PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DEL ALMACN E INVENTARIOS

DE LA UNIDAD NACIONAL DE TIERRAS RURALES UNAT

ANA BEATRIZ FUQUEN VARGAS

MONOGRAFA

DIRECTOR: OMAR URREA ROMERO

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIN PBLICA ESAP

FACULTAD DE POSTGRADOS

BOGOT, 2008

CUBIERTA
PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DEL ALMACN E INVENTARIOS
DE LA UNIDAD NACIONAL DE TIERRAS RURALES UNAT

ANA BEATRIZ FUQUEN VARGAS

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIN PBLICA ESAP

FACULTAD DE POSTGRADOS

BOGOT, 2008

LOMO

TGE
Ana Beatriz Fuquen Vargas

PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DEL ALMACN E INVENTARIOS

DE LA UNIDAD NACIONAL DE TIERRAS RURALES UNAT

ESAP

2008

INTRODUCCIN

La administracin del almacn e inventarios no es tarea fcil, incluso es uno

de los grandes problemas de logstica por resolver en cualquier empresa que
pretenda cumplir con sus metas y objetivos trazados.
Es importante conocer y aplicar los diferentes procedimientos que se deben
utilizar para el manejo del almacn e inventarios y lo cual desarrollar a
travs de esta monografa de compilacin; con ello se busca como principal
objetivo la implementacin de estos procedimientos en la Unidad Nacional de
Tierras Rurales UNAT entidad creada mediante Decreto 4907 del 21 de
diciembre de 2007, la cual es una unidad administrativa especial del orden
nacional, con personera jurdica y adscrita al Ministerio de Agricultura y
Desarrollo Rural; contribuyendo as a que el funcionario de la entidad
responda administrativamente y fiscalmente por la conservacin, seguridad,
custodia, integridad y buen estado de los elementos que se encuentran bajo
su custodia, responsabilidad y que ingresan al patrimonio de la entidad .

TABLA DE CONTENIDO

1.
GENERALIDADES ... 4
1.1. DEFINICIONES GENERALES ... 4
1.2. ALMACN .. 5
1.3. ORGANIZACIN ..... 5
1.4. FUNCIONES DEL ALMACN . 6
1.5. BIENES MUEBLES EN BODEGA .. 8
1.5.1. Elementos devolutivos . 8
1.5.2. Elementos de consumo ... 8
1.5.3. Bienes de consumo ............... 9
1.5.4. INGRESOS ALMACN .. 10
2.

PROCEDIMIENTOS,REQUISITOS Y CLASIFICACIN PARA

EL INGRESO DE BIENES. 12
2.1. INGRESO POR ADQUISICIONES ... 12
2.2. INGRESO POR DONACIN .... 14
2.3. INGRESO POR DEVOLUCIONES ......... 15
2.3.1. Inservibles .... 15
2.3.2. Servibles ... 16
2.4. INGRESO POR TRASPASO.... 16
2.5. INGRESO POR PERMUTA. 16
2.6. MOVIMIENTO DE TRASLADO 16
2.7. INGRESO POR RECUPERACIONES. 17
2.8. INGRESO POR REPOSIC IN... 17
2.9. INGRESO POR SOBRANTES 18
3.
3.1.
3.1.1.
3.1.2.
3.2.
3.3.
3.3.1.
3.3.2.
4.
4.1.
4.2.

EGRESO DE BIENES DE ALMACN

PROCEDIMIENTOS,REQUISITOS Y CLASIFICACIN PARA
EL EGRESO DE BIENES
Procedimientos para egresos de consumo.
Procedimientos para egresos de devolutivos
COMPROBANTE DE EGRESO DE BIENES
EGRESO POR TRASPASO DE BIENES
Por bajas
Por prdida o hurto

19
20
20
21
22.
23
24
25

MANEJO DE BIENES DEVOLUTIVOS EN DEPSITO O EN

SERVICIO 26
BIENES DEVOLUTIVOS EN SERVICIO. 26
MOVIMIENTO DE DEVOLUTIVOS EN SERVICIO.. 26

4.2.1.
4.2.2.
4.2.3.
4.2.4.
4.2.5.
5.
5.1.
5.2.
5.3.
6.
6.1.
6.2.
6.3.
6.4.
6.5.
6.6.
7.
7.1.
7.2.
7.2.1.
7.2.2.
7.2.3.
7.2.4.
7.3.
7.4.
7.4.1.
7.4.2.
7.5.

Por egresos de almacn de bienes devolutivos 27

Por traslado de bienes devolutivos en servicio al almacn. 27
Por traslado de bienes devolutivos entre cuentadantes.. 27
Por devolucin de inservibles al almacn.. 28
Por prdida y hurto. 28
PROCEDIMIENTOS PARA LA ENTREGA DE INVENTARIOS.. 31
ENTREGA DE ALMACENES.. 31
ENTREGA DE INVENTARIOS DE LOS BIENES
DEVOLUTIVOS EN SERVICIO DE LAS DEPENDENCIAS.. 32
INVENTARIOS ACTUALIZADOS.. 33
RESPONSABILIDADES. 35
RESPONSABILIDAD DE BIENES EN DEPSITO 35
OBLIGACIONES DEL RESPONSABLE EN BIENES
EN DEPSITO.. 35
RESPONSABILIDAD DE BIENES EN SERVICIO.. 35
DETERMINACIN DE LA RESPONSABILIDAD 35
CESACIN DE LA RESPONSABILIDAD ANTE LA
UNAT Y ENTES FISCALIZADORES. 36
REPOSICIN DE BIENES FALTANTES.. 36
BAJA DE BIENES. 37
RESPONSABILIDADES..... 37
CLASIFICACIN DE BAJAS.... 37
De bienes servibles y obsoletos............ 37
De bienes inservibles... 37
Bajas por exoneracin de responsabilidad fiscal... 38
Por hurto o prdida en poder del cuentadante... 38
PROCEDIMIENTO PARA DAR DE BAJA BIENES
INSERVIBLES 38
COMERCIALIZACIN DE LOS BIENES.. 39
Venta directa.. 40
Venta por el sistema de martillo. 40
DESTRUCCIN.. 40
ANEXOS . 40
CONCLUSIONES .. 42
BIBLIOGRAFA .. 43

CAPTULO I
1. GENERALIDADES
OBJETIVOS DEL MANUAL
-

Unifica procedimientos para el recibo, registro, almacenamiento,

entrega y control de bienes de la entidad; cualquiera que sea el
concepto por el cual ingresen al patrimonio de la Unidad Nacional de
Tierras Rurales UNAT.

Establecer la organizacin y funciones de los responsables del manejo

del almacn e inventarios de la UNAT.

Definir conceptos, clasificacin, responsabilidades y parmetros de

manejo y control de los inventarios en la UNAT.

