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AUDITORA ADMINISTRATIVA
1 CONCEPTOS GENERALES
Para realizar una Auditora Administrativa en una empresa, es necesario que el
Auditor Interno conozca la definicin, los objetivos, la importancia y las ventajas de
la misma, como parte de la profesin de la contadura pblica y auditora.
1.1 Definicin
Un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de la empresa,
institucin o departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus
mtodos de control, medios de operacin y empleo que de a sus recursos
humanos y materiales.
1.2 Objetivos
Los principales objetivos de una Auditora Administrativa:
Conocer el grado de cumplimiento de las polticas, procedimientos y
controles existentes.
Asesorar a la administracin en la direccin efectiva de sus actividades.
Revelar los hallazgos encontrados y determinar las causas y efectos que
inciden en la toma de decisiones.
Evaluar los controles internos para establecer su efectividad.
Recomendar los mejores mtodos y procedimientos administrativos y tratar
de mantenerlos en un alto nivel de rendimiento.
Ayudar a maximizar las utilidades y mejorar los servicios.
Determinar reas donde puedan efectuarse economas sustanciales.
Encontrar debilidades en los manuales de polticas y procedimientos
administrativos.
Sugerir para economizar el esfuerzo humano a travs de la simplificacin
de tareas.
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1.3 Importancia
A travs de la Auditora Administrativa se conoce el cumplimiento de objetivos,
polticas, procedimientos y controles de la entidad, tambin proporciona una
evaluacin del desempeo del trabajo desarrollado por las distintas reas de la
institucin.
1.4 Ventajas
Las ms comunes que se obtienen entre otras:
Proporciona soluciones especficas a los problemas que afronta la
administracin en el desarrollo de su gestin.
Es una herramienta importante para evaluar el funcionamiento y desarrollo
administrativo de la institucin o parte de ella.
Funciona como un control preventivo que ayuda a la administracin de la
compaa para verificar el correcto cumplimiento de polticas, normas y
procedimientos del proceso administrativo.
2 PLANEACIN
La planeacin de auditora es el proceso de identificar lo que se debe hacer por
quin y cundo. Aun cuando la planeacin debe completarse antes de iniciar el
trabajo de campo, el auditor debe estar preparado para modificar los planes
originales si durante la aplicacin de los procedimientos de auditora se encuentra
ante las circunstancias no previstas o elementos no conocidos previamente. Las
razones de los cambios significativos deben ser documentadas.
2.1 Objetivo
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Hay que destacar la entrevista a la salida que se realiza a los trabajadores que
abandonan la organizacin. Con esta entrevista se busca obtener informacin
sobre si las expectativas del empleado eran muy distintas de lo que realmente
encontr en su puesto de trabajo, informacin sobre lo que
piensa de su
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Identificacin de la auditoria
El proyecto de auditoria
auditoria
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3.5 Evidencia
Documentacin suficiente y competente contenida en los papeles de trabajo, que
sustenta los hallazgos encontrados durante el desarrollo de la auditora;
representa el elemento importante para emitir las conclusiones y recomendaciones
que se expresan como resultado del trabajo.
3.6 Supervisin del trabajo
Todo trabajo de auditora debe ser supervisado por personas con capacidad
tcnica y legal para garantizar su ejecucin adecuada, de acuerdo a Normas de
Auditora Generalmente Aceptadas.
4 EXAMEN
Desde el punto de vista de la Auditora Administrativa, es la evaluacin realizada a
determinadas funciones y operaciones de una institucin, con el objeto de
identificar los posibles problemas y causas por las cuales hay desviaciones en el
desarrollo de las mismas, en relacin a lo planeado.
4.1 Propsito
Una entidad se examina con el objeto de identificar cualquier dificultad que est
obstaculizando directamente el desarrollo de sus actividades para sugerir las
recomendaciones y cambios necesarios.
4.2 Procedimientos
Son los planes ms concretos que norman el criterio y la accin que debe seguir
apoyada en los objetivos y polticas. Los procedimientos indican claramente cmo
y cundo se han de realizar o ejecutar las actividades
4.3 Tcnicas de anlisis administrativo
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El Auditor Interno debe emitir un reporte por escrito y firmado, cada vez que
se concluya un examen. Durante el proceso podr transmitirse entre sus
asistentes informacin verbal y por escrito.
Antes de emitir el informe final deben discutirse los hallazgos encontrados,
las conclusiones y recomendaciones con la administracin de la Compaa.
Verificar que el informe sea objetivo, claro, conciso, constructivo y oportuno.
El jefe de Auditora Interna o la persona responsable, deber revisar y
aprobar el informe final antes de su emisin y decidir a quien le distribuir
copias para su conocimiento.
5.3 Tipos de informe
La variedad de eleccin para presentar los informes depende del destino,
propsito establecido y el impacto que se pretende con su presentacin, si se
atienden estos aspectos los ms comunes son:
Informe general: Contiene todos los hallazgos encontrados durante el
desarrollo del examen, los cuales se fundamentan con las evidencias
encontradas y se presenta a las personas que solicitaron la auditora.
Informe ejecutivo: Es el solicitado por una persona importante de la
compaa y contiene nicamente quien lo prepar, perodo de revisin,
objetivos, alcance, metodologa, sntesis y conclusiones.
Informe de aspectos relevantes: Documento emitido y presentado para
revelar exclusivamente lo ms importante encontrado durante el proceso
del examen en la organizacin.
5.4 Presentacin del informe
Una vez concluido el examen de auditora, terminado estructuralmente y discutido
el informe final, se procede a presentarlo a las personas que dirigen la entidad o a
quien contrat al Auditor para realizar el trabajo.
5.5 Elaboracin y entrega del informe:
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DICTAMEN DE AUDITORA
ADMINISTRATIVA
Realizada al 23 de Marzo de 2011 en la empresa Inter Consumo, S.A.
De: Carlos Roberto Solares Quinteros
Al Sr. Juan Francisco Pelaez Cardona
Gerente General
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Polticas de Seguridad
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a. Manual de la Organizacin
La empresa cuenta con manuales de normas y procedimientos para cada puesto,
sin embargo en dicho manual no est separada o especificada quien realizara la
funcin entre manipulacin del computador, anlisis y programacin.
Al no especificar quien es el encargado de dichas funciones, no existe una
persona responsable directamente a la hora de que ocurra una falla en los
sistemas y por lo tanto no existe en la organizacin una adecuada segregacin de
funciones.
b. Dispositivos de Almacenamiento
No se cuenta con dispositivos de almacenamiento, ni siquiera cuenta con copias
actualizadas de los principales archivos del sistema.
Es necesario contar con dispositivos que contengan informacin suficiente, por si
llega a suceder un accidente y perdamos la informacin que hemos procesado en
el computador especialmente de los principales archivos con copias actualizadas
de todas las transacciones que la empresa realiza.
c. Polticas de Seguridad
La empresa cuenta con polticas de seguridad, sin embargo dichas polticas no
son suficientes como para proteger el sistema, al cien por ciento, ya que no cuenta
con contraseas para operar en el sistema y tampoco cuenta con copias
actualizadas de los principales archivos fuera del centro.
Al no estar protegido completamente los sistemas informticos existe el riesgo de
que cualquier persona tenga acceso fcilmente a la informacin procesada y as
puede suceder que haya fuga de informacin o que la persona que tiene acceso a
la informacin se aduee de esa informacin y la utilice para dar informacin a
personas interesadas, as mismo al no poseer copias actualizadas de los
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