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Tecnolgico de Costa Rica

Escuela de Ingeniera en Computacin
Curso de Especificacin de Software
Profesor Dr. Jaime Solano Soto

Visin del Proyecto

Nombre del Proyecto

Expediente Electrnico para el PEA Vida Abundante

Nombre del Grupo

TechnologicArt

Cliente

Programa de Educacin Abierta (PEA) Vida Abundante

Telfono

2229-9205 ext 302

Persona a contactar

Ing. Luz Mary Alpzar, coordinadora del programa

E-mail

lmalpizar@educacionabierta.org

Equipo de trabajo
Nombre del Alumno

E-mail

Susana Garca (coordinadora)

gsusanag@gmail.com

Alejandro Sura

sura2726@hotmail.com

Esteban Alvarado

teban1812@gmail.com

Visin del proyecto

IC 5820 Especificacin de software

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Tabla de Contenido
1 REQUERIMIENTOS DEL NEGOCIO .......................................................................................2
1.1 Antecedentes - Descripcin del problema ............................................................................2
1.2 Oportunidad del negocio.......................................................................................................4
1.3 Objetivos y criterios de xito................................................................................................4
1.3.1 Objetivo general............................................................................................................4
1.3.2 Objetivos especficos.....................................................................................................4
1.3.3 Criterios de xito...........................................................................................................4
1.4 Necesidades del cliente.........................................................................................................5
1.5 Riesgos del negocio...............................................................................................................5
2 VISIN DE LA SOLUCIN.......................................................................................................5
2.1 Visin del software por desarrollar ......................................................................................5
2.2 Formas o caractersticas principales .....................................................................................5
2.3 Asunciones y dependencias...................................................................................................6
3 ALCANCES Y LIMITACIONES................................................................................................6
3.1 Alcance de la versin inicial ................................................................................................6
3.2 Alcance de las versiones posteriores.....................................................................................7
3.3 Limitaciones y exclusiones ..................................................................................................7
3.4 Diagrama de contexto...........................................................................................................7
4 CONTEXTO DEL NEGOCIO.....................................................................................................8
4.1 Stakeholders y sus necesidades.............................................................................................8
4.2 Prioridades del proyecto........................................................................................................9
4.3 Ambiente operativo...............................................................................................................9
5 CRONOGRAMA PRELIMINAR..............................................................................................10
6 APROBACIN DEL DOCUMENTO.......................................................................................10

1 REQUERIMIENTOS DEL NEGOCIO

1.1 Antecedentes - Descripcin del problema

El Programa de Educacin Abierta (PEA Vida Abundante) es una iniciativa de la Comunidad
Cristiana Vida Abundante para llevar educacin a personas adultas que no han tenido la
oportunidad de completar su estudios formales en los niveles de alfabetizacin, primaria y
secundaria.
El programa es una organizacin sin fines de lucro que se sostiene principalmente por el aporte
de la Comunidad Cristiana Vida Abundante, por donaciones directas y por un monto muy bajo
que se cobra por concepto de matrcula (actualmente se cobra de 3000 a 4000 colones por
materia). La infraestructura fsica, la electricidad, el agua, el aseo y la seguridad son provistos
por Vida Abundante. El dinero que se recauda se utiliza en la compra de materiales, libros,
Visin del proyecto
IC 5820 Especificacin de software

-3fotocopias, tinta para la impresora, artculos de oficina, marcadores, borradores y mapas, entre
otros; adems en asistencias econmicas a los estudiantes (libros, pasajes, matrcula) y el salario
de una persona a tiempo completo.
El PEA est conformado por unos 100 voluntarios, los cuales donan su tiempo y su talento en
diferentes reas: impartiendo lecciones a los casi 250 estudiantes activos del programa, apoyando
en el rea administrativa, coordinando el trabajo de otros voluntarios, realizando labores de
trabajo social (becas y otras asistencias), o bien, capacitando a otros voluntarios.
El programa tiene 8 aos de existir, y a travs de ste han pasado unos 900 estudiantes y unos
150 voluntarios, para la mayora de los cuales se lleva un expediente fsico.
El PEA se ha planteado el objetivo de reducir la cantidad de papeles que debe utilizar y
conservar para mantener actualizado su compendio de informacin personal de sus estudiantes y
voluntarios, esto por varios motivos:

Agilizar el proceso de admisin y matrcula de los estudiantes, y el proceso de

incorporacin y actualizacin de la informacin de los voluntarios.

