Excel Avanzado

MANUAL
MICROSOFT EXCEL
2007
AVANZADO
Excel Avanzado.indd 1
16/5/10 13:39:02
Manual Microsoft Excel 2007
16/5/10 13:39:06
16/5/10 13:39:06
INDICE
UNIDAD 1. Organizar ventanas ..................................................... 3
1.1 Abrir nuevas ventanas .........................................................10
1.2 Organizar ventanas .............................................................11
1.3 Paneles..............................................................................14
1.4 Trabajar en paralelo ............................................................16
UNIDAD 2. Formatos avanzados ..................................................19
2.1 Proteccin de datos .............................................................20
2.2 Autoformato .......................................................................30
2.3 Formato condicional ............................................................32
2.4 Platillas..............................................................................38
UNIDAD 3. Grficos .....................................................................41
3.1 Crear un grfico ..................................................................42
3.2 Mover/eliminar un grfico ....................................................45
3.3 Modificar grfico .................................................................45
3.4 Formato de elementos del grfico ..........................................48
UNIDAD 4. Tablas y Listas de datos .............................................53
4.1 Tablas ...............................................................................54
4.2 Ordenar .............................................................................62
4.3 Filtros................................................................................68
4.4 Validacin de datos .............................................................74
4.5 Resumen y subtotales..........................................................82
4.6 Importar datos ...................................................................88
UNIDAD 5. Anlisis de datos ........................................................99
5.1 Bsqueda de objetivos ....................................................... 100
16/5/10 13:39:06

5.2 Realizar una bsqueda de objetivos ..................................... 100
5.3 Tablas de datos................................................................. 101
5.4 Aplicar tabla de datos ........................................................ 101
5.5 Escenarios ....................................................................... 103
5.6 Aplicar Escenarios ............................................................. 103
5.7 Informes de Escenarios ...................................................... 108
UNIDAD 6. Auditora de frmulas .............................................. 111
6.1 Autocorreccin de frmulas ................................................ 112
6.2 Rastrear precedentes y dependientes................................... 119
6.3 Rastrear errores ............................................................... 120
6.4 La ventana de Inspeccin ................................................... 122
UNIDAD 7. Tablas dinmicas ..................................................... 125
7.1 Qu es una tabla dinmica? .............................................. 126
7.2 Componentes de una tabla dinmica.................................... 126
7.3 Crear una tabla dinmica ................................................... 127
7.4 Campo Valor .................................................................... 131
7.5 Modificar elementos de una tabla dinmica ........................... 133
7.6 Tablas dinmicas y formato ................................................ 135
7.7 Opciones de tablas dinmicas ............................................. 136
7.8 Creacin de grficos dinmicos ........................................... 139
UNIDAD 8. Macros ..................................................................... 141
8.1 Introduccin ..................................................................... 142
8.2 Grabar, ejecutar y eliminar una macro ................................. 142
8.3 Asignar macro a un botn .................................................. 145
8.4 Macros y seguridad ........................................................... 147
16/5/10 13:39:06
16/5/10 13:39:07
16/5/10 13:39:07
16/5/10 13:39:07
UNIDAD 1.
Organizar ventanas
1.1 Abrir nuevas ventanas
1.2 Organizar ventanas
1.3 Paneles
1.4 Trabajar en paralelo
16/5/10 13:39:07

En esta unidad vamos a aprender a trabajar con varias ventanas de Excel.
1.1 Abrir nuevas ventanas

A veces nos puede interesar abrir una nueva ventana de un mismo libro,
y poder ver en cada una de ellas diferentes contenidos, pero del mismo
libro o la misma hoja de clculo.
Para ello, con el libro abierto y desde la banda de opciones Vista, seccin Ventana, pulsamos el botn Nueva ventana.
Y automticamente, se abrir otra ventana con el mismo contenido en

pantalla, pero si miramos la barra de ttulo veremos que junto al nombre de archivo ahora aparece :2 indicando que es la 2 ventana del
mismo documento. Observa tambien la barra de tareas de Windows,
como aparecen dos ventanas de Excel con el nombre de archivo libro y
un nmero (Libro:1 i Libro:2).
Para movernos entre los libros abiertos (ya sean dos ventanas del mismo libro o dos libros distintos), tenemos varias opciones:
Utilizar los mtodos de Windows:

-
Hacer clic sobre el icono de la ventana que aparece en la barra de

tareas de Windows:
O alternar las teclas Alt+Tab

O utilizar la opcin de Excel, en la banda de opciones Vista, seccin
Ventana, Cambiar entre ventanas. Si desplegamos el botn, aparecern
las ventanas o libros que tengamos abiertos en ese momento, para cambiar de ventana, hacemos un clic sobre su nombre.
10
16/5/10 13:39:08

Aparece una marca de verificacin sobre la ventana activa.
1.2 Organizar ventanas

Cuando trabajamos con mas de una ventana de Excel, ya sea del mismo
libro o diferentes archivos, y nos interesa ver las ventanas, al mismo
tiempo, en apantalla, desde la banda de opciones Vista, seccin Ventana, pulsamos el botn Organizar todo. Al pulsarlo, aparece el siguiente
cuadro de dialogo.
Seleccionamos la distribucin que queremos y aceptamos.

Ahora podremos movernos por las ventanas independientemente la una
de la otra. Y tener en una ventana una hoja, y en la otra, otra hoja distinta.
11
16/5/10 13:39:08
Muestra de imagen con organizacin en Vertical, de dos ventanas de dos

hojas distintas de un mismo libro.
12
16/5/10 13:39:09

Muestra de imagen con organizacin en Mosaico, de tres ventanas:
dos hojas distintas de un mismo libro mas otro libro distinto.
Ocultar ventanas
Podemos ocultar una ventana de las que tenemos abiertas, sin necesidad de cerrarla.
Pulsando el botn Ocultar ventana, de la banda de opciones Vista, seccin Ventana.
Y ocultar la ventana activa.
Mostrar ventanas
Podemos volver a mostrar las ventanas que tengamos ocultas.
Pulsando el botn Mostrar ventana, de la banda de opciones Vista, seccin Ventana.
Mostrar una lista de las ventanas que hay ocultas, seleccionamos las
que queremos mostrar y aceptamos.
13
16/5/10 13:39:09
1.3 Paneles
Otra opcin para trabajar con distintas partes de una hoja en la misma
ventana es dividiendo la hoja y creando paneles.
Para ello, desde la banda de opciones la banda de opciones Vista, seccin Ventana, pulsamos el botn Dividir.
Automaticamente, aparecen dos barras en cruz (una vertical y otra horizontal) que podremos mover para ajustar el tamao de las porciones
de ventana a nuestro gusto.
Normalmente, estas lineas de divisin, aparecen a la izquierda y por
encima de la celda activa.
14
16/5/10 13:39:10
Otra manera de dividir la pantalla es mediante las barras de divisin.

Tenemos dos, la vertical y la horizontal. Cada una aparece en la barra
de desplazamiento correspondiente.
Debemos situar el puntero del ratn sobre la lnea gris que aparece encima o a la izquierda
de las flechas de desplazamiento y cuando se
convierte en
o
hacemos clic con el botn
izquierdo del ratn y arrastramos hasta conseguir la divisin deseada.
Una buena utilidad de la divisin de paneles, es fijar las cabeceras de las
filas y/o columnas de las tablas, donde solemos poner los ttulos y poder
movernos sobre los datos sin que stas desaparezcan.
Primero tendremos que hacer la divisin de manera que la columna
que queremos fijar, quede a la izquierda de la linea de division vertical
y la fila que queremos fijar, quede por encima de la linea de divisin
15
16/5/10 13:39:11

(a simple vista no parece lgico, ya que lo nico que hace es duplicar
la fila y la columna de los ttulos). Tambien podemos pulsar el botn
divisin directamente si situamos la celda activa, dentro de la tabla, en
la primera celda de datos.
Una vez hecho esto, en la banda de opciones Vista, seccin Ventana,
pulsamos el botn Inmovilizar paneles y al desplegarlo, seleccionamos
Inmovilizar paneles.
Si las filas o columna a
inmovilizar fueran la 1
o la A directamente podramos pulsar sobre
una de estas dos opciones.
Para volver a movilizar paneles, bastar con desplegar el mismo botn

de Inmovilizar paneles y seleccionar la opcin Movilizar paneles (que
solo aparecer si hay paneles inmovilizados).
1.4 Trabajar en paralelo

Es una herramienta que nos permite visualizar y trabajar con ventanas
a la vez. Podemos tener del mismo libro dos hojas distintas o de la misma hoja dos zonas diferentes o incluso dos libros de Excel.
Esta opcin solo estar activa si tenemos dos ventanas o dos libros
abiertos. la podemos activar desde la banda de opciones Vista, seccin
16
16/5/10 13:39:11

Ventana, pulsando el botn Ver en paralelo.
Automaticamente se situarn las ventanas una debajo de la otra (la

distribucin la podemos cambiar desde el botn Organizar todo).
Luego podemos elegir el sistema de desplazamiento que queremos
utilizar:
Si pulsamos el botn Desplazamiento sincrnico, cada vez que nos desplacemos por una de las hojas, la otra tambin se desplazar a la vez
en el mismo sentido.
Si este botn no est activado podremos desplazarnos por cada ventana
de manera individual.
Para desactivar trabajar en paralelo bastar con volver a pulsar el

botn Ver en paralelo.
17
16/5/10 13:39:12
18
16/5/10 13:39:12
UNIDAD 2.
Formatos avanzados
2.1 Proteccin de datos
2.2 Autoformato
2.3 Formato condicional
2.4 Platillas
19
16/5/10 13:39:12

En Excel podemos proteger los datos de un libro, de una hoja o de una
celda.
2.1 Proteccin de datos
Proteger libro
Para proteger un libro en excel, mediante contrasea, lo haremos al guadar el libro. En la parte inferior izquierda del cuadro de dialogo Guardar
como, pulsaremos el botn Herramientas y de la lista que se despliega
seleccionaremos la opcin Opciones generales.
Se nos abrir otro cuadro de dialogo, donde podremos poner dos tipos
de contraseas:
20
16/5/10 13:39:13

Contrasea para abrir: solo podrn abrir el libro, aquellas personas que
conozcan la contrasea. Ya que al intentar abrirlo, la solicitar.
Contrasea de escritura: permitir su apertura, pero no su modificacin.
Las contraseas pueden tener un mximo de 15 caracteres, distinguiendo entre maysculas y minsculas.
Tambin tenemos una casilla, que nos da la opcin de Crear siempre

una copia de seguridad que si la marcamos, cada vez que abrimos el
archivo, genera una copia del mismo.
Y otra opcin tambin que podemos marcar, es la de Se recomienda slo lectura, que al abrir el archivo, nos pregunta si queremos
abrirlo como solo lectura o no. Esta opcin no nos obliga a poner
contraseas.
Si escribimos contraseas y aceptamos, nos aparece otro cuadro de
dialogo para que confirmemos la contrasea escrita.
21
16/5/10 13:39:13

Al abrir un libro con contrasea de apertura, aparece el siguiente
recuadro:
Si conocemos la contrasea, la escribimos y aceptamos. Y excel
abrir el libro.
Si no sabemos la contrasea, no nos dejar abrirlo.
Si hemos puesto contrasea de escritura, nos aparecer el siguiente recuadro:

Si conocemos la contrasea, la escribimos y aceptamos. Y excel
abrir el libro.
Si no sabemos la contrasea, no nos dejar abrirlo, pero nos
dar la opcin de abrirlo como Slo lectura, de manera que si
hiceramos alguna modificacin se podra guardar en otro archivo
y el original no se modificara.
Para eliminar una proteccin de libro, podemos ir a la opcin Guardar

como, pulsar el botn Herramientas, seleccionar Opciones generales y
borrar las contraseas que previamente habamos puesto.
22
16/5/10 13:39:14

Otra opcin para proteger el libro, es desde la banda de opciones Revisar,
seccin Cambios, botn Proteger libro.
Proteger estructura y ventanas: nos aparece el siguiente cuadro

de dialogo:
Estructura: Protege la estructura del libro.
Ventanas: Para que las ventanas de libro tengan siempre

el mismo tamao y la misma posicin.
23
16/5/10 13:39:14

Proteger Hoja
Esta es la ms sencilla. Sirve para poder proteger una hoja del libro y
poder trabajar con el resto de hojas que lo componen. Se puede visualizar el contenido de la hoja, pero no podremos modificarla (a no ser que
previamente hayamos desbloqueado alguna celda, esto lo veremos mas
adelante).
Tenemos dos maneras de hacerlo:
Banda de opciones Inicio: seccin Celdas, desplegamos el botn

Formato y seleccionamos Proteger hoja.
Men contextual: hacemos clic con el botn derecho sobre la hoja

que queremos proteger y seleccionamos la opcin Proteger hoja.
24
16/5/10 13:39:14
Desde la banda de opciones Revisar, seccin Cambios, botn Proteger hoja.
En cualquier caso, nos aparecer un cuadro de dialogo como este,

donde podremos:
Marcar la opcin Proteger hoja y contenido de celdas bloqueadas y si se desea, se puede anadir una contrasea.
Y adems, en la lista inferior, podremos seleccionar que permisos daremos a los usuarios que utilicen la hoja, es decir, que le
permitiremos que hagan en ellas.
25
16/5/10 13:39:15
Elementos que se pueden proteger:
Desactive esta casilla de verificacin
Para impedir que los usuarios
Seleccionar celdas bloqueadas
Muevan el puntero a celdas que tienen activada la casilla de verificacin Bloqueado en la

ficha Proteccin del cuadro de dilogo Formato de celdas. De forma predeterminada,
los usuarios pueden seleccionar celdas bloqueadas.
Seleccionar celdas desbloqueadas
Muevan el puntero a celdas que tienen desactivada la casilla de verificacin Bloqueado

en la ficha Proteccin del cuadro de dilogo
Formato de celdas. De forma predeterminada, los usuarios pueden seleccionar celdas
desbloqueadas, y pueden presionar la tecla
TAB para desplazarse por las celdas desbloqueadas de una hoja de clculo protegida.
26
16/5/10 13:39:15
Formato de celdas
Cambien cualquiera de las opciones de los

cuadros de dilogo Formato de celdas o
Formato condicional. Si aplic formatos
condicionales antes de proteger la hoja de
clculo, el formato seguir cambiando si un
usuario especifica un valor que satisfaga una
condicin diferente.
Formato de columnas
Utilicen cualquiera de los comandos de formato de columnas, incluidos los que permiten cambiar el ancho de columna u ocultar las
columnas (ficha Inicio, grupo Celdas, botn
Formato).
Formato de filas
Utilicen cualquiera de los comandos de formato de filas, incluidos los que permiten cambiar
el ancho de fila u ocultar las filas (ficha Inicio,
grupo Celdas, botn Formato).
Insertar columnas
Inserten columnas.
Insertar filas
Inserten filas.
Insertar hipervnculos
Inserten nuevos hipervnculos (hipervnculo:

texto con color y subrayado o grfico en el que
se hace clic para ir a un archivo, una ubicacin en un archivo, una pgina Web en World
Wide Web o una pgina Web en una intranet.
Los hipervnculos tambin pueden dirigirse a
grupos de noticias y a sitios Gopher, Telnet y
FTP.), incluso en celdas desbloqueadas.
Eliminar columnas
Eliminen columnas.
Eliminar filas
Eliminen filas.
Ordenar
Utilicen cualquier comando para ordenar datos (ficha Datos, grupo Ordenar y filtrar).
Usar Autofiltro
Usen las flechas desplegables para cambiar el

filtro en rangos al aplicar autofiltros.
27
16/5/10 13:39:16
Usar informes de tabla

dinmica
Apliquen formato, cambien el diseo, actualicen o modifiquen de algn otro modo informes de tabla dinmica (informe de tabla dinmica: informe de Excel interactivo de tablas
cruzadas que resume y analiza datos, como
registros de una base de datos, de varios orgenes, incluidos los que son externos a Excel.), o creen nuevos informes.
Modificar objetos
Efectuar cambios en los objetos, modificaciones de formatos o agregar/editar comentarios.
Modificar escenarios
Vean escenarios que ha ocultado, realicen

cambios en escenarios protegidos frente a
modificaciones y eliminen dichos escenarios.
Los usuarios pueden cambiar los valores de
las celdas modificadas, si las celdas no estn
protegidas, y agregar nuevos escenarios.
Para desproteger la hoja hay que seguir sobre los mismos pasos, y escoger
la opcin Desproteger hoja. Si le habamos puesto alguna contrasea, nos
la pedir, sino, directamente se desproteger.
Proteger Celda
Una celda por s sola no podremos protegerla, tendremos que proteger

la hoja entera con las celdas que no queremos que se modifiquen, bloqueadas.
Por defecto todas las celdas estn bloqueadas, de manera que al proteger la
hoja, no se puede modificar ninguna celda.
Si queremos que en una hoja protegida, se puedan modificar una serie de

celdas, antes tendremos que desbloquearlas, para ello:
28
16/5/10 13:39:16

-
Tenemos que seleccionar el rango de celdas (no tienen porque

ser continuas) que queremos desbloquear (que queremos que se
puedan modificar con la hoja protegida).
Acceder al cuadro de dialogo Formato de celdas:

o
Desde la banda de opciones Inicio:

Utilizando la flecha de la seccin Fuente
Desplegando el botn Formato de la seccin Celdas y seleccionando la opcin Formato de celdas.
Men contextual (botn derecho) sobre cualquiera de las

celdas seleccionadas.
Hacemos clic sobre la pestaa Proteger.
Desactivamos la casilla Bloqueada y hacemos clic sobre el botn

Aceptar.
Si activamos la casilla Oculta, lo que hace, es que no permite

que la frmula o el valor de la celda no se visualice en la barra
de frmulas.
29
16/5/10 13:39:16

-
Y por ltimo, tendremos que proteger la hoja, para que estas

modificaciones, tengan algn efecto.
2.2 Autoformato o estilos rpidos

Excel dispone de una serie de formatos predefinidos que se pueden aplicar a un rango de celdas o una tabla, o a una sola celda.
Para aplicar un autoformato a una tabla o rango de celdas:
-
Seleccionamos la tabla o el rango de celdas.
En la banda de opciones Inicio, seccin Estilos, desplegamos el

botn Dar formato como tabla.
Y se nos despliga toda una serie de posibles combinaciones de
formatos para aplicar en la tabla.
Al seleccionar el formato deseado, aparece un recuadro, donde tenemos que indicarle el rango al que queremos aplicar dicho formato. Y donde tenemos que indicar activando la casilla correspondiente, si la tabla contiene encabezados o no.
30
16/5/10 13:39:16
Una vez aplicado el formato, aparece en la banda de opciones un apartado de herramientas de tabla-Diseo, donde podemos acabar de personalizar el estilo.
Tambin podemos aplicar estilos a las celdas.

Un estilo, es una combinacin de formatos utilizados habitualmente que
podemos aplicar de una sola vez a una celda o rango de celdas.
Para ello:
-
Seleccionamos la celda o rango al que queremos aplicar el estilo

botn Estilos de celda y seleccionamos el estilo que queramos
aplicar.
31
16/5/10 13:39:17
2.3 Formato Condicional

El formato condicional, sirve para que aplique un formato especfico si la
celda seleccionada cumple una determinada condicin.
Para aplicarlo:
-
Seleccionamos la celda o rango de celdas a la que queremos aplicar el formato condicional.

botn de Formato condicional.
32
16/5/10 13:39:17
Aqu tendremos varias opciones:

Resaltar reglas de celdas y Reglas superiores e inferiores: son
reglas que se pueden aplicar directamente, en funcin al valor
de la celda.
Barra de datos: Utiliza barras del color elegido para destacar grficamente el valor de cada celda.
33
16/5/10 13:39:18

Escala de color: Utiliza la escala de color elegida, para destacar
grficamente el valor de cada celda.
Conjuntos de iconos: Utiliza el conjunto de iconos seleccionado,

para destacar grficamente el valor de cada celda.
Nueva regla: Nos permite crear una regla personalizada para

aplicar un formato determinado a las celdas que cumplan una
condicin especfica.
34
16/5/10 13:39:18
En el apartado Seleccionar un tipo de regla, tenemos varias opciones, incluidas las que hemos visto anteriormente.
Nos centraremos en la de Aplicar formato nicamente a las
celdas que contengan...
Una vez seleccionada el tipo de regla tenemos que establecer los
criterios a cumplir y el formato que debe aplicar en caso de que
se cumpla, y lo haremos en el apartado Editar una descripcin
de regla.
Ahora tenemos que establecer el contenido de la celda que queremos aplicar el formato, por ejemplo, Valor de la celda. Y la
condicin que queremos que cumpla, como puede ser un valor
entre un mnimo y mximo, un valor mayor que, un valor menor
que, etc.
Los valores de las condiciones pueden ser valores fijos o celdas
que contengan el valor a comparar.
Y por ltimo, pulsamos el botn Formato y escogemos el formato
que se mostrar si la celda cumple la condicin.
Al aceptar, se crear y aplicar la regla.
Si el valor incluido en la celda no cumple ninguna de las condiciones, no se le aplicar ningn formato especial.
35
16/5/10 13:39:18

Ejemplo:
Borrar reglas: Sirve para eliminar una regla creada.

Administrar reglas: Nos permite crear, editar y eliminar reglas
creadas.
36
16/5/10 13:39:19

Al seleccionarlo, se abre el siguiente cuadro de dialogo:
Donde aparecen las reglas que hay creadas actualmente.

Editar regla: Nos permite modificar la regla seleccionada.
Al pulsar este botn, se abre un cuadro de dialogo parecido al
que sale cuando creamos una regla nueva, pero con los detalles
de la regla seleccionada.
37
16/5/10 13:39:19

Podemos modificar:
-
Estilo de formato:
Mnima: Podemos modificar el tipo de valor, el valor y el color.
Mxima: Podemos modificar el tipo de valor, el valor y el color.
2.4 Plantillas
Una plantilla de Excel, es un modelo de hoja de clculo que ya viene con
una estructura, un contenido, unos estilos y formatos aplicados.
La utilidad de una plantilla es que a raz de ella podemos generar libros
de forma rpida, que mantengan la estructura original de la plantilla.
Trabajar desde una plantilla
Para empezar a trabajar con una plantilla desplegaramos el botn Office, seleccionamos la opcin Nuevo y se abrir el cuadro de dialogo de
Nuevo libro. Este cuadro de dialogo se divide en tres partes:
38
16/5/10 13:39:20

Dentro de las categoras de plantillas tenemos:

-
En blanco y reciente: aparece la plantilla libro en blanco que es

la utilizamos por defecto siempre que empezamos con un libro
nuevo en blanco. Y aqu tambin aparecen las ltimas plantillas
utilizadas recientemente.
Plantillas instaladas: son una serie de plantillas que se instalan

directamente con el programa.
Mis plantillas: es la carpeta donde guardar por defecto las platillas que nosotros creemos.
Nuevo a partir de existente: abre una copia del libro especificado.

