Libro 39 AccessPowerPoint

Libros de bolsillo
Aprende Office
Paso a paso
3 Parte Access y PowerPoint 2007
Curso
de Access y
PowerPoint 2007
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o cientfica, o su transformacin, interpretacin o ejecucin artstica fijada
en cualquier tipo o soporte o comunicada a travs de cualquier medio
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Presentacin
A tu alcance
Office es, sobre todo, Word y Excel. Con
estos dos programas parece que ya est todo
dicho en aplicaciones ofimticas, o no?
Creo que todava falta algo ms. En cada
Marcos Sagrado
nueva versin Microsoft ha ido aadiendo
Director
funcionalidades a Office para ir ms all de
la edicin de documentos de texto y de hojas de clculo. Existen
situaciones en las que, para organizar adecuadamente la informacin, es necesario ir ms all y crear una estructura de datos
ms rica y potente. Precisamente sta es la funcin de las dos
herramientas tratadas en este libro: Access y Powerpoint.
Access es una base de datos relacional muy potente que te
permitir organizar informacin de forma muy efectiva pero, a
cambio, requiere un trabajo previo de organizacin y estructuracin de datos importante. No dejes que esto te desanime, aqu
aprenders a usar Access para que sepas aprovechar todas sus
posibilidades desde el primer da casi sin esfuerzo.
Ms adelante vers que no se crean nuevas bases de datos con
Access todos los das. Lo normal es que disees slo unas pocas bases de datos que usars a menudo para introducir datos
en ellas o recuperar informacin. Por ello es muy importante
disear correctamente su estructura desde el principio.
Powerpoint es una herramienta diseada para mostrar informacin de forma sencilla y muy, muy visual. Seguramente hayas
visto muchas presentaciones hechas con este programa, pero
quiz no te habas planteado que podas crearlas t mismo. Aqu
vers cmo hacerlo en sencillos pasos.
Con esta tercera entrega finaliza el curso de Office 2007 y termina nuestra labor. El resto del trabajo queda en tus manos.
Sumario
1
2
3
4
5
6
7
Sumario
Instalacin
Instalacin y activacin de Office
Instalacin y activacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Instalar Office 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Activar los programas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Configuracin
Configuracin de Access 2007
El nuevo interfaz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Las opciones de Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Actualizar Office . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Crear bases
La primera base de datos
Utilizar una base de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Crear una tabla y definir los campos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Introducir datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Utilizar las plantillas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Ordenacin
23
23
26
29
Filtros y ordenacin
Ordenar los datos en una tabla . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

Los filtros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
Formularios
Crear formularios
Eficacia ante todo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

Crear formularios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Estilos y acabados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
Informes
Informes
El asistente de informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
Un informe manual . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
El asistente de etiquetas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
Consultas
Consultas
El asistente de consultas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
Una consulta manual . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
Funciones Funciones avanzadas

Insertar una foto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Revisin ortogrfica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Las funciones de exportacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Conexiones con bases de datos externas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Proteger una base de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
71
72
73
77
78
Sumario
Configuracin
Configuracin de PowerPoint
El nuevo interfaz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Las opciones de PowerPoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
El centro de recursos y el centro de confianza . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Las principales novedades de PowerPoint 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
10
Presentaciones
11
Presentaciones avanzadas Mejora tus presentaciones
12
Animacin Anima tus datos
13
Presentaciones
14
Funciones Avanzadas
83
86
88
88
Crear una presentacion efectiva
Preparar el material . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
Crear las primeras diapositivas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94
Transiciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100
Definir y elegir transiciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100
Configurar las transiciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101
Avance de la presentacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101
Utilizar las plantillas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Aplicar diseos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Presentaciones avanzadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Ajustar fotografas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Verificar la ortografa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
103
105
110
112
114
Animacin de PowerPoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117