Fijar los procedimientos para dar de baja de los inventarios de la

entidad, los bienes servibles no requeridos, inservibles y los que estn
deteriorados o han sido hurtados.

1.1. DEFINICIONES GENERALES

BIENES

Son los muebles e inmuebles y dems elementos inventariables que posee la

institucin.

Con el fin de normalizar y unificar la denominacin de los bienes en la

entidad, se establece la siguiente clasificacin:
-

ALMACN

PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO

MOVIMIENTOS DE ALMACN

EGRESO DE BIENES DE ALMACN

INVENTARIOS

BAJA DE BIENES

1.2. ALMACN1
Es el sitio bodega(s) en el cual se almacenan los elementos devolutivos y/o
de consumo que adquiere o se transfieren a la UNAT, con el fin de atender
las necesidades de apoyo de sus dependencias y prestar con eficiencia,
eficacia y efectividad los servicios de la comunidad.

Es responsabilidad del encargado del almacn, conocer las condiciones

fsicas y tcnicas de almacenaje de los bienes y elementos (consumo y
devolutivos), con el fin de garantizar su adecuado bodegaje.

Las

condiciones

fsicas

deben

contemplar

la

proteccin

contra

eventualidades como hurto, incendio, inundacin, temblor y dems eventos

catastrficos. Adicionalmente el almacenista deber velar por la constitucin
de amparo contra cualquier tipo de riesgo.
1.3. ORGANIZACIN

El Grupo de Almacn e Inventarios depende del Jefe de la Subdireccin

Administrativa y Financiera.

El almacn debe estar organizado de tal forma que los bienes estn
agrupados y separados fsicamente en bienes de consumo y bienes
devolutivos en depsito, correspondiendo dicha distribucin con el Krdex,
cuya administracin ser responsabilidad del almacenista.

Es.wikipedia.org/wiki/almacn

1.4. FUNCIONES DEL ALMACN

a) Recibir los elementos verificando y confrontando sus especificaciones,

estado, cantidad y calidad de acuerdo con lo establecido en el contrato
con o sin formalidades plenas expedidas por la entidad, as como
tambin aquellos que ingresen al patrimonio de la UNAT, por cualquier
otro modo de adquisicin o fuente (contrato de administracin de
proyectos) o con documentos soporte cuando se trate de devolucin,
traspaso, donacin o permuta.
b) Registrar los movimientos de ingreso y egreso de elementos y
mantener permanentemente actualizados los registros de existencias
de acuerdo con la clasificacin y codificacin establecida.
c) Almacenar adecuadamente los elementos de acuerdo con su
naturaleza, agrupacin y caractersticas.
d) Llevar el registro de los elementos tanto en el krdex de almacn
como en el estante mediante tarjeta de existencias, con su
descripcin, cdigo, localizacin, unidad de medida y actualizar en
cada movimiento el saldo.
e) Elaborar el inventario fsico de los bienes de consumo y devolutivos en
depsito o en servicio peridicamente de acuerdo con las necesidades
de la entidad.
f) Distribuir a las diferentes dependencias de la entidad listados con la
descripcin, cdigo y unidad de medida de elementos que existen en
el almacn.
g) Responder

administrativa

fsicamente

por

la

conservacin,

seguridad, custodia, integridad y buen estado de los elementos que se

encuentren bajo su custodia y responsabilidad.
h) Efectuar los despachos de elementos que requieren las dependencias
de la entidad, previo anlisis y seguimiento de consumos.

i) Presentar los documentos, cuentas y soportes que se requieren para

los respectivos asientos contables de la entidad, as como los informes
que requieren los rganos de control y vigilancia.
j) Enviar oportunamente los reportes que se les solicite sobre elementos
devolutivos, para efectos de la constitucin de plizas de seguros que
amparan los bienes de la entidad.
k) Solucionar las inquietudes que se formulan sobre inventarios,
verificando necesidades en las dependencias para realizar traspasos o
bajas de elementos que no necesiten
l) Coordinar con el encargado de las compras de la UNAT, para que
estas se realicen de acuerdo con las necesidades reales y unificando
criterios de codificacin, descripcin, cantidad, calidad, caractersticas
y unidad de medida de los elementos.
m) Clasificar, relacionar y adelantar los trmites respectivos, para dar de
baja los bienes de la entidad que as lo ameriten.
n) Velar por la correcta distribucin y organizacin del almacn y por el
cumplimiento de las normas de seguridad industrial en el mismo.
o) Proponer planes, programas, procedimientos y mecanismos de control
para optimizar las funciones y actividades propias de su rea, en
concordancia con los planes y programas de la UNAT.
p) Rendir informe anual o cuando as sea requerido de las actividades,
programas y proyectos desarrollados durante el ao.
q) Hacer un plan de capacitacin anual para el recurso humano de su
rea y proponrselo a su superior inmediato.
r) Administrar, controlar y custodiar los bienes y el recurso humano
asignado para el cumplimiento de las funciones.
s) Las dems asignadas que correspondan a la naturaleza del grupo.

1.5. BIENES MUEBLES EN BODEGA

1.5.1. Elementos devolutivos

Son los que no se consumen con el primer uso que se hace de ellos, aunque
por el tiempo o por razn de su naturaleza se deterioren.

Son aquellos bienes que se adquieren o construyen con el propsito de

utilizarlos en el desarrollo del cometido estatal de la entidad los cuales se
identifican as:
-

Clasificacin de los bienes devolutivos

Para el registro en el krdex y administracin de los inventarios, los bienes

devolutivos se clasifican en las siguientes agrupaciones 2.
-

Muebles y enseres.

Equipos y mquinas de oficina .

Equipo de comunicacin.

Equipo de computacin.

Automviles.

1.5.2. Elementos de consumo

Son los que se consumen con el primer uso que se hace de ellos o porque al
agregarlos o aplicarlos a otros se extinguen o desaparecen como unidad o
materia independiente y entran a formar parte integrante o constitutiva de
esos otros, son aquellos bienes que forman parte del costo o gasto.

www.uptc.edu.co

Clasificacin de los bienes de consumo3

1.5.3. Bienes de consumo

Son los que compran los consumidores definitivos para su propio consumo.
Los bienes de consumo incluyen bienes de uso comn, de comparacin, de
especialidad y no buscados.
Bienes de uso comn
Bienes de consumo que un cliente acostumbra a comprar con frecuencia, de
manera inmediata, y con un mnimo de comparacin y esfuerzo de compra.
Bienes de comparacin
Bienes de consumo que el cliente comparndolos en cuanto adecuacin,
calidad, precio y estilo.
Bienes de especialidad
Bienes de consumo con caractersticas nicas o una identificacin de marca
especial, por los cuales un grupo importante de clientes est dispuesto a
realizar un esfuerzo especial de compra.
Bienes no buscados
Bienes de consumo que el cliente no conoce o que conoce pero
normalmente no piensa en comprar.
Registro
Por el registro de los bienes de consumo y devolutivos en depsito, responde
administrativa y fsicamente el almacenista o quien haga sus veces y lo debe
llevar a travs de tarjetas de krdex, sistema de informacin o listados, en
donde se contemple como mnimo los siguientes aspectos:

Nombre del elemento.

