Procuracion Material Porta

Gestin de la
Procuracin del Proyecto

Instructor:
Guillermo Haaz Daz

ghaaz@itesm.mx
Agosto de 2009
1
DR. Instituto Tecnol
Tecnolgico de Estudios Superior Monterrey, Lcdo.
Lcdo. Guillermo Haaz,
Haaz, agosto 2009
Objetivos del Mdulo

Identificar y analizar los procesos de
la Gestin de la Procuracin del

Proyecto.
Comprender y aplicar los conceptos
fundamentales de los diferentes Tipos

de Contratos utilizados en los proyectos.
2
Haaz, agosto 2009
Contenido
Introduccin
Vista general
Planear las Procuraciones
Conducir las Procuraciones
Administrar las Procuraciones
Cerrar las Procuraciones
Bibliografa
Sitios Web
3
Haaz, agosto 2009
Gestin de la Procuracin del

Proyecto [Project Procurement
Management]
4
Haaz, agosto 2009
La Gestin de la Procuracin del Proyecto

(Project Procurement Management)
Incluye los procesos para comprar o
adquirir bienes, servicios y resultados

necesarios; a organizaciones externas
al equipo del proyecto para hacer el
trabajo.
5
5
El Plan de Gestin de la Procuracin del

Proyecto (Procurement Management Plan)
es el documento que describe
cmo sern administrados los

procesos de procuracin, desde el
desarrollo de su documentacin hasta
el cierre del contrato.
6
6
Vista general
GESTIN DE LA
PROCURACIN DEL
PROYECTO
Planear las
Procuraciones
Conducir las
Procuraciones
Administrar las
Procuraciones
Cerrar las
Procuraciones
Overview
PROJECT PROCUREMENT
MANAGEMENT
Plan
Procurements
Conduct
Procurements
Administer
Procurements
Close
Procurement
s
12.1. Planear la
Procuraciones
9
12.1. Planear la Procuraciones

Identificar cules necesidades del
proyecto pueden ser cubiertas mejor si

se compran o adquieren productos,
servicios o resultados fuera de la
organizacin.
Determinar qu, cmo, cunto, cundo,
dnde y a quines comprar.
10
Haaz, agosto 2009
12.1. Planear la Procuraciones cont.
El plan de compras y adquisiciones
puede ser influenciado

significativamente por el Programa del
Proyecto [project schedule]
Incluye revisar los riesgos
involucrados en las decisiones de
hacer-o-comprar [make-or-buy
decisions]
11
12.1.1 Inputs (Plan Procurements)
Scope baseline
Requirements documentation
Teaming agreements
Risk register
12
cont.
Risk-related contract
decisions
Activity resource requirements
Project schedule
Activity cost estimates
13
cont.
Cost performance baseline

Enterprise environmental
factors
Organizational process
assets
14
Scope baseline
Scope Statement
WBS
WBS Dictionary
15
WBS Dictionary
Declaraciones detalladas de
trabajo
Identificacin de entregables
Descripcin del trabajo, dentro de
cada componente de la WBS,
requerido para producir cada
entregable
16
Requirements documentation
Requerimientos del Proyecto
Implicaciones contractuales y legales
Salud, seguridad [safety and security]
Medio ambiente
Seguros, fianzas
Propiedad intelectual
Oportunidades equitativas de empleo
Licencias y permisos
17
Haaz, agosto 2009
Enterprise Environmental
Factors
Condiciones del mercado.
Productos disponibles.
Proveedores
Trminos y condiciones
Requerimientos locales
18
Organizational Process
Assets
Polticas y Procedimientos
Guas y sistemas de
administracin
Niveles de calificacin de
proveedores
19
12.1.2 Plan Procurements:

