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Sa EDICION REVISADA ¥ ACTUALIZADA Le flee Mu eletela CAPITULO 1 LAS ORGANIZACIONES Y SU ADMINISTRACION 1,1. INTRODUCCION Este capitulo contiane algunos conceptos que no son imprescindibles para lectura de los siguientes pero que pueden faciliiar su comprensién. Estd dedicado a las organizaciones (ersonas /uridicas) porque éstas rare- [mente pueden prescindir de los sistemas contables, Por supuesto, las personas isicas tambien podrian mantenerios, pero es muy raro que lo hagan. 1,2. LAS ORGANIZACIONES Las organizaciones surgen de agrupamientos de personas que procuran cb- uno 0 mas fines de diverso tipo (econémico, cultural, sanitario, etc.), En rigor, as organizaciones definen sus propics otjetives, que resuitan de objetivos particulares de sus integrantes y de su poder relativo para impo- 8 @ los demas. La complejidad creciente de la vida modema ha afectado la naturaleza, la Juridica, el tamafio y el manejo de las organizaciones. Es asi que: a) los elementos del contexto varian permanentemente, alectando el ac- clonar de las organizaciones que en él actuan; 4 CONTABILIDAD BASIC b) han aparecido organizaciones con muchos integrantes (1), en las cuz les: 1) su manejo no puede encararse en forma colactiva y debe dejars en manos de unos poses integrantes o de terceros; 2) los objetivos detinidos para la organizacién no satistacen a todo sus integrantes en igual medida; ¢) los gobiernos han ampliado su intervencién regulando algunos aspec tos del tuncionamiento de ciertas personas juridicas con vistas a la pre teccién de los interoses de quienes no intervionen diractamento en ¢ manejo. Estes y otras circunstancias hacen que el papel ds los sistemas de informe cién (del que la contabilidad forma parte) sea cada vez mas importante. Sin intentar un estudio protundo de la teoria de la organizacion podemos afi mar sin riesgo de equivocarnos que en cualquier organizacién (*) existen: a) un nimero de participantes que han contribuido a su formacién; b) uno o mas objetivos basicos; ¢) cierlas metas especificas que se derivan de los objetivos bésicos; @) cierfa actividad ejercida para lograr la consecucién de metas y objet vos, que puade estar a cargo de participantes de la organizacién o 6 tercerog; €) recursos con que debe contar la organizacién para el logro de sus fine, Son ejemplos de objetivos: a) 6n una empresa industrial y comercial 1) maximizar sus ganancias; 0 (si esto 9¢ mal visto por ol publica y ‘empresatio le importa); 2) obtener ganancias razonables junto con cierto reconocimiento de gente; o (si ganar es dificil); 3) sobrevivir hasta que lleguen tiempos mejores; b) en un hospital: dar la mejor atencidn sanitaria posible a muchas persi nas con los costes mas bajos que puedan lograrse: (1) A veces mille, como en el easo de alginos cubes depertvos, algunas cooperativas importa tes y las socledades cuyes actiones se cotizan en los mercados de valores. (2) Sea: una universidad, ts Iglesia Calica, una tlenda, e efécio, el estado en sentido ampli luna empresa que produce articlos para el hogar. un sanatorio o un cine-cub, GAP. 1 — LAS ORGANIZACIONES Y SU ADMINISTRACION 5 ¢) enuna cooperativa: lograr que sus socios obtengan determinados bie- Nes y servicios al costo mas bao posible (°) Digresién terminolégica: intluldos por bitliogratia italiana, algunos autores 8e han referido a este conjunto da elementos empleando el vocablo hacienda (+), dandole asi una connotacién més amplia que la establecida por la Real Acade- mia Espafiola, para quien hacienda es el cumulo de bienes y riguezas que uno tiene (°). En este libro evitaremos ese uso de la palabra hacienda, por conside- rarlo antojadizo y generador de contusiones. 1,3. OPERACIONES DE LAS ORGANIZACIONES Para alcanzar los objetivos establecidos (y las metas especificas derivedas de ellos), las organizaciones deben actuar. Asi, una empresa industrial y com cial desarralla generalmente las siguientes actividades, que conforman su ciclo operative. a) comprar materias primas y otros insumos; b) pagar las compras realizadas (este paso puede ser posterior); ©) transformar fos insumos y producir nuevos bienes; d) vender los dienes producidos; 8) cobrar las ventas efectuadas. Dada la dinamica de la actuacion de cada empresa, los ciclos operatives se superponen permanentemente (no se espera a que termine uno para empezar con el siguiente). La durecién especifica de cada ciclo depende, entre otros factores, del ti- po de actividad y del ramo de actuacién de la empresa. Puede durar muy po- 0, como en el caso da la produccién y venta de helados, o muchos afios, co- mo ocurre en una bodega que elabora vinos afejados o en una plantacién fo- restal. Por otra parte, las empresas que diversifican actividades tienen diversos (9) El ejemplo responde a la imagen ideal de una cooparativa. Enos hechos, hay quienes distrs- zan de cooperativas 8 veedaderas sociedades comercialas (@) Ver, por ejemplo: AREVALO, ALBERTO, Elenentes de contebilided general fable, Buenos Alres, 1978, pag. 13. (5) REAL ACADEMIA ESPAROLA, Diccionario de la Lengua Espefola, Vigésima Edicién, Mediid, 1964, ps. 718, acepcion 2 didn. Ediciones Seleccién Con- CONTABILIDAD Ciclos operatives. Acotemos, finalmente, que la duracién de los ciclos oper ves puede variar en el tiempo de acuerdo con la situacién del contexto (*). 1,4. RECURSOS DE LAS ORGANIZACIONES Las orgenizeciones necesitan elementos que: 4) les permitan efectuar las actividades especificas necesarias para ci plir con sus actividades; b) le brinden una estructura permanente que sirva de base y facilite dichas. actividades. Los primeros son recursos de répida mouilidad, que pueden incluit: a) @1 dinero (moneda nacional 0 extranjera) en efectivo 0 depositado er bancos (’); 4) los Insumos empleados pata producir los bienas 0 servicios cuya ta o prestacién hace al fin basico de la organizacién (materias primas, materiales); ©) los bienes en proceso de produceién; | 4) los bienes terminados y istos para la vonta, asi como los adgulridos pa ‘a SU rovente en el mismo estado; ! 8) los importes a cobrar surgidos de la venta de mercaderias o servicios, ‘cuando ésta es a crédito (*); 1) Jos bienes en|os que pudieran haberse invertido transitorlamente los ex- cedentes temporarios de efectiva (bienes de facil comercializacién en bolsas 0 mercados, depésitos a corto plazo, etc.). Mas permanentes son los recursos humanos (el plantel directivo y laboral | encargado de llevar a cabo las actividades del ente) y los bienes (en muchos ca- sos de elevado valor) que no estan destinados a la venta pero cuya tenenciaes para poder operar. Ejemplos: @) a8 auificios (de propiedad del ente) donde se llevan a cabo las activi- dades de produccién, comercializacién y administracién; | (6) Por ejemplo, sifuers nacesario extender ios plazos de cabranza a los clientes, (7) En este libro, usamcs la palabra 0.eon su sentido légieo Jnctutvo, que on algunos ‘extos se express ya (8) Por sjemplo: 2 ser pagac toe © variabiee, Jes teinta dias de a fecha ce In venta o en cuotes de importes CAP. 1 — LAS ORGANIZACIONES Y SU ADMINISTRAGION 7 GAP 1— IAS ORGANIZAGIONES Y SUADMINISTRAGION b)_ 10s equipos, las maquinas y otros elementos utiizados en el proceso pro- ductive; ¢) el mobiliario necesario pars la ejecucién de labores comerciales y ad- ministrativas (escritorios, vitrinas, ordenadores, etc.); d) los derechos exclusives al uso de determinados procesos industriales (patentes de invencién) o nombres (marcas comerciales); ©) clettos intangibles come el prestigio iogrado por la empresa y/o sus pro- ductos, la clientela obtenida, etc.; 1) las participaciones oermanentes en otros entes cuya actividad esta in- tegrada con la de la organizacién (*), Hay también recursos afectados permanentemente a actividades secunda- tlas, como un inmueble mantenido por una. empresa industrial para su alquiler @ terceros. Claro esta que el hecho de que la actividad sea secundaria no sig- nilica que esté desvinculada del objetivo principal de la organizacion (en el ca- So, e inmueble podria ser mantenido porque su alquilar ayuda a alcanzar el ob- jetivo amplio de obtener ganancias). No deben confundirse los recursos de la organizacién con los de sus inte- ‘grantes. Evitar la eonfusién ee fécil en los entes sin fines de lucroy en las em- presas organizadas juridicamente bajo alguna forma societaria. En los casos de Regocics personales con un unico duefo, el patrimonio afectado a la empresa debe diferenciarse de sus bienes personales. Asi, podrd evaluarse ol rendimien to de ese negocio como una entidad distinta a su duefio, La valuacién de los recursos es uno de los problemas basicos de la conta- bllidad y tiene que ver con ia naluraleza de los bienes y el grado de diticultad de la tarea de asignarles valores, Este tema serd retomado en el cap. 4. 