Office

2007
Gua de nuevas caractersticas

JOS ENRIQUE MARTNEZ GARCA - 2009

Tabla de Contenido
ACERCA DE ESTE MANUAL ............................................................................................................7
Objetivo.....................................................................................................................................7
Contenido..................................................................................................................................7
EL NUEVO OFFICE..........................................................................................................................8
Introduccin ..............................................................................................................................8
Primera toma de contacto ........................................................................................................8
La cinta de opciones..............................................................................................................8
Herramientas adicionales....................................................................................................10
Iniciador de cuadros de dilogos.........................................................................................10
Vista previa activa ...............................................................................................................11
Agregar y quitar comandos de la barra de herramientas de acceso rpido .......................11
La cinta de opciones cambia y se adapta segn la resolucin de la pantalla......................12
Respuesta a las primeras preguntas .......................................................................................13
Qu ha pasado con el men Archivo?...............................................................................13
Dnde se inicia un documento en blanco? .......................................................................13
Dnde estn los mtodos abreviados de teclado? ...........................................................13
Y si no encuentra el comando que se est buscando?......................................................14
Cmo son los nuevos formatos de archivo?......................................................................14
Cmo se trabaja con personas que no tienen Office 2007?..............................................15
WORD 2007 NUEVAS CARACTERSTICAS.....................................................................................16
Introduccin ............................................................................................................................16
Minibarra de herramientas .................................................................................................16
Ocultar temporalmente la cinta de opciones......................................................................17
Buscar los comandos habituales .............................................................................................18
Botn Office ........................................................................................................................18
Formato de prrafo, numeracin y vietas.........................................................................19
Estilos ..................................................................................................................................20
Copiar formato ....................................................................................................................21
Ficha Insertar.......................................................................................................................21
Zoom ...................................................................................................................................21
Ortografa y Gramtica........................................................................................................22

Diseo de pgina.................................................................................................................22
Imprimir ..............................................................................................................................22
Opciones de Word...............................................................................................................23
Un nuevo formato de archivos: XML.......................................................................................24
Razones ...............................................................................................................................24
Nuevas herramientas ..........................................................................................................24
Formatos de archivos en Word ...........................................................................................25
Gua de referencia de comandos de Word 2003 a Word 2007...............................................26
EXCEL 2007 NUEVAS CARACTERSTICAS......................................................................................27
Descripcin general.................................................................................................................27
Ms comandos pero slo cuando se necesitan...................................................................27
Una nueva Vista ..................................................................................................................28
El nuevo formato de archivo (XML).........................................................................................29
Ventajas...............................................................................................................................30
Tipos de formatos de archivo..............................................................................................30
Nuevos Libros..........................................................................................................................32
Funciones mejoradas ..............................................................................................................32
Barra de frmulas redimensionable....................................................................................32
Funcin Autocompletar.......................................................................................................32
Entidad Tabla ..........................................................................................................................32
Estilos de Tabla....................................................................................................................33
Opciones de estilo de tabla .................................................................................................33
Fila de encabezado de Tabla ...............................................................................................33
Columnas calculadas ...........................................................................................................33
Columnas adyacentes .........................................................................................................33
Autofiltrado automtico .....................................................................................................34
Nombre de la tabla..............................................................................................................34
Formato condicional enriquecido ...........................................................................................34
Valores superiores e inferiores ...........................................................................................35
Barras de datos ...................................................................................................................36
Escalas de color ...................................................................................................................36
Conjunto de iconos .............................................................................................................36
Filtro y orden mejorado ..........................................................................................................37
Formato de celda ms accesible .............................................................................................37

Estilos y Temas ........................................................................................................................38

Tablas dinmicas cmodas de crear .......................................................................................39
Barra de estado personalizable...............................................................................................40
Grficos mejorados .................................................................................................................40
Grficos compartidos ..........................................................................................................42
Herramientas SmartArt ...........................................................................................................43
Descripcin general de la creacin de grficos SmartArt....................................................43
Consideraciones a la hora de crear un grfico SmartArt.....................................................44
Crear un grfico SmartArt ...................................................................................................46
Complemento para guardar como PDF...................................................................................46
Sobre los formatos de archivo PDF .....................................................................................46
Instalar y utilizar Publish como complemento de PDF desde Microsoft.............................47
Gua de referencia de comandos de Excel 2003 a Excel 2007 ................................................47

Tabla de Ilustraciones
Ilustracin 1: Cinta de opciones ....................................................................................................8
Ilustracin 2: Fichas, grupos y comandos......................................................................................9
Ilustracin 3: Herramientas de imagen.......................................................................................10
Ilustracin 4: Iniciador de cuadros de dilogos...........................................................................11
Ilustracin 5: La cinta de opciones se adapta .............................................................................12
Ilustracin 6: Minibarra de herramientas ...................................................................................17
Ilustracin 7: Ocultar cinta de opciones......................................................................................18
Ilustracin 8: Botn Office ..........................................................................................................19
Ilustracin 9: Grupo prrafo........................................................................................................20
Ilustracin 10: Estilos ..................................................................................................................21
Ilustracin 11: Imprimir...............................................................................................................23
Ilustracin 12: Opciones de Word...............................................................................................23
Ilustracin 13: Grficos SmartArt ................................................................................................24
Ilustracin 14: Herramientas para Grficos ................................................................................28
Ilustracin 15: Vista diseo de Pgina.........................................................................................28
Ilustracin 16: Herramientas de Tabla en Excel ..........................................................................33
Ilustracin 17: Columna de frmulas ..........................................................................................34
Ilustracin 18: Formato condicional............................................................................................35
Ilustracin 19: Valores superiores e inferiores ...........................................................................35
Ilustracin 20: Barra de datos ....................................................................................................36
Ilustracin 21: Escalas de color ...................................................................................................36
Ilustracin 22: Conjunto de iconos..............................................................................................36
Ilustracin 23: Ordenacin y filtro ..............................................................................................37
Ilustracin 24: Ficha Inicio...........................................................................................................38
Ilustracin 25: Temas en Excel ....................................................................................................38

Ilustracin 26: Panel de Tablas dinmicas...................................................................................39

Ilustracin 27: Herramientas de Tablas dinmicas .....................................................................40
Ilustracin 28: Grafico de Excel 2007 ..........................................................................................41
Ilustracin 29: Herramientas de grficos: Diseo .......................................................................41
Ilustracin 30: Herramientas de grficos: Presentacin .............................................................41
Ilustracin 31: Herramientas de grficos: Formato ....................................................................42
Ilustracin 32: Grficos SmartArt ................................................................................................43

ACERCA DE ESTE MANUAL

Objetivo
Este manual se ha desarrollado con la intencin de que cualquier usuario de Office 2000, XP o
2003 pueda aprovechar las ventajas del nuevo Office 2007. En este sentido usted se puede
ayudar de esta gua para entender cmo trabajar con las nuevas caractersticas de Office 2007
as como las novedades que aporta. Lo que se pretende es que pueda seguir realizando su
trabajo diario pero de una manera ms cmoda y sencilla, beneficindose de la nueva
interface que incorpora la ltima versin de Office.
En ningn caso este manual pretende ser un curso de aprendizaje de las herramientas de
Office sino ms bien una adaptacin al nuevo entorno.

Contenido
Gran parte del contenido de este manual est basado en la web oficial de Microsoft Office
(http://office.microsoft.com/es). As mismo puede acudir a dicha web para aclarar o ampliar
cualquier tema de su inters. Desde este sitio adems puede descargar plantillas y
complementos que le puedan ser tiles para su trabajo diario.

Descarga y acceso a ms recursos

Puedes descargar este manual libremente desde la web del autor: www.josenrique.es
All tambin encontrars gran cantidad de recursos accesibles sin coste alguno as como la
posibilidad de plantear y encontrar respuesta a tus dudas


EL NUEVO OFFICE
Introduccin
Cuando abre Microsoft Office Word 2007, Office Excel 2007, Office PowerPoint 2007, Office
Access 2007, o crea un mensaje nuevo en Office Outlook 2007 ver algo nuevo en la parte
superior de la pantalla.
El antiguo diseo de mens y barras de herramientas se ha sustituido por la cinta de opciones,
situada en la parte superior de la ventana. La cinta de opciones contiene fichas en las que hace
clic para llegar a los comandos cuyo uso ya conoce.
Con un poco de tiempo y de prctica, ver que la cinta de opciones trabaja a su favor, no en su
contra. De hecho, esta cinta se desarroll como respuesta a lo que los usuarios de Office, entre
los que posiblemente se encuentre usted, han pedido: programas de uso ms sencillo, con
comandos que se encuentren ms fcilmente.

Primera toma de contacto

La cinta de opciones

Ilustracin 1: Cinta de opciones

S, es mucho lo que ha cambiado en los conocidos programas de Microsoft Office. Pero lo

bueno es que los comandos y las herramientas que necesita estn ms a la vista y ms a mano.
En lugar de tener cerca de 30 barras de herramientas ocultas y comandos escondidos en los
mens o en los cuadros de dilogo, ahora dispone de un centro de control que agrupa todos
los elementos esenciales y los presenta en primer plano.
Y una vez que sepa cmo se usa la cinta de opciones en un programa, le resultar muy fcil
utilizarla en los dems.
La cinta de opciones consta de tres componentes bsicos. (Ilustracin 2)

 Las fichas, que estn en la parte superior de la cinta y cada una de ella representa las tareas
principales que se llevan a cabo en un programa determinado.
Los grupos, que son conjuntos de comandos relacionados que se muestran en las fichas.
Agrupan todos los comandos ms necesarios para un tipo de tarea y permanecen expuestos y
disponibles, lo que constituye una rica ayuda visual.
Los comandos, que estn organizados en grupos. Un comando puede ser un botn, un
men o un cuadro en el que se especifica informacin.