Se tratar por individual y el original no se ver afectado.
39
16/5/10 13:39:20

-
Microsoft office online: Aqu aparecen todas las categoras en que

estn clasificadas las plantillas que podemos encontrar la web
de office. Para poder acceder a ellas, el ordenador debe tener
conexin a internet.
Seleccionamos alguna de las plantilla de la categora Plantillas instaladas para ver un ejemplo. Y pulsamos sobre el botn Crear.
Se abrir un libro de Excel, con el nombre que tuviera la plantilla y un
nmero, normalmente es el 1. De esta manera podemos ver que no es
el libro original el que se est abriendo.
Si ahora quisiramos guardar el libro, nos preguntar nombre y ubicacin para guardarlo por primera vez (como ocurre con un libro normal de
Excel que no hemos guardado anteriormente).
Si la plantilla que vamos a abrir, pertenece a la categora de office online,
el botn no ser crear sino Descargar. Notaremos como hace la descarga y se nos abre igual, como un nuevo libro de Excel.
Crear una plantilla
Cuando tenemos un libro con una estructura especfica y unos formatos
determinados y lo queremos guardar como plantilla, tendremos que:
-
Seleccionar la opcin Guardar como desde el botn de Office
Escribir el nombre de archivo que queramos utilizar
En el apartado Guardar como tipo, desplegar la lista y seleccionar Plantilla de Excel (*.xltx)
Excel automticamente determinar la ruta donde se guardar

el archivo, para que por defecto siempre aparezca en la opcin
Nuevo del botn Office, en la categora Mis plantillas.
Y ya podremos utilizar la plantilla igual que hemos visto con las instaladas o descargadas.
40
16/5/10 13:39:21
UNIDAD 3. Grficos
3.1 Crear un grfico
3.2 Mover/eliminar un grfico
3.3 Modificar grfico
3.4 Formato de elementos del grfico
41
16/5/10 13:39:21

Un grfico es la representacin grfica de los datos de una hoja de clculo,
facilitando as su interpretacin.
3.1 Crear un grfico
Un grfico tiene que estar basado en un rango de celdas, as que previamente tenemos que tener unos datos en los que basar el grfico.
Para crear un grfico, tendremos dos maneras de hacerlo:
-
Seleccionamos el rango de celdas que queremos que represente

el grfico.
De la banda de opciones Insertar, seccin Grfico, desplegamos

el botn que representa al tipo de grafico que queremos. Y elegimos un subtipo de la lista.
Automticamente aparece el grafico incrustado en la hoja de

clculo, como un objeto.
42
16/5/10 13:39:21
Todos los botones de tipos de grfico, incluyen al final de la lista desplegable, la opcin Todos los tipos de grfico... al seleccionar esta opcin
aparece el cuadro de dilogo de Insertar grfico que es el mismo que
aparece si pulsamos en la flecha de la parte inferior derecha de la seccin Grficos (ver imagen en la pgina siguiente).
43
16/5/10 13:39:22

Este cuadro de dialogo, contiene un listado de todos los grficos dis
ponibles.
El botn Establecer como predeterminado, servira para indicar que
grfico que queremos que salga por defecto.
Otra manera de crear un grfico es:
-
Desde la banda de opciones Insertar, desplegar la categora de

grfico que queramos utilizar y seleccionar el tipo.
El grfico aparecer en blanco. El siguiente paso ser, aadir los

datos que queremos que represente. Para ello:
o
Con el grfico seleccionado, en la banda de opciones de

Herramientas de grfico, pestaa Diseo, pulsamos el botn Seleccionar datos.
Aparecer el siguiente cuadro de dialogo:

Este botn, es el mismo de la

banda de opciones Herramientas
de
grfico,
pestaa
Diseo,
Cambiar entre filas y columnas.
Botn Celdas ocultas y vacas, al pulsarlo, aparece un
cuadro de dialogo, donde podemos indicarle que hacer
con las celdas que ocultas o que no contengan datos.
44
16/5/10 13:39:23
3.2 Mover/eliminar un grfico

Un grfico se puede crear:
-
Como grafico incrustado, y se inserta como un objeto en la hoja

activa.
Como hoja de grfico, y se genera en una nueva hoja.
Cuando est incrustado, podemos tratarlo como si fuera un objeto.

Para mover un grfico, hacemos clic sobre l con el botn izquierdo
del ratn y sin soltarlo, lo arrastramos.
Para eliminar un grfico, hacemos clic en l para seleccionarlo y
pulsamos la tecla Supr.
Cuando est en una hoja de grfico, no podemos moverlo, a no ser que
movamos la hoja y cambiemos el orden de posicin en el libro.
Y para eliminarlo, tenemos que eliminar la hoja entera que lo contiene.
3.3 Modificar grfico

Modificar el aspecto del grfico
En la banda de opciones de Herramientas de grfico, en la pestaa
Presentacin, podemos encontrar todas las opciones para modificar las
etiquetas, ejes y fondo del grfico.
45
16/5/10 13:39:25

En esta seccin podemos decidir

que ttulos, etiquetas y datos se
mostrarn en el grfico y la leyenda.
Las etiquetas de un grfico se
muestran en forma de caja de texto, y podremos tratarlas como un
objeto y editar el texto o darle formato.
En la seccin fondo podremos configurar el formato del fondo del grfico.
El
botn
rea
de
trazado,
solo
estar
activado para grficos
bidimensionales
Y
estos
tres,
solo
estarn disponibles para
grficos
tridimensionales.
En la banda de opciones de Herramientas de grfico, en la pestaa Diseo, tambin podremos cambiar el diseo y el estilo de grfico, con
los botones:
En la banda de opciones de Herramientas de grfico, en la pestaa

Formato, encontraremos las mismas herramientas que tenamos con
formas e imgenes, para modificar o aplicar formatos a los grficos.
46
16/5/10 13:39:25
Modificar el tamao del grfico

Podemos cambiar el tamao del objeto (Grfico y leyenda) modificando rea del grfico, desde el borde
exterior, haciendo clic con el botn
izquierdo de ratn, sobre uno de los
laterales, cuando aparezcan las dobles flechas negras y arrastramos
hasta la medida deseada.
Y podemos cambiar el tamao del

grfico, modificando el rea de trazado, desde el borde interior, haciendo clic sobre el cuadrado o crculo de
los laterales, cuando aparezcan las
dobles flechas negras y arrastramos
hasta la medida deseada.
Modificar la posicin del grfico

Excel nos permite modificar la ubicacin del grfico que puede ser:
-
En una hoja nueva
Como objeto en la hoja
47
16/5/10 13:39:26

Para ello, debemos pulsar el botn Mover grfico, de la banda de opciones Herramientas de grfico, pestaa Diseo.
Y aparecer el cuadro de dialogo siguiente:

Modificar el tipo de grfico
Una vea ya creado el grfico, si el tipo que hemos escogido no es el que queremos o queremos cambiarlo, desde la
banda de opciones Herramientas de grfico, en la pestaa
Diseo, tenemos el botn Cambiar tipo de grfico. Al pulsarlo, se abre un cuadro de dialogo con todos los tipos de
grficos y tan solo tenemos que seleccionar el nuevo tipo y aceptar.
3.4 Formato de elementos del grfico

Todos los elementos de un grfico son modificables individualmente y
se les puede aplicar formatos especficos.
Podemos hacerlo con el men contextual del elemento que queramos
modificar y la opcin Formato de (variar segn el elemento seleccionado).
Por ejemplo, para cambiar el color, solo de una de las series:
-
Seleccionamos solo esa serie, hacemos clic con el botn derecho

del ratn sobre ella y seleccionamos la opcin Formato de punto
de datos.
48
16/5/10 13:39:27
Nos aparece el cuadro de dialogo de formato para que hagamos

las modificaciones necesarias. Por ejemplo, le cambiamos el color
y le aplicamos uno degradado.
49
16/5/10 13:39:27

Al aceptar, observamos cmo solo se ha cambiado ese elemento.

#
"$
"
!$
!
$

$

Crear tipos personalizados de grfico

Excel nos ofrece toda una serie de categoras de grficos con formatos ya
asignados, pero podemos crear los nuestros propios y hacer de ellos una
plantilla.
Una vez que tengamos el grfico creado y personalizado a nuestro gusto,

guardaremos el estilo personalizado, para ello, en la banda de opciones Herramientas de grfico, pestaa Diseo, pulsaremos el botn Guardar como
plantilla.
Se abrir un cuadro de dialogo, donde debers indicarle el nombre que

quieres asignarle, y lo guardar en la carpeta que Microsoft Office tiene determinada para las platillas de grficos, en formato *.crtx.
50
16/5/10 13:39:28
Cuando queramos utilizar alguna de las plantilla de grficos, creadas por

el usuario, bastar con entrar en el cuadro de dialogo Insertar grfico y
seleccionar la carpeta Plantilla y ah dentro veremos todos los grficos personalizados, creados por el usuario o si el grafico ya est creado, acceder al
cuadro de dialogo Cambiar tipo de grfico, apartado Plantillas, igual que al
insertarlo.
El botn Administrar plantillas si lo pulsamos, nos abre el explorador de

Windows con la ruta donde ha guardado las plantillas, que normalmente
es en C:\ Documents and Setting\Datos de programa\Microsoft\Plantillas\
Charts.
51
16/5/10 13:39:29
52
16/5/10 13:39:29
UNIDAD 4.
Tablar y Listas de datos
4.1 Tablas
4.2 Ordenar
4.3 Filtros
4.4 Validacin de datos
4.5 Resumen y subtotales
4.6 Importar datos
53
16/5/10 13:39:30

