Los Siete Hbitos

para dirigir tu vida

Jose M Acosta

Time/system

Gracias por tu inters

En vir tud del acuerdo alcanzado entre Area Directivos

y Time/system ha sido posible la repr oduccin gratuita
de este magnfico m anual, sntesis de los hbitos bsicos
par a una buena or ganizacin del tiempo.
No hay ms secr etos!
Br evedad y claridad de conceptos, no debemos "perder
tiem po" con dem asiadas palabras.
S lo hay que tene r decisin y fuerza de voluntad para
lograr pronto grandes resultados.
Es tamos seguros que te ayudar en la or ganiz acinde
tu tiempo.
Buena suer te!
Oscar Vega a
Coordinador de

Este documen to po dr ser re produ ci do p arci almen te o e n su total ida d sin n ecesida d de
ser comu nicado al autor, siempre q ue se respe te integramente y sin aadi dos su conteni do
y ci ta ndo expresamente el o ri gen del mi smo.

Introduccin

El tiempo es el recurso ms importante;

quien no lo sabe administrar no sabe
administrar nada.
Peter Drucker

Est comprobado que solemos perder del orden de 3 horas

al da a causa de hbitos que resultan inadecuados. Estos
h b ito s n o s lo pro du ce n un ag obi o e n e l tr aba jo sin o
tambin afectan a la calid ad de nue stra vida.
C mo c ombatirlo s? Cul tivando siete hbitos adecu ados
constructivos que nos ayudarn a gestionar nuestro tiempo
y d ir ig i r n ue s tr as v id a s. So n f ci l es de a si m il ar p er o
aplicarlos requiere cierta disciplina. Sin embargo, una vez
c onve rtid os en h bi tos rind en divi dend os dura nte ao s.
S i ap li can do est os con se jos co nsi gu es l og rar ma s co n
men os esfuerzo y aumentar tu calidad de vida, habre mos
cumplido nuestra meta: ayudarte a alcanzar la tu ya .
David W.H. Teague

Time/system

Sumario

Hbito n 1
Decide adnde quieres ir

Hbito n 2
Decide qu debes hacer para llegar all

Hbito n 3
Comienza por lo ms importante

Hbito n 4
Asigna a cada cosa slo el tiempo justo.
Y delega!

10

Hbito n 5
Sigue tu programa

12

Hbito n 6
Concntrate en un solo asunto.
Y termnalo.

14

Hbito n 7
Hazte la vida ms fcil

16

Apndice

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Hbito n 1
Decide adnde quieres ir

Es decir, tus O bjetivos. Si no decides adnde quieres ir,

llegars a otro sitio que quizs no te guste.

Define, por escrito, de 5 a 9 objetivos. No ms, porque te

d i sp e rs a r a s; n i m e no s , po r q ue d e sc u id a r a s fa c e ta s
importantes

Time/system

P i e n sa e n T m i s m o, e n t u F a m i l ia y e n e l Tr a b a jo
(pre cisamente en este orden ) y fjate o bjetivos para c ada
uno. Sern tus aspiraciones a largo plazo.

Tus objetivos deben ser motivadores, claros, cuantificados,

con plazo, compatibles entre s y retadores pero alcanzables.

La eficacia
no es cuestin de reloj,
sino de brjula.
De saber adnde vas.

E sc rb el os y m ant en los a la v is ta: t e i ns pir ar n y te

guiarn.

A nte cad a si tua ci n nu eva o im pre vis ta qu e te p la nte e

d ud as de c m o r ea cc io na r, tu s o bj et ivo s te pe rm it ir n
r espo nde r de l mo do m s adec uad o. S ern tu nort e y tu
gua.

Time/system

Hbito n 2
Decide qu debes hacer
para llegar all

Recuerda: slo cosechars lo que siembres.

Desglosa tus objetivos en etapas (jalones) estableciendo

Proyectos (planes) para alcanzarlos.
Por escrito.

Time/system

A sum e q ue no pued es hac er todo cu ant o d ese ara s.

Eso te obliga a elegir. Tienes todo el tiempo que hay. Pero
slo son veinticuatro horas por jornada.

Comienza por el largo plazo. Luego el medio. Y finalmente

e l co r to ( l a s e ma n a) . C ua n ti fi c a. F ij a f ec ha s . As i gn a
mrgenes de seguridad para lo que tenga un plazo.

Si quieres que ocurra algo,

asgnale un tiempo.

Tu s p r o y ec t o s ( p l an e s ) s o n lo s e sl a b o ne s q ue t e
co nducirn hacia tus objetiv os. P orque las tar eas m s
grandes, al despiezarlas, se tornan asequibles.

Programa tiempo para pensar, para innovar, para formarte;

y para ti, para cuidar tu cuerpo y tu espritu. Ne cesitas un
tiempo personal, de descanso, de diversin.

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Hbito n 3
Comienza por lo ms importante
El 20% del tiempo de nuestras actividades produce el 80%
de nu estros resu ltados. Ident ifica ese 20% y cntra te en
l, empezando tan pronto como puedas con los Prximos
Pasos que te acercarn a l.
E vita la te ntac in d e a bor dar a nte s l o que e s c ort o,
cmodo, agradable o conocido. Es tentador porque suele
se r g ratifica nte. Pero tambi n suele ser poc o I mportante

Anticipa lo Importante antes de que se convierta en Urgente.