1,5. FUENTES DE LOS RECURSOS. Los recursos empleados por una organizacién pusden tener diversas fuen- tes de financiacién, como por ejemplo: a) aportes de los propietarios, como en el caso de una maquina pagada on dinero aportado por los integrantes de una sociedad de responsa- bilidad limitada; b) erédito otorgado por el vendedor del recursa: es el caso en que se ad- quieren materias primas a ser pagadas al proveedor a los treinta dias {@) Ejemplo: on ol caso de una empress procuctora de prendas depottvaa, su partcipacién eoclox aria en oira empress que tiene @ au cargo le comercalizacion exclusiva de su produecion, CONTABILIDAD BASICA de la fecha de su entrega, se encuentre la deuda documentada o no por medio de pagarés e) crédito otorgado por otros terceros. @ diferencia del caso anterior, la nanciacién no esié espectticament referida a un bien ("°) sino que el dinero se obtiene en préstamo y puede destinarse a Incrementar cua- lesquiera de los recursos necesarios (""); @) e/resuitado de las propias operaciones del enie, cuando genera fondos utilizables para adquiir bienes. Los conceptos enunciados en los ines. b) y ¢) implican obligaciones (pasi- ve9) dol onto. ‘Aigunas fuentes de financiacién son transitorias: ocurre con las obligacio- nes que se contraen y cancelan en periodos reducidos, normalmente por la ad- quisicion de mercaderias, Otras fuentes son esiables. Asi sucede con: 2) los aportes etectuados por los propietarios en forma explicita oa través de la reinversion de parte de las ganancias obtenidas; 'b) los préstamos a largo plazo que puedan obtenerse para financiar en for- ma global la adquisicion de varios bienes. Salvo en casos excepcionales, no es posible vincular los recursos con las fuentes de su financiacién, En general, la corralacién sdlo puede darse en tér- minos globales como éstos: /as recursos fueron financiados en un 70% con prés- lamos de terceras, en un 10% con aportes de los propietarios y en un 20% a tra- vés de Ia reinversién de ganancias. Tal como sucede con los recursos, no deben contundirse las deudas de una organizacién con las de sus integrantes. 1,6. LA ADMINISTRACION La administraciénintenta combinar los recursos de la organizacién de la ma- nera que mejor satisiaga el cumplimiento de sus fines y los objetivos particula- (10) Ejemple de excepcién a esta regia: determinados préstamcs de organismos interhactsnales do orkito como el BANCO INTERAMERICANO DE DESARRGLLO deben ser aplicados a la roalize- cién da cleras inversiones espacitica, (11) Por ejemplo, de un préstame ractide podsla destinarse ol 40% « mereaderias, el 30% a instalar un nieve mostradory refecclonar el focal {ar la consesion de mayores plazos a fos cleriee con el objetivo de incremantar les veriaa y fa incrementar et electivo para afvontar obigaciones de préximo vencimisnto. CAP. 1 — LAS ORGANIZACIONES Y SU ADMINISTRACION 9 res de sus integrantes ('2), En el caso de las empreses, se espera que la edmi- nistracién coadyuve a la obtencién de ganancias que contormen a sus propie~ tarios. Dado al propésito de esta obra, de los miltiples aspectos que tiene la ad- ministracién nos interesan especialmente ios relacionados con la toma de deci- slones y el control, por ser éstas las actividades que més ponen en evidencia la utilidad de fos sistemas contables. 1,7. EL PROCESO DECISORIO EI manejo de un ente implica la realizacién continua de las siguientes ac- tividades: a) detectar situaciones que requieren la adopcién de alguna decisién; b) identificar los principales cursos posibles de accién (".), incluyendo (en ssituaciones extraordinarias) la posible cesacién de actividades o el cam- bio de objetivos © metas; c) evaluarlos efectos esperados de cada uno de los cursos de accién iden- tificados en el paso anterior (*); d) seleccionar un curso de accién, que puede consistir tanto en hacer al- go como en no hacer nada ("*); fe) actuar de acuerdo con lo oportunamente decidido; f)captar jos resultados reales de lo actuado; @) comparar los resultados reales con los esperades, establecer si hubo dasviaciones importantes 0 no y, en caso afirmativo: 1) analizar sus causas; |12) Las caractetzaciones te aominisracién, contro, informacion del proceso decisoroy de otros _conceptos que aparecen er los § 1,0, sts. ne pretanden ser compisas sino tan 36a serve pave une ‘mejor conprensién de las funelanes del stoma consable. Sabre cada uno de los temas indicados hay umeroses obias especiticas que Jos lacioresInteresades pueden consul 18) Decimos /os princinaies porque hay casos en que el andlisis de los sosibles {esos cursos alternatives de accién no podria completerse dentro del lapso dispenis! tinto, como en el cago en que s@ cabe far una tasa de interés), (14) Para esto so necesitan mecanismos ds porderacién, procedimientos para car consideraciée las incertidumbres y pautas rara comparar los posibles resultados de ls distintos cursos de acci6n. (15) Algunas decisiores ce rutin pueden automatizarse y computadorzaise. 10 CONTABILIDAD BASICA 2) tenerlas en cuenta cuando devan tomarse nuevas decisiones. La ilustracién 1,1 resume gréficamente lo recign expuesto. FIJACION DE OBJETIVOS Y METAS COMIENZO DE LA ACTIVIDAD TOMA DE DECISIONES Detectar necesidades Generar 0 detectar alternativas Evaluar posibles electos Seleccionar curso de accién J ACCION CONTEXTO Datos Hechos Te | RESULTADOS! CONTROL Cay ssultados Eas Comparar con lo planeado Detectar y analizar desviaciones importantes Informar GAP. 1 — LAS ORGANIZACIONES Y SU ADMINISTRACION. 14 : 1,8. EL CONTROL DE GESTION La funcién directiva de contro/arincluye la medicién y evaluacién del cum- limiento de los objetivos, metas y planes de la organizacién. Se trata de ar Hizar las consecuencias de tes acciones y de los hechos dal contexto para de- pease ‘cuando, dénde, cémo y por qué se produjeron desviaciones respecto de previsto. El andlisis de les desviaciones destavorables producidas deberia permttir: a) tomar las medidas correctivas para evitar su repeticidrien el futuro; o b) corregir los planes cel ente, si las desviaciones evidencian errores en la etapa de planeamiento; ‘¢) llegado el caso, evaluar si las metas y los objetivos establecidos son re- almente alcanzables y si puede ser aconsejable discontinuar la activi- dad del ente, Cuando las desviaciones son favorables, el andlisis de sus causas puede Ait como base para él estudio de su aprovechamiento en otras operaciones fa modificar los planes oporlunamente efectuados. Es decir que los tres aspectos de este proceso de control son: 2) vigilar el tunctonamiento de les actividades (normaimente por compara- cién con planes u objetivos); b) detectar y sefialar las desviacionas importantes que se produzcan: ¢) anelizar e informar sus causas. Y, como aparece ena ilustracién 1,1, el proceso de contro! lleva a nuevas tomas de decisiones, realimentando el circuita foma de decisiones-accién-con- trol “st “19. LA INFORMACION, ASPECTO CLAVE DE LA DECISION En los desarrolios anteriores nos referimos a la Informacién: 8) como elemento imprescindible para el planeamiento y la toma de deci- ‘siones (informaciones sobre variables controlables, recursos, etc.); y __b) como producto del proceso de control de gesticn (informacién sobre las desviaciones respecto de lo programado que a su vez es empleada pa- ta tomar nuevas decisiones), __ Es decir que la informacién juega un papel esencial en la gostién admin Arativa. Para tomar buenas decisiones hay que tener buena informacion. A es- tos efectos, puede considerarse que la informacién es un conocimiento presen- 12 CONTABILIDAD BASICA tado bajo une forma comunicable y que es util para la toma de decisiones, lo que implica que debe disminuir fa incertidumore. La Informacién nesesaria para tomar determinadas decisionse puede roto: firse tanto al ente que debe decidir come al contexto. La ilustracién 1,2 mues: tra algunos elempios de informaciones necesailas para el proceso decisorio, que se han clasificado 4) infornacién patrimonial (sobre los recursos y obligaciones del ente); b) otra informacién. Como veremos a lo largo de esta obra, la informacidn patrimonial deberia sutgit del sistema contable. 