Definir y terminar el diseo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118
Personalizar la animacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121
Presentaciones para todos
Crear una presentacin para distribuir . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Presentacin de Powerpoint, I . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Presentacin de Powerpoint, II . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Presentaciones en imgenes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Empaquetar para CD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Exportar a Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Funciones Avanzadas
SmartArt y WordArt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Grabar una narracin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Diapositivas y documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
La pgina de notas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
La vista de esquema . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Glosario
125
125
126
127
130
132
135
138
138
139
141
142
Qu es?
7
Instalacin
Instalacin
dees
Office
El
nuevo Windows
Qu
Windows Vista?
Manejo
Xxxxxxxxxxxxx
01
Instalacin y activacin
de Office
Con los aos, Office ha ido ampliando los componentes que incluye, adaptndose a los nuevos tiempos y las nuevas necesidades
de los usuarios. Sin embargo, el grupo central formado por Word,
Excel, Access y PowerPoint es constante y forma parte de toda
instalacin de la suite. Si no has tenido contacto con Office 2007
hasta ahora, vers en las siguientes pginas que se han producido
numerosos cambios, especialmente visuales y de funcionamiento.
Pero, aunque haya cambios, no necesitars mucho tiempo para
acostumbrarte a las novedades.
En este captulo aprenders a instalar Microsoft Access y PowerPoint (y el resto de la suite de Office) as como a activar los programas, un requerimiento indispensable en el software moderno de
Microsoft, para verificar su autenticidad y as evitar la piratera.
Sumario de la seccin
Instalacin y activacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Instalar Office 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Activar los programas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
8
Instalacin
y activacin
Como siempre que instalas un
gran paquete de software, hay
numerosos parmetros que configurar, con lo que el proceso te
llevar algunos minutos. Adems,
en el caso de Office 2007, es
preferible que primero desinstales cualquier versin anterior de
Office que tengas en tu PC, con
la ayuda del Panel de control de
Windows. Recuerda realizar una
copia de seguridad de todos tus
documentos, por si surgiera algn
tipo de problema durante la instalacin.
Instalar Office 2007
El primer paso para poder utilizar los nuevos Access y PowerPoint es la instalacin de Office
2007, que se presenta en dos discos de CD o en un DVD, segn
elijas. Tambin puedes adquirir
Microsoft Access como programa
individual, aunque esta opcin es
mucho menos frecuente.
Comienza por insertar el

primer (o nico) disco de
instalacin en tu lector. Si no se
inicia el programa de instalacin
automticamente, abre la unidad
correspondiente
Instalacin
en tu PC y haz un doble click

sobre .
Aparecer la primera pantalla

del programa de instalacin,
que te pide que introduzcas el
nmero de serie en la casilla
central
para activar el programa. Lo hars en el siguiente apartado, de

.
modo que pulsa en
Vers un aviso que te indica

que podrs ejecutar las aplicaciones un determinado nmero
de veces (25 en total) antes de
tener que introducir la clave. En
el caso de la versin de prueba de
60 das, dispondrs de dos meses
para evaluar y probar el producto una vez que hayas introducido
el nmero de serie, antes de que
se caduque. Luego, haz click en
la ventana .
Instalacin
En general, la forma de instalacin ms simple consiste

en un click sobre .
Inicialmente todas las entradas

estn plegadas, pero con un click
sobre , puedes desplegarlas y
ver ms detalles
(algunas de las cuales tambin se

encuentran plegadas a su vez).
Sin embargo, es mucho mejor
que dediques algunos minutos
a seleccionar lo que realmente
necesitas de Microsoft Office, ya
que se trata de un paquete bastante extenso, con muchas funciones. As que haz click sobre
.
Vers el siguiente cuadro de

dilogo .
Haz click sobre cada una

de las entradas que quieras
cambiar y se desplegarn los tres
posibles ajustes .
Selecciona el que necesites en

cada caso. Este proceso puede
llevarte algunos minutos, hasta
que hayas establecido todas las
entradas, para seleccionar lo que
te interesa y lo que no.
7
En l encontrars todos los componentes disponibles para todas
las aplicaciones de Office, as
como las herramientas comunes.
10
Despus de este paso, Tienes que hacer click en la

pestaa
. Pulsa sobre el siguiente cuadro de
dilogo en el cual podrs elegir
la carpeta para la instalacin de
Office 2007 y ,
aunque lo habitual es que dejes la ruta predeterminada. Para

terminar, haz click en la pestaa
. En el
cuadro de dilogo que aparece
puedes introducir tus datos personales, que se aadirn a todos
los documentos de Office que
crees .
Instalacin
Se abrir un navegador y se
cargar la pgina de Office
Online .
Para comenzar, haz click en el

icono
Para terminar, haz click en

para comenzar
el proceso de instalacin, cuyo
progreso puedes ver en la siguiente ventana .
Cuando termines, dispones de

la posibilidad de conectar con
Office Online, de modo que
hazlo con un click sobre .
a fin de ver si hay alguna novedad o actualizacin para tu recin instalada suite de ofimtica.
Luego pulsa sobre los vnculos
y .
10
Finalmente haz click en la

ventana
y entnces se abrir Office System 2007 del navegador, en la

11
Instalacin
que vers las opciones que estn

disponibles .
Ahora llegars al proceso de registro, que comienza con una pgina como la siguiente .
Pulsa sobre todas aquellas que

te interesen y sigue las instrucciones que vayan apareciendo.
Cuando termines, cierra el navegador con un click sobre .
Activar los programas
Una vez que hayas actualizado

tu programa, deberas registrarlo en Microsoft Office Online. El
proceso de registro tiene varias
ventajas y te permite acceder,
por ejemplo, a una enorme variedad de plantillas para tus programas.
As que vuelve a la ventana

del navegador que an est
abierta y haz click en .

