MANUAL

ADOBE ACROBAT
X PRO

La interfaz del programa........................................................................................... 4

La pantalla de Bienvenida................................................................................. 4
El rea de trabajo.............................................................................................. 4
La Barra de Mens. .................................................................................. 6
Las Barras de Herramientas................................................................. 6
Ocultar y mostrar barras de herramientas. .................................... 6
Seleccin de herramientas.................................................................... 7
Los paneles de Tareas............................................................................. 9
El Panel de Navegacin. .......................................................................... 9
Utilizar mtodos abreviados de teclado
para seleccionar herramientas............................................................ 11
Crear archivos Pdf..................................................................................................... 12
Crear documentos PDF simples utilizando el comando CREAR........... 12
Arrastrar y soltar archivos. ......................................................................... 15
Convertir el contenido del Portapapeles a PDF....................................... 16
Crear varios PDF a partir de varios archivos. ......................................... 16
Combinar archivos............................................................................................ 19
PDFMAKER.........................................................................................................20
La impresora Adobe PDF. ..............................................................................20
La compresin y el muestreo. .......................................................................22
Escanear un documento de papel y obtener un PDF. .............................23
Convertir en editable un texto escaneado. ..............................................25
Convertir pginas Web a PDF.......................................................................36
Trabajar con archivos PDF. ....................................................................................37
Leer documentos PDF. ....................................................................................37
1

El Modo lectura. ...............................................................................................37

Navegar por el documento.............................................................................38
Cambiar el nivel de ampliacin de la pgina..............................................40
Mover pginas usando las miniaturas. ........................................................43
Insertar una pgina procedente de otro archivo. ..................................43
Rotar pginas.....................................................................................................44
Renumerar pginas...........................................................................................46
Trabajar con marcadores........................................................................................47
Crear un marcador...........................................................................................48
Editar un marcador..........................................................................................49
Editar texto.......................................................................................................52
Agregar texto nuevo.......................................................................................55
Imprimir documentos PDF.......................................................................................56
Seguridad. ...................................................................................................................60
Modo protegido.................................................................................................60
Permitir o bloquear vnculos a Internet en archivos PDF....................63
Agregar contraseas a documentos PDF. .................................................65
Eliminar contraseas de documentos protegidos................................... 71
Firmas digitales ................................................................................................72
Crear un ID digital con firma personal. ....................................................72
Formularios. .................................................................................................................76
Tipos de campos de formulario....................................................................76
Crear formularios con Acrobat....................................................................77
Agregar un campo de formulario.......................................................80
Utilizar una cuadrcula..........................................................................82
2

Distribuir (enviar) el formulario por correo electrnico. ..........82

El rastreador de formularios. ............................................................85
Acciones........................................................................................................................86
Utilizar acciones predeterminadas.............................................................87
Crear una accin ...............................................................................................88
Compartir acciones ..........................................................................................89
Agregar archivos multimedia. ................................................................................90
Agregar comentarios a un documento PDF ........................................................93
Agregar notas ...................................................................................................96
Editar un comentario de nota.......................................................................98
Eliminar una nota..............................................................................................99

LA INTERFAZ DEL PROGRAMA.

La pantalla de Bienvenida.
Al arrancar a la aplicacin, se carga la Pantalla de Bienvenida. Esta
pantalla

nos

recientemente,

permite
abrir

acceder
archivos

rpidamente
o

iniciar

los

archivos

flujos

de

trabajo

abiertos
utilizados

habitualmente.

El rea de trabajo.
Acrobat se puede abrir de dos maneras distintas, una como aplicacin
independiente o mediante un navegador de internet. Las reas de trabajo de
cada una de ellas es distinta en pequeos detalles, en este manual nos vamos a
centrar en aplicacin independiente.

El rea de trabajo de Acrobat X como vemos est diseada para que nos
garantice el acceso de forma gil a las herramientas que vamos a utilizar con
ms frecuencia.
1
2

1. Barra de Mens.
2. Barra de Herramientas.
3. Panel de Navegacin, con el panel Marcadores abierto.
4. Paneles de tareas.

La Barra de Mens.
La barra de mens es posible ocultarla mediante el comando Ver/
Mostrar/ocultar/Barra de mens. Pero, la nica forma de volver a mostrarlos
y usarlos es pulsando la tecla F9.
Las Barras de Herramientas.
La barra de herramientas, conocida como barra de herramientas rpidas
y herramientas comunes, tiene las herramientas y comandos que se utilizan
con ms frecuencia en los archivos PDF. La mayora de estas herramientas se
encuentran en el Panel Herramientas, en la parte derecha de la ventana.
Podemos agregar herramientas a las barras de herramientas para facilitar el
acceso.

Barra de Herramientas Rpidas.

Barra de Herramientas Comunes.

Ocultar y mostrar barras de herramientas.

Cuando no necesitemos las herramientas de una barra, podremos
cerrarla para liberar espacio en el rea de trabajo. Si tenemos varios
ficheros, podemos personalizar las barras de herramientas de cada uno de los
ficheros por separado.
6

Para ocultar todas las barras de herramientas, en el men Ver

seleccionaremos la opcin Mostrar/ocultar y dentro de sta, Elementos de la
barra de herramientas/Ocultar barras de herramientas.

Para

restaurar

las

barras

de

herramientas

la

configuracin

predeterminada, seleccionaremos del men Ver la opcin Mostrar/ocultar y

dentro de sta, Elementos de la barra de herramientas/ Restablecer barras
de herramientas.

La

forma

ms rpida

de

ocultar/restaurar todas las

barras de

herramientas es pulsar la tecla F8.

Seleccin de herramientas.

La herramienta Seleccin

es la herramienta que est activa de

forma predeterminada. Para seleccionar otra herramienta, bastar con hacer

clic en ella.

Podemos aadir las herramientas que usamos frecuentemente de los

paneles Herramientas y Comentarios a la barra de herramientas rpidas, para
ello seguiremos los siguientes pasos.
1. Hacemos clic en el
botn
Personalizar
herramientas
rpidas.
Aparecindonos la
siguiente ventana.

2. Para

aadir

una

herramienta, la seleccionamos en el panel de la izquierda y hacemos

clic en

.Si lo que deseamos es eliminarla haremos clic en

3. Para cambiarla de posicin, seleccionaremos la herramienta en el

panel de la derecha y haremos clic en la flecha arriba o abajo.
Otra forma de aadir una herramienta de forma rpida es arrastrar la
herramienta, seleccionada en el panel de tareas, a la posicin que deseemos de
la barra. Tambin podemos hacer clic con el botn derecho en la herramienta
y seleccionar Agregar a Herramientas rpidas.

Los paneles de Tareas.

Los paneles de tareas que encontramos a la derecha de la aplicacin
contiene la mayora de las herramientas que necesitamos para realizar la gran
parte de las tareas de Acrobat. En el panel Herramientas se encuentran las
herramientas para tareas que van desde la manipulacin de pginas hasta la
confeccin

de

formularios.

En

el

panel

Comentarios

encontramos

las

herramientas de revisin. El panel Compartir nos facilita el intercambio de

archivos.
El Panel de Navegacin.
El panel de navegacin nos puede mostrar distintos paneles de navegacin.
Diversas herramientas como ampliar o reducir el Zoom, desplazarnos por
diferentes pginas, ver varias pginas al mismo tiempo, ver varios documentos al
mismo tiempo o dividir un documento para poder ver distintas partes de un
documento a la vez. Si Acrobat se ha abierto pero est vaco (no hay ningn PDF
abierto), el panel de navegacin no estar disponible.
Para abrir el panel de navegacin realizaremos una de las siguientes
acciones.

Hacemos clic en cualquier botn del panel situado en la parte

izquierda del rea de trabajo.

Seleccionamos

del

men

Ver,

Mostrar/ocultar/Paneles

de

navegacin.

Para cerrar el panel de navegacin, haremos una de las siguientes acciones:

Hacemos clic en el botn del panel abierto actualmente en el panel de

navegacin.

Seleccionamos

del

men

Ver,

Mostrar/ocultar/Paneles

navegacin/Ocultar panel de navegacin.

10

de

Podemos cambiar el ancho del panel de navegacin arrastrando su borde

derecho. Para ver un panel diferente, seleccionaremos su botn del panel.
En todos los paneles de navegacin tienen un men de opciones en la
esquina superior izquierda. Los comandos disponibles en este men varan.

Utilizar mtodos abreviados de teclado para seleccionar herramientas.

Podemos configurar Acrobat para asignar mtodos abreviados de teclado a
determinadas herramientas en las Preferencias de Acrobat. Para ello seguiremos
los siguientes pasos.
1. Hacemos clic en el men Edicin y seleccionamos Preferencias.
2. Seleccionamos la categora General, en el panel de la izquierda.
3. Hacemos clic en utilizar teclas aceleradoras para acceder a las
herramientas. Hacemos clic en Aceptar.

11

A partir de este momento, cada vez que coloquemos el cursor en

alguna de las herramientas, nos aparecer el mtodo abreviado para
dicha herramienta.

No todas las herramientas tienen asignada unas teclas de mtodo

abreviado.

CREAR ARCHIVOS PDF.