Considerando que los voluntarios del PEA no son personal de planta sino que se
presentan solamente unas cuantas horas por semana, les es muy difcil poder estar en la
oficina del PEA para consultar expedientes, por lo tanto se requiere brindar acceso a esa
informacin de manera remota.

Por poltica ambiental y de reduccin de costos, se desea disminuir la cantidad de papel

utilizado en los procesos administrativos.

La cantidad de informacin que debe ser administrada crece cada vez ms, y los medios de
comunicacin e intercambio de informacin actuales no son suficientes para suplir las
necesidades del programa.
Las comunicaciones suelen darse por correo electrnico, mensajes SMS y llamadas telefnicas.
En el caso de las llamadas telefnicas se suele generar archivos con el listado de las personas a
llamar. Para la comunicacin por correo electrnico se acostumbra recurrir a listas de correos
electrnico para enviar informacin a todos los voluntarios, a todos los estudiantes o a grupos
especficos, estas listas de correos deben ser constantemente actualizadas.
El problema de

mantener en expedientes de papel la informacin personal de

una cantidad significativa de estudiantes y voluntarios

afecta

a los voluntarios del PEA

el impacto de lo cual es

que provoca trabajo duplicado, prdidas de datos e impide el

acceso oportuno a la informacin

una solucin de xito sera

gestionar la informacin personal de los estudiantes y los

voluntarios en un formato electrnico y accesible mediante
Visin del proyecto
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-4Internet, para facilitar el acceso a la informacin, mantener los

datos actualizados en una ubicacin centralizada, disminuir el
uso de expedientes de papel y contar con mejores medios para
establecer comunicacin con los estudiantes y los voluntarios.

1.2 Oportunidad del negocio

Un sistema de expediente electrnico le facilitar al PEA un mayor crecimiento y una mejor
integracin entre los voluntarios y los estudiantes. Al mismo tiempo, le ayudar a impactar
menos al medio ambiente y a reducir costos en papel e impresiones, un objetivo muy importante
en una organizacin de recursos tan limitados.

1.3 Objetivos y criterios de xito

1.3.1 Objetivo general
Construir un sistema de expediente electrnico para gestionar la informacin de los estudiantes y
los voluntarios del PEA Vida Abundante.

1.3.2 Objetivos especficos

Gestionar la informacin personal de estudiantes y voluntarios.

Gestionar los grupos.

Organizar a los estudiantes y voluntarios mediante grupos.

Enviar mensajes de correo electrnico a los miembros de un grupo o a personas

especficas sin que se vean las direcciones de correo electrnico.

Generar archivos con listados de estudiantes y/o voluntarios de acuerdo a sus

caractersticas.

Compartir documentos con los miembros de un grupo.

1.3.3 Criterios de xito

Que el sistema sea aceptado y utilizado por los voluntarios (en primera instancia) y por lo
estudiantes. Para ello se requiere capacitacin y sensibilizacin para los usuarios.

Que el sistema pueda ser probado exhaustivamente antes de ser puesto en produccin,
con el fin de minimizar la cantidad de inconsistencias.

Que el sistema contenga toda la informacin de los expedientes, con el fin de lograr
eliminar realmente el uso de los expedientes en papel.

