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DISEO

DE EVENTOS

Un evento

es una actividad especial que se


realiza en un lugar designado para el evento, ya sea
en un auditorio, sala de juntas, coliseo, saln
empresarial, saln de eventos, entre otras, para
celebrar un acontecimiento que implica
planear, organizar, controlar y por ultimo dirigir.

TIPOS DE EVENTOS

La palabra Evento significa


Acontecimiento o suceso imprevisto,
suceso imprevisto o de realizacin
contingente. A pesar de su significado, el
uso frecuente hizo que la Real Academia
aceptara la palabra Evento cuando
alguien se refiere a una reunin de
naturaleza variada, desde una fiesta, un
desfile, una convencin o una exposicin.

DIVISION DE LOS
EVENTOS Y SUS
CARACTERISTICAS
Este
mercado tiene 3 divisiones fundamentales, estas son:
Eventos Sociales, principalmente destinados a la diversin

de los invitados, se los puede realizar en salones, al aire libre, o


en la propia casa, decorando un ambiente agradable, acogedor y
cmodo para cada unos de los asistentes.

Eventos Corporativos, completamente encaminados a

vincular, incentivar, capacitar promover, promocionar, comunicar,


a las empresas con sus asociados, trabajadores, clientes y al
publico en general. Por su grado de complejidad requieren de
compaas con una mayor infraestructura tanto tcnica como
humana, que permita integrar todas las ramas audiovisuales para
hacer llegar su mensaje y/o producto a los asistentes del evento.

Eventos Pblicos y / o populares, mejor conocidos como

eventos masivos que en su mayora son Conciertos, festividades,


ferias, desfiles, concursos y eventos culturales.

CLASIFICACION DE LOS
EVENTOS
A la hora de planificar su evento y/o encontrar a la compaa que le ayudara con
el mismo, deber tener en cuenta el tipo de evento que se quiere. Por esto,
tendremos que separar la clasificacin del evento del tipo o temtica. Dndonos
as una mejor idea o clasificacin del mismo.
La primera clasificacin se encontrara dividida en:
Por su tamao: en pequeos, medianos, grandes y mega eventos.
Por el lugar de desarrollo: siendo estos lugar cerrado o al aire libre.
Por su tipo: Sociales, Masivos y/o Populares, Religiosos, Culturales, Deportivos,
Populares, Empresariales.
Dentro del tipo del evento, tenemos una subdivisin que nos detalla la temtica
del evento. Gracias a esta temtica y en combinacin de las 3 primeras
divisiones, podremos encontrar al tipo de compaa u organizadora de eventos
que podramos contratar para cada tipo de evento.

EVENTOS SOCIALES

Nacimientos.

Cumpleaos.

Casamientos.

Aniversarios.

Fiestas Benficas.

Desfiles.

Fiestas de Egresados.

Fiestas de Grupos de Pertenencia.

Fiestas de despedida.

Eventos infantiles.

Despedidas de solteros.

Fiestas de Reencuentros.

Fiestas de 15 y 18 aos.

Fiestas Comunitarias organizadas por Entidades Civiles.

Pequeas Sorpresas.

Fiestas de Fin de Ao.

Fiestas Privadas.

Da del Nio.

Fiestas Temticas (Halloween, Tropical, Disfraces, etc).

EVENTOS
EMPRESARIALES O
Ferias
Cumbres
CORPORATIVOS
Congresos.

Convenciones.

Exposiciones, tradeshows y Showrooms.

Seminarios.

Lanzamientos de productos.

Conferencias de Prensa.

Workshops.

Visita de Extranjeros a la Empresa.

Inauguraciones.

Aniversarios de Empresa.

Family Day.

Cenas de fin de ao.

Fiestas tema.

Desayunos, Almuerzos y Cenas de trabajo.

EVENTOS RELIGIOSOS .

ESTOS EVENTOS PUEDEN SER SOCIALES O PUBLICOS

Bautismo.

Comunin.

Casamiento.

Navidad.

Pascuas.

Jubileo.

Bar y Bat Mitzv.

Pesaj.

Januca.

Rosh Hashana - Iom Kipur.

Santoral.

Retiros Religiosos.

Convivencias.

Estadas de descanso.

Cursillos religiosos.

Captulos.

Campamentos religiosos.

Ceremonias religiosas (casamientos, bautismos, aniversarios).

EVENTOS ESCOLARES
ESTOS EVENTOS SON SOCIALES

Inicio de ciclo.