En la siguiente pgina debers
introducir tu Windows Live ID
(antes llamado Microsoft Passport) para identificarte. Luego
haz click en .
12
Rellena los datos que se te

piden y sigue el proceso necesario hasta el final. Cuando
termines, puedes cerrar el navegador y volvers a la ltima pantalla de la instalacin. Cirrala
con un click sobre

y ya
dispones del nuevo Office 2007,
es decir, tambin de Access 2007,
sobre el que trata este libro.
Como no activaste el programa al principio de la instalacin, la primera vez que inicies

Word volvers a ver el mismo
cuadro de dilogo que te insta
a introducir el nmero de serie.
Esta vez bscalo (viene en un adhesivo amarillo con un cdigo de
barras que se encuentra en la caja o en una tarjeta) e introdcelo
en el hueco blanco .
pero no temas, no se copiarn los

ficheros de nuevo, slo se realizarn algunas modificaciones en
los programas, para indicar que
estn activados. As que haz click
en el botn que utilizaste antes,
o
y se
producir la activacin sin ms
preguntas .
5
Luego aparecer una nueva casilla en la que has de introducir la
clave de referencia (al dorso de
la funda del CD en la versin de
prueba) .
Instalacin
Un click final sobre la siguiente ventana
termina con la activacin y ya

puedes utilizar los programas
indefinidamente (o 60 das en
el caso de la versin de prueba).
La limitacin de hasta 25 inicios
habr desaparecido, as como la
ventana de la activacin.
Por ltimo, debes hacer click en

.
Volvers a ver la pantalla inicial de instalacin ,

13
Configuracin
Configuracin de Access 2007
Manejo
Xxxxxxxxxxxxx
02
Configuracin
de Access 2007
Todos los principios son difciles reza el dicho. Sin embargo, este no se aplica a la nueva generacin de aplicaciones de
Office y, por lo tanto, a Access. Aunque el aspecto del programa
se haya modificado sustancialmente, la metodologa de trabajo
es casi igual, incluso ms sencilla. A continuacin vers los
cambios principales que se han realizado en Access tanto a
nivel visual, como funcional. Conocers la nueva cinta de opciones y los lugares a los que se han desplazado las ventanas
y controles de las versiones anteriores. Adems aprenders a
realizar la configuracin mnima del programa, a diagnosticar
posibles problemas, a actualizar la suite y a registrarte para
que puedas disfrutar de los extensos contenidos de Microsoft
Office Online.
El nuevo interfaz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
La orientacin a tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
La cinta de opciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Herramientas contextuales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Dnde estn los cuadros de dilogo? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
El botn de Office y la barra de acceso rpido. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Los cambios visuales en Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Las opciones de Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Configuracin inicial de Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
El centro de confianza y los recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Diagnosticar Office . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Actualizar Office . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Microsoft Office Online . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
14
15
15
15
15
15
16
18
19
19
19
20
21
21
El nuevo interfaz
El nuevo interfaz
Al abrir Access, inmediatamente vers que tiene un aspecto totalmente diferente. Han
desaparecido los mens como
tales y ahora en su lugar se encuentra lo que se llama cinta de
opciones. Una nueva forma de
Microsoft para agrupar los comandos disponibles en Access
de una manera orientada a tareas. Es decir, los comandos ya
no estn emparentados por su
funcin, sino por la tarea que
deben desempear.
La orientacin a tareas
Esta nueva orientacin a tareas te producir al principio

ms de un quebradero de cabeza cuando intentes localizar alguno de los comandos de Access
en el lugar donde solan estar.
Por ello lo mejor es que te tomes
unos minutos para localizar en
qu lugar se encuentra todo a
partir de ahora. Echa un vistazo
a todas las pestaas y encontrars viejos amigos.
La cinta de opciones
La cinta de opciones es muy

sencilla de utilizar, ya que se
parece mucho a los mens anteriores y a las fichas que ya conoces de infinidad de cuadros
de dilogo en Windows. Cada
ficha dispone de su propio conjunto de funciones, todas ellas
Configuracin
relacionadas con la tarea que le

da nombre.
Herramientas contextuales
Para no llenar la pantalla de
pestaas, los programadores de
Access 2007 han utilizado un pequeo truco. Algunas pestaas
solamente aparecen cuando son
necesarias.
Por ejemplo,
cuando empleas
,
se muestra la pestaa
con toda una serie de
opciones, dedicadas especficamente al formato de los formularios. En cuanto activas otro tipo de objeto (una consulta, una
tabla, etc.) en la vista de datos,
esta pestaa desaparece.
En general, el color de las

pestaas contextuales suele ser naranja o violeta
,
para que las puedas distinguir
de las dems, de color azul
. En
ocasiones incluso aparece ms
de una pestaa como puedes
ver.
Dnde estn los cuadros
de dilogo?
Muchos de los cuadros de

dilogo que conoces de versiones anteriores de Access siguen
aqu. Algunos incluso sin cambios y con el mismo aspecto.
15
Configuracin
El nuevo interfaz
De esta forma puedes acceder

a todas aquellas opciones que
no son visibles directamente en
la cinta de opciones y, adems,
te encontrars inmediatamente
familiarizado con lo que veas.
Si te fijas bien, en algunos

apartados de las diferentes
pestaas de la cinta de opciones vers una pequea flecha
en la parte inferior derecha de
la seccin . Deja el cursor
encima y se desplegar o bien
u n a ay u d a
emergente
o una ventana con una previsualizacin y
una explicacin del men que
puedes encontrar detrs de ese
botn .
Una vez que hayas hecho

click en el mencionado botn, se abrir efectivamente el
siguiente
cuadro de
dilogo o
elemento
correspondiente .
16
En ellos sueles disponer de ms

opciones que las que hay en la
cinta.
El botn de Office y la
barra de acceso rpido
El botn de Office es como el
botn Inicio de Windows, pero solamente para los programas
de Office. Contiene las funciones
genricas del programa (guardar,
cargar, etc.) as como acceso a la
configuracin del programa. En
cuanto a la barra de acceso rpido, a la derecha del botn de
Office, est para facilitar el acceso a las funciones que utilizas
con ms frecuencia.
Despliega el men
de Office con un
click sobre .
Una vez hecho esto, podrs ver
algo similar a lo que te mostramos
a continuacin .
El nuevo interfaz
Al igual que sucede en el men

de Windows, las entradas con
una flecha , se despliegan de
la siguiente forma
Configuracin
la de clavar el documento reciente en ese punto del men.

Con un click sobre la chincheta,
sta se vuelve verde y activa
y bloqueas el documento en ese
punto, de modo que no se desplaza del men.
cuando dejas el cursor sobre

ellas o haces click.
La lista de documentos recientes ,
que aparece siempre que no tengas seleccionado ningn men

que se despliegue hacia la derecha, ha sufrido algunos cambios.
Por un lado puedes ver que
es ms extensa, pero adems se han agregado unos
iconos a la derecha .
Si alguna de las funciones del

men de Office te resulta muy
interesante y prevs que la vas a
utilizar a menudo, puedes agregarla a la barra de herramientas
de acceso rpido. Simplemente
haz click con el botn derecho
del ratn sobre la entrada correspondiente y luego en .
Efectivamente, se trata de
chinchetas y su funcin es
Tambin puedes aadir otras

funciones adicionales a la
barra, con
un click
sobre la
flecha que
tiene a su
derecha
. Al hacer esto se
despliega
el siguiente men .
Cuando pulses el botn

podrs acceder
a una completa lista. En esta relacin se mostrarn y podrs ver
17
Configuracin
El nuevo interfaz
todos los comandos de Access