Tools and Techniques
20
12.1.2 Tools and Techniques

(Planear las Procuraciones )
Make-or-Buy Analysis
Expert Judgment
Contract Types
21
Make-or-Buy Analysis
Comprar o Hacer
Rent vs Leasing
Costos directos e
indirectos
Liquidez
Administracin de los
procesos de compra
Estrategias de largo plazo
22
Expert Judgment
Evaluar recursos y
resultados de los procesos

de compra
Evaluar ofertas
Aspectos legales
23
Contract Types
Fixed-price or lump-sum
contracts
Cost-reimbursable
contracts
Time and Material (T&M)
contracts
24
Tipos de Contratos
25
Qu es un Contrato?
Respuesta:
26
Haaz, agosto 2009
Notas
27
Haaz, agosto 2009
Types of Contracts
Fixed-price or lump-sum: involve a
fixed total price for a well-defined

product or service
Cost-reimbursable: involve payment
to the seller for direct and indirect costs
Time and material contracts: hybrid
of both fixed-price and costreimbursable, often used by consultants
28
Haaz, agosto 2009
Tipos de Contratos
Contrato de Precio Fijo (Firm Fixed Price, FFP).
El comprador pagar al proveedor una
suma determinada (definida en el contrato)
independientemente de los costos del
proveedor.
Contrato Precio Fijo ms Incentivos (FixedPrice-Incentive-Fee, FPIF). El comprador
pagar al proveedor una suma
determinada (definida en el contrato) y el
proveedor puede ganar utilidad adicional si
alcanza el desempeo y/o criterios
definidos.
29
Tipos de Contratos cont.

Contrato Costo ms Porcentaje Fijo (Cost-Plus-FixedFee, CPFF). El comprador reembolsar al proveedor
los costos permitidos (los costos permitidos estn
definidos en el contrato) ms una suma fija de
utilidad.
Contrato Costo ms Incentivos (Cost-Plus-IncentiveFee, CPIF). El comprador reembolsar al proveedor
los costos permitidos (los costos permitidos estn
definidos en el contrato) y el proveedor se gana su
utilidad y si alcanza el desempeo y/o criterios
definidos.
30
Riesgos en los Tipos de Contratos
31
Ventajas y Desventajas - Tipos de Contratos
32
33
34
Haaz, agosto 2009
35
Terminologa en
contratos
36
Haaz, agosto 2009
Glossary of Terms
Request for Quotation (RFQ)

Request for Information (RFI)
Request for Proposal (RFP)
Invitation for Bid (IFB)
Request for Tender (RFT)
Request for Bid (RFB)
Letter of Intent
37
12.1.3 Outputs
(Planear las Procuraciones )
Procurement Management Plan

Procurement Statements of Work
Make-or-Buy Decisions
Procurement documents
Source selection criteria
Change requests
38
Haaz, agosto 2009
Tipos de contratos a usar

Aspectos de gestin de riesgos
Estimaciones independientes?
Acciones que el equipo de
direccin del proyecto puede

llevar a cabo por s mismo
39
Procurement Management Plan cont.
Documentos de adquisicin
estandarizados
Gestin de mltiples proveedores
Coordinacin de las adquisiciones
con otros aspectos del proyecto
Restricciones y supuestos
Tiempos de entregas de los
proveedores
40
Procurement Management Plan cont.

Gestin de las decisiones sobre
Comprar o Hacer.
Calendarios
Requerimientos para Bonos o Seguros
Relaciones de Proveedores y WBS
Formatos
Identificar proveedores pre-calificados
Mtricas
41
Procurement
Statements of work
42
Haaz, agosto 2009
Statement of Work (SOW)

Descripcin de los productos
o servicios que deben ser

suministrados por el proyecto.
43
Statement of Work (SOW) Template

I.
Scope of Work: Describe the work to be done to detail. Specify the hardware and
software involved and the exact nature of the work.
II.
Location of Work: Describe where the work must be performed. Specify the
location of hardware and software and where the people must perform the work
III.
Period of Performance: Specify when the work is expected to start and end,
working hours, number of hours that can be billed per week, where the work must
be performed, and related schedule information.
IV.
Deliverables Schedule: List specific deliverables, describe them in detail, and

specify when they are due.
V.
Applicable Standards: Specify any company or industry-specific standards that

are relevant to performing the work.
VI.
Acceptance Criteria: Describe how the buyer organization will determine if the
work is acceptable.
VII.
Special Requirements: Specify any special requirements such as hardware or

software certifications, minimum degree or experience level of personnel, travel
requirements, and so on.
44
12.1.3.3
Decisiones de Hacer o Comprar

[Make-or-Buy Decisions]
45
Decisiones de Hacer o
Comprar
Incluye decisiones sobre

compra de plizas de
seguro, fianzas y otros.
46
Factores involucrados
Integracin de las operaciones