Adelntate a los problemas porque si llegan antes que t,
tendrn ventaja. Las urgencias malgastan el tiempo, suelen
co nducir a so luciones poco elegan tes y provo can es trs.

Time/system

Prioriza: lo importante, primero. Tu semana y tu jornada

deben estar presididas por lo importante.

Perder el tiempo
es hacer cosas
menos importantes
que las que podras hacer.

Dedica al menos dos tercios de tu tiempo a lo importante

q u e a n n o e s u r ge n te . P or q ue a s ev it ar s q ue s e
convierta en urgente y encontrars las mejores soluciones
para lo que verdaderamente importa.

Lo urgente
nos lleva al estrs;
lo importante,
a los objetivos.

Si lo importante es difcil o largo, aslate. Encirrate en

e l de sp ac ho o p i rd et e fu er a d e l s i es p re ci so . La s
inte rrupciones p ueden mu ltiplicar por 20 el tiempo que te
lleve una tarea.

Time/system

Hbito n 4
Asigna a cada cosa slo el tiempo justo.
Y delega!

Programa a cada tarea el tiempo adecuado y no ms. Si le

asignas poco te cogers los dedos: o te saldr mal o tendrs
que repetirla. Si le asignas demasiado, lo consumir. Pero
p ie nsa qu e t odo ll eva m s t iem po de lo que pa rec e a l
principio.
Busca la perfeccin en el conjunto y no en cada tarea.
El conjunto incluye lo econmico, lo social, lo afectivo...tu
vida.

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P ro gra ma el t ie mp o y n o l as ta re as . Y no lo a go te s,
porque debes contar con los imprevistos. No sabes cundo,
pero te llegarn y ocuparn mas de la mitad de tu jornada.

Busca la perfeccin
en el conjunto,
y no en cada tarea.
D ice e l refr n sa jn: Si lo quier es pr onto y bien hech o,
hazlo t mismo". Nada ms falso. Slo sera recomendable
s i tu vi era s u na s ol a co sa po r ha ce r. Apl ca lo sl o a lo
importante.
D el eg a tod o lo qu e pu ed as . P re g nta te s iem pr e qu
p uede s d eleg ar y a qui n. La nic a t rampa qu e p uede s
hacerle al tiempo es utilizar el tiempo ajeno. Debes hacerlo
para que tu equipo se desa rrolle y se motive, para liberar
t u tie mpo p ara c osa s m s imp orta nte s; pa ra qu e to dos
crezcis profesionalmente.
P ero rec uer da que de lega r n o e s a bdi car. E s p reci so
de finir clarame nte el re sultado a a lcanzar, info rmar a l os
i m p l i c a d o s, f o rm a r a l o t r o , d o t a rl o d e l o s r e c u r s o s
n eces ari os, mot ivar lo, con cede rle el der echo al err or, y
e stable cer contr oles para mante ner el ru mbo duran te e l
aprendizaje.
Y ten paci enci a. Dele gar es inv erti r. Los res ultad os se
obtienen despus. Con creces.

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Hbito n 5
Sigue tu programa

P repara un p rogram a de activ idade s pa ra cada s emana .

L os P r xi mo s Pa so s s er n l os q ue h ar n a va nz ar tu s
Proyectos (planes) y los que te llevarn da a da a alcanzar
tus Objetivos sistemticamente.
Inicia tu jornada de acuerdo con tu agenda. Mantenla a
la vista. Sig ue tu pro grama , salvo q ue te surj a algo m s
importante.

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A cta segn tu inic iativa, tu crite rio. Evita la reacci n

compulsiva a atender interrupciones, problemas o asuntos
impr evistos no prioritarios (c ortos, cmodos, urg entes...).
O a lo que te pide n los dem s. Acep ta un a in terr upci n
s lo cuan do enti endas q ue te res ulta de int ers (o e s tu
obligacin).
Aprende a decir que NO cuando sabes que es lo correcto.
S amable, pero no a costa de abandonar tus prioridades.
Colabora, pero sin abandonar tus propias responsabilidades:
s asertivo y decide, por ti mismo, tu comportamiento.
No lo dejes para luego. Como dice un viejo refrn ingls,
un da de estos no es ninguno de estos das.
N o p osponga s lo q ue es difcil o te des agrada, so bre
todo si es importante. Cuanto antes te lo quites de encima,
mejor te sentirs.

El estrs no lo causa
el trabajo realizado,
sino el pendiente.
De cide a tiemp o. Evi ta la tentacin de s eguir acopiando
m s infor macin en bu sca de lo seguro. A veces tendrs
q u e t om a r d e ci si o ne s c o n i n fo rm a ci n i ns u fi ci en t e, o
perders el tren.