Grupo.

Cdigo.

www.mercadotecnia/tema1

Referencia.

Unidad de medida.

Fecha.

Movimiento.

Cantidad de entradas y salidas.

Saldo.

Valor unitario.

Valor movimiento.

Valor promedio unitario.

Valor total.

1.5.4. INGRESOS ALMACN

La entrada de bienes al almacn se realiza mediante un comprobante de

ingreso elaborado con base en la factura de venta documentos que acreditan
la entrada real del bien o elemento a la entidad y que soportan el movimiento
de los registros del krdex y en la contabilidad. La informacin que debe
contener el comprobante de ingreso debe ser:

Fecha de emisin.

Nmero de ingreso, debe ser ascendente, consecutivo y preimpreso

generado por aplicativo.

Descripcin del movimiento.

Proveedor, NIT o cdula de ciudadana.

Tipo de transaccin y fecha.

Nmero de factura y fecha.

Observaciones.

Relacin de elementos: categora .

Firma del almacenista.

10

El comprobante de ingreso debe ser elaborado por el almacenista el da que

reciba

los

elementos

previa

verificacin

confrontacin

de

las

especificaciones, cantidad y calidad de acuerdo con lo establecido en el

contrato celebrado por la UNAT, as como tambin aquellos que ingresen al
patrimonio de la UNAT, por cualquier modo de adquisicin en original y tres
copias distribuidas as:

Original para cuenta de almacn

Primera copia para contabilidad

Segunda copia para tesorera

Cuando se trate de bienes adquiridos a travs de contratos de administracin

de proyectos, el ordenador del gasto debe solicitar la presencia del
almacenista o su delegado para que realice la verificacin del ingreso de los
bienes, a ms tardar dentro de las 24 horas hbiles siguientes al recibo de la
mercanca y mediante oficio que elabore el ordenador del gasto informar al
almacn el nmero de proyecto y de contrato por el cual se hizo dicha
adquisicin, al oficio se le adicionar copia de la respectiva factura, previa
verificacin en la dependencia donde se realiz el recibo de los bienes.

11

CAPTULO II

2. PROCEDIMIENTOS, REQUISITOS Y CLASIFICACIN PARA EL

INGRESO DE BIENES

El ingreso de bienes segn su origen, puede producirse entre otros, por

adquisiciones, donaciones, permuta, devolucin de bienes inservibles,
sobrantes o traspasos. El ingreso se perfecciona cuando el almacenista
recibe fsicamente los bienes y elabora el comprobante de ingreso al
almacn y lo firma.
2.1. INGRESO POR ADQUISICIONES

Son las operaciones a travs de las cuales la UNAT adquiere bienes

mediante la erogacin de fondos, de conformidad con las disposiciones
vigentes, estas deben corresponder a un plan de compras, si se requiere de
acuerdo con las necesidades de la entidad y con el siguiente procedimiento:

a) El almacenista debe enviar peridicamente al encargado de las

adquisiciones, la informacin de los bienes de consumo con cdigo de
descripcin, unidad de medida y saldos de acuerdo a las necesidades
mnimas.
b) Copia de los contratos con su respectiva cotizacin deben ser
enviadas previamente al almacn, con el fin de realizar el recibo de los
bienes con su respectiva confrontacin.
c) Los bienes adquiridos deben ser entregados en su totalidad por parte
del proveedor en el almacn de la entidad, de acuerdo con las

12

caractersticas, cantidades y calidad, establecidas en el contrato u

orden de compra.
d) Solo se aceptarn entregas parciales o entregas en lugar distinto del
almacn, cuando as se establezca en el respectivo contrato o porque
sus caractersticas de almacenamiento lo exijan en cuyo caso el
interventor del contrato da visto bueno de conformidad con el recibido.
e) En las adquisiciones de bienes devolutivos por caja menor, debe ser
presentado al almacn el formato y la factura respectiva, para realizar
el ingreso y el egreso de almacn, requisitos sin los cuales no se
puede legalizar dicha adquisicin.
f) El almacenista no podr recibir bienes a proveedores, sin que exista el
contrato u orden de compra debidamente legalizado en su totalidad y
del cual debe recibir oportunamente la copia de la oficina jurdica o del
rea encargada segn el caso.
g) El almacenista dar aviso al rea encargada y a la oficina jurdica
cuando no se cumpla por parte del proveedor la entrega de los bienes
en el tiempo acordado en el contrato u orden de compra, sin perjuicio
de las funciones y responsabilidades de los interventores del contrato.
h) El almacenista no recibir los bienes que no coincidan con las
caractersticas

de

marca,

cantidad

dems

caractersticas

establecidas en el contrato u orden de compra. Cuando esto suceda

se dar aviso al rea correspondiente, al interventor del contrato, o al
ordenador del gasto, en caso de contratos de administracin de
proyectos, para que se solucione con el proveedor las diferencias
presentadas. Si las diferencias persisten se dar aviso a la oficina
jurdica.
i) Cuando se trate de bienes que deban ser recibidos con la instalacin e
inspeccin, prueba o ensayo por parte del personal especializado, el
proveedor deber coordinar previamente con el almacenista la fecha y

13

hora de entrega, para que estas personas se hagan presentes en el

recibo.
2.2. INGRESO POR DONACIN

Hay donacin cuando por voluntad de una persona natural o jurdica se

transfiere gratuita o irrevocablemente, la propiedad de un bien que le
pertenece, a favor de la entidad, previa aceptacin del funcionario
administrativo competente as:

El recibo de los bienes lo realiza el almacenista de la entidad, elaborando el

ingreso de almacn correspondiente.

Si los bienes provienen de una entidad oficial, el registro contable se realiza

con base en el comprobante de egreso de la entidad donante y si proviene
de persona o entidad particular ste se realizar con la carta de donacin o
factura segn el caso en los que indicarn las caractersticas, cantidades y el
valor comercial de los elementos.

En caso de que los elementos provengan de institucin o persona particular

el comprobante de ingreso se elabora con la base en acta de recibo
valorizada y el precio; si no se cuenta con el precio, se fijar mediante
evaluacin practicada por los peritos legalmente facultados.

Cuando se trate de bienes que por sus caractersticas de almacenamiento

tengan que ser entregados directamente en las instalaciones de alguna
dependencia, el jefe de la misma deber solicitar la presencia del
almacenista de su delegado, para que realice la verificacin del ingreso y
emita el respectivo comprobante.

14

2.3. INGRESO POR DEVOLUCIONES

Es la devolucin al grupo de almacn de bienes que no se requieren en una

dependencia determinada, para el cumplimiento del objetivo para el cual
fueron destinados.

