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PLAN DE MONITOREO Y EVALUACIN (PME)


I.

INTRODUCCIN

I.1

Este documento describe el Plan de Monitoreo y Evaluacin (PM&E) del


Programa de Fortalecimiento de la Prevencin y Combate a la Corrupcin en la
Gestin Pblica Brasilera.

I.2

El Plan de Monitoreo y Evaluacin del Programa est conformado por un Sistema


de Monitoreo y un Plan de Evaluacin.

I.3

El Sistema de Monitoreo tiene como objetivo acompaar el comportamiento del


proceso de ejecucin con relacin a: (i) la solicitud y liberacin de los
desembolsos; (ii) la ejecucin de las actividades programadas; y (iii) la ejecucin
fsica y financiera de los Productos previstos.

I.4

El Plan de Evaluacin tiene como objetivo informar sobre el alcance de las metas
de resultados anuales y de impacto, medidos a partir del seguimiento a sus
respectivos indicadores. Tambin informa sobre el comportamiento de los riesgos
y las medidas de mitigacin, descriptos en la Matriz de Gestin de Riesgos del
Programa.

II.

SISTEMA DE MONITOREO DEL PROGRAMA

II.1El Sistema de Monitoreo del Programa estar conformado por los siguientes
instrumentos: (i) la Matriz de Resultados (MR); (ii) Informe de Seguimiento del
Progreso (PMR, por su sigla en ingls); (iii) el Plan Operativo Anual (POA); (iv)
el Plan de Adquisiciones (PA); (v) el Plan de Ejecucin del Proyecto (PEP); (vi)
reuniones de seguimiento; (vii) los informes semestrales de avance del programa;
y (viii) los estados financieros auditados. El prestatario y el Banco han acordado
en utilizar la MR y las actividades definidas en el PEP como el Sistema de
Monitoreo de la operacin. Se ha verificado que las fuentes y medidas para
recolectar datos (para resultados, productos y actividades) actualmente existen y
estn identificadas, sea para el organismo ejecutor o para el Banco.
II.2Los contenidos principales y caractersticas de cada uno de los instrumentos se
describen a continuacin:
a. Matriz de Resultados (MR): Se presenta como parte de la Propuesta de
Desarrollo de la Operacin (POD), se focaliza en los: (i) indicadores de
impacto y de resultados del programa con las respectivas lneas de base y
metas a alcanzar; y ii) productos para cada uno de los componentes. La

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MR es una herramienta fundamental para guiar la planificacin, monitoreo


y evaluacin del Programa. La informacin de la MR es la base de la
informacin contenida en el PMR, en el cual el Banco registrar los
avances fsicos y financieros, en el tiempo, del Programa; a fin de calcular
el ndice de Desempeo del mismo. Se recurrir a la Matriz de Resultados
en cada instancia de elaboracin del Plan Operativo Anual (POA), -el cual
se describe a continuacin-, y de diseo, seguimiento y evaluacin de un
componente, una lnea de accin o actividad especfica.
b. Informe de Seguimiento del Progreso (PMR): Este informe provee
informacin cuantitativa y cualitativa del desempeo de proyectos en
cuanto a productos entregados y resultados e impactos alcanzados. El
PMR integra la MR, el presupuesto o tabla de costos, y las proyecciones
de desembolsos definidas durante la fase de preparacin del proyecto. Esto
le permite al equipo de proyecto monitorear el progreso de los Productos y
Resultados definidos durante el diseo del proyecto. Los resultados sern
monitoreados en funcin de los trminos establecidos en el proyecto
(anualmente, a medio trmino y al cierre), mientras que los productos
sern monitoreados semestralmente durante la ejecucin.
d.