1,10, EL CONTROL PATRIMONIAL Ademés de los controles oe gestidn (sobre las consecuencias de fas deci- siones de los administradores) hay otros que apuntan a la vigllancia sobre los recursos y obligaciones de la sociedad, Incluyendo a los que no son objeto de la toma de decisiones (contral patrimonia). Asi, una organizacién necesita co- nocer, en cualauler momento y con un grado razonable de aproximacién a la re- alidad: a) el monto del etectvo que daberia encontrarse en la caja; 'b) tas unidades de cada mercaderia que deberian hallarse en cada uno de Jos depésitos propios; c) el detalle de las maquinarias que forman parte de los recursos perm nentes de la organizacién, 'd) oe bienes (de cualquier tipe) que ee encusntren en podar de terceros. Esta funcién de control es también aplicable a los bienes da terceros cue pueden encontrarse en poder dal ante, cue son susceptibles de extravio, robo 6 dastruccién, hechos que pueden generar obligaciones al tenedor. Son ejam- plos de estos bienes: a) las mercaderias recibidas para su venta en consignacién; b) matrices recibidas de un cliente que se emplean para la produccién de determinadas piezas que le son vendidas; ©) materias primas recibidas para realizar trabajos por el sistema de /as- son, ‘También esta informacién deberla ser proporcionada por el sistema conta: ble. CAP. 1 — LAS ORGANIZACIONES Y SU ADMINISTRACION 13 Por supuesto, los comtoles patrimoniales también pueden motivar decisio- ‘nes (ejemplo: investigar un faltante de mercaderias), Pa —invonuncion necesana PO eat = eae fea | PATRINON [ ietcoaihs OTRASa era Cape | toned | Faw | Season te mendntn materias contado oa disponibles: primas crédito Descuentos ofrecidos por Deuda actual pago inmediaty con el proveedor Margen ro utlizado del crédito con el proveedor ‘Tasa de interés de mercado ase de iflaciin esperada tres compromisos asumnidos Transformacién | Cantidad a | Bienes en Pedidos de clientes de tienes prodcir cexistoncia Pendientes de cumplimiento Demands estinada Capacidad de produccién de la Fabrica Fiiacién de | Precios Fondos Condiciones fiadas por la condiciones dieponibles | competencia de ventas Plazos Cuentas a Gompromisos asumidos Intereses cobrar asa de interés de mercado Otergamiento | Cuontas a de descuentos| pagar asa de inflacién esperada Requerimiento | Vender ono | Sado de las | Lime de crécto olorgato. de compra a | vender cuentas del crécito por cliente Cumplimiento del cliente parte de un ‘con sus obligaciones. lionte Condiciones de venta fladas 1,2. Ejemplos de intormacién necesaria para el proceso decisorio 14 CONTABILIDAD BASICA 1,11. EL PAPEL DE LA CONTABILIDAD De lo antes expuesto, surge que la contabilidad integra ol sistema de formacién de una organizacién y brinda informacion util para la toma de deci- siones y el control patrimonial. En los proximos capitulos profundizaremos este concepto. 1,12. RESUMEN Para lograr determinados fines, los seres humans se agrupan en organi- zaciones, entes que se fijan uno més objetivos bésicos, asi como ciertas me- tas especificas que derivan de ellos, ejercen cierta actividad para lograr tales objetivos y metas y requieren el empleo de determinados recursos. Asi, en una empresa industrial y comercial, gs actividades que conforman su cich aperativa incluyen la compra de insumos, su pago, su transformacin en nuevos productos, la venta de éstos y el cobro de las ventas efectuadas. Para realizar sus operaciones, las organizaciones se valen de recursos, al- unos de los cuales son de répida movilidad (el efectivo, las existencias de sumosyy productos, las cuentas a cobrar y las colocaciones temporarias de fon- dos) mientras que otros tienen cardcler parmanente (actives fijos, bienes intan- gibles, inversiones permanentes). Los recursos mencionados pueden financiarse con aportes de los propie- tafios, asumiendo obligaciones con terceros o madiante la reinversién de ga- nencias. No deben contundirse los recursos y las obligaciones de una organizacién con los de sus integrantes. La administracion intenta combinar los recursos de la organizacién para lo- cgrar sus fine La gestién administrativa incluye la toma de decisiones, la ejecucién de lo decidido y e! control de los resultados provacadios por la accién y por los he- ‘hos del contexto. El proceso decisorio se esquematiza en la ilustracién 1,1 La informacién juega un papel esencial en la gestién administrative. Es un elemento imprescindible para el planeamiento y la toma de decisiones (ver ejem- plos en la ilustracién 1,2) y también una salida dal proceso de control de ges- tidn (Informacién sobre las desviaciones respecto de lo programado que 4 su vez 6s empleada para tomar nuevas decisicnes). El sistema contable deberia proporcionar la informacién para latoma dede- cisiones que se retiere a lcs recursos y obligaciones del ente y ademas faci- Iitar su control. LAS ORGANIZACIONES Y SU ADMINISTRACION. 15 1,13. PREGUNTAS Y EJERCICIOS 1, Indique si las siguientes afirmaciones son correctas o incorrectas. Pas que una aseveracién sea correcta debe serlo totalmente. ) Los objetivos de las organizaciones son los de sus participantes, b) Lacontabilidad puede encontrar campo de aplicacién no sélo en las ‘emprecas sino en otras organizaciones. ¢) Con el transcurso del tiempo, los gobiernos fueron aumentando las regulaciones sobre aspectos del funcionamiento de diversos tipos de organizaciones. 4) Toda moditicacion en los recursos de una empresa va acompafia- da por una modificacién de sus obligaciones. e) Decidir implica escoger una alternativa de un ment preexistente, f) Cuanto mejor sea la calidad de la informacién obtenida, mejores de- cisiones podran tomarss. g) Dada una desviacién negativa con respecto alo pianeado, debe mo- ficaree la conducta futura de ‘a organizacién. 2. nuncio los pasos basicos que conforman el ciclo aperativo de una em- presa con actividad exclusivamente comercial. 3. Enumere los recursos de répida movilidad que deberia poser como mi- 10 una empresa que se edica a la compraventa de repuestos para automotores. 4. Empleando dnicamante las pautas expuestas en este capitulo, clasifi- que los siguientes recursos y fuantes dela misma empresa referida en el planteo anterior: a) esianterias para almacenar los repuestos; b) computador empleado para llevar le contabilida c) cuenta a cobrar al cliente RAUL LOPEZ por venta de repuestos; )_titulos publicos adquiridos con un exceso temporario de fondes que eran vendidos en los préximos dias; e) aporte de los accicnistas; f) préstamo obtenido del BANCO BARRIAL a seis meses de plazo; 9) cuenta a pagar al proveedor VOLTA AUTOMOTORES S.A. por la compra de repuestos. 5. Enuncie los pasos tipicos del proceso decisorio. 16 CONTABILIDAD BASICA Explique la relacién entre toma de decisiones, control y contabilidad. Enuncie la relacién entre el sistema de informaciones de un ente sin fi- nes de lucro y su contabilidad. 8, Explique la diferencia (de objetos) entre contro/ de gestiény control pa- trimonial, 8. Presente una lista de informaciones necesarias para decidir sobre ol im- porte que una organizacién podria invertir transitoriamente en coloca- Clones @ no més de treinta dias de plazo. 1,14. SOLUCIONES PROPUESTAS A LAS PREGUNTAS Y EJERCICIOS 1. a) _Inoorrecto. La coincidencia se da en pocos casos, pues los objeti- vos de las organizaciones resultan de un proceso politico en el cual ‘cada participante trata de imponer sus ideas, que se basan en sus propios fines, los cuales son diversos. b) Correcto, ) Correcto, 4) Incorrecto, Puede haber incremento de recursos sin un correlative incremento de obligaciones (por ejemplo, cuando se vende con ga- © los propietarios aportan nuevos capiteles) €}_ Incorrect, Podrian no existir decisiones progr blema a resolver en el caso. f) Cortecto. g) Incorrecto. No necesariamente debe ser asi, pues bien podrian ha~ berse producido errores de plenificacién. jas para el pro- 2. Son los siguientes: a) comprar mercadetia: b) pagar las compras realizadas (este paso puede er posterior); ©). vender lac mercaderias; 4) cobrar tas ventas ofectuadas. 