Podemos crear ficheros PDF de pginas en blanco, de archivos de
documentos impresos en papel escaneados, de sitios Web, de contenidos del
Portapapeles, imgenes, documentos de Word, InDesign y conservar las fuentes,
formatos, grficos y el color del archivo origen, con independencia de la
aplicacin y la plataforma utilizada para su creacin.

Crear documentos PDF simples utilizando el comando CREAR.

Seguiremos los siguientes pasos:
1. Seleccionamos:
En el men Archivo seleccionamos Crear/PDF desde archivo.
En la barra de herramientas, hacemos clic en el botn Crear
y elegimos PDF desde archivo.

12

2. En el cuadro de dialogo Abrir, seleccionamos el archivo que queremos

convertir a PDF.
3. Hacemos clic en el botn Configuracin, para cambiar las opciones de
conversin. Las opciones disponibles varan dependiendo del tipo de
archivo.

13

El botn Configuracin no est disponible si elige la opcin Todos los

archivos como tipo de archivo o si no hay ninguna configuracin de
conversin disponible para el tipo de archivo seleccionado.
4. Hacemos clic en Abrir para convertir el fichero a PDF.
Dependiendo del tipo de archivo que se estemos convirtiendo, la aplicacin
de creacin se nos abrir automticamente o nos aparecer un cuadro de dilogo
de progreso. Si el formato del archivo no es compatible, nos aparecer un
mensaje que nos informar que el archivo no se puede convertir a PDF.

14

Arrastrar y soltar archivos.

Podemos crear ficheros PDF arrastrando el archivo sobre el icono de
Acrobat o soltndolo en el panel Documento de Acrobat.
Es recomendable utilizar este mtodo para ficheros pequeos y sencillos
como las imgenes y los archivos de texto sin formato. Tenemos que tener en
cuenta que los ajustes de conversin que se van a aplicar son los ltimos que
hayamos utilizado ya que no podremos ajustar ninguna configuracin de
conversin.
1. Seleccionamos el icono o iconos de los archivos a convertir.
2. Arrastramos los iconos de los ficheros al icono de la aplicacin Acrobat.
3. Se abrir Acrobat con los nuevos ficheros PDF. A continuacin guardamos
los archivos.
Si nos aparece un mensaje que indica que el archivo no se puede abrir en
Acrobat, ese tipo de archivo no se puede convertir a PDF por el mtodo de
arrastrar y soltar.
Otra formar de crear
el archivo PDF es hacer clic
con el botn derecho en un
archivo en el Explorador de
Windows
opcin

seleccionar

Convertir

la

Adobe

PDF.

15

Convertir el contenido del Portapapeles a PDF.

Podemos crear documentos PDF a partir del texto e imgenes que se
encuentren en el portapapeles de Windows.
1. En primer lugar capturamos el contenido a convertir en el Portapapeles.
Para ello utilizaremos el comando Copiar de las aplicaciones o pulsaremos
la tecla Impr Pant.
2. A continuacin en Acrobat, seleccionaremos del men Archivo la opcin
Crear/PDF desde el Portapapeles. Tenemos que tener en cuenta que este
comando slo nos aparecer cuando hayamos copiado contenido al
Portapapeles, si este est vaco, este comando estar desactivado.

Crear varios PDF a partir de varios archivos.

Podemos crear en una misma accin varios ficheros PDF de varios archivos
originales, pudiendo ser estos de distintos tipo compatibles. Este mtodo es til
si tenemos varios documento que deseamos convertir a PDF y no tener que ir
convirtindolos uno a uno.

16

Debemos tener en cuenta que al utilizar este mtodo, Acrobat aplicar la

configuracin de conversin ms reciente que hayamos utilizado sin poder
modificar dicha configuracin, por ello si necesitamos cambiar la configuracin
de conversin deberemos cambiarla antes de utilizar este mtodo.
Seguiremos los siguientes pasos:
1. En el men Archivo, seleccionamos Crear/Crear varios archivos por lotes.

2. En la ventana que nos

aparece hacemos clic
en el botn Agregar
archivos.

Nos

aparecern

dos

opciones,
archivos

agregar
o

agregar

carpetas, esta segunda

opcin la utilizaremos
para
carpeta

agregar
o

la

carpetas

17

donde se encuentren todos los archivos que deseamos convertir a PDF.

3. Una vez agregados los ficheros o carpetas hacemos clic en Aceptar, nos
aparecer el cuadro de dilogo Opciones de Salida.

4. En este cuadro de dilogo, introduciremos si queremos que los ficheros se

creen en la misma carpeta de donde hemos seleccionado los archivos o una
nueva carpeta y si queremos conservar el nombre de los archivos originales
o asignarles uno nuevo a cada uno de ellos.
5. Hacemos clic en el botn Aceptar.

18

Combinar archivos.
Utilizando el comando Combinar archivos en un solo PDF, podemos convertir
varios archivos, aunque sean de distinto tipo, y combinarlos en un nico archivo
PDF.
1. En primer lugar hacemos clic en el botn Crear y seleccionamos la opcin
Combinar archivos en un solo PDF.

2. En el cuadro de dilogo Combinar archivos, aadimos los distintos ficheros

a combinar. No debe importarnos el orden en que agreguemos los ficheros,
ya que despus en el cuadro de dilogo podremos organizarlos utilizando
los

botones
y
.

Tambin
podremos
utilizar

el

botn
para
eliminar

los

archivos

que

no deseemos.

19

3. Podemos convertir todas las pginas de un archivo, una sola o un rango

concreto de pginas, para ello utilizaremos el botn

4. En

los

botones

Tamao

de

archivo

disponemos de tres opciones, la opcin Tamao de archivo ms pequeo

nos crear un documento indicado para la Web. La opcin Tamao de
archivo predeterminado nos crear un documento PDF indicado para la
visualizacin e impresin fiable de documentos de negocios. La ltima
opcin Tamao de archivo ms grande la utilizaremos para preparar
documentos para impresiones de alta calidad.

5. Por ltimo hacemos clic en el botn

PDFMAKER.
Cuando instalamos Acrobat X, se instalan los botones o comandos de men
de Adobe PDFMaker a todas las aplicaciones que sean compatibles como por
ejemplo Word, AutoCAD, etc. Las opciones que tiene PDFMaker varan segn la
aplicacin, pero en todas ellas nos ofrece la posibilidad de crear de forma rpida
documentos PDF desde el archivo origen.
La impresora Adobe PDF.
La impresora Adobe PDF no es una impresora fsica sino una impresora
virtual que convierte nuestros archivos a PDF en lugar de imprimirlos en papel.
Podemos utilizar este mtodo desde casi cualquier aplicacin que tengamos
instalada. Tenemos que tener en cuenta que esta impresora crea documentos PDF
20

sin etiquetas (una estructura de etiquetas es indispensable para adaptar el

contenido a un dispositivo mvil y para que los resultados con un lector de
pantalla sean fiables).
Para crear un documento PDF con este mtodo seguiremos los siguientes
pasos:
1. Abrimos el archivo en la aplicacin en la que los hemos creado.
2. Seleccionamos Archivo/Imprimir.
3. En el men de impresoras, seleccionamos Adobe PDF.

21

4. Hacemos clic en el botn Propiedades (o Preferencias) para personalizar la

configuracin de la impresora PDF de Adobe. (En algunas aplicaciones,
puede ser necesario hacer clic en Configuracin en el cuadro de dilogo
Imprimir para abrir la lista de impresoras, y luego hacer clic en
Propiedades o Preferencias).
5. Hacemos clic en Aceptar o Imprimir, en este caso.
La compresin y el muestreo.
Uno de los factores que afectan ms al tamao del archivo y a la calidad
sobre todo cuando se trabaja con imgenes es la compresin y el muestreo. El
Optimizador de PDF nos proporciona un gran control sobre el tamao y la
calidad del archivo.
Para acceder al Optimizador de PDF en el men Archivo, Guardar como
seleccionamos PDF optimizado.
En el cuadro de dilogo Optimizador de PDF, podemos elegir entre una gran
variedad de mtodos de compresin de archivo para reducir el espacio utilizado
por las imgenes de color, escala de grises y monocromas en un documento.
Adems podremos muestrear imgenes de mapas de bit para reducir su
tamao. Un mapa de bit est formado por unidades digitales llamadas pxeles,
cuyo nmero total nos determina el tamao del archivo. Cuando muestreamos una
imagen de bit, la informacin que representa algunos pxeles de la imagen se
combinan para obtener un nico pxel de mayor tamao. Este proceso reduce el
nmero de pxeles de la imagen y cuando esto ocurre se borra informacin de la
imagen.

22

Ni la compresin ni el muestreo afectan a la calidad del texto o dibujo

vectorial.

Escanear un documento de papel y obtener un PDF.