Cuando el responsable de la tenencia del bien de propiedad de la entidad

necesita reintegrar al grupo de almacn elementos devolutivos en uso, debe
obtener la autorizacin del jefe de rea, previa solicitud escrita en la cual se
detallen claramente las caractersticas del bien a devolver, conforme a las
especificaciones contempladas en el inventario mediante el cual se recibi o
las contempladas en el comprobante de egreso.

El Grupo de almacn al recibir, debe constatar su estado, clase, calidad,

marca, modelos y dems caractersticas que se encuentren en el documento
soporte con el cual fueron entregados los bienes.

De encontrar el elemento se hace el ingreso, elaborando el respectivo

comprobante; en caso de que los elementos no concuerden o hayan sido
sustituidos o tengan especificaciones, marca o nmero diferente se
abstendrn de recibir el elemento e informarn por escrito al superior
inmediato, con el fin de que se investiguen las causas y se establezcan
responsabilidades.
2.3.1. Inservibles

Las dependencias que no requieren para su uso elementos que se

encuentren a su cargo, elaboran un documento de devolucin soportado con
la justificacin por escrito de la devolucin del bien como inservible, requisito
sin el que el almacn no aceptar la devolucin.

15

El documento de devolucin debe contener: dependencia, nombre, firma y

cdula del cuentadante responsable de los bienes, nmero de identificacin
de inventarios, cdigo, descripcin, cantidad, valor unitario y valor total del
elemento a reintegrar.

El almacenista verifica y recibe el bien, lo clasifica y almacena segn su

estado y de acuerdo con la agrupacin.
2.3.2. Servibles

El cuentadante responsable reintegra al almacn mediante formato de

traslado el bien a devolver, el almacn traslada a un inventario en custodia
del almacenista los bienes devolutivos inservibles.
2.4. INGRESO POR TRASPASO

Es el ingreso de bienes a la UNAT, proveniente de otras entidades pblicas

del orden nacional, con el comprobante de egreso del almacn de la entidad
que entrega.
2.5. INGRESO POR PERMUTA

Es el ingreso de bienes a la UNAT por la celebracin de un contrato de

permuta.
2.6. MOVIMIENTO DE TRASLADO

Un traslado es el proceso mediante el cual se cambia la ubicacin fsica de

los bienes, dentro de las dependencias de la entidad, ocasionando por tal
motivo la cesacin de responsabilidad de quien lo entrega y transfiriendo esta

16

responsabilidad del bien a quien los recibe. Este trmite se efecta mediante
la solicitud del superior inmediato y lo realizan los funcionarios del grupo de
almacn.

Existen tres tipos de traslado: De bodega a funcionario; entre funcionarios y

funcionario a bodega. El traslado puede hacerse entre ciudades.

2.7. INGRESO POR RECUPERACIONES

Se entiende por recuperacin de bienes, la reparacin fsica de stos, una

vez hayan sido descargados de los inventarios y de contabilidad, cuya
prdida fue asumida por la institucin.

Si posteriormente al descargo de bienes perdidos, estos son recuperados, se

les da nuevamente ingreso al almacn, se producir el respectivo
comprobante de ingreso en donde se detallen las caractersticas y
especificaciones contempladas en los documentos de entradas iniciales,
salvo que hayan sufrido disminucin en su valor o condicin fsica por dao o
depreciacin.
2.8. INGRESO POR REPOSICIN

Consiste en reemplazar los bienes faltantes o los que han sufrido daos por
causas derivadas del mal uso o indebida custodia, por otros iguales o de
similares caractersticas.

Para el ingreso de bienes por reposicin, cuando el responsable haga

entrega de ellos en igualdad de condiciones de similitud, marca, modelo,
calidad, clase, cantidad, medida y estado de los que faltan se deben cumplir
los siguientes requisitos:

17

Solicitud escrita del responsable de los bienes faltantes ofreciendo los

que va a reponer y el detalle de stos.

Aceptacin de la reposicin por parte del Subdirector Administrativo y

Financiero o del jefe de la oficina de Recursos Fsicos de la entidad y
el jefe de almacn.

Concepto tcnico del funcionario competente, que acredite que los

bienes ofrecidos renen las mismas caractersticas del faltante.

Acta de recibo firmada por los actuantes y por el responsable del bien,
en donde se consigne claramente la actuacin.

2.9. INGRESO POR SOBRANTES

Este evento ocurre cuando por causa de promociones, devoluciones o

entregas y recibos de bienes las cantidades que se encuentran en bodega
difieren de las registradas en los krdex, origina ndo sobrantes de existencias.

Para solucionar dicho sobrante, se efecta un acto administrativo, haciendo

un alta o ingreso a almacn de las cantidades existentes, sobrantes, por un
valor acorde al elemento, pero colocando en observaciones que no va a
originar un pago o erogacin por parte de la entidad.

18

CAPTULO III

3. EGRESO DE BIENES DE ALMACN

Los egresos de elementos pueden producirse por transferencia a cada rea

funcional, con base en el plan general de compras y mantenimiento y las
necesidades peridicas de cada dependencia, traspaso a otras instituciones
prdida de bienes, hurto de bienes, o por inservibles.

Para el egreso de elementos del almacn se produce un comprobante que

identifica clara y detalladamente la salida fsica y real del bien, cesando de
esta manera y como requiero probatorio, la responsabilidad por custodia,
administracin, conservacin, etc, por parte del responsable de manejo de
bienes y quedando en poder de funcionario destinatario.

El comprobante de egreso de bienes del almacn es el documento legal que

identifica clara y detalladamente la salida fsica y real de un bien.

El comprobante de egreso debe ser elaborado por el almacenista en original

y tres copias.

Se elabora en forma simultnea a la entrega de los bienes y debe contener la

siguiente informacin bsica:

Fecha de emisin.

Numeracin preimpresa o generada por el aplicativo consecutiva y

ascendente.

19

Nombre del responsable, cdula de ciudadana, dependencia, tipo de

transaccin y observaciones.

Categora, elemento, referencia interna, nombre del bien, unidad,

cantidad, valor unitario y valor total.

Firma del almacenista o quien haga sus veces y firma del cuentadante
que recibe a cargo del cual van a quedar los bienes a entregar, con
nmero de documento de identidad.

3.1. PROCEDIMIENTOS, REQUISITOS Y CLASIFICACIN PARA EL

EGRESO DE BIENES.

El egreso de bienes de almacn se da por solicitudes de bienes de consumo

por parte de las diferentes dependencias, por entrega de devolutivos al
servicio de funcionarios, por entrega de elementos para transformacin, por
traspasos, por bajas de bienes y por prdida y hurto de los bienes muebles
en bodega.

