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Julio 2006
SECRETARIA DE SALUD
SUBSECRETARIA DE INNOVACION Y CALIDAD
DIRECCION GENERAL DE CALIDAD Y EDUCACION EN SALUD
INDICE
Introduccin...
Antecedentes
Objetivos......................
10
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13
13
14
15
15
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16
17
17
18
18
20
21
22
II.2. Sensibilizacin..
25
II.3. Organizacin
28
II.4. Diagnstico....................
32
II.5. Aplicacin.
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59
59
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60
60
1. Reunin de Apertura
60
2. Revisin Documental..
61
63
65
4. Levantamiento de Observaciones.......
75
4.2. Instrumentos
4.2.1. Levantamiento de Observaciones fase I.
78
81
5. Comunicacin de Observaciones..
82
6. Establecimiento de Acuerdos.
82
82
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1. Reunin de Apertura
83
2. Revisin Documental..
83
83
4. Levantamiento de Observaciones..
85
4.2. Instrumentos
4.2.1. Levantamiento de Observaciones fase II
87
92
5. Comunicacin de Observaciones..
93
6. Establecimiento de Acuerdos.
93
93
93
Anexo I.
Formatos...........................................................................................................
103
Anexo II
.Hojas de Trabajo...............................................................................................
104
Anexo III
Lectura Recomendada......................................................................................
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INTRODUCCION
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ANTECENDENTES
Como resultado de la experiencia, los japoneses aportan a las organizaciones, al mbito
personal y familiar la metodologa de calidad denominada: Las 9 S, por su significado
en ese idioma y que en nuestro entorno de salud le llamaremos 9 Claves para el
Cambio .
Fue a mediados de los 80s cuando comenz en occidente una cruzada de orden y
limpieza dentro de las organizaciones llamada 5S, recientemente se consider la
necesidad de aplicar las otras cuatro S, para que entre lo ya mencionado y la aplicacin
prctica de las cinco S anteriores sean una realidad en los lugares de trabajo.
El nombre de 9 S es porque representan principios expresados en 9 palabras japonesas,
cada palabra, tiene un significado importante para la creacin de un lugar digno y seguro
donde trabajar.
Se ha aplicado en las unidades del Instituto Mexicano del Seguro Social, integrado al
programa llamado Juntos por la Calidad con el que los trabajadores se fueron
involucrando en el proceso, increment la motivacin del personal y se convencieron de
los beneficios de mantener su lugar de trabajo limpio y ordenado, se puede afirmar que
tuvo un impacto positivo en la cultura de calidad, y para los derechohabientes gener un
cambio positivo en la imagen de las unidades de medicina familiar, as como las unidades
de segundo y tercer nivel.
En nuestro mbito de salud hemos denominado a esta metodologa 9 Claves para el
Cambio con las cuales se busca inspirar a los trabajadores de la Secretara de Salud a
lograr lo mejor de ellos en su propio beneficio, y para la comunidad en la que labora,
reforzar los valores personales, realizar el trabajo en equipo, el compaerismo y realizar
un acuerdo, conforme a estndares establecidos por ellos mismos.
La Direccin General de Calidad y Educacin en Salud llev a cabo los talleres 9 Claves
para el Cambio en octubre y noviembre de 2001, cuyo objetivo fue formar facilitadores
de todas las entidades federativas, para que difundieran, promovieran y aplicaran el
modelo y as mejorar el ambiente de trabajo, y derivado de esto se gener un plan de
accin por cada estado.
De acuerdo al seguimiento realizado por la entonces Direccin de Desarrollo de Cultura
de Calidad en julio del 2002, se encontr que 28 estados aplicaron este modelo en reas
administrativas y unidades operativas con un rango de variacin muy amplio en sus
actividades y que adems han sufrido de mltiples ajustes de acuerdo a la situacin local
en que se desarrollaron.
A la fecha se ha detectado que los objetivos de diseo se cumplen parcialmente, ya que
se ha cado en la rplica del curso impartido en la ciudad de Mxico, dejando a un lado la
aplicacin prctica del modelo, sin arrojar resultados concretos.
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Este manual est creado para dar seguimiento a los objetivos planteados al inicio, as
como reforzar la aplicacin de este modelo, dando nfasis en las unidades de segundo
nivel que no fueron consideradas en la propuesta original.
OBJETIVOS
General
Estandarizar la aplicacin de la metodologa de 9 Claves para el Cambio en las
unidades de segundo nivel de la Secretara de Salud, mediante la sensibilizacin al
personal directivo y la capacitacin y asesora al personal operativo designado para
realizar las funciones de facilitador.
Especficos
Proporcionar un instrumento de trabajo a los facilitadores de las unidades de salud que
sirva como gua prctica y parmetro de la aplicacin de las 9 claves para el cambio
Obtener el compromiso de la alta direccin del estado y de las unidades de salud, para el
apoyo de esta estrategia, mediante la sensibilizacin y programacin de actividades de
aplicacin.
Capacitar y asesorar al personal que aplicar la metodologa de las 9 Claves
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Relacin con
las cosas
Relacin con
usted mismo
Relacin con
la empresa
CLAVE
TRADUCCION EN
JAPONES
CLASIFICACIN
SEIRI
ORGANIZACIN
SEITON
LIMPIEZA
SEISO
BIENESTAR
PERSONAL
SEIKETSU
DISCIPLINA
SHITSUKE
Mantener un comportamiento
fiable
CONSTANCIA
SHIKARI
COMPROMISO
SHITSOKOKU
COORDINACIN
SEISHOO
ESTANDARIZACIN
SEIDO
PROPSITO
Mantener slo lo necesario
Mantener todo en orden
Mantener todo limpio
La Clasificacin, Organizacin y Limpieza (Seri, Seiton, Seiso ) estn relacionadas con las
cosas, la aplicacin de estas nos permite percibir cambios en el entorno fsico, sin
embargo la ejecucin de estas requieren de sustento para mantener los espacios fsicos
limpios y ordenados. Las 9 Claves para el cambio" se basa en la creencia bsica de que
cada individuo puede contribuir en el mejoramiento de su lugar de trabajo, por lo que el
Konyo o entereza debe ser un valor que debe inspirar a un trabajador para lograr lo mejor
de si para su propio beneficio y para la sociedad donde trabaja.
Creemos que la constancia y compromiso (Shikari y Shitsokoku), son principios
fundamentales para reforzar hbitos personales, el bienestar y la disciplina (Seiketsu y
Shitsuke) tienen que ver con los hbitos individuales. La aplicacin de estas cuatro claves
son muy importantes en la organizacin, de ellas depende el xito o la eficiente
implantacin de esta metodologa, ya que estas cuatro claves estn relacionadas con el
espritu de las personas.
La coordinacin y estandarizacin (Seishoo y Seido) son hbitos que estn relacionados
con la buena integracin de los equipos, camaradera y compaerismo y la realizacin de
un trabajo disciplinado.
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.3.2 ORGANIZACIN (SEITON). Agrupar y ubicar de acuerdo a la seleccin con el fin de evitar perder el tiempo
Ordenar consiste en organizar los elementos que hemos clasificado como necesarios de
modo que se puedan encontrar con facilidad, ya sea por caractersticas de tamao, color,
funcionamiento, etc.
Aplicar esta clave tiene que ver con la mejora de la visualizacin de los espacios fsicos,
equipo e insumos necesarios para desarrollar las actividades en las unidades de salud.
Una vez que hemos eliminado los elementos innecesarios, se define el lugar donde se
deben ubicar aquellos que necesitamos con frecuencia, identificndolos para eliminar el
tiempo de bsqueda y facilitar su retorno al sitio una vez utilizados (es el caso de la
herramienta).
Beneficios.
Facilita el acceso rpido a elementos que se requieren para el trabajo, se mejora la
informacin en el sitio de trabajo para evitar errores y acciones de riesgo potencial, el
aseo y limpieza se pueden realizar con mayor facilidad y seguridad, se libera espacio, el
ambiente de trabajo es ms agradable, la seguridad se incrementa tanto para los
trabajadores de las unidades de salud como de los usuarios, debido a la demarcacin de
todos los sitios de la unidad y a la utilizacin de protecciones y manejo de equipo que
implican alto riesgo para ambos. Se disminuyen las prdidas por errores, incrementa el
cumplimiento para lograr la satisfaccin de los usuarios, el estado de los equipos mdicos
se mejora y se evitan averas, se conserva y utiliza el conocimiento que posee la unidad
de salud en beneficio de los trabajadores y de la poblacin usuaria. La presentacin y
esttica de las unidades de salud se mejora, comunica orden, responsabilidad y
compromiso con el trabajo, lo que da como resultado el incremento en el nivel de
confianza de los usuarios.
I.3.3 LIMPIEZA (SEISO)
Deshacerse de lo innecesario
Limpiar es el acto de quitar lo sucio de algo. En las 9 Claves, este concepto se refiere a
eliminar manchas, mugre, grasa, polvo, desperdicios, etc. de pasillos, oficinas,
almacenes, escritorios, sillas, estantes, ventanas, puertas, equipo, herramientas y dems
elementos del sitio de trabajo; y mantener permanentemente condiciones adecuadas de
aseo e higiene.
La limpieza se relaciona estrechamente con el buen funcionamiento de los equipos y la
habilidad de acondicionar para dar servicios de calidad. La limpieza implica no
nicamente mantener los equipos dentro de una esttica agradable permanentemente.