Podemos crear un archivo PDF a partir de un documento en papel utilizando
un escner.
Podemos utilizar, Deteccin automtica de modo de color y permitir que
Acrobat determine el tipo de contenido del documento en papel, o bien utilizar
otros valores preestablecidos como Documento en blanco y negro, Documento en
escala de grises, Imagen en color y Documento en color segn necesitemos.
Tambin podemos configurar los valores preestablecidos de digitalizacin o
utilizar la opcin Digitalizacin personalizada para digitalizar con la configuracin
deseada.
23

Si nuestro escner dispone de un botn Escanear o Digitalizar podemos

pulsarlo y a continuacin elegiremos Adobe Acrobat en la lista de aplicaciones
que estn registradas, en el cuadro de dilogo Digitalizacin de Acrobat
seleccionaremos el escner y una de las configuraciones predefinidas o
Digitalizacin personalizada.
Si por el contrario nuestro escner no dispone de dicho botn, una
insertado la pgina en el escner, pulsaremos el botn Crear/PDF desde escner
y seleccionamos una de las configuraciones que nos aparece. El sistema inicia de
forma automtica el escaneado del documento abrindose en Adobe una vez
finalizado, por ltimo tendremos que guardar el documento que se ha generado.
En el cuadro de dilogo Configurar valores preestablecidos, podemos
especificar varias opciones como, escanear por una cara o por dos, el tamao del
papel, solicitar el escaneado de ms pginas, etc.

24

Convertir en editable un texto escaneado.

Cuando creamos un archivo PDF desde Word o InDesign el texto es
editable y con capacidad de bsqueda. Por el contrario el texto de los archivos
de imgenes no se pueden editar ni poseen la capacidad de realizar bsquedas. Si
utilizamos OCR, Acrobat analiza la imagen y reemplaza la parte con caracteres.
Vamos a ver los pasos que tenemos que seguir.
1. Abrimos el archivo de imagen convertido a PDF que vamos a convertir en
editable.

2. Seleccionamos la herramienta Seleccin

de la barra de herramientas,

y seleccionamos el texto que deseemos convertir en editable.

25

3. En el panel Herramientas hacemos clic en Reconocer texto.

4. Seleccionamos la opcin En este archivo.

5. Nos aparecer el cuadro de dilogo Reconocer texto.

26

6. Seleccionamos Pgina actual, en el rea Pginas, a continuacin hacemos

clic en el botn Editar.
7. En el siguiente cuadro de dilogo que nos aparece, en Estilo de salida PDF,
seleccionamos la opcin ClearScan. Esta opcin convierte el archivo para
que podamos incluir texto escalable y grficos, y posteriormente poder
editar ambos en Acrobat. Acrobat de forma predeterminada convierte el
documento en una imagen que permite bsquedas, pero ClearScan
proporciona una conversin de texto ms precisa y slida.

8. Hacemos clic en el botn Aceptar, para cerrar el cuadro de dilogo

anterior. De nuevo hacemos clic en Aceptar para cerrar el cuadro de
dilogo Reconocer texto. Ahora podemos seleccionar una palabra con la
27

herramienta Seleccionar y comprobaremos que Acrobat ha convertido la

imagen en editable y con capacidad de bsqueda de texto.
9. Hacemos clic en Buscar primer sospechoso. En este momento Acrobat
busca en el documento e identifica cualquier palabra que pueda haber sido
convertida

de

manera

podremos

examinarla

incorrecta.
y

Si

corregirla.

encuentra
Podemos

alguna

utilizar

sospechosa
tambin

la

herramienta Editar texto del documento del panel Contenido, para

corregir posibles problemas con el espaciado.

28

10. Guardamos el documento.

Convertir pginas Web a PDF.
Cuando convertimos una pgina Web a PDF, el archivo HTML y todos los
archivos asociados, como imgenes, hojas de estilo en cascada, archivos de
texto, mapas de imgenes y formularios, se incluyen en el proceso de conversin,
resultando un PDF que se comporta de forma de una forma muy parecida al de la
pgina Web original. Los archivos GIF de animacin aparecern como imgenes
fijas, mostrndose slo el ltimo fotograma de la animacin. Podemos definir el
diseo de las pginas, utilizar marcadores, agregar comentarios, agregar
seguridad, campos de formularios y otras funciones que lo mejoren.
En primer lugar vamos a configurar las preferencias de internet de
Acrobat para el tratamiento de la conversin a PDF de las pginas Web.
En el men Edicin, seleccionamos Preferencias, a continuacin hacemos
clic en la categora Internet, en el panel de la izquierda.

29

La opcin Mostrar PDF en explorador muestra todos los documentos PDF

abiertos en Internet en la ventana del navegador. Si no seleccionamos esta
opcin, los documentos PDF se abrirn en una ventana de Acrobat diferente.

La opcin Mostrar en modo de lectura de forma predeterminada nos

muestra los documentos PDF sin barras de herramientas ni paneles,
mostrndose

nicamente

una

barra

de

herramientas

flotante,

semitransparente cuando desplazamos el cursor sobre la parte inferior del

documento PDF. Si desactivamos esta opcin, los PDF se abrirn con barras
de herramientas y los paneles.

La opcin Permitir vista rpida en Web, descarga documentos PDF para su

visualizacin en Internet pgina a pgina. Si esta opcin no est seleccionada
30

slo

podremos

ver

el

documento

PDF

cuando

se

haya

descargado

completamente.

La opcin Permitir descarga especulativa en segundo plano nos permite que

un documento PDF se siga descargando, incluso despus de que la primera
pgina ya est descargada. Esta opcin se detiene cuando se inicia cualquier
otra tarea en Acrobat.
Antes de convertir pginas Web a Acrobat es aconsejable en primer lugar

configurar las opciones que controlan la estructura y aspecto de las pginas

convertidas. Para ello en el men Archivo seleccionamos la opcin Crear/PDF
desde

pgina

Web y en la ventana que nos aparece hacemos clic en

Configuracin.

31

Configuracin de conversin, especificamos la configuracin de conversin

para HTML y Texto. Elegimos un tipo de archivo y hacemos clic en Configuracin
para seleccionar las propiedades de fuentes y otras caractersticas.
Crear marcadores, crea un marcador etiquetado para cada pgina Web
convertida, utilizando el ttulo de la pgina (elemento de ttulo HTML) como
nombre del marcador. Si la pgina no tiene ttulo, se utiliza la URL como nombre
del marcador.
Crear etiquetas PDF, almacena una estructura en el PDF que corresponde a
la estructura HTML de las pginas Web.
Esta estructura nos permitir crear marcadores etiquetados para prrafos,
elementos de listas y otros componentes que utilizan elementos HTML.
Colocar

encabezados

pies

de

pgina

en

pgina

nueva, coloca un

encabezado y pie de pgina en cada pgina. Los encabezados muestran el ttulo

32

de la pgina Web y, si no hay ningn ttulo disponible, la direccin URL o la ruta

de archivo de la pgina Web. Los pies de pgina muestran la direccin URL o la
ruta de archivo de la pgina Web, y la fecha y la hora de la descarga.

En esta ficha especificamos tamaos de pgina y opciones para anchura,

altura, medida del margen y orientacin de la pgina.
Las opciones de Escala son las siguientes:
Ajustar contenido al ancho de la pgina, aplica una nueva escala al
contenido de una pgina, si es necesario, para ajustarlo a la anchura de dicha
pgina. Si esta opcin no est seleccionada, el tamao del papel se ajustar para
adaptarse al contenido de la pgina, si es necesario.
33

Pasar a horizontal si el escalado es inferior a, nos cambia la orientacin

de la pgina a horizontal si la nueva versin de una pgina es inferior al
porcentaje especificado del tamao original. Solamente est disponible si se
seleccion la orientacin vertical.
Una vez configurado estas opciones, introducimos la direccin de la pgina
Web a convertir en PDF, hacemos clic en el botn Capturar varios niveles.

Introducimos el nmero de niveles en el sitio Web que deseamos convertir

o seleccionamos Cargar todo el sitio para incluir todos los niveles del sitio Web.
Tenemos que tener en cuenta que algunos sitios Web tienen cientos de pginas y
que la conversin de todas ellas pueden hacer que tarde mucho tiempo la
conversin y hacer que el sistema se bloquee. Hay que utilizar esta opcin con
precaucin. Es preferible seleccionar slo N niveles.
Si marcamos la casilla Permanecer en la misma ruta, descargaremos slo
las pginas Web que estn subordinadas a la URL que hemos introducido.

34

La casilla Permanecer en el mismo servidor, nos descarga solamente las

pginas almacenadas en el mismo servidor.
Por ltimo hacemos clic en Crear. Mientras se estn descargando las
pginas Web podremos verlas pero no modificarlas hasta que haya finalizado
todo el proceso de conversin.
Si hacemos clic sobre un vnculo Web en el documento PDF de una pgina
Web que est vinculada a otra pgina que no ha sido convertida a Acrobat,
podremos descargarla y convertir esa pgina a PDF.
Cuando el cursor se encuentra encima de un vnculo de Internet, ste
cambia a la forma de una mano con el dedo ndice sealndolo y nos aparecer una
nota con la direccin URL de dicho vnculo.

En dicho enlace haremos clic con el botn derecho del ratn y

seleccionaremos la opcin Anexar a documento.

35

Convertir pgina Web en un navegador.

En Internet Explorer accedemos a la pgina a convertir, hacemos clic en la
flecha botn del Convertir.