2007
y comienza directamente con

las plantillas, en lugar de con
la creacin de una nueva base de datos en blanco. Aqu ya
puedes ver la orientacin a productividad.
Basta un click sobre el comando elegido

y otro
sobre
para aadirlo a
la barra.
Una vez dentro del programa, adems de la cinta de

opciones, puedes ver ms cambios. Ya no existe la ventana con
las tablas, consultas, etc. sino
que stas se han integrado en
una barra lateral que te ofrece el
acceso a las diferentes categoras
de elementos .
Los cambios visuales

en Access
Ya desde el inicio del programa

puedes observar que los cambios
son cuantiosos, al igual que en el
resto de la suite. Ahora Access
tiene un aspecto ms uniforme
con respecto a los dems programas del paquete, algo que no
ocurra en versiones anteriores.
De entrada, la pantalla de
bienvenida es completamente diferente
18
Ahora puedes desplegar los

elementos de las categoras
con un click
sobre la flecha de la derecha .
Tienes la posibilidad de plegar o desplegar
todo el panel, con clicks alternativos sobre .
Las opciones de Access
Las opciones
de Access
Con un programa tan complejo como Access, naturalmente necesitas dedicar un rato a
la configuracin bsica de la
aplicacin. Aunque las opciones vienen ajustadas de forma
estndar, este estndar puede
que no sea adecuado a tu caso
en particular.
Configuracin inicial
de Access
Sin embargo, tampoco es necesario que realices la configuracin completa justo tras la instalacin de Access. En general,
basta con algunos cambios bsicos. El resto de la configuracin
ya lo afinars conforme vayas
trabajando con el programa. A
continuacin vers los ms importantes.
Inicia Access y
haz un click en
el botn
y en
para crear
una base de datos nueva, en
blanco. No importa el lugar en
el que la crees, ya que no
la utilizars. Luego debes
pulsar en
y en
para acceder
a la configuracin.
Activa ahora el apartado

de la izquierda
Configuracin
y verifica que tienes seleccionada la entrada

a la derecha. Esto es importante para que puedas emplear todas las novedades que te ofrece Access 2007 en tus bases de
datos.
Luego pasa a
y activa la siguiente entrada
. Esto reducir
el tamao de tus bases de datos cada vez que las guardes y
aunque necesita unos segundos
adicionales, siempre mantendr
tus bases en forma. Finalmente,
haz click en
y
selecciona
el comportamiento
que ms se
adecue a tu
estilo .
El centro de confianza
y los recursos
Como hoy en da se trabaja

mucho con documentos en red
(local o Internet) es muy importante que estos procedan de lugares de confianza, para evitar
que haya problemas de seguridad. Por este motivo Office incluye el centro de confianza, en
el que puedes configurar todas
las ubicaciones y personas que
te parecen seguras.
19
Configuracin
Para acceder al centro de

confianza, haz click en
en la ventana de opciones que an tienes abierta. Luego pulsa en
.
Vers una ventana como la siguiente .
Office (y tambin para Access,

naturalmente) .
A continuacin vers algunos de

los ms tiles e importantes.
Diagnosticar Office
En
puedes
ver qu personas pueden editar tus documentos. Luego haz
.
click en
Aqu estn todas las carpetas (locales y de red) que sabes que son
seguras. Para aadir una carpeta
nueva, simplemente haz click en
. Finalmente, activa
y
establece las opciones de privacidad que necesites .
Cierra la ventana con
La enorme cantidad de configuraciones de hardware y software que puedes encontrar en el

mundo, y la complejidad de una
suite tan completa como Microsoft Office, son el motivo por el
que se incluye esta herramienta
de diagnstico.
Para iniciar el programa de

diagnsticos, haz click en
y luego en
y
. Esto inicia el
proceso de anlisis .
Cuando vuelvas a la ventana anterior, debers activar

la entrada
. De esta
forma, podrs ver todos los recursos de que dispones en la
pgina web de Microsoft para
20
Una vez que haya terminado este proceso (al cabo de unos minutos), se abrir un navegador y
podrs ver una pantalla similar

a la siguiente
Configuracin
Microsoft Office Online
Office Online es un servicio

gratuito de Microsoft que te ofrece una gran cantidad de material
online para tus documentos (grficos, plantillas, macros, etc.).
Haz click en ,
y .
En la ventana de navegador que

se abre, haz click en
con las diversas incidencias que
se hayan encontrado.
Actualizar Office
Es muy importante que mantengas tus programas lo ms

actualizados posible, para que
as evites los fallos y vulnerabilidades que se van descubriendo
con el tiempo. Por este motivo
has de configurar la actualizacin de Office.
Una vez terminado el registro, podrs acceder a cientos

de plantillas de documentos ,
Para iniciar la actualizacin de Office directamente desde Access, haz click en

,
y .
Luego sigue las instrucciones

que aparecen en pantalla y que
variarn en funcin del estado
de actualizacin de tu PC y de
tu Office.
miles de cliparts, etc. Para ello

es necesario que ests conectado
a Internet la primera vez, despus el elemento se queda en tu
disco duro para usos sucesivos.
21
Crear
bases
Manejo
03
La primera base de datos