Uso de capacidad ociosa
Control directo
47
Factores involucrados cont.
Confidencialidad del diseo o del

producto
Inconsistencia de los
proveedores
Mantener estable la mano de
obra existente
48
Factores involucrados cont.
Costos
Calidad
Tiempo de entrega
Capacidades y habilidades
de proveedores y
compradores
49
Ejercicio
Fabricar ciertas piezas le cuesta a la
compaa a razn de 300 ($/da) y de 8
($/pieza). Comprar cuesta 24 ($/pieza).
PREGUNTAS:
Qu es ms conveniente Fabricar o
Comprar?
Qu otra informacin es necesaria o
conveniente?
50
Ejercicio
Solucin:
51
Procurement Documents
52
Preparar documentos para los

procesos de
Requisicin de Respuestas
de los Proveedores
Seleccin de proveedores
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Haaz, agosto 2009
Procurement Documents cont.
Proposals
Bid
Tender
Quotation
RFI, IFB, RFP, RFQ
SOW
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Haaz, agosto 2009
Procurement Documents cont.c

Los documentos de procuracin se usan para
buscar propuestas de posibles proveedores.

Trminos como licitacin o postura (bid), oferta
(tender) o cotizacin (quotation) se usan
generalmente cuando la decisin se basa en
el precio al comprar artculos comerciales o
estndares.
Un trmino como propuesta (proposal) se usa
generalmente cuando hay otras
consideraciones superiores, tales como
habilidades tcnicas o mtodos tcnicos.
55
56
Haaz, agosto 2009
57
Haaz, agosto 2009
Source Selection Criteria
58
Haaz, agosto 2009
Selection Criteria
Understanding of need
Overall or life-cycle cost
Technical capability
Risk
Management approach
Technical approach
Warranty
59
Selection Criteria cont.

Financial capacity
Production capacity and interest
Business size and type
Past performance of sellers
References
Intellectual property rights
Proprietary Rights
60
Haaz, agosto 2009
Requested Changes
Los cambios requeridos (Requested
Changes) al Plan de Gestin del
Proyecto pueden ocurrir durante el

proceso de Planear las Procuraciones.
Estos cambios deben ser revisados y
enviados al proceso de Control de
Cambios (Change Control process)
61
12.2 Conducir las Procuraciones

62
12.2.1 Inputs (Conducir las Procuraciones)

Project Documents
Source Selection Criteria
Qualified Seller List
Seller Proposals
Project Documents
Teaming Agreements
Organizational Process Assets
63
12.2.2 Conduct Procurements:

Tools and Techniques
64
12.2.2 Tools and Techniques (Conducir las Procuraciones)
Bidder Conferences
Proposal Evaluation
Techniques
Independent Estimates
Expert Judgment
Advertising
Internet Search
Procurement Negotiations
65
Haaz, agosto 2009
Screening System
66
Haaz, agosto 2009
Weighting System
Sample Evaluation Sheet
67
Haaz, agosto 2009
Procurement Negotiations
68
Haaz, agosto 2009
12.3.3 Outputs (Conducir las Procuraciones)
Selected Sellers
Procurement Contract
Award
Resource Calendars
Change Requests
Project Management Plan
Updates
Project Documents Updates
69
Procurement Contract Award

SOW
Deliverables
Schedule baseline
Performance reporting
Period of performance
Roles and responsibilities
Sellers place of performance
Pricing
70
Procurement Contract Award cont.

Payment terms
Place of delivery
Inspection and acceptance criteria
Warranty
Product support
Limitation of liability
Fees and retainage
Penalties
71
Procurement Contract Award cont.

Incentives
Insurance and performance bonds
Subordinate subcontractor
approvals
Change request handling
Termination and Alternative
Dispute Resolution (ADR)
mechanisms
72
12.3 Administer Procurements

(Administrar las Procuraciones)
73
12.3 Administer Procurements (Administracin

de las Procuraciones)
Administrar las relaciones
entre cliente y proveedor

Revisar y documentar el
desempeo del proveedor
Establecer acciones correctivas
Proporcionar bases para
futuras relaciones
Manejar cambios
74
Haaz, agosto 2009
12.3.1 Inputs (Administracin de las Procuraciones)
Project Management Plan
Contract
Performance Reports
Approved Change Requests
Work Performance
Information
75
12.3.2 Tools and Techniques

(Administrar las Procuraciones)
Contract Change Control System

Procurement Performance
Reviews
Inspections and Audits
Performance Reporting
Payment System
Claims Administration
Records Management System
76
12.3.3 Outputs (Administrar las

