:
27
A continuacin se selecciona la categora a la cual se quiere asociar el contenido que

cumpla la condicin. Lo asociamos a la categora Spanish que proporciona el sistema.
En el paso 3 elegimos la ltima condicin, en la que asignamos nombre a la regla
(wifi_spanish), indicamos si es aplicable a archivos que se aaden o crean (entrantes),
archivos que se mueven o eliminan (salida) o archivos actualizados, y adems podemos
indicar que se aplique a todos los subespacios dentro de este espacio, ejecutar la regla en
segundo plano o deshabilitarla. Es decir, las reglas se activan por eventos:
Entrante: contenido que se aade a un espacio
Saliente: contenido que sale de un espacio (movido o borrado)
Actualizar: contenido modificado
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Pulsamos en Siguiente y se nos muestra el Resumen de las acciones realizadas. Pulsamos

en Finalizar y ya tenemos nuestra primera regla creada.
28
Cuando ya tenemos reglas creadas, las podemos ver en

panel de acciones de la Vista detalles del espacio.
, o en el
Aqu se pueden ver todas las reglas que afectan al espacio, tanto las reglas propias, como
las heredadas del espacio padre.
En el men Ms acciones tenemos disponibles 3 opciones:
- Reaplicar Reglas: las reglas existentes son aplicadas a los contenidos del
espacio.
- Reaplicar Reglas en el Espacio y en sus Hijos .
- Ignorar reglas heredadas: las reglas heredadas de los espacios superiores no se
aplican a los contenidos de este espacio (independientemente de si se
muestran o no en la lista).
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Slo sobre las reglas propias del espacio se pueden efectuar las operaciones de Edicin y
Eliminacin. La edicin de una regla se efecta siguiendo los mismos pasos que cuando
se crea y para eliminar una regla el sistema requiere la confirmacin del usuario.
Debemos tener cuidado a la hora de crear reglas de contenido pues pueden ser una
fuente de errores por cuestin de permisos. Por ejemplo, el sistema dara error si la
accin asociada a una regla es copiar un contenido en un espacio y el usuario no tiene
permisos para escribir en ese espacio.
IMPORTANTE: Si queremos que ciertos contenidos (o todos) sean visibles desde otros
repositorios (en caso de que esta posibilidad se implemente en un futuro), es necesario
aplicar una regla al espacio deseado en la que la accin sea Agregar aspecto al
contenido, seleccionando Dublin Core en Ajustar valores de la accin. Esto aadir
una serie de metadatos a nuestros contenidos, que los harn compatibles con los
buscadores de otros repositorios.
ACCIONES
En el panel de Acciones de la Vista detalles, tanto de espacios como de contenidos, se

encuentra la opcin
. Esta operacin consiste en realizar un conjunto de
acciones, como se hace con las reglas de contenido, pero de forma manual y sobre un
slo elemento.
El Asistente para ejecutar Accin se realiza en slo 2 pasos. La confeccin de la lista de
acciones se lleva a cabo como en el 2 paso del asistente de reglas de contenido.
Una vez que la lista de acciones est completa y se pincha en el botn Siguiente, se
muestra el resumen de todas las acciones. Para ejecutar las acciones hay que pinchar en
el botn Finalizar. Si las acciones se ejecutan correctamente se vuelve a la Vista detalles
del elemento, en caso contrario se muestran en pantalla los errores sucedidos.
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
29
4.8 Flujos de Trabajo (Workflows)