Ilustracin 2: Fichas, grupos y comandos

Por dnde se empieza? Por la primera ficha.

Por ejemplo, la primera ficha de Word 2007 es la ficha Inicio. La tarea principal en Word
consiste en escribir, por tanto, los comandos de la ficha Inicio son los que ms se utilizan para
escribir documentos: comandos de formato de fuente (en el grupo Fuente), opciones de
prrafo (en el grupo Prrafo) y estilos de texto (en el grupo Estilo).
Encontrar la misma organizacin en todos los programas de Microsoft Office 2007, con los
comandos para las tareas ms habituales en la primera ficha. La ficha principal de Excel,
PowerPoint y Access tambin se denomina Inicio. En Outlook, para crear un mensaje, se usa la
ficha Mensaje.
Los comandos se organizan en funcin de cmo se utilizan. Los comandos que ms se usan son
ahora ms visibles.
Un ejemplo es el comando Pegar. Al ser uno de los comandos ms utilizados, por qu no
darle la mxima visibilidad en la ventana, junto con sus comandos relacionados Cortar y
Copiar?
Los comandos que se utilizan con ms frecuencia ya no comparten espacio con una serie de
comandos raramente usados, en una barra de herramientas o en un men. Son los que ms se
usan y por eso son los que estn ms a mano.
Los comandos que se usan menos no estn tan visibles en la cinta de opciones. Por ejemplo, la
mayora de las personas usan el comando Pegado especial menos que el comando Pegar. Por
ello, para tener acceso a Pegado especial primero se hace clic en la flecha de Pegar.


Herramientas adicionales
Por otro lado hay algunos comandos que aparecen slo cuando puede necesitarlos, en
respuesta a alguna de las acciones que lleva a cabo. Por eso le puede dar la impresin a priori
de que faltan muchas funciones.
Por ejemplo, si no tiene ninguna imagen en un documento de Word, no necesitar los
comandos que permiten trabajar con imgenes.
Pero una vez que inserte una imagen en Word, aparecern las Herramientas de imagen junto
con la ficha Formato, (Ilustracin 3) que contiene los comandos que necesita para trabajar con
la imagen. Cuando deje de trabajar con la imagen, las herramientas desparecern.
Cuando desee trabajar en la imagen de nuevo, haga clic en ella y la ficha volver a aparecer,
con todos sus comandos. El programa sabe lo que usted est haciendo y le ofrece las
herramientas que necesita. La cinta de opciones responde a sus acciones.
As que no se preocupe si no ve todos los comandos todo el tiempo. D los primeros pasos y

Ilustracin 3: Herramientas de imagen

los comandos necesarios estarn a mano.

Iniciador de cuadros de dilogos
Cuando vea una pequea flecha en la esquina inferior derecha de un grupo, eso significa que
hay ms opciones disponibles en el grupo. Haga clic en la flecha (denominada Iniciador de
cuadros de dilogo) y ver un cuadro de dilogo o un panel de tareas con ms comandos.

10

Por ejemplo, en PowerPoint, en la ficha Inicio, el grupo Fuente contiene todos los comandos
que ms se utilizan para hacer cambios en las fuentes: comandos para cambiar el tamao y la
fuente, o aplicar formato de negrita, cursiva o subrayado.
Pero si desea una opcin menos utilizada, como un superndice, tiene que hacer clic en la
flecha del grupo Fuente para abrir el cuadro de dilogo Fuente, que contiene la opcin de
superndice y otras relacionadas con las fuentes. (Ilustracin 4)

Ilustracin 4: Iniciador de cuadros de dilogos

Vista previa activa

Ahora puede ver una vista previa activa de lo que elige antes de seleccionarlo. Consigue
mejores resultados en menos tiempo porque elige lo que desea la primera vez que lo intenta,
sin necesidad de deshacer los cambios y probar de nuevo.
Para usar la vista previa activa, site el puntero del ratn sobre una opcin. El documento
cambia para mostrar la opcin antes de que se seleccione realmente. Una vez visto lo que
desea, slo tiene que hacer clic en la opcin para seleccionarla.
Agregar y quitar comandos de la barra de herramientas de acceso rpido
Si utiliza con frecuencia comandos que no estn tan a mano como deseara, puede agregarlos
de una manera muy sencilla a la barra de herramientas de acceso rpido, que se encuentra
sobre la cinta de opciones cuando inicia un programa de Microsoft Office. En dicha barra, los
comandos se mantienen siempre visibles y a mano.
Por ejemplo, si utiliza la vista preliminar en Word o Excel todos los das evitar hacer clic en el
botn de Office y en Imprimir para tener acceso al comando, puede agregar la vista
preliminar a la barra de herramientas de acceso rpido.
Para ello, haga clic con el botn derecho del ratn en vista preliminar y despus haga clic en
Agregar a la barra de herramientas de acceso rpido. Para eliminar un botn, haga clic con el

11

botn secundario del mouse en l y despus haga clic en Eliminar de la barra de herramientas
de acceso rpido.
La cinta de opciones cambia y se adapta segn la resolucin de la pantalla
Todo lo que hemos descrito hasta ahora es as cuando la pantalla est configurada con una
resolucin alta y la ventana del programa est maximizada. Si no es as, las cosas se ven
diferentes. (Ilustracin 5)
Resolucin baja Si la pantalla est configurada con baja resolucin, por ejemplo, 800 por 600
pxeles, algunos grupos de la cinta de opciones slo mostrarn el nombre del grupo, en lugar
de los comandos del grupo. Tiene que hacer clic en la flecha del botn del grupo para ver sus
comandos.
Por ejemplo, en Word, con una resolucin mayor, ver todos los comandos del grupo Mostrar
u ocultar en la ficha Vista. Pero con una resolucin de 800 por 600, slo ver el botn Mostrar
u ocultar, no los comandos del grupo.
En ese caso, haga clic en la flecha del botn Mostrar u ocultar para mostrarlos.
Por lo general, los grupos que slo muestran el nombre del grupo con una resolucin ms baja
son los que contienen comandos que se utilizan pocas veces.
Minimizada Con cualquier resolucin, si reduce el tamao de la ventana, se llega a un
tamao en el que algunos grupos slo mostrarn el nombre de grupo y tendr que hacer clic
en la flecha del botn del grupo para mostrar los comandos.
Tablet PC Si trabaja en un Tablet PC con una pantalla pequea, comprobar que la cinta de
opciones se ajusta y muestra versiones ms reducidas de las fichas y los grupos. Si tiene un
monitor mayor, la cinta se ajusta y muestra versiones ms grandes.

Ilustracin 5: La cinta de opciones se adapta

12

Respuesta a las primeras preguntas

Qu ha pasado con el men Archivo?
El botn de Microsoft Office
aparece en la esquina superior izquierda de la ventana en
varios programas de Microsoft Office y ofrece los mismos comandos bsicos que aparecan
antes en el men Archivo para abrir, guardar e imprimir documentos.
Pero el botn contiene ms comandos que el men Archivo. Por ejemplo, permite comprobar
si los archivos de Word, Excel y PowerPoint contienen comentarios o informacin privada.
El botn de Microsoft Office tambin le lleva a la configuracin del programa que controla
aspectos como son las preferencias de la revisin ortogrfica.
Haga clic en Opciones de Excel, Opciones de Word, etctera, en la parte inferior del men y
despus haga clic en alguna de las categoras de la lista de la izquierda. Por ejemplo, en Excel,
haga clic en Frmulas para activar o desactivar el estilo de referencia de celdas F1C1. En Word,
haga clic en Revisin para habilitar o deshabilitar la caracterstica de revisin ortogrfica
mientras escribe.
En versiones anteriores de Office, era posible configurar opciones en el cuadro de dilogo
Opciones, al que se tena acceso a travs del men Herramientas. Muchas de estas opciones
estn disponibles ahora haciendo clic en el botn de Microsoft Office, donde estn ms
visibles y cercanas cuando se comienza a trabajar en archivos viejos o nuevos.
Dnde se inicia un documento en blanco?
Para comenzar, haga clic en el botn de Microsoft Office
situado en la esquina superior
izquierda de la ventana. A continuacin, haga clic en Nuevo para abrir ventana Nuevo
documento en Word, la ventana Nuevo libro en Excel, la ventana Nueva presentacin en
PowerPoint o la ventana Introduccin a Microsoft Office Access en Access.
Cuando cree un documento, presentacin o base de datos, se abrir una pantalla completa a
todo color desde la que comenzar. Comience por un archivo en blanco o existente, tal y como
hace habitualmente. O bien, en el margen izquierdo, bajo Microsoft Office Online, haga clic en
Destacado y elija alguna de las opciones del catlogo de vnculos a plantillas en lnea y cursos
de formacin para ponerse a trabajar de inmediato.
Dnde estn los mtodos abreviados de teclado?
El diseo de la cinta de opciones trae consigo nuevos mtodos abreviados. Por qu? Porque
supone dos grandes ventajas con respecto a versiones anteriores:

Mtodos abreviados para cada botn de la cinta de opciones.

