SISTEMA DE INFORMACIN DEL PROGRAMA TODOS A APRENDER

PROCESO DE ASIGNACION DE AGENDA

TUTORIAL
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El Sistema de Informacin del Programa Todos Aprender (SIPTA) permitir efectuar de manera
eficiente, automtica y controlada, la labor de todos los actores, saber que actividades tiene que
realizar por medio de notificaciones de correo electrnico, realizar consultas totalmente
parametrizables y visualizar la informacin que requiera en cualquier dispositivo con acceso a
internet.
El siguiente flujograma describe de manera grfica, la dinmica del SIPTA.

A continuacin describiremos detalladamente las actividades establecidas en el flujograma para

el proceso de planeacin, desarrollo, acompaamiento a los establecimientos educativos. Es
importante tener en cuenta los roles (tutor, formador y validador documental) que ejecutan
cada una de las actividades.

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Contenido
1.

Planeacin de agenda para la visita a establecimiento educativo. ........................ 3

2.

Revisin de agenda para aprobacin o devolucin. ............................................... 6

3.

Registro de actividades en el Establecimiento Educativo y Legalizacin ............... 9

4.

Evaluacin y validacin de la documentacin para el pago. ................................ 11

Recomendaciones para tener en cuenta ...................................................................... 12

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1. Planeacin de agenda para la visita a establecimiento educativo.

En este punto el tutor diligencia toda la informacin de la agenda.

1.1. Objetivo General

acompaamiento.

: El tutor describe brevemente cul es el objetivo de la agenda de

1.2. Establecimiento Educativo

: En esta opcin, al seleccionar, se despliega un listado con
varios establecimientos educativos. El tutor selecciona solo uno.

1.3. Sede Educativa

:Se despliega un listado con una o varias sedes. El tutor selecciona las
sede o sedes (hasta cinco) por separado.

Los apartados marcados con asterisco son espacios de obligatorio diligenciamiento.

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1.4. Fecha Inicial Sede 1

1.5. Fecha Final Sede 1

: Fecha en la que el tutor inicia el acompaamiento.

: Fecha en la que el tutor finaliza el acompaamiento.

En caso de escoger varias sedes, el tutor selecciona la fecha inicial y final en cada sede. En
todo caso, el tutor tendr cinco dias (de lunes a viernes) para realizar su acompaamiento.
Para el diligenciamiento de la fecha, se debe anteponer para los dias y meses que tengan
un dgito, un cero (0), ejemplo: 02/03/2015.

1.6. Metodologia
: Se refiere a la forma como se va a realizar la visita, es decir si se har de
manera presencia o virtual. El tutor escoger alguna de las dos opciones.

1.7. Tipo de Acompaamiento

: Se despliega un listado con dos alternativas que son: Ciclo I
Primer Acompaamiento y Ciclo I Segundo Acompaamiento.

Cuando el tutor escoge la opcin Ciclo I-Primer Acompaamiento se despliega el siguiente

cuadro:

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Aqu el tutor escoge una o ms opciones; en caso de NO escoger ninguna de ellas, en el

momento de seleccionar la opcin guardar, el sistema le arrojar un mensaje informndole
que le hace falta diligenciar esta informacin.

Una vez se tenga todo diligenciado, el tutor selecciona la opcin guardar.

Despus de seleccionar la opcin guardar, el sistema arrojar el siguiente mensaje:

Si no est seguro de enviar la informacin, seleccione la opcin Cancelar. El sistema retornar

a la pantalla de diligenciamiento de agenda.
En caso de estar seguro de enviar la agenda seleccione la opcin Aceptar. El sistema informar
con el siguiente anuncio que efectivamente su agenda fue procesada.

Es de suma importancia tener en cuenta el nmero asignado a la agenda para efectos de

consultas, estado y seguimiento de la misma. Con este nmero se identificar la agenda hasta
el momento de su legalizacin.

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2. Revisin de agenda para aprobacin o devolucin.