4.1 Tablas
Una tabla es un conjunto de datos organizados en filas y registros. Donde la primera fila contiene las cabeceras de las columnas (campos) y el
resto de filas contienen los datos.
Podemos empezar a crear una tabla, con las celdas vacas, seleccionando previamente el rango que ocupar o sin seleccionarlo y se lo indicamos despus. O incluso podemos crearla, seleccionando ya un rango
con datos.
En cualquiera de los dos casos, el siguiente paso ser Insertar la tabla,

que podemos hacerlo desde la banda de opciones Insertar, seccin Tablas, botn tabla.
Al pulsarlo, aparece el cuadro de dialogo Crear tabla, donde tendremos

que indicar el rango que queremos que ocupe o si ya lo hemos seleccionado previamente, aparecer directamente.
Tambien debemos indicarle si la tabla tiene encabezados o no (se recomienda que s).
Al aceptar, aparece en el rango seleccionado con el formato propio de
la hoja.
54
16/5/10 13:39:30
Para introducir los datos de la tabla o agregar nuevos, tendremos dos

opciones:
-
Introducir directamente los datos: hacer clic en la celda o barra

de frmulas y escribir.
O utilizar un formulario de datos:

o
Esta opcin, por defecto no suele aparecer en la barra de

acceso rpida, hay que desplegar la lista de Personalizar
barra de herramientas de acceso rpido seleccioanr la
opcin Mas comandos
Desplegamos la lista Comandos disponibles en: y seleccionamos Comandos que no estn en la lista de opciones, buscamos
el de Formulario, pulsamos Agregar y luego Aceptar.
Ahora tendr que aparecer directamente en la barra.
55
16/5/10 13:39:30
Al pulsar el botn Formulario, aparece un cuadro de dialogo que

puede variar segn los campos de la tabla:
A la izquierda aparecen los registros, con los ttulos de los campos (segn lo que hayamos escrito en la primera fila que hace de
cabeceras de columnas) y un recuadro para escribir el dato del
campo. Cada registro, ser una fila.
Y a la derecha, los botones:
- Nuevo: para agregar registros.
- Eliminar: Para eliminar un registro entero.
- Restaurar: borra los datos de los campos del registro actual
(pero no elimina el registro)
- Buscar anterior y Buscar siguiente: para desplazarse por los
registros.
- Criterios: sirve para aplicar un filtro de bsqueda.
- Cerrar: cierra el cuadro de dialogo de Formulario.
A la hora de introducir datos y rellenar una tabla, excel nos permite
trabajar con listas desplegables.
Si hacemos clic con el botn derecho del ratn, en una celda que queramos rellenar de la tabla (aunque los datos no estn en formato de tabla,
tambien nos dejar hacerlo).
56
16/5/10 13:39:31

En el men contextual, seleccionaremos la opcin Elegir de la lista desplegable
Y al seleccionar esta opcin, nos muestra en dicha celda una lista de

las diferentes entradas que encuentra en toda la columna.
Tan solo hay que seleccionar la que queramos introducir.
57
16/5/10 13:39:31

Para modificar la estructura o el formato de una tabla, al situarnos sobre
cualquiera de sus celdas, aparece en la banda de opciones, la pestaa
Diseo, con las herramientas correspondientes a la de la tabla.
Cambiar tamao de la tabla: Con este botn, podemos modificar el

rango de la tabla.
Tambien podemos modificar directamente el rango de filas y columnas con el ratn, situando el cursor sobre la esquina inferior derecha
de la ltima celda de la tabla, pulsar el botn izquierdo cuando aparezcan las dobles flechas y arrastrar.
O si lo que queremos es aadir un registro mas, podemos pulsar la

tecla TAB desde la ultima celda de la tabla y aparecer una nueva
fila.
Para insertar, mover o eliminar filas o columnas del rango de la tabla,

podemos hacerlo como si fuera una hoja de Excel normal.
Quitar duplicados: Es una herramienta que nos permite borrar automaticamente aquellos datos que estn introducidos dos veces.
Al pulsar el botn, aparece un cuadro de dialogo:
58
16/5/10 13:39:32
Podemos indicarle las columnas que queremos que tenga en cuenta,

a la hora de buscar duplicados. E indicarle si nuestra tabla de datos
tiene o no encabezados.
Podemos utilizar los botones Seleccionar todo o anular seleccin,
para controlar las columnas que marcamos, o tambien podemos hacer clic con el botn izquiero del ratn en la casilla de verificacin
correspondiente al campo que queramos activar o desactivar.
Si nos fijamos en el ejemplo, tenemos la fila 13 y 14 repetida.
Pulsamos aceptar.
Y vemos como ha eliminado una de las filas repetidas.
59
16/5/10 13:39:32

Esta herramienta tambien la podemos aplicar en rango de datos normales, utilizando el botn Quitar duplicados, de la banda de opciones
Datos, seccin Herramientas de datos.
Convertir en rango: Para quitarle a los datos el formato de tabla, podemos pulsar este botn y convertir toda la tabla en un rango de
celdas normal.
Otra manera de quitar el formato de tabla, sera haciendo clic con
el botn derecho del ratn sobre cualquier celda de la tabla, desplegar del men contextual la opcin Tabla y seleccionar Convertir
en rango.
60
16/5/10 13:39:33

Estilos rpidos: Con este botn, podemos modificar el estilo de la
tabla.
Desplegamos la lista y seleccionamos el estilo que nos guste.
Si lo que queremos es borrar el estilo que tenemos actualmente aplicado, podemos seleccionar la opcin Borrar.
Una vez aplicado el estilo, lo podemos personalizar, desplegando el

botn Opciones de estilo de tabla. Y activando y desactivando las
opciones que nos ofrece.
61
16/5/10 13:39:33
Tambien podemos aplicar filas de totales, haciendo clic con el botn

izquierdo del ratn sobre la tabla, desplegasndo del men contextual, la opcin Tabla y seleccionando Fila de totales.
4.2 Ordenar
Para hacer un ordenar simple, y ordenar una lista por una columna, tenemos los botones Ordenar A a Z (Ascendente) y de
Z a A (Descendente) de la banda de opciones Datos, seccin
ordenar y filtrar.
Bastar con situarnos sobre la columna de la lista de datos por la que
queremos ordenar y pulsar uno de los dos botones.
Si los datos estn en formato de tabla, los propios ttulos de las cabeceras, contendran unas flechas, que al desplegarlas, tambien nos ofrece
la posibilidad de ordenar.
62
16/5/10 13:39:33
Si queremos aplicar mas de un criterio de ordenacin, tenemos que pulsar el botn Ordenar de la banda de opciones Datos.
Podemos tener los datos previamente seleccionados, sino,

al pulsar el botn Excel detectar automaticamente el rango a ordenar
(hay que verificar que sea correcto el que l propone).
En el cuadro de dialogo Ordenar, hay que establecer un nivel por cada

criterio que queramos aplicar y establecer las opciones de orden que
queremos que cumpla.
Por ejemplo, ordenar por el campo Apellidos y tambien por el campo

Nombre, es decir, que primero lo ordenara por el apellido, pero ante dos
apellidos iguales, ordenador por el nombre.
63
16/5/10 13:39:34

O tambien, si hacemos clic con el botn derecho del ratn en cualquier
celda ya sea un rango normal o est en formato de tabla, nos aparece
el men contextual, donde tambien tenemos la opcion de Ordenar.
O desde la banda de opciones Inicio, secci Modificar, botn Ordenar y

filtrar.
64
16/5/10 13:39:35

Texto en columnas
Esta nueva versin de Excel, nos ofrece una herramienta, que permite
separar el contenido de una columna en varias.
Por ejemplo:
Tenemos una columna con nombre y apellido y queremos tener dos
columnas, una para cada tipo de dato.
Seleccionamos el rango de celdas A1:A12
En la banda de opciones Datos, seccin Herramientas de datos, pulsamos el botn Texto en columnas.
65
16/5/10 13:39:35

Aparece el siguiente asistente:
En el primer paso, hay que marcar el tipo de dato original que queremos
separar en columnas.
66
16/5/10 13:39:35

En el segundo paso, hay que indicar como estn separados los datos.
Y por ltimo, especificar el formato de dato de las columnas.

Y al pulsar Finalizar, vemos como se convierte en 2 columnas, una para el
nombre y otra para el apellido.
67
16/5/10 13:39:36

4.3 Filtros
Los filtros sirven para seleccionar solo aquellos registros o datos que
cumplan un criterio especifico.
Aplicar filtros en un rango de datos

Nos situamos sobre cualquiera de las celdas del rango de datos y pulsamos el botn Filtro, de la banda de opciones Datos, seccin Ordenar
y filtrar.
Y aparecen las flechas de autofiltro sobre los ttulos (cabecera de los
campos).
O desde la banda de opciones Inicio, secci Modificar, botn Ordenar y

filtrar.
68
16/5/10 13:39:36

Aplicar filtros en un tabla de datos
Para aplicar un filtro sobre una tabla, bastar con desplegar la lista de
la cabecera del campo y seleccionar el criterio que se quiere aplicar.
Si hacemos clic con el botn derecho del ratn en cualquier celda de la
tabla o rango de datos, nos aparece el men contextual, donde tambien
tenemos la opcion de Filtrar.
Tipos de filtros que podemos aplicar

Puede ser por contenido. Por ejemplo, solo aquellos registros que
sean de Barelona. Pues al desplegar, seleccionamos solo la casilla de
Barcelona.
69
16/5/10 13:39:37
Antes de aplicar el filtro
Con el filtro aplicado

Otra opcin es aplicar los filtros de texto, que se hace tambien desplegando la flecha de la cabecera del campo y en Filtros de texto, seleccionamos la que queremos aplicar.
70
16/5/10 13:39:37

Seleccionando cualquiera de las opcin, se abre un cuadro de dialogo
como el siguiente, donte tenemos que terminar de especificar el criterio:
En este ejemplo, solo se mostraran aquellos nombres cuya primera

letra es la A.
Las opciones de filtro, varan segn el formato del campo.
71
16/5/10 13:39:38
Podemos ver que un campo tiene un filtro activado, porque el icono de

la cabecera cambia.
Si agregamos datos a un rango o tabla que contiene un filtro, para que
aplique tambien ese filtro a los nuevos datos, tenemos el botn Volver
a aplicar, de la banda de opciones Datos, seccin Filtros.
Para quitar un filtro, tenemos varias opciones:
Desplegar la lista de la cabecera del campo y:
Seleccionar la opcin
Borrar filtro de
O marcar la casilla
(Seleccionar todos)
O pulsar el botn Borrar filtro de la banda de opciones Datos.
O si adems de quitar el filtro, queremos desactivarlo, podemos

pulsar directamente sobre el botn Filtro de la banda de opciones
Datos.
72
16/5/10 13:39:38
Filtros avanzados
En la banda de opciones Datos, seccin Filtro, tenemos el botn
Avanzadas.
Que nos permite, crear un filtro partiendo de un rango como criterio,
y adems nos da la opcin de aplicar el filtro sobre la misma base de
datos o copiarlo en otro sitio.
Al pulsar el botn Avanzadas, aparece el siguiente cuadro de dialogo:
En nuestro ejemplo, tenemos una base de datos y queremos aplicar un

filtro de manera que nos muestre solo aquellos datos que contemple el
rango de criterio indicado.
73
16/5/10 13:39:39
Rango de lista: ser todo el rango de datos que tenemos (A:D)
Rango de criterios: sern las cantidades establecidas en la columna F.
Copiar a: Queremos que los datos filtrados, los copie en las columnas H:K
Y al aceptar, obtenemos el siguiente resultado:
4.4 validacin de datos

Es una herramienta que nos permite restringir el dato que se debe
incluir en una celda.
74
16/5/10 13:39:39
Para aplicar una validacin a una celda:

-
Seleccionamos la celda que queremos validar.
Desde la banda de opciones Datos, pulsamos el botn Validacin

de datos, de la seccin Herramientas de datos.
Aparece el cuadro de dialogo de Validacin de datos, donde tendremos varios tipos de validacin para aplicar
En la pestaa Configuracin, establecemos la condicin que deber cumplir el dato:
75
16/5/10 13:39:40

