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Manual de Usuario SIMI3.5
Manual de Usuario SIMI3.5
- MANUAL DE USUARIO -
INDICE
Pg.
I. INTRODUCCIN..................................................................................................................... 4
II. ENTIDAD ............................................................................................................................... 5
1.1. Datos de la Entidad.............................................................................................................5
1.2. Locales de la Entidad..........................................................................................................7
1.3. reas y Oficinas de la Entidad ...........................................................................................12
1.3.1. reas........................................................................................................................12
1.3.2. Oficinas ...................................................................................................................14
1.4. Personal de la Entidad....................................................................................................... 16
II. BIENES................................................................................................................................ 22
2.1. Ingreso de Bienes............................................................................................................. 22
2.2. Modificacin de Bienes...................................................................................................... 27
2.3. Traslado de Bienes............................................................................................................ 31
2.4. Acto de Administracin........................................................................................................34
III. BAJA DE BIENES ............................................................................................................... 43
3.1. Baja de Bienes.................................................................................................................. 43
3.2 Modificacin Baja de Bienes 48
3.3 Acto de Disposicin........................................................................................................... 52
3.4 Modificacin de Acto Disposicin..57
IV. REPORTES........................................................................................................................ 59
4.1. Formato de Asignacin de Bienes.......................................................................................59
4.2. Formato de Datos de Bienes.............................................................................................. 59
4.3 Bienes Activos60
4.2.1. General................................................................................................................... 60
4.2.2. Detallado................................................................................................................. 61
4.2.3. Otros Reportes........................................................................................................ 61
4.4. Bienes por Local................................................................................................................ 62
4.5. Bienes con Acto de Administracin.....................................................................................62
4.5.1. Afectacin en Uso................................................................................................... 63
4.5.1.1. General...................................................................................................... 63
4.5.1.2. Detallado.................................................................................................... 63
4.5.1.3. Otros Reportes........................................................................................... 63
4.5.2. Arrendamiento......................................................................................................... 64
4.5.2.1. General...................................................................................................... 65
4.5.2.2. Detallado.................................................................................................... 65
4.5.2.3. Otros Reportes.......................................................................................... 65
4.5.3. Cesin de Uso......................................................................................................... 66
4.5.3.1. General...................................................................................................... 66
4.5.3.2. Detallado.................................................................................................... 66
4.5.3.3. Otros Reportes.......................................................................................... 66
4.6. Bienes Dados de Baja....................................................................................................... 67
4.6.1. General................................................................................................................... 67
4.6.2. Detallado................................................................................................................. 68
4.6.3 Consolidado.. 68
4.6.4. Otros Reportes........................................................................................................ 68
I. INTRODUCCION
Para cumplir con uno de los objetivos de la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales, el
cual es llevar el control de la propiedad mobiliaria Estatal, se dise el programa Inventario
Mobiliario Institucional - SIMI desarrollado en FoxPro para DOS. Tras su primera presentacin
en Agosto del ao 1997 en la versin 1.0, est ha ido evolucionando de acuerdo a los nuevos
planteamientos presentados para la toma de inventarios as como por requerimientos de las
Instituciones que laboran con ella; por lo que actualmente se ha desarrollado la versin 3.5 en
Microsoft Visual FoxPro que lleva el nombre de Software Inventario Mobiliario Institucional
- SIMI en donde se brindan nuevas funcionalidades y se trata de cubrir las exigencias de un
manejo mas eficiente en la administracin de Bienes.
Este software a diferencia de sus versiones iniciales trabaja sobre plataformas de entorno
grfico sin ningn tipo de limitaciones a su vez siendo ste mas amigable al usuario; contando
adems con nuevas funcionalidades tales como restituir alta de bienes, restituir bienes de baja,
formato de asignacin de bienes, formato de traslado de bienes, incorporacin de actos de
administracin, reportes nuevos, copias de seguridad, estadsticas, etc.
Se debe resaltar que este software permite el manejo de los datos registrados en la versin
anterior (SIMI 3.0), realizando previamente el proceso de actualizacin que se realiza a travs
de un aplicativo adicional a este. En caso tuviera el SIMI en alguna versin a la antes
mencionada, deber inicialmente trasladar todo su informacin a la versin 3.0 si no, ser
imposible el uso de esta nueva versin.
Al ingresar al SIMI observaremos la ventana principal del sistema, en la que se podr realizar
todos los accesos a las opciones que posee este software.
I. ENTIDAD
En este mdulo del SIMI, se podr registrar toda aquella informacin correspondiente a la
identificacin de una Entidad; as como tambin de las Unidades Orgnicas constituidas que
pueda tener en cada uno de sus locales y del Personal que viene laborando en cada una de
ellas.
Las opciones que componen este mdulo son las siguientes:
Datos de la Entidad
Locales de la Entidad
reas y Oficinas de la Entidad
Personal de la Entidad
Esta opcin permite realizar el registro del nombre de una Entidad y su Dependencia. Al
ingresar a esta opcin se presenta una ventana (Figura 1) denominada Entidad, en la cual se
seleccionar la Entidad e ingresar su correspondiente Dependencia.
Bsqueda de
la Entidad
Seleccin de
la Entidad
Ingreso de una
nueva Entidad
en caso no
exista en el
listado de
Entidades
Figura 1
Esta informacin debe ser ingresada solamente cuando no se va a realizar alguna migracin de
informacin; en caso se halla migrado informacin esta ventana presentar informacin de la
Entidad a la que corresponde dicha migracin.