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IC 5820 Especificacin de software

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1.4 Necesidades del cliente

Los voluntarios que imparten lecciones requieren tener acceso al expediente de sus estudiantes
con el fin de mejorar el trato personalizado en el proceso de aprendizaje.
Los voluntarios que sirven en el brazo social requieren tener acceso a los expedientes de los
estudiantes que solicitan algn tipo de apoyo econmico o social.
Los voluntarios administrativos requieren tener acceso a los expedientes de los estudiantes para
realizar labores de admisin, matrcula y registro, y para establecer comunicacin con ellos, y
tener acceso a los expedientes de los voluntarios para coordinar actividades, suministrar
informacin y atender los requerimientos de desarrollo personal de cada voluntario.
Las coordinaciones requieren acceso a los expedientes para atender casos individuales, responder
consultas de otras coordinaciones o de Vida Abundante y tomar decisiones con base en las
caractersticas de la poblacin.

1.5 Riesgos del negocio

Que el sistema no sea aceptado por la mayora de los voluntarios.

Que el sistema no contenga la informacin que los usuarios requieren.

Que la construccin del sistema no se complete debido al corto tiempo que existe para el
proyecto, cuya duracin no podr ser ampliada por ser un proyecto estudiantil.

2 VISIN DE LA SOLUCIN

2.1 Visin del software por desarrollar

Para los voluntarios del PEA Vida Abundante, quienes requieren mejorar sus canales de
comunicacin y gestionar la informacin de los expedientes de manera centralizada y accesible
desde cualquier lugar el Sistema de Expediente Electrnico del PEA es un sistema colaborativo
de gestin de la informacin al estilo de una red social que les ayudar a eliminar el uso de
expedientes de papel y a diferencia del sistema de expedientes que actualmente llevan en papel
nuestro producto les permitir tener acceso a la informacin a travs del Internet, les facilitar la
comunicacin por correo electrnico y les ayudar a reducir el uso de papel en sus procesos
administrativos.

2.2 Formas o caractersticas principales

1

Agregar, ver y modificar la informacin de una persona.

Agregar, ver y modificar la informacin de un grupo.

Incluir y excluir a una persona en un grupo.

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Incluir y excluir a un grupo en otro grupo.

Enviar un mensaje de correo electrnico a una persona.

Enviar un mensaje de correo electrnico a las personas de un grupo.

Buscar personas por nombre, nmero de expediente, nmero de identificacin personal o

grupo al que pertenecen.

Buscar a grupos por nombre.

Exportar los resultados de una bsqueda en archivos CSV.

10

Restringir el acceso a la informacin, de acuerdo al grupo al que pertenezca el usuario.

11

Requerir autenticacin del usuario para que pueda ingresar al sistema.

12

Subir y descargar documentos compartidos a nivel de grupo.

13

Subir y descargar documentos en el expediente de una persona.

14

Agregar comentarios al expediente de una persona.

15

Agregar comentarios a un grupo.

2.3 Asunciones y dependencias

Se asume que la mayora de los voluntarios del PEA tienen los conocimientos bsicos
para el uso de aplicaciones en Internet.
Se asume que el PEA cuenta con una computadora en su oficina con conexin a Internet
y que esta conexin es lo suficientemente estable como para no afectar significativamente
por falta de conectividad.
Se asume que el PEA proveer el hosting para la puesta en produccin de la aplicacin,
este hosting deber cumplir las caractersticas tcnicas que defina el equipo de desarrollo.
Se requiere que el PEA provea al equipo de desarrollo la informacin que deber ser
cargada en el sistema en un formato electrnico fcil de transferir a una base de datos.
Se requiere que el software desarrollado posea una licencia de cdigo abierto, lo cual
significa que el producto podr ser distribuido libremente con su cdigo fuente.

3 ALCANCES Y LIMITACIONES

3.1 Alcance de la versin inicial

Para la versin inicial del producto, se entregar los requerimientos 1, 2, 3, 4, 7, 8, 10 y 11.
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3.2 Alcance de las versiones posteriores

Para la siguiente versin se cubrir los requerimientos 5, 6, 9, 12, 13, 14 y 15.