A continuacin seleccionamos Convertir pgina Web a PDF y en el cuadro

de dilogo Guardar como introducimos la carpeta de destino y el nombre que
vamos a poner al fichero de forma predeterminada Acrobat utiliza el texto
utilizado en las etiquetas HTML <TTITLE>. Pulsamos Guardar, la pgina nos
aparecer automticamente en Acrobat.
Tambin podemos convertir una pgina Web a PDF y enviarla por correo
electrnico de forma automtica, para ello utilizaremos la opcin Convertir
pgina Web y correo electrnico.

36

TRABAJAR CON ARCHIVOS PDF.

Leer documentos PDF.
Acrobat tiene varios mtodos para desplazarnos y ajustar el porcentaje de
ampliacin de la vista de un documento PDF en la pantalla. Tenemos los botones
Pgina siguiente y Pgina anterior de la barra de herramientas comunes
que nos permite pasar pginas como si se tratase de un libro tradicional,
el campo de nmero de pgina que nos permite saltar a la pgina que deseemos
.
El Modo lectura.
El Modo lectura maximiza el espacio de la pantalla disponible de un
documento para facilitarnos la lectura. Podemos acceder de dos forma al Modo
lectura, una de ellas es hacer clic en el botn

que encontramos a la derecha

de la barra de herramientas rpidas o bien en el men Ver seleccionamos la

opcin Modo lectura.
Nos desaparecern todos los elementos del rea de trabajo salvo el
documento y la barra de mens.
Usando las teclas Av Pg, Re Pg, las teclas del cursor o la barra de
desplazamiento para movernos por el documento.
Si desplazamos el cursor sobre la parte inferior del documento nos
aparecer una barra flotante semitransparente que nos permitir desplazarnos
por el documento, cambiar el nivel de ampliacin, imprimir y guardar el
documento.
37

Para salir del modo lectura podemos pulsar la tecla Esc o bien en el men
Ver seleccionar la opcin Modo lectura.
Navegar por el documento.
Vamos a ver distintas formas de movernos por el documento. Nos situamos
en la primera pgina del documento. En el men Ver seleccionamos la opcin
Navegacin de pgina, en ella podemos encontrar las opciones para poder
situarnos en la primera pgina, la ltima pgina, pgina siguiente, pgina anterior
y una pgina en concreto con la opcin Pgina.

Otra forma de desplazarnos del documento es utilizar la herramienta mano

junto con la opcin Ajustar
desplazamiento

al

ancho

de

la

ventana

activar

, ahora cuando colocamos el cursor sobre el documento este

toma la forma de una mano, si mantenemos pulsado el ratn, el cursor pasa a tomar la
forma de una mano cerrada, arrastrando la mano cerrada nos podremos desplazar
por el documento hacia arriba y hacia debajo de la ventana para mover la pgina por la
38

pantalla. Si deseamos podemos pulsar Intro varias veces para visualizar el documento
de principio a fin en secciones adaptadas al tamao de la pantalla.
Tambin podemos navegar por el ratn utilizando las miniaturas de pginas,
que son pequeas pre visualizaciones de las pginas de un documento que se
muestran en el panel Pginas del panel Navegacin. Para acceder a las miniaturas
hacemos clic en el botn Miniaturas

del panel de navegacin. Automticamente

nos aparecern las miniaturas de todas las pginas del documento y debajo de cada
una de ellas aparece un cuadro con la numeracin de la pgina correspondiente.
El rectngulo que nos aparece en la miniatura,
representa el rea mostrada en vista Pgina actual.
Este cuadro de visualizacin de pgina lo podemos
mover para ajustar el rea y el porcentaje de
ampliacin de la pgina mostrada. Para desactivar
las miniaturas, simplemente volveremos a hacer clic
en el botn Miniaturas

del panel de navegacin.

39

Cambiar el nivel de ampliacin de la pgina.

El nivel de ampliacin de las pginas las podemos cambiar con los controles
de la barra de herramientas comunes. Todas las herramientas de ampliacin las
encontramos en el men Ver y dentro de ste en Ampliacin/Reduccin.

Si lo deseamos podemos ver todas las herramientas en la barra de

herramientas
haciendo
con

el

derecho

clic
botn
en

barra

la
de

herramientas y
seleccionamos
la

opcin

Seleccionar

40

Ampliar/Reducir, a continuacin hacemos clic en las herramientas que deseemos

que nos aparezcan en la barra de herramientas.
La herramienta Ampliacin/reduccin con marco

, podemos utilizarla

para dibujar un rectngulo en torno a un rea de la pgina que deseamos

ampliar,

rellenndose

seleccionado.

Podemos

el

rea

de

tambin

visualizacin

hacer

clic

con

con

el

esta

rectngulo
herramienta

amplindose a un nivel preestablecido. Para disminuir a ampliacin en un

nivel preestablecido pulsaremos la tecla Ctrl mientras hacemos clic con
esta herramienta.

La herramienta Ampliacin/Reduccin dinmica

cuando tenemos

seleccionada esta herramienta el rea se ampla cuando arrastramos hacia

arriba en la pgina y se reduce al arrastrar hacia abajo. Si usamos la
rueda de ratn, esta herramienta ampla al hacerla girar hacia adelante y
reduce al hacerla girar hacia atrs.

Los botones Ampliar y

Reducir

cambian la ampliacin del

documento en funcin de niveles preestablecidos.

Tamao real
Ajustar ancho

muestra la pgina con una ampliacin del 100%.

nos ajusta la ampliacin para que el PDF llene el panel

del documento horizontalmente.

Ampliar o reducir al nivel de la pgina

ajusta la ampliacin para que

una pgina llene el panel del documento verticalmente.

41

 La herramienta Panormica y ampliar/reducir

ajusta la ampliacin y

posicin del rea de la vista para que coincida con el rea de un rectngulo
ajustable

en

la

vista

en

miniatura

de

la

ventana

Panormica

ampliar/reducir de la pgina.

La herramienta Lupa

nos muestra una parte ampliada del archivo PDF

que coincide con el rea de un rectngulo ajustable en el panel de

documento.

42

Mover pginas usando las miniaturas.

Las miniaturas adems de facilitar la pre visualizacin y navegar por los
documentos tambin las podemos utilizar para reorganizar de forma rpida las
pginas de un documento.
Teniendo activa las miniaturas hacemos clic en la miniatura de la pgina que
queremos mover y sin soltarla la arrastramos hasta la nueva posicin hasta que
aparezca la barra de insercin, en ese momento soltamos el botn del ratn.
Insertar una pgina procedente de otro archivo.
Si lo necesitamos podemos insertar una o varias pginas de otro archivo al
documento PDF que tenemos activo.
Para ello abrimos el panel de Herramientas y a continuacin expandimos el
panel Pginas.
En

la

seccin

Insertar

seleccionamos

Insertar

desde

archivo

.
Nos aparecer el cuadro de dilogo Seleccionar archivo a insertar.

43

Una vez seleccionado el archivo del cual vamos a insertar nuevas pginas,
nos aparece el cuadro de dilogo Insertar pginas.

En este cuadro de dilogo indicamos donde deseamos insertar, la pgina o

pginas que tiene el archivo abierto anteriormente, Antes o Despus de la
Primera, ltima o una determinada pgina.
Rotar pginas.
Podemos rotar todas las pginas de un documento o slo las que
seleccionemos. La rotacin se realizar en incrementos de 90.
Podemos hacerlo desde dos sitios diferentes:
1. En el panel Herramientas, seleccionamos Pginas y Rotar.

44

2. En el men de opciones del panel Miniaturas, elegimos Rotar pginas.

Nos aparecer el cuadro de dilogo Rotar pginas.

En Direccin, seleccionaremos la cantidad y la direccin de las rotaciones:

90 grados hacia la izquierda, 90 grados hacia la derecha o 180 grados.
En Rango de pginas indicamos si deseamos rotar todas las pginas, una
seleccin o un rango de pginas.
45

En Rotar, especificamos pginas pares, impares o ambas, y seleccionamos la

orientacin en que desea rotarlas.
Si deseamos rotar temporalmente la vista de una pgina en el men Ver
utilizaremos la opcin Rotar vista y Hacia la derecha o Hacia la izquierda.
Cuando cerremos el archivo las pginas volvern a su orientacin original.

Renumerar pginas.
En ocasiones los nmeros de pgina de un documento PDF no coinciden con
los que aparecen debajo de las miniaturas ni en la barra de herramientas
Navegacin de las pginas. Acrobat numera las pginas de forma automtica con
nmeros enteros empezando con la pgina 1. Sin embargo podemos modificar la
numeracin el modo de numerar las pginas, como por ejemplo utilizar nmeros
romanos (i,ii,iii), letras (a, b, c), agregar un prefijo como la numeracin de los
captulos (el captulo 1 sera 1-1, 1-2, la del captulo 2 sera 2-1, 2-2, 2-3, etc.
En el panel Miniaturas pulsamos el botn opciones y seleccionamos la opcin
Numerar pginas.

46

Debemos tener en cuenta que este comando afecta slo a las miniaturas de
pgina del panel Pginas. Para agregar nuevos nmeros de pgina a un PDF
utilizaremos la funcin de encabezamientos y pies de pgina.
El cuadro de dilogo Numeracin de pginas es el siguiente:

TRABAJAR CON MARCADORES.

