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Importancia del Monitoreo en la Prevencin del Fraude

Podemos dividir al monitoreo en dos grandes categoras, previamente a analizar en mayor detalle
cada una de ellas:

Controles gerenciales

Verificaciones de auditora

Controles gerenciales
Los controles gerenciales, a su vez, pueden dividirse en dos subcategoras:

Monitoreo sobre las operaciones

Monitoreo sobre personas y conductas

Monitoreo sobre operaciones


Las operaciones inusuales o sospechosas de fraude difieren grandemente segn la naturaleza de
la organizacin de que se trate. Veamos algunos ejemplos:

En empresas manufactureras y comerciales: o Productos vendidos por debajo del precio


de compra, o del precio de compra ms un margen mnimo de rentabilidad previamente
establecida o Compras urgentes o Horas extraordinarias en exceso de un cierto lmite

En la operatoria de banca minorista, segmento de tarjetas de crdito: o Clientes con ms


de tres operaciones diarias en restaurantes o Carga de combustible en exceso de lo que
un vehculo particular puede recorrer diariamente

Monitoreo sobre personas y conductas


Esta categora es mucho ms subjetiva y debe ser manejada con el cuidado que las leyes y
regulaciones de cada pas impongan sobre la informacin personal. Este monitoreo apunta a
identificar tempranamente a los individuos que pueden, no solamente estar cometiendo fraude

actualmente, sino bajo una gran presin que los induzca a cometerlo en el futuro. Algunas de estas
situaciones son:

Evolucin patrimonial de los funcionarios clave. En muchos pases se exige a los


funcionarios de cierto rango y a aquellos involucrados en transacciones sensibles
(compradores), presentar anualmente una declaracin jurada patrimonial. El propsito de
esta declaracin jurada es permitir a la organizacin evaluar si el incremento patrimonial de
sus funcionarios condice con sus ingresos. Tambin, y recprocamente, si se est
produciendo un endeudamiento de tales funcionarios que pudiera colocarlos bajo presin
para cometer fraudes en el futuro

Ausencias frecuentes por enfermedades propias o de familiares. Tales ausencias pueden,


en principio, no deberse a enfermedades reales y revelar que el funcionario en cuestin
est usando tiempo pagado por la organizacin para propsitos no autorizados, lo cual
constituye de por s un fraude. Respecto de la presin para la comisin de fraudes futuros,
si las enfermedades son reales pueden ser de costoso tratamiento, y exigirles a los
funcionarios una considerable suma de dinero para su atencin. Otra alternativa es que las
enfermedades estn causadas por adicciones que tambin demandan mucho dinero para
su sostenimiento

Verificaciones de auditora interna y externa


La auditora interna es una segunda barrera frente al fraude, posterior a la primera que ha sido
establecida por la gerencia. Cuando la deteccin de indicadores de fraude es efectuada por los
auditores internos, la organizacin como tal an no ha fallado, pero la gerencia s. A efectos de
robustecer entonces el sistema de control interno, los auditores internos debern ejercer un rol
docente para explicar a la gerencia cuales son los factores que les han permitido detectar seales
de irregularidades (o ineficiencias, pero no es el propsito de este libro). La gerencia quedar
entonces facultada para atender estas situaciones en el futuro, pero a la vez comprometida con la
direccin superior de la organizacin para evitar la recurrencia de nuevas situaciones sospechosas
no detectadas
La auditora interna, por su parte, debe apuntar a un enfoque preventivo. En tal sentido, el
desarrollo de la informtica ha permitido establecer el llamado sistema de auditora continua,
consistente en desarrollar consultas o queries de auditora que detectan transacciones
sospechosas y disparan en consecuencia la ejecucin anticipada de auditoras. Tales consultas
son luego compartidas con la gerencia, quien puede tomar accin correctiva oportuna y permitir a
la auditora interna enfocarse en examinar la accin correctiva gerencial en lugar de emprender
una y otra vez revisiones anticipadas por el surgimiento de indicadores de transacciones
sospechosas
La auditora externa no forma parte de la estructura organizacional, y tampoco tiene por funcin la
deteccin y remediacin de ineficiencias e irregularidades. Por esta doble caracterstica, la

deteccin de posibles irregularidades por los auditores externos (la tercera barrera contra el
fraude), resulta preocupante para la organizacin. Indica que un tercero externo a la organizacin
ha detectado algo que no era motivo de su inters, y que la organizacin no ha podido hacerlo. De
todas formas, es preferible que el posible fraude sea detectado por el auditor externo antes de que
contine desarrollndose sin que la organizacin tome conocimiento de l.