-
Permitir: En esta lista podemos elegir entre:

o
Cualquier valor: es lo que hay por defecto que nos permite introducir cualquier dato en la celda.
Nmero entero: Limitar la entrada de datos solo a nmeros enteros, estableciendo un limite entre mximo y
mnimo o igual que, de manera que si se intenta introducir un decimal o algn nmero del rango establecido,
dar error.
Ejemplo:
Este criterio no permitir introducir ningn

nmero que no sea entero y est entre el 1 y
el 50.
Decimal: A la inversa que el nmero entero.
76
16/5/10 13:39:40

o
Lista: Permite escribir una lista de valores, para poder

escoger y no tener que escribir los datos en la celda. Los
distintos valores los escribiremos en Origen, separados
con punto y coma.
Esta validacin, nos crear una lista desplegable en la celda, para poder
escoger solo entre las opciones del rango de origen.
o
Fecha o hora: funciona igual que nmero entero pero con

celdas de formato de fecha o de hora.
Esta validacin, no permitir

introducir fechas fuera del
rango establecido.
77
16/5/10 13:39:41

o
Longitud de texto: podemos delimitar el nmero de caracteres que se debe introducir.
Esta validacin, solo

permitir escribir referencias de 4 dgitos.
Personalizada: sera para incluir una frmula o funcin.
En la pestaa Mensaje de entrada, podemos introducir un texto

que se muestre al situarnos en la celda.
Este texto, sirve para informar del tipo de dato que se debe introducir en la celda, segn la validacin establecida.
78
16/5/10 13:39:41

Aparecer as, al situarnos sobre la celda.
En la pestaa Mensaje de error, podemos escribir el texto que
queremos que muestre cuando se introduzca en la celda un valor
incorrecto.
El estilo del mensaje puede ser:

- Grave: Al escribir un dato incorrecto, no permitir introducirlo
en la celda y devolver un mensaje de error.
79
16/5/10 13:39:42

- Advertencia: Al introducir un dato incorrecto, aparece un mensaje adviertiendo que el dato es errneo, pero nos da la opcin
de elegir si lo queremos introducir igualmente o no.
- Informacin: Al introducir un dato incorrecto, aparece un

mensaje informando de que el dato es errneo, si aceptamos, nos introduce en dato en la celda y si cancelamos, no
lo introduce.
Si utilizamos una de estas dos ltimas opciones de mensaje,

que aunque el dato no cumpla la validacin, igualmente nos
deje escribirlo en la celda, tenemos una opcin en el botn
Validacin de datos, de la banda de opciones Datos, que nos
permite marcar aquellas celdas que no cumplan con la validacin y se hayan introducido datos. Es el botn Rodear con un
crculo datos no vlidos.
80
16/5/10 13:39:42
Y la hoja de clculo, se mostrar as:
Para eliminar los crculos, tendremos el botn Borrar crculos

de validacin.
Una vez introducida una validacin para una celda, podemos copiarla,
utilizando el mtodo normal de copiar y luego pegarla en otras celdas,
utilizando el Pegado especial, y marcando la casilla Validacin.
Para borrar la validacin

de un rango de celdas,
seleccionamos primero la
celda o rango y accedemos al cuadro de dialogo
de Validacin de datos y
pulsamos el botn Borrar
todos.
81
16/5/10 13:39:42

4.5 Resumen y subtotales
Crear un esquema
Tenemos dos maneras de crear un esquema o resumen en Excel, podemos hacerlo manual o automtico.
Para crear un esquema automatico:
-
Los datos tienen que estar bien estructurados.
Deben contener filas o columnas con sumatarios, y no pueden

entremezclarse con los datos, deben situarse o por encima o debajo en el caso de las filas, y a izquierda o derecha en el caso de
las columnas.
Por ejemplo:
Tenemos un rango de datos, ordenados alfabeticamente por Departamento, con una fila de totales por cada departamento y una columna de total (cantidad x precio).
82
16/5/10 13:39:43

Para crear un Autoesquema:
-
Desde la banda de opciones Datos, seccin Esquema.
Desplegamos el botn Agrupar.
Y seleccionamos Autoesquema.
Y crea un nivel de esquema, por cada total

que se encuentra en los datos, tanto de filas como de columnas.
Para comprimir o expandir el esquema, tenemos varias opciones:

- Podemos pulsar sobre el nmero de esquema: 1 mostrara un nico total, 2 nos muestra los totales del campo agrupado y 3 nos lo
muestra todo.
- Tambien podemos hacer clic sobre el signo negativo (-) para no
mostrar el detalle y solo ver el total del grupo o en el signo positivo
(+) para mostrarlo.
83
16/5/10 13:39:43

- O tambien podramos utilizar los botones de la barra de herramientas:
Un ejemplo de esquema comprimido sera el siguiente:
Para borrar un Autoesquema:

-
Desplegamos el botn Desagrupar.
Y seleccionamos Borrar esquema.
Para crear un esquema manualmente:

-
Primero hay que crear los grupos:Seleccionamos todas las filas o

columnas que puedan pertenecer a un mismo grupo, sin incluir
las de los totales.
84
16/5/10 13:39:44

-
Pulsamos el botn Agrupar.
Y nos crea un nivel de esquema.
Tendremos que hacer los mismo, con cada grupo que queramos
crear.
Y si queremos deshacer algn grupo, pulsamos el botn Desagrupar.
Tambien podemos utilizar combinaciones de teclas:
o
Para agrupar: Alt+Shift+Flecha derecha
Para desagrupar: Alt+Shift+Flecha izquierda
Podemos ocultar un esquema, es decir, ocultar los signos de expandir/

comprimir podemos pulsar la combinacin de teclas Ctrl+8.
Crear un resumen con subtotales
Podemos crear un resumen de una lista de datos y agrupar campos obteniendo subtotales.
Para ello:
-
Debemos situarnos sobre la lista de los datos.
Es importante que la lista est ordenada por el campo que queremos agrupar.
85
16/5/10 13:39:45

-
Pulsamos el botn Subtotal, de la banda de opciones Datos, seccin Esquema. Y aparece el siguiente cuadro de dialogo:
Donde tenemos que indicarle:

o
Para cada cambio en: tenemos que seleccionar el campo

por que el que queremos agrupar.
Usar funcin: seleccionamos el clculo que queremos que

realice: Suma, cuenta, promedio, Max, min, etc.
Agregar subtotal a: tenemos que indicarle con que campo queremos que nos calcule la funcin indicada anteriormente.
Y por ltimo, tenemos tres opciones para marcar:

Reemplazar subtotales actuales: en caso de que queramos
modificarlos.
Salto de pgina entre grupos: para insertar un salto de pgina
en cada cambio, en nuestro ejemplo, de DEPARTAMENTO.
Resumen debajo de los datos: Aade una fila TOTAL debajo
de cada grupo y al final de todos los datos.
Obtenemos un esquema, con los datos de la tabla y los criterios indicados
en los Subtotales.
86
16/5/10 13:39:45
Tambien podemos obtener totales en una tabla, modificando el diseo

de la tabla, y desde la banda de opciones Diseo, seccin Opciones de
estilo de tabla, y marcar la opcin Fila de totales.
Si hacemos clic, sobre la ltima fila de la tabla, aparece una flecha, y al
desplegarla, podemos indicarle la funcin que queremos que aplique.
Observa en la barra de frmulas como en vez de aparecer la funcin que le hemos indicado, aparece la
funcin SUBTOTALES.
87
16/5/10 13:39:46

Para quitar los subtotales, desde el mismo botn Subtotales, entramos
al cuadro de dialogo y pulsamos el botn Quitar todos. O desactivando
la casilla de Fila de totales del estilo de tabla.
4.6 Importar datos
Excel ofrece la posibilidad de importar datos que no necesariamente tienen que ser del formato Excel.
Podemos utilizar la manera tradicional: copiando los datos de la aplicacin externa y pegandolos en la hoja de Excel.
O utilizar la herramienta de Importar datos externos propia de Excel.
Para importar datos utilizando el asistente, desde la banda de opciones
Datos, seccin Obtener datos externos, pulsaramos el botn correspondiente, dependiendo del formato en que estn las datos a importar.
Vamos a ver un ejemplo, importando una serie de datos en formato txt.

-
En un libro en blanco, nos situaremos en la celda A1 (a partir de

donde queremos que ser inserten los datos).
Iremos a la banda de opciones datos y pulsaremos el

botn Desde texto.
Aparece un cuadro de dialogo, donde tenemos que

indicarle la ruta del archivo que queremos importar.
88
16/5/10 13:39:46

En esta ventana solo nos mostrara los archivos de texto (txt,
prn o csv), si observamos el recuadro Tipo de archivo, veremos
que nos lo indica, ya que hemos escogido la opcin de importar
Desde texto.
Buscamos el archivo, lo seleccionamos y pulsamos Importar.

-
Aparece otro cuadro de dialogo, que consta de tres pasos:

Paso1: Tenemos que indicar como estn delimitados los datos en
el archivo a importar, para Excel sepa donde empieza un campo
y donde acaba.
Aqu tambien podemos indicar a partir de que fila queremos que
importe los datos.
Y por ltimo el origen del archivo.
89
16/5/10 13:39:47

Paso2: Tenemos que seleccionar como estn separados los datos
(campos).
Paso3: En este cuadro, podemos seleccionar el formato de datos de cada columna, haciendo clic sobre la columna de la vista previa y luego seleccionando el formato en la parte superior.
Tambien nos sirve, por si hay alguna columna que no queremos
importar.
90
16/5/10 13:39:47

A veces lo mejor, es dejar las opciones que Excel ofrece por
defecto.
Por ltimo, pulsamos el botn Finalizar. Y aparece un recuadro
preguntandos donde queremos importar los datos.
En este cuadro de dialogo, tenemos un botn Propiedades, al

pulsarlo, aparece otro cuadro de dialogo:
91
16/5/10 13:39:48

-
Nombre: por defecto coge el nombre del archivo importado.
Definicin de consulta:
Guardar definicin de consulta: al dejar marcada esta casilla, el libro de excel queda vinculado al archivo origen de
datos externos.
Guardar contrasea: en caso de que el archivo de origen,

contenga una contrasea, esta opcin nos permitir guardarla de manera que cada vez que se actualicen los datos
(o se conecte al origen) volver a solicitarla.
Control de actualizaciones:
o
Solicitar el nombre del archivo al actualizar: al marcar esta

casilla, cada vez que actualicemos los datos importados,
Excel nos preguntar el nombre del archivo de origen.
Actualizar cada: podemos establecer cada cuantos minutos queremos que se actualicen los datos importados.
Actualizar al abrir el archivo: excel actualizar los datos

automaticamente al abrir el archivo.
Diseo y formato de datos: en este apartado podemos indicarle a

Excel, que debe hacer cuando actualiza los datos.
Aceptamos ambos cuadros de dialogo y aparecern los datos en
la hoja.
Otras opciones de importacin o exportacin de datos puede ser de Word a Excel o viceversa, para
ello, la mejor opcin ser copiando y pegando.
Tambien podemos importar datos desde un archivo
de Access, con el botn:
Al pulsarlo, se abrirel cuadro de dialogo para indicar la ruta de
la base de datos.
92
16/5/10 13:39:48
Al seleccionar la base de datos y pulsar el botn Abrir, aparece

otro cuadro de dialogo con las tablas y consultas que contiene,
seleccionamos la que queremos importar y aceptamos.
Nos aparece otro cuadro de dialogo donde podemos elegir la forma de ver los datos y la hoja y celda desde donde queremos
incluirlos.
93
16/5/10 13:39:49