Asimismo, la ventana Entidad cuenta con un campo denominado Cambiar Entidad
(Figura 2), el cual permite la modificacin de los datos registrados de la Entidad. Al aceptar la
realizacin de los cambios en los datos de la Entidad, stos se reflejarn en todas las tablas del
sistema.
Figura 2
Botones
de accin
Filtrado de
Locales
Listado de
Locales
Datos del
Local
Figura 3
Cancelar
Cancela cualquier accin que se est realizando en ese momento.
Grabar
Graba los datos ingresados para cada local. La grabacin de datos se realizarn siempre y
cuando se hayan registrado los datos obligatorios como son: Nombre del Local, Tipo de
Propiedad, Direccin y Localizacin (Departamento, Provincia y Distrito).
Los dems datos (Figura 4) son adicionales para el caso de Tipo de propiedad: Privada. Sin
embargo para el caso, Tipo de propiedad: Estatal, los datos contables (Cuenta Contable,
Tipo de moneda y Valor Contable) son obligatorios.
Figura 4
Nuevo
Permite el ingreso de los datos de un nuevo local.
Actualizar
Modifica los datos de un local previamente registrado. Para esto, debe seguir los siguientes
pasos:
1. Hacer click en el Local que se desea actualizar.
2. Actualizar los datos del local, registrando o modificando los datos concernientes al local
3. Hacer click en el botn [Actualizar] para guardar los nuevos datos del Local.
Eliminar
Elimina un local previamente registrado. Para esto, debe seguir los siguientes pasos:
1. Hacer click en el local que se desee eliminar.
2. Hacer click en el botn [Eliminar].
10
Salir
Cierra la ventana Locales de la Entidad.
Filtrar por local
Cuando se haya registrado en el sistema una cantidad considerable de locales puede
realizar la bsqueda de stos colocando en Filtrar por local (Figura 5), el nombre del local a
ubicar. En la medida que se va escribiendo el nombre del local (Figura 6) ir apareciendo en
el listado el nombre del local requerido.
Filtro
donde se
ingresa el
nombre del
local a
ubicar
Listado de
Locales
Botones
de accin
Figura 5
Nombre del
local a ubicar
Listado resultado
producto del
filtrado
Figura 6
11
Esta opcin permite el registro de reas y Oficinas para cada uno de los correspondientes
Locales pertenecientes a la Entidad registrada. Al ingresar a esta opcin se presenta una
ventana (Figura 7) denominada reas y Oficinas por Local, en la cual se ingresar los datos
de cada Local y los correspondientes nombres de Oficinas en caso existieran.
Seleccin
de Local
Listado de
reas por
Local
Botones
de accin
Listado de
Oficinas por
reas
Figura 7
1.3.1. reas
Para el registro de una o ms reas, primero deber de seleccionar un Local, luego hacer click
en el botn [Nuevo] e ingresar los datos correspondientes al rea.
Seleccin de local
Permite seleccionar el Local en el cual se desea registrar una o ms reas. Si existieran
reas registradas en el Local seleccionado estas se visualizarn automticamente en el
listado de reas por Local.
Cancelar
Cancela la accin que se esta realizando en ese momento.
Nuevo
Permite el ingreso de un rea nueva para un Local previamente seleccionado.
Grabar
Graba o registra los datos del rea. Cabe resaltar que el nombre del rea y las siglas deben
ser nicos por Local.
12
Actualizar
Actualiza o modifica los datos de un rea previamente registrada. Para esto, debe seguir los
siguientes pasos:
1. Deber hacer click sobre el elemento de la lista de reas que se desea actualizar.
2. Modificar los datos del rea.
3. Hacer click en el botn [Actualizar] para guardar los nuevos datos del rea.
13
Eliminar
Elimina un rea previamente registrada. Para esto, debe seguir los siguientes pasos:
1. Hacer click en el rea que se desea eliminar.
2. Hacer click en el botn [Eliminar].
Mensajes al Eliminar un rea
Salir
Cierra la ventana reas y Oficinas por Local.
1.3.2. Oficinas
Para el registro de una o ms oficinas, primero deber de seleccionar el Local y el rea
asociado, luego deber hacer click en el botn [Nuevo] e ingresar los datos correspondientes a
la oficina.
Cancelar
Cancela la accin que se est realizando en ese momento.
Nuevo
Permite el ingreso de una nueva oficina en un rea previamente seleccionada.
14
Grabar
Graba o registra los datos de la oficina, siendo para ello necesario que el nombre de dicha
oficina sea nica en el rea seleccionada.
Mensajes al Grabar una Oficina
Actualizar
Actualiza o modifica el nombre de la oficina, para lo cual deber de seleccionar la oficina de
la lista, luego deber modificar el nombre y finalmente hacer click en el botn [Actualizar].
Mensajes al Actualizar una Oficina
Eliminar
Elimina el nombre de una oficina previamente registrada. Para esto, debe seguir los
siguientes pasos:
1. Hacer click en el Oficina que se desea eliminar.
2. Hacer click en el botn [Eliminar].
15
Esta opcin permite el registro del Personal que laboran en los diferentes Locales y reas de
la Entidad registrada.