Un marcador es un vnculo con un texto descriptivo que nos aparece en el
panel Marcadores. El marcador nos llevar a una vista o a una pgina distinta del
documento. Podemos utilizar los marcadores como un marcador de papel para
sealar un punto del documento al que deseamos volver ms tarde, para ir
directamente a otro sitio del documento o abrir una pgina Web. Los marcadores
tambin pueden realizar acciones como enviar un formulario.
Para agregar marcadores tenemos que tener el permiso correspondiente.
47

Crear un marcador.
Seguiremos los siguientes pasos:
1. Si ya tenemos marcadores creados, en primer lugar haremos clic en aquel
marcador bajo el cual vamos a crear el nuevo marcador. Si no
seleccionamos

ningn

marcador,

el

nuevo

marcador

se

agregagr

automticamente al final de la lista.

2. Nos situamos en la pgina en la que deseamos crear el marcador.
3. Activamos la herramienta Seleccionar.
a. Para marcar una imagen haremos clic en ella o arrastraremos un
rectngulo sobre ella.
b. Si el marcador lo vamos a agregar slo a una parte de la imagen,
arrastraremos un rectngulo sobre esa parte.
c. Si vamos agregar el marcador a un texto lo seleccionaremos, dicho
texto ser el rtulo del marcador, este rtulo lo podemos editar.
4. Hacemos clic en el botn Nuevo marcador.

48

O bien hacemos clic con el botn derecho del ratn y del men contextual
que nos aparece seleccionamos Agregar marcador.

5. Introducimos el nombre del nuevo marcador.

Editar un marcador.
Podemos cambiar en cualquier momento los atributos de los marcadores.
Cambiar el destino de un marcador
1. En

el

panel

Marcadores,

seleccionamos el marcador.
2. Pulsamos en el botn opciones y
seleccionamos

la

opcin

Propiedades.

49

3. En el cuadro Propiedades de marcador, seleccionamos la pestaa Acciones,

hacemos clic en el botn Editar.

4. Introducimos el nuevo nmero de pgina a la que deseamos ir al hacer clic

en el marcador.

50

 Cambiar el aspecto del texto de un marcador

Podemos cambiar el aspecto del marcador para atraer ms la atencin
sobre l.
1. En el panel Marcadores, seleccionamos el marcador o marcadores al que
vamos a cambiarle el aspecto.
2. Para cambiarle el color y el estilo del texto, seleccionamos Ver,
Mostrar/ocultar,

Elementos

de

la

barra

de

herramientas/Barra

propiedades. Nos aparece la barra propiedades de marcador en la que

podemos seleccionar el color y el formato del texto del marcador o
marcadores.

3. Si queremos cambiar el tamao de la fuente, en el men Opciones

seleccionamos Tamao de texto.

51

 Cambiar el nombre de un marcador

En el men opciones del panel Marcadores seleccionamos la opcin Cambiar
nombre.
Ajustar el texto de un marcador largo
Para ver todo el texto de los marcadores largos independientemente del
ancho del panel de navegacin. En opciones del panel Marcadores hacemos
clic en Ajustar marcadores largos.
Editar texto.
Loa archivos PDF son como una instantnea de un documento original,
podemos retocarlo, sin embargo si el archivo necesita una revisin/edicin
importante ser ms fcil realizar los cambios en el documento original y a
continuacin volver a crear el archivo PDF.
Con la herramienta Editar texto nos permite agregar y reemplazar texto
ya existente si las fuentes que se utilizaron para su creacin estn disponibles en
nuestro sistema. Si las fuentes no estn disponibles slo podremos cambiar el
aspecto del texto como cambiar el color, espaciado entre palabras o caracteres,
desplazamiento de lnea base o tamao de fuente.
Seguiremos los siguientes pasos:
1. En el panel Herramientas/Contenido seleccionamos la opcin Editar texto
del documento.

52

2. Hacemos clic en el texto que deseamos editar. El texto que podemos

seleccionar aparece dentro de un cuadro delimitador.

3. Seleccionamos una parte del texto o todo el texto que nos aparece dentro
del delimitador.
4. Ahora podemos realizar las siguientes acciones.
Escribir un nuevo texto para reemplazar el texto seleccionado.
Pulsar Supr. o en el men edicin seleccionamos Eliminar, para borrar el
texto.
En el men Edicin, hacemos clic en Copiar para copiar el texto.
Hacemos clic con el botn derecho y del men contextual seleccionamos la
opcin que necesitemos.
Para editar los atributos del texto haremos lo siguiente:

53

1. Hacemos los mismos pasos que en el punto 1, 2 y 3 anteriores.

2. Hacemos clic con el botn derecho y del men contextual seleccionamos la
opcin Propiedades de Retocar, y hacemos clic en la pestaa Texto.

3. Podemos cambiar los siguientes atributos:

Fuente, nos cambia la fuente del texto.
Tamao de fuente, cambia el tamao de la fuente.
Espacio entre caracteres, inserta un espacio entre dos o ms caracteres
del texto.
Espacio entre palabras, inserta un espacio entre dos o ms palabras.

54

 Escala horizontal, especifica la proporcin entre el alto y el ancho de los

caracteres.
Desplazamiento de lnea base, nos desplaza el texto desde la lnea base.
Relleno, especifica el color de relleno.
Trazo, especifica el color de trazo.
Ancho de trazo, especifica el ancho del trazo.

Agregar texto nuevo.

Una vez utilizada la herramienta Editar texto del documento, pulsamos la
tecla Ctrl mientras hacemos clic en el lugar donde queramos insertar el texto.

Nos aparece el cuadro de dilogo Fuente

del

texto nuevo, donde

seleccionamos la fuente y el modo deseado, a continuacin despus de hacer clic

en Aceptar escribimos el texto.

55

IMPRIMIR DOCUMENTOS PDF.

La mayora de las opciones del cuadro de dilogo Imprimir de Acrobat son
las mismas que para las dems aplicaciones ms comunes que hay en el mercado.
Veamos las distintas opciones que tenemos.

En Comentarios y formularios indicamos el contenido visible que se va a

imprimir.

56

 Documento nos imprime el contenido y los campos de formulario del

documento.
Documento y marcas nos imprime el contenido, los campos de formulario y
los comentarios del documento.
Documento y sellos nos imprime el documento, los campos de formulario y
los sellos, con excepcin de otras marcas como los comentarios de nota y
las lneas de lpiz.
Slo

campos

de

formulario nos imprime los campos de formulario

interactivos pero no imprime el contenido del documento.

En intervalo de impresin tenemos:
Todo, nos imprime todas la pginas del documento PDF.
Vista Actual, nos permite imprimir el rea de la pgina (incluyendo el
texto, los comentarios, etc.) que est visible en la vista actual. El nombre
de esta opcin cambia dependiendo de lo que tengamos seleccionado, si hay
pginas seleccionadas (Vista

actual), si hay una o varias pginas

seleccionadas (Pginas seleccionadas) o si se ha seleccionado un rea de

una pgina mediante la herramienta Instantnea (Grfico seleccionado).
Pgina actual, imprime la pgina que est visible en la vista actual.
Pginas, aqu indicamos el intervalo de pginas que se van a imprimir. Los
nmeros del intervalo los separaremos con un guin (5-12), las pginas o
intervalos los separaremos con comas o espacios. Si deseamos imprimir
desde una pgina concreta hasta el final del documento, introduciremos la

57

pgina con un guin. Por ejemplo, 25- imprimir desde la pgina 25

(incluida) hasta la ltima pgina del documento.
En Subconjunto tenemos:
Todas

las

pginas

del

intervalo,

se imprimen

todas las pginas

especificadas.
Slo impares, imprime slo las pginas impares del intervalo especificado.
Slo pares, imprime las pginas pares del intervalo especificado.
Invertir pginas, se imprimen las pginas en orden inverso, por ejemplo si
hemos introducido en el cuadro Pginas 5-10, 20-25, se imprimirn primero
las pginas 25 a 20 y posteriormente las pginas 10 a 5.
En Escala de pgina, nos reduce, ampla o divide las pginas durante la
impresin. Tenemos las siguientes opciones.

o Ninguna, nos imprime la parte superior izquierda o el centro de una

pgina (si se gira automticamente y se centra) sin ajuste de escala.
Las pginas o las selecciones que no quepan en el papel se
recortarn.

58

o Ajustar a rea de impresin, nos reduce o aumenta cada pgina

para ajustarla al rea de impresin del tamao de papel actualmente
seleccionado.
o Reducir a rea de impresin, nos reduce las pginas grandes para
que se ajusten al tamao de papel seleccionado, pero no ampla las
pginas pequeas. Si se selecciona un rea y es ms grande que el
rea de impresin del papel seleccionado actualmente, se ajusta
para que se adapte al rea de impresin. Esta opcin siempre est
activa durante la impresin de varias pginas por hoja.
o Colocar en mosaico las pginas grandes, aplica el mosaico a las
pginas que son ms grandes que el tamao de papel seleccionado en
la escala especificada. Estas pginas se asignan a varias hojas de
papel.