Lleva implcito un pensamiento superior a limpiar. Exige que realicemos un trabajo
creativo de identificacin de las fuentes de suciedad y contaminacin para tomar acciones
de raz para su eliminacin, de lo contrario, sera imposible mantener limpio y en buen
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estado el rea de trabajo. Se trata de evitar que la suciedad, el polvo, y las limaduras se
acumulen en el lugar de trabajo.
Beneficios.
La aplicacin de esta clave, reduce el riesgo potencial de que se produzcan accidentes,
mejorar el bienestar fsico y mental de los trabajadores de las unidades de salud, se
incrementa la vida til del equipo mdico y biomdico, se evita su deterioro por
contaminacin y suciedad, las averas se pueden identificar ms fcilmente cuando el
equipo se encuentran en estado ptimo de limpieza, conduce a un aumento significativo
de la efectividad global de dichos equipos y del personal, la percepcin de la calidad se
mejora.
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PROCESO 9 CLAVES
I. COMPROMISO DIRECTIVO
II. SENSIBILIZACION
IV. DIAGNSTICO
V. APLICACION
VI. ESTANDARIZACIN
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4.-
7.-
2.-
5.-
8.-
3.-
6.-
9.-
(d) ACTIVIDAD
FECHA
RESPONSABLE
NOTAS :
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II.2 SENSIBILIZACION
Comunicar al personal nuestro deseo de lograr un ambiente de trabajo limpio y ordenado
NO ES SUFICIENTE!. Es necesario despertar la conciencia de la necesidad del cambio
para que se sienta la gente comprometida y trabaje en el cambio consciente y
voluntariamente. Es decir necesita venderles la idea, y la gente solo Compra soluciones
para sus propias problemas.
Reuniones:
Exposicin.
Durante tu exposicin es importante utilizar ejemplos (incluso fotos) con lo que tu auditorio
pueda relacionarse, sobre todo si demuestran los inconvenientes de no hacer nada.
Menciona con frecuencia las ventajas y desventajas.
Al finalizar la reunin promueve la participacin de todos sobre el tema. Analiza con ellos
las ventajas y posibles obstculos, escucha y acepta sugerencias y establece un
consenso acerca de lo que se va a hacer.
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Al final de esta reunin, acuerda con todo el personal la fecha de la prxima reunin en la
que asistirn los participantes para la aplicacin de 9 Claves
Durante la exposicin es conveniente que hagas lo siguiente:
- Ten una agenda de trabajo y sguela punto por punto y en orden.
- Realiza discusiones de todos los empleados sobre el tema de Por qu? es
necesario mantener en buen estado el sitio de trabajo (haz nfasis de que el
trabajo es una extensin de casa, el lugar donde pasamos la mayor parte del
tiempo.)
- Procura utilizar fotos donde demuestre que la aplicacin de este proceso funciona.
- Insiste en cmo el orden y la limpieza estn estrechamente ligados a la seguridad.
- Trata de conciliar con muestras fehacientes los puntos de vista divergentes.
- Resume cada punto y evita desviaciones del tema 9 Claves para el Cambio
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Despus de la exposicin crea con el equipo 9 Claves estrategias que apoyen las
ponencias de sensibilizacin y el personal que particip contine con el animo de realizar
estas actividades o en su caso convencer a aquellos que por alguna razn no se sintieron
movilizados con la pltica. Esto puede ser desde crear el logo para la aplicacin de la
metodologa, trpticos, carteles, gafetes de bolsillo, o cualquier articulo publicitario que
ayude a crear conciencia de que vivir en un lugar limpio y ordenado beneficia en la
seguridad, en el ambiente, y en el servicio que se proporciona a los usuarios del servicio
de salud.
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II.3. ORGANIZACIN
Equipo de Trabajo
En el modelo "9 claves" debers instruir y capacitar al facilitador en la tarea que habr de
realizar con su equipo, y ste ser responsable de organizar la reunin de trabajo con su
grupo donde se decidir por consenso qu hacer y hasta dnde llegar, teniendo en cuenta
capacidades y limitaciones. Resulta muy conveniente que el jefe del servicio solo
participe delegando y apoyando los esfuerzos del facilitador y su equipo sin dirigirlos.
Establecimiento y Priorizacin de Metas.
Para que puedan ver resultados es necesario plantearse metas realizables y medibles,
para facilitar este planteamiento te recomendamos que induzcas al equipo a realizar estas
preguntas: Qu se har?, En qu fecha se iniciar el proceso y en qu fecha se
termina?, Cmo se har?, Dnde se har?, Quin lo har?.
Para el establecimiento de metas se debe considerar que: sea producto del consenso de
los involucrados, que sean factibles o posibles de realizar, que estn dentro del
QU?
POR
QUE?
COMO?
QUIN?
CUANDO?
DNDE?
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Distribucin de Responsabilidades.
Una vez establecidas las metas junto con los involucrados delimita con el equipo los
servicios de aplicacin, para evitar recibir reclamos por servicios que no estn
participando ni colaborando en el esfuerzo, para esto es necesario elaborar el mapa de
las zonas donde se aplicaran 9 claves, tomando en cuenta las siguientes consideraciones:
1) Dibujar un mapa-croquis sencillo del servicio involucrado. No se requiere que
en este paso se incluyan detalles de cada servicio como mesas, escritorios,
plantas, etc.
2) Habr que reunir al grupo de facilitadores y solicitar a cada uno marque en el
mapa:
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SERVICIO
CODIGO
Archivo Clnico
Consulta Externa
Sala de espera
Cafetera
Pasillo
Farmacia
Rayos X
Laboratorio
Banco de Sangre
Ginecologa
Oftalmologa
Pediatra
Odontologa
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II.4 DIAGNSTICO
Bien pudiera pasar al cabo de poco tiempo el rea estuviera totalmente transformada y ya
nadie recuerde lo que eran, para poder hacer un comparativo de la mejora es necesario
que el equipo determine cuales son las condiciones actuales en las que se encuentra su
espacio de trabajo y para ello se recomienda realicen algunas acciones como:
Que mejor demostracin que tener las FOTOS! de antes y despus. Las fotos
pueden mostrar orden, limpieza, comodidad.
1) Tomar fotos de cada servicio por separado, tomando en cuenta lo siguiente:
- Es preferible lo realice
personal el propsito.
Cuando armes el lbum de Fotos, coloca la fotos tomadas del mismo lugar y
mismo ngulo y pon una nota en la parte superior o inferior de la foto, o como
el equipo decida, pero identificando la fecha en que fue tomada, y el lugar de
manera especfica, ejemplo: Servicio de Urgencias, cama 5, 20 de enero de
2005, y en la foto que muestra el despus Servicio de Urgencias 20 de marzo
de 2005.
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MARZO 2004
MARZO 2004
ABRIL 2004
OCTUBRE 2004
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La Encuesta de Evaluacin.
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CUESTIONARIO DE DIAGNOSTICO
1)
SECCIN
2)
MES Y AO
S
NO
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R= S(100)/E
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Ejemplo :
Siguiendo el ejercicio anterior para la clave de Clasificacin:
Encuestas
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
3
2
4
1
3
2
4
3
2
2
3
4
3
1
1
2
2
3
3
3
4
3
2
2
2
1
3
3
4
3
78
S= s
Tenemos que:
S= 78
Entonces aplicamos la formula:
As R= (78)(100)/150 = 52%
Entonces podemos interpretar que el % alcanzado para clasificacin es del 52%
encontrando una oportunidad de mejora en esta clave del 48 %.
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CLASIFICACION
100 %
75
ORGANIZACIN
ESTANDARIZACIN
50
25
COORDINACIN
LIMPIEZA
COMPROMISO
DISCIPLINA
CONSTANCIA
BIENESTAR
PERSONAL
Junio
Julio
Agosto
Realiza una segunda evaluacin de acuerdo al periodo estimado para concluir las tres
primeras claves y una tercera de acuerdo al periodo estimado para evaluar las dems
claves y mrcalas en la misma grfica, y junto con el equipo ensea a interpretar la
grfica a los compaeros que pertenecen al servicio seleccionado, ten la grafica siempre
visible para motivar al personal a seguir abriendo el radar.
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II.5 APLICACIN
II.5.1 SEIRI-CLASIFICACION
Para comenzar el proceso lo primero que debe hacerse es clasificar, se recomienda que
se propongan tiempos de aplicacin para esta clave que no vayan mas all de una
semana.
Despus de orientar al grupo a clasificar y explicando que sin darnos cuenta
guardamos cosas que no funcionan, intiles, en mal estado o excedentes. La
clasificacin de objetos servir para que nadie (de su servicio u otro servicio)
deseche algo (un documento, papelera o equipo) que puede resultarle til a
alguien (de su seccin u otra seccin). Es muy probable encuentren que alguna
seccin tiene sobrado lo que precisamente usted tiene meses tratando de
conseguir, y por supuesto su seccin tiene sobrado lo que tanto ha hecho falta a
otros. En la aplicacin te dars cuenta que haz hecho un verdadero trabajo en
equipo!.
El facilitador del equipo 9 claves y los representantes de los equipos del servicio
integran una definicin operativa conteniendo caractersticas que permitan a todos
identificar en forma homognea, fcil y objetiva cada equipo, documento o
papelera:
Concepto
Ejemplo.