Mtodos abreviados que requieren menor combinacin de teclas.

Uso de nuevos mtodos abreviados

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Los nuevos mtodos abreviados tambin tienen nombre: Sugerencias de teclas, que aparecen
al presionar ALT.
Todas las fichas de la cinta de opciones, los comandos de las fichas, la barra de herramientas
de acceso rpido y el botn de Microsoft Office tienen sugerencias de teclas.
Presione la tecla de la ficha que desea mostrar. Aparecern todos los identificadores de
sugerencias de teclas para los botones de la ficha. A continuacin, utilice la tecla
correspondiente al botn que desea.
Dnde estn los antiguos mtodos abreviados? Los antiguos mtodos de teclado que
comienzan con CTRL se mantienen intactos y los puede seguir utilizando como antes. Por
ejemplo, la combinacin CTRL+C an copia algo en el Portapapeles y la combinacin CTRL+V
pega algo del Portapapeles.
Y si no encuentra el comando que se est buscando?
En Word 2007, Excel 2007 y PowerPoint 2007, hay una gua de referencia visual e interactiva
para saber dnde estn las cosas. Para ello localice dentro de la web oficial de office
(http://office.microsoft.com/es) Interactivo: gua de referencia de comandos de Word 2003 a
Word 2007
Para usar esta gua interactiva, se elige un comando en un programa de Office 2003 para ver
dnde se encuentra en el nuevo programa. Por ejemplo, para buscar el comando Insertar
tabla en Word, en la gua tendra que colocar el puntero sobre el comando Insertar de Word
2003. Despus, al hacer clic, se ve una animacin que muestra la ubicacin del comando en
Word 2007. (Est en la ficha Insertar en el grupo Tablas).
Cmo son los nuevos formatos de archivo?
Word 2007, Excel 2007 y PowerPoint 2007 presentan nuevos formatos de archivo. Por qu?
Por muchas razones, por ejemplo, para aumentar la seguridad de los archivos, reducir la
posibilidad de que se daen, reducir su tamao y otra serie de caractersticas nuevas.
Si los detalles tcnicos son de su inters, los nuevos formatos de archivo se basan en XML
(Lenguaje de marcado extensible) y abarcan los formatos XML abiertos de Office.
Algunos datos ms sobre el nuevo formato de Word, Excel y PowerPoint

El formato de archivo predeterminado de los documentos, libros de trabajo y

presentaciones incluye una "x" al final que representa el formato XML. Por
ejemplo, en Word, un documento se guarda de manera predeterminada con la
extensin .docx, en lugar de .doc.
Si guarda un archivo como una plantilla, sucede lo mismo: la extensin de la
plantilla tiene la antigua extensin con una "x" al final: por ejemplo, .dotx en
Word.
Si el archivo contiene cdigo o macros, tiene que guardarla usando el nuevo
formato de archivo habilitado para macros. En un documento de Word, ese
formato es .docm; en una plantilla de Word, es .dotm.

14


Cmo se trabaja con personas que no tienen Office 2007?
Puede abrir un archivo creado en Office desde la versin 95 hasta la 2003. Abra el archivo
normalmente. Despus de trabajar en l en la versin 2007, tal vez desee guardarlo. De
manera predeterminada, el cuadro de dilogo Guardar como guarda un archivo creado en una
versin anterior con el formato de esa misma versin. Cuando lo guarde, un comprobador de
compatibilidad le informar sobre qu caractersticas de la versin 2007 estarn deshabilitadas
o coincidirn plenamente.
Nota Si abre una presentacin creada en PowerPoint 95, PowerPoint ofrecer guardar de
manera predeterminada con el formato de 2007, pero puede elegir guardar el archivo con el
formato de 97-2003.
Si desea guardar el archivo con el formato de 2007, seleccione Documento de Word, Libro de
Excel o Presentacin de PowerPoint en el cuadro Guardar como tipo.
Los compaeros que dispongan de las versiones de Word, Excel o PowerPoint de 2000 a 2003
(y las ltimas revisiones y Service Packs) pueden abrir archivos de 2007. Cuando hagan clic en
su documento, se les preguntar si desean descargar un convertidor que les permita abrir el
documento.

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WORD 2007 NUEVAS CARACTERSTICAS

Introduccin
Word 2007 as como el resto de las herramientas de Office han sido rediseadas de forma que
es posible que no le resulte del todo familiar, sin embargo este nuevo diseo tiene la clara
intencin de que resulte ms productivo que versiones anteriores.
Al usuario le resultar ms cmodo e intuitivo descubrir dnde y cmo realizar cualquier tarea
incluso si ste parte de cero.
Minibarra de herramientas
Adems de todo lo visto anteriormente sobre el nuevo office, en Word 2007 tiene especial
inters la Minibarra de herramientas.
Algunos comandos de formato son tan tiles que deberan estar disponibles siempre,
independientemente de lo que est haciendo.
Supongamos que desea dar formato a un texto rpidamente, pero est trabajando en la ficha
Diseo de pgina. Puede hacer clic en la ficha Inicio para ver las opciones de formato, pero
hay un mtodo ms rpido: (Ilustracin 6)
Seleccione el texto arrastrndolo con el mouse (ratn) y seale la seleccin.
La minibarra de herramientas aparecer atenuada. Si seala a la minibarra de herramientas,
se vuelve activa y puede hacer clic en una opcin de formato de ella.
La minibarra de herramientas es estupenda para opciones de formato, pero y si desea que
otros tipos de comandos estn siempre disponibles? Use la barra de herramientas de acceso
rpido.

16


Ilustracin 6: Minibarra de herramientas

Ocultar temporalmente la cinta de opciones

La cinta de opciones centraliza y facilita satisfactoriamente la bsqueda de todos los
elementos de Word 2007. Hay ocasiones, sin embargo, en que no necesita buscar nada. Slo
desea trabajar en el documento y le gustara tener ms espacio para hacerlo. Por ello, la cinta
de opciones resulta tan fcil de ocultar temporalmente como de usar.
Esto se hace del modo siguiente: haga doble clic en la ficha activa. Los grupos desaparecen, por
lo que tiene ms espacio.
Siempre que desee ver todos los comandos de nuevo, haga doble clic en la ficha activa para
mostrar de nuevo los grupos.

17


Ilustracin 7: Ocultar cinta de opciones

Buscar los comandos habituales

Al encontrarse de pronto con un diseo nuevo en Word 2007 le surgirn preguntas del tipo:
Dnde se crea un documento? Dnde estn las vietas, los estilos y cmo puede comprobar
la ortografa? Qu pasa con la impresin?
Botn Office
El lugar donde iniciar un documento de Word es el botn de Microsoft Office. (Ilustracin 8)
Tras presionar el botn, aparece un men. Quiz note que este men, que se muestra aqu, se
parece un poco a los mens Archivo de las versiones anteriores de Word. A la izquierda del
men, ve todos los comandos para trabajar con un archivo. Aqu es donde se crea un nuevo
documento o se abre uno existente. Tambin estn aqu los comandos Guardar y Guardar
como.
En el lado derecho del men se enumeran los documentos abiertos recientemente. stos
suelen estar siempre visibles de modo que no tiene que buscar en el equipo un documento en
el que trabaje con frecuencia.

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Ilustracin 8: Botn Office

Formato de prrafo, numeracin y vietas

Una vez que abra un documento y escriba el texto, sin duda desear dar formato al texto.
Muchos de los comandos de formato conocidos estn visibles en la ficha Inicio, en el grupo
Fuente: Negrita, Cursiva, Tamao de fuente, etc. Tambin hay aqu otros comandos que le
resultarn tiles.
En el grupo Prrafo (Ilustracin 9) tiene las tan populares listas con vietas, listas numeradas y
listas con varios niveles. Encontrar igualmente los comandos de sangra y de alineacin.
Recuerde que tiene que hacer clic en la pequea flecha diagonal que se encuentra en la
esquina inferior derecha del grupo, el iniciador de cuadros de dilogo, si no ve opciones que
est acostumbrado a utilizar en Word. Por ejemplo, al hacer clic en la flecha del grupo Prrafo,
se abre un cuadro de dilogo conocido en el que puede trabajar con sangra, control de lneas
viudas y hurfanas, etc.

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Ilustracin 9: Grupo prrafo

Estilos
Para plantear un mtodo ms eficaz a la hora de dar formato que usar simplemente los
comandos negrita y cursiva, debe usar los estilos de Word 2007
Puede trabajar con los estilos desde la ficha Inicio, en el grupo Estilos: (Ilustracin 10)
Los estilos rpidos son estilos profesionales listos para usar, rpidos y fciles de aplicar;
tienen una nueva apariencia en esta versin de Word. Los estilos rpidos ms utilizados
aparecen directamente en la cinta de opciones.
Haga clic en este botn para ver ms estilos rpidos listos para usar.
Haga clic en el iniciador de cuadros de dilogo para abrir el panel Estilos. Este panel
conserva los estilos personalizados que haya podido crear en una versin anterior de Word y
aqu es donde va a crear estilos nuevos o corregir estilos existentes.
Los estilos rpidos son algo ms que unas funciones cmodas y bonitas para el documento. El
uso de estos estilos en todo el documento proporciona una gran ventaja: realizar correcciones
con una sola tecla.