Al ingresar a esta opcin se presenta una ventana (Figura 8) denominada Personal por Local y
rea, en la cual se ingresar los nombres y apellidos. Al lado derecho se encuentra un botn
de nombre Nuevo al seleccionar tendr que registrar sus datos generales, por cada uno de los
Usuarios y sus respectivos locales y reas en las que laboran como te indica en el grafico.
Filtrado de
Usuarios
Botones
de accin
Listado de
Usuarios
Listado de
Locales por
Usuario
Listado de
reas de
Locales por
Usuario
Figura 8
16
Cancelar
Cancela cualquier accin que se est realizando en ese momento.
Nuevo
Permite el ingreso del nuevo Personal a travs de una ventana (Figura 9) denominada
Personal - Edicin. Para esto, debe seguir los siguientes pasos:
1. Ingresar el (los) nombre(s) del Personal.
2. Ingresar los apellidos del Personal.
(Tipo de documento de identidad, N de documento y, Modalidad)
3. Seleccionar el local y rea donde labora el Personal.
4. Hacer click en el botn [Grabar].
Datos del
Personal
Seleccin
de Doc.
Identidad y
Modalidad
Botones
de accin
Seleccin de
Local y Area
Figura 9
Luego de hacer click sobre el botn [Grabar] est ventana queda habilitada para seguir
ingresando nuevo Personal. Posteriormente al salir de la ventana Personal - Edicin, el o
los registros realizados se vern reflejados en el listado de la ventana principal de Personal
denominada Personal por Local y rea.
Mensajes al Grabar un Personal
17
Actualizar
Modifica o actualiza los datos de un Personal previamente registrado a travs de la misma
ventana denominada Personal . Para esto, debe seguir los siguientes pasos:
1. Hacer click en el Personal a actualizar.
2. Hacer click en el botn [Actualizar] para que aparezca la ventana de edicin (Figura 10).
3. Hacer click en el botn [Grabar] de la ventana de edicin, para guardar los datos del
Personal con los respectivos cambios.
18
Datos del
Personal a
actualizar
Figura 10
Luego de hacer click sobre el botn [Grabar] est ventana queda habilitada para seguir
modificando los datos del Personal seleccionado. Posteriormente al salir de la ventana
Personal , las modificaciones se vern reflejados en el listado de la ventana principal de
Personal denominada Personal por Local y rea.
Mensajes al Actualizar un Personal
Mensaje
que
informa
que
se
actualizaron correctamente los datos del
Personal.
Agregar
Permite agregar locales y reas de la Entidad donde adicionalmente labora el Personal.
Para esto, debe seguir los siguientes pasos:
1. Hacer click en el Personal a Agregar Locales.
2. Hacer click en el botn [Agregar] para que aparezca la ventana (Figura 11) denominada
Personal - Agregar.
3. Hacer Click en el botn [Grabar] de la ventana, para guardar los datos del Personal
con el local y rea aadida.
Seleccin de
Local y Area
a agregar
Nombre del
Personal
seleccionado
Figura 11
Luego de hacer click sobre el botn [Grabar] est ventana queda habilitada para seguir
agregando locales y reas para el Personal seleccionado. Posteriormente al salir de la
ventana Personal - Agregar, los datos agregados se vern reflejados al seleccionar el
Personal en el listado de la ventana principal de estos.
19
Eliminar
Elimina los datos seleccionados de un Personal previamente registrado. Para esto, debe
seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar los datos del Personal a eliminar.
2. Hacer click en el botn eliminar.
Mensajes al Eliminar un Personal
Salir
Cierra la ventana principal de Personal.
Filtrar por Personal
Cuando se haya registrado en el sistema una cantidad considerable de Personal puede
realizar la bsqueda de stos colocando en Filtrar por Personal (Figura 12), el nombre del
Personal a ubicar. En la medida que se va escribiendo el nombre del Personal (Figura 13)
ir apareciendo en el listado el nombre del Personal requerido.
20
Filtro donde
se ingresa el
nombre del
Personal a
ubicar
Listado de
Personal
Botones
de accin
Figura 12
Nombre del
Personal a
ubicar
Listado
resultado
producto
del filtrado
Figura 13
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II. BIENES
En este mdulo del SIMI, se podr registrar, controlar y administrar todos aquellos tipos de
Bienes Activos que posee una Entidad; teniendo como herramienta complementaria de apoyo
el Catlogo Nacional de Bienes Muebles del Estado, emitido y actualizado anualmente por la
Superintendencia Nacional de Bienes Estatales(SBN).
Las opciones que componen este mdulo son las siguientes:
Ingreso de Bienes
Modificacin de Bienes
Traslado de Bienes
Acto de Administracin.
Esta opcin permite realizar el registro de los Bienes Activos con los que cuenta la Entidad
registrada. Los tipos de bienes a registrar estn basados en el Catlogo Nacional de Bienes
Muebles que emite la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales (SBN).
Al ingresar a esta opcin se presenta una ventana (Figura 14) denominada Ingreso de Bienes,
en la cual primero se seleccionar el tipo de bien a registrar y posteriormente se ingresarn sus
correspondientes datos.
Lista de
Bienes
Ingreso del
nombre del
bien para ser
localizado en
la Catlogo
de Bienes
Datos
de los
Bienes
Tipo de
ingreso
del bien
Botones
de accin
Figura 14
22
Esta opcin permite ubicar el bien que se est buscando inmediatamente colocando en el
cuadro de localizacin del bien el nombre del tipo de bien a ubicar.