Son tiles
Funcionan bien
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CLASIFICACIN
OBJETOS TILES
OBJETOS TILES DE
USO INFRECUENTE
OBJETOS TILES
EXCEDENTES
Marca
U
UI
UE
OBJETOS NO TILES
UN
OBJETOS
PENDIENTES DE
CLASIFICAR
PC
EQUIPOS TILES
QUE REQUIEREN
MANTENIMIENTO
EUM
EQUIPOS TILES
REPARAR
EUR
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II.5.2 SEITON-ORGANIZACION
Despus hay que tomar la decisin de que hacer con lo que tenemos y es aqu donde
empieza la segunda clave y para comenzar necesitas asesorar a los equipos a
construir una los mapas de servicio cuyos cdigos se van incorporando al matriz de
cdigos de espacios que empezaste a realizar en la etapa de Organizacin de todo el
proceso de aplicacin de 9 Claves para el cambio
Para construirlo:
1) Cada integrante del equipo deber identificar y marcar en el mapa su rea de
trabajo en el servicio, el nombre de la tarea dominante que se realiza junto y su
nombre como responsable del rea.
2) En equipo habr que definir e identificar en el mapa las reas comunes
(biblioteca, pasillos, baos, mesas de reunin, baos, cafetera, etc.) y asignan un
responsable rotatorio para las reas comunes identificadas.
3) El facilitador deber consensar con todos los integrantes del equipo los lmites
de la distribucin de reas en el mapa del Servicio.
4) Cada integrante definir un cdigo (que sirva junto con el cdigo del servicio)
para identificar su rea de trabajo dentro de la servicio. (nmeros, letras, figuras,
colores, etc.). Dibuje el cdigo de cada rea en el mapa del Servicio.
No olvides definir por consenso y marcar en el mapa, un REA PARA DEPSITO
TEMPORAL de equipo, documentos y papelera que sern recuperados de las
secciones de trabajo en cada una de las categoras que el equipo decida asignar a los
objetos: til pero de uso infrecuente, til pero que requiere mantenimiento, til por
reparar, no til. Espero no est de sobra recomendarle utilice un librero como rea de
depsito de bibliografa y archiveros para documentos.
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Consulta
Externa
Dr.
Bruno
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A
B
Gabinete
Optotipo
Silla de exmenes
Gabinete
X FOTOS
C
A
1) Cada equipo deber delimitar y marcar las zonas definidas en cada servicio de
trabajo.
2) Marcar todas las cosas pertenecientes al rea de trabajo con el cdigo del rea
de trabajo.
3) El responsable deber guardar el mapa detallado en la carpeta. Puede
guardar en la misma carpeta si el grupo as lo decide, los croquis de cada rea
de trabajo con sus zonas delimitadas.
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COLOCAR
CERCA DE
LA PERSONA
DE
USO
DIARIO
DE USO
FRECUENTE
COLOCAR
EN EL
SERVICO
EQUIPO
MATERIALES DE
CURACION, PAPELERIA,
DOCUMENTOS,
MUEBLES, ETC
DE USO
ESPORADICO
COLOCAR EN
LUGAR CENTRICO
PARA VARIOS
SERVICIOS
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OBJETOS PENDIENTES DE
CLASIFICAR. (PC)
ACCION
MARCAR con cdigo de SU REA DE
TRABAJO.
GUARDAR en un lugar DENTRO DE
LA MISMA REA.
MARCAR con cdigo de TIL
INFRECUENTE.
REGISTRAR en el LISTADO para el
jefe de servicio.
PRESENTAR AL GRUPO para definir
localizacin y uso.
MARCAR con el cdigo TIL
EXCEDENTE.
REGISTRAR en el LISTADO para el
jefe de servicio.
PRESENTAR AL GRUPO para definir
localizacin y uso.
MARCAR como NO TIL.
REGISTRAR en el LISTDAO para el
Jefe de servicio.
PRESENTAR AL GRUPO para definir
localizacin y uso.
MARCAR con cdigo de PENDIENTE.
PRESENTAR AL GRUPO para definir
localizacin y uso.
MARCAR como cdigo de TIL
MANTENIMIENTO.
ASIGNAR un lugar fijo DENTRO DE
SU REA DE TRABAJO.
SOLICITAR MANTENIMIENTO en la
reunin del grupo.
MARCAR con el cdigo de TIL
REPARACIN.
ASIGNAR un lugar fijo DENTRO DE
SU REA DE TRABAJO.
PRESENTAR AL GRUPO para definir
localizacin y uso.
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II.5.3 SEISO-LIMPIEZA
Despus de haber organizado toda la informacin de las zonas de trabajo y los
objetos que se tienen empieza la accin con:
Objetos en el Servicio.
Asignar un lugar fuera de estas reas para los objetos personales y reubicarlos.
Apartar todos los dems objetos del rea de trabajo para clasificacin posterior.
Elaborar un listado de los objetos en su rea. (No requieren incluirse los objetos
personales en el listado) que contenga la siguiente informacin: nombre del
objeto, categora (til, til infrecuente, til excedente, til reparar, til
mantenimiento, no til, pendiente), cantidad en existencia.
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Realizar las acciones del protocolo aprobado para cada categora y registrarlas
en el listado como compromisos sealando la fecha de cumplimiento.
3) Acordar una fecha para entrega de listados de objetos y una segunda fecha (no
mayor a 7 das) para la prxima reunin de discusin y acuerdos.
II.5.4 SEIKETSU- BIENESTAR PERSONAL
Una vez realizada la clasificacin, orden y limpieza, podr experimentar la diferencia, y
los equipos involucrados estarn gozando de un ambiente laboral saludable y cmodo,
ahora el reto ser mantenerlo, por lo que se hace necesario que orientes a los equipos
de trabajo a Identificar y Controlar Generadores.
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IDENTIFICACION
DE
GENERADORES
LOCALIZACION
Recursos
materiales (RM)
deposita el total de
la papelera
solicitada por uno o
ms integrantes de
la seccin, dentro
de la misma
seccin.
ANALISIS DE
CAUSAS
ACCIONES.
Solicitamos mucho
porque RM tarda
mucho en surtir.
Presentar a
Direccin.
No hay lugar
asignado donde
almacenar en el
Servicio.
Crear almacn de
frecuentes.
Si almacenamos en Presentar a
equipo 9 claves.
el almacn del
departamento
otros se llevarn
nuestros insumos.
48
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II.5.5 DISCIPLINA-SHITSUKE
49
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2. Transcribir, guardar, publicar y firmar los acuerdos generados por todos los
integrantes del servicio.
3. Informe los acuerdos al equipo 9 Claves de la unidad. solicite los apoyos
necesarios.
II.5.6 CONSTANCIA-SHIKARI
Acuerdos.
Si los pasos se han seguido hasta ahora, seguro ya estas disfrutando de un ambiente
ms confortable, mas seguro, e incluso ms eficiente, sin embargo el reto ahora es
permanecer en ese ambiente, y para ello se requiere constancia en los acuerdos
planteados.
Para dar seguimiento, y mantener el ambiente limpio, es necesario adquirir el hbito de
planear y controlar permanentemente el trabajo, para esto es recomendable que
establezcas junto con el equipo de 9 claves para el cambio por escrito los acuerdos de
limpieza, convivencia y acciones de prevencin de generadores en una tabla de
seguimiento de acuerdos y establecer en la misma fecha de prxima revisin de los
mismos:
Ejemplo:
ASUNTO
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
RESULTADO
Supervisin de Limpieza
En Area, Departamento,
Seccin donde se aplic 9
claves.
Supervisin Diaria
1 ago 2003
50
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Elaboracin de catalogo de
modificaciones de obra y/o
barreras arquitectnicas
Elaborar informe de
necesidades y
requerimientos de
sealamientos
Revisin 2 meses
1 octubre 2003
II.5.7 COMPROMISO-SHITSOKOKU
Seguimiento
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
RESULTADO
Supervisin de Limpieza
En Area, Departamento,
Seccin donde se aplic 9
claves.
Supervisin en 2 Semanas
1 ago 2003
Se cumpli
Elaboracin de catalogo de
modificaciones de obra y/o
barreras arquitectnicas
Pendiente
Elaborar informe de
necesidades y
requerimientos de
sealamientos
Se cumpli
2 meses
1 octubre 2003
Pendiente
II.5.8 COORDINACION-SEISHO
Cabe mencionar que el compromiso real es observable, en el entusiasmo evidente de las
personas que participan en el proceso de aplicacin de las 9 Claves para el cambio, se
manifiesta cuando se mantiene una actitud positiva y flexible hacia los cambios, por lo que
es indispensable que se involucren en este proceso todos los niveles jerrquicos de la
unidad hospitalaria
51
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La coordinacin, el acuerdo y el trabajo conjunto son factores decisivos tanto para mejorar
el ambiente de trabajo, como para lograr la satisfaccin de los usuarios, es importante que
tomes en cuenta que todas las acciones que se hayan planteado en los acuerdos, deben
ser congruentes al propsito, y es necesario que verifiques que todos los esfuerzos de los
equipos que formaron para la aplicacin de esta metodologa, tengan exactamente el
mismo propsito, de tal manera que se hace necesario, establecer parmetros de las
acciones que debern ejecutarse normalmente, y es entonces cuando pasamos a la
siguiente etapa.
52
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Si has seguido las instrucciones hasta ahora, en este momento has cumplido con el
primer lineamiento de la estandarizacin: documentar el proceso.