3.1.1 Procedimientos para egresos de consumo

Se realizan basados en el siguiente procedimiento:

a) Las diferentes dependencias de la entidad elaboran el pedido de

bienes de consumo mensualmente, los cinco primeros das del mes,
de acuerdo con las necesidades reales. Estos pedidos debe tener la
descripcin, cdigo y la unidad de medida, segn catalogo de
consumo de la entidad.
b) Toda solicitud de pedido debe tener la firma del jefe de la dependencia
o su delegado.
c) La solicitud de bienes de consumo se hace llegar al almacn entre el
primero y quinto da hbil del mes respectivo.

20

d) El almacenista recibe las solicitudes y procede a revisar, aprobar,

elaborar el comprobante de egreso, separar y entregar los pedidos.
Dicha entrega se hace dentro de los siguientes 5 das hbiles al recibo
de la solicitud, con el respectivo documento de egreso, separar y
entregar los pedidos. Dicha entrega se debe soportar con el respectivo
documento de egreso.
e) El almacenista puede disminuir las cantidades solicitadas, previo
anlisis de consumo, verificacin de uso de los elementos en cada
dependencia y teniendo en cuenta las existencias en bodega de
almacn.
f) El jefe o coordinador de cada dependencia o quien haga sus veces
recibe los bienes previa confrontacin y revisin, firma con su nmero
de documento de identidad el comprobante de egreso.
g) El comprobante de egreso no debe tener enmendaduras ni tachones.
h) Cuando ingresen al almacn bienes con destinacin especfica a
travs de contratos, el almacenista genera el egreso y realiza la
entrega de manera inmediata, sin necesidad una solicitud.
3.1.2. Procedimientos para egresos de devolutivos

Cuando las dependencias de la entidad requieren para su uso bienes

devolutivos que se encuentran a cargo de almacenistas, se proceder de la
siguiente forma:

a) El jefe o coordinador de cada dependencia, solicita a travs del

formato de pedido ante el almacenista, el suministro del bien o bienes
que por existencias del almacn se encuentran en bodegas.
b) Los requerimientos de los grupos de trabajo los debe realizar el jefe o
coordinador de la dependencia a que pertenecen stos.

21

c) Los

bienes

devolutivos

en

servicio,

de

uso

comn

en

las

dependencias, estarn a cargo del jefe de la dependencia. Los bienes

de uso individual estarn a cargo de cada funcionario, a travs de los
inventarios personalizados. Los bienes de uso individual estarn a
cargo de cada funcionario, a travs de los inventarios personalizados,
los bienes de las instalaciones locativas, tales como oficinas abiertas,
tapetes, extintores, materas y otros estarn a cargo del jefe de
recursos fsicos.
d) El almacenista elabora el comprobante de egreso de almacn
relacionando el bien que entrega, con el nmero de identificacin de
inventarios, el cdigo, la descripcin, el valor unitario, el valor total,
igualmente el nombre del funcionario que estar a cargo del bien, su
nmero de cdula y la dependencia a la que pertenece.
e) El funcionario que recibe el bien, verifica el estado fsico y el nmero
de la placa de identificacin de inventarios, el cuentadante
responsable del inventario de la seccin, si est de acuerdo firma
como recibido con su nmero de cdula, conserva para su archivo
personal copia del egreso de almacn que lo hace cuentadante
responsable ante la entidad para el buen uso, conservacin y cuidado
del bien recibido.
f) El almacenista descarga de sus inventarios de bienes devolutivos en
depsito los bienes entregados, carga a la cuenta de bienes muebles
en servicio y enva copias del egreso de almacn debidamente
firmados a contabilidad para su respectiva contabilizacin.
3.2. COMPROBANTE DE EGRESO DE BIENES

Es el documento mediante el cual se registran las salidas de almacn.

22

Debe ser elaborado por el grupo de almacn, en forma simultnea a la

entrega de bienes, con base en la solicitud de pedido de cada dependencia y
la programacin de necesidades peridica de cada rea funcional.

Este comprobante consta de la siguiente informacin:

Lugar y fecha de emisin.

Numeracin consecutiva y ascendente.

Identificacin del almacn.

Concepto de salida, especificando rea destinataria, nombre y cdigo

de elemento, unidad de medida, cantidad despachada, firma del jefe
de la dependencia solicitante, firma del responsable de manejo de los
bienes, firma del empleado que recibe e identificacin del mismo.

Nmero y fecha de solicitud de pedido.

Movimiento contable.

3.3. EGRESO POR TRASPASO DE BIENES

Es la transferencia de bienes devolutivos o de consumo; servibles e

inservibles de propiedad de la UNAT, hacia otras instituciones, con lo cual se
cede los derechos sobre la propiedad de los mismos.

En caso de que en las bodegas de almacn existan elementos o bienes que

no se requieren para el cumplimiento de los objetivos de la entidad o que
lleven un largo tiempo en bodega sin utilizacin, el responsable del almacn
comunicar al Subdirector Administrativo y Financiero o al jefe de recursos
fsicos, para que se contacte a otras instituciones prestadoras de servicio
similares al misional, con el fin de ofrecer estos bienes para su utilizacin.

23

Una vez establecida la institucin que requiere los bienes o elementos el

Director produce un acto administrativo autorizando el despacho.

Se requiere una manifestacin por escrito de la institucin que necesita los

bienes con la indicacin de uso que se les va a dar.

Una vez autorizado el traspaso, se procede a elaborar el comprobante de

egreso respectivo, con las condiciones dadas por la institucin cedente.

Con base en el comprobante de egreso se elabora el acta de entrega de los

bienes firmados por el almacenista de la institucin que lo recibe y por el
almacenista que entrega.

Es la salida de bienes de la UNAT a otra entidad estatal se debe cumplir el

siguiente procedimiento:

Solicitud escrita de la entidad que requiere los bienes, dirigida al

Director General de la UNAT, justificando la solicitud y enunciando el
destino y uso de los bienes, garanta de que este no se cambiar,
nombre y cargo del funcionario que debe recibirlos.

Resolucin que autorice el traspaso expedida por el Director General

de la UNAT, que indique los bienes objeto del traspaso no se
requieren para el normal funcionamiento de la entidad, previa
certificacin del almacenista o la persona que tenga bajo su custodia.

3.3.1. Por bajas

Es el registro de salida de bienes del almacn que han sido objeto de

declaracin de baja por inservible u obsoletos, con base en el formato de
devolucin adjuntando la justificacin de inservibles.

24

3.3.2. Por prdida o hurto

Es la salida de bienes por prdida o hurto, para lo cual el almacenista deber
elaborar el documento de egreso de almacn, soporta ndo con el fallo de
exoneracin del cuentadante. Copia del egreso se enva a contabilidad.

25

CAPTULO IV

4. MANEJO DE BIENES DEVOLUTIVOS EN DEPSITO O EN SERVICIO

4.1. BIENES DEVOLUTIVOS EN SERVICIO

Deben estar bajo la responsabilidad del servidor pblico que se denominar

cuentadante responsable, quien recibe para su uso mediante inventarios
personalizados los elementos necesarios para su custodia y responsabilidad.