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e.

f. Plan Operativo Anual (POA): Este instrumento tiene como objetivo


presentar al BID una propuesta de plan anual para la ejecucin de las
acciones acordadas. El POA consolida todas las actividades que se
desarrollarn durante un determinado perodo de ejecucin, por Producto y
su cronograma fsico - financiero. El primer POA deber cubrir un perodo
de dieciocho meses, contados a partir de la firma del Contrato de
Prstamo. El siguiente POA abarcar el perodo inmediatamente posterior
a la primera revisin, hasta el 31 de diciembre del respectivo ao. A partir
de entonces sern presentados POAs por cada ao calendario (1 de enero
a 31 de diciembre). Este documento debe ser presentado al BID a ms
tardar el da 30 de noviembre del ao anterior a su vigencia.
g. Plan de Adquisiciones (PA): El equipo del Banco y el organismo ejecutor
han trabajado en la elaboracin de un PA que indica los tipos de
adquisicin, el mtodo de contratacin y el monto estimado y si se
requiere precalificacin. Esta labor incluye la elaboracin del PEP, el cual
establece un vnculo entre dicho documento y el plan de adquisicin, lo
cual contribuir en la mejora de la gestin de las adquisiciones. Los
procedimientos aplicados por el Banco para la revisin de las

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adquisiciones son ilustrados en los acuerdos y requisitos fiduciarios. El


organismo ejecutor deber actualizar el PA anualmente, coincidente con
las evaluaciones anuales previstas y junto con el POA, o cuando se
presenten cambios sustanciales, y siempre cubriendo los 12 meses
siguientes del perodo de ejecucin del programa. Cualquier propuesta de
revisin del PA debe ser presentada al Banco para su aprobacin. La
versin vigente del PA estar disponible en la pgina web del Banco y en
la de la CGU, una vez aprobada la operacin.
h. Plan de Ejecucin del Proyecto (PEP): enumera las contrataciones y las
ejecuciones que se van a realizar durante toda la operacin. El PEP
especifica los montos y los tiempos de los que se dispone para cada uno de
los productos y actividades del proyecto.
i. Reuniones de seguimiento: Por parte del Banco, la supervisin tcnica de
la ejecucin del programa estar a cargo de la Divisin de Capacidad
Institucional del Estado (ICS) con el apoyo de la Oficina de Adquisiciones
para Operaciones (PDP) y de la Representacin del Banco en Brasil
(CBR). En este sentido, se continuar contando con el apoyo tcnico del
equipo de proyecto de ICS encargado del diseo original del programa. Se
realizar anualmente una reunin de seguimiento conjunta entre el
organismo ejecutor y el Banco, donde se discutir: (i) el avance de las
actividades identificadas en el POA; (ii) el nivel de cumplimiento de los
indicadores establecidos en la Matriz de Resultados para cada
componente; y (iii) el POA para el ao siguiente y el PA para los prximos
12 meses.
j. Informes Semestrales de Avance: Este informe tiene como objetivo
presentar al BID los resultados alcanzados en la ejecucin del POA y del
PA, relacionados a los procesos de ejecucin y autorizacin de
desembolsos. El Informe de Avance correspondiente a la segunda mitad
del ao calendario deber presentar un resumen de los resultados
alcanzados por Componentes (parciales y totales, cuando sea el caso),
analizando tambin el grado de impacto o no impacto de los riesgos. Debe
presentar tambin una visin consolidada de las dificultades y lecciones
aprendidas, as como las conclusiones y recomendaciones destinadas a
retroalimentar el Programa. Estos informes debern ser presentados en un
plazo mximo de 30 das despus del final del semestre correspondiente.
k. Estados Financieros Auditados (EFAs): El Prestatario, a travs del
Organismo Ejecutor (OE), presentar al Banco, dentro del plazo de ciento
veinte (120) das siguientes al cierre de cada ejercicio econmico del OE y
durante el plazo para desembolsos del Financiamiento, los estados
financieros auditados del Programa, debidamente dictaminados por el
Tribunal de Cuentas de la Unin. El ltimo de estos informes ser
presentado dentro de los ciento veinte (120) das siguientes a la fecha