3. Los recursos de répida movilidad minimos serian efectivo, repuestos y cuentas a cobrar por ventas de repuestos. CAP. 1 — LAS ORGANIZACIONES Y SU ADMINISTRAGION ud 4. La clasificacién es la siguiente: a) recurso permanente; b) recurso permanente; ¢) recurso de movilided répide; d) recurso de movilidad répida (dada la intencién de su pronta venta); e) fuente esteble; f) fuente transitoria; g) fuente transitoria, Ver la ilustracién 1,1. El control permite determinar si lo ejecutado en tuncién de lo decidido se corresponde con lo planeado y a su vez proporciona informaciones para nuevas decisiones. La contabilidad interviene en la etapa de con- trol pues procesa datos para generar informacién. Lacontabilidad de cualquier ente forma parte de su sistema de informa- cién. El objeto del contr ce gest son los resultados de las dacisiones to- madas. El del contro/ patrimonial, \os recursos y obligaciones de! ente (Gara su vigiancia) Como minimo deberian obtenerse estas informaciones: a) pairimoniales (deberian surgir de la contabilidad): 1) etectivo disporibie; 2) cuentas a cobrar que vencen en los préximos treinta dias; 8) cuentas @ pagar que vencen en ol mismo lepso; b) otras: 1) presupuesto de cobranzas, basado en la posibilidad efectiva de cobrar las cuentas que vercen en los préximos treinta dias y en otros elementos (nuevas ventas, ventas al contado, etc.); 2) presupuesto de pagos, basado én los impories de las cuentas que vencen en los préximos treinta dias y en otros elementos (compras al contado, pasivos devengados durante el lapso in- dicado, etc.); 9) alternativas de inversién posible, con indicaciones sobre su ren- tabilidad esperada, su liquidez y su seguridad. 19 CAPITULO 2 CONTABILIDAD E INFORMACION CONTABLE 2,1. INTRODUCCION En este cepitulo nos referiremos a: a) la carecterizacin de le contabilidad y su integracién dentro de los sis- tomas de lac organizasionos (§§ 2.2 2,7); b) el concepto de informes contables y algunas cuestiones a ser tenidas en cuenta para su preparacién (§§ 2,8 4 2,11); €) el concepto de normas contables y sus principales tipos (§ 2,12). La mayoria de los conceptos que prasentaremos han aparecido ya en el cap. 16 Cuestiones comables tundamenteles |') (CCA\?). Aqui, repetinos lo que Nos parece fundamental en relacién con los aspectos mecénicos del procesa- miento contable y de la preparacin de informes contables, que Son los temas principales de Contabilidad basica. (1) FOWLER NEWTON, ENRIQUE, Cusstones contablas fundamentales Edel oe Ales, 1931, Macchi, Bue: (2) Las abrevistures y acrénimos empleados en esie livo se muestran (entre paréntesis) la pr- ‘era vez que aparecen en el texto y figuran también en la secclén abvevialuras y acrénimos utize- ‘os-que aparece @ contnuacién del prefacio, 20 CONTABILIDAD BASICA En consecuencia, no nos referiremos a estas otras cuestiones que hemos tratado en el citado cap. 1 de CCF: a) la relacién entre 1a contabilidad y la economia; b) la definicién del ente emisor de los informes contables en los casos de grupos econdmicos (*); ¢) la periodicidad con que debe emitirse Ia informacién contable; d) la responsabilidad por la emisién do estades ccntables; @) los efectos microeconés 18 de Ia informacién contable; f) fa importancia legal do la contabilidad. 2,2. LA CONTABILIDAD Y SUS FUNCIONES. De lo visto en el capitulo anterior puede deducirse que para administrar una ‘empresa es indispensable un buen sistema de informacién, Y el sistema contable es \a parte del sistema de informaciénde un ente que, dentro de los limites que imoone su naturaleza, capta y procesa datos que nor malmente se refieren a) el patrimonio del ente y su evolucién en el tiempo: b) los bienes de propiedad de terceros: ©) ciertas contingencias. La informacién resultante del procesamiento de estos datos puede ser usa da por la administracién para evaluar los resultados de acciones ya tomadas (control de gestiér), como elementos de juicio para tomar nuevas decisiones y también para vigilar eficazmente sus recursos y obligaciones (contro/ patrimo- nieh. Ademés, parte de la informacién producida por la contabilidad puede sumi- nistrarse a terceros para facilitarles sus propias decisiones, como las de com- rar acciones de la empresa u otorgarle un préstamo. Vale reiterar que la contabilidad no produce fode la infatmacién necesaria pata la entidad y los terceros interesados en su evolucién patrimonial. Recorde- ‘mos que: @) para tomardecisiones se precisan dafos io contables, como los precios de venta de los competidores, la situacién de los mercados financieros (3) Nuestra conclusién os que, con eiertas excepciones, el ente emisar de las informes contables ‘controlante y aus controladas, GAP. 2 — CONTABILIDAD E INFORMACION CONTABLE 21 © la productividad de una maquina cuya adquisicion se encuentra ba- jo estudio (*); b) para evaluar la aficacia de los administradores debe considerarse la ac- cién de variables que los tomadores de decisiones no cortrolen y res- Pecto de las cuales el sistema contable registra e/ecios més que cau- $38. ‘Asi, un sistema contable podria mostrar una caida en las ventes y suminis- iter informacion que ayude a localizar sus causas, incluyendo datos de unida- ides @ impertes por linea, producto, zona o vendedor. Pero lo que la contabi ‘dad no pocria indicar es si dicha caida obedece a deliciencias de los sistemas de comercializacién, a fracasos de los vendedores, a una recesién generalize ‘da 0 a otras razones. Con referencia al control patrimonial, agreguemos que los buenos sistemas ‘de control interno prevén la comparacion periédica de los datos contables refe- ‘tidos a la mayoria de los recursos y obligaciones con los datos reales teferidos ‘a su existencia. 2,3. OBJETIVO BASICO DE LA CONTABILIDAD Segiinlo expuesto en la seccién anterior, se espera que la contabilidad brin- {de informacion util para la toma de decisiones y el control, referida al patrimo- niio del ente, a su evolucién, a los bienes de terceros en poder del entey a cier- tas contingencias. Generalmente, la informacién suministrada a terceros se expresa en térmi- nos monetarios mientras que la de uso interno incluye importes y (para algunos elementos) unidades (de bienes vendidos, de existencias, de monedas extran- jeras, etc.) La idea de que el objetivo basico de !a contabilidad es suministrar informa- cién Ui para la toma de decisiones cuenta hoy con aceptacién generalizada y ‘aparece en numerosos pronunciamientos de organismos profesionales ¢). Atrds (4) Para olros elernpos, ver la tustracién 1,2. (5) En la Argentna, la primera reterencia aparece on: Nomas raativas a ts forma de presentaciin de astados consbios, recomendacisn 8 dal INSTI ‘TUTO TEGNICO DE CONTADORES PUBLICOS de la FEDERAGION ARGENTINA DE GRADUADOS EN CIENCIAS ECONOMCAS, Buonce Aires, 1074, ouyo pérreto 1,2 dafinia: Uns de as furciones basicas de la contablidad es lado ponde:ar registrar y compiler los tectos econdmicos de las cctvidades de los entes, con el abjeto de suministrerInformaciones que rasuln ce utiidad para la torra de dacisones sconsmleas. 22 CONTABILIDAD BASICA ha quedado el concepto de que la unica razén para mantener sistemas cont bles es cumplir con las normas legales que lo exigan (*). Este es también un ob- jetivo, pero no el principal Pata GARCIA CASELLA, el concepto de contabilidad que hemos presenta- do deberia sufrir algunas rectificaciones, entre ollas: a) deberia ser un sistema de informacién integrado, con vistas al pianea- nto y el control de le gestién empresaria, de modo que ademas de referirse a ia situacion econémica, patrimonial y financiera del ente se ‘ocupe del cumplimiento de sus obietivos; b)_deberia incluir informacién predictive; c) deberia aplicar métodos estadisticos; d) daberia informar muchas mds cosas que patrimonio (). ‘A nuestro juicio, estos cuatro aspectos deberian estar contemplados por un sistema de informacion pero no necesariamente pot el sistema contable, que es un subsistema del primero. Es posible que le discrepancia con GARCIA CASE- LLA sea puramente semédntica, ya que pasa por la connotacién de la expresion sisioma contable, Espetamos que algun trabajo posterior del colega brinde ma~ yores precisiones sobre su pensamiento. 