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RESUMEN EJECUTIVO

RE-DISEO Y CENTRALIZACIN TOTAL DEL REA DE COMPRAS DE


MATERIALES PARA LA CONSTRUCCIN, EN LA EMPRESA
CONSTRUCTORA ANDINA S.A.

La constructora Andina S.A. est enfocada en la construccin de proyectos de


vivienda de estratos 4, 5 y 6, actualmente mantiene en desarrollo un promedio
de ocho (8) proyectos, con un volumen de compras de materiales anual de
$23.5 billones de pesos.

El proceso de compras de materiales para la construccin se encuentra


centralizado parcialmente en cuanto a funciones, y con

un valor de

negociaciones definidas con proveedores por $11.9 billones de pesos, cifra


que corresponde al 51% del valor promedio de compra anual.

Sin embargo el proceso es desordenado y presenta debilidades, parte de las


limitaciones se debe a la estructura del rea, ya que se encuentra conformada
por una sola persona, situacin que limita el crecimiento hacia la centralizacin
del 100%, por otro lado no se han establecido procedimientos y polticas que
estandaricen las actividades; por ltimo, pero no menos importante no se
realiza una evaluacin a los proveedores para medir su desempeo.

El presente proyecto pretende redisear y fortalecer

un proceso lgico y

ordenado en la compra de materiales, as como definir polticas y


procedimientos para la estandarizacin de actividades. De otro lado se busca

implementar un sistema prctico de evaluacin de

desempeo de

proveedores.

Dado que parte de este estudio muestra que los materiales con mayor peso en
el presupuesto de insumos de cada proyecto, se encuentran divididos en
diecisiete (17) clasificaciones agrupados segn caractersticas similares, y que
estos representan el 84% del valor total, se concluye que a travs de un rea
de compras estructurada,

totalmente centralizada y dado los volmenes

significativos de compra, se puede lograr un mayor poder de negociacin con


los proveedores, concentrando esfuerzos en la negociacin de estos grupos de
materiales, que permitan minimizar los costos y en consecuencia obtener
mayores utilidades para la constructora.

Como metodologa para el desarrollo de este trabajo se realiz:


 Recoleccin de informacin con diferentes funcionarios involucrados en el
proceso de compras, para conocer el volumen de compras anual de la
constructora, se utiliz informacin del software de la empresa, con la cual
se clasific los materiales que mayor peso tenan en el presupuesto
utilizando el principio de pareto.

SITUACION ACTUAL

Los proyectos de vivienda para su construccin y desarrollo requieren el uso


de materiales tales como cemento, arena, ladrillo, acero, entre otros. La
compra de estos materiales en la mayora de constructoras se encuentra

centralizada a travs de un rea de compras a su cargo, sin embargo en


Constructora Andina S.A. hasta el ao 2008, este proceso se encontraba
totalmente descentralizado, presentando debilidades y fallas que deban ser
fortalecidas, por tratarse de una rea que maneja cifras tan importantes de
dinero.

SITUACION ACTUAL 2009-2010


PROCESO PARCIALMENTE CENTRALIZADO - COORDINACION DE
NEGOCIACIONES: Una vez la Gerencia General fue consciente de que el
paso a la centralizacin de las compras era necesario, dadas las fallas
enunciadas, cre un nuevo cargo llamado Coordinacin de Negociaciones
con un funcionario para su ejecucin, la idea era conformar el rea de
Negociaciones como fue llamado en su momento. Por lo anterior la Gerencia
defini lo siguiente:
La fase 1 consistira en una centralizacin parcial, la Coordinacin de
Negociaciones realizara las funciones de seleccin de proveedores y definicin
de los precios de la compra de los materiales para las obras. Se tena como
objetivo proyectar cantidades de materiales anuales de consumo de todos los
proyectos en ejecucin, para lograr volmenes importantes, las otras funciones,

las realizara la Direccin de Obra de cada proyecto, quien se encargara de


elaborar las rdenes de compra con la informacin que enviara la Coordinacin
de negociaciones, tambin continuara

realizando el seguimiento y la

programacin de los pedidos con el proveedor, sin embargo la Gerencia


determin que el rea de negociaciones

estara conformada por una sola

persona. En esta Fase 1, parte 1, la constructora logr avanzar en la


centralizacin de la negociacin de materiales correspondientes al 51% del
valor promedio de compra anual de la constructora. Los pasos que se
realizaban eran:

Fase 1 - Parte 2: Consista en la compra de materiales que no se encontraban


negociados, ni con precios definidos por la Coordinacin de Negociaciones,
Aprox. (49% del valor anual de compra), es decir $11,6 billones, en este caso
la

oportunidad

de

ahorro

que

se

estaba

desaprovechando

era

de

aproximadamente un 5% sobre esta cifra. En este caso el procedimiento que


se efectuaban eran:

PROPUESTA
DEFINICIN DE POLTICAS: A continuacin se establecen las polticas y
procedimientos del proceso

rediseado para la gestin de compras de

materiales en la constructora, con el fin de estandarizar las actividades,


funcionarios involucrados, as como

definir las responsabilidades para que

sean de estricto cumplimiento por todos.


 Compras realizar el 100% de las negociaciones de materiales.
 Toda compra debe estar debidamente soportada por comparativos.
 El director de obra ser el responsable de los requerimientos de materiales
y de su programacin cada quince (15) das.
 Compras ser el responsable del seguimiento de la orden de compra.
 Compras tendr tres das hbiles para dar respuestas a las requisiciones.
 Cada seis meses se realizar una evaluacin a los proveedores.
 Costos enviar a Compras el presupuesto de cada obra antes de iniciarla.
 Diseo enviar a Compras las especificaciones de los materiales cada vez
que se construya un apto modelo.

ESTRUCTURA DEL AREA DE COMPRAS

Se

defini la estructura del

Area de Compras para el manejo de ocho

proyectos en ejecucin y un valor de compra anual de 23.5 billones de pesos,


de la siguiente manera:

Un Jefe de Compras (Cargo propuesto), Un Coordinador de Compras

(actual funcionamiento como Coordinador de Negociaciones, solo cambia el


nombre, y Un Auxiliar de compras (Cargo propuesto).
Compras Seguir dependiendo de la Direccion de Planeacin, teniendo en
cuenta

que este departamento tiene a su cargo otras reas como costos,

presupuestos y diseo, con quienes se tiene un contacto directo, por otro lado,
se tuvo en cuenta que la Direccin de Planeacin no puede ser juez y parte en
la toma de decisiones, mientras que la Direccin de Construcccin s lo sera.

Para la definicin de un auxiliar de compras en la nueva estructura se tuvo en


cuenta por un lado, que actualmente hay ocho obras en ejecucin, por otro
lado, se obtuvo del historial del sistema, el nmero de ordenes de compra que
fueron elaboradas durante el perido comprendido entre el 01 de Julio del 2009
y el 01 de Julio del 2010, fue de 6.660 unidades.
A razon de que en la nueva propuesta se definen pedidos de materiales cada
15 das por los Directores de Obra, el auxiliar de Compras har lo siguiente:

Un promedio de 35 Ordenes de Compra diarias durante cuatro dias en la

semana, durante esos mismos cuatro das hara el seguimiento a las Ordenes
de Compra elaboradas con anterioridad, un da a la semana ser dedicado a
funciones administrativas.

PROPUESTA PARA EL REDISEO Y FORTALECIMIENTO DEL PROCESO DE


COMPRAS CENTRALIZADO DE MATERIALES DE CONSTRUCCION

Parte de la propuesta de este trabajo, es el rediseo del proceso de compras


con el fin de que ste se articule de una manera totalmente centralizada con
unas fases coherentes y ordenadas para la ejecucin del proceso. Para
lograrlo, dentro de cada una de las fases definidas se describen las actividades
a ejecutarse, algunas de ellas se realizaban con anterioridad y deben seguirse
gestionando, hay otras que fueron modificadas y hay actividades propuestas
para lograr un mejor funcionamiento del proceso.