Un flujo de trabajo (Workflow en ingls) establece la secuencia de tareas utilizadas para
la ejecucin de un proceso, cmo se estructuran, cmo se realizan, cul es su orden
correlativo, cmo se sincronizan, cmo fluye la informacin que soporta las tareas y
cmo se le hace seguimiento al cumplimiento de las tareas. En Alfresco tenemos la
posibilidad de crear flujos de trabajo muy sencillos asociados a los contenidos. Los flujos
de trabajo simples se traducen en una accin de copiar o mover el contenido asociado.
Con los flujos de trabajo avanzados podemos asignar tareas a los usuarios.
FLUJOS DE TRABAJO SIMPLES
Un workflow simple es un caso especial de Regla.
Definir un flujo de trabajo simple sobre un espacio o contenido consiste en definir una
accin cuyo resultado va a ser mover o copiar el elemento a una ubicacin especfica.
Esta nueva accin se agregar a las acciones posibles del elemento, tanto las directas
como en la Vista detalles. Para definir un flujo de trabajo simple hay que ejecutar una
accin de tipo Agregar flujo de trabajo simple al objeto (
en Vista
detalles). A la hora de seleccionar los valores de la accin aparece la siguiente pantalla:
30
En Aprobar flujo tenemos que dar un nombre a la Accin, escoger entre copiar o mover y
seleccionar la ubicacin del destino. En Rechazar flujo podemos seleccionar si queremos
crear tambin una accin de rechazo (accin complementaria a la de aprobar). En caso
afirmativo, habr que especificar los mismos parmetros que en la anterior. Al aceptar la
operacin, las acciones se crearn y estarn disponibles tanto en el men de acciones
directas como en la Vista detalles del elemento:
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
En este ejemplo se ha creado la accin de aprobacin Publicar (mover el archivo al

Espacio de invitado) y la de rechazo Enviar a borradores (mover el archivo al espacio
Borradores). La ejecucin de las nuevas acciones estar limitada a los usuarios con
permisos de escritura sobre los espacios de destino.
FLUJOS DE TRABAJO AVANZADOS

Los flujos de trabajo avanzados sirven para asignar a los usuarios tareas relacionadas con
un contenido concreto. Los flujos de trabajo se asignan pinchando en Iniciar flujo de
trabajo avanzado:
31
Con esto se inicia el Asistente de flujo de trabajo avanzado:
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
En el primer paso hay que seleccionar el tipo de workflow a usar. Hay dos tipos de
workflow disponibles:
- Adhoc Task (crear tarea y asignarla a usuarios): se asigna una tarea a un
usuario. Cuando la haya completado se puede enviar una notificacin al usuario
que cre el workflow.
- Review & Approve (Revisar y Aprobar contenido): el usuario asignado se
encarga de revisar el contenido y darle su aprobacin o rechazarlo. Cuando
hace esto, el usuario que comenz el workflow (que solicito la revisin) recibe la
notificacin.
En el segundo paso hay que establecer las siguientes Propiedades:
- Descripcin de la tarea.
- Prioridad : una valor de prioridad entre 1 (mximo) y 3 (mnimo). El valor por
defecto es 2.
- Fecha de finalizacin: fecha lmite para realizar la tarea (opcional).
- Notificacin (notify me): indica si hay que notificar al usuario que inicia el workflow
(slo para Tareas Adhoc, ya que con las otras est implcita).
- Usuario: usuario encargado de realizar la tarea. Hay que pinchar en seleccionar
para buscar al usuario.
32
- Recursos : lista de todos los contenidos que tiene que ver con la tarea (inicialmente
la lista slo presenta el contenido elegido). Para ampliar la lista habr que pinchar
en
y aadir todos los contenidos que queramos:
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Las tareas asignadas a un usuario aparecen en el bloque Tareas Pendientes de su vista Mi

Alfresco. Junto a cada tarea aparece la informacin interesante sobre ella, el tipo, las
fechas de creacin y finalizacin si la hay, el estado y su prioridad.
33
Las acciones posibles sobre una tarea dada son:

- Reasignar tarea a usuario
: permite asignar la tarea a otro usuario. Para esto
slo hay que buscar el usuario, seleccionarlo en la lista y Aceptar.
- Gestionar Tarea
: permite ver los datos de la tarea, los contenidos implicados,
cambiar el estado (status) de la tarea y realizar las acciones posibles para
finalizarla. Tambin se accede pinchando en el nombre de la tarea.
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
34
El estado de las tareas (status) le sirve al usuario para controlar el estado de realizacin
de todas las tareas que tiene asignadas. Los estados posibles son:
-
Not yet started (no iniciada)