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estipulada para el ltimo desembolso del Financiamiento. Durante el plazo


para desembolsos del Financiamiento, dentro de los sesenta (60) das
siguientes a la fecha del vencimiento de cada semestre, el Prestatario, a
travs del OE, presentar al Banco informes financieros no auditados
sobre las actividades financiadas en el semestre anterior para los
componentes del Programa.
II.3Desde su inicio el Programa contar con seis Gerentes de Proyecto que
dependern directamente del Coordinador General del Programa y que tendrn
entre sus responsabilidades: (i) monitorear la ejecucin de todas las actividades
previstas en sus respectivas unidades, de acuerdo al PEP, al POA y documentos
afines; (ii) sealar las posibles desviaciones; (iii) presentar recomendaciones de
correccin; y, (iv) mantener a la Coordinacin informada de la ejecucin de la
operacin.
II.4Fuentes de Informacin. Se har uso de la informacin de la gestin e
administrativa e instrumentos que la propia Contralora General de la Unin
elabora y difunde, por ejemplo, Informes de Gestin de sus distintas reas,
Informes sobre el cumplimiento de las recomendaciones por parte de los gestores
pblicos, sistema de gestin de informaciones de la CGU. Asimismo, este sistema
de monitoreo se alimentar de informacin proveniente de las evaluaciones que se
detallan en este mismo documento.

III.

PLAN DE EVALUACIN DEL PROGRAMA

III.1
Para la formulacin de este Plan de Evaluacin se utiliz una
metodologa reflexiva que considera la situacin del sector antes del inicio del
Programa y despus de su ejecucin, con base en la informacin disponible en la
misma Contralora General de la Unin, as como de una serie de investigaciones
e informes realizados por otras instituciones de prestigio, a partir de los
instrumentos que se presentan a continuacin.
III.2
La Matriz de Resultados es un instrumento que sirve para monitorear la
ejecucin de la operacin; apoyar las diferentes evaluaciones del Programa; y
reportar el desempeo de su implementacin en el tiempo a travs del PMR. En
este sentido, la verificacin del cumplimiento de las metas en funcin de las lneas
de base, as como de los respectivos indicadores de Producto, Resultados e
Impacto que integran dicha Matriz ser parte del Plan Evaluacin que se presenta.
Esta Matriz define tres niveles de indicadores relacionados a metas y sus
respectivas lneas de base:
a.

Nivel 1 Impacto: En este nivel, la MR presenta el impacto esperado del Programa como
un todo, un indicador para medirlo, con su respectiva lnea base y una meta final. El Impacto
ser evaluado segn el calendario descrito en la misma MR.

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b.

Nivel 2 Resultados: En este nivel, la MR presenta la definicin de los resultados


planteados para el Programa como un todo, con sus correspondientes lneas de base y metas
finales. Los resultados sern evaluados de acuerdo con el calendario descripto en la misma
MR.

c.

Nivel 3 Productos: En este nivel, la MR presenta la definicin de una lnea de base, una
meta final y en determinados casos, metas intermedias, relacionadas con los productos a ser
financiados por el Programa, los cuales estn asociados a los componente. Los productos se
evaluarn de acuerdo a la periodicidad descripta en la MR.