Automticamente el formador recibir una notificacin por correo electrnico donde se le
informa de manera resumida los datos de la agenda que ingres el tutor, as:

Una vez el formador reciba y revise el correo, ingresar al sistema por medio del enlace web
que aparece al final del mensaje, con el fin de aprobar o rechazar la agenda creada por el tutor.
Cuando el formador ingrese al sistema se encuentra con la siguiente pantalla:

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Seleccione el nmero de la agenda y el sistema lo llevar al siguiente cuadro:

Luego de revisar la agenda, el formador diligenciar brevemente el espacio de comentario

haciendo una valoracin de la informacin registrada por el tutor.

Una vez genera el comentario, el formador selecciona la opcin si o no ante la aprobacin o

no de la agenda y finaliza con la opcin guardar.

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Posterior a ello el tutor recibe un correo electrnico en donde se le informa el estado en el que
qued la agenda, as:

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3. Registro de actividades en el Establecimiento Educativo y Legalizacin

Una vez el tutor es notificado de la aprobacin de la agenda por parte del formador, este
procede a realizar la visita segn acordado en la misma.
En caso contrario que la agenda no haya sido aprobada, tambin se le informara va correo
electrnico, para que el tutor vea los comentarios hechos por el formador y aplique las
correcciones sugeridas por l.

El tutor ingresa a la opcin Ver mis agendas.

Selecciona la agenda que quiere consultar

Una vez la seleccione aparecer toda la informacin de la agenda y su seguimiento:

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El tutor debe ingresar a la opcin

(agregar comentario) para hacer el registro de las
actividades realizadas en el establecimiento educativo y tambien se despliega un listado de cinco
(5) opciones que corresponden a los formatos que el tutor debe tener preparados para ser
cargados en el sistema. Estos documentos se constituyen en el soporte de la visita y por ende,
son requisitos indispensables para tramitar el reembolso respectivo.

Es de suma importancia que el tutor ingrese todos los formatos que son obligatorios, es decir los
que tienen
(asterisco). En caso de no ingresar la documentacin completa su liquidacin NO
se generar y su proceso de legalizacin de la agenda quedar detenido, hasta que complete la
documentacin.
Recuerde que se debe adjuntar nicamente los documentos de soporte de visita. En este sentido no debe
subir otro tipo de archivos: fotos, frisos, hojas en blanco, trabajos realizados por los docentes y
estudiantes.

Una vez ingrese toda la documentacin seleccione la opcin Aceptar.

Aparecer el siguiente

mensaje:

El tutor selecciona Aceptar.

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4. Evaluacin y validacin de la documentacin para el pago.

Cuando el formador ingrese a la plataforma encontrar la agenda con toda la documentacin
que carg el tutor as:

El Formador diligencia el espacio Acciones implementadas por el Tutor y Anlisis de la

documentacin por parte del Formador. Marca Si o No, dependiendo de si cada uno de ellos
cumple con lo requerido.

Posterior a ello, selecciona la opcin guardar y as en el caso de que las dos opciones
anteriores fueron seleccionadas que Si, el sistema enva la agenda al proceso de validacin de
documentos y reporte para el debido pago, en caso contrario devuelve la agenda al tutor para
que revise el comentario hecho por el formador y aplique las respectivas correcciones.

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Recomendaciones para tener en cuenta

Los tems donde se encuentren

(asterisco), son de obligatorio diligenciamiento.
Los campos que soliciten registrar fecha deben ingresar con el formato dd/mm/aaaa de lo
contrario el sistema no permitir guardar las agendas.
Tener en cuenta el nmero de agenda que arroja el sistema al momento de cerrar la
misma. Dado que sera importante para consultas futuras.
Si en algunos de los items diligenciados por el formador se establece No, el proceso se
devuelve al paso anterior y queda detenido hasta que el tutor realice los cambios
pertinentes.
Es importente tener en cuenta las politicas del programa Todos a Aprender para el
diligenciamineto de cada una de las agendas.

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