Verifica ahora con el siguiente listado, el contenido de tu carpeta
CONTENIDO
SI
NO
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Medir y Analizar.
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III. EVALUACIN.
III.1. PORQU LLEVAR A CABO LA EVALUACIN DE LA APLICACIN DE
ESTA METODOLOGA?
Esta etapa se propone como Un Proceso de Acompaamiento , al equipo de
trabajo de 9 Claves para el cambio . El acompaamiento es importante para
asegurar que sigan paso a paso la metodologa. La experiencia en la aplicacin
nos ha mostrado que cuando se ha tenido la buena intencin de aplicarla, suelen
brincarse los pasos de clasificar y organizar, o simplemente cambian el orden,
limpian y organizan al mismo tiempo. Seguir la metodologa de la aplicacin es
muy importante ya que aparte de que esta disciplina lo fomenta, el mecanismo
permite aprovechar al mximo los recursos que se tienen en las unidades.
La evaluacin representa una accin imprescindible porque el objetivo de la
misma no es saber si se ejecut bien o mal, sino que se puede mejorar el proceso
que se est aplicando y verificar si se cumplen los objetivos planteados con este
proyecto de tal modo que se impulse un cambio en los hbitos de trabajo.
La evaluacin puede ser interna o externa, la primera se refiere a la revisin que
se hace por los miembros del equipo de la misma unidad administrativa, y la
segunda es desarrollada por personal ajeno al unidad administrativa.
III.2. FASES DE EVALUACIN DE LAS 9 CLAVES PARA EL CAMBIO .
Para que el acompaamiento sea efectivo es necesario dividir la evaluacin en
tres etapas:
a) Fase I, Evaluacin hasta de las tres primeras claves , aproximadamente
en la aplicacin del proceso desde la primera etapa de Compromiso
Directivo hasta una parte de la quinta etapa que es Aplicacin .Una vez
que se haya implantado hasta esta etapa, habr que ejecutar esta primera
evaluacin, que tiene como propsito verificar la aplicacin y asesorar en caso
de dudas o desviaciones del proceso observadas.
b) Fase II. Evaluacin de las 6 claves restantes Una vez que se ha
garantizado la aplicacin efectiva de las tres primeras claves, entonces se
ocupar alrededor de otro mes y medio para la aplicacin de las seis claves
restantes, el cual estar asentado tambin en la segunda Agenda de
reunin cuando este periodo se concluya, entonces habr que proceder a
realizar la evaluacin, esta segunda fase tiene como propsito verificar la
aplicacin efectiva de las tres primeras claves y asesorar en caso de dudas o
desviaciones de las seis claves restantes.
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c) Fase III. Evaluacin Peridica , Esta tercera fase tiene como propsito
garantizar la aplicacin efectiva de la metodologa, 9 claves para el cambio ,
as como asegurar su permanencia, esta evaluacin deber llevarse a cabo
una vez concluidos los siete etapas del proceso, y posteriormente dos o tres
veces al cada 4 o 6 meses, dependiendo del nmero de reas en donde se
haya aplicado o la complejidad de su operacin.
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Reunin de
Apertura
15 min
Revisin
Documental
1 hr 30 min.
Revisin de
Campo
2 horas
Ruta Crtica
Levantamiento de
Observaciones
2 horas
Levantamiento
de Acuerdos
30 min
Comunicacin de
Observaciones
30 min
Cierre del
Evento
15 min.
Se puede poner dentro de cada bloque el tiempo promedio que se tiene contemplado
para desarrollar cada paso, para que sea an mas clara, o bien simplemente dejarlo
en la agenda.
III.4.3. DESARROLLO DE LA RUTA CRTICA
Durante la evaluacin es recomendable que lleves contigo una Lista de Verificacin ,
la cual contiene los puntos a evaluar, durante la revisin documental y de campo, de
acuerdo a la fase a evaluar:
III.4.3.1.FASE I EVALUACIN DE LAS TRES PRIMERAS CLAVES .
En esta fase de evaluacin tiene como objetivo verificar si la metodologa se ha
seguido adecuadamente, y apoyar o resolver dudas en caso de que se observen
inconsistencias en el proceso de aplicacin de la misma.
Para evaluar el avance y la implantacin de las tres primeras claves, se debi haber
desarrollado el Compromiso Directivo , La sensibilizacin y el Diagnstico y las
tres primeras claves de la etapa de Aplicacin las cuales debieron haber quedado
asentados en la primera Agenda de Reunin , por lo que se sugiere se lleve de la
siguiente manera:
1. En la Reunin de Apertura:
a. Se recomienda primero que nada llevar como antecedente la agenda de
reunin anterior, o minuta donde se sentaron los primeros acuerdos, en
donde estn definido: las reas de aplicacin seleccionadas por el cuerpo
directivo, los facilitadores y el equipo de trabajo para el desarrollo de la
59
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TCNICA
IV. DIAGNSTICO
Cuentan con fotos iniciales y
Subsecuentes ?
Estn tomadas en el mismo lugar y
desde el mismo ngulo ?
SI
NO
O.K.
NC
Documental
NC
OBSERVACIONES
Las fotos fueron tomadas
pero no todas son del
mismo lugar, en algunas se
muestran cambios, en otras
simplemente lucen bien,
pero no hay rango de
comparacin.
El siguiente ejemplo son preguntas que puedes hacer para verificar Clasificacin.
CONCEPTO
TCNICA
SI
NO
OBSERVACIONES
V. APLICACIN
V.1 CLASIFICACIN.
4. Conoce usted como se representa
el rea de consulta externa ?
5.
6.
O.K.
Entrevista
O.K.
NC
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REACTIVO
1)
7.
1. COMPROMISO DIRECTIVO
En los acuerdos establecidos en la primera
sesin, estuvo presente el director?
8.
9.
TCNICA
SI
NO
OBSERVACIONES
Documental
Documental y
Entrevista con el
Personal
Entrevista con el
Personal
Documental
Documental
Documental y
Entrevista.
ESTADO: _____________________
UNIDAD HOSPITALARIA________________________________________AREA O SERVICIO_______________________
NOMBRE DEL DIRECTOR_______________________________________FECHA DE EVALUACIN_________________
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REACTIVO
TCNICA
2) 2. SENSIBILIZACIN.
13. Se comunic a todo el personal de la
aplicacin de esta metodologa?
SI
NO
OBSERVACIONES
Documental y
entrevista.
Documental
Documental
Lmites de servicio
reas de uso comn
Documental
Nombre
de
los
responsables
de
la
aplicacin de 9 Claves ,
por servicio y reas de
uso comn.
Observacin y
Entrevista.
ESTADO: _____________________
UNIDAD HOSPITALARIA________________________________________AREA O SERVICIO_______________________
NOMBRE DEL DIRECTOR_______________________________________FECHA DE EVALUACIN_________________
65
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REACTIVO
3) 4. DIAGNSTICO
19. Cuentan
con
fotos
Subsecuentes?
TCNICA
iniciales
NO
OBSERVACIONES
Documental
Documental
Documental
Observacin
Documental
Documental
SI
Observacin y
Entrevista
Seccin 1.03
ESTADO: _____________________
UNIDAD HOSPITALARIA________________________________________AREA O SERVICIO_______________________
NOMBRE DEL DIRECTOR_______________________________________FECHA DE EVALUACIN_________________
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Seccin 1.04
CONCEPTO
1)
2)
TCNICA
SI
NO
OBSERVACIONES
5. APLICACIN.
CLAVE I.- CLASIFICACIN. Mantener solo lo necesario
Documental
Observacin
se
ven
debidamente
Entrevista
5. APLICACIN.
II. ORGANIZACIN. Mantener todo en orden
29. Se cuenta con el los mapas croquis de
servicio y el detallado?
Observacin y
entrevista
ESTADO: _____________________
UNIDAD HOSPITALARIA________________________________________AREA O SERVICIO_______________________
NOMBRE DEL DIRECTOR_______________________________________FECHA DE EVALUACIN_________________
67
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REACTIVO
TCNICA
SI
NO
OBSERVACIONES
5. APLICACIN.
1) CLAVE II.- ORGANIZACIN. Mantener todo en orden
30. Se tiene identificado dentro del mapa
croquis de servicio y detallado:
Mobiliario, equipo de oficina y
mdico.
Zonas de trabajo principal, zonas
de objetos de uso diario, de uso
Observacin y
frecuente, uso espordico.
entrevista
Responsable del rea y nombre
de la tarea dominante.
Referencia
cruzada
de
la
ubicacin dnde las fotos fueron
tomadas.
31. El mapa croquis detallado y de servicio se
encuentra en un lugar visible para el
personal involucrado?
Observacin
Entrevista
Seccin 1.06
ESTADO: _____________________
UNIDAD HOSPITALARIA________________________________________AREA O SERVICIO_______________________
NOMBRE DEL DIRECTOR_______________________________________FECHA DE EVALUACIN_________________
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Seccin 1.07
Seccin 1.08 LISTA DE VERIFICACIN
REACTIVO
TECNICA
SI
NO
OBSERVACIONES
5. APLICACIN.
CLAVE III.- LIMPIEZA. Mantener todo limpio
33. Los objetos clasificados se encuentran
conforme a los protocolos de acciones para
las cosas y el mapa croquis de servicio y
detallado?
34. El Equipo de trabajo, mesas, escritorios,
mesas de exploracin se encuentran limpios,
sin polvo y sin objetos en desorden?.
35. Sanitarios, cocineta y reas comunes se
encuentran Limpias, sin basura polvo, o con
olores desagradables causados por suciedad
o desorden?.
36. Se observa que no hay publicidad obsoleta
a la vista, y fuera de espacios asignados
para la publicidad?
37. Se observa que no hay documentos
apilados o fuera de lugar?
Observacin
Observacin
Observacin
Observacin
Observacin
ESTADO: _____________________
UNIDAD HOSPITALARIA________________________________________AREA O SERVICIO_______________________
NOMBRE DEL DIRECTOR_______________________________________FECHA DE EVALUACIN_________________
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REACTIVO
TECNICA
SI
NO
OBSERVACIONES
5. APLICACIN.
CLAVE IV. BIENESTAR PERSONAL Llvalo a tu persona
38. Se tienen identificados los generadores de
suciedad y desorden?
39. Se realiza un proceso de anlisis de causas
de esos generadores?
40. Se toman acciones para la eliminacin o
prevencin de los generadores?.
41. El personal del rea participa en
identificacin de generadores y anlisis
causas?
42. El personal del rea participa en
identificacin de generadores y anlisis
causas?
Documental
Documental
Entrevista
la
de
Entrevista
la
de
Entrevista
ESTADO: _____________________
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REACTIVO
TECNICA
SI
NO
OBSERVACIONES
5. APLICACIN.
CLAVE V. DISCIPLINA Apegarse a normas y acuerdos establecidos por el Grupo
43. Se tienen establecidos los acuerdos de
limpieza y los acuerdos de convivencia?.
44. El personal conoce y aplica los acuerdos de
limpieza y de convivencia?
Documental
Entrevista
5. APLICACIN.
CLAVE VI. CONSTANCIA Persiste en Realizar las Tareas de Forma Permanente
45. Las reas donde se aplicaron las tres
primeras claves, se conservan limpias y
ordenadas?
46. Se hace una revisin peridica para
garantizar que el ambiente contine limpio y
ordenado?
Documental
Documental
ESTADO: _____________________
UNIDAD HOSPITALARIA________________________________________AREA O SERVICIO_______________________
NOMBRE DEL DIRECTOR_______________________________________FECHA DE EVALUACIN_________________
71
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REACTIVO
TECNICA
SI
NO
OBSERVACIONES
5. APLICACIN.
CLAVE VII. COMPROMISO Llegar hasta el final de la tarea
47. Se da seguimiento a los acuerdos para
controlar generadores, los de limpieza y
convivencia?
48. El personal se muestra entusiasta en la
realizacin de las actividades de clasificacin
orden, bienestar personal y evaluacin
interna?
Entrevista
Entrevista
5. APLICACIN.
CLAVE VII. COORDINACIN Realiza la tarea en forma Interdependiente .
49. El personal sabe que le corresponde hacer
o cuidar en sus reas de trabajo, e
interpretan adecuadamente los mapas?
50. El personal expone de manera entusiasta la
experiencia en el proceso de aplicacin de la
metodologa de 9 Claves para el Cambio ?
51. Coinciden lo expuesto por el personal con
referente
las
reas
y
actividades
correspondientes, con lo establecido en las
minutas de acuerdos y las responsabilidades
observadas en los mapas croquis?
Entrevista
Entrevista
Entrevista
ESTADO: _____________________
UNIDAD HOSPITALARIA________________________________________AREA O SERVICIO_______________________
NOMBRE DEL DIRECTOR_______________________________________FECHA DE EVALUACIN_________________
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REACTIVO
TECNICA
SI
NO
OBSERVACIONES
6. ANLISIS Y ESTANDARIZACIN
CLAVE VIII. Estandarizacin Unifica el mtodo
52. Realizan un anlisis de la metodologa de
9 Claves para el cambio , para identificar los
procesos que les sirven?
53. Cuentan con toda la documentacin que
evidencia la implantacin efectiva de la
metodologa?
54. Tienen los procesos de xito de la
implantacin
y
seguimiento
de
la
metodologa debidamente integrados a la
carpeta y en orden?
Documental
Documental
Documental y
entrevista
7. MEJORA CONTINUA
CLAVE IX. COORDINACIN Realiza la tarea en forma Interdependiente .
55. Se lleva a cabo una evaluacin peridica
del proceso (por lo menos cada cuatro
meses ?
56. Se toman decisiones basadas en los
resultados de las evaluaciones peridicas del
proceso?
57. Se toman decisiones basadas en fallas
detectadas durante el proceso de aplicacin
de la metodologa por el personal directivo?
58. Se toman decisiones basadas en fallas que
generadas durante el procesos detectadas
por el personal operativo?
Documental
Documental y de
observacin
Documental y de
observacin
Documental y de
observacin
ESTADO: _____________________
UNIDAD HOSPITALARIA________________________________________AREA O SERVICIO_______________________
NOMBRE DEL DIRECTOR_______________________________________FECHA DE EVALUACIN_________________
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4. Levantamiento de Observaciones:
Es conveniente pedir al personal evaluado que te acompaa al grupo evaluador
permita un tiempo (el establecido en la Ruta Crtica) discutir y consensar sus
evaluaciones, en privado.
Este paso de la evaluacin es para hacer un concentrado de las actividades realizadas
durante la revisin documental y de campo, plasmndolo en un formato de
Levantamiento de observaciones y de evaluacin .
En este formato se hace una referencia cruzada de la documentacin generada, se
mencionan las evidencias, y se redactan las oportunidades de mejora para esta
metodologa.
Por ejemplo:
EVALUACION:
V. Aplicacin
Clasificacin
9. Matriz de
Clasificacin de
Objetos.
EVIDENCIAS
Personal
reas
Entrevistado Visitadas
12
Consulta
Externa,
Archivo
Clnico,
Urgencias
Observaciones
Calificacin
Ponder % de
acin Avance
35
21
74
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PROCESO
Observaciones
reas de Oportunidad
Fortalezas
I.
Compromiso Directivo
II.
Sensibilizacin
III.
Organizacin del
Proceso.
VI. Diagnstico
IV. Aplicacin
En esta fase I, solo se revisa hasta aplicacin y de esta etapa del proceso hasta las
tres primeras claves: clasificacin, organizacin y limpieza.
76
EVALUACION:
I. Compromiso Directivo
EVIDENCIAS
Personal
Entrevistado
reas Visitadas
Observaciones Calificacin
12
Urgencia
Adms. Tocoquirrgica
Consulta externa
50
40
12
Urgencia
Adms. Tocoquirrgica
Consulta externa
100
100
20
20
40
40
16
35
21
35
30
1. Acuerdos o Minutas
II. Sensibilizacin.
2. Listas de Asistencia del
personal.
III. Organizacin del Proceso
3. Priorizacin de Metas.
III. Organizacin del Proceso
4. Formato de Codificacin de
espacios.
III. Organizacin del Proceso.
5. Mapas (General y Detallado)
IV: Diagnstico
6. lbum de Fotos
IV. Diagnstico
7. Cuestionarios de evaluacin
IV. Diagnstico
8. Grficas de Radar
Urgencia
Adms. Tocoquirrgica
Consulta externa
12
Urgencia
No se cuenta con una base para
Adms. Tocoquirrgica evaluar la aplicacin de este punto
Consulta externa
ya que no cuentan con este
documento.
9
Urgencia
Se cuenta con el mapa croquis
Adms. Tocoquirrgica general y esta visible pero no hay
Consulta externa evidencia de uso en la metodologia
Urgencia
Se observaron las reas
Adms. Tocoquirrgica
fotografiadas, sin embargo no
Consulta externa
fueron tomadas desde el mismo
ngulo
No mostraron los cuestionarios
aplicados en la carpeta de 9 Claves
para el cambio
No muestran en sus documentos
ninguna medicin
Ponderacin Calificacin
77
EVALUACION:
EVIDENCIAS
Personal
Entrevistado
reas Visitadas
Observaciones
Calificacin
Ponderacin
% de
Avance
30
V. Aplicacin
Clasificacin
9. Matriz de Clasificacin de
Objetos.
35
V. Aplicacin
Organizacin
10. Protocolos de acciones para
los Objetos.
35
V: Aplicacin
Limpieza
11. Se encuentran las reas
limpias, sin basura ni polvo
50
I. Compromiso Directivo
12. El personal particip en el
proceso de aplicacin de la
metodologa de 9 Claves para el
Cambio?
RESUMEN EJECUTIVO
NOMBRE DE LA UNIDAD: ______________________________________________
NOMBRE DEL DIRECTOR: ______________________________________________
78
PROCESO
Observaciones
reas de Oportunidad
Fortalezas
V. Compromiso Directivo
VI. Sensibilizacin
VIII. Aplicacin
(Clasificacin Orden y Limpieza)
79
NOMBRE DE LOS
EVALUADORES:
FIRMAS:
DIRECTOR DE LA
UNIDAD HOSPITALARIA
FIRMA:
80
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5. Comunicacin de Observaciones.
Una vez realizado el resumen convocar al cuerpo de gobierno y al equipo para dar
a conocer los resultados, en forma general, de ser posible presentarlo con equipo
de cmputo y can, o simplemente con los documentos y formatos en mano. Los
evaluadores debern asegurarse de dejar claras las reas de oportunidad y
retroalimentar la importancia de cada etapa del proceso.
Cuando la evaluacin es interna se puede prestar la sesin para intercambiar
experiencias de xito en el proceso de aplicacin de las 9 Claves para el cambio
, y disear la forma de aplicar estas estrategias que produjeron xito en otras
reas de la unidad.
6. Establecimiento de Acuerdos.
Es conveniente que se tenga a la mano un formato de Agenda de Reunin y/o de
Seguimiento de acuerdos para que una vez que el cuerpo de gobierno y el equipo
de 9 Claves para el Cambio conozca sus reas de Oportunidad, establezca las
acciones de mejora para los procesos, fechas de cumplimiento, y se defina la fecha
de evaluacin de la Fase II.
7. Cierre del Evento.
Finalmente los evaluadores debern firmar en todas las hojas, y en donde aparece
su nombre en la ltima hoja, se hace entrega del resumen ejecutivo de la
evaluacin, y se pide al Director que firme tambin en la ltima hoja, se queda una
copia en la unidad y otra el grupo evaluador. En caso de que la evaluacin sea
interna, concentrar la informacin en la carpeta de 9 claves para el Cambio
II.4.3.2. FASE II EVALUACIN DE LAS SEIS CLAVES RESTANTES
En esta etapa se establece la Ruta Crtica con los mismos elementos:
Reunin de
Apertura
Revisin
Documental
Ruta Crtica
Cierre del
Evento
Levantamiento
de Acuerdos
Revisin de
Campo
Levantamiento de
Observaciones
Comunicacin de
Observaciones
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La lista de Verificacin deber contener todas las etapas del proceso de aplicacin de
las 9 Claves para el cambio , esto quiere decir las que
ya se mencionaron de
Compromiso Directivo, Sensibilizacin, Organizacin del Proceso,
Diagnstico,
Aplicacin hasta las tres primeras claves, y las que se mencionan en esta segunda fase
de evaluacin que es la aplicacin de todo el proceso.
Cmo evaluar las claves restantes durante el recorrido?
Una vez revisada la documentacin el evaluador se dar cuenta de los avances con
respecto a las observaciones encontradas en la Fase I, tambin se recomienda revisar
cuales son los acuerdos a los que llegaron e identificar al responsable:
Por lo tanto se deber revisar lo siguiente mediante la observacin:
1. Las reas de oportunidad u observaciones encontradas en la evaluacin realizada de
Fase I.
2. Que las reas estn limpias, ordenadas y los objetos clasificados y en el lugar designado
para los mismos
3. Los generadores detectados estn debidamente controlados conforme a los acuerdos.
4. Que se observen los resultados de los acuerdos de Orden y Limpieza
5. Las reas revisadas anteriormente que continuan con el programa
La entrevista deber llevarse a cabo de la misma forma que en la Fase I, sin embargo
para evaluar las seis claves restantes, esta tcnica cobra ms importancia porque stas
claves tienen que ver con las personas y con la organizacin, y lo que se deber evaluar
es la motivacin, el nivel de compromiso que tienen con este proceso, la armona que se
percibe en el ambiente y la flexibilidad dada por la actitud positiva el cumplimiento de lo
establecido por el equipo, por lo tanto; la mayor parte de la informacin se obtiene de las
personas que laboran en las reas donde fueron aplicadas las 9 Claves para el cambio ,
por tal motivo se deber prestar atencin a los siguientes puntos a la hora de hacer la
entrevista al personal:
1.
2.
3.
4.
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9. Matriz de
Clasificacin de
Objetos.
EVIDENCIAS
Personal
reas
Entrevistado Visitadas
12
Consulta
Externa,
Archivo
Clnico,
Urgencias
Observaciones
Calificacin
La matriz de clasificacin de
objetos es conocida por todo el
personal donde fue aplicada esta
metodologa, ya que todos los
entrevistados
identificaron los
cdigos, y explicaron como los
usan dentro de su rea de trabajo.
Ponder % de
acin Avance
30
30
84
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EVALUACION:
V: Aplicacin
Disciplina
11. Acuerdos de
Limpieza y de
convivencia
EVIDENCIAS
Personal
Entrevistado
reas
Visitadas
Observaciones
Calificacin
Ponder % de
acin Avance
10
0
Como se puede observar, no hay evidencia de aplicacin de esta clave, por lo tanto el
porcentaje de avance es de 0%.
Es importante observar que la ponderacin asignada para esta Fase II, es diferente a la
Fase I, en la quinta etapa del proceso que es V. Aplicacin, ya que en la primera fase se
evala hasta las tres primeras claves de esta etapa, y se distribuye el porcentaje entre
tres, y en esta segunda etapa se evalan las 9 Claves para el Cambio . Por lo que se
distribuye la ponderacin entre nueve.
Finalmente se realiza el Resumen Ejecutivo en donde se concentran las observaciones
encontradas para cada una de las etapas del proceso de aplicacin de 9 Claves para el
Cambio , es conveniente usar el formato para facilitar la interpretacin, e identificacin de
las reas de oportunidad por la unidad.
85
EVALUACION:
I. Compromiso Directivo
EVIDENCIAS
Personal
Entrevistado
reas Visitadas
Observaciones
1. Acuerdos o Minutas
II. Sensibilizacin.
100
20
3. Priorizacin de Metas.
III. Organizacin del Proceso
40
4. Formato de Codificacin de
espacios.
III. Organizacin del Proceso.
40
35
6. lbum de Fotos
IV. Diagnstico
35
7. Cuestionarios de evaluacin
IV. Diagnstico
30
8. Grficas de Radar
86
EVALUACION:
V. Aplicacin
EVIDENCIAS
Personal
Entrevistado
reas Visitadas
Observaciones
Calificacin
Ponderacin
% de
Avance
25
Clasificacin
9. Matriz de Clasificacin de
Objetos.
V. Aplicacin
25
Organizacin
10. Protocolos de acciones para
los Objetos.
V: Aplicacin
10
Limpieza
11. Se encuentran las reas
limpias, sin basura ni polvo
I. Compromiso Directivo
50
87
EVALUACION:
V. Aplicacin
EVIDENCIAS
Personal
Entrevistado
reas Visitadas
Observaciones
Calificacin
Ponderacin
% de
Avance
10
Bienestar Personal
10
Disciplina
11. Acuerdos de Limpieza y de
convivencia
V. Aplicacin
10
Constancia
10
Coordinacin
14. Nivel de conocimiento del
personal de este proceso de
aplicacin
y
el
rol
que
desempean dentro de el.
88
EVIDENCIAS
EVALUACION:
Personal
Entrevistado
reas Visitadas
Observaciones
Calificacin
Ponderacin
% de
Avance
45
10
de
de
los
la
45
50
50
89
PROCESO
I.
Compromiso Directivo
II.
Sensibilizacin
III.
Organizacin del
Proceso.
Observaciones
reas de Oportunidad
Fortalezas
VI. Diagnstico
IV. Aplicacin
(9 Claves)
V. Estandarizacin y Anlisis
VI. Mejora Continua.
90
NOMBRE DE LOS
EVALUADORES:
FIRMAS:
DIRECTOR DE LA
UNIDAD
FIRMA:
91
SECRETARIA DE SALUD
SUBSECRETARIA DE INNOVACION Y CALIDAD
DIRECCION GENERAL DE CALIDAD Y EDUCACION EN SALUD
5. Comunicacin de Observaciones.
Una vez realizado el resumen convocar al cuerpo de gobierno y al equipo para dar a
conocer los resultados, en forma general, de ser posible presentarlo con equipo de
cmputo y can, o simplemente con los documentos y formatos en mano. Los
evaluadores debern asegurarse de dejar claras las reas de oportunidad
y
retroalimentar la importancia de cada una de las etapas del proceso de aplicacin de las
Claves para el Cambio .
Cuando la evaluacin es interna se puede prestar la sesin para intercambiar
experiencias de xito en el proceso de aplicacin de las 9 Claves para el cambio , y
disear la forma de aplicar estas estrategias que produjeron xito en otras reas de la
unidad.
6. Establecimiento de Acuerdos.
Como en la Fase I, es conveniente que se tenga a la mano un formato de Agenda de
Reunin y/o de Seguimiento de Acuerdos para que una vez que el cuerpo de
gobierno y el equipo de 9 Claves para el Cambio conozca sus reas de Oportunidad,
establezca las acciones de mejora para los procesos y fechas de cumplimiento, y se
establece la fecha de evaluacin de la Fase III.
7. Cierre del Evento.
En el cierre del evento no cambian las formas, en las tres fases se lleva a cabo de
la misma manera, solo el contenido de las observaciones es diferente. As es que
finalmente los evaluadores debern firmar en todas las hojas, y en donde aparece
su nombre en la ltima hoja, se hace entrega del resumen ejecutivo de la
evaluacin, y se pide al Director que firme tambin en la ltima hoja, se queda una
copia en la unidad y otra el grupo evaluador. En caso de que la evaluacin sea
interna, concentrar la informacin en la carpeta de 9 claves para el Cambio
a) Fase III, Evaluacin Peridica.
En esta fase no nos detendremos mucho a explicar cada una de las etapas, no porque
sea menos importantes, sino que ya que estn implcitas en las dos fases anteriores,
se deber revisar bajo el mismo proceso metodolgico que la fase I y II, solo que se
tendr que apuntar a verificar las observaciones encontradas durante la Fase II, la
ponderacin es la misma que la evaluacin anterior.