El cuadro de dialogo de propiedades de conexin, vara segn el tipo de
datos que importamos, pero es muy parecido al que hemos visto anteriormente. En este caso, nos encontramos con dos pestaas.
94
16/5/10 13:39:49
95
16/5/10 13:39:50

En la banda de opciones Datos, seccin conexiones, podemos
Otra opcion de importacin puede ser Desde Web.
En el cuadro de dialogo tendremos que indicarle la

direccin de internet de donde queremos extraer los
datos.
96
16/5/10 13:39:50
En el botn Opciones, podemos elegir si queremos los datos sin formato o

en formato Html (que es como se ve en la web).
97
16/5/10 13:39:52

Importar datos de Excel a Word
Podemos importar datos de Excel a Word, utilizando las herramientas

Copiar Pegar, pero adems podemos hacer que los datos queden
vinculados, de manera que si se modifica algo en la hoja de clculo,
en el documento tambien se actualice.
Para ello, debemos observar el icono del portapapeles, que nos aparecer en Word, despues de pegar, y pulsar sobre la flecha para desplegar sus opciones.
Por defecto, al pegar los datos, conserva el mismo formato que tenan
en la hoja de Excel. Si no es lo que queremos, podemos escoger entre
las distintas opciones que nos ofrece.
Y lo que queremos es mantener los archivos vinculados, deberemos

marcar la opcin Conservar formato de origen y vincular a Excel.
98
16/5/10 13:39:53
UNIDAD 5. Anlisis de datos

5.1 Bsqueda de objetivos
5.2 Realizar una bsqueda de objetivos
5.3 Tablas de datos
5.4 Aplicar tabla de datos
5.5 Escenarios
5.6 Aplicar Escenarios
5.7 Informes de Escenarios
99
16/5/10 13:39:53

5.1 Bsqueda de objetivos
Es una herramienta que permite, conociendo el resultado previo de una
frmula, hallar el valor de la variable que determina el resultado final.
Forma parte de un conjunto de herramientas denominadas de Anlisis
Y si.
5.2 Realizar una bsqueda de objetivos
Tenemos un prstamo de un importe determinado, con un inters, unas
cuotas establecidas y la anualidad que
habra que pagar para liquidar el capital y queremos saber, modificando la
anualidad a 2.000 cual sera el % de
inters.
Para calcular el objetivo:

-
Desde la banda de opciones

Datos.
Pulsamos la flecha desplegable

del botn Anlisis Y si.
Seleccionamos Buscar
objetivo.
Aparece el siguiente cuadro de dialogo:
Celda que contiene el valor que

querremos modificar.
Valor que querremos modificar.
Celda que queremos que recalcule.
100
16/5/10 13:39:53

Aceptamos. Y obtendremos los nuevos resultados.
5.3 Tablas de datos

Es una herramienta que nos permite estudiar las variaciones de un resultado, basado en un mximo de 2 variables, creando una estructura
de tabla.
Tambin forman parte del conjunto de herramientas denominadas de
Anlisis Y si.
5.4 Aplicar tabla de datos
Tenemos un prstamo de un importe determinado, con un inters, una
cuota establecida y la anualidad que habra que pagar para liquidar el
capital y queremos saber, modificando el % de inters y las cuotas, los
diferentes resultados de anualidad que obtendramos.
101
16/5/10 13:39:54

Para crear la tabla de datos:
-
Seleccionamos toda la tabla previamente (A8:D13)

Datos.
Pulsamos la flecha desplegable del

botn Anlisis Y si.
Seleccionamos Tabla de datos.
Celda del % de inters actual.

Celda de la cantidad de cuotas
actuales.
Y el resultado obtenido ser el siguiente:
Si nos situamos en alguna

celda de los datos de la
tabla y observamos la barra
de frmulas, podemos ver
que utiliza una funcin
para su clculo.
102
16/5/10 13:39:55

5.5 Escenarios
Un escenario, es un conjunto de valores que Excel guarda y sustituye
automticamente en la hoja de clculo. Podemos utilizar varios escenarios para prever diferentes resultados de una hoja de clculo.
Tambin forman parte del conjunto de herramientas denominadas de
Anlisis Y si.
5.6 Aplicar Escenarios
Tenemos una hoja de clculo con una tabla que determina los datos
necesarios para la amortizacin de un prstamo y queremos crear un
escenario que contemple un cambio en el tipo de inters al 11%.
Para crear un escenario:
-

Datos.
Pulsamos la flecha desplegable

del botn Anlisis Y si.
Seleccionamos Administrador de
escenarios.
103
16/5/10 13:39:55

Pulsamos el botn Agregar y rellenamos los datos.
104
16/5/10 13:39:56

Al pulsar l botn Aceptar, aparece un nuevo cuadro de dialogo, donde
modificaremos los datos:
Aceptamos. Y aparece el cuadro de dialogo Administrador de escenario:
Que contiene los siguientes botones:

-
Agregar: nos permite agregar un nuevo escenario.
Eliminar: para eliminar el escenario seleccionado.
Modificar: nos permite modificar un escenario ya creado.
Combinar: nos permite combinar escenarios desde otra hoja.
Resumen: nos permite crear informes basados en los escenarios

creados.
105
16/5/10 13:39:56

Para poder ver el resultado del escenario aplicado a la hoja de clculo,
pulsaremos el botn Mostrar.
Vemos como se realizan los cambios, pero el cuadro de dialogo de Administrador de escenarios sigue abierto. Pulsaremos Cerrar para terminar.
Para utilizar un escenario, creado en otra hoja:
-
Siguiendo con nuestro ejemplo.
En la Hoja2 tenemos la misma tabla y hay creado otro escenario

que cambia los aos a 12.
Desde la Hoja1, entramos en el Administrador de escenarios, observamos que solo aparece un escenario.
Pulsamos el botn Combinar.
Y en el cuadro de dialogo de Combinar escenarios:
106
16/5/10 13:39:57
Seleccionamos la Hoja2 y aceptamos.

Ahora podemos ver en el administrador de escenarios, que
aparecen los dos creados.
107
16/5/10 13:39:57

5.7 Informes de Escenarios
Podemos extraer informes basados en los escenarios creados, pulsando
el botn Resumen del cuadro de dialogo Administrador de escenarios.
Esta opcin de resumen, solo nos permite seleccionar un mximo de 32
celdas de resultado.
Al pulsar dicho botn, aparece el siguiente cuadro de dialogo:
La opcin Resumen, nos crea un resumen en una hoja nueva

comparando los datos actuales con los resultados obtenidos segn
el escenario, utilizando Agrupaciones y subtotales.
En nuestro ejemplo, seleccionaremos el rango A2:B5. Y pulsamos
Aceptar.
108
16/5/10 13:39:58

La opcin Informe de tabla dinmica de escenario, nos crea
un resumen en una hoja nueva comparando los datos actuales con
los resultados obtenidos segn el escenario, utilizando el formato
de tabla dinmica.
109
16/5/10 13:39:58
110
16/5/10 13:39:59
UNIDAD 6.
Auditora de frmulas
6.1 Autocorreccin de frmulas

6.2 Rastrear precedentes y dependientes
6.3 Rastrear errores
6.4 La ventana de Inspeccin
111
16/5/10 13:39:59

6.1 Autocorreccin de frmulas
A veces obtenemos como resultado de una frmula, un mensaje de error
y hay que averiguar qu es lo que falla. Por ejemplo, es posible que al
escribir una funcin manualmente, cometamos algn error de sintaxis y
en la celda aparecera el mensaje #NOMBRE?
Excel nos ofrece una herramienta de comprobacin de frmulas.
Por ejemplo, en nuestra hoja de clculo, en la celda B7, hemos escrito la
funcin para calcular el valor mximo y nos ha dado error.
En la banda de opciones Frmulas, pulsamos sobre el botn Comprobacin de errores de la seccin Auditora de frmulas.
112
16/5/10 13:39:59

Con informacin de cul puede ser el posible error.

- Ayuda sobre este error: Nos muestra una ventana de ayuda sobre
el tipo de error.
- Mostrar paso de clculo: Abre un cuadro de dialogo indicando
donde puede estar el error.
Si lo pulsamos, aparece el siguiente cuadro de dialogo, donde podemos observar que se ha parado en la funcin MAXI(B2:B5)
113
16/5/10 13:40:00

Si pulsamos el botn Evaluar, aparece el siguiente cuadro de dialogo:
Donde ya nos dice, que el error est en el nombre de la funcin. Pulsamos Cerrar.
- Omitir error: Salta el error que est mostrando, y pasa al siguiente
de la hoja si lo hay. Si no hay ms errores, mostrar un mensaje
como este:
- Modificar en la barra de frmulas: enva el puntero a la barra de

frmulas y nos muestra en color los argumentos que intervienen en
la funcin.
As podemos realizar las modificaciones necesarias para corregir la
frmula.
114
16/5/10 13:40:00

Otra opcin, sera Evaluar directamente la formula de una celda.
-
Nos situamos en la celda.
Y pulsamos el botn Evaluar frmula de la banda de opciones

Frmulas, seccin Auditora de frmulas.
Y aparecera el mismo cuadro de dialogo que hemos visto anteriormente con la Comprobacin de frmulas.
115
16/5/10 13:40:00

En la banda de opciones Frmulas, seccin Auditoria de frmulas, tenemos un botn que nos muestra las frmulas que contiene la hoja.
Muestra el contenido real de las celdas.