En la medida que se va escribiendo el nombre del tipo de bien, ir apareciendo en la lista
de bienes el nombre del bien requerido.
Tipo de Ingreso
Para el registro de los bienes de la Entidad se tiene 2 opciones (Figura 15), una de ingreso
de Bien por Unidad y otra de ingreso de Bien por Grupo.
Figura 15
Se debe tener en cuenta que por defecto, se encontrar activo el botn [Ingreso x Unidad].
La diferencia entre estas dos opciones, es que al grabar en grupo se mantienen los datos
del anterior bien grabado, con la finalidad de seguir grabando tantos tems del mismo tipo de
bien, mientras que la opcin de ingreso por unidad nos permite registrar una unidad por tipo
de bien.
Cancelar
Cancela toda accin que se viene realizando en el momento.
Grabar
Graba o registra los datos para el Tipo de Bien seleccionado. Para esto, deber seguir los
siguientes pasos:
1. Se debe ingresar el texto que se desea filtrar para ubicar el bien que se desea ingresar
de la lista o bien simplemente seleccionar desde la misma lista.
2. Ingresar los datos obligatorios del bien como son: Tipo de cuenta, cuenta contable, valor
en libros, estado del bien, forma de adquisicin, fecha de adquisicin, documento
relacionado a la adquisicin, usuario, local y rea. En el caso de detalle tcnico no ser
necesario llenar todos los campos en la mayora de los tipos de bien, los datos de cdigo
interno y de asegurado no son obligatorios. Si se elige el tipo de cuenta contable de
orden o activo se mostrara una lista de las cuentas contables que pertenecen a cada
grupo, en esta lista de cuentas slo se podrn seleccionar las cuentas especficas, en
caso de elegir una cuenta no especfica se mostrar un mensaje de alerta.
3. Se indica si el ingreso se realizar por unidad o por grupo
4. Finalmente hacer click en el botn [Grabar], se mostrar el mensaje que indica que los
datos han sido grabados correctamente.
Mensajes al Grabar un Bien
Mensaje que informa el correlativo del
tipo de bien que ha sido grabado.
23
24
25
26
Salir
Cierra la ventana Registro de Bienes.
Seleccin del
Tipo de Bien
a modificar
Datos del
Bien
Visualizacin
de datos
tcnicos y
ficha de
datos
Botones
de accin
Figura 16
27
Filtrado del
Tipo de Bien
Listado de
Bienes
Activos
registrados
Botones
de accin
Figura 17
28
Grabar
Graba los datos que se han modificado para el correlativo del Tipo de Bien previamente
seleccionado.
Mensajes al Grabar un Bien
Mensaje del Sistema que informa que
los datos del bien han sido actualizados
correctamente.
Eliminar
Elimina el correlativo de un correspondiente Tipo de Bien activo, que ha sido previamente
seleccionado. Al eliminar el Bien (Figura 18) deber indicar el motivo o causal de dicha
eliminacin.
Se debe tener en cuenta que el correspondiente correlativo del Tipo de Bien eliminado no
podr volver a ser utilizado.
29
Datos
recuperados
del Bien
Motivo de
eliminacin
del Tipo de
Bien
Figura 18
Salir
Cierra la ventana Modificacin de Bienes.
Detalle Tcnico
Permite modificar los datos tcnicos registrados para cada uno de los correlativos
correspondientes al Tipo de Bien previamente seleccionado, a travs de la ventana (Figura
19) denominada Detalle Tcnico.
Debe tenerse en cuenta que los datos tcnicos varan de acuerdo al Tipo de Bien
seleccionado.
30
Figura 19
Imprimir Ficha
Permite visualizar e imprimir la ficha de datos (Figura 20) por cada uno de los correlativos
correspondientes al Tipo de Bien previamente seleccionado. La ficha de datos comprende
toda la informacin correspondiente al Bien seleccionado como son:
Ubicacin
Responsable
Datos generales
Datos tcnicos
Figura 20
31
Ubicacin
origen de
los Bienes
Ubicacin
destino de
los Bienes
Botones de
accin
Listado de
Bienes de la
ubicacin
origen
Figura 21
Listado de
Bienes a ser
trasladados
Traslada registro por registro los bienes de la lista Origen a la lista Destino que se encuentra
a la derecha.
Retornar uno a uno
Retorna registro por registro los bienes de la lista Destino a la lista Origen que se encuentra
a la izquierda.
Pasar Todos
Traslada todos los registros de los bienes de la lista Origen a la lista Destino que se
encuentra a la derecha.
Retornar Todos
Retorna todos los registros de los bienes de la lista Destino a la lista Origen que se
encuentra a la izquierda.
32
Trasladar
Traslada todos los registros de los bienes que se encuentran en la lista Destino, basndose
en los datos destinos (Personal, local, rea y oficina) previamente seleccionados.
Nuevo
Reinicia y/o limpia todos los datos de la ventana Traslado de Bienes para permitir realizar
la seleccin y posterior traslado de nuevos bienes.