Si

esta

opcin

est

seleccionada,

tambin

se

puede

especificar la configuracin de las opciones Escala de mosaico,

Solapar, Marcas de corte y Rtulos.
o Colocar todas las pginas en mosaico, aplica el mosaico a todas las
pginas con independencia de su tamao. Sin embargo, slo las
pginas ms grandes que el tamao de papel seleccionado a la escala
especificada se asignan a varias hojas de papel. Si esta opcin est
seleccionada, tambin se puede especificar la configuracin de las
opciones Escala de mosaico, Solapar, Marcas de corte y Rtulos.
o Varias pginas por hoja, nos permite la impresin de varias pginas
en cada hoja de papel. Cuando esta opcin est seleccionada,
tambin se puede especificar la configuracin de las opciones

59

Pginas por hoja, Orden de pginas, Imprimir borde de pgina y

Rotar pginas automticamente.
o Impresin de folletos, nos imprime varias pginas en la misma hoja
de papel en el orden requerido para que se lean correctamente
cuando se doblen. La impresora debe ser compatible con la
impresin a doble cara (impresin en ambos lados de la hoja).
Acrobat habilita automticamente la impresin a doble cara, si est
disponible, para la impresin de folletos.
Rotar automticamente y centrar, nos ajusta la orientacin de la pgina
para adaptarla a la orientacin especificada en las propiedades de la
impresora.
Imprimir

archivo, nos permite crear del documento un archivo

PostScript dependiente del dispositivo.

Imprimir color como negro, hace que todo el color no blanco se imprima
como negro.

SEGURIDAD.
Podemos aplicar seguridad a los documentos PDF mediante proteccin con
contrasea, certificacin y firmas digitales.
Modo protegido.
Adobe Reader abre de forma predeterminada los archivos en Modo
protegido, limitando cualquier proceso de la aplicacin, de modo

que los

documentos PDF potencialmente maliciosos no tengan acceso a nuestro

60

ordenador y los archivos de nuestro sistema. Cuando el modo protegido est

activado, slo se permita la navegacin bsica, abrir archivos PDF, desplazarse
por las pginas y hacer clic en los vnculos.
Sin embargo en Acrobat el modo protegido est desactivado de forma
predeterminada.
En el modo protegido, Acrobat nos muestra una advertencia para los
archivos PDF que no procedan de una ubicacin de confianza. La advertencia nos
permite decidir si se confa o no en el documento. La advertencia no aparece en
un explorador Web.

Para activar o desactivar el modo protegido seguiremos los siguientes

pasos.
1. En el men Edicin seleccionamos Preferencias.
2. En el panel categoras, seleccionamos Seguridad (mejorada).

61

3. Seleccionamos la opcin Activar seguridad mejorada. Tenemos las

siguientes opciones:

Desactivado, nos desactiva el modo protegido si se ha activado.

Archivos de ubicaciones potencialmente no seguras, nos activa

el modo protegido y nos muestra una advertencia para todos los
archivos procedentes de una ubicacin que no sea de confianza.

Todos los archivos, activa el modo protegido en todos los PDF.

62

Permitir o bloquear vnculos a Internet en archivos PDF.

Cuando hacemos clic en un vnculo a Internet planteamos un riesgo de
seguridad potencial donde los sitios Web malintencionado pueden recopilar
informacin de nuestro sistema de forma inadvertida o transferir contenido
daino. Podemos configurar Acrobat para que nos muestre un mensaje de
advertencia cuando un archivo PDF intente conectarse a Internet.
Al hacer clic en un vnculo a Internet se plantea un riesgo de seguridad
potencial. Los sitios Web malintencionados pueden transferir contenido daino o
recopilar datos de forma inadvertida. Si le preocupan estos riesgos, puede
configurar Acrobat y Reader para mostrar una advertencia cuando un PDF
intente conectarse a un sitio de Internet.
1. En el men Edicin, seleccionamos Preferencias.
2. En el panel Categoras, seleccionamos Administrador de confianza.
3. Hacemos

clic

en

Cambiar

configuracin

para

especificar

el

comportamiento para acceder a Internet desde un archivo PDF.

Tenemos las siguientes opciones:

Permitir que los archivos PDF accedan a todos los sitios Web, nos
permite acceder a todas la direcciones URL.

Bloquear el acceso a todas las direcciones URL, nos bloquea el

acceso a todas las direcciones URL.

Configuracin personalizada, restringimos el acceso slo a las

direcciones

que

especifiquemos.

Para

aadir

una

direccin,

escribimos la direccin en el cuadro de texto Nombre de host y

63

hacemos clic en Permitir o Bloquear. Para eliminar una direccin que

no deseamos volver a visitar, la seleccionamos y hacemos clic en
Eliminar. Para especificar lo que debe hacer Acrobat con los sitios
que no se encuentran en la lista seleccionamos una de las opciones
Preguntar siempre, Permitir acceso o Bloquear acceso.

64

Agregar contraseas a documentos PDF.

Podemos agregar dos tipos de contraseas a los documentos PDF. La
contrasea de apertura, para poder abrir el documento. La contrasea de
permisos, podremos abrir el documento sin necesidad de contrasea, pero
deberemos escribir una contrasea para poder cambiar los permisos del
documento, es decir, para poder imprimir, modificar o realizar otros cambios.
El documento PDF podr tener los dos tipos de contraseas, podremos
abrir el documento con cualquiera de ellas, sin embargo slo la contrasea de
permisos nos permitir cambiar las funciones restringidas.
No podemos aadir contraseas a un documento firmado o certificado.
Realzaremos las acciones siguientes:
1. Abriremos el documento al que vamos agregar la contrasea.
2. Abrimos el panel Proteccin en el panel Herramientas.

3. Seleccionamos Codificar y elegimos 2 Cifrar con contrasea.

65

4. En el cuadro de dilogo que nos aparece hacemos clic en s.

aparecindonos el cuadro de dilogo Seguridad mediante contrasea:
configuracin.

66

5. En este cuadro de dilogo lo primero que haremos ser configurar el

nivel de compatibilidad. El nivel de compatibilidad que aparece de forma
predeterminada es con Acrobat 7.0 y posterior. Si bajamos el nivel de
compatibilidad es posible que baje tambin el nivel de codificacin.
6. Marcamos la casilla Solicitar

una

contrasea

de

apertura

de

introducida,

las

documento y escribimos la contrasea.

Acrobat

califica

la

fortaleza

de la

contrasea

contraseas ms potentes son las que incluyen letras maysculas y

nmeros, signos de puntuacin y smbolos. Las contraseas largas
tambin son ms difciles de descifrar.
7. A continuacin vamos a agregar una segunda contrasea para que
controle el acceso a los ajustes de impresin, edicin y seguridad del
documento. En Permisos, marcamos la casilla Restringir la edicin e
impresin del documento y escribimos la segunda contrasea, debe ser
una contrasea distinta a la contrasea de apertura.

67

8. En el men Impresin permitida, podemos seleccionar ninguna, baja

resolucin o alta resolucin.

9. En el men Cambios permitidos, tenemos las siguientes opciones,

Ninguno, Insercin, eliminacin y rotacin de pginas, Rellenado de
campos del formulario y firma de campos de firma existentes,
Comentarios, rellenado de campos de formulario y firma de campos
existentes y por ltimo Todo menos extraer pginas.

10. Por ltimo hacemos clic en el botn Aceptar.

11. Nos aparece el cuadro de dilogo Confirmar contrasea de apertura de
documento en donde tenemos que volver a introducir la contrasea que
introdujimos para la apertura del documento y pulsar el botn Aceptar.

68

12. Igualmente si introdujimos Contrasea de Permisos nos aparecer un

cuadro de dilogo para introducirla de nuevo.

13. Tenemos que tener en cuenta que las medidas de seguridad no se

aplicarn hasta que guardemos el documento.

Si hacemos clic en el icono de seguridad en el panel de navegacin

hacemos clic en Detalles del permiso nos aparecer la ventana Propiedades

del documento con la pestaa Seguridad activa, donde podremos observar
la seguridad y restricciones que acabamos de activar.
69

Adems observamos que junto al nombre del archivo, en la barra de ttulo

se ha aadido la coletilla (PROTEGIDO).

70

Eliminar contraseas de documentos protegidos.

Podemos eliminar las contraseas de los documentos protegidos si
contamos con los permisos necesarios para hacerlo.
En el documento abierto, seleccionamos el panel Herramientas, Proteccin,
Codificar y Quitar seguridad.

Nos aparecer la siguiente ventana.

Hacemos clic en el botn Aceptar. Al igual que cuando introducimos

contraseas, las contraseas no se eliminaran hasta que guardemos el archivo.

71

Firmas digitales.
Las firmas digitales se usan de forma similar a las firmas manuscritas. Las
firmas digitales nos sirven para proteger la integridad y autenticidad de los
documentos. Las firmas digitales en los documentos PDF pueden incluir una
fotografa, una imagen de una firma manuscrita u otros datos personales.
Para firmar un documento primero es necesario obtener un ID digital de un
proveedor externo o crear uno en Acrobat. Los ID digitales contienen una clave
privada que se usa para insertar la firma digital, y un certificado con una clave
pblica, entre otros elementos. La firma se comprueba cuando los destinatarios
abren el documento.
Crear un ID digital con firma personal.
Vamos a ver los pasos a seguir para crear un ID digital.
1. En el panel Herramientas, seleccionamos Firmar y certificar. A
continuacin Ms opciones de firma y certificacin y Configuracin de
seguridad.