2,4. DEFINICION DE “CONTABILIDAD” Una definicién es una propesicién que expone con elaridad y axactitid los caracteres ganéricos y diterenciales de una cosa material o inmaterial (8), En el caso del sistema coniable, podrla considerarse que esos caracteres son su ob- Jeto y su propésito, Si se estuviera de acuerdo en esto, bastaria una definicién funcional coma la siguiente: La contebilidad es une disciptina técnica que a partir del procesamiento de da- tas sobre In composicién y avolucién del patrimonio de un ents, os Bienes do pro- piadad ¢e terceros en su poder ciertas contingencias, produce informacién para la oma de decisiones de administradoles y terceros interesados y para la vigilancia so- bre los recursos y oblgaciones del ent Hay otras cefiniciones de contabilidad que, ademas de tespetar las ideas precedentes, mencionan los principales pasos del sistema contable, a saber: (0) La exigencin puede ser axplicta (mantener sstemas contabes) o Implicia (oresentar estacos ‘ontables al estado 0 a otros terceros) (7) GARGIA, CARLOS LUIS, Le funcién del contador publco, Ediciones Macchi, Buenos Altes, 4984, pigs. 41.0 43 (a) REAL ACADEMIA ESPANOLA, Diccionario de la Lengua Espafioe, Vigésima Eolelén, Madi, 1984, pag, 447 CAP. 2=CONTABILIDAD E INFORMACION CONTABLE P. 23 43) la dotoccién de los hachos con posibies sfectos patrimorialos; ) su interpretacién (°); +) la medicién de dichos efectos: 1) la clasificacién de los datos; 8) su registio y compilacion; ) su comunicacién, Por ejemplo, en opinién de GARCIA y MATERA: ia contabilidad es una disciplina técnica que se ocupa de la medici6n, regis- tro, comunicacin e interpretacién de los efectos de actos y hechos susceptibies de cuantiicacién y con repercusiones econémicas sobre el patrimonio de las entidades fen general y que determinen el monto de la. ganancia realizada con el propdsito de ontribuir al control do sus operaciones y a la adecuada toma de dedleiones ('), En la misma linea se inscribe esta otra definicin, que aparece en el infor- me 13 (| 13) del CENTRO DE ESTUDIOS CIENTIFICOS Y TECNICOS (CECYT) de la FEDERACION ARGENTINA DE CONSEJOS PROFESIONALES DE CIEN- IAS ECONOMICAS (FACPCE): 2:1. Concepto de contabilidad Es una disciplina técnica consistente en: a) sistema de operaciones: registrar, anallzar @ Interpretar para decidir y con- ») ta materia:la informacién relativa al valor o cuantiti. nde les patrimonios; 2) Con vistae a un fin: constitulr una base Importante para la toma de decisionos y-¢l control de la gestion (aspectos en los cuales resulta relevante el concepto de ganancia, o resultados, en téiminos mas amplios) ("). Existen cientos de otras definiciones de contabilidad, cuyo estudio evitare- Mos para no entrar en un ejetcicio intelectual de dudosa utllidad. Sin perjuicio de esto, nos parece importante reoalcar que son cada vez mas las caracteriza- ions que hacen énfasis en la funcién bésica del sistema contable: proporcio- far informacién ctl para la toma de d (8) Estatarea tiene que ver con a entrada de datos al sistema cortabley no debe conlundies con fa Inlemretacién de Ia informacion contable que se obliene como salt del mamo siatene, (10) GARCIA, SERGIO y MATTERA, MIGUEL, Princicies y normas contables an la Argentine, Edt- torial Tesi, Suenos Aires, 1984, pag. 26. (11) COWISION ESPECIAL FARA LA UNIFICAGION DE NORMAS TEGNICAS, Aormae conabies. ‘profesionaie, Informe 1 del CENTRO DE ESTUDIOS CIENTIFICOS Y TECNICOS de le FEDERA- ‘GION ARGENTINA OE CONSEJOS PROFESIONALES DE CIENCIAS ECONOMICAS (version revisa- Gt en 1990), Rosario, 1991, pag. 14. 24 CONTABILIDAD BASIOA Por supuesto, les definiciones de contabilidad pueden variar en funcién de las diversas ideas que se tengan con respecto al cardcter de la disciplina con- table, a su propésito 0 a su materia. 2,5. CARACTER DE LA DISCIPLINA CONTABLE Las tres detiniciones presentadas en la seccién anterior aluden al cardcter #6cnico de la disciplina contable, que nos parece evidente, ya que la contabil dad no es otra cosa que un /nst~umento utilizable en la consecucién de un ob- Jetivo determinado (obtener cierto tipo de informacién), En consecuencla, nos perecen inadecuadas las detiniciones que asignan a la contabilidad el cardcter de cienciao de arte ('4), La actividad cientifica pro- cura el conocimiento cierto de los principios y causas de las cosas, logro que la contabilidad puede facilitar perono alcanzar por si sola. En relacién con el pun- to, vale el ejemplo presentaco en el § 2,2 respecio de la caida de las ventas. Reiteramos: la informacién contable ayuda a explicar parcialmente las cau- sas de algunos hechos, como la caida de ventas del ejemplo. Pero esto es in- suficiente para atribuir a la disciplina contable el carécter de cientifica ('3), Por otra parte, hay quienes ven en esta caracterizacién un intento de me- jorarficticiamente el siafus de la cisciplina contable y /erarquizavasi nuestra pro- fesién. Al respecto, sefield CHAPMAN hece unos treinta eftos: -Gxisten algunos autores que parecen considerar cuestién ce prestigio perso- nal que la contabifdad es una actividad cientifica, como si en caso contrario la repu- tacion del profesional en materia contable pudera sutrir menoscabo ('). Los razonamienios recién presentados se refleren a la clencia como activi- dad dirigida al conocimiento cierto de las cosas por sus principios y sus causas. Pero cabe advertir que también se considera ciencia al cuerpo de doctrina me- téaicamente formade y erdenade, que constituye un remo particular del huma- no saber "*). A partir de esta acepcién, podria discutirse la existencia de una (12) Algunas de estas definiciones se repreducen en: CARVAJAL NUNEZ, FRANK JULIO, Exzosicion sebre el cardcter clentitco de la contablidad, Tou- en, numero 1, primer \rimeste de 1988, pags. 98 y sais, (13) En contra, CARVAJAL NUNEZ (otra cada, 9g. 106) sostiene ave fe contabilitd tone la (inaliad de explicarlos fendmenos que ocurren en el patrmonie. Porlo ya expuesto y ejempliicado, Cconsideramos que esta premisa es falsa, lo que invalida la conclueién (expuesta en su trabaj) de que la contablidad cumple con las condéiones necesarias para ser considerada clencia, (14) CHAPMAN, WILLIAM LESLIE, 2dst0 un concepte clenttico de la contebilits?, version m= moogratiada sin pie de imprenta. Creemos que este interesante articulo data de fines de la década ‘dol sincuenta, (15) Diccionario citade, pag. 914 (GAP. 2 — CONTABILIDAD E INFORMACION CONTABLE 25 \eiencia contable, caso en ¢l cual deberia determinarse si el cuerpo de doctrina ‘existente @ la fecha esta merddicamenie formado y ordenaao, cuestién que ex- cade al propésito de esta obra. ‘Tampoco consideramos adecuado que a contabilidad sea considerada un lente, ya que |a actividad artistica es principalmente creativa. Es cierto que pa- ‘fa quo un cistoma contable funcione pueden ser necesarias creaciones que S0- llucionen probiemas concretos, pero nos parece exagerado que esto autorice a ‘caliticar a la actividad contable como artistica. tra aclaracién: también se denomina arte al conjunto de reglas y precep- “tos para hacer bien alguna cosa ('*), En consecuencia, podria considerarse ay~ fea un conjunto de narmas contables que fuera apto para obtener resultados sa- {isfactorios. Pero aunque esto se lograse, no cabria conciuir que la actividad con- table es de cardcter artisiico. Observacién: aunque la contabilidad no sea una ciencia, el desarrollo de las formas para la preparacién de informacién contable deberia basarse on las ro- glas de ia ldcica, que también gobiernan los métodos clentifices. 2,6. CONTABILIDAD Y TENEDURIA DE LIBROS La contabilidad, tal como la caracterizamos en él § 2,4, no debe confundir- ‘se con la fenedurla de libros, que trata sobre los aspectos mecanicos del pro- ‘cesamiento contable (la transtormacién de datos en informacién). La disciplina contable incluye, ademds, otras cuestiones como la fijacién de criterios para me- dir (en moneda) los recursos y obligaciones y para detinir el contenido y la for- ma de los informes contables. Vale la advertencia porque muchas personas no iniciadas en el estudio de la disciplina contable creen que la contabilidad es la teneduria de libros. Y a 8s- to ayudan algunos vendecores que llaman programas (o pect, sistemas) de con- tabildad'a sus softwares de teneduria de libros. 2,7. CONTABILIDAD, SISTEMAS Y SUBSISTEMAS La contabilidad es un sistema porque en ella intervienen conjuntos de ele- mentos que si . 6. Por otra parte, el sistema contable de una organizacién integra su sistema de informacion, asi que también 9s un subsistema, ferrelacionan, Esto se verd mAs claramente a partir del cay (18) “com, pag. 139. 