Xxxxxxxxxxxxx
La primera base
de datos
El trabajo ms importante que debes realizar con una base de

datos es la creacin de la propia base y la definicin de las caractersticas de las tablas que van a contener tu informacin. Este es
un proceso muy importante, ya que sienta las bases para las posteriores capacidades de anlisis y gestin de la base de datos.
En este captulo aprenders a crear tu primera base de datos
y tu primera tabla, con el ejemplo de una agenda de contactos
para el trabajo. Vers la mejor forma de importar datos de los
que ya dispongas desde diversas fuentes, como Excel o Word.
Tambin conocers los procedimientos para aprovechar la informacin desde otros programas. Finalmente, vers cmo utilizar
las plantillas integradas en Access y las que estn disponibles en
Office Online, para ahorrarte trabajo a la hora de crear nuevas
tablas o bases de datos.
Utilizar una base de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Crear una tabla y los campos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Las claves de tabla . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Introducir datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
De forma manual . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Importar datos desde Word o Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Importar desde otros programas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Utilizar las plantillas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Crear ms tablas con la ayuda de plantillas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
22
23
23
26
26
26
27
29
29
29
Utilizar una base de datos
Introduccin
El primer paso con Access,

naturalmente consiste en crear
una base de datos nueva, que se
adapte a tus necesidades. Es un
proceso relativamente lento si
quieres definir todos los campos
manualmente (algo que ocurre
con cierta frecuencia), y rpido,
si empleas las plantillas. Aqu
podrs ver ambas tcnicas y as
aprenders cundo es preferible
emplear cada una de ellas.
En las prximas pginas crears una agenda personal con
todo tipo de informacin til
para el trabajo. Esta prctica se
extender hasta el captulo 8, de
modo que la informacin que
introduzcas podrs utilizarla
ms adelante, en los siguientes
captulos.
Nota: Todos los datos que vers
en las capturas son ficticios, generados aleatoriamente por un
programa o manualmente. Todos
los nombres, nmeros de telfono,
direcciones, etc., son inventados.
Cualquier coincidencia con personas reales es mera casualidad.
Utilizar una base

de datos
La finalidad ltima de una base

de datos es la de gestionar y almacenar datos, como su propio
nombre indica. Pero adems de
las funciones de almacn, lo ms
Crear bases
importante de los programas de

bases de datos son sus capacidades de anlisis y de tratamiento
de datos. Esto significa que lo
realmente importante viene tras
introducir la informacin en la
base de datos. Adems no hay
lmite para la aplicacin de las
mismas. Igual puedes llevar una
sencilla lista de la compra, como el inventario completo de un
ministerio, con miles de tablas
distribuidas en varios servidores
y ciudades. Pero, el principio
siempre es una tabla de datos.
As que comencemos por ah...
Crear una tabla

y los campos
Como ya hemos dicho, la creacin de una tabla de Access te

puede llevar un buen rato. Sin
embargo, se trata de tiempo
bien invertido, ya que la estructura inicial de la base es muy
importante y requiere que le dediques unos minutos a pensar
qu necesidades debe cubrir la
base de datos. El ejemplo que
te ocupar en los prximos captulos se trata de una agenda
de clientes, que debe facilitarte
cierto tipo de informacin (que
irs viendo) para tu trabajo.
Inicia Access, vers la pantalla principal y luego haz click encima

del icono .
23
Crear bases
Crear Tablas
Luego escribe un nombre para la

base de datos en
y selecciona una carpeta

en la que almacenar la base, con un click en .
Localiza la carpeta que quieras en
el cuadro de dilogo que se abre y
luego haz click en
. Para
terminar, pulsa en
.
Se abrir la nueva base de

datos, directamente con la
primera tabla a la vista, en vista
de Hoja de datos .
Cambia a la vista de diseo con

y
.
clicks sobre
Ahora debers asignarle un nombre a la tabla en .
Luego haz click en
3
24
Para la agenda, los primeros

campos sern los dedicados al
nombre y apellidos del contacto.

En Access debes elegir de qu tipo
ser cada campo, antes de crearlo.
De modo que haz click en ,
ya que el primer campo es un

identificador que Access aade
automticamente. Escribe .
y selecciona el tipo en
Luego repite esta operacin

con los prximos campos de
la siguiente manera .
Una vez hecho esto, le llega el turno a los telfonos. Aunque se trate
de un nmero