III.3
Asimismo, se deber evaluar el cumplimiento de las metas que se
establecieron en el PEP y en los POA. Estas verificaciones se producen durante la
elaboracin del Informe de Revisin del Prstamo (LRR) y del Informe de
Terminacin del Programa (PCR).
III.4
Informe de Revisin del Prstamo (LRR): Este informe se presentar 18
meses despus del inicio del programa y ser preparado por el equipo de proyecto
del BID a partir de los informes semestrales de ejecucin de progreso, la Matriz
de Resultados y el PMR.
III.5
Informe de Terminacin del Programa (PCR): Este informe se presentar
90 das despus de la finalizacin del ltimo desembolso y se basar en los
informes semestrales de ejecucin, la MR, el PMR y los Estados Financieros
Auditados (EFAs), en los informes correspondientes a las evaluaciones intermedia
y final, y en los resultados de los talleres de evaluacin y posibles estudios,
investigaciones y otras acciones que se consideren pertinentes.
III.6
Adems de dichos documentos de evaluacin el Programa tiene previsto
realizar una evaluacin intermedia y una final que abarquen tanto los aspectos
tcnicos como los administrativos y financieros.
a. La evaluacin intermedia se realizar cuando se alcance por lo menos el 50%
de los desembolsos o hayan transcurrido dos aos y medio de la ejecucin, lo
que ocurra primero, y tiene como principales objetivos revisar el avance de
todas las actividades programadas para este momento, las posibles
desviaciones ocurridas y las causas de stas, y proponer medidas correctivas a
ser aplicadas, los productos intermedios generados, la ocurrencia de los
riesgos previstos en la Matriz de Gestin de Riesgos y la aplicacin de las
medidas para mitigarlos.
b. La evaluacin final se realizar cuando los desembolsos alcancen, al menos, el
90% del total y sus objetivos sern verificar el cumplimiento de las metas
previstas para cada uno de los resultados esperados y, en su caso, tambin para
el impacto de la operacin, la generacin de los productos por componente,
entre otros aspectos. Dicha evaluacin ser un insumo sustantivo para la
elaboracin del PCR e incluir un anlisis ex-post del costo-beneficio del
Programa.

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III.7
El OE contratar consultores externos para la realizacin de dichas
evaluaciones.
III.8

El Plan de Evaluacin considera tambin:


a. La realizacin de al menos tres encuestas de percepcin de los gestores
para dar seguimiento a la Lnea de Base de los Indicadores de Resultados,
en la MR, relativos a la mejora en la interaccin de los funcionarios de la
CGU con los gestores pblicos. Las encuestas se aplicarn a una muestra
estadsticamente igual a la empleada para el estudio de Lnea de Base de
2011; y se mantendrn las preguntas centrales del cuestionario empleado a
fin de asegurar su comparacin.
b. La realizacin de tres encuestas de clima organizacional al interior de la
CGU que permitirn acompaar y evaluar el cumplimiento de este
indicador previsto en la MR.
c. Desarrollo y aplicacin de una metodologa que permita dimensionar los
beneficios econmicos y no econmicos de las acciones de control de la
CGU, en el marco de este Programa, tomando en cuenta las experiencias
internacionales para este tipo de estimacin.
d. La realizacin de una Evaluacin de Impacto de las acciones de
capacitacin de los gobiernos municipales financiadas por el Programa, a
ser llevada a cabo con la utilizacin de grupos de control y de tratamiento.
La seleccin de los municipios que compondrn los dos grupos tomar en
cuenta el siguiente universo de municipios: (i) los municipios sorteados
para participar de las acciones de capacitacin, en el caso del grupo de
tratamiento; y (ii) los municipios que se hayan candidatado a participar de
las acciones de capacitacin y no hayan sido sorteados, para el grupo de
control. Los evaluadores definirn con la CGU criterios geogrficos y
econmicos que garantan la comparacin dos grupos a ser constituidos.

IV.

ARREGLO INSTITUCIONAL E INSTRUMENTOS DE PLANIFICACIN,


SEGUIMIENTO Y EVALUACIN
IV.1
El Anexo I presenta el arreglo institucional y describe las
responsabilidades de los involucrados en los procesos de planificacin,
seguimiento y evaluacin.
V. PRESUPUESTO PARA EL MONITOREO Y EVALUACIN

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5.1 Los nicos costos relacionados con la puesta en marcha de las diferentes
actividades previstas en el Sistema de Monitoreo seran los de las reuniones
anuales de seguimiento que coincidirn con las misiones de administracin y
supervisin, que sern cubiertos por el Banco; las auditoras que se aplican a los
estados financieros sern realizadas por el TCU, sin costos para el Programa; y
finalmente, los cargos de Gerentes de Proyecto sern ocupados por funcionarios
de la CGU y por lo tanto no tendrn impacto sobre el financiamiento. Los dems
documentos y actividades sern realizados por el mismo personal de la CGU.
5.2 En cuanto a las actividades de evaluacin se les asign un presupuesto de US$
15,000 para la evaluacin intermedia, US$ 30,000 para la final, que incluir el
anlisis ex-post del costo-beneficio del Programa, y US$ 70,000 para la
evaluacin de impacto de las acciones de capacitacin,
5.3 Las encuestas de interaccin con los gestores y la de clima organizacional que nos
permitirn verificar algunos indicadores de la MR del Programa sern realizadas
con la utilizacin de personal y recursos de la CGU, por lo que no se han
presupuestado recursos de financiamiento.