Cierre del ciclo.

Fiestas Patrias.

Torneos y Encuentros Deportivos.

Festivales.

Kemesses.

Ferias.

Certmenes.

Fiestas para recaudar fondos para viaje de egresados.

Reunin de ex-alumnos.

Aniversario de la Institucin.

Fiesta de Graduacin.

FESTEJOS POPULARES

ESTOS EVENTOS PUEDEN SER EMPRESARIALES Y PUBLICOS

Conciertos.

Festivales.

Concursos.

Desfiles

EVENTOS CULTURALES

ESTOS EVENTOS PUEDEN SER EMPRESARIALES Y PUBLICOS

Festivales.

Actos Culturales.

Conmemoraciones.

Cocktail.

Espectculos artsticos.

Muestras de arte.

Inauguraciones de Centros Culturales.

Fiestas de Colectividades.

Presentacin de un libro.

Presentacin de una Obra.

Exposiciones.

Congresos.

Ferias.

Concursos.

Mesas de debate.

EVENTOS DEPORTIVOS

ESTOS EVENTOS PUEDEN SER EMPRESARIAES Y PUBLICOS

Torneos.

Competencias.

Panamericanos.

Intercolegiales.

Campeonatos interempresarios.

Clases abiertas.

Mundiales.

EVENTOS POLITICOS

ESTOS EVENTOS PUEDEN SER EMPRESARIALES Y PUBLICOS

Lanzamiento de Campaa.

Nombramiento de Funcionarios.

Debates.

Congresos.

Cierre de campaa.

Reuniones de trabajo.

Desayuno, almuerzos y cenas proselitistas.

Eventos a beneficio.

Inauguraciones.

Firmas de Acuerdo.

Actos Conmemorativos.

Viajes polticos.

Recepciones diplomticas.

Distinciones.

Entrega de premios, diplomas.

Homenajes y Reconocimientos.

Cenas de Gala.

Conferencias de prensa.

AGENTES QUE INTERVIENEN EN UN EVENTO


ORGANIZADORES
Son las personas que se encargan de la organizacin, son los directos
responsables de la ejecucin del evento. Se constituye comits para alcanzar
el xito deseado.

CONFENCISTAS
Quienes tienen a su cargo la parte tcnica o acadmica.

PARTICIPANTES O INVITADOS
Quienes asisten como receptores y a quien van dirigidos todos los esfuerzos.
Asistentes e invitados

En un evento es muy importante tener en cuenta los


organizadores por que es un grupo de personas encargadas
de planear. dirigir, organizar y realizar el evento. Este grupo se
encuentra conformado por:

1.Coordinador general
2.
3.
4.
5.

Coordinador
Coordinador
Coordinador
Coordinador

administrativo
de servicios generales
de relaciones pblicas
de prensa ysecretaria

ETAPAS DEL EVENTO

ORGANIGRAMA: Toda estructura organizacional describe su


estructura en la cual especifica las redes de autoridad y toda
aquella comunicacin formal en la organizacin, se denomina un
organigrama.

ORGANIGRAMA DEL
EVENTO

COORDINADOR GENERAL

COMIT
FINANCIERO

COMIT
LOGISTICO

COMIT
RELACIONES
PUBLICAS

COMIT
ADMINISTRAD
OR

INTEGRANTES

INTEGRANTES

INTEGRANTE
S

INTEGRANTES

OBJETIVOS
GENERALES: Son todos aquellos que
se fundamenta a partir de un
esquema nico para todo el proceso
de desarrollo de eventos.
ESPECIFICOS: Son aquellos objetivos
apacibles en la realizacin y
elaboracin creados como base de
los generales para toma de
decisiones.

PERFIL DEL ORGANIZADOR DEL


EVENTO
FUNCIONES:

Participar en la planificacin, organizacin,


conduccin y evaluacin de programas de
relaciones pblicas internas y externas.

Proyectar con eficiencia la imagen de una


organizacin hacia sus diferentes pblicos
(personal interno, clientes, proveedores,
autoridades, etc.)

Planificar y gestionar organizaciones y


desarrollo de congresos festivales, ferias y
simposios, entre otros, en articulacin con
una estrategia de comunicacin empresarial
claramente definida.

COMIT DE FINANZAS

Para la ejecucin de todo evento se requieren


recursos econmicos y saber cmo distribuirlos de
acuerdo a las prioridades del objetivo escogido.