26 CONTABILIDAD BASICA ¥ el sistema de informacién de una organizacién (y por lo tanto su subsis- tema, el contable) forma parte de lc que se ha dado en denominar estructura de control interno ('"), que comprende las polticas y procedimientos establecidos Para proveer una seguridad razonable de que los objetivos de ia entidad ospo- clfica sean alcanzados ('"). Cabe sefialar que la computadorizacién de los diversos sistemas adminis- trativos y contables hace que en algunos casos resulte dificil su individualiza- cin separada. Veamos un ejempio sencillo: un programa (0 un conjunto de pro- gramas) de computacién podria procesar los datos de los pedidos de los clien- tes ds una empresa y, como producto de su trabajo: a) emitir: 1) las facturas y remitos que corresponda; 2) las érdenes de produceién necesatias para cumplirlos pedidos que No pueden atenderse por falta de existencia; b) preparar listados ¢e: 1) las facturas emitidas; 2) los pedidos que no pueden atenderse por falta de mercaderia; 8) las érdenes de produccién emtidas para poder cum podides: con dichos 4) los pedidos rechazados por otras causas (limites de créditos exce- didos, Incumplimientos en los pagos, etc.); ©) actualizar los registros de: 1) lo que adeuda cada cliente; 2) la existencia de cada producto. En el caso, la actualizacién de los registros de clientes y de existencias es una tarea conteble que resulta de la aplicacién de un sistema que tembign pro- duce elementos 7a contables como la documentacién y los listados indicados en los ines. a) y b}. Por otra parte, uno de estos listados (el de las facturas) pue- de servir como elemento de control para veriticaciones (manuales) de que se ha- yan registrado todas las facturas emitidas. (17) Dado et propésito dela obra, no discutimes aqul sl esta expresién es més o menos adecus- da quo sisleme de conto! intarno (18) Desarollamos ol tema en el oap. 4 de: FOWLER NEWTON, ENRIQUE, Aucitoria epleada, Ediciones Macchi, Buenos Aires, 1991. (car. CONTABILIDAD E INFORMACION CONTABLE 2,8. LOS INFORMES CONTABLES ___Lalinformacién obtenida por et sistema contable es comunicada mediante n- formes contables, que pueden ser preparados: | a) para su uso exclusivo dentro del ente emisor (u otros del mismo grupo | ‘econémico); b) para su suministro a terceros. Los informes del ditimo tipo raciben a denominacién estados contables ola menos preferible estados financiaras. No:malmente, estos informes incluyen también datos no contables ('*). Ejemplos: a) enlos estados contables suelen aparecer notas referidas a compromi- 308 futuros del ente, rastricciones a su accionar emergentes de un con- trato de préstamo, normas legales que afectan signiticativamente su ‘operatoria, etc.; b) uninforme contable de uso gerencial refarido a los resultados de un pe- | riodo podria incluir también los datos oportunaments presupuestades, las diferencias con los datos reales y las explicaciones de las principa- las variaciones Digresiones terminolégicas: a) la expresién estados contables, que recién empieamos en sentido res- tringido, se utiliza también con un sentido amplio que la hace equiva- lente de informes contablos, b) estades finencieros es una traduccién literal de la expresién inglesa (de uso en Estados Unidos) financial siatemenis, que no resulta totalmen- te adecuada al medio latinoamericano porque en muchos paises (inclui- dola Argentina), la palabra /inancierose reserva para referirse alo que tiene que ver con movimientos de fondos pasados, presentes 0 futuros. 2,9. LOS EMISORES DE INFORMES CONTABLES Dadas las cuestiones que trata la contabilidad podria emitir informes con- tables cualquier ente que tenga un patrimonio. jones patrimoniales ya courridas 28 CONTABILIDAD BASICA Lo expuesto vale para las personas fisicas y juridicas pero —como ya di- jimos— seria taro que las primeras mantuviesen sistemas contables, Lo comin @8 que cuando a una persona fisica se le solicita una declaracién sobre su pa- trimonio, sus ingresos 0 sus gastos, la prepare en el momento sobre la base de los elementos de que dispone y de cuya existencia tiene memoria. Por lo tanto, los emisores normales de informes contables son las personas juridicas, tengan fines de lucro 0 no. 2,10. LOS USUARIOS DE LA INFORMACION CONTABLE Y SUS NECESIDADES Los interesados en Ia informacién contable de un ente en particular depen- den de las circunstancias. En el caso de empresas (entes con fines de lucro), €l statement of financial accounting concepts 1 (SFAC 1, pronunciamlento so- bre conceptos contables 7) de la FINANCIAL ACCOUNTING STANDARDS BO- ARD (FASB, JUNTA DE NORMAS DE CONTABILIDAD FINANCIERA) presen- ta una lista amplia de tales interesadas, que incluys a: 8) propietarios; b) prestamistas; ¢) proveedores; 4) acreedores e inversores potensiales; e) empleados; 1) la gerencia; 9) directores; h) cliente i) asesores y analistas financieres; i) corredores de bolsa: k) underwriters (9); 1) bolsas de comercio; m) abogados; tallano de este vocable, que dafine a quien an vi @ tomar & su cargo las ac (20) No conocemos ninguna traduccién al tud de un contrate de underwnting se compro dad ofrace en suserinciin al lice v date ra a ®, 2 — CONTABILIDAD E INFORMACION CONTABLE 29 ‘economist autoridades impositvas; organismos de control estatal; legisiadores; ‘el periodisma financiero; agencies de Informes; sindicatos; jinvestigadores, profesores y estudiantes de administracién; ¥) el piiblico en general (*). SFAC 4, por su parte, considera que los principales interasados en los “cortables ce oiganizaciones sin fines de lucro () son: a) sus proveedores de recursos, sean estos directos (prestamistas, emple- ados y otros suministradores de bienes 0 servicios) 0 indirectos (miem- bros, contriouidores, pagadores de impuestos); los usuarios de los servicios que presta el ente: ‘sus organos de gobierno y fiscalizacién; d) sus administradores (9. También menciona otros posibles usuarios: directores, representantes de los 0 del ente, anelistas y asesores tinancieros, corredores de bolsa, un- ars, abogados, aconomistas, autoridades imposttivas, legisladores, la ) Objectives of nanclalreporting by business enterprises, statement on inancial accounting con- 41 de fa FINANCIAL ACCOUNTING STANDARDS BOARD, Stamford, 1978, # 24. (22) | pronuncamiento se refare a las organizaciones con estas caraceristzes grincipales: teciben recursos signifeatives de parte de personas que no esperan del ente compensaciones Ploporcionales a fos recursos quo lo han euministra “) 3 objetivo stlere dal de proveer bienes o servicios cbtenisndo una ganancia © algo equiva Tenia 2 olla; “c)_ 54s propieterios no pueden vender, transterir o rescalar eu parteipadién on el patrimonio det nie, i tienen deracho a reembolso algune en el caso de su liquideciOn, "Estas orgenizaciones tienen en comin con las empresas el hecho de que manejan y transforman 2 aconémicos, ¥ de la forma en que fo hagan dapende la posiblidad futura de que sigan pres- ‘seeiclos, aspecto que Interesa a sus proveedores de recursos (por ejeml, los socios de un ‘oportv 0 les cortrbuyenter al sastarimiarto de una iglesia 0 una bbiloteca publica). (28) Objectives of inanclel reperting by nenbusiness organizations, statement cn finencial aozoun Sconceats 4 de la FINANCIAL ACCOUNTING STANDARDS EOARD, Stamiors, 1980, 129. 30 CONTABILIDAD BASIOA prensa econémica, agencias de informes, cindicatos, acociaciones de comercio, investigadores, profesores y estudiantes. Las dos enumeraciones son consistentes entre si y razonables. Por supuesto, los motivos por los que los terceros se interesan en la infor In contable de un ente son diversos. Ejempios: a) un comprador potencial de acciones de una empresa desea conocer si ésta genera ganancias que le permitan distribuir cividandos; b) aun posible prestamista le gustaria saber si el ente puede generar fon- dos que le permitan devolver el capital y los accesorios financieros del aso: ©) una boisa de comercio estudia la informacién contable para evaluar si 8 suficiente y adscuada para quienes compran y venden acciones d ente y si Nay circunstancias que requieran alguna medida especial, i cluyendo el retiro de la autorizacién para cotizar: )_un organismo de control esta interesado en detectar situaciones que afecten el interés puiblico, como el incumplimiento de determinadas re- lacionos técnicas por parte de entidades financieras o aseguradoras. Dada la diversidad de los posibles usuarios de estados contables y de sus objetivos particulares, debe limitarse da agin modo la cantidad de informacion a incluir €n ellos. St se pretendiera la exposicidn de fodos los datos requeridos por fodossus usuarios, los estados contables serian notablemente extensos. Asi las cosas, la definicién de! contenido y la forma de los estados coniables debe partir del estudio de las necesidades comunes a todos los usuarios 0 a la ma- yoria de éstos. Para la FASB, tanto €n el caso de empresas como de oiganizaciones sin fi- nes de lucro debe darse prioridad a las necesidades de los proveedoras de re- cursos del ente. Principales fundamentos: @) los inversores y acreadores y sus asesores son Jos grupos externos pro- minentes dentro de los que utilizan la infotmacién provista ‘por los infor- mes contables y son quienes generalmente carecen de la autoridad pa- ra presorioir la informacién que desea’ b) sus decisiones y su uso de la informacion han sido estudiados y des- ctiptos en mucha mayor medida que los de otros grupos externos; ©) sus decisiones afectan significativemente la asignacién de los recursos en la economia; d) es probable que la informacién provista para cubrir las necesidades de inversores y