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Fundamentos de

Planificacin

1. Qu se entiende por
Planificacin?
Un compaero que haba asistido a uno de mis seminarios sobre las
tcnicas de la gestin de proyectos me cont que al regresar del
mismo organiz una reunin del equipo del proyecto para preparar
un plan. Su jefe le pidi que saliera un momento de la sala donde
se estaba desarrollando la reunin. Qu ests haciendo? le
pregunt el jefe. Planificando nuestro proyecto- explic el
hombre. Pero, si no tenis tiempo para estas tonteras le dijo el
jefe-

Hazles

salir

de

la sala y

que vuelvan

a su

trabajo

inmediatamente!. Est claro que su jefe no crea en la planificacin.


Por qu entonces envi a ese hombre a un programa de formacin
si no crea en lo que le iban a ensear?

1. Qu se entiende por Planificacin?

Evaluar riesgos

Misin

Momento
futuro

Planes

Momento
actual
quemar las naves y
lanzarse a la aventura

La planificacin consiste en definir las metas de la organizacin,


establecer una estrategia general para alcanzarlas y trazar
planes exhaustivos para integrar y coordinar el trabajo de la
organzacin ( ...) Se ocupa tanto de los fines ( qu hay que hacer)
como de los medios (cmo hay que hacerlo)

1. Qu se entiende por Planificacin?

Las preguntas clave de la PLANIFICACIN:

Qu se quiere lograr? OBJETIVOS


4

Cmo lograrlo? PLANES DE ACCIN Y RECURSOS


4

Cundo? PLAZO TEMPORAL


4

1. Qu se entiende por Planificacin?


Por qu planificar?

1. Para marcar una direccin. Hace posible elegir dnde se


quiere estar en un futuro.
2. Hace posible que todas las personas cuyos esfuerzos se
requerirn para alcanzar los propsitos, conozcan los
objetivos (el dnde se quiere llegar). Si todos saben hacia
dnde nos dirigimos, todos podrn aportar para alcanzar las
metas, coordinarse y cooperar lo necesario para conseguirlas.
3. Para reducir la incertidumbre. Aunque no se podr eliminar
del todo al obligar a los directivos a mirar hacia adelante, se les
obliga a anticipar cambios, considerar los impactos de stos y
preparar respuestas. En definitiva, se pretende prever los
cambios para preparar cursos de accin eficaces, evitando as
futuros problemas.
4. Para reducir las redundancias. Cuando las actividades de
trabajo se coordinan de acuerdo con planes establecidos,
minimizaremos la redundancia.
5. Para establecer los criterios que servirn para controlar.
Al definir metas y objetivos a cumplir, se dan los criterios que en
la fase de control se debern comparar con el desempeo

Elementos bsicos de la planeacin

Los conceptos bsicos de la planeacin, surgen de las definiciones


que se han presentado hasta ahora:
OBJETIVOS: Es el punto de partida de la planeacin. Saber a
donde se pretende llegar, para saber en que forma puede llegarse
hasta all.
PLAN: Es un curso (programa) anticipado de accin que se realiza
con el fin de alcanzar unos objetivos.
TOMA DECISIONES: en la medida en que se debe seleccionar
entre diversos cursos de accin futuros, es decir, decidir lo que va
a hacerse y como se va a realizar antes de que se necesite actuar.
PREVISIN: Visualizar el futuro y dentro de las limitaciones
humanas encontrar los factores que puedan influir favorable o
desfavorablemente en el mismo futuro, sobre la marcha de la
empresa.

Ventajas de la planeacin

Ayuda a los administradores a estar orientados hacia


el futuro, se ven esforzados a mirar ms all de sus
problemas cotidianos para proyectar lo que podra
suceder en el futuro. Los administradores que miran
solo el presente y descuidan el futuro parecen
dirigirse a un fracaso seguro.
Coordinacin de las decisiones: Una decisin no
debera tomarse el da de hoy sin tener alguna idea
de la forma en la que afectar a una decisin que
tenga que tomarse del da de maana. La funcin de
planeacin ayuda a los administradores en sus
esfuerzos por coordinar sus decisiones.
Pone de relieve los objetivos de las organizaciones
con el punto de partida La planeacin; quiere decir
que los administradores se ven constantemente
forzados a recordar con exactitud lo que su
organizacin esta tratando de lograr.

Desventajas de la planeacin

Los administradores no cuentan con la informacin


completa de toda su organizacin, la que permite
realizar un proceso de planeacin adecuado al
comportamiento continuo pero carente de una
seguridad en las acciones predichas por los
gerentes encargados de tomar todas las
decisiones dentro de la organizacin.
El factor externo que influye de manera cambiante
en el proceso de planeacin, de manera que los
planes deben ser flexibles y no estructuras rgidas,
que sean susceptibles al cambio exgeno que se
presente
en
el
entorno
de
nuestras
organizaciones.
El tiempo con el que dispone los administradores
para verificar que todos los planes se estn
ejecutando de la forma ms adecuada para el
desarrollo y el crecimiento de la empresa en un

Indicadores de la planeacin

Pasos de la planeacin

Definicin y tipologa de objetivos