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Hbito n 6
Concntrate en un solo asunto.
Y termnalo

N ues tra cu ltu ra sob rev alo ra el es fuer zo y la ac cin . La

p ers ona o cup ada s e sie nte im po rtan te. L a act ivid ad se
acaba convirtiendo en una trampa: se est tan enfrascado
e n l o qu e s e h ace qu e se ac aba olv ida ndo para qu s e
hace (objetivo).
Tu c on sci ent e s lo p ued e oc upa rse efi ca zme nte de u n
asunto a la vez. La dispersin lleva al estrs.

Cambiar de una tarea a otra

encarece los dos. Y las retrasa.

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Saltar de un asunto a o tro alarga el tiem po que ocupa

cada uno de ellos. La eficacia se consigue tra-bajando en
un asunto hasta donde se pueda, con olvido de lo dems.

No cuenta Lo que trabajas,

sino lo que terminas.
Manten un escritorio ordenado. Tu escritorio es un lugar
donde recibes, procesas y emites informacin. Slo debes
tener la referente al asunto en que trabajas y las
h errami entas de us o c otidia no. Los mo ntone s d e
documentos sobre tu mesa dificultarn tu concentracin y
slo contribuirn a producirte tambin estr s.
Si tocas un documento (papel o correo electrnico), pasa
a la accin: re suelve, reencamina, archiva o tira (envalo
a la papelera). Pero no lo dejes para ms tarde.
Evita las interrupciones. Alargan extraordinariame nte el
tiemp o preciso para re alizar una tarea. Acepta las menos
posibles y s asertivo: aprende a decir NO cuando lo que
ti enes en tre mano s es ms im portant e que el im previs to
que te surja.

Convierte en un hbito
el preguntarte
silo que vas a hacer es lo mejor
que puedes hacer ahora.

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Hbito n 7
Hazte la vida ms fcil
Tu tiempo es tu vida. Lo necesitas para todo lo que quieras
hacer o disfrutar. No lo malgastes.
Cuida tu cuerpo, que es tu herramienta bsica.
A lim ent o. Eje rci cio. D esc ans o. Tod o con dic ion a u n alt o
rendimiento.
C uida tu nim o, e s tu ene rga y tu fue rza. A pren de a
evitar las preocupaciones y el e strs: deterioran, cansan ,
deb ilita n. Equilibra tus interese s y tus responsabilida des:
tu mismo, tu familia y el trabajo.
Or ganzat e de bidame nte. Encont rars ms tiemp o pa ra
todo lo que te interesa. Logrars ms con menos esfuerzo.
Sentirs la satisfaccin de lograr lo que te propongas y la
confianza de tenerlo todo bajo control.

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Time/system

Ap yate en las mejores herram ientas de organizacin

y gestin. Hay varias y son com plementarias. Te ahorran
tiempo, liberan la mente y favorecen tu creatividad.
Las herramientas digitales (ordenad ores, agendas
e l e c t r n ic a s , te l f o n o s m v i l e s ) s o n c a d a v e z m s
sofisticadas: tamaos ms compactos, capacidad de datos
m ayor y m ejor conect ividad. Son idn eos para presentar
listados pequeos, no relacionados y que no requieren ser
compartidos con otros.
L as he rr am ien ta s d e pa pe l ( di eta ri os , a gen da s,
organizadores) tienen otras grandes ventajas. Los mejores
organizadores son idneos para aplicar da a da la gestin
po r objetivo s y par a a cumula r in formac in vital de forma
relacionada y compartible.
Y, po r lt im o, o jo c on l as la rg as j or na da s y e l es tr s
consiguiente! Sabes que no slo baja tu rendimiento, sino
que desaparecen habilidades que te son precisas:
creatividad, memoria, empata, capacidad para comunicar,
persuadir o negociar con otros, motivar a tu equipo, vender
ideas... busca la calidad en tu trabajo antes que la cantidad.
El uso eficaz de tu tie mpo te conducir al xito per sonal,
nico modo de que alcances la felicidad.
Recuerda que

una persona ms eficaz

es ms feliz.

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Time/system

Ti me/s yst em Inte rna tion al es lde r m undi al en

p lan ifica ci n y ge sti n d el tiem po. Ma s d e u n m ill n de
p rofes iona les d e todo el m undo han c ompr obad o que la
combinacin mtodo/herramienta de Time/system les facilita
sens iblemente dirigir s u vida. Los p roductos Time/sys te m
( o r ga n i z ad o r e s e n p ap e l , s o f tw a r e, Ti m eW a p) e s t n
diseados para ayudarte a alcanzar tus metas personales
y p rofesi onale s aplica ndo la G estin por Obj etivos e n la
forma ms intuitiva.
Adquirir los Siete Hbitos para dirigir tu vida requiere cierta
disciplina. El Organizador Time/system esta diseado para
fa cilita r el pro ceso . Te lo p resen tamos e n las s iguie ntes
pginas.

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Creacin
Jose M Acosta
Tel.: +34 91 350 1050
josemacosta@teleline.es

Produccin

Time/system
General Castaos ,11
28004 Madrid
Tel: 902 154 537
Fax: 902 154 823
www.timesystem-es.com

Edicin electrnica

Grupo Digisoft
Avda. Salamanca, 11
03005 Alicante
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Fax: 965 92 34 93
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