3.3 Limitaciones y exclusiones

El PEA tiene definidas una serie de necesidades a suplir, las cuales podran ser construidas
posteriormente sobre la base del sistema que se describe en este documento, pero que de
momento estn fuera del alcance de este proyecto:
Migrar el sistema de matrcula actual a una plataforma open-source.
Interconectar el sistema de matrcula con el sistema de expediente electrnico.
Crear un mdulo de encuestas para realizar evaluacin del desempeo de los voluntarios,
y aplicar instrumentos de evaluacin y opinin a los estudiantes.
Crear un mdulo de cuentas por cobrar.
Crear un mdulo de eventos (reuniones, clases) y registro de asistencia.
Crear un mdulo para generar certificaciones.
Crear un mdulo para el control de donaciones, con el fin de ser transparentes al mostrar
a los donadores el fin especfico que se di a sus aportes.

3.4 Diagrama de contexto

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4 CONTEXTO DEL NEGOCIO

4.1 Stakeholders y sus necesidades

Grupo de
Stakeholders

Representantes

Estudiantes

Por definir

Necesidades y expectativas
Enviar mensajes a sus profesores.
Actualizar su propia informacin personal.
Ver informacin pblica de sus compaeros y
profesores.
Compartir archivos con sus compaeros y
profesores.

Voluntarios que Tatiana Gairaud

imparten clases Neftal Fernndez
Jorge Caldern

Voluntarios
administrativos

Elvira Garca
Karina Molina
Thirsa Silizar

Voluntarios del
brazo social

Vivian Villalta

Voluntarios
coordinadores

Luz Mary Alpzar

Elizabeth Caldern
Jairo Rodrguez

Ver informacin detallada de sus estudiantes para

atenderles mejor.
Compartir archivos con sus estudiantes.
Ver informacin de contacto de otros voluntarios.
Actualizar su propia informacin personal.
Tener acceso a la informacin desde su casa o su
trabajo.
Contar con informacin actualizada y completa, en
una ubicacin centralizada y accesible por Internet.
Ver informacin detallada de estudiantes y
voluntarios, y actualizarla cuando sea necesario.
Publicar documentos administrativos para que sean
consultados por los estudiantes y los voluntarios.
Enviar mensajes a los estudiantes o a los
voluntarios, individualmente o por grupo.
Generar archivos con listados de estudiantes de un
grupo, o con listados de voluntarios que sirven en
un rea especfica.
Consultar informacin detallada de los estudiantes.
Agregar y consultar informacin confidencial de
los estudiantes.

Que la informacin est accesible en el momento y

lugar que se requiera, para lograr acercar el
facilitador al alumno.
Consultar informacin detallada de los estudiantes
y voluntarios.

Visin del proyecto

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-9Agregar y consultar informacin confidencial de

estudiantes y voluntarios.
Publicar a todos los voluntarios archivos con
procedimientos y perfiles de puestos.

4.2 Prioridades del proyecto

Es prioridad del proyecto la gestin de la informacin personal de los voluntarios y los
estudiantes, con niveles de acceso diferenciados de acuerdo al rol que tenga el usuario.
Segunda prioridad es poder agrupar a los usuarios en grupos.
Las otras son caractersticas importantes, pero de menor prioridad.

4.3 Ambiente operativo

El sistema estar accesible por Internet para que pueda ser utilizado por los estudiantes y los
voluntarios desde cualquier lugar. Esto con el fin de reducir las barreras de la distancia entre la
oficina del PEA y el hogar o el lugar de trabajo del voluntario o el estudiante, en el momento en
que se requiera el acceso a la informacin.

5 CRONOGRAMA PRELIMINAR

6 APROBACIN DEL DOCUMENTO

Susana Garca,
coordinadora del equipo de trabajo

Firma:

Fecha:

Luz Mary Alpzar,

coordinadora del PEA Vida
Abundante

Firma:

Fecha:

Visin del proyecto

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