Mensajes al Trasladar un Bien
Mensaje de validacin de datos en la
que se ha hecho click al botn de
traslado sin que haya bienes en la lista
de origen de bienes
33
34
Bsqueda
de Bienes
Seleccin del
Tipo de Bien
a modificar
Datos del
Bien
Visualizacin
de datos
tcnicos y ficha
Botn de
accin
Figura 22
Buscar
Realiza la bsqueda del Bien sobre el cual se desea registrar un Acto de Administracin. La
bsqueda no permitir recuperar los datos en los siguientes casos: si el correlativo o el
cdigo interno del bien no existen, si se trata de un bien dado de baja, y si se trata de un
bien con acto de disposicin. Segn sea el tipo de bsqueda, deber seguir los siguientes
pasos:
Bsqueda por Cdigo Segn Catlogo
1. Se debe elegir el tipo de bien, haciendo click en el botn de seleccin, aparecer una
ventana denominada Seleccin del tipo de Bien donde se muestra la lista de Tipo de
Bienes Activos y con Acto de Administracin existentes, lo cual nos permitir filtrar por
nombre para una bsqueda ms rpida.
2. Se ingresa el correlativo que corresponde al bien que se quiere recuperar.
3. Finalmente se hace un click en el botn [Buscar] para recuperar los datos si es que el
bien puede ser recuperado o si existe.
Bsqueda por Cdigo Interno
1. Se debe ingresar el Cdigo Interno relacionado al bien que se desea buscar.
2. Finalmente se hace un click en el botn [Buscar] para recuperar los datos si es que el
bien puede ser recuperado o si existe.
35
36
37
Arrendar
Guarda o registra la informacin ingresada para el Arrendamiento de un Bien. El nombre de
esta opcin que se visualizar en el botn ser [Arrendar] si y solo si se esta realizando
dicho Acto de Administracin.
Mensajes al registrar un Arrendamiento
Mensaje de validacin de datos que
informa que el usuario no ha
ingresado la cuenta contable para el
Bien seleccionado.
38
39
Cesin de Uso
Guarda o registra la informacin ingresada para la Cesin de Uso de un Bien. El nombre de
esta opcin que se visualizar en el botn ser [Cesin de Uso] si y solo si se esta
realizando dicho Acto de Administracin.
Mensajes al registrar una Cesin de Uso
Mensaje de validacin de datos que informa
que el usuario no ha ingresado la resolucin
relacionada a la Cesin de Uso para el Bien
seleccionado.
40
Salir
Cierra la ventana Acto de Administracin de Bienes.
Detalle Tcnico
Permite visualizar los datos tcnicos registrados por cada uno de los correlativos
correspondientes al Tipo de Bien previamente seleccionado, a travs de la ventana (Figura
23) denominada Detalle Tcnico.
Debe tenerse en cuenta que los datos tcnicos varan de acuerdo al Tipo de Bien
seleccionado.
41
Figura 23
Imprimir Ficha
Permite visualizar e imprimir la ficha de datos (Figura 24) por cada uno de los correlativos
correspondientes al Tipo de Bien previamente seleccionado. La ficha de datos comprende
toda la informacin correspondiente al Bien seleccionado (ubicacin, responsable, datos
generales y datos tcnicos) incluyendo los datos del Acto de Administracin del mismo.
Figura 24
42
Datos del
Bien
Datos de
la Baja
del Bien
Visualizacin de
datos tcnicos y
ficha de datos
Botn de
accin
Figura 25
Buscar
Realiza la bsqueda del Bien al cual se desea dar de Baja. La bsqueda no permitir
recuperar los datos en los siguientes casos: si el correlativo o el cdigo interno del bien no
existen, si se trata de un bien con acto de administracin y si se trata de un bien con acto
de disposicin. Segn sea el tipo de bsqueda, deber seguir los siguientes pasos:
Bsqueda por Cdigo Segn Catlogo
1. Se debe elegir el tipo de bien, haciendo click en el botn de seleccin, aparecer una
ventana (Figura 26) denominada Seleccin del tipo de Bien donde se muestra la lista
de Tipo de Bienes Activos y de Baja existentes, lo cual nos permitir filtrar por nombre
para una bsqueda ms rpida.
43
Filtrado del
Tipo de Bien
Listado de
Bienes
Activos y
de Baja
registrados
Botones
de accin
Figura 26
44
Grabar
Graba o registra los datos de Baja del Bien. Para esto, deber seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar el correlativo correspondiente al Tipo de Bien a dar de Baja.
2. Ingresar el Nmero de Resolucin de Baja, la fecha de Resolucin de Baja y seleccionar
la causal de Baja del Bien.
3. Finalmente haga un click en el botn [Grabar].
Mensajes al grabar la Baja de un Bien
Mensaje de validacin de datos que
informa que el usuario no ha ingresado
la Cuenta Contable a la que pertenece
el bien.
45
46
Acto de Disposicin
Esta botn (Figura 27) aparece solamente despus que el usuario haya dado de Baja un
Bien. Para el caso de que el Bien haya sido dado de Baja mediante la causal de PERDIDA
ROBO O SUSTRACCION y REEMBOLSO Y REPOSICION no estar disponible este
botn.
Figura 27
Imprimir Ficha
Permite visualizar e imprimir la ficha de datos por cada uno de los correlativos
correspondientes al Tipo de Bien previamente seleccionado. La ficha de datos comprende
toda la informacin correspondiente al Bien seleccionado (ubicacin, Usuario, datos
generales, detalle tcnico y datos de la baja). (Figura 28).
Despus del registro de los datos correspondientes a la Baja del Bien, esta ficha incluir
dichos datos.
Figura 28
47
Seleccin del
Tipo de Bien
a modificar
Botones
de accin
Figura 29
48
Filtrado del
Tipo de Bien
Listado de
Bienes
Activos
registrados
Botones
de accin
Figura 30
49
Grabar
Graba los datos que se han modificado para el correlativo del Tipo de Bien previamente
seleccionado.
Mensajes al Grabar un Bien
Mensaje del Sistema que informa que
los datos del bien han sido actualizados
correctamente.
Detalle Tcnico
Permite modificar los datos tcnicos registrados para cada uno de los correlativos
correspondientes al Tipo de Bien previamente seleccionado, a travs de la ventana (Figura
31) denominada Detalle Tcnico.
Debe tenerse en cuenta que los datos tcnicos varan de acuerdo al Tipo de Bien
seleccionado.
Figura 31
50
Restituir Alta
Permite modificar el Acto de Baja al seleccionar el botn restituir Alta, previamente ser
registrado en Bienes Activos. (Figura 32)
Restituir Alta
Figura 32
Imprimir Ficha
Permite visualizar e imprimir la ficha de datos (Figura 33) por cada uno de los correlativos
correspondientes al Tipo de Bien previamente seleccionado. La ficha de datos comprende
toda la informacin correspondiente al Bien seleccionado como son:
Ubicacin
Responsable
Datos generales
Datos tcnicos
Figura 33
51
Datos del
Bien
Datos de la
Disposicin
del Bien
Visualizacin de
datos tcnicos y
ficha de datos
Botn de
accin
Figura 34
Buscar
Realiza la bsqueda del Bien dado de Baja al cual se desea dar una Disposicin Final. La
bsqueda no permitir recuperar los datos en los siguientes casos: si el correlativo o el
cdigo interno del bien no existen, si se trata de un bien activo y si se trata de un bien con
acto de administracin. Segn sea el tipo de bsqueda, deber seguir los siguientes pasos:
Bsqueda por Cdigo Segn Catlogo
1. Se debe elegir el tipo de bien dado de Baja, haciendo click en el botn de seleccin,
aparecer una ventana (Figura 35) denominada Seleccin del tipo de Bien donde se
muestra la lista de Tipo de Bienes de Baja y de Bienes con Disposicin Final existentes,
lo cual nos permitir filtrar por nombre para una bsqueda ms rpida.
2. Se ingresa el correlativo que corresponde al bien que se quiere recuperar.
3. Finalmente se hace un click en el botn [Buscar] para recuperar los datos si es que el
bien puede ser recuperado o si existe.
52
Filtrado del
Tipo de Bien
Listado de
Bienes
Activos
registrados
Botones
de accin
Figura 35
53
Grabar
Graba o registra la informacin sobre el Acto de Disposicin de un Bien que previamente ha
sido dado de Baja. Para esto, deber seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar el correlativo correspondiente al Tipo de Bien dado de Baja.
2. Ingresar el Nmero de Resolucin de la Disposicin, la fecha de la Resolucin de
Disposicin y seleccionar el acto o destino final del Bien.
3. Finalmente haga un click en el botn [Grabar].
Mensajes al grabar el Acto de Disposicin del Bien
Mensaje de alerta, informa que el
usuario no ha digitado el Nmero de
Resolucin del Acto de Disposicin.
54
Salir
Cierra la ventana Acto de Disposicin.
Detalle Tcnico
Permite visualizar los datos tcnicos registrados por cada uno de los correlativos
correspondientes al Tipo de Bien previamente seleccionado, a travs de la ventana
denominada Detalle Tcnico. Debe tenerse en cuenta que los datos tcnicos varan de
acuerdo al Tipo de Bien seleccionado.
55
Restituir Baja
Permite modificar la Disposicin de Bienes al seleccionar el botn Restituir Baja, previamente
ser registrado en Baja de Bienes. (Figura 36)
Restituir Baja
Figura 36.
Imprimir Ficha
Permite visualizar e imprimir la ficha de datos por cada uno de los correlativos
correspondientes al Tipo de Bien previamente seleccionado. La ficha de datos comprende
toda la informacin correspondiente al Bien seleccionado (ubicacin, responsable, datos
generales y datos tcnicos). (Figura 37).
Despus del registro de los datos correspondientes a la Disposicin del Bien, esta ficha
incluir dichos datos.
Figura 37.
56
Bsqueda
de Bienes
Seleccin del
Tipo de Bien
a modificar
Figura 38
2
3
Se debe elegir el tipo de bien, haciendo click en el botn de seleccin, aparecer una
ventana (Figura 39) denominada Seleccin del tipo de Bien donde se muestra la lista
de Tipo de Bienes de Acto disposicin existentes, lo cual nos permitir filtrar por nombre
para una bsqueda ms rpida.
Se ingresa el correlativo que corresponde al bien que se quiere modificar.
Finalmente se hace un click en el botn [Buscar] para recuperar los datos si es que el
bien puede ser modificado o si existe.
57
Filtrado del
Tipo de Bien
Listado de
Bienes
Activos
registrados
Botones
de accin
Figura 39
58
IV. REPORTES
En este mdulo del SIMI, se encuentran una serie de reportes y/o listados agrupados de
acuerdo a la naturaleza de su informacin, los cuales muestran los datos registrados por la
Institucin con respecto a su inventario.