In progress (en progreso)
On hold ( bloqueada)
Cancelled (cancelada)
Completed (competada)
Para guardar un cambio de estado hay que pinchar en

Como finalizar una tarea, depender del tipo de workflow del que se trate:
- Tarea Simple o Adhoc Task: La accin sera Tarea Hecha:
Se crea una tarea simple de tipo Task Completed (Tarea
Completada) para el usuario iniciador.
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
- Revisar (Review): En este tipo flujo de trabajo, las acciones que podemos realizar
para darlo por terminado son:
Reject (rechazar) : Se crea una tarea simple de tipo Rejected
(rechazado) para el usuario iniciador.
Approve(aprobar) : Se crea una tarea simple de tipo Approved
(aprobado) para el usuario iniciador.
Una vez finalizadas, las tareas son eliminadas de la lista de tareas pendientes del usuario.
Las tareas que son generadas automticamente para el usuario iniciador del workflow
tienen la finalidad de notificarle que el otro usuario ya ha terminado su tarea, para que
lleve a cabo las actuaciones necesarias:
Debido a que su funcin es slo la de notificar, su prioridad es mnima (valor 3), y el

usuario slo tendr que consultarlas y finalizarlas con Tarea Hecha.
4.9 Mi Alfresco
Aunque ya se ha hablado de esta vista del usuario, vamos a ver como se configura.
Mi Alfresco es un escritorio que cada usuario puede personalizar para adaptarlo a sus
necesidades. Los componentes que puede mostrar son los siguientes:
Primeros pasos
Tareas Pendientes
Mi lista de tareas
Mis tareas completadas
OpenSearch
Document List
My Spaces List
My task
My Web Forms
My Webs Files
Para personalizar la vista Mi Alfresco, hay que pinchar en

.
Este proceso se hace en dos pasos.
En el primero se elige la apariencia y nmero de columnas que queremos:
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
35
En el siguiente paso se seleccionan los bloques que se mostrarn en cada columna. Si hay
ms de una columna, se puede elegir la que queremos configurar.
36
A la izquierda se muestran los componentes disponibles y a la derecha los componentes

seleccionados de la columna actual.
Para aadir un bloque hay que elegirlo y pinchar en el botn Aadir>>. Para eliminar un
bloque hay que seleccionarlo a la derecha y pinchar en Eliminar. Los bloques
seleccionados se pueden ordenar con los botones + (subir) y (bajar).
Inicialmente, los usuarios tienen configurado Mi Alfresco con los componentes Primeros
Pasos y Tareas pendientes.
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
5.- Otras formas de trabajar con Alfresco

5.1 WebDAV
WebDAV es un standard que describe como a travs del protocolo HTTP , pueden
realizarse acciones de gestin de archivos tales como escribir, copiar, eliminar o
modificar. Cualquier aplicacin WebDAV puede realizar estas tareas con documentos en
Alfresco.
Con Windows, podemos acceder a Alfresco va WebDAV , agregando un nuevo Sitio de
Red en Mis sitios de red. De esta forma tendramos en nuestro Windows una carpeta
ms con la que trabajar, cuando en realidad estamos en Alfresco. Este nuevo sitio se
configura mediante una URL. La URL para acceder directamente a nuestro espacio
personal sera:
https://documenta.ugr.es:8443/alfresco/webdav/Espacios personales/usuario@ugr.es
(Hay que respetar los espacios en blanco)
El usuario y clave seran los mismos que para entrar al cliente web de Alfresco (es decir
los del correo electrnico).
Hay que tener en cuenta que los archivos guardados mediante WebDAV en Alfresco, no
tienen ni Descripcin ni Autor, ni se les aplicaran las reglas si las hubiera.
Actualmente el WebDAV de Windows 7 no es compatible, aunque hay programas
llamados Clientes WebDAV que podemos instalar en nuestro Windows para
conectarnos con Alfresco . De esta manera ya no tendramos nuestra carpeta en
Windows sino que los documentos los tendramos que enviar a Alfresco mediante la
interfaz de este programa cliente.
Desde Alfresco podemos ver la URL WebDAV de cualquier sitio en Vista Detalles, en la
seccin de Enlaces y en Ver en Webdav. No hay que olvidar que slo tendremos acceso a
travs de WebDAV si tenemos los permisos necesarios.
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
37

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2.- Estructura del repositorio.