20


Ilustracin 10: Estilos

Copiar formato
Otro comando de formato extremadamente rpido es Copiar formato. Se encuentra en la
parte ms a la izquierda de la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles. En caso de que no est
familiarizado con Copiar formato, es una forma rpida de duplicar el formato de una seccin
de texto a otra.
Para usar Copiar formato, coloque el cursor en el texto cuyo formato desea copiar y haga clic
en el botn Copiar formato. Si tiene ms de un lugar en el que copiar el formato, asegrese de
hacer doble clic en Copiar formato para que se mantenga. A continuacin, seleccione el texto
en el que desea copiar el nuevo formato.
Para desactivarlo, haga clic en el botn de nuevo o presione ESC.
Ficha Insertar
La ficha Insertar permite incluir en un documento abundante informacin adicional.
Desde esta ficha tiene acceso a agregar imgenes, imgenes prediseadas, grficos o formas al
documento. stos no son los nicos comandos de esta ficha. Aqu tiene tambin Tablas e
Hipervnculos. Y esto no es todo: listos para que los pueda utilizar estn los nmeros de
pgina, cuadros de texto y WordArt.
Zoom
Tras realizar una insercin, quiz desee ver los detalles ms de cerca. Para ello usar el zoom
Mire en la esquina inferior derecha. Arrastre el control deslizante hacia la derecha para
acercarse y hacia la izquierda para alejarse.
Sugerencias

21

Al hacer clic en el nmero de porcentaje que est a la izquierda del control deslizante,
se abre el cuadro de dilogo Zoom, donde puede especificar un porcentaje de zoom.
Si el ratn tiene una rueda, puede mantener presionada la tecla CTRL y girar la rueda
hacia delante para acercarse y hacia atrs para alejarse.
Tambin puede encontrar los comandos Zoom en la ficha Ver.
Ortografa y Gramtica
El comando Ortografa y gramtica ahora se encuentra en la ficha Revisar porque forma parte
de la revisin del trabajo. Busque en la parte extrema izquierda, en el grupo Revisin.
Diseo de pgina
Antes de imprimir, es mejor comprobar qu diseo tienen las pginas para la impresora. Todo
lo que necesita est en la ficha Diseo de pgina. El grupo Configurar pgina contiene Tamao
(21,59 x 27,94, A4, etc.), Orientacin (horizontal y vertical) y Mrgenes.
Hay un acceso fcil a la configuracin de mrgenes en el mismo nivel que otros comandos de
este grupo. Recuerda que en las versiones anteriores deba ejecutar varios pasos hasta llegar
al men Archivo, Configurar pgina, etc.?
Imprimir
Cuando est realmente listo para imprimir, vuelva al botn de Microsoft Office. Ahora tiene
varias opciones: (Ilustracin 11)
Si hace clic en el comando Imprimir, aparecer el cuadro de dilogo Imprimir. No obstante,
si se sita sobre la flecha que hay a la derecha del comando Imprimir, ver tres comandos:
Imprimir, que abre el ya familiar cuadro de dilogo Imprimir.
Impresin rpida, que enva el documento a la impresora de inmediato.
Vista preliminar, que muestra el aspecto que tendr el documento impreso. Si utiliza a
menudo este comando, es posible que desee agregarlo a la barra de herramientas de acceso
rpido.

22


Ilustracin 11: Imprimir

Opciones de Word
Todas las funciones que est acostumbrado a usar a diario en Word estn en la cinta de
opciones y son mucho ms fciles de encontrar que nunca. Pero dnde estn las opciones
que no sirven para la produccin de documentos sino que controlan el funcionamiento de
Word? Opciones como seguridad e informacin del usuario, diccionarios de ortografa y
autocorreccin? En las versiones anteriores de Word, se haca clic en Opciones en el men
Herramientas. Ahora, todas estas opciones forman parte de Opciones de Word que se abre
haciendo clic en el botn Opciones de Word en el men que se abre a su vez al hacer clic en el
botn de Microsoft Office. (Ilustracin 12)

Ilustracin 12: Opciones de Word

23

Un nuevo formato de archivos: XML

Otro gran cambio en la nueva versin de Word: un formato de archivos mejorado.
El nuevo formato de archivos ayuda a tener tamaos de archivos ms pequeos y archivos ms
seguros. Presenta tambin otras ventajas.
En esta leccin sabr tambin lo que sucede cuando abre archivos que no tienen el nuevo
formato.
Razones
El cambio se debe a tres motivos principales:

Ayuda a crear documentos ms seguros separando archivos que contienen

secuencias de comandos o macros, y facilitando la identificacin y el bloqueo de
cdigo o macros no deseados.
Ayuda a crear tamaos de archivos de documentos ms pequeos.
Ayuda a crear documentos menos sensibles a los daos.

Nuevas herramientas
El nuevo formato de archivos le da igualmente la capacidad de utilizar funciones que slo
estn disponibles en Word 2007. Un ejemplo de este tipo de funcin es la de los grficos
SmartArt. (Ilustracin 13)
Esta ilustracin muestra cmo se inicia un grfico de este tipo en Word. Observe cuntos
diseos de grficos SmartArt estn disponibles para su eleccin.
El nuevo formato de archivos admite muchas otras funciones nuevas, como ecuaciones
matemticas, temas y controles de contenido.

Ilustracin 13: Grficos SmartArt

24

Cuando se crea un nuevo documento en Word 2007, y se guarda luego, se elige el nuevo
formato de archivo automticamente.
Puede comprobarlo examinando atentamente el cuadro de dilogo Guardar como. Observe
que el cuadro Guardar como tipo indica Documento de Word (.docx). Esto significa que se
est utilizando el nuevo formato de archivo.
Formatos de archivos en Word
Extensin de archivo

Para qu se utiliza

.docx

Documento de Word estndar sin macros ni cdigo

.dotx

Plantilla de Word sin macros ni cdigo

.docm

Documento de Word que puede contener macros o cdigo

.dotm

Plantilla de Word que puede contener macros o cdigo

La nica diferencia que posiblemente vea en relacin con los nuevos formatos de archivo de
Word es si utiliza macros o cdigo. Anteriormente, slo haba dos tipos de archivos de Word:
documentos y plantillas (.doc y .dot). Con Word 2007 hay cuatro tipos de archivos: .docx,
.dotx, .docm y .dotm (la "x" representa XML y la "m", macro).
Los documentos y plantillas bsicos (.docx y .dotx) ya no pueden contener macros ni cdigo,
por lo que son ms seguros para el uso diario: nadie puede insertar cdigo oculto en un
documento. No obstante, como las macros son elementos tiles, existen dos tipos de archivos
adicionales que admiten documentos y plantillas que contienen cdigo: .docm y .dotm.
Word 2007 puede abrir archivos creados en todas las versiones anteriores de Word, de 1.0 a
2003. Word abrir los documentos antiguos en el modo de compatibilidad. Lo sabe porque en
la parte superior del documento aparece "(Modo de compatibilidad)" junto al nombre del
archivo.
Qu es el modo de compatibilidad? Bsicamente indica que el documento utiliza un antiguo
formato de archivo. Como el formato de este archivo no incluye algunas de las nuevas
funciones de la nueva versin de Word, estas funciones se desactivan o se modifican para
aproximarse a una versin antigua de Word.
Por ejemplo si abre documento antiguo de Word 2003 en la nueva versin de Word observar
que la barra de ttulo incluye (Modo de compatibilidad). Si intenta crear un grfico SmartArt
ver que el cuadro de dilogo Elegir un grfico SmartArt no aparece en absoluto, en su lugar
se muestra Galera de diagramas. De hecho, esta Galera de diagramas es como la de Word
2003 y tiene la misma serie de funciones.

25

Es buena idea trabajar en el modo de compatibilidad si sabe que va a compartir documentos

con mucha gente que utiliza versiones antiguas de Word. De este modo, lo que ve es lo que
ven. As podr prever lo que pueden y no pueden hacer en su versin de Word.
Para convertir el formato de un documento antiguo en el nuevo formato de archivos slo tiene
que hacer clic en el botn de Microsoft Office y, a continuacin, en el comando Convertir del
men.
Esta conversin le proporciona las ventajas del nuevo formato (archivos ms pequeos, ms
seguros, etc.) y tambin las nuevas funciones en su modo completo y no abreviado. Por
ejemplo, tendr todas las opciones mostradas en el cuadro Elegir un grfico SmartArt y no la
serie ms reducida.
Nota Si tiene Windows configurado para mostrar las extensiones de archivo, el nombre de
archivo cambia de Mi documento.doc a Mi documento.docx. La "x" representa XML.
Si tiene un documento creado en la nueva versin de Word puede guardarlo en un formato de
archivo antiguo para que otros usuarios que no tengan Office 2007 puedan trabajar con el
archivo
Esto se hace del modo siguiente:
Haga clic en el botn de Microsoft Office y, en el men, seale la flecha al final del
comando Guardar como.
En la lista de opciones, haga clic en Documento de Word 97-2003.
Es posible que aparezca una advertencia que indica que guardar en el antiguo formato de
archivo provoca la prdida o modificacin de algunas caractersticas. Por ejemplo, si el
documento contiene un nuevo diagrama, Word le notificar que el diagrama se combinar en
un objeto nico no editable. De este modo, el usuario puede al menos ver el diagrama, pero
no podr editarlo porque su versin de Word no sabe cmo trabajar con esta nueva
caracterstica.