El registro del movimiento de los bienes devolutivos est a cargo del grupo
de almacn e inventarios.
4.2. MOVIMIENTO DE DEVOLUTIVOS EN SERVICIO

Todo movimiento de bienes devolutivos en servicio debe corresponder a las

necesidades reales de las dependencias, respecto a los cargos y funciones a
desarrollar; todo traslado debe ser autorizado por el jefe de la dependencia
respectiva.

Los funcionarios que se trasladan de una dependencia a otra no podrn

trasladar ningn bien devolutivo en servicio a su nuevo lugar de trabajo y
debe realizar entrega al funcionario que el jefe de la dependencia le indique.

El movimiento de inventarios se da en los siguientes casos:

Por egresos de almacn de bienes devolutivos a cargo de un

cuentadante.

26

Por traslados de bienes devolutivos en servicios de un cuentadante a

otro ya sea la misma o diferente dependencia.

Por devolucin de inservibles al almacn y

Por prdida o hurto.

4.2.1. Por egresos de almacn de bienes devolutivos

Cuando las dependencias de la entidad requieren para su uso bienes

devolutivos, que por existencias de almacn se encuentren en bodega.
4.2.2. Por traslado de bienes devolutivos en servicio al almacn

Cuando en las dependencias ya no requieren para su servicio bienes

devolutivos, si estos son servibles se devolvern como un traslado de bienes
en custodia al almacn.
4.2.3. Por traslado de bienes devolutivos entre cuentadantes

Es el movimiento que se realiza cuando se requiere trasladar uno o varios

bienes devolutivos que se encuentran en el inventario de un cuentadante y
pasan a la responsabilidad de otro.

a) Quien entrega los bienes debe diligenciar el documento de traslado de

elementos devolutivos.
b) En este documento se debe relacionar el nombre, cdula y
dependencia del cuentadante que entrega, como el de que recibe
igualmente la descripcin, identificacin de inventarios, el cdigo, valor
unitario y el total del bien o bienes recibidos.
c) Con la firma y cdula del cuentadante que entrega y el que recibe, se
remite el documento al grupo de almacn e inventarios, quien procede

27

a realizar los registros respectivos, requisito indispensable para

realizar los inventarios.
d) Los

traslados

que

se

realizan

entre

dependencias

entre

cuentadantes que no cumplan estos requisitos, carecen de validez y la

responsabilidad recae sobre el cuentadante que figure en los registros
de inventarios.

4.2.4. Por devolucin de inservibles al almacn

Cuando las dependencias tengan bienes que, luego de un concepto tcnico,

definitivamente se encuentren daados y no se puedan reparar o su costo no
amerite dicha reparacin y definitivamente no las puede utilizar la UNAT, ni
en el rea en que figura en inventario ni en ninguna otra rea, sern
devueltos al almacn en calidad de inservibles, anexando el concepto tcnico
por escrito antes mencionado.
4.2.5. Por prdida y hurto

Cuando en las dependencias de la UNAT se produce prdida o hurto de un

bien devolutivo en servicio, no atribuible a culpa, dolo, negligencia

violacin de normas por parte del cuentadante encargado de su custodia se

debe proceder as:

a) El funcionario responsable del bien debe instaurar en forma personal

la denuncia penal ante la autoridad competente.
b) El funcionario que tiene bajo su responsabilidad el bien objeto de
prdida o hurto, da aviso por escrito de manera inmediata a su jefe
inmediato y a su vez el jefe de almacn y de inventarios adjuntando
para este ltimo copia del denuncio penal.

28

c) El almacn procede a identificar y registrar en un inventario de bienes

perdidos el elemento con sus respectivas especificaciones tcnicas,
cantidad, valor que figura en el inventario y reporta a contabilidad
informando adicionalmente el nombre del funcionario responsable.
d) El grupo de contabilidad debe constituir la cuenta responsabilidad en
proceso, en cabeza de la persona que tena los bienes bajo su
responsabilidad, de acuerdo con los inventarios personalizados. En las
responsabilidades en proceso an no se ha determinado el
responsable toda vez que no se ha iniciado el proceso de
responsabilidad fiscal o el mismo aun no ha concluido.

Para

contabilizar la responsabilidad como fiscal debe haberse preferido un

fallo con responsabilidad fiscal y este debe ser debidamente
ejecutoriado.
e) El funcionario responsable debe dar aviso por escrito, anexando la
copia de la denuncia del hecho a la Subdireccin Administrativa y
Financiera, para que se proceda a realizar el trmite del reclamo ante
la compaa aseguradora o ante la empresa responsable de la
seguridad de las instalaciones fsicas de la entidad segn el caso.
f) Adicionalmente el Subdirector Administrativo y Financiero comunicar
al Jefe de Control Interno Disciplinario, quien est facultado para
iniciar la correspondiente investigacin disciplinaria y establecer las
responsabilidades disciplinarias del funcionario responsable.
g) Cuando se emita fallo de la Contralora General de la Repblica, para
aquellas prdidas que se ocasionaron antes de la expedicin y
publicacin de la Resolucin Orgnica No. 4536 del 3 de noviembre
de 1988, o en su defecto el emitido por el Jefe de Control Interno
Disciplinario, dicho fallo debe ser entregado a contabilidad para
efectos de la actualizacin de la cuenta de responsabilidades en
proceso y de inventarios el bien respectivo.

29

h) En el caso en que la Contralora General de la Repblica o el Jefe de

Control Interno Disciplinario, exonere al funcionario de la prdida del
bien, con este fallo, se proceder a descargar de los registros
contables de las cuentas de responsabilidades en proceso y de
inventarios el bien respectivo.
i) En caso de declararse responsabilidad tanto administrativa como fiscal
por la prdida del bien, el responsable deber sin perjuicio de la
accin penal, reponer inmediatamente el bien por uno de iguales
caractersticas, marca y modelo extraviado, para lo cual har entrega
del nuevo elemento al almacn de la UNAT. En el evento que no se
consiga

en

el

mercado

un

elemento

igual

de

similares

caractersticas, el responsable consignar el valor comercial del bien

en la cuenta que le indique la tesorera de la entidad previo avalo
comercial.
j) Cuando el fallo sea responsabilidad y la compaa aseguradora haya
cubierto el valor del bien, el responsable responder ante la Compaa
de Seguros.

30

CAPTULO V

5. PROCEDIMIENTOS PARA LA ENTREGA DE INVENTARIOS

5.1. ENTREGA DE ALMACENES

Esta situacin se presenta por ausencia temporal o definitiva del

almacenista titular, por las siguientes razones:
-

Licencias.

Vacaciones.

Incapacidades superiores a 30 das.

Renuncia o retiro definitivo.

Declaratoria de insubsistencia o destitucin.

Para la entrega se debe tener en cuenta:

-

El acto administrativo (nombramiento en encargo o provisionalmente),

en donde se asignen las funciones del nuevo almacenista.

Que el funcionario que recibe haya asumido sus funciones y que se

encuentre constituida y vigente la pliza global de manejo.

Verificando lo anterior, se procede a realizar conteo fsico y la entrega

de los elementos devolutivos y de consumo que se encuentran en
existencias, por grupos de inventarios, registros con claridad las
caractersticas de los bienes, marca, modelo, nmero de serie,
cantidad, valor unitario, valor total y el estado de conservacin.

Los bienes inventariados deben corresponder en todos sus aspectos a

los registros en los listados o tarjeta de krdex, los borradores e
inventarios que se levantan deben servir de soporte a las actas de
entrega.

31

Igualmente el almacenista que entrega mediante inventario debe

hacer entrega fsica de los elementos devolutivos en servicio que se
encuentre a su cargo.

La entrega total del almacn se hace constar en acta firmada por

todos los actuantes, dejando constancia.

Se enva copia del acta de entrega al Subdirector Administrativo y

Financiero.

5.2. ENTREGA DE INVENTARIOS DE LOS BIENES DEVOLUTIVOS EN

SERVICIO DE LAS DEPENDENCIAS

a) Cuando el cuentadante se retire o traslade de su cargo, debe hacer

entrega de los bienes que tiene bajo su responsabilidad, mediante
inventario. Esta entrega debe ser a otro cuentadante o a quien
designe el inmediato superior del cuentadante saliente.
b) Cuando la entrega se haga al cuentadante, se debe realizar el
inventario respectivo y levantar el acta de entrega y recibo, en
coordinacin con un funcionario de inventarios.
c) El acta debe ser firmada, con nmero de cdula tanto del cuentadante
que entrega como del que recibe, relacionando detalladamente los
bienes objeto de entrega.
d) Si un funcionario que figure como cuentadante responsable, se retira
sin hacer la entrega formal, un funcionario de inventarios en conjunto
con quien sea nombrado en reemplazo, realizar el inventario fsico y
levanta un acta, a partir de ese momento, quien recibe responde por
los

elementos.

Sobre

los

elementos

faltantes

se

crear

la

responsabilidad en proceso, con cargo al cuentadante saliente,

informndoles por escrito de esto y dndole un plazo no mayor a 30
das para legalizar dicha situacin.

32

e) Si un funcionario se retira de una dependencia sin hacer entrega

formal de los bienes a su cargo en los trminos sealados, responder
administrativa y fiscalmente por los bienes faltantes.
f) Todo cuentadante inmediatamente reciba el inventario a su cargo
deber realizar los inventarios personalizados.
g) Cada funcionario sin importar su vinculacin, funcionario de planta o
provisional o contratista debe tener su inventario personalizado y
responder por los bienes recibidos para el desarrollo de sus funciones.
h) Todos los funcionarios, independientemente que sean cuentadantes
responsables, deben velar por la custodia, cuidado y administracin de
los bienes de la entidad.
i) Todo cuentadante debe velar que todos los bienes que se encuentran
en la dependencia a su cargo estn debidamente legalizados e
inventariados. No deben existir sobrantes por cuanto la falta de
legalizacin de los mismos se reflejan como inconsistencias en los
estados financieros de la UNAT.

5.3. INVENTARIOS ACTUALIZADOS

a) Para efectos de verificar los registros contables y consolidar los

inventarios en cada una de las cuentas del balance, que permitan, en
todas sus fases establecer el patrimonio de la entidad, el encargado
de los inventarios debe llevar el inventario valorizado y discriminado
por dependencia y cuentadantes.
b) El Grupo de Almacn e Inventarios debe enviar por lo menos una vez
al ao a cada cuentadante el inventario de los bienes que tiene bajo
su responsabilidad, debidamente valorizado, para que este a su vez lo
verifique, lo firme con nmero de cdula y lo devuelva al Grupo de
Almacn e Inventarios, en el trmino que para este efecto se le
seale, quedndose con una copia.

33

c) La consolidacin de los inventarios para efectos del cierre contable, lo

debe realizar el Grupo de Almacn e Inventarios, para o
l que debe
efectuar selectivamente el inventario fsico a los cuentadantes.
d) Cada cuentadante de la UNAT debe tener en su archivo personal la
carpeta con el inventario de elementos devolutivos a su cargo, con sus
respectivas novedades.

34

CAPTULO VI

6. RESPONSABILIDADES

6.1. RESPONSABILIDADES DE BIENES EN DEPSITO

Se denomina responsable de bienes en depsito, toda persona que reciba,

custodie o administre elementos dentro de la entidad.
6.2. OBLIGACIONES DEL RESPONSABLE EN BIENES EN DEPSITO
Son obligaciones del funcionario responsable de bienes en depsito:

Recibir, suministrar o proveer los bienes de la entidad.

Manejar, administrar, custodiar, proteger los bienes devolutivos, de

consumo y de comercializacin en depsitos a su cargo.

Llevar los registros adecuados, ordenados y actualizados de los

bienes en depsito a su cargo.

6.3. RESPONSABILIDAD DE BIENES EN SERVICIO

Todo funcionario o persona que use bienes de propiedad de la UNAT, de

otras entidades puestos a su cuidado de la misma, se constituye en
responsable de dichos bienes.

6.4. DETERMINACIN DE LA RESPONSABILIDAD

La responsabilidad por prdida o hurto se determina a travs del proceso de

responsabilidad fiscal, disciplinaria, penal y/o civil.

35

6.5. CESACIN DE LA RESPONSABILIDAD ANTE LA UNAT Y ENTES

FISCALIZADORES

La responsabilidad ante la UNAT y entes fiscalizadores termina cuando:

-

Cuando se hace entrega formal de los bienes puestos a su cuidado.

Cuando el responsable efecta la reposicin de los bienes, en las

condiciones y caractersticas de los faltantes, cuya aceptacin la
realizar el Jefe de Recursos Fsicos de la UNAT, donde indique que
cumple con las caractersticas similares del bien perdido.

Cuando se produce fallo de exoneracin o fallo sin responsabilidad

fiscal.

La Subdireccin Administrativa y Financiera, una vez reciba la confirmacin

del Grupo de Almacn e Inventarios de la reposicin del bien, informar a la
Contralora General de la Repblica y al Jefe de Control Disciplinario Interno.

6.6. REPOSICION DE BIENES FALTANTES

Cuando el cuentadante que registre un faltante en el inventario a su cargo

decida reponer el bien en cantidad y caractersticas similares de aquel podr
hacerlo.

El bien debe ser de similares caractersticas, para lo cual se comunicar al

almacenista y se entregar al cuentadante respectivo mediante oficio en el
que se indique el bien que se repone faltante y las caractersticas del
reemplazante.

El anterior procedimiento slo se debe tener en cuenta para efectos de

inventario.

36

CAPTULO VII

7. BAJA DE BIENES

7.1. RESPONSABILIDADES

La Subdireccin Administrativa y Financiera y el Grupo de Almacn e

Inventarios.
7.2. CLASIFICACIN DE BAJAS

7.2.1. De bienes servibles y obsoletos.

Es el egreso fsico y contable, en forma definitiva de aquellos bienes que se

encuentran en condiciones de uso, pero que la entidad no los requiere para
el normal desarrollo de sus actividades.
7.2.2. De bienes inservibles

Es el retiro fsico y contable de bienes que por su desgaste, desuso, retiro,

rotura u obsolescencia fsica, no son tiles para la entidad y se clasifican
como:

a) Devolutivos que se encuentran daados, averiados y alterados,

destruidos, inutilizados o en psimas condiciones.
b) Los que se encuentran fuera de servicio, por imposibilidad de
conseguirles repuestos o que por el excesivo costo de estos o de la
mano de obra no justifique su reparacin.

37

c) Los que por su antigua construccin, incapacidad, escaso rendimiento

o por ser antieconmicos o ruinosos en relacin con los nuevos
sistemas, prctica o procedimientos no estn en uso desde hace
mucho tiempo, o pueden considerarse obsoletos o anticuados.
d) Por inadecuados o desproporcionados, no puedan usarse para lo que
fueron destinados y ms bien constituyan un estorbo.

7.2.3. Bajas por exoneracin de responsabilidad fiscal

Cuando como resultado del proceso de responsabilidad fiscal por

exoneracin se declare sin responsabilidad fiscal al solicitante, se tramita la
baja, descargando su valor de la cuenta de responsabilidades, nicamente
con el fallo expedido por la Contralora General de la Repblica.
7.2.4. Por hurto o prdida en poder del cuentadante

Cuando el resultado del fallo de responsabilidad exonere el cuentadante y la

compaa aseguradora no cubre la reposicin del bien dar de baja el bien
objeto de la prdida.
7.3. PROCEDIMIENTO PARA DAR DE BAJA BIENES INSERVIBLES

a) El Jefe del Grupo de Almacn e Inventarios proyecta la resolucin de

baja de bienes devueltos inservibles, para la aprobacin y firma del
Director General o su delegado. En la resolucin de baja, se debe
establecer si los bienes sern comercializados o destruidos.
b) El Director General o su delegado firma la resolucin de baja,
distribuye copia para la Subdireccin Administrativa y Financiera,
Almacn e Inventarios, Contabilidad y Tesorera.

38

c) Si los bienes dados de baja son susceptibles de venta, el Subdirector

Administrativo

Financiero

procede

al

trmite

para

su

comercializacin.
d) Si se determina que los bienes deben ser destruidos, se da traslado
de la resolucin de baja al almacenista, para que proceda a la
respectiva destruccin.
e) Los bienes dados de baja, pertenecientes a la UNAT, no podrn ser
donados a particulares, ni entidades con o sin nimo de lucro y por lo
tanto deben ser comercializados o destruidos, segn sea el caso, de
acuerdo con lo establecido con el artculo 355 de la Constitucin
Poltica de Colombia.

7.4. COMERCIALIZACIN DE LOS BIENES

Las entidades estatales podrn dar en venta bienes de su propiedad que no 4
requieren para su servicio a travs del sistema de martillo, en los eventos en
que la ley lo autorice. En los dems casos, la venta de bienes se sujetar a
los procedimientos de seleccin previstos en la Ley 80 de 1993 igualmente,
prescribe el mecanismo para la celebracin de contratos de menor cuanta,
cuyo objeto sea la enajenacin de bienes de propiedad de las entidades
estatales.
Para efectos de la contratacin pblica se entender por menor cuanta 5, los
valores determinados en funcin de los presupuestos anuales de las
entidades pblicas expresadas en salarios mnimos legales mensuales,
vigentes.

4
5

Decreto 855 de 1994 Artculo 14

Ley 80 de 1993 Artculo 24 Literal a)

39

Las formas de comercializacin de los bienes dados de baja, podrn ser las
siguientes:
7.4.1. Venta directa

Cuando el valor de los bienes dados de baja no superan el valor establecido

para la celebracin de contratos de menor cuanta el Director General podr
proceder a su venta directa.
7.4.2. Venta por el sistema de martillo

Si el avalo comercial de los bienes dados de baja supera el monto previsto

para los contratos de menor cuanta, se podr efectuar la venta de estos por
el sistema de martillo, a travs del procedimiento de subasta que realicen las
entidades financieras debidamente autorizadas por la Superintendencia
Bancaria, de acuerdo con el siguiente procedimiento:

7.5. DESTRUCCIN

Se entiende por destruccin la extincin total del bien.

Cuando los bienes dados de baja carezcan de valor comercial, por su

obsolescencia o grado de deterioro y aquellos bienes que por el uso dado
dentro de la UNAT, no sea conveniente su venta, se proceder a su
destruccin de la siguiente forma:

a) Una vez el almacenista reciba copia de la resolucin de baja de los

bienes, que por su estado deben ser destruidos, solicita a las
personas idneas el respectivo concepto acerca del procedimiento de
destruccin, a seguir.

40

b) El almacenista proceder a coordinar la destruccin, la cual finaliza

con el acta respectiva, practicada en el sitio de la misma y firmada por
las personas que intervienen.
c) En la destruccin deben participar el grupo de almacn e inventarios,
el Jefe de Recursos Fsicos y el delegado de la Subdireccin
Administrativa y Financiera.

41

CONCLUSIONES

La implementacin de los procedimientos para el manejo de almacn

e inventarios en la entidad tienen como objetivo principal dar solucin
a cada uno de los problemas que se puedan presentar, relacionados
con los bienes que forman parte del patrimonio de la Unidad Nacional
de Tierras Rurales UNAT.

Con este manual se pretende identificar responsabilidades que deben

cumplir los funcionarios de la entidad para el buen manejo,
administracin, custodia y proteccin de los bienes.

Unificar los procedimientos para el recibo, almacenamiento, registro,

entrega y control de los bienes de la entidad, cualquiera que sea el
concepto por el cual ingresan al patrimonio de la UNAT.

Fijar los procedimientos para responder administrativa y fsicamente

por la conservacin, seguridad, integridad y buen estado de los
elementos, que se encuentren bajo la responsabilidad del funcionario
de la entidad.

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BIBLIOGRAFA

Es.wikipedia.org/wiki/almacn.

www.uptc.edu.co.

www.mercadotecnia/tema 1

Decreto 855 de 1994 Artculo 4.

Ley 80 de 1993 Artculo 24 Literal a)

Constitucin Poltica de Colombia.

Ley 610 del 2000.

Ley 1150 de 2007.

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