Aunque algunas de las actividades que se describirn a continuacin

se

realizaban con anterioridad, su funcionamiento no era ptimo porque no eran


de estricto cumplimiento por todos los funcionarios, o simplemente no se
realizaban en el tiempo adecuado, por tal razn cada una de ellas quedar
definida en las polticas y procedimientos de este trabajo, para su claridad y
cumplimiento por cada uno de los involucrados.
A continuacin se enumeran cada una de las fases definidas para el proceso
de compras centralizado:

1. Identificacin de necesidades de materiales.


2. Entrega y anlisis del presupuesto de obra.
3. Requisicin de materiales de construccin.
4. Seleccin de proveedores
5. Negociacin de materiales para la construccin
5.1. Generar negociaciones a largo plazo: Cuando se pretenden lograr
relaciones comerciales a largo plazo con los proveedores, se deben realizar

negociaciones gana-gana, en estos casos lo ms comn es que el vendedor,


(proveedor), obtenga grandes volmenes de compra, y el comprador,
(constructora), obtenga los mejores precios con las especificaciones de calidad
requeridas.
5.2. Seleccionar los mejores proveedores: La propuesta es establecer un
listado de proveedores potenciales. Despus de tener este listado se escogen
mnimo tres

proveedores

para solicitarles

las

cotizaciones

y dems

documentacin requerida segn sea el caso, se elaboran los cuadros


comparativos con las tres propuestas, y se llena el formato de seleccin de
proveedores, el cual evala los siguientes criterios de seleccin:

Precio, forma de pago, tiempo de entrega, capacidad de suministro,

trayectoria, empresa legalmente constituida y certificada, servicio de garanta y


postventa, cumplimiento de las normas exigidas por el mercado
A estos criterios se les ha asignado un puntaje, segn el nivel de importancia
que defini la Gerencia, finalmente esta informacin se pasa al Jefe de
Compras para su posterior anlisis. Este mismo procedimiento se realiza para
todos los materiales.

5.3. Clasificar los materiales ms representativos


Se propone tomar como base el presupuesto de cada obra, y mediante
herramientas como el principio de pareto clasificar los materiales con mayor
peso, el

resultado

arroj

que las

compras

correspondientes

23.547.820.128, fueron realizadas para el desarrollo de ocho proyectos de


vivienda, de esta cifra el 84% del valor de la compra est contenida en
diecisiete (17) clasificaciones de grupo de materiales con caractersticas

similares, con lo cual se puede validar que la identificacin de estos grupos


facilita realizar las negociaciones, y centrarse en los materiales que
verdaderamente tienen peso dentro del presupuesto dada su cuanta.

6. Elaboracin de la orden de compra


7. Seguimiento de pedidos
8. Recepcin de materiales en las obras
9. Recepcin, aprobacin y pago de facturas
10. Evaluacin de proveedores: Este es uno de los pasos ms importantes
propuestos en el trabajo y que no se realiza en la actualidad, el objetivo de
esta evaluacin es contar con la informacin que permita medir, analizar y
concluir si los proveedores estn cumpliendo con las condiciones pactadas
en la negociacin, tomando como referencia los criterios de evaluacin ms
importantes definidos por la Gerencia y consignados en el

formato

Evaluacin a proveedores. Los pasos para realizar la evaluacin de


proveedores son: El Coordinador de Compras realiza cada seis (6) meses la
evaluacin de proveedores y junto con el Jefe de Compras analizan los
resultados y obtienen la calificacin correspondiente por proveedor, la
propuesta es la siguiente:

Calificaciones entre 80 y 100 el proveedor contina.


Calificaciones entre 60 y 79, requiere acciones correctivas.
Calificaciones entre 01 y 59, el proveedor no contina.

CALCULO DE AHORRO EN LAS COMPRAS CENTRALIZADAS

El cuadro anterior nos muestra los gastos del rea de compras Vs. Los ahorros,
y permite concluir, que el posible ahorro a lograr con el nuevo proceso es de
$1.024 millones de pesos,

cifra generada a razn de que en las grandes

negociaciones con los proveedores se garantiza establecer precios entre un


4% y un 5% por debajo del presupuesto de cada obra. Lo anterior como
consecuencia del poder de negociacin logrado por el volumen generado de
compra.
Este trabajo permite concluir lo siguiente:
 La creacin de polticas y procedimientos permite estandarizar las
actividades del proceso de compras y su estricto cumplimiento.
 Una estructura organizacional centralizada permite concentrar funciones, y
aumenta la curva de aprendizaje y productividad de los empleados.
 Los materiales que se compran representan el 84% del total del
presupuesto y se clasifican en 17 grupos.
 Una correcta evaluacin de desempeo a proveedores permite contar con
los mejores proveedores del mercado.
 El porcentaje de ahorros estimado es de 4.3% sobre el valor de las
compras, es decir $1.024 millones de pesos.