Gua de referencia de comandos de Word 2003 a Word 2007

En la web oficial de Office (http://office.microsoft.com/es) puede encontrar una gua
interactiva donde averiguar cmo hacer en Word 2007 cualquier tarea que ya saba realizar en
Word 2003.
Para ello entre en http://office.microsoft.com/es y teclee en el buscador: gua de referencia
de comandos de Word 2003 a Word 2007.

26

EXCEL 2007 NUEVAS CARACTERSTICAS

Descripcin general
Excel, al igual que el resto de las herramientas del nuevo office 2007 presenta un nuevo
aspecto. Esta nueva apariencia y sus motivos est recogidos en la primera parte de este
manual cuando se da una introduccin al Nuevo Office.
Ah podr comprobar el funcionamiento de la nueva cinta de opciones y las herramientas
adicionales que incorpora
Ms comandos pero slo cuando se necesitan
Los comandos de la cinta de opciones son los que ms se utilizan. En lugar de mostrar todos
los comandos todo el tiempo, Excel 2007 muestra algunos comandos en respuesta a las
acciones que se realizan.
Por ejemplo, si no hay un grfico en una hoja de clculo, los comandos que se usan para
trabajar con grficos no son necesarios.
Pero una vez creado, aparecen las Herramientas de grficos con tres fichas: Diseo,
Presentacin y Formato. En dichas fichas estn los comandos que se precisan para trabajar
con un grfico. La cinta de opciones responde a la accin del usuario. (ilustracin 14)
Use la ficha Diseo para cambiar el tipo de grfico o moverlo a otra ubicacin; la ficha
Presentacin para cambiar los ttulos y otros elementos del grfico y la ficha Formato para
agregar relleno de color y cambiar el estilo de las lneas. Cuando termine el grfico, haga clic
fuera del rea del grfico. Desaparecern las Herramientas de grficos. Para volver a verlas,
haga clic dentro del grfico y se mostrarn.
As que no se preocupe si no ve todos los comandos todo el tiempo. D los primeros pasos y
los comandos necesarios estarn a mano.

27


Ilustracin 14: Herramientas para Grficos

Una nueva Vista

La nueva vista Diseo de pgina de Excel.

Ilustracin 15: Vista diseo de Pgina

Encabezados de columna.
Encabezados de fila.
Reglas de margen.
Para llegar a la nueva vista, haga clic en Vista Diseo de pgina, en la barra de herramientas
Ver
en la parte inferior derecha de la pantalla. O haga clic en la ficha Vista de la cinta
de opciones y despus en Vista Diseo de pgina, en el grupo Vistas de libro.

28

En la vista Diseo de pgina hay mrgenes de pgina en la parte superior, lateral e inferior de
la hoja de clculo, adems de un espacio azul entre las hojas. La regla lateral y superior ayudan
a ajustar los mrgenes. Es posible mostrar y ocultar las reglas segn convenga (haga clic en
Regla, en el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Vista).
Con esta nueva vista, no hace falta la vista preliminar para hacer ajustes en la hoja de clculo
antes de imprimirla.
Es fcil agregar encabezados y pies de pgina en la vista Diseo de pgina. A medida que
escribe en la nueva rea de encabezados y pies de pgina en la parte superior o inferior de la
pgina, se abre la ficha Diseo con todos los comandos que necesita para crear los
encabezados y pies de pgina.
Es posible ver cada hoja de un libro en la vista que mejor se ajusta a las peculiaridades de la
hoja. Simplemente seleccione una vista en la barra de herramientas Ver o en el grupo Vistas
de libro en la ficha Vista de cada hoja de clculo. La vista Normal y la vista previa de salto de
pgina se encuentran ah.

El nuevo formato de archivo (XML)

Excel 2007 tiene un nuevo formato de archivo. Para qu? Para proporcionar mayor seguridad,
reducir el riesgo de que se daen; reducir el tamao y otra serie de caractersticas nuevas.
Los archivos viejos continan sindolo a menos que usted decida lo contrario. Si abre un
archivo creado en una versin anterior, cuando guarde el archivo y el trabajo que haya hecho
en l, la configuracin automtica del cuadro de dilogo Guardar como es guardarlo
manteniendo su formato original. Si lo inici en Excel 2003, Excel 2007 lo guardar con
formato 2003 salvo que se especifique otra opcin.
Las nuevas caractersticas advertirn si se guarda el archivo como antiguo. Cuando guarda
un archivo con el formato de una versin anterior, un comprobador de compatibilidad le
indicar si alguna de las caractersticas de la versin 2007 no son compatibles con la versin
anterior.
Por ejemplo, si aplica un color a un encabezado en Excel 2007 y despus guarda el archivo con
formato de Excel 97-2003, el comprobador de compatibilidad le indicar que las versiones
anteriores de Excel no tienen la opcin de color para encabezados y pies de pgina, y que el
encabezado aparecer como texto sin formato.
Importante Si una caracterstica nueva no va a estar disponible cuando se guarda un archivo
en un formato anterior y se vuelve a abrir en Excel 2007, el comprobador de compatibilidad se
lo notificar.
Siempre puede copiar primero los archivos ms recientes con el nuevo formato. Es sencillo
mantener una copia de un libro con formato 2007. Use Guardar como y especifique Libro de
Excel (*.xlsx). Dicha copia del archivo contendr todas las caractersticas de Excel 2007.
Comparta documentos entre versiones utilizando un convertidor. Si crea un archivo en
2007 y lo guarda con el formato de 2007, los compaeros que tengan las versiones de Excel de

29

2000 a 2003 (y las ltimas revisiones y Service Packs) podrn trabajar en sus archivos de 2007.
Cuando hagan clic en su documento, se les preguntar si desean descargar un convertidor que
les permita abrir el documento.
Si los detalles tcnicos son de su inters, el formato de archivo de Excel 2007 se basa en XML
(Lenguaje de marcado extensible) y comprende los formatos XML abiertos de Office. Tambin
es el nuevo formato de archivo de Microsoft Office Word 2007 y PowerPoint 2007.
Ventajas
El nuevo formato de archivo trae consigo mejoras en Excel. Las ventajas principales son:
Nuevas caractersticas Adems de las caractersticas vistas en las lecciones anteriores, el
nmero de filas ha crecido de 65.536 a 1.048.576 y el nmero de columnas ha aumentado de
256 a 16.384. Puede escribir frmulas ms largas en la nueva barra de frmulas de tamao
variable. Y si hace clic en grandes fragmentos de texto en una celda, la barra de frmulas ya no
ocupa parte de la cuadrcula de la hoja de clculo.
Archivos ms seguros Los libros que contienen macros o cdigo no deseado se identifican y
bloquean ms fcilmente.
Menor riesgo de que los archivos se daen Excel ha mejorado la capacidad de abrir archivos
daados y recuperar una parte del trabajo que, de otro modo, se perdera.
Menor tamao de archivo Los libros estn comprimidos; el tamao de archivo es entre 50 y
75 por ciento ms pequeo que en versiones anteriores de Excel. Los archivos comprimidos se
abren y se guardan del mismo modo que abra y guardaba cualquier archivo de Excel.
Datos ms tiles Se puede hacer ms con los datos porque la base de XML facilita la tarea de
integrarlos con conjuntos de datos de otros programas y equipos. Por ejemplo, almacenar los
datos presupuestarios en un programa especializado, seleccionar la informacin que necesita e
importarla a un documento de Word, a una hoja de Excel y a una base de datos de Access.
Tipos de formatos de archivo
Puede elegir entre varios tipos de archivos para guardar en Excel 2007.
Libro de Excel (*.xlsx) Guarde libros que no contengan macros ni cdigo de Microsoft Visual
Basic para Aplicaciones (VBA) como libros de Excel. Si intenta guardar como Libro de Excel un
libro que contiene comandos de macros o proyectos de VBA, Excel le notificar que se
eliminar la macro o el cdigo VBA.
Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm) Guarde un libro con este formato de archivo
cuando contenga macros o cdigo VBA. Si intenta guardar un libro que contiene macros o VBA
como Libro de Excel, Excel le advertir para que no elija esta opcin.
Plantilla de Excel (*.xltx) Guarde el libro como este tipo cuando necesite una plantilla.
Plantilla de Excel habilitada para macros (*.xltm) Guarde un libro como este tipo de archivo
cuando necesite una plantilla y el libro contenga macros o cdigo de VBA.

30

Libro binario de Excel (*.xlsb) Guarde el libro como este tipo de archivo cuando tenga un
libro especialmente grande; este tipo de archivo se abrir antes que un libro de Excel grande.
Este formato mantiene las nuevas caractersticas de Excel salvo XML.
Libro de Excel 97-2003 (*.xls) Utilice este formato cuando tenga que compartir el archivo con
alguien que trabaja con versiones anteriores del programa y no cuenta con el Paquete de
compatibilidad de Microsoft para Office 2007.
Libro de Microsoft Excel 5.0/95 (*.xls) Utilice este formato cuando tenga que compartir el
archivo con alguien que utiliza Microsoft Excel 5.0. La mayor parte de las caractersticas de
Excel 2007 no estarn disponibles.