72

2. Seleccionamos ID digitales a la izquierda y hacemos clic en el botn

Agregar ID.

3. Hacemos clic en Un ID digital nuevo que deseo crear ahora

continuacin en Siguiente.

73

y a

4. Indicamos donde deseamos almacenar el ID digital y hacemos clic en

Siguiente. Disponemos de dos opciones

Nuevo archivo de ID digitales PKCS#12, almacena la informacin

de ID digital en un archivo, que tiene una extensin .pfx en Windows.
Los archivos se pueden utilizar indistintamente entre sistemas
operativos. Si movemos un archivo de un sistema operativo a otro,
Acrobat lo seguir reconocindolo.

Almacn de certificados de Windows (slo en Windows), almacena

el ID digital en una ubicacin comn donde otras aplicaciones de
Windows tambin pueden recuperarlo.

5. En la siguiente ventana introducimos un nombre, direccin de correo

electrnico y otra informacin personal. Al certificar o firmar un
documento, el nombre aparece en el Panel Firmas y en el campo Firma.

74

6. Seleccionamos una opcin del men Algoritmo de clave. La opcin RSA

de 2.048 bits proporciona ms seguridad que RSA de 1.024 bits, pero la
compatibilidad de ste ltimo es ms universal.
7. En el men Usar ID digital para, elegimos si deseamos utilizar el ID
digital para firmas, codificacin de datos o ambas opciones.
8. En la siguiente ventana escribimos una contrasea para el archivo de ID
digital. Segn vamos introduciendo la contrasea, sta es evaluada y nos
aparece la contrasea con patrones de colores. Volvemos a confirmar la
contrasea.

9. Por ltimo hacemos clic en Finalizar.

75

Podemos exportar y enviar el archivo de certificado a los contactos que

puedan utilizarlo para validar su firma.
Es muy importante que hagamos siempre una copia de seguridad del archivo
de ID digital. Si el archivo de ID digital se pierde o se deteriora, o nos
olvidamos de la contrasea, no podremos utilizar ese perfil para agregar firmas.

FORMULARIOS.
Tipos de campos de formulario.
En los formularios PDF podemos insertar los siguientes tipos de campos:
Los cdigo de barra, codifican los datos introducidos en los campos
seleccionados y los muestran como un patrn visual, que puede ser
interpretado por software o hardware de descodificacin.
Loa botones, inician una accin en el ordenador del usuario, como abrir un
archivo, reproducir un sonido o enviar datos a un servidor Web. Los
botones se pueden personalizar con imgenes, texto y cambios visuales
activados por el movimiento o el clic del ratn.
Las casillas de verificacin, presentan opciones S o No para cuestiones
individuales.
Los cuadros combinados, permiten al usuario elegir opciones de un men
desplegable o escribir directamente un valor.
Las firmas digitales, permiten al usuario firmar electrnicamente un
documento PDF con una firma digital.
76

 Los cuadros de lista, presentan al usuario una lista de opciones para

elegir. Se puede configurar una propiedad de campo de formulario que
permita al usuario pulsar Mayus-clic o Control-clic para seleccionar varios
elementos de la lista.
Los botones de radio, presentan un grupo de opciones de las que el usuario
slo puede elegir una. Todos los botones de radio que tienen el mismo
nombre funcionan como un grupo.
Los campos de texto, permiten al usuario escribir texto, por ejemplo el
nombre, la direccin, el correo electrnico o el telfono.
Barra

de

mensajes

del

documento, muestra informacin generada

automticamente sobre el formulario PDF, y puede mostrar botones de

accin y otras opciones. La barra de mensajes del documento informa a los
usuarios de Reader sobre sus derechos de uso en ese formulario.
Especifica si un formulario est certificado o tiene campos de firma y
permite a los usuarios resaltar campos. Si el formulario no tiene un botn
de envo, se enva un botn Enviar formulario a la barra de mensajes del
documento para permitir a los usuarios enviar el formulario.
Crear formularios con Acrobat.
Podemos crear formularios a partir de documentos creados en aplicaciones
como Word, Excel o Adobe InDesign, escaneados a partir de un papel.
Una vez creado un documento en un formulario PDF, podremos agregarle
campos para convertirlo en un formulario interactivo. Un formulario interactivo
podemos rellenarlo y enviarlo a travs de Internet o en una red local.

77

1. Abrimos el fichero PDF.

2. En el panel Herramientas, abrimos el panel Formularios.
3. Hacemos clic en la opcin Crear.

4. Nos aparece el siguiente cuadro de dilogo, donde podremos seleccionar

el origen, el documento actual o buscar el archivo PDF, Word o
digitalizar un formulario de papel.

78

5. Una vez seleccionada la opcin deseada pulsaremos en el botn

Siguiente, supongamos que vamos a usar el documento actual.

Pulsaremos el botn Aceptar en la siguiente ventana.

6. En el panel Campos, se nos presenta una lista con todos los campos de
formulario aadidos. En el panel Tareas se muestran todas las
herramientas disponibles para trabajar con los formularios.

79

Agregar un campo de formulario.

En el panel Tareas hacemos clic en el botn Agregar nuevo campo y
seleccionamos la opcin que deseemos. Tambin podemos agregar un campo de
formulario haciendo clic con el botn derecho del ratn en la pgina donde
deseamos

insertar

el

campo

del

men

contextual

que

nos

aparece

seleccionamos la opcin deseada.

80

El cursor toma la forma de cruz y nos aparece una vista previa del campo
que hayamos seleccionado.
Hacemos clic donde deseemos agregar el campo para crear un campo con el
tamao predeterminado o si deseamos que tenga un tamao personalizado,
arrastraremos un rectngulo y definiremos el tamao del campo.

En el cuadro Nombre de campo, introducimos el nombre del campo que

debe ser nico y descriptivo. Especificamos si deseamos que el campo sea
obligatorio.
Hacemos clic en Todas las propiedades, para mostrar el cuadro de dilogo
Propiedades.

81

Podemos probar el formulario, hacemos clic en el botn Vista previa.

La vista previa de un formulario nos permite ver el formulario tal
como lo vern los destinatarios y verificar el formulario. Para regresar al modo
de Edicin haremos clic en el botn Editar.

Utilizar una cuadrcula.

Podemos utilizar una cuadrcula para colocar los campos de formulario en
puntos determinados de la pgina. Podemos definir el espaciado, el color y la
posicin de la cuadrcula. Estas lneas de la cuadrcula no se imprimen.
En el men Ver, seleccionamos Mostrar/ocultar, Reglas y cuadrculas y
Cuadrcula.

Distribuir (enviar) el formulario por correo electrnico.

Una vez que hemos creado el formulario debemos elegir el modo en que
vamos a distribuir/enviarlo a los destinatarios.
82

1. En el Panel Herramientas, seleccionamos Formularios y Distribuir.

2. Si nos lo pide haremos clic en Guardar, y en S sin nos pregunta si

queremos borrar los valores antes de distribuirlo.
3. En la lista Cmo desea recopilar las respuestas de los destinatarios?,
seleccionaremos la opcin Recibir respuestas en bandeja de entrada.
Hacemos clic en Siguiente.

4. Marcamos la casilla Enviar de forma automtica utilizando Adobe

Acrobat, y hacemos clic en Siguiente.

83

5. Nos aparece la siguiente ventana, en donde introducimos, nuestra

direccin de correo electrnico, nombre, ttulo y nombre de la empresa.
Una vez introducidos hacemos clic en Siguiente.

6. En la siguiente ventana, introducimos en el campo Para el correo

electrnico del destinatario y nos aseguraremos de que est marcada la
casilla Recopilar nombre y correo electrnico de los usuarios para
proporcionar un rastreo ptimo y hacemos clic en Enviar.

84

Acrobat abrir la aplicacin de correo que tengamos configurada como

predeterminada y enviar el mensaje con el formulario adjunto.
El rastreador de formularios.
El rastreador de formulario nos permite administrar los formularios que
hemos distribuido o recibido. Nos permite ver y editar la ubicacin del archivo
de respuestas, rastrear qu destinatarios nos contestan, etc.
Para rastrear formularios en el Rastreador seguiremos los siguientes
pasos:
1. Hacemos clic en Rastrear, en el panel Formularios. El rastreador nos
muestra las revisiones que hemos iniciado y los formularios que hemos
distribuido.
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2. En el panel Navegacin de la izquierda expandimos Formularios.

3. Seleccionamos el formulario a rastrear. En la ventana principal del
Rastreador, se muestra la ubicacin del archivo de respuestas, el
mtodo usado para distribuir el formulario, la fecha en que se
distribuy, la lista de destinatarios y si han respondido.
4. Podemos hacer las siguientes acciones:

Para ver todas las respuestas de un formulario haremos clic en

Ver Respuestas.

Para modificar la ubicacin del archivo de respuestas haremos clic

en Editar ubicacin del archivo.