Los tipos de reportes agrupados con los que cuenta este aplicativo son los siguientes:
Botones de
accin
Seleccin del
Responsable,
Local y rea.
Figura 40
59
Botones
de accin
Seleccin
del Tipo de
Bien
Figura 41
Figura 42
Figura 43
60
4.3.2. Detallado
Esta subopcin muestra un listado detallado (Figura 44) de todos los Bienes Activos registrados
por la Institucin a travs del SIMI.
Figura 44
Seleccin
de tipo de
reporte
Parmetros
adicionales
Listado
resultado
de la
consulta
Figura 45
61
General
Por Tipo de Bien
Por Grupo Genrico - Clase
Por rea
Por Oficina
Seleccin
de tipo de
reporte
Parmetros
adicionales
Listado
resultado
de la
consulta
Figura 46
62
Figura 47
4.5.1.2. Detallado
Esta subopcin muestra un listado detallado (Figura 48) de todos los Bienes Activos con
Afectaciones en Uso registrados por la Institucin a travs del SIMI.
Figura 48
63
Seleccin
de tipo de
reporte
Parmetros
adicionales
Listado
resultado
de la
consulta
Figura 49
4.5.2. Arrendamiento
Esta opcin permite obtener una serie de reportes que contienen informacin correspondiente
a los Bienes Activos con Arrendamiento que registra la Institucin. Entre los reportes que esta
opcin agrupa se encuentran las siguientes:
General
Detallado
Otros Reportes
4.5.2.1. General
Esta subopcin muestra un listado general (Figura 50) de todos los Bienes Activos con
Arrendamiento registrados por la Institucin a travs del SIMI.
Figura 50
64
4.5.2.2. Detallado
Esta subopcin muestra un listado detallado (Figura 51) de todos los Bienes Activos con
Arrendamiento registrados por la Institucin a travs del SIMI.
Figura 51
Seleccin
de tipo de
reporte
Parmetros
adicionales
Listado
resultado
de la
consulta
Figura 52
65
Figura 53
4.5.3.2. Detallado
Esta subopcin muestra un listado detallado (Figura 54) de todos los Bienes Activos con Cesin
de Uso registrados por la Institucin a travs del SIMI.
Figura 54
66
Figura 55
Figura 56
67
4.6.2. Detallado
Esta subopcin muestra un listado detallado (Figura 57) de todos los Bienes dados de Baja
registrados por la Institucin a travs del SIMI.
Figura 57
4.6.3. Consolidado
Esta subopcin muestra un listado de consolidado (Figura 58) de todos los Bienes dados de
Baja registrados por la Institucin a travs del SIMI.
Figura 58
68
Seleccin
de tipo de
reporte
Parmetros
adicionales
Listado
resultado
de la
consulta
Figura 59
General
Detallado
Otros Reportes
4.7.1. General
Esta subopcin muestra un listado general (Figura 60) de todos los Bienes dados de Baja con
Actos de Disposicin registrados por la Institucin a travs del SIMI.
Figura 60
69
4.7.2. Detallado
Esta subopcin muestra un listado detallado (Figura 61) de todos los Bienes dados de Baja con
Actos de Disposicin registrados por la Institucin a travs del SIMI.
Figura 61
4.7.3. Consolidado
Esta subopcin muestra un listado de consolidado (Figura 62) de todos los Bienes dados de
Baja con Actos de Disposicin registrados por la Institucin a travs del SIMI.
Figura 62
70
Seleccin
de tipo de
reporte
Parmetros
adicionales
Listado
resultado
de la
consulta
Figura 63
Figura 64
71
4.8.1.2. Detallado
Esta subopcin muestra un listado detallado (Figura 65) de todos los Bienes Activos con
registrados por la Institucin a travs del SIMI.
Figura 65
Figura 66
72
Figura 67
Seleccin
de tipo de
reporte
Parmetros
adicionales
Listado
resultado
de la
consulta
Figura 68
4.11.1. General
Esta subopcin muestra un listado general (Figura 69) de toda la entidad del Personal,
registrados por la Institucin a travs del SIMI.
73
Ver Reporte
Figura 69
Figura 70
74
Figura 71
Figura 72
75
Figura 73
Figura 74
4.12. ESTADISTICAS
Esta permite obtener una serie de reportes estadsticos basados en la informacin registrada a
travs del SIMI.
Al hacer click sobre est opcin se presenta una ventana (Figura 75) denominada
Estadsticas en la cual se encuentran todos los tipos de reportes que se pueden obtener.
Para esto, primero debe seleccionar el tipo de reporte que se desea obtener y seguidamente
hacer un click al botn [Ver].
76
Figura 75
4.12.1. Generales
Bienes Activos:
Muestra un listado resumen (Figura 76) de Cantidad Total de Bienes Activos, Acto de
Administracin, Bienes conservacin, Bienes asegurados, Cuentas contables, Locales, de
reas, de Oficinas, etc.
Figura 76
77
Figura 77
Figura 78
Figura 79
78
Figura 80
Figura 81
79
Figura 82
Figura 83
Figura 84
80
Figura 85
Figura 86
Botones de
acceso
Figura 87
81
Botones de
exportacin
Figura 88
82
V. CATALOGO
En este mdulo del SIMI, se podr consultar, listar y actualizar los diferentes tipos de bienes
que se encuentran catalogados por la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales (SBN) a
travs del Catlogo Nacional de Bienes Muebles del Estado.