3.- Interfaz de usuario. Cliente web de Alfresco..

2.- Estructura del repositorio

3.- Interfaz de usuario. Cliente web de Alfresco

Para conectar como usuario registrado, hay que pinchar en

Nuestro nombre de usuario es nuestro correo electrnico de la Universidad y la

3.1 Barra de herramientas

Se encuentra en la parte superior de la pgina, y presenta los elementos que se describen

3.2 Panel lateral

3.3 rea de trabajo

4.- Trabajando con Alfresco

4.2 Creacin y borrado de espacios y contenidos

Al pinchar en Aceptar, el archivo se guardar en el espacio, aunque en un ltimo paso

Se inicia entonces el asistente de creacin de contenido que consta de 3 sencillos pasos.

, el sistema da a elegir entre 4 opciones:

- Borrar el espacio y todo su contenido (incluyendo las reglas de contenido).

Dentro de la pantalla de Opciones de usuario abajo del todo encontramos :

4.3 Otras acciones sobre espacios y contenidos

ACCESOS DIRECTOS A ESPACIOS Y CONTENIDOS

Inicialmente, cuando se crea un archivo, el control de versiones est deshabilitado. Para

EDICIN Y ACTUALIZACIN DE CONTENIDOS

BLOQUEO Y DESBLOQUEO DE CONTENIDO

1. Se bloquea el archivo y se crea una copia de trabajo en el espacio que indique. El

Si se cancela la desproteccin: , se eliminar la copia de trabajo y el bloqueo sobre el

La plantilla elegida se aplica automticamente mostrando en pantalla los resultados.

4.4 Usuarios y Grupos

La gestin de usuarios y grupos de usuarios son tareas restringidas al Administrador, por

Ve todos los espacios y contenidos

Edita y Actualiza contenido

Aade nuevo contenido

En la siguiente captura se puede observar la pantalla de gestin de usuarios del espacio

CAMBIAR DATOS DE USUARIO Y LA CONTRASEA

En esta pantalla el usuario puede:

Opciones de la bsqueda avanzada:

- Buscar tambin: tiene varias opciones:

A la hora de guardar la bsqueda, le tenemos que poner un nombre obligatoriamente y

4.7 Reglas de contenido y acciones

Lo veremos mejor con un ejemplo:

Al Aceptar se muestra la regla creada junto con la leyenda de la condicin, que en

Pulsamos en Siguiente y vamos al paso 2 en el que elegimos la accin asociada a la

A continuacin se selecciona la categora a la cual se quiere asociar el contenido que

Pulsamos en Siguiente y se nos muestra el Resumen de las acciones realizadas. Pulsamos

Cuando ya tenemos reglas creadas, las podemos ver en

En el panel de Acciones de la Vista detalles, tanto de espacios como de contenidos, se

4.8 Flujos de Trabajo (Workflows)

En este ejemplo se ha creado la accin de aprobacin Publicar (mover el archivo al

FLUJOS DE TRABAJO AVANZADOS

Con esto se inicia el Asistente de flujo de trabajo avanzado:

Las tareas asignadas a un usuario aparecen en el bloque Tareas Pendientes de su vista Mi

Las acciones posibles sobre una tarea dada son:

Not yet started (no iniciada)

Para guardar un cambio de estado hay que pinchar en

Debido a que su funcin es slo la de notificar, su prioridad es mnima (valor 3), y el

Para personalizar la vista Mi Alfresco, hay que pinchar en

A la izquierda se muestran los componentes disponibles y a la derecha los componentes

5.- Otras formas de trabajar con Alfresco