Funciones: Elaborar el presupuesto preliminar y el


definitivo.

Buscar recursos econmicos necesarios.

Abrir cuentas bancarias.

Mantener reuniones peridicas con el comit


organizador.

Establecer las prioridades de gastos.

Efectuar los pagos.

Llevar el balance detallado de los gastos efectuados

PERFIL DEL ORGANIZADOR DEL


EVENTO

Su perfil debe ser similar al de un coordinador general, con una


amplia experiencia en el mbito empresarial y social.

Debe tener habilidad para el manejo de personal.

Tener una mente innovadora y creativa para tomar decisiones.

Suministrar ideas productivas y tener capacidad coordinadora.

Debe ser metdico, pragmtico, detallista, flexible, organizado.

Tener sentido del humor.

Conocimientos de administracin e informtica.

Excelentes relaciones interpersonales

Aceptar la ejecucin de un evento requiere por parte de su


organizador, mayor profesionalismo. Este acontecimiento es nico
y en el mbito corporativo, puede reforzar o enaltecer la imagen de
una empresa.

Tal compromiso debe ser asumido solo por una persona que rena
determinadas caractersticas, que lo enmarquen dentro de lo que es
un verdadero Organizador de Eventos.

COMIT LOGISTICO

Se encarga de lo referente a la planificacin


y logstica de las actividades relacionadas
con la celebracin del evento.

Funciones: Reservacin del centro de


convenciones. Montaje de los salones.

Alquiler de equipos de sonido.

Alquiler de todos los equipos audiovisuales.

Reproduccin del material.

Organizacin y contratacin del personal


tcnico.

COMIT
DE RELACIONES PBLICAS
Sus funciones son:

Diseo y elaboracin del logotipo.

Diseo y elaboracin del afiche, los programas, folletos,


papelera especial, invitaciones, distintivos y todo lo
relacionado con impresos.

Promocin interna y externa.

Diseo y compra de todo el material promocional.

Elaboracin de las pancartas.

Planificacin y coordinacin del protocolo.

Coordinacin de informacin y entrevistas con los medios de


comunicacin.

Coordinar los programas especiales para el comit


organizador, los conferenciantes e invitados especiales.

Coordinar los actos de inauguracin y clausura. Elaborar los


instructivos.

COMIT
ADMINISTRADOR

Se encarga de administrar y manejar


todos los recursos humanos,
financieros y fsicos necesarios,
facilita los medios econmicos y
materiales y controla su adecuada
utilizacin.

Se ocupa del apoyo logstico en


generalpara el xito del evento.

Depende directamente del


DirectorGeneral.

PROTOCOLO DE EVENTO

CONCEPTO

CLASES DE PERIL DE LOS ASISTENTES

Eleccin del lugar de celebracin

En interiores o al exterior. Debe estudiar el espacio all en el que se va a celebrar. Ver como es de grande,
de ancho, si necesita decoracin como banderas, flores o alfombras.
Hacer una imagen mental de como queremos que sea y materializar esa idea poco a poco.

2- Invitados

Habr que hacer un clculo, lo ms aproximado posible del nmero de personas que van a asistir: desde los
asistentes ms importantes, hasta los camareros del coctl, pasando por los guardaespaldas, secretarios,
azafatas, consejeros, intrpretes, periodistas, pblico....
Todos merecern nuestra atencin.
Habr que planificar por dnde entrarn al acto, dnde debe sentarse el pblico, dnde deben ponerse las
cmaras, cules son las reas de seguridad, el aparcamiento, etc.
Aquellos invitados que revistan de una mayor categora deben ser recibidos a su llegada, atendidos durante
el acto y despedidos al final.
Si hay invitados que vienen de otras ciudades, habr que tener preparado y pagado hoteles y traslados. En
caso de que fuera necesario, tambin intrpretes y relaciones pblicas.

3- El discurso

Megafonas, tarimas, momento del discurso, agua, orden de intervencin.

4- La comida

Este apartado puede darse o no. Puede ser que el acto termine una vez finalizados los discursos o bien
puede ir acompaado de una comida o un coctel o una cena.
En ese caso, tendr que contratar los servicios pertinentes como camareros, cocineros, guardarropas,
mesas, sillas, manteles...( verprotocolo de mesa)

CRONOGRAMA DE
ACTIVIDADES

DIRECTRIS PARA ORGANIZACIN DE E


VENTOS EN LA UNIDAD ADMINISTRATIVA