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Nuevos Libros
Para comenzar, haga clic en el botn de Microsoft Office
situado en la esquina superior
izquierda de la ventana. A continuacin, haga clic en Nuevo para abrir Nuevo libro en Excel.
Comience por un archivo en blanco o existente, tal y como hace habitualmente. O bien, en el
margen izquierdo, bajo Microsoft Office Online, haga clic en Destacado y elija alguna de las
opciones del catlogo de vnculos a plantillas en lnea y cursos de formacin para ponerse a
trabajar de inmediato.
Puede comenzar con un libro totalmente vaco o partir de una de las plantillas que Excel 2007
ofrece. Adems bajo el ttulo de Office Online encontrar plantillas que Microsoft pone a
disposicin de los usuarios, algunas de ellas realizadas por otros usuarios.

Funciones mejoradas
Las siguientes mejoras facilitan en gran medida la escritura de frmulas en Office Excel 2007.
Barra de frmulas redimensionable
La barra de frmulas cambia de tamao automticamente para acomodar frmulas largas y
complejas, lo que evita que las frmulas cubran otros datos del libro. Tambin puede escribir
frmulas ms largas con ms niveles de anidamiento con respecto a versiones anteriores de
Excel.
Funcin Autocompletar
Con la funcin Autocompletar puede escribir rpidamente la sintaxis correcta de las frmulas.
Desde la deteccin fcil de las funciones que desea utilizar hasta obtener ayuda para
completar los argumentos de la frmula, podr obtener las frmulas correctas tanto la primera
vez como las dems veces.

Entidad Tabla
En Office Excel 2007, puede utilizar la nueva interfaz de usuario para crear, aplicar formato y
expandir rpidamente una tabla de Excel (que en Excel 2003 se denominaba lista de Excel) con
el fin de organizar los datos de la hoja de clculo para que sea ms fcil trabajar en ella. La
funcionalidad nueva o mejorada de las tablas incluye las siguientes funciones.
Cuando trabajamos con un rango de datos tipo lista lo primero en office 2007 es darle una
entidad de tabla. Para ello seleccionamos la lista y en la ficha Insertar elegimos la opcin de
Tabla.
A partir de este momento se muestran multitud de opciones relacionadas con las tablas bajo la
ficha adicional Herramientas de Tabla. (Ilustracin 16)

32


Ilustracin 16: Herramientas de Tabla en Excel

Estilos de Tabla
Ahora es mucho ms sencillo dar una apariencia profesional a las tablas usando el grupo de
comandos Estilos de tabla, bajo la Ficha Diseo.
Opciones de estilo de tabla
Dentro del grupo Opciones de estilo de tabla encontramos la posibilidad de destacar ciertas
partes tpicas a la hora de trabajar con una tabla como son los encabezados de columnas, las
filas de totales o incluso alternar el tono de color entre filas o columnas para facilitar la lectura.
Puede aplicar un estilo de tabla para agregar rpidamente a las tablas un formato profesional y
con la calidad de un diseador. Si se habilita un estilo de filas alternas en una tabla, Excel
mantendr la regla de alternar estilos mediante acciones que habran interrumpido este
diseo tradicionalmente, por ejemplo, filtrar, ocultar filas o reorganizar manualmente filas y
columnas.
Fila de encabezado de Tabla
Adems cuando se muestran los encabezados de la tabla, stos permanecen visibles con los
datos de las columnas de la tabla y reemplazan a los encabezados de la hoja de clculo al
desplazarse por una tabla larga.
Columnas calculadas
Este tipo de columnas utiliza una sola frmula ajustada a cada fila. La columna se ampla
automticamente para incluir filas adicionales para que la frmula se extienda
inmediatamente a dichas filas. Lo nico que se debe hacer es especificar una frmula una vez:
no es necesario utilizar los comandos Rellenar ni Copiar. (Ilustracin 17)
Columnas adyacentes
As mismo cualquier columna adicional que quiera aadir a su tabla adoptar la misma
apariencia que el resto, de esta forma le resultar mucho ms cmodo ampliar su lista sin
necesidad de volver a formatear el aspecto.

33

Autofiltrado automtico
Si observa la Ilustracin 17 notar que el Autofiltro est activado de manera predeterminada
en una tabla para habilitar la ordenacin y el filtrado eficaces de los datos de la tabla.

Enter

Ilustracin 17: Columna de frmulas

Nombre de la tabla
Ahora y de manera mucho ms cmoda puede nombrar la tabla para poder hacer referencia a
ella en cualquier momento o incluso desde otra aplicacin, como por ejemplo para importar
una tabla a Access. Para nombrar la tabla basta con haberle dado entidad de tabla y en la ficha
Diseo encontramos el grupo de ms a la izquierda llamado Propiedades

Formato condicional enriquecido

En versin de Excel 2007, puede utilizar el formato condicional para comentar visualmente los
datos con fines analticos y de presentacin. Para encontrar fcilmente excepciones y
reconocer tendencias importantes en los datos, puede implementar y administrar varias reglas
de formato condicional que apliquen un formato visual enriquecido en forma de degradados
de color, barras de datos y conjuntos de iconos a los datos que cumplan dichas reglas. Los

34

formatos condicionales son asimismo fciles de aplicar; basta con hacer varias veces clic para
ver las relaciones de los datos que puede utilizar para fines de anlisis.
Para ello debe usar el comando de Formato condicional del grupo Estilos ubicado en la ficha
Inicio.

Ilustracin 18: Formato condicional

Valores superiores e inferiores

Ilustracin 19: Valores superiores e inferiores

35

Barras de datos

Ilustracin 20: Barra de datos

Escalas de color

Ilustracin 21: Escalas de color

Conjunto de iconos

Ilustracin 22: Conjunto de iconos

36

Filtro y orden mejorado

En Office Excel 2007, puede organizar rpidamente los datos de la hoja de clculo para buscar
las respuestas que necesita utilizando las mejoras en el filtrado y la ordenacin. Por ejemplo,
ahora puede ordenar los datos por color y por ms de 3 niveles (hasta un mximo de 64).
Tambin puede filtrar los datos por color o por fechas, mostrar ms de 1000 elementos en la
lista desplegable Autofiltro, seleccionar varios elementos para filtrarlos y filtrar datos en tablas
dinmicas.
Ahora no solo puede usar herramientas de filtrado y ordenacin desde la Ficha Datos sino que
adems usando los desplegables que aparecen en los nombres de campo de la tabla tiene
acceso a una amplia gama de filtrados y distintas formas de ordenar.

Ilustracin 23: Ordenacin y filtro

Las principales novedades son:

Filtro por colores e iconos

Filtro por ms de un elemento
Ordenacin por colores e iconos
Ordenacin por ms de 3 niveles (hasta 64)

Formato de celda ms accesible

A la hora de dar formato hasta ahora haba que usar uno de los mens ms frecuentes en
Excel, Formato, Celdas. Ahora con el nuevo Excel 2007 tiene todos los comandos necesarios a
un clic de ratn en la Ficha Inicio.

37


Ilustracin 24: Ficha Inicio

Incluso un grupo para dar Estilos con un aspecto profesional en el que podr elegir de una gran
variedad de formatos predefinidos.
No se debe olvidar la posibilidad de elegir un Tema desde la ficha Diseo de pgina. Al igual
que en Word 2007 y PowerPoint 2007 podr realizar trabajos que tengan la misma apariencia
global escogiendo un tema en las 3 aplicaciones.

Estilos y Temas
En Office Excel 2007, puede dar formato rpidamente a los datos de la hoja de clculo
aplicando un tema y utilizando un estilo concreto. Los temas se pueden compartir con otros
programas de versin Office 2007, como Microsoft Office Word y Microsoft Office PowerPoint,
mientras los estilos estn diseados para cambiar el formato de elementos especficos de
Excel, como tablas, grficos, tablas
dinmicas, formas o diagramas de Excel.

Ilustracin 25: Temas en Excel

Aplicar un tema (Ilustracin 25). Un tema

es un conjunto de colores, fuentes, lneas y
efectos de rellenos predefinidos que se
pueden aplicar a todo el libro o a elementos
concretos, por ejemplo, grficos o tablas.
Los temas ayudan a crear documentos con
un aspecto profesional. Puede ser que su
compaa le proporcione un tema que
pueda utilizar, o puede elegir entre los
temas predefinidos que hay disponibles en
Excel. Tambin resulta fcil crear un tema
propio con un aspecto uniforme y
profesional que pueda aplicarse a los libros
de Excel y a otros documentos de versin
Office 2007. Al crear un tema, podr
cambiar de manera individual el color, la
fuente y los efectos de relleno, con el fin de
poder realizar cambios en alguna de estas
opciones o en todas.

38


Utilizar estilos Un estilo es un formato basado en un tema predefinido que se puede aplicar
para cambiar el aspecto de tablas, grficos, tablas dinmicas, formas o diagramas de Excel.
Puede personalizar un estilo si los estilos predefinidos integrados no satisfacen sus
necesidades. Para los grficos puede elegir entre muchos estilos predefinidos, pero no puede
crear estilos de grficos propios.
Como en Excel 2003, los estilos de celda se utilizan para dar formato a celdas seleccionadas,
pero ahora puede aplicar rpidamente un estilo de celda predefinido. La mayora de los estilos
de celda no se basan en el tema que se aplica al libro y puede crear fcilmente uno propio.