Por ejemplo, la siguiente hoja de clculo:
116
16/5/10 13:40:01

Se vera as al pulsar el botn de Mostrar frmulas:
Para desactivarlo, bastar con volver a pulsar otra vez el botn Mostrar
frmulas.
Como calcula Excel
Normalmente, una hoja de clculo con frmulas, se recalculan automticamente al actualizar o guardar la hoja.
Pero esto podemos configurarlo.
-
En la banda de opciones Formulas.
Desplegamos el botn Clculo.
Y tenemos tres opciones:

o
Calcular ahora: que fuerza

a realizar la actualizacin

y ha recalcular las frmulas en el momento.
Calcular hoja: Actualiza y

calcula solo la hoja activa.
(Mayus+F9)
Opciones para el clculo: que nos permite configurar

como queremos que calcule Excel. Y si lo desplegamos,
tenemos tres opciones mas:
117
16/5/10 13:40:01

Automtico
Automtico excepto en las tablas de datos: marcando esta opcin, las tablas de datos se omiten al
actualizarse la hoja. Para actualizar manualmente
la tabla de datos, nos situamos en la celda que
contiene la frmula y pulsamos la tecla F9.
Manual: tendremos que pulsar la tecla F9 cada vez
que queramos que recalcule.
Otra manera de configurar el sistema de trabajo de clculo de Excel,
sera:
-
Desplegando el botn Office
Pulsando el botn Opciones de Excel
Categora Frmulas, apartado Opciones de clculo:
Pero aqu nos encontramos con una opcin ms, que es la de Volver a calcular libro antes de guardarlo.
118
16/5/10 13:40:02

6.2 Rastrear precedentes y dependientes
Excel nos ofrece una serie de herramientas tiles a la hora de trabajar
con frmulas.
Desde la banda de opciones Frmulas, seccin Auditoria de frmulas.
Rastrear precedentes: Indica con flechas, las celdas implicadas en la frmula.
Rastrear dependientes: Indica con flechas, a que frmula pertenece esa celda.
119
16/5/10 13:40:03

Quitar flechas: Elimina las flechas
de los precedentes y dependientes.
Tendremos la opcin de eliminarlas
todas de golpe o especificar las que
queremos eliminar.
6.3 Rastrear errores

Cuando obtenemos un error en una frmula o funcin, podemos utilizar
la herramienta de rastrear errores para averiguar dnde est el dato
errneo.
Por ejemplo, tenemos varios errores en esta hoja, pero concretamente

vamos a averiguar que falla en el de la celda G14.
-
Nos situamos en la celda que contiene el error.
En la banda de opciones Formulas,

seccin Auditoria de frmulas.
120
16/5/10 13:40:03

-
Desplegamos la lista del botn Comprobacin de errores y seleccionamos Rastrear error.
Nos indica con una lnea roja la procedencia del error y en azul los precedentes de la celda que est produciendo el error.
Y podemos observar que el problema es, que interviene una celda en la

formula, la G7, que previamente ya est generando un error, y podemos
deducir que es, porque las celdas a las que hace referencia la frmula
de la G7, estn en blanco y no puede operar.
121
16/5/10 13:40:04

6.4 La ventana de Inspeccin
Es otra herramienta de auditora de formulas que proporciona Excel para controlar las frmulas tanto en celdas visibles como no visibles. til sobre todo en hojas de clculo
grandes.
Podemos encontrarla en la banda de opciones Formulas, seccin Auditoria de frmulas, botn Ventana de inspeccin.
Al pulsar sobre el botn, aparece el siguiente cuadro de
dialogo:
Para agregar celdas a la ventana de inspeccin

Por ejemplo, tenemos una factura, con una funcin de bsqueda de artculos en una base de datos que se encuentra en el mismo libro, pero
en diferente hoja.
122
16/5/10 13:40:04

Nos situamos en la hoja Factura, y abrimos la venta de Inspeccin.
Pulsamos el botn Agregar Inspeccin.

Aparece una ventana, donde debemos seleccionar las celdas que queremos inspeccionar.
Y pulsamos Agregar.
Ahora aparece en la ventana de Inspeccin, la informacin de las
celdas agregadas.
Se crea una lnea por cada celda del

rango seleccionado.
Haciendo doble clic en cualquiera de las lneas, nos situar en la

celda a la que hace referencia.
Y si cambiamos de hoja, la ventana de inspeccin seguir activa,

y tambin saldr en la hoja.
Para quitar celdas de la ventana de inspeccin.

Bastar con seleccionar la lnea que se quiere eliminar y pulsar el botn
Eliminar inspeccin.
Para Cerrar la ventana de inspeccin, podemos pulsar sobre la
o
volver a pulsar el botn Venta Inspeccin de la banda de opciones Formulas y desactivarlo.
123
16/5/10 13:40:05
124
16/5/10 13:40:05
UNIDAD 7. Tablas dinmicas

7.1 Qu es una tabla dinmica?
7.2 Componentes de una tabla dinmica
7.3 Crear una tabla dinmica
7.4 Campo Valor
7.5 Modificar elementos de una tabla dinmica
7.6 Tablas dinmicas y formato
7.7 Opciones de tablas dinmicas
7.8 Creacin de grficos dinmicos
125
16/5/10 13:40:05

7.1 Qu es una tabla dinmica?
Es un resumen de un conjunto de datos agrupados segn unos criterios,
y que se representan en forma de tabla de doble entrada.
Se le llama dinmica, porque nos permite interactuar y cambiar la representacin de los datos y obtener as diferentes totales, listados y
filtrados de datos.
7.2 Componentes de una tabla dinmica
En una tabla dinmica podemos distinguir diferentes elementos:
Campo de Pgina: es un campo de una lista o tabla que se asigna

en una tabla dinmica para filtrar los datos y resumirlos.
Elemento de un campo de Pgina: cada entrada o valor de la columna de la lista de datos del campo de Pgina.
Campos de Fila: son campos de una lista o tabla que se asigna en

la tabla dinmica como orientacin de fila.
Campos de Columna: son campos de una lista o tabla que se asigna en la tabla dinmica como orientacin de columna.
Campo de Datos: es un campo de una lista o tabla, que contiene datos. Normalmente numricos, estadsticos o tambin pueden
contener texto. Se suelen resumir mediante funciones como SUMA,
CONTAR
Elementos: son una subcategora de un campo de la tabla dinmica.
rea de Datos: es la zona de la tabla que contiene los datos resumidos, de los elementos de los campos de fila y columna.
126
16/5/10 13:40:06

7.3 Crear una tabla dinmica
Para empezar a crear una tabla dinmica, tenemos que basarnos en
unos datos previos.
Abrimos la hoja de clculo, en la que basare
mos dicha tabla dinmica.
Hacemos clic en la banda de opciones
Insertar.
Y pulsamos sobre el botn Tabla dinmica, de
la seccin Tablas. Y de la lista desplegable, se
leccionamos Tabla dinmica.

En el ejemplo, seleccionaremos como datos para analizar: de un rango de celdas (donde por defecto, detectar el rango de la tabla de
datos que tenemos) y querremos que lo coloque en una Nueva hoja
de clculo.
Y pulsamos Aceptar.
Se abre un nuevo panel a la derecha:
127
16/5/10 13:40:06
En este panel, debemos distribuir los datos que formarn la tabla dinmica.
Por ejemplo:
-
Rotulo de filas: Una fila para cada uno de los Materiales de la tabla.
Rotulo de columna: Una columna para cada uno de los Departamentos de la tabla.
128
16/5/10 13:40:07

-
Valores: Calcularemos el total de las cantidades vendidas de cada

material, por Departamento.
Para ello, tenemos que hacer clic sobre el campo, con el botn izquierdo
del ratn y sin soltarlo, lo arrastramos hasta la casilla correspondiente.
El resultado final ser el siguiente:
Ahora podemos observar el resultado y analizar mejor los datos.
Si abrimos un archivo creado originalmente con versin 2003 de Office,

el diseo de la tabla dinmica puede variar y podemos encontrarnos con
este entorno.
129
16/5/10 13:40:07
El panel lateral sigue abierto, y podremos hacer las modificaciones que

queramos y obtener diferentes resultados.
Si el rango de datos est en formato de tabla, en la banda de opciones
Herramientas de tabla Diseo, tenemos el botn Resumir con tabla
dinmica.
130
16/5/10 13:40:08

Al pulsarlo, aparece el mismo cuadro de dialogo que cuando creamos una
tabla dinmica y el resto del sistema es el mismo.
Una vez creada la tabla, aparece una pestaa nueva Opciones.
Para seleccionar una tabla dinmica:

Podemos seleccionar toda la tabla, seleccio
nando el rango de celdas que la forman.
Tambin podemos hacerlo, desde la pestaa
Opciones, desplegando el botn Seleccionar, y
seleccionando Toda la tabla dinmica.
Para eliminar una tabla dinmica, tenemos varias opciones:
Podemos seleccionar toda la tabla y pulsar la
tecla Supr, para eliminarla por completo.
O sin tener la tabla seleccionada, desplegar el
botn Borrar de la pestaa Opciones y selec
cionar Borrar todo. Borrar la tabla dinmica
actual y dejar la hoja lista para crear una
nueva tabla dinmica.
7.4 Campo Valor

Al crear una tabla dinmica, Excel
genera totales utiliza sumatorios
por defecto, pero podemos modificar. Para ello tenemos varias
opciones.
Podemos desplegar la flecha
negra que aparece a la derecha del campo agregado, en
131
16/5/10 13:40:08

la seccin Valores. Y seleccin del men Configuracin
de campo de valor.
Tambin podemos pulsar el
botn Configuracin de campo de la pestaa Opciones.
O tambin podemos hacer clic
con el botn derecho en la zona
de los datos y en el men contextual, seleccionar Configuracin de
campo.
En cualquier caso, nos aparecer el siguiente cuadro de dialogo:
Donde podremos elegir la funcin que queremos utilizar.
132
16/5/10 13:40:09

7.5 Modificar elementos de una tabla
dinmica
Podemos ordenar los datos de una tabla dinmica, para ello:
-
Desplegamos la flecha del encabezado de fila o columna que

queramos ordenar.
Y utilizaramos alguna de las tres
opciones que nos muestra.
Tambin podemos utilizar los botones Ordenar de la pestaa Datos.

En este mismo desplegable
tambin podremos, aplicar
filtros:
Podemos hacerlo, utilizando filtros especficos de
etiqueta o valor.
O tambin, marcando o desmarcando los datos.
La tabla dinmica se actualizar mostrando solo los datos ordenados

y/o filtrados.
Podemos crear esquemas con los datos de una tabla dinmica, para
ello:
-
Desde la banda de opciones Herramientas de tabla dinmica

Opciones:
o
En la seccin Agrupar: Podemos utilizar las herramientas

de esquema, Agrupar y desagrupar que vimos en puntos
anteriores.
133
16/5/10 13:40:09

o
En la seccin Campo activo: Podemos utilizar las herramientas de expandir y contraer campo, como si fueran
niveles de esquema.
Si una vez creada la tabla, hacemos alguna modificacin en los datos,

o queremos cambiar los datos de origen, en la banda de opciones Herramientas de tabla dinmica Opciones, en la seccin Datos, tenemos
los botones:
-
Actualizar: que actualizara los datos e incluir los ltimos agregados al rango de origen.
Cambiar origen de datos: que permite cambiar los datos en los

que se basa la tabla dinmica.
134
16/5/10 13:40:10

Se abre un cuadro de dialogo, donde tendramos que indicarle
el nuevo rango y aceptar.
7.6 Tablas dinmicas y formato

Al crear una tabla dinmica, aparece otra pestaa, la de Diseo.
Desde la pestaa Diseo podemos cambiar el formato de la tabla

dinmica.
-
Podemos seleccionar un formato predefinido de la seccin Estilos

de tabla dinmica.
Podemos indicar si queremos o no, encabezados o bandas en

las filas o columnas, en la seccin Opciones de estilo de tabla
dinmica.
Y en la seccin Diseo, podemos cambiar la forma de ver el informe, agregar o quitar subtotales y filas en blanco.
Tambin podemos dar formato a la tabla, haciendo clic con el botn derecho sobre la zona que queremos modificar y seleccionando
la opcin Formato de celdas, del men contextual. Y podremos
aplicar los mismos formatos que a una tabla normal. O incluso
desde la banda de opciones Inicio, accediendo al cuadro de dialogo
Formato de celdas.
135
16/5/10 13:40:10