De esta fase es importante mencionar que la evaluacin es una revisin integral de
todo el proceso, y que deber llevarse a cabo por lo menos cada cuatro meses para
asegurar la consistencia de la metodologa y sobre todo, asegurar el cambio de
hbitos de trabajo dentro de la unidad o el hospital.
92
93
______________________________________________
__________________________________________________________________________
ESPACIO:
___________________________________________________________________
SECRETARIO:
___________________________________________________________________
_____________________________________________________
_____________________________________________________
_____________________________________________________
_____________________________________________________
_____________________________________________________
SECCIN
EJEMPLOS
Sala de
reuniones
i)
Cruz
Direccin
Cuadrado
Sala
Consulta
Externa.
Crculo
Sala de
espera
Tringulo
SU ELECCIN
9C-TD-1
94
_______________________________________
__________________________________________________________________________
ESPACIO:
___________________________________________________________________
SECRETARIO:
___________________________________________________________________
_____________________________________________________
_________________________________________________
_________________________________________________
_________________________________________________
_________________________________________________
OBJETOS
ACCION
(b)
OBJETOS
PENDIENTES
CLASIFICAR. (PC)
DE
95
_______________________________________
LIDER:
__________________________________________________________________________
ESPACIO:
__________________________________________________________________________
CANTIDAD
MARCA
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
96
1) SECCIN
2) MES Y AO
S
NO
CONSTANCIA
Al dividir el nmero de reas que iniciaron entre el nmero de reas que permanecen en
el programa el resultado es mayor de 0.8
b)
COMPROMISO
ESTANDARIZACIN
Existen reglas consensadas y escritas para la clasificacin y marcado de objetos,
secciones y reas de trabajo
Existen acuerdos consensados escritos de convivencia, limpieza y para disminuir la
generacin de contaminantes, distractores, suciedad, etc.
Se mide y publica regularmente el desempeo de las reas con el radar 9 Claves
97
IDENTIFICACION DE GENERADORES
______________________________________________
LIDER:
__________________________________________________________________________
ESPACIO:
__________________________________________________________________________
SECRETARIO:
___________________________________________________________________
_____________________________________________________
_____________________________________________________
_____________________________________________________
_____________________________________________________
_____________________________________________________
IDENTIFICACION
DE
GENERADORES
LOCALIZACION
ANALISIS DE
CAUSAS
ACCIONES.
98
_______________________________________
__________________________________________________________________________
ESPACIO:
___________________________________________________________________
SECRETARIO:
___________________________________________________________________
_____________________________________________________
_____________________________________________________
_____________________________________________________
_____________________________________________________
_____________________________________________________
ASUNTO
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
RESULTADO
99
______________________________________________
LIDER:
__________________________________________________________________________
ESPACIO:
__________________________________________________________________________
SECRETARIO:
___________________________________________________________________
_____________________________________________________
_____________________________________________________
_____________________________________________________
_____________________________________________________
_____________________________________________________
CONTENIDO
SI
NO
100
GRAFICA DE RADAR
______________________________________________
LIDER:
__________________________________________________________________________
ESPACIO:
__________________________________________________________________________
AL UNIR CON LNEAS RECTAS LAS MARCAS ENTRE LAS CATEGORAS CLAVES
CLASIFICACION
100 %
75
ORGANIZACIN
ESTANDARIZACIN
50
25
COORDINACIN
LIMPIEZA
COMPROMISO
DISCIPLINA
CONSTANCIA
BIENESTAR
PERSONAL
101
PRIORIZACION DE METAS
NOMBRE DE LA UNIDAD HOSPITALARIA_____________________________________________________
LIDER:
_______________________________________________________
SECRETARIO:
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
QU?
POR QUE?
COMO?
QUIN?
CUANDO?
DNDE?
102
103
ESCENARIO
ESCENARIO
LA S U N ID A D E S D E S A LU D T IE N EN U N A S E R IE D E
S IT U A C IO N E S Q U E IM P A C T A N D IR E C T A M E N T E E N LA
P E R C E P C IO N D E LO S U S U A R IO S
Los ffactor
actores
es son:
son:
Los
1 . LID ER E S D E M A S IA D O O C U PA D O S C O N
A S U N T O S U R G E N T ES .
2 . N O H A N V IS U A LIZ A D O LA D IM EN S IO N D E
S U PR O B LEM A .
3 . D ES C O N O C E N U N M ET O D O D E T R A B A JO .
4 . N O S E C U E N T A N C O N B U EN O S H A B IT O S
D E T R A B A JO EN LA S U N ID A D E S D E S A LU D .
5. NO HAY UNA CULTURA ADECUADA.
ES NECESARIO
NECESARIO BUSCAR
BUSCAR CONDICIONES
CONDICIONES
ES
COMO:
COMO:
1. AREAS Y EQUIPOS LIMPIOS Y ORDENADOS.
2. DISTRIBUCION DE LAS AREAS SEGN ACTIVIDADES.
3. INFORMACION SUFICIENTE Y CLARA.
4. FLUJOS AGILES DE PROCESOS PARA EL OTORGAMIENTO DE
LOS SERVICIOS.
5. MATERIALES UTILES, MEDICAMENTO VIGENTE E
INFORMACION ACTUALIZADA
6. PERSONAL PARTICIPATIVO.
7. DIRIGENTES CONCENTRADOS EN LA DIRECCION DE LA
UNIDAD.
GENERA
GENERA
1.
2.
3.
4.
6.
7.
8.
A D IC C IO N A L O U R G EN TE .
M A LA S R E LA C IO N E S IN T E R PE R S O N A LE S .
B A JA PA R T IC IPA C IO N D EL P ER S O N A L.
EX IS TE N C IA D E B A S U R A Y M U G R E.
M A T ER IA LE S O B S O LE TO S C O N FR EC U E N C IA .
A PA R IE N C IA D E D ES O R D E N Y C A O S .
R E PR O D U C C IO N IN N E C ES A R IA D E LA S A C T IV ID A D E S
O P ER A T IV A S
1. CAMBIO DE PARADIGMAS.
2. ACTITUD POSITIVA.
3. COMPROMISO.
4. DIFUSION Y COMUNICACIN.
5. CAMBIO DE CULTURA.
104
9CLAVES
CLAVES
9
LAS 9 CLAVES PARA EL CAMBIO (9S) ES UNA
METODOLOGA QUE BUSCA GENERAR UN AMBIENTE DE
TRABAJO CONGRUENTE CON LA CALIDAD TOTAL, BRINDA
AL SER HUMANO LA OPORTUNIDAD DE SER MS EFECTIVO,
YA QUE ABARCA EL MEJORAMIENTO DE LAS CONDICIONES
FSICAS Y MENTALES DE QUIEN SE APEGA A STA.
SERISERI-CLASIFICACIN
CLASIFICACIN
SEITONSEITON-ORGANIZACIN
ORGANIZACIN
IDENTIFICA
IDENTIFICALO
LOQUE
QUESIRVE
SIRVE
UBICA
UBICALOS
LOSOBJETOS
OBJETOSDONDE
DONDESE
SEENCUENTRAN
ENCUENTRAN
SELECCIONAR,
SELECCIONAR,MARCAR
MARCAROOETIQUETAR
ETIQUETARDE
DE
ACUEDO
ACUEDOAAUN
UNCRITERIO
CRITERIO
SEITONSEITON-ORGANIZACIN
ORGANIZACIN
UBICA
UBICALOS
LOSOBJETOS
OBJETOSDONDE
DONDESE
SEENCUENTRAN
ENCUENTRAN
AGRUPAR
AGRUPARYYUBICAR
UBICARDE
DEACUERDO
ACUERDO
AALA
LASELECCIN
SELECCINCON
CONEL
ELFIN
FINDE
DEEVITAR
EVITAR
PERDER
PERDEREL
ELTIEMPO
TIEMPO
AGRUPAR
AGRUPARYYUBICAR
UBICARDE
DEACUERDO
ACUERDO
AALA
LASELECCIN
SELECCINCON
CONEL
ELFIN
FINDE
DEEVITAR
EVITAR
PERDER
PERDEREL
ELTIEMPO
TIEMPO
SEIKETSUSEIKETSU-BIENESTAR
BIENESTARPERSONAL
PERSONAL
LLEVALO
LLEVALOAATU
TUPERSONA
PERSONA
INTROYECTAR
INTROYECTARLAS
LASTRES
TRESPRIMERAS
PRIMERAS
CLAVES
CLAVESAATU
TUPERSONA
PERSONAPARA
PARAOBETENER
OBETENERUN
UNBIENESTAR
BIENESTAR
FFISICO
ISICOYYMENTAL
MENTAL
105
106
SHIKARISHIKARI-CONSTANCIA
CONSTANCIA
SHITSUKE
SHITSUKE- -DISCIPLINA
DISCIPLINA
PERSISTE
PERSISTEEN
ENREALIZAR
REALIZARLAS
LAS
CUMPLE
CUMPLECON
CONLO
LOESTABECIDO
ESTABECIDO
TAREAS
TAREASDE
DEFORMA
FORMAPERMANENTE
PERMANENTE
APEGARSE
APEGARSEAANORMAS
NORMASYYACUERDOS
ACUERDOSESTABLECIDOS
ESTABLECIDOS
MANTENER
MANTENER LOS
LOSHABITOS
HABITOSADQUIRIDOS
ADQUIRIDOS
POR
POREL
ELGRUPO
GRUPO
SHISUKOKU
SHISUKOKU- -COMPROMISO
COMPROMISO
LLEGA
LLEGAAL
ALFINAL
FINALDE
DELAS
LASTAREAS
TAREAS
QUERER
QUERERLOGRAR
LOGRARLOS
LOSOBJETIVOS
OBJETIVOS
PERSONALES
PERSONALESYYDE
DELA
LAORGANIZACION
ORGANIZACION
SEIDO
SEIDO- -ESTANDARIZACIN
ESTANDARIZACIN
UNIF
UNIFICA
ICAEL
ELMETODO
METODO
DOCUMENTAR
DOCUMENTAR LA
LAEXPERIENCIA
EXPERIENCIAPARA
PARAESTABLECER
ESTABLECER
PARAMETROS
PARAMETROSAAALCANZAR
ALCANZARYYFOMENTAR
FOMENTARSU
SUAPLICACIN
APLICACIN
EN
ENTODA
TODALA
LAORGANIZACION
ORGANIZACION
SEISHO
SEISHO- -COORDINACIN
COORDINACIN
REALIZA
REALIZALA
LATAREA
TAREAEN
ENFORMA
FORMAINTERDEPENDIENTE
INTERDEPENDIENTE
TRABAJAR
TRABAJAREN
ENEQUIPO
EQUIPOEN
ENUNA
UNAMISMA
MISMADIRECCION
DIRECCION
BENEFICIOS
Incrementar el espacio en el rea de trabajo,
desechando los objetos no tiles para el desarrollo
de sus tareas.