Tablas dinmicas cmodas de crear

En Office Excel 2007, utilizar tablas dinmicas es mucho ms fcil que en versiones anteriores
de Excel. Con la nueva interfaz de usuario de tabla dinmica, la informacin que desea ver
sobre sus datos est a su disposicin con slo hacer clic unas cuantas veces; ya no tiene que
arrastrar datos hasta zonas de colocacin que no son siempre un destino fcil. En vez de eso,
simplemente puede seleccionar los campos que desea ver en una nueva lista de campos de la
tabla dinmica.
Desde la ficha Insertar se elige en el grupo Tablas
el comando Tabla Dinmica. A partir de ah solo
tiene que trabajar con el panel que aparece a la
derecha de la pantalla para conformar las
cabeceras de filas y columnas de su tabla dinmica
usando la Lista de campos. (Ilustracin 26)
Y despus de crear una tabla dinmica, puede
aprovechar muchas otras funciones nuevas o
mejoradas para resumir, analizar y dar formato a
los datos de la tabla dinmica. Gracias a las nuevas
fichas adicionales (Opciones y Diseo) que
aparecen al crear la tabla dinmica usted tiene al
alcance de la vista multitud de herramientas tiles
para trabajar con la tabla dinmica. (Ilustracin 27)
Utilizar Deshacer en tablas dinmicas Ahora
puede deshacer la mayora de las acciones que
utiliza para crear o reorganizar una tabla dinmica.
Indicadores de ms o menos detalles Estos
indicadores se utilizan para indicar si se pueden
expandir o contraer partes de la tabla dinmica
para ver ms o menos informacin.

Ilustracin 26: Panel de Tablas dinmicas

39


Ilustracin 27: Herramientas de Tablas dinmicas

Ordenar y filtrar Ordenar es ahora tan fcil como seleccionar un elemento en la columna que
desea ordenar y utilizar los botones de ordenacin. Puede filtrar los datos utilizando filtros de
tabla dinmica como Mayor que, Igual a o Contiene.
Formato condicional Puede aplicar formato condicional a una tabla dinmica de Office Excel
2007 por celdas o por interseccin de celdas.
Estilo y diseo de tablas dinmicas Del mismo modo que se hace con las tablas y los grficos
de Excel, puede aplicar rpidamente un estilo predefinido o personalizado a una tabla
dinmica. Adems, cambiar el diseo de una tabla dinmica resulta tambin mucho ms
sencillo con la nueva interfaz de usuario.
Grficos dinmicos Igual que las tablas dinmicas, los grficos dinmicos son ms fciles de
crear en la nueva interfaz de usuario. Todas las mejoras de filtrado tambin estn disponibles
para los grficos dinmicos. Cuando cree un grfico dinmico, tendr a su disposicin
herramientas y mens contextuales especficos para que pueda analizar los datos del grfico.
Tambin puede cambiar el diseo, el estilo y el formato del grfico o sus elementos de la
misma manera que lo hara en un grfico normal. En Office Excel 2007, el formato de grfico
que aplique se conserva cuando se realizan cambios en el grfico dinmico, lo que supone una
mejora sobre la forma en que funcionaba en versiones anteriores de Excel.

Barra de estado personalizable

La barra de estado de cualquier aplicacin de Office ofrece al instante informacin adicional
del trabajo que se est realizando en ese momento. Al igual que en el resto de las
herramientas de Office (Word, PowerPoint...) en la versin 2007 el usuario decide que
informacin quiere mostrar en la barra de estado. Tiene especial inters la informacin al
instante de la suma, promedio, cuenta y muchas funciones ms que aparecen con solo
seleccionar un rango de celdas.
Para decidir la informacin que quiere que Excel 2007 muestre en la barra de estado solo tiene
que hacer clic en la misma con el botn derecho y elegir de la lista.

Grficos mejorados
En Office Excel 2007, puede utilizar las nuevas herramientas grficas para crear fcilmente
grficos de aspecto profesional que comuniquen informacin eficazmente. En funcin del
tema que aplique al libro, el nuevo y actualizado aspecto de los grficos incluye efectos
especiales como 3D, transparencia y sombras suaves. (Ilustracin 28).

40

MW

NE

SE

Ilustracin 28: Grafico de Excel 2007

A travs de la ficha Insertar y el comando Grfico usted entra en la nueva interfaz de usuario
que facilita la exploracin de los tipos de grfico disponibles de manera que pueda crear el
grfico adecuado para los datos. Se proporcionan numerosos estilos y diseos de grficos
predefinidos para que pueda aplicar rpidamente un formato atractivo e incluir los detalles
que desea en el grfico. (Ilustracin 29, 30 y 31)

Ilustracin 29: Herramientas de grficos: Diseo

Ilustracin 30: Herramientas de grficos: Presentacin

41

Ilustracin 31: Herramientas de grficos: Formato

Selectores de elementos de grfico visual Adems de los diseos y los formatos rpidos,
ahora puede usar la nueva interfaz de usuario para cambiar todos y cada uno de los elementos
del grfico para presentar los grficos de la mejor manera. Con slo hacer clic algunas veces,
puede agregar o quitar ttulos, leyendas, lneas de tendencia y otros elementos del grfico.
Un aspecto moderno con OfficeArt Debido a que los grficos de Office Excel 2007 estn
dibujados con OfficeArt, casi cualquier cosa que pueda hacer a una forma de OfficeArt podr
hacrsela al grfico y a sus elementos. Por ejemplo, puede agregar una sombra suave o un
efecto biselado para resaltar los elementos o utilizar transparencias para hacer que los
elementos que estn parcialmente tapados en el diseo del grfico estn visibles. Tambin
puede utilizar efectos 3D realistas.
Lneas y fuentes claras Las lneas de los grficos aparecen menos dentadas y se utilizan las
fuentes ClearType para mejorar la legibilidad del texto.
Ms colores que nunca Puede elegir fcilmente entre los colores del tema predefinidos y
variar la intensidad de su color. Para obtener ms control, tambin puede agregar sus propios
colores eligiendo entre 16 millones de colores en el cuadro de dilogo Colores.
Plantillas de grfico Guardar sus grficos favoritos como plantilla de grfico es todava ms
fcil gracias a la nueva interfaz de usuario.
Grficos compartidos
Utilizar grficos de Excel en otros programas En versin Office 2007, los grficos se
comparten entre Excel, Word y PowerPoint. En vez de utilizar las funciones de grficos que
proporciona Microsoft Graph, Word y PowerPoint incorporan ahora las eficaces funciones de
grficos de Excel. Debido a que una hoja de clculo de Excel se utiliza como la hoja de datos del
grfico para grficos de Word y de PowerPoint, los grficos compartidos ofrecen la riqueza de
funcionalidad de Excel, incluidos el uso de frmulas, el filtrado, la ordenacin y la capacidad de
vincular un grfico a orgenes de datos externos, como Microsoft SQL Server y Analysis
Services (OLAP), para mantener la informacin actualizada en el grfico. La hoja de clculo de
Excel que contiene los datos de su grfico se puede almacenar en un documento de Word o en
una presentacin de PowerPoint, o en un archivo independiente para reducir el tamao de los
documentos.
Copiar grficos en otros programas Los grficos se pueden copiar y pegar fcilmente entre
documentos o de un programa a otro. Cuando se copia un grfico desde Excel a Word o
PowerPoint, ste cambia automticamente para coincidir con el documento de Word o la
presentacin de PowerPoint, aunque tambin se puede conservar el formato de grfico de
Excel. Los datos de la hoja de clculo de Excel se pueden incrustar en el documento de Word o

42

en la presentacin de PowerPoint, aunque tambin los puede dejar en el archivo de origen de

Excel.
Animar grficos en PowerPoint En PowerPoint, puede utilizar la animacin para destacar los
datos de un grfico basado en Excel. Puede animar todo el grfico o la entrada de leyenda y los
rtulos del eje. En un grfico de columnas, puede incluso animar columnas individuales para
ilustrar mejor un punto especfico. Las caractersticas de animacin son ms fciles de
encontrar y ofrecen muchas ms posibilidades de control. Por ejemplo, puede efectuar
cambios en pasos especficos de animacin y utilizar ms efectos de animacin.