acreedores sea uti, en general, para miembros de los otios GAP. 2 — CONTABILIDAD E INFORMACION CONTABLE 31 EERE CONTAEILDAD EINFORMAGIONCONTABLE grupos de usuarios (estos se interesan esencialmente en los mismos as- Pecios financieros que los inversores y acreedores) (*), Otros razonamientos sobre ol tema aparecen en un boletin de 1980 de la GOMISION DE PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD del INSTITUTO MEXICANO BE CONTADORES PUBLICOS (IMCP) (*), conde se opina que los estados fi: ancieros deben ser capaces de transmitir informacién que satisfaga al usuario general, aserto que se fundamenta en que: 8) los requerimientos de informacién pueden ser muy diferentes segiin las Personas que tengan interés en una empresa (*9); b) tiertas personas tienen facultades para obtener la informacion que les interesa y en la forma en que les es conveniente, tal como la adminis- ‘facion, 81 fisco y ciertos acreedores; ©) se desconocs quiénes conforman el resto de las personas con interés en la empresa. De lo anterior, la Comisién deduce que la informacién que tendrian que con- fener los estados contables deberia servir para que los usuatios: 8) {omen decisiones de inversién y de crédito; b) aqullaten la solvencie y la liquidez de la empresa, asi como su capaci- dad para generar recursos; ©) evalen al origen, las caracteristicas y el rendimiento de los ‘ecursos financieros de! negocio; 8), se formen un juicio de cémo se ha manejado el negocio y evalien glo- balmente la gestién de la administracion, especialmente en cuanto al Manejo de la rentabilidad, solvencia y capacidad de crecimiento de la ‘empresa. En'tigor, jas cuestiones enunciads en los incs. b) ad) hacen a la toma de de inversién y de crédito, propias do los proveedores de recursos de resas, de donde resulta que el enfoque del IMCP es similar alde la FASB, El enfoque recién descripto es razonable yno ha sufrido, que sepamos, crl- importantes. No obstante, requlere algunas consideraciones adicionales en a los entes gudernamentaies. Aunque ol andlisis detallado de esta ma- ‘no encuadra dentro del propésito de esta obra, consideramos interesante Ser referencia a lac definiciones que sobre el tema ha adoptado la GOVERN- TAL ACCOUNTING STANDARDS BOARD (GAS, JUNTA DE NORMASDE. (Re) SFac 1, 990 SFAC 4, 936 Objetive de ies estades fnenceros, botetn B-1 de ia COMISION DE PRINCIPIOS DE CON- el INSTITUTO MEXICANO DE CONTADORES PUBLICOS, México, 1981.9 11 y 12. (BS) El boietin no 98 retare a las entdades sin fines de lucro 32 CONTABILIDAD BASICA CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL) en su concepts statement 1(CS 1, pronun- ciamiento sobre conceptos 1). Este otganismo estadounidense considera que hay tres grupos principales ce usuarios de estados contables de entidedes gu- bemamenteles: a) la ciudadania; b) los cuerpos legislativos y de fiscalizacién; ¢) los inversores y acreedores (°7). De hecho, los ciudadanos, inversores y acreedores son proveedores de re- cursos (directos 0 indirectos), de modo que el nico agregado significativo con respecto a las definiciones anteriores es el de los cuerpos legislativos y de fi calizacién, lo que es razonable dadas sus funciones de control sobre los pode- tes ejecutivos. 2,11. CONTENIDO BASICO DE LOS ESTADOS CONTABLES A partir de las ideas expuestas en la seccién anterior, puede concluirse que todo juego de estados contables deberia brindar informacién que se refiera, co- mo minimo, a estos aspectos: a) a situacién patrimonial a la fecha de los estados contables (#8), descrip- ta de modo que pueda oonderarse la soivencia de su emisor; b)_ fa evolucién del patrimonio del ente durante el periodo cubierto por los estados contables (*), incluyendo un resumen de las causas del resul- tado asigneble a dicho periodo; ¢) la evolucién de la situacién financiera del ante por el mismo periodo, ex- puesta de un modo que permita conocer el resultado ce las actividades de inversién y financiacién levadae a cabo; d) otros hechos que ayuden a evaluar los montos, momentos @ incertidum- bres de los futuros pagos que los inversores y acreedores recibirén en concepto de dividendos 0 intareses 0 por la venta de sus acciones 0 in- (27 Oojectves of tnanciat reporting, concepts staxement 1 de 1a GOVERNMENTAL ACCOUNTING STANDARDS BOARD, Stamford, 1987.41 30 y 31. (28) En la mayoria de los casos, la techa er que fnaliza el lercicio econdmico legal de! ente. Hay también estadce centables por periodes Intermesios, geroraimonte de tr, esle o nueve mecue. (28) Normalmort la totalidad oa parte trenscurida del rade) on la fecha de los estados contables. ciclo econémico legal terminado (ce- CONTABILIDAD E INFORMACION CONTABLE 33 versiones (aspectos que mucho tienen que ver con la cotizacién de es- tos valores, cuando la tienen); ©) explicaciones ¢ interpretaciones de la garencia que ayuden a la mejor comprension de la informacion provista, incluyendo por ejemplo expli- caciones sobre la actividad principal de la empresa, criterios seguidos pera cuantificar activos y pesivos, incertidumbres importantes y formas en que se las considera en los estados contables, hechos que afectan las comparaciones entre los datos contabies del periodo corriente y del anterior, etc, Esta enunciacion de informacién a exponer no es nueva. Figurd, con otras \waiabras, en el pdrrafo 1,4 de la recomendacién 8 del ITCP, ya citaca. Nétese, por otra parte, que estos requerimientos no dependen del propdsi- ji del tamafio del emisor de los estados contables, pues las necesidades in- tivas de quienes interactéan con él (ejemplos: un proveedor de bienes 0 idad financiara que le concede crédito) son esencialmente las mismas. sin perjuicio de que, ademas de los estados contables puedan requerirle ién adicionala ellos, cuyo contenido y forma dependeré de las circuns- En cuanto a los organismos gubernamentales, se plantea también la nece- ygad de contar con informacién que permita demostrar que los recursos fueron inidos y empleados de acuerdo con los presupuestos legales adoptados y que dio cumplimiento a los otros requerimientos legales 0 contractuales (*°), As| menciona ol CS 1 dela GASB, que también trata sobre otras cuestiones que Bor su especialidad no analizaremos aqui. 2,12. NORMAS CONTABLES El estudio sistematico de las cuestiones generales referidas a las nommas ontables (NO) no corresponde a esa obra sino a COF (caps. 11, 12 y 13). Pe- Fecomo on Contabilidad bdsica haremos algunas referencias a dicha expresién, fesulta conveniente recordar su concepto y una de sus clasificaciones. Jf {60) No es lo que ocurre en la Argentina, donde los gobemantes suelen retacear la informacién ste su desempefo, como si tuasan mandatarios no obligados a rendlr cuentas a sus mandantes, jo: durante ia lima parts del gobiemo alfonsnista so incumpl Ia obigacién ds pubicar los ba- -semanales del BANCO CENTRAL DE LA REPUBLICA ARGENTINA, a posar de que asi io exi- fart 42 de la carta orgdnica ce ese organisme (ley 20.589 y sus modifiatores), 34 CONTABILIDAD BASICA a) CONCEPTO Seqiin el Diccionario de la Real Academia Espafola es: ‘Norma: regla que se debe seguir o a que se deben alustar las conductas, tare- as, actividades, etc. Consecuentemente, las normas contables (NO) son regias para la tarea de preparar informacion contable, b) NORMAS CONTABLES PROFESIONALES Y LEGALES Debe distinguirse entre: a) las normas contables profesionales (NCP), que constituyen el punto de referencia (0 senso tenido en cuenta por los auditores para elaborar sus informes (*); b) las normas contables legales (NCL), que obligan a los entes emisores de estados contables. Digresién torminolégica: En algunos paises las NCPson llamadas prinaipios de contabilidad generalmente aceptados, expresion que citicamios en al cap. 11 de CGF. En la Argentina: a) las NCP son sancionadas, en cada provincia y en a Capital Federal, por el correspondiente CONSEJO PROFESIONAL DE CIENCIAS ECONO- MICAS (CPCB); b) las NCL emanan dal estado nasional y jos estados provinciales, a tra: \vés de leyes, decretos y resoluciones de organismos descentralizados, ‘en especial los encargados de fiscalizar el funcionamiento de las per- sonas juridicas, c) NORMAS CONTABLES Y TENEDURIA DE LIBROS Las NC se ocupan de cuestiones de valuacién y exposicién contable pero no s@ refieren a la parte mecdnica del procesamierto de datos, que tiene una (01) REAL ACADEMIA ESPAROLA, Diccionario de le Lengua Espafole, Vgésina Ecicién, MadiG, 1984, pig, 858, acepeiin segunda. (22) La aultoiia de estados contatles es pracicada por contadores pdbices indepandiontes. En informe resuitanto de au examen, ol auditor debe expreser silos estados contables fueran prepa- ados de acuerdo con las NOP (0, dados certos supuestos, abstenerse de emir tal epinién). (GAP, 2— CONTABILIDAD & INFORMACION CONTABLE Importancia secundaria. Y esto es razcnable, pues si se practican mediciones atrimoniales y se expone la informacién contable siquiendo las normas estable- es Poco importa cual haya sido el mecanismo utilizado para lograr tales pro- sitos. Esta es, pues, la razén por la cual no existen NCP en materia de tene- ia de libros y son escasas las NCL al respecto. 