Se dism inuye el tiem po de ejecucin de las tareas,
teniendo una ubicacin para cada objeto,
localizndolo rpidamente.
Mejorar el ambiente de trabajo, pensando y
manteniendo siempre en el orden y la limpieza.
Los trabajadores adquieren hbitos que les permiten
realizar sus tareas en armona con su medio
ambiente y para su bienestar personal
107
BENEFICIOS
Incrementa la satisfaccin del prestador de
servicios con su ambiente laboral.
Mejora la percepcin de calidad que tiene el
usuario de los servicios de salud.
Los trabajadores logran identificar los procesos y
servicios que se necesitan mejorar.
Preparar el campo para la aplicacin de otras
estrategias para la mejora continua de la calidad
en los servicios de salud.
OBJETIVO
OBJETIVO
ESTANDARIZAR LA APLICACIN DE LA METODOLOGIA DE 9
CLAVES PARA EL CAMBIO EN UNIDADES DE SEGUNDO
NIVEL DE LA SECRETARIA DE SALUD MEDIANTE LA
SENSIBLIZACION AL PERSONAL DIRECTIVO ASI COMO LA
CAPACITACION Y ASESORIA AL PERSONAL OPERATIVO
DESIGNADO
PARA
REALIZAR
LAS
FUNCIONES
DE
FACILITADOR.
I. COMPROMISO DIRECTIVO
COMOAPLICARLO?
APLICARLO?
COMO
MEDIANTE EL PROCESO DE APICACION DE 9
CLAVES PARA EL CAMBIO QUE CONSTA DE:
Impacto de su aplicacin
II. SENSIBILIZACION
IV. DIAGNSTICO
V. APLICACION
VI. ESTANDARIZACIN
108
CAMBIO ORGANIZACIONAL
EL EJ ERCICIO DE LA AUTORIDAD ES MUY
IMPORTANTE
P ARA LOGRAR UN CAMBIO EN LOS VALORES,
ACTITUDES Y HABITOS, Y PARA
LOGRAR ESTA CULTURA,
ES NECESARIO
PROVOCAR CAMBIOS EN EL ENTORNO
Demostrar urgencia
Construir un equipo lder
Crear una visin
Comunicar la visin
Darle poder a las personas
Producir xitos a corto plazo
Expandir los xitos y producir ms.
Consolidar el cambio en la cultura organizacional
ANALIZAR
VER
PENSAR
SENTIR
CAMBIAR
CAMBIAR
00
109
110
111
Conforme un superintendente revisaba su fbrica con la mirada, no poda ocultar su orgullo y satisfaccin.
Increble! Qu cambio! exclam. Me confi entonces que la reciente mejora de la fbrica era el resultado de
una reciente campaa de tarjetas rojas.
Raramente he odo a los jefes de fbricas mencionar el trmino estrategia de tarjetas rojas. Pero los
expertos en mejora de fbricas parecen estar de acuerdo en que la estrategia de tarjetas rojas es el primer paso
para la eliminacin del despilfarro.
La estrategia de tarjetas implica adherir etiquetas o tarjetas rojas en todos lo elementos que se consideren
desperdicios o despilfarro o parezcan contribuir a ste. El trmino estrategia, significa que declaramos al
despilfarro como el enemigo a batir.
Las fbricas son como personas: sudan y se ensucian. Las personas se enfrentan a esto bandose. La
estrategia de tarjetas rojas se ha diseado como medio para lavar la fbrica peridicamente, erradicando el
aceite, el polvo y la suciedad.
Veamos un poco ms de cerca lo que queremos decir con el trmino de suciedad en una fbrica.
Empecemos por el stock. La mayora de las fbricas acumulan stocks innecesarios que se mantienen en
almacenes o se apilan entre estaciones de la lnea de produccin. En algunas fbricas, materiales recibidos
hace diez aos, y por cualquier causa no utilizados, an siguen acumulando polvo en estantes de los
almacenes. A menudo, se contemplan los espacios abiertos de la planta o los estantes vacos como sitios
perfectos para acumular stocks. Aqu es donde hay cosas que deben adornar con tarjetas rojas.
A continuacin, observamos las maquinarias y otros equipos. Casi cada fbrica tiene una o dos maquinas
que hace tiempo no se usan pero que se consideran demasiado valiosas para achatarrarlas. De modo que
continan donde estn, ocupando espacio.
112
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Despus de limpiar y organizar las oficinas, las cuatro plantas de oficina alquiladas tenan espacio sobrado.
No haba ya necesidad de considerar el alquiler de espacio adicional. El presidente seal con orgullo que,
Desde que hicimos la campaa de tarjetas rojas, no he escuchado una sola queja por falta de espacio.
En un anlisis final, las condiciones de desorden y apiamiento son como las personas que trabajan all les
han permitido que lleguen a ser - incluso en las divisiones de gerencia y ventas!
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Desde luego, cinco minutos gastados buscando cosas no son una gran prdida en el contexto de una
operacin de cambio de tiles de una hora de duracin. Sin embargo, estos cinco minutos son crticos cuando
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4. IMPLANTACIN Y SEGUIMIENTO
Es conveniente considerar que pese a que los conceptos de las 5 Ss son bastante sencillos de
comprender, su proceso de implantacin requiere del establecimiento de una serie de acciones adecuadamente
establecidas, as como una buena dosis de coordinacin ente las personas que intervendrn en su
implantacin. Lo anterior justifica la necesidad de establecer un programa de implantacin. Dado que cada
empresa es diferente del resto, hace un programa para cada una de ellas requiere un conocimiento mnimo
sobre su problemtica, antecedentes, objetivos etc., lo cual dificulta el proporcionar un programa de
implantacin adecuado para todas las organizaciones.
Tomando lo anterior, a continuacin se mencionan las actividades ms representativas de un proceso de
implantacin de 5 Ss. Se recomienda adaptarlas a las necesidades y requerimientos especficos de tu
organizacin:
Establecimiento del comportamiento directivo
La direccin de la empresa debe evidenciar su compromiso con las 5 Ss mediante las siguientes prcticas:
Divulgando sus objetivos e importancia para la empresa.
Evaluando avances.
Retroalimentando y dando reconocimiento.
Proporcionando recursos.
Aplicando las 5 Ss personalmente.
125
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5. EVALUACIN DE LAS 5 Ss
Con objeto de contar con una referencia tanto cualitativa como cuantitativa de los resultados del proceso de
implantacin, es conveniente aplicar evaluaciones peridicas externas, cuyos resultados deben ser
retroalimentados al personal del rea evaluada. Para ello ser necesario establecer en conjunto con el personal
del rea a evaluar, los criterios a utilizar durante la evaluacin.
Ejemplo de evaluacin de la primera S (seleccionar) para una oficina.
Se puede utilizar criterios de evaluacin con base a demritos, los cuales consisten en restar puntos sobre la
calificacin mxima, por cada situacin indeseable que sea detectada
.
S
ITEM
SELECCIN
Escritorio
Libreros y
archiveros
Equipo
Paredes y
pisos
Papeles sin
archivar por ms
de tres das
5
Artculos
personales en los
estantes
5
Computadora
personal sin uso o
descompuesta
5
Informacin fuera
del lugar
establecido
5
CRITERIOS
Documentos en
Equipos obsoletos
cajones sin uso
sin uso sobre
por ms de 3
cubierta del
meses
escritorio
5
5
Expedientes
Papeles obsoletos
obsoletos en
en estantes
archiveros
5
5
Telfonos sin usar
5
Documentos en
cajas o sueltos
sobre el piso
5
DEMRITO
PUNTOS
Objetos
personales en
mayor numero al
estndar
5
Artculos distintos
a expedientes de
trabajo
5
Calculadora y
otros equipos sin
usar
5
5
Papeles y avisos
Objetos sin uso en
en vidrios y/o
el piso
paredes
5
5
10
15
30
Al igual que el ejemplo anterior, se deben desarrollar y aplicar criterios de evaluacin para las otras 4S.
127
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