Herramientas SmartArt
Un grfico SmartArt es una representacin visual de la informacin que se puede crear de
forma rpida y fcil, eligiendo entre los diferentes diseos, con el objeto de comunicar
mensajes o ideas eficazmente.
Para ello, en el grupo Ilustraciones de la Ficha Insertar, debe elegir SmartArt. A continuacin
dispondr de una galera de tipos de grficos donde en funcin de la idea que quiera transmitir
podr escoger de un tipo u otro. (Ver Ilustracin 32)

Ilustracin 32: Grficos SmartArt

Descripcin general de la creacin de grficos SmartArt

Gran parte del contenido que se crea utilizando programas de Office 2007 es textual, aunque
el uso de ilustraciones mejora la forma de entender y recordar un texto, adems de animar a
realizar alguna accin. Crear ilustraciones con la calidad de un diseador puede ser un reto,
especialmente si el usuario no es un profesional del diseo o no se puede permitir contratar
uno. Si ha utilizado versiones anteriores de Microsoft Office, puede perder gran cantidad de

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tiempo en conseguir que las formas tengan el mismo tamao y estn correctamente alineadas.
Tambin necesitar tiempo para conseguir que el texto tenga el aspecto adecuado y en aplicar
formato manualmente a las formas para que se adapten al estilo general del documento, en
vez de centrarse en el contenido. Con la nueva caracterstica denominada grfico SmartArt de
versin Office 2007 y con otras caractersticas nuevas, como los temas podr crear
ilustraciones con la calidad de un diseador con slo hacer clic unas cuantas veces.
Puede crear un grfico SmartArt en Excel 2007, PowerPoint 2007, Word 2007 o en un mensaje
de correo electrnico en Outlook 2007. Aunque los grficos SmartArt no se pueden crear en
otros programas de versin Office 2007, puede copiarlos y pegarlos como imgenes en dichos
programas.
Al crear un grfico SmartArt, se le pide al usuario que elija un tipo, que puede ser: Proceso,
Jerarqua, Ciclo o Relacin. Un tipo es similar a una categora de grfico SmartArt y cada tipo
contiene varios diseos diferentes. Una vez elegido el diseo resulta fcil cambiar el diseo del
grfico SmartArt. Gran parte del texto, as como otro contenido, los colores, los estilos, los
efectos y el formato de texto se transfieren automticamente al nuevo diseo.
Una vez seleccionado un diseo aparece un texto de marcador de posicin (por ejemplo,
[Texto]) para que pueda ver el aspecto del grfico SmartArt. El texto de marcador de posicin
no est impreso ni se muestra durante una presentacin con diapositivas. Sin embargo, las
formas siempre se muestran y se imprimen a menos que las elimine. Puede sustituir el texto
de marcador de posicin por su propio contenido.
A medida que agrega y modifica el contenido en el panel de texto, el grfico SmartArt se
actualiza automticamente, es decir, las formas se agregan o se quitan segn sea necesario.
Tambin puede agregar y quitar formas en el grfico SmartArt para ajustar la estructura del
diseo. Por ejemplo, aunque el diseo Proceso bsico aparezca con tres formas, puede ser que
su proceso slo necesite dos formas o que necesite cinco. A medida que agrega o quita formas,
y modifica el texto, la disposicin de las formas y la cantidad de texto que contienen se
actualiza automticamente y se mantiene el diseo y el borde originales del diseo de grfico
SmartArt.
Para dar al grfico SmartArt una calidad profesional y perfeccionar la presentacin
rpidamente, aplique un Estilo SmartArt.
Consideraciones a la hora de crear un grfico SmartArt
Antes de crear el grfico SmartArt, visualice el tipo y el diseo ms adecuados para mostrar sus
datos. Qu desea trasmitir con el grfico SmartArt? Desea un diseo concreto? Puesto que
puede cambiar diseos de forma rpida y fcil, pruebe con los diferentes tipos de diseos
hasta que encuentre el que mejor ilustre su mensaje. El grfico debe ser claro y fcil de
entender. Experimente con los diferentes tipos de grficos SmartArt utilizando la siguiente
tabla como punto de partida. La finalidad de esta tabla es ayudarle a ponerse manos a la obra,
no es una lista completa.

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Propsito del grfico

Tipo de
grfico

Mostrar informacin no secuencial

Lista

Mostrar los pasos de un proceso o escala de tiempo

Proceso

Mostrar un proceso continuo

Ciclo

Mostrar un rbol de decisin

Jerarqua

Crear un organigrama

Jerarqua

Ilustrar conexiones

Relacin

Mostrar cmo las partes se relacionan con un todo.

Matriz

Mostrar relaciones proporcionales con el mayor componente en la parte

superior o inferior.

Pirmide

Asimismo, tenga en cuenta la cantidad de texto que tiene porque sta suele determinar el
diseo que se ha de utilizar y las formas que se necesitan. En general, los grficos SmartArt son
ms eficaces cuando el nmero de formas y la cantidad de texto se limitan a puntos clave. Los
textos largos pueden distraer la atencin de la apariencia visual del grfico SmartArt y
dificultar la transmisin visual del mensaje. No obstante, algunos diseos, como Lista de
trapezoides en el tipo Lista, funcionan mejor con textos ms largos.
Algunos diseos de grficos SmartArt contienen un nmero fijo de formas. Por ejemplo, el
diseo Flechas de contrapeso del tipo Relacin est diseado para mostrar dos ideas o
conceptos opuestos. Slo pueden contener texto dos formas y el diseo no se puede cambiar
para mostrar ms ideas o conceptos.

Si necesita transmitir ms de dos ideas, cambie a otro diseo que disponga de ms de dos
formas para texto, por ejemplo, el diseo Pirmide bsica del tipo Pirmide. Tenga en cuenta
que cambiar los diseos o los tipos de grficos SmartArt puede alterar el significado de la
informacin. Por ejemplo, un diseo de grfico SmartArt con flechas hacia la derecha, como
Proceso bsico en el tipo Proceso, no significa lo mismo que un grfico SmartArt con las
flechas en crculo, por ejemplo, Ciclo continuo en el tipo Ciclo.

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Crear un grfico SmartArt

1. En la ficha Insertar, en el grupo Ilustraciones, haga clic en SmartArt.

2. En el cuadro de dilogo Elegir un grfico SmartArt, haga clic en el tipo y en el diseo
que desea.
3. Escriba el texto mediante uno de estos procedimientos:

Haga clic en una forma del grfico SmartArt y, a continuacin, escriba el texto.

Haga clic en [Texto] en el panel de texto y escriba o pegue el texto.

Copie texto desde otro programa, haga clic en [Texto] y pguelo en el panel de
texto.

4. Haga clic en el grfico SmartArt.

5. En Herramientas de SmartArt, en la ficha Diseo, en el grupo Crear grfico, haga clic
en Panel de texto.

Complemento para guardar como PDF

Hay muchas situaciones donde es til guardar el archivo con un formato de diseo fijo que sea
fcil de compartir e imprimir pero difcil de modificar. Excel 2007 y cualquier programa de
Office 2007 ofrece un complemento gratuito para guardar o exportar este tipo de archivo,
pero debe antes instalar el complemento para poder utilizarlo. Tambin hay productos de
otros fabricantes disponibles para exportar un archivo de Microsoft Office en un documento
con diseo fijo.
Sobre los formatos de archivo PDF
Si utiliza un complemento, puede guardar o exportar un archivo desde un programa de
Microsoft Office con los siguientes formatos:
Formato de documento porttil (PDF) es un archivo electrnico con diseo fijo que conserva el
formato del documento y que permite compartir archivos. El formato PDF garantiza que,
cuando el archivo se ve en lnea o se imprime, conserva exactamente el formato deseado y
que los datos del archivo no se pueden cambiar fcilmente. El formato PDF tambin es til
para documentos que se reproducirn utilizando mtodos comerciales de impresin.
Para ver un archivo PDF, debe tener instalado un lector de archivos PDF en el equipo. Por
ejemplo, Adobe Reader es un lector y est disponible en el sitio de Adobe Systems.
Despus de guardar un archivo como PDF, no podr usar el programa de la versin Office 2007
para efectuar cambios directamente el archivo PDF. Debe hacer los cambios en el archivo de la
versin Office 2007 en el que lo cre y volver a guardar el archivo como PDF.

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Instalar y utilizar Publish como complemento de PDF desde Microsoft

Para guardar o exportar un archivo como PDF, debe antes instalar Publish como complemento
de PDF.
1. Vaya a Complemento Guardar como PDF o XPS de Microsoft para programas de
Microsoft Office 2007 y siga las instrucciones de esa pgina.
2. Tras instalar Publish como complemento de PDF o XPS, puede exportar el archivo
como PDF o XPS. Para ello:
1. Haga clic en el botn de Microsoft Office
, seale la flecha situada junto a Guardar
como y, a continuacin, haga clic en PDF o XPS.
2. En la lista Nombre de archivo, escriba o seleccione un nombre para el libro.
3. En la lista Guardar como tipo, haga clic en PDF.
4. Si desea abrir el documento inmediatamente despus de guardarlo, active la casilla de
verificacin Abrir archivo despus de publicar.
5. Junto a Optimizar para, realice una de las acciones siguientes segn lo que estime ms
importante, el tamao de archivo o la calidad de impresin:
6. Si el libro requiere una calidad de impresin alta, haga clic en Estndar (publicacin en
lnea e impresin).
7. Si la calidad de impresin es menos importante que el tamao del archivo, haga clic en
Tamao mnimo (publicacin en lnea).
8. Con el fin de especificar varias opciones para el archivo, haga clic en Opciones. Haga
clic en Aceptar.
9. Haga clic en Publicar.

Gua de referencia de comandos de Excel 2003 a Excel 2007

En la web oficial de Office (http://office.microsoft.com/es) puede encontrar una gua
interactiva donde averiguar cmo hacer en Excel 2007 cualquier tarea que ya saba realizar en
Excel 2003.
Para ello entre en http://office.microsoft.com/es y teclee en el buscador: gua de referencia
de comandos de Excel 2003 a Excel 2007.

Descarga y acceso a ms recursos

Si te ha gustado este manual puedes descargarlo libremente desde la web del autor:
www.josenrique.es
All tambin encontrars gran cantidad de recursos accesibles sin coste alguno as como la
posibilidad de plantear y encontrar respuesta a tus dudas

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