Las opciones que componen este mdulo son las siguientes:
Consulta de Catlogo
Listado de Bienes
Actualizacin de Catlogo
Seleccin
del tipo de
bsqueda
Botones
de accin
Listado de
bienes
catalogados
Figura 89
83
Buscar
Realiza la bsqueda y/o consulta en el Catlogo de Bienes. Segn sea el tipo de bsqueda,
deber seguir los siguientes pasos:
Bsqueda por Cdigo de Bien
1. Seleccionar el tipo de bsqueda por CODIGO.
2. Ingresar el cdigo de bien buscar.
3. Hacer un click en el botn [Buscar] para recuperar los datos si es que el cdigo del bien
existe.
Bsqueda por Denominacin de Bien
1. Seleccionar el tipo de bsqueda por DENOMINACION.
2. Ingresar el nombre o denominacin a buscar.
3. Hacer un click en el botn [Buscar] para recuperar los datos si es que la denominacin
del bien existe.
Bsqueda por Grupo Genrico
1. Seleccionar el tipo de bsqueda por GRUPO GENERICO.
2. Seleccionar el Grupo Genrico a buscar.
3. Hacer un click en el botn [Buscar] para recuperar los datos de los bienes
pertenecientes a dicho Grupo Genrico.
Cancelar
Cancela toda accin que se viene realizando en el momento y muestra nuevamente el
listado general del Catlogo de Bienes.
Salir
Cierra la ventana Consulta de Catlogo de Bienes .
84
Figura 90
Figura 91
Al ingresar a esta opcin se presenta una ventana (Figura 92) denominada Actualizando
Catlogo de Bienes, en la cual deber seleccionar la ruta origen donde se encuentra ubicado
el archivo origen denominado TipoBien.dbf a travs del botn [Archivo de Origen].
Posteriormente hacer un click al botn [Actualizar] para iniciar la actualizacin del Catlogo de
Bienes.
Ubicacin
del archivo
origen
Botones
de accin
Figura 92
85
86
VI. SERVICIOS
En este mdulo del SIMI, se agrupan una serie de servicios orientados a la administracin de la
Base de Datos, en lo que respecta al respaldo (seguridad) de la informacin que registra una
Entidad.
Para el funcionamiento correcto de estas opciones, es necesario que todas las sesiones de
trabajo (si se est trabajando en RED) estn cerradas y exista un nico usuario trabajando con
este software. Asimismo es necesario que los archivos Pkzip.exe y PkUnzip.exe se encuentren
ubicados en el directorio actual donde se ejecuta el aplicativo.
Pkzip.exe
Pkunzip.exe
Al momento de realizar la copia de seguridad tanto para la SBN, como para la propia Entidad,
hay que tener en cuenta aspectos sobre la ruta en que se va a almacenar la copia. El tamao
que debe haber entre / / debe ser como mximo de 8 caracteres. Si sobrepasa este tamao
no generar la copia de seguridad por propiedades restrictivas del Pkzip y Pkunzip que son
las aplicaciones que permiten la compresin del archivo.
Por Ejemplo:
Si Ud. guarda el archivo copia de seguridad en la siguiente ruta C:\SIMI\aplicativos\, no se
podr realizar en vista que la palabra aplicativos tiene 11 caracteres. Recuerde, el tamao de
la palabra entre / / debe ser como mximo de 8 caracteres.
Las opciones que componen este mdulo son las siguientes:
87
Seleccin de
ruta destino
donde se
generar el
archivo
Botones
de accin
Figura 93
88
Figura 94
Tipo de Archivo
DBF
DBF
CDX
DBF
CDX
DBF
CDX
DBF
CDX
DBF
CDX
DBF
CDX
Esta opcin permite generar una copia de las principales tablas de la Base de Datos del SIMI,
como medida de respaldo y seguridad de la informacin para la Entidad.
89
Figura 95
Figura 96
90
Figura 97
Tipo de Archivo
DBF
DBF
CDX
DBF
CDX
DBF
CDX
DBF
CDX
DBF
CDX
DBF
CDX
Al ingresar a esta opcin se presenta una ventana (Figura 98) denominada Restauracin de la
Base de Datos, en la cual deber seleccionar a travs del botn [Archivo de Origen] la ruta
origen donde se encuentra el archivo ZIP a restaurar. Posteriormente hacer un click al botn
[Restaurar] para iniciar la restauracin de la informacin del inventario de la Entidad.
91
Seleccin de la
ruta origen donde
se encuentra la
Base de Datos a
restaurar
Botones
de accin
Figura 98
Botn de
accin
Figura 99
92
Botn de
accin
Figura 100
Botn de
accin
Figura 101
93
VII. AYUDA
Este mdulo del SIMI, agrupa opciones complementarias y de orden o uso general en todo el
aplicativo.
Las opciones que componen este mdulo son las siguientes:
Figura 102
Figura 103
94
Esta opcin permite obtener informacin general (Figura 104) con respecto a cada una de las
opciones implementadas en el SIMI. Se puede acceder a la ayuda del SIMI en cualquier
momento oprimiendo la tecla de funcin <<F1>>.
Figura 104
Figura 105
7.5. SALIR
Esta opcin da por finalizada la sesin de trabajo en el SIMI y cierra el aplicativo. Asimismo,
esta opcin deber ser ejecutada cuando no exista ninguna ventana abierta en la Aplicacin.
95