Para ver el formulario original haremos clic en Abrir formulario

original.

Para enviar el formulario a ms destinatarios haremos clic en

Agregar destinatarios.

Para enviar el formulario a todos los destinatarios haremos clic en

Enviar correo electrnico a todos los destinatarios.

Para recordar

a todos los destinatarios que completen el

formulario haremos clic en Enviar correo electrnico a los

destinatarios que no han respondido.
ACCIONES.
Podemos usar acciones para automatizar tareas. Una accin es un conjunto
de pasos, algunos pasos, se pueden realizar de forma automtica, otros pasos
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requieren indicar informacin a utilizar o eliminar. Acrobat incluye varias

acciones en el panel Asistente de acciones. Podemos usar estas acciones o crear
nuestras propias acciones. Las acciones que contienen pasos automatizados son
tiles para realizar tareas frecuentes.
Utilizar acciones predeterminadas.
Para utilizar una accin predeterminada en el panel Herramientas
Seleccionamos el Asistente de acciones. En el rea Acciones, encontraremos las
acciones ya creadas.
Si seleccionamos por ejemplo la accin
Preparar para distribucin, veremos como nos
aparecen en una ventana todos los pasos a seguir
en dicha accin.

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Crear una accin.

Antes de crear una accin debemos planificar los pasos a realizar y su
orden lgico.
En el men Archivo seleccionaremos Asistente de acciones y crear nueva
accin.

Podemos aplicar una accin a un archivo abierto en Acrobat, seleccionar un

archivo o carpeta, digitalizar un documento, preguntar al usuario cuando se inicie
la accin o empezar combinando mltiples archivos.
En el rea de la izquierda podemos ver las distintas acciones que podemos
ir

aadiendo

agregadas

en

diferentes

categoras,

Pginas,

Contenido,

Formularios, Reconocer texto, Proteccin, Proceso de documentos y Ms

herramientas.

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Una vez que hayamos aadido todos los pasos, confirmando el orden
correcto y especificando las opciones que deseemos procederemos a guardar la
accin.
Compartir acciones.
Podemos compartir las acciones que hemos creado con otros usuarios.
1. En el men Archivo, Asistente de acciones seleccionamos Editar acciones.
2. Seleccionamos la accin a compartir.
3. Hacemos clic en Exportar.

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4. El archivo exportado se guarda con la extensin .sequ.

5. A continuacin podemos copiar o enviar por correo electrnico los ficheros
de extensin .sequ.
6. Para abrir un archivo .sequ que hayamos recibido utilizaremos el botn
Importar en el cuadro de dilogo Editar acciones.

AGREGAR ARCHIVOS MULTIMEDIA.

Acrobat nos ofrece la posibilidad de poder agregar vdeo, sonido y
contenido interactivo a los documentos PDF.
Acrobat nos permite agregar archivos FLV, F4V, mp3, SWF y otros
archivos codificados en H.264 (con audio AAC). Con Adobe Media Encoder
podemos convertir otros tipos de archivo en uno de los admitidos.
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1. En primer lugar abriremos el documento PDF al que deseamos

agregar el archivo multimedia.
2. En el panel Herramientas, en Contenido seleccionamos Multimedia,
aparecindonos las herramientas que podemos utilizar: video, sonido,
swf y 3D.

3. Una

vez

seleccionada

la

herramienta

hacemos

doble

clic

arrastramos el ratn para seleccionar el rea de la pgina donde

deseamos aadir el vdeo o sonido. Si hacemos doble clic en la pgina,
Acrobat coloca la esquina superior izquierda del vdeo en el lugar
donde hayamos hecho clic. Si arrastramos un rea en la pgina, el
contenido multimedia se colocar dentro del rea. El rea de
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reproduccin del vdeo tendr el mismo tamao que el fotograma

(siempre que Acrobat pueda leer las dimensiones del clip de vdeo).
4. Se nos abrir el cuadro de dialogo Insertar vdeo, sonido, SWF o
3D.

5. A continuacin introduciremos una direccin URL en Archivo o bien

hacemos clic en Examinar, para situarnos en la carpeta donde se
encuentre el archivo multimedia que deseamos agregar, y hacemos
clic en Abrir.
6. Si marcamos la casilla Mostrar opciones avanzadas, nos aparecer un
cuadro de dilogo con todas las opciones que podemos configurar
para el archivo multimedia agregado.

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7. La casilla Ajustar a proporciones del contenido, nos garantiza que

el rea de reproduccin conserve las proporciones de altura y
anchura del vdeo o contenido interactivo original.
8. Por ltimo hacemos clic en Aceptar.

AGREGAR COMENTARIOS A UN DOCUMENTO PDF.

Si los documentos PDF no tienen funciones de seguridad les podremos
aadir comentarios.
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Acrobat nos proporciona varias herramientas para insertar comentarios y

marcas diseadas para realizar varias funciones de anotacin.
La mayora de los comentarios tienen dos partes: el icono o marca (que
aparece sobre la pgina) y el mensaje de texto (que aparece en una nota
emergente al hacer clic o doble clic en el icono o situar el puntero sobre l).
La herramienta de comentario y edicin se encuentra en los paneles
Anotaciones y Marcas de dibujo.

Agregar nota adhesiva

, sirve para crear notas que funcionan como en

el mundo real. Para insertarlas hacemos clic en el lugar donde queramos

que aparezcan. Son muy prcticas para hacer comentarios generales sobre
un documento o una parte de ste.

Resaltar texto

, sirve para resaltar el texto que se quiere comentar e

insertar el comentario.

Adjuntar archivo

Grabar audio

, sirve para adjuntar archivos de cualquier formato.

, sirve para aadir una nota de audio.

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 Agregar

sello

, es un sello virtual que sirve para aprobar

documentos, marcarlos como confidenciales. Se pueden crear sellos

personalizados.

Insertar texto en la posicin del cursor

, sirve para aadir texto en

la posicin de insercin.

Reemplazar texto

, indica qu texto debe ser eliminado, y escribe el

texto que ha de reemplazarlo.

Tachado

Subrayado

, indica qu texto debe ser eliminado.

, indica qu texto debe ser subrayado.

Agregar una nota en el texto

,nos resalta el texto y aade una nota

relativa al texto resaltado.

Agregar cuadro de texto

,nos crea cajas con texto, de cualquier

tamao y en cualquier punto de la pgina. Permanecen siempre visibles a

diferencia de las notas emergentes.

Agregar llamada de texto

,nos permite especificar la zona en la que

se quiere insertar comentarios sin ocultar nada. Tiene tres partes: una
caja de texto, una lnea en ngulo y una lnea de punto final. Las tres se
pueden redimensionar y situar en el punto exacto deseado.

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 El resto de herramientas las utilizaremos para destacar reas en la pgina

o comunicar nuestras opiniones de forma artstica.

Agregar notas.
Las notas se pueden insertar en cualquier lugar de un documento. Tienen un
icono de nota que aparece sobre la pgina y una nota emergente con el texto del
mensaje.

1. Seleccionamos la herramienta Nota adhesiva

en el panel Anotaciones,

a continuacin hacemos clic en la posicin donde deseemos colocar la nota

o bien arrastramos para crear la nota con el tamao deseado.
2. Se nos abrir una ventana de nota, en ella aparece de forma automtica el
nombre con el que se ha registrado la aplicacin junto con la fecha y la
hora.

3. Escribimos el comentario que deseemos.

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4. Hacemos clic en la pequea flecha que aparee antes del nombre, en el

cuadro de dilogo Nota adhesiva y seleccionamos la opcin Propiedades.

5. En la pestaa Aspecto, podemos cambiar la forma de la nota as como el

color y opacidad de la misma.

6. En la pestaa General, podemos cambiar el nombre asignado al comentario,

por ejemplo si estamos usando el ordenador de otra persona.

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7. Una vez escrito el comentario hacemos clic en cualquier lugar del

documento, ocultndose la nota y quedando slo a la vista el icono de la
nota en el lugar donde la insertamos.

Editar un comentario de nota.

Para editar una nota.
1. Hacemos clic o doble clic en el icono de la nota.
2. A continuacin podemos:
Para cambiar el tamao de la nota, arrastraremos la esquina inferior
izquierda o derecha.
Podemos

cambiar

seleccionamos

el

formato

Mostrar/ocultar,

del

texto,

Elementos

para
de

ello
la

en

barra

Ver
de

herramientas, Barra propiedades, seleccionamos el texto y a

continuacin le aplicamos la propiedad que deseemos.
8. En cuadro de dilogo Preferencias, en el panel Comentarios, podemos
cambiar el tamao de la fuente, el funcionamiento predeterminado de la
ventana emergente y otros parmetros de configuracin para crear y ver
comentarios.

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3. Para finalizar haremos clic en el botn Minimizar de la esquina superior

derecha de la nota o hacemos clic fuera de la nota.
Eliminar una nota.
Para eliminar una nota, seleccionaremos la herramienta seleccionar o la
herramienta mano, hacemos clic en el icono de la nota y a continuacin pulsamos
la tecla Supr.
Tambin podemos hacer doble clic en el icono de la nota y seleccionar
Eliminar en el men de opciones de la nota.

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