ANEXO I: Arreglos de Monitoreo y Evaluacin del Programa


Responsable

Atribuciones
Discutir y aprobar los Planes Operativos Anuales (POA) y los Planes de Adquisiciones (PA) para su remisin al BID.

Nivel Estratgico:
Comit de
Coordinacin
Estratgica (CCE)

Coordinador
General del
Programa

Periodicidad
Anual o cuando
necesario.

Discutir e aprobar los Informes de Ejecucin (semestrales) y, en su caso, proponer medidas correctivas que sern Semestral
presentadas al BID
Discutir y aprobar los trminos de referencia y los informes de las evaluaciones intermedia y final que se realizarn.

Una vez a los dos


aos de ejecucin y
otra al final.

Discutir y aprobar las informaciones para el LRR y para el PCR, a ser enviadas al BID

18 meses y al trmino
del Programa

Representar a la CGU frente al BID con respecto a todos los temas relacionados con la ejecucin del Programa

Continuo

asistir a las reuniones del CCE y coordinar la implementacin de sus decisiones

Continuo

supervisar las actividades en las unidades responsables de las acciones previstas en el Programa

Continuo

consolidar el POA, el PA y los informes de seguimiento y evaluacin a partir de la informacin generada por los Continuo
Gerentes de Proyecto de cada unidad,
coordinar la ejecucin de las actividades de compras y contrataciones, asegurando el cumplimiento de las polticas del Continuo
Banco, con el apoyo tcnico de un comit formado especficamente para la ejecucin del Programa
Efectuar los pagos relativos a todos los gastos incurridos con cargo al financiamiento (ordenador de gasto)

Continuo

Dar seguimiento a la Matriz de Resultados del Programa

Continuo

Revisar y someter los Informes de Ejecucin al CCE y, cuando necesario, proponer medidas correctivas.

Semestral

Responsable

Atribuciones

Periodicidad

Dar seguimiento a los riesgos del Programa y, en su caso, participar de su actualizacin y de la aplicacin del plan de Semestral y Eventual
mitigacin.

Especialista en
Monitoreo y
Evaluacin del
Programa (a ser
designado en el
equipo de la
SecretariaEjecutiva de la
CGU)

Facilitar al BID todos los registros administrativos, documentos legales, estadsticas e informacin de cualquier
naturaleza, necesarias para el proceso de seguimiento y evaluacin del Programa

Continuo

Implantar, mantener y actualizar el sistema de monitoreo con la respectiva base de datos del Programa,
especialmente en lo que se refiere a indicadores de resultado y de impacto e indicadores de ejecucin

Continuo

Coordinar con las unidades ejecutoras y/o supervisoras de Componentes y Lderes de proyectos/actividades, para
recolectar y analizar informacin sobre el avance de las acciones del Programa

Continuo

Observar desviaciones, retrasos y factores externos que afecten la ejecucin del Programa y proponer medidas Continuo
correctivas.
Apoyar la elaboracin de los Informes de Ejecucin.

Continuo

Dar seguimiento a la implementacin de las recomendaciones generadas por cada uno de los instrumentos de Continuo
evaluacin del Programa.
Apoyar a las reuniones internas de seguimiento y evaluacin del Programa y apoyar a las misiones de administracin Eventuales
del BID.
Mantener a la Coordinacin del Programa permanentemente informada de la marcha de la operacin, los posibles Eventuales
retrasos en la ejecucin de determinadas actividades, los obstculos encontrados y las medidas propuestas para su
superacin