7.7 Opciones de tablas dinmicas
Estas opciones nos permitirn personalizar la tabla dinmica y establecer opciones generales a la hora de crear la tabla.
Podemos acceder a las opciones de tabla dinmica, desde:
La pestaa Opciones, seccin Tabla dinmica, pulsando el botn Opciones.
O haciendo clic con el botn derecho del
ratn, sobre la tabla, y seleccionando del
men contextual Opciones de tabla dinmica.
En cualquier caso, nos aparecer el siguiente cuadro de dialogo.
Donde podremos modificar el nombre de la tabla dinmica.
-
En la primera pestaa, podemos personalizar las caractersticas

de Diseo y formato.
136
16/5/10 13:40:10

-
En la segunda pestaa, podemos establecer los criterios en que

se aplican los Totales y los filtros.
En la tercera pestaa, podemos establecer las preferencias a la

hora de Mostrar la tabla y sus elementos.
137
16/5/10 13:40:11
En la cuarta pestaa, determina las preferencias de impresin

de la tabla.
Y la ultima pestaa, hace referencia a las preferencias de los

datos de la tabla.
138
16/5/10 13:40:13

7.8 Creacin de grficos dinmicos
Podemos crear un grfico de dos maneras:
Teniendo ya la tabla dinmica creada, desde la pestaa Opciones, pulsando el botn Grfico dinmico, de la
seccin Herramientas.
Aparece el cuadro de dialogo para seleccionar el tipo de
grfico:
A partir de aqu, se selecciona el grfico y el resto de las opciones son

las mismas que un grfico normal, a diferencia, de que nos aparece
un panel junto al grfico, para poder interactuar con los datos y activar filtros para obtener diferentes resultados.
139
16/5/10 13:40:15
O directamente, sin necesidad de crear

previamente la tabla. Desde la banda de
opciones Insertar, desplegamos el botn
Tabla Dinmica y seleccionamos la opcin
Grfico dinmico.
Nos aparece el mismo cuadro de dialogo que al crear una tabla dinmica. Y al
aceptar, nos aparece la zona limitada para
la tabla y automticamente tambin para el grfico.
A partir de aqu, solo tenemos que distribuir los campos e irn apareciendo los datos de la tabla y del grfico a la vez.
140
16/5/10 13:40:16
UNIDAD 8. Macros
8.1 Introduccin
8.2 Grabar, ejecutar y eliminar una macro
8.3 Asignar macro a un botn
8.4 Macros y seguridad
141
16/5/10 13:40:17

8.1 Introduccin
Una macro, recoge un conjunto de acciones y sirve para poder fusionar
varias tareas en una y ejecutarlas de manera rpida y automtica.
Excel, traduce las macros en lenguaje de Visual Basic, las cuales se podran modificar si se tienen conocimientos de programacin.
8.2 Grabar una macro
Antes de grabar una macro, se tiene que tener muy claros los
pasos que la componen, porque en el proceso de grabacin,
lo capta todo.
Para grabar una macro, iremos a la banda de opciones Vista,
pulsaremos la flecha desplegable del botn Macros, y seleccionaremos Grabar Macro.
Nombre de la macro. Aqu escribiremos el nombre que queramos asignar a la macro.
Mtodo abreviado. podramos asignar un mtodo abreviado

de teclado para la macro que grabemos, pero tiene que ser una
combinacin que no est utilizada. No es obligatorio.
142
16/5/10 13:40:17

-
Guardar macro en. Aqu podemos elegir donde queremos guardar la macro que grabemos: en el este libro, en el libro de macros personal o un libro nuevo.
Descripcin: Si queremos, podemos incluir texto explicativo de

en qu consiste la macro.
Pulsamos Aceptar, para empezar la grabacin.

A partir de ahora todas las acciones que realicemos, se quedarn
grabadas en la macro.
Si observamos la barra de estado, aparece un botn que es el de Detener grabacin.
Una vez finalizadas todas las acciones que
queramos que se realicen al ejecutar la
macro, pulsaremos el botn Detener
grabacin de la barra de estado. O
tambin podemos detener la grabacin desde la banda de opciones
Vista, desplegando el botn Macros
y seleccionando la opcin Detener
grabacin.
Para ejecutar una macro, tendremos varias opciones:

Si antes de grabar la macro, le hemos asignado una combinacin de teclas, bastar con pulsar estas teclas a la vez.
En la banda de opciones Vista, botn Macro:
o
Desplegamos la lista y seleccionamos Ver Macros.
O pulsando directamente sobre el botn Macro.
En cualquier caso aparecera el siguiente cuadro de dialogo:
143
16/5/10 13:40:17
Donde solo tendremos que seleccionar la macro que queremos utilizar y pulsar el botn Ejecutar.
Tambin tenemos una serie de botones:
-
Paso a paso: Ejecuta la macro instruccin por instruccin abriendo el editar de Visual Basic.
Modificar: Abre el editar de Visual Basic, para poder

realizar modificaciones en la macro, pero para ello se necesita conocer dicho lenguaje de programacin.
Eliminar: Eliminar la macro seleccionada.
Opciones: Abre otro cuadro de dialogo, que nos

permite modificar la combinacin de teclas que
tengamos asignada a esa
macro.
144
16/5/10 13:40:18

8.3 Asignar macro a un botn
Una vez que creada la macro, dibujaremos un botn al que poder asignarle la macro.
Primero, tendremos que personalizar la barra de acceso rpido, e
incluir el botn que nos dar la opcin de dibujar, el botn para la
macro. Para ello:
Desplegamos el botn Office.
Pulsamos el botn Opciones de Excel.
Entramos en el apartado Personalizar.
En la lista desplegable Comandos ms utilizados, seleccionaremos Todos los comandos.
Buscamos en la lista Botn (Control de formulario), lo seleccionamos y pulsamos el botn Agregar.
Aceptamos.
Y ya lo tenemos en la barra de acceso rpido.
Otra opcin, sera activar la banda de opciones (o ficha) Programador.

Para ello:
-
Haga clic en el botn Office.
Pulsamos el botn Opciones de Excel.
Y en el apartado Ms frecuentes, marcaramos la opcin Mostrar

ficha Programador en la cinta de opciones.
145
16/5/10 13:40:18
Podemos observar, que se ha aadido una pestaa ms en la banda de

opciones:
Para dibujar el botn, tendremos dos opciones:

-
Hacemos un clic sobre el botn de opcin, de la barra de acceso rpido (que

previamente hemos agregado).
O en la banda de opciones Programador, desplegamos el botn Insertar, y

seleccionamos la herramienta de Botn
de opcin o la herramienta Botn.
En cualquier caso, dibujamos un cuadrado

en la hoja de Excel, para que aparezca el
botn.
146
16/5/10 13:40:19

Al dejar de dibujar el botn, se
abre la ventana de macros, para
seleccionar la que queremos utilizar. Y as asignar la macro al
nuevo botn.
Si dibujamos el botn y en ese
momento cancelamos la ventana
y no asignamos la macro, podremos hacerlo ms adelante:
-
Haga clic con el botn derecho sobre el botn dibujado
Seleccione la opcin Asignar

macro, del men contextual.
Aparecer la ventana de macros. Seleccionamos la que queremos

utilizar. Y pulsamos Aceptar.
Ahora cada vez que pulsemos el botn

se ejecutar la macro.
8.4 Macros y seguridad

Para guardar un libro de Excel con macros, tendremos que, en la
opcin Guardar como tipo, del cuadro de dialogo Guardar como, seleccionar de la lista Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm)
147
16/5/10 13:40:19

Al abrir un libro de Excel con macros, nos puede aparecer un mensaje de seguridad, debajo de la banda de opciones.
Esto ocurre porque Excel no reconoce la procedencia de las macros que

contiene el libro y las deshabilita por seguridad.
Pulsamos sobre el botn Opciones
Y se abre el siguiente cuadro de dialogo:
Para poder ejecutar las macros, tenemos que marcar
la opcin Habilitar
este contenido.
Y aceptamos.
Observamos como
desaparece el mensaje de seguridad,
debajo de la banda
de opciones. Y podemos ejecutar las
macros.
Para ver o modificar la configuracin de seguridad que tiene Excel

predeterminada para las macros:
-
Desplegamos el botn Office.
Pulsamos el botn Opciones de Excel
En el apartado Centro de confianza, pulsamos el botn Configuracin del Centro de confianza.
148
16/5/10 13:40:20
Y entramos en el apartado, Configuracin de Macros:
Donde podemos escoger las preferencias de seguridad de macros que

queramos utilizar.
149
16/5/10 13:40:21
150
16/5/10 13:40:23
151
16/5/10 13:40:23

Excel Avanzado

Cargado por

Información del documento

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Excel Avanzado

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

MANUAL

Manual Microsoft Excel 2007

Manual Microsoft Excel 2007

Manual Microsoft Excel 2007

Manual Microsoft Excel 2007

Manual Microsoft Excel 2007

Manual Microsoft Excel 2007

Manual Microsoft Excel 2007

Manual Microsoft Excel 2007

Manual Microsoft Excel 2007

1.1 Abrir nuevas ventanas

Y automticamente, se abrir otra ventana con el mismo contenido en

Utilizar los mtodos de Windows:

Hacer clic sobre el icono de la ventana que aparece en la barra de

O alternar las teclas Alt+Tab

Manual Microsoft Excel 2007

1.2 Organizar ventanas

Seleccionamos la distribucin que queremos y aceptamos.

Manual Microsoft Excel 2007

Muestra de imagen con organizacin en Vertical, de dos ventanas de dos

Manual Microsoft Excel 2007

Manual Microsoft Excel 2007

Manual Microsoft Excel 2007

Otra manera de dividir la pantalla es mediante las barras de divisin.

Manual Microsoft Excel 2007

Para volver a movilizar paneles, bastar con desplegar el mismo botn

1.4 Trabajar en paralelo

Manual Microsoft Excel 2007

Automaticamente se situarn las ventanas una debajo de la otra (la

Para desactivar trabajar en paralelo bastar con volver a pulsar el

Manual Microsoft Excel 2007

Manual Microsoft Excel 2007

Manual Microsoft Excel 2007

Manual Microsoft Excel 2007

Tambin tenemos una casilla, que nos da la opcin de Crear siempre

Manual Microsoft Excel 2007

Si hemos puesto contrasea de escritura, nos aparecer el siguiente recuadro:

Para eliminar una proteccin de libro, podemos ir a la opcin Guardar

Manual Microsoft Excel 2007

Proteger estructura y ventanas: nos aparece el siguiente cuadro

Estructura: Protege la estructura del libro.

Ventanas: Para que las ventanas de libro tengan siempre

Manual Microsoft Excel 2007

Tenemos dos maneras de hacerlo:

Banda de opciones Inicio: seccin Celdas, desplegamos el botn

Men contextual: hacemos clic con el botn derecho sobre la hoja

Manual Microsoft Excel 2007

Desde la banda de opciones Revisar, seccin Cambios, botn Proteger hoja.

En cualquier caso, nos aparecer un cuadro de dialogo como este,

Manual Microsoft Excel 2007

Elementos que se pueden proteger:

Desactive esta casilla de verificacin

Para impedir que los usuarios

Seleccionar celdas bloqueadas

Muevan el puntero a celdas que tienen activada la casilla de verificacin Bloqueado en la

Seleccionar celdas desbloqueadas

Muevan el puntero a celdas que tienen desactivada la casilla de verificacin Bloqueado

Manual Microsoft Excel 2007

Cambien cualquiera de las opciones de los

Inserten nuevos hipervnculos (hipervnculo:

Usen las flechas desplegables para cambiar el

Manual Microsoft Excel 2007

Usar informes de tabla

Efectuar cambios en los objetos, modificaciones de formatos o agregar/editar comentarios.