2,13, RESUMEN La contabilidad es la parte integrante del sistema de informacién de un en- }{con fines de lucro o sin él) que suministra informacion sobre la composicién evolucién do eu patrimonio, los bisnes de propiedad de terceros en su poder y ciertas contingencias, Esta informacién deberla ser util para la toma de dec: s (Por los administradores y por terceros) y para facilitar el control sobre recursos y las obligaciones del ente. Hay quienes otorgen a la contabilidad otras funciones que notmalmente de- ian estar a cargo de otros elementos del sistema de informacion. La mayor parte de la doctrina contemporénea asigna a la contabilidad al ca- de disciplina técnica, Pensamos que quienes considerana la actividad con- © como una ciencia 0 un arte exageran algunas de sus caracteristicas 0 ba- Sus conclusiones en premisas falsas. La contabilidad no debe confundirse con la teneduria de libros, que trata so- los aspectos mecénicos del procesamiento contable, ‘Desde un punto de vista amplio, la contabilidad es parte de la estructura do tfol interno, dado que ésta incluye al sistema de informacion, que a su vez globa al sistema contabie. Sen estados contables\os informes contables preparados para su suminis- ro a terceros. El ente emisorde un juego de estados contables es normalmente una per- Juridica. Para detinir el contenido y forma de los estados contables deberia conside- principalmente el punto de vista de los proveedores de recursos del on- accionistas, proveedores, otros acreadores, etc.), pues la informacién que precisan satisface, en general, las necesidades de los otros interesados en ‘@stados. Se considera que esa informacién deberia referirse, como mini- ‘ estos aspectos: a) la situacién patrimonial a la fecha de los estados contables, descripta de modo que pueda ponderarse la solvencia de eu emisor; 'b)_ Ia evolucién del patrimonio del ente durante el periodo cublerto por los ‘esiados contables, incluyendo un resumen de las causas del resultado asignable a dicho periodo; seca asin ¢) la evolucion de la situacion financiera del ente por el mismo periodo, ex- puesta de un mado que permita conocer el resultado ce tas actividades de inversién y financiacién lievadas a cabo; @) otros hechos que ayuden a evaluar los montos, momentos @ incertidum- bres de los {uturos pagos quo los invorscres y acreadores recibirén en concepto de dividendos o intereses 0 por la venta de sus acciones 0 in- versiones ©) explicaciones @ interpretaciones de la gerencla que ayuden a la mejor comprensién de la informacién provista. En los casos de organismos estatales, debe considerarse que un grupo im- portante de usuarios de sus informes contables son los cuerpos legistativos y de fiscalizecién. En consecuencia, los estadce deberian incluir informacion que per- mita demostrar que los recursos fueron obtenidos y empleados de acuerdo con Jos presupuestos legales adoptados y que se dio cumplimiento a los otros reque- rimientos legales 0 contractuales. Las normas contables son reglas para la tarea de preparar informacién con- table. Debe distinguirse entre: a) las normas contables profesionales (en algunos \ugares mal llamadas principios de centabilidad generalmente aceptades), que constituyen at punto de referencia (0 sensoy) tenido en cuenta por los auditores para elaborar sus opiniones sobre la forma en que han sido preparados los estados contables que han sido sometidos a su examen profesional; b) las normas contables legales, que obligan a ios entes emisores de es- tados contables. Enla Argentina, las primeras son sancionadas, en cada provincia yen la Ca- pital Federal, por el correspondiante CONSEJO PROFESIONAL DE CIENCIAS ECONOMICAS, Las normas contables legales emanan del estado nacionaly los estados provinciales, a través de leyes, decratos y resoluciones de organismos descentralizados, en especial los encargados de fiscalizar el funcionamiento de las personas juridicas. 2,14, PREGUNTAS Y EJERCICIOS , 4. Indique si las siguientes afirmaciones son correctas o incorrectas. Pa- fa que una aseveraci6n sea correcta debe serlo totalmente. a) Elobjetivo basico de 1a contabilidad es cumpiir con normas legales. b) EI1 13 del CECYT considera que la cortabliidad es una disciplina técnica, CONTABILIDAD E INFORMACION CONTASLE 37 ) Los informes contables a suministrar a terceros deben ser los mis- mos utilizados con fines internos. ) Los estados contables deben ser capaces de transmitir informacién que satistaga los requerimientos de acreedores e inversores. 2, Enuncie les caracteristicas distintivas de las entidades sin fines de lu- cro. 9. Prepare una lista de por lo menos cuatro grupos de teroaros interese- dos en la evolucién patrimonial de una empresa, indicando qué tipos de decisiones podrian interesarles, 4. Indique por qué se considera que para definir el contenido de los este ‘dos contables debe darse preeminencia a las necesidades de inverso- res y acresdores. 5. Enuncie qué aspecios ceberian, como minimo, ser intormadosen los es- tados contables. 2,15. SOLUCIONES PROPUESTAS A LAS PREGUNTAS Y EJERCICIOS 1. a) Incorrecto. E1 objetivo basico es proporcioner informaciones stiles pera la toma de decisiones y el control b) Correcto, ¢)_Incorrecto. Las necesidades de informacién son distinias, por lo que distintos seran también los contenidos de los informes. 4) Correcto, 2. En las entidades sin fines de lucro: a) se reciben recursos significativos de parte de personas que no es Peran de ellas compensaciones proporcionales alos recursos su- ministrados; 'b) hay un objetivo distinto al de proveer bienes o servicios obtenien- do una ganancia o algo equivalente a ella; 9) Sus aportantes no pueden vender, transterir 0 rescatar su participa- cién en ai patrimonio y no tienen derecho a reembolso alguno en caso de liquidacién del ente. 3. La lista puede incluir az 8) proveedores que deben decidir entre vender o no vender, conceder Grédito 0 no hacerlo, etc.: 38 CONTABILIDAD BASICA b) clientes actuales o potenciales, que deben decidir entre comprar o no comprar, solicitar crédito ono hacerlo, étc.; ©) bancos y otras ertidades financieras, que deben decidir sobre la concesién de créditos solicitados por la empresa, la renovacion de ebligaciones ya firmadas, ate. d) inversores actuales 0 potenciales, para decidir sobre Ja realizaci6n de nuevos aportes, la venta de sus participaciones, etc 4, Los principales fundamentos son éstos: a) (os inversores y acreedores y sus asesores son los grupos exter- nos prominentes dentro de los que utilizan la informacién provista por los informes contables y son quienes generalmente carecen de la autoridad para prescribir la informacion que desean; b) sus decisiones y su uso dela informacion han sido estudiados y des- criptos en mucha mayor medida que los de otros grupos externos; @) us docisiones afectan significativamente fa asignacién de los re- cursos en la economia; d) es probable que la informacién provista para cubrir las necesidades de inversores y acreedores sea uti, en general, para mismbros de los otros grupas de usuarios (éstos se interesan esencialmente en los mismos aspectos financieros que los inversores y acreecores). Como minima, los estados contables deberlan intormar sobre: a) la situacién patrimonial a la fecha de los estados coniables, descrip ta de modo que pueda ponderarse la solvencia de su emisor; b) la evolucién del patrimonio del ente durante el periodo cubierto por los estados contables, incluyendo un resumen de las causas del re- sultado asignable a dicho periods; ¢) la evolucién de la situacién tinanciera del ente por el mismo perio- do, expuesta de un modo que permita conocer el resultado de las actividades de inversion y financiacion llevadas a cabo; d) otros hechos que ayuden a evaluar los montos, momentos e inet jumbres de los futuros pagos que los inversores y acreedores 1e- cibirén en concepto de dividendos o intereses pora venta de sus acciones 0 inversiones; 8) explicaciones ¢ interpretaciones de la gerencia que ayuden a la me: jor comprensién de la informacién provista.