Procuraciones)
Procurement Documentation
(Updates)

Correspondence
Payment schedules and requests
Seller performance evaluation
documentation
Change Requests
Project Management Plan Updates


Contract Management Plan
77
12.4 Close Procurements

(Cerrar las Procuraciones)
78
12.4 Close Procurements (Cerrar las

Procuraciones)
Proceso de completar y
concluir el contrato
Incluye la resolucin y
cierre de cualquier
asunto abierto
79
Haaz, agosto 2009
12.4.1 INPUTS

Procurement Documentation
80
12.4.2 TOOLS AND TECHNIQUES

Procurement Audits
Negotiated Settlements
Records Management
System
81
12.4.2 OUTPUTS
Closed Procurements
Updates

Procurement File
Deliverable acceptance
Lessons learned documentation
82
Bibliografa
Kerzner, Harold (2006), Project Management A systems
approach to planning, scheduling, and controlling, 9 ed.,

John Wiley and Sons, New York.
Newell, Michael (2002), Preparing for the Project
Management Professional (PMP) Certificaction Exam,

Second Edition, American Management Association, New
York.
Project Management Institute (2008), A guide to the project
management body of knowledge (PMBOK guide), Fourth

Edition, Newton Square, Pennsylvania USA.
83
Sitios Web
http://www.napm.org/
Institute for Supply Management
http://www.american-purchasing.com/
American Purchasing Society
http://www.modelosdecontratos.com/
Modelos de contratos Venta de formatos (MXICO)
84
Sitios Web
http://www.derecho.com/contratos/
Tipos de contratos Venta de formatos (ESPAA)
http://www.pmac.org/nl.php
Purchasing Management Association of Cleveland -- ISM
http://www.ainc-inac.gc.ca/saea-psab/pmr/
Web - Based Guide To Doing Business With The Federal
Government (CANADA)
85
Haaz, agosto 2009
Notas
86
Haaz, agosto 2009

Procuracion Material Porta

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Procuracin del Proyecto

Guillermo Haaz Daz

Objetivos del Mdulo

la Gestin de la Procuracin del

fundamentales de los diferentes Tipos

Gestin de la Procuracin del

La Gestin de la Procuracin del Proyecto

Incluye los procesos para comprar o

adquirir bienes, servicios y resultados

El Plan de Gestin de la Procuracin del

es el documento que describe

cmo sern administrados los

12.1. Planear la Procuraciones

proyecto pueden ser cubiertas mejor si

12.1. Planear la Procuraciones cont.

El plan de compras y adquisiciones

puede ser influenciado

12.1.1 Inputs (Plan Procurements)

12.1.1 Inputs (Plan Procurements)

12.1.1 Inputs (Plan Procurements)

Cost performance baseline

12.1.2 Plan Procurements:

12.1.2 Tools and Techniques

resultados de los procesos

fixed total price for a well-defined

Tipos de Contratos cont.

Riesgos en los Tipos de Contratos

Ventajas y Desventajas - Tipos de Contratos

Ventajas y Desventajas - Tipos de Contratos

Ventajas y Desventajas - Tipos de Contratos

Ventajas y Desventajas - Tipos de Contratos

Request for Quotation (RFQ)

Procurement Management Plan

Procurement Management Plan

Tipos de contratos a usar

direccin del proyecto puede

Procurement Management Plan cont.

Procurement Management Plan cont.

Statement of Work (SOW)

o servicios que deben ser

Statement of Work (SOW) Template

Deliverables Schedule: List specific deliverables, describe them in detail, and

Applicable Standards: Specify any company or industry-specific standards that

Special Requirements: Specify any special requirements such as hardware or

Decisiones de Hacer o Comprar

Incluye decisiones sobre

Integracin de las operaciones

Factores involucrados cont.

Confidencialidad del diseo o del

Factores involucrados cont.

Preparar documentos para los

Procurement Documents cont.

Procurement Documents cont.c

buscar propuestas de posibles proveedores.

Procurement Documents cont.

Procurement Documents cont.

Source Selection Criteria

Selection Criteria cont.

Proyecto pueden ocurrir durante el

12.2 Conducir las Procuraciones

12.2.1 Inputs (Conducir las Procuraciones)

Procurement Management Plan

12.2.2 Conduct Procurements: