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IMPLANTACIONES DE ERP.
CMO CONSEGUIR EL XITO?
Aunque los sistemas de informacin para la gestin ERPs tienen muchos aos de
historia, la implantacin exitosa de un ERP no es una tarea sencilla. En estos
dos artculos sealaremos algunas de las situaciones que nos hemos encontrado en
nuestra experiencia profesional y que esperemos que le ayude a que usted no cometa
estos errores.
En este primer artculo definiremos brevemente qu es y para qu sirve un
ERP y una visin global del proceso de implantacin. En el siguiente artculo,
desarrollaremos una metodologa para la implantacin del ERP as como
veinte consejos que le ayudarn para conseguir una implantacin exitosa.
Un sistema de informacin para la gestin ERP se puede definir como una
aplicacin de gestin empresarial que integra el flujo de informacin,
consiguiendo as mejorar los procesos en distintas reas (financiera, de operaciones,
marketing, logstica, comercial, recursos humanos...). As, los objetivos principales
de los sistemas ERP son:
Tras ver las amplias posibilidades de un ERP, es importante sealar que la correcta
implantacin de un ERP conlleva incrementos radicales de productividad as
como la posibilidad de tener mejor informacin en la toma de decisiones. La
implantacin de un ERP, en la mayora de los casos, no se plantea para conseguir
pequeas mejoras sino mejoras radicales.
Vistas las caractersticas y posibilidades del ERP, parece claro que el cambio
organizacional necesario para la implantacin de un ERP es muy importante
ya que se han de remodelar los procesos y han de estar implicadas personas de distintas
reas, creando equipos multidisciplinares.
Para valorar la complejidad de una implantacin de ERP, hemos de tener en cuenta
que en una implantacin interactan los siguientes seis elementos:
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1.- El ERP (sistema de informacin para la gestin).
A priori, puede parecer la pieza ms importante del proceso de implantacin aunque,
como veremos ms adelante, no es as. La correcta gestin del cambio es ms
importante que el propio ERP en s.
En el m e r ca d o p od e mo s en c on t r a r ce nt e n a re s d e ER Ps c o n
caractersticas y precios distintos. Por un lado, podemos encontrar ERPs
horizontales (que sirven para cualquier tipo de organizacin de cualquier sector) y
ERPs verticales (desarrollados o parametrizados para atender a las necesidades
concretas de un sector).
Lo bsico es entender que cada organizacin tiene unas necesidades distintas y
que el ERP y su parametrizacin depender de estas necesidades. Por ello,
como un ERP no es una solucin tipo y las soluciones vlidas para otras
organizaciones pueden no ser vlidas para la nuestra.
Es habitual encontrar como una empresa empieza la implantacin de un ERP
porque una empresa que conoce de otro sector y otras caractersticas est contenta
con el que tienen. Claramente, a esta segunda empresa le puede funcionar muy
bien la implantacin de su ERP, pero si ambas organizaciones no se parecen en nada
tiene sentido que su ERP ideal sea el mismo?
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3.- La estrategia.
El proceso ideal sera que el plan tecnolgico - incluyendo el ERP y su hardware
asociado- soporte la estrategia corporativa y no al contrario, como algunos
fabricantes de ERPs mantienen.
Bsicamente, la idea es que teniendo perfectamente definida la estrategia de la
organizacin, se asocie a ella los recursos tecnolgicos necesarios para que sea
posible ejecutarla.
4.- El hardware.
Aunque en principio el hardware no es la parte ms compleja de la implantacin,
en algunos casos nos encontramos que la mala eleccin del hardware o diseo del
sistema hace disminuir el rendimiento global de la i m pl a nta ci n.
En este sentido es bsico definir exactamente los requerimientos del sistema y as
disear la solucin de manera que no se invierta ni ms ni menos de lo necesario.
1.- La pre-implantacin, es decir, el anlisis previo para definir los objetivos del
proyecto, alcance funcional, coste total, recursos necesarios, necesidades concretas de
la organizacin, calendarios, etc. para conseguir evaluar la rentabilidad que supondr
la implantacin del ERP.
2.- El Proyecto propio de implantacin incluyendo parametrizaciones, formacin
etc.
En este artculo queremos desarrollar la metodologa pre-implantacin y que s e r mu y
i mpo rtan t e pa r a c o n s egu i r r en tabi l i dad del p r o y ec to . Habitualmente esta
fase es infravalorada y en muchas ocasiones ni se realiza este anlisis llevando
a implantaciones con objetivos poco definidos y con multitud de problemas.
El concepto que ms claro tiene que quedar es que el xito o fracaso- de la
implantacin viene dado por un conjunto de tres elementos:
implantacin e implantacin.
3. El ERP elegido, es decir, tanto el producto en s como el fabricante.
E s h abi tu al en c o n tr ar o rgan i z a ci on e s qu e n o h an d es a r r ol l ado
correctamente el anlisis pre-implantacin y por tanto no han elegido bien la
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solucin. Por todo ello, el anlisis previo debe contener al menos los siguientes
apartados:
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3.- Definicin de objetivos de la implantacin del ERP.
Claramente, habrn objetivos tangibles (reduccin de costes, mejora de eficacia y
eficiencia de procesos, reduccin del plazo de entrega, reduccin de los niveles de
inventario, etc.) y otros intangibles como por ejemplo disponer de ms cantidad de
informacin y conocimiento para la toma de decisiones.
Obviamente, todos estos objetivos deben estar integrados dentro de la
estrategia de la organizacin.
Esto no debe ser una declaracin de intenciones sino que se deben haber modelado los
procesos de la organizacin y reconocer el impacto sobre ellos de la implantacin del
ERP.
En esta fase se deben definir objetivos cuantificados de mejora para cada uno de
los procesos y deben estar integrados en el calendario del proyecto.
5.- Definicin del plan de gestin del cambio para conseguir el cambio de
manera no traumtica.
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1. Cantidad de requerimientos para el caso concreto resueltos por el ERP
estndar.
Flexibilidad para adaptarse a los requerimientos del caso en concreto.
Coste de la solucin.
Experiencias y casos de xito en el sector.
Calidad de los VAR (Value Added Reseller).
Solidez financiera del vendedor.
Tecnologas empleadas.
Estabilidad en las tecnologas empleadas.
9. Cantidad y perfil de clientes.
10.Robustez tecnolgica de la solucin.
11.Inversin en I+D.
12.Capacidad de customizacin.
13.Cantidad de mdulos adaptables a las necesidades.
14.Facilidad de uso.
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15.Metodologa de implantacin.
16.Independencia de sistema operativo y de motor de base de datos.
17.Usabilidad.
18.Escalabilidad.
19. Flexibilidad para la gestin de nuevas lneas de negocio.
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1. Experiencia en el sector.
2. Coste.
3. Conocimientos y experiencia del personal, sobre todo del lider de
proyecto en implantaciones del producto.
4. Conocimientos y experiencia del personal, sobre todo del lider de
proyecto en implantaciones del producto en el sector.
5. Metodologa de implantacin.
6. Metodologa de formacin.
7. Experiencia con el producto.
8. Proximidad geogrfica.
9. Presencia global.
10.Compromiso en la implantacin.
11.Conocimientos y experiencia en integracin de sistemas.
12.Capacidad de disposicin de personal.
13.Estabilidad financiera del implantador.
Como se observa tanto en la eleccin del producto como del implantador, el coste es
un parmetro importante pero ni mucho menos definitivo.
7.- Definicin de un calendario aproximado y presupuesto asociado.
Obviamente esta fase estar directamente relacionada con la fase anterior ya que
en funcin de la eleccin tecnolgica y de los desarrollos anexos, el calendario y el
presupuesto variarn.
En este apartado se han de calcular todas las partidas que entran en un proyecto
de este tipo:
Costes externos
Licencias de la aplicacin.
Desarrollos a medida.
Consultora implantadora.
Hardware.
Formacin.
Costes de actualizaciones y mantenimiento.
Costes internos
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8.- Definir el retorno de la inversin (ROI) del proyecto y los parmetros
clave KPI para definir el seguimiento de la implantacin as como un anlisis de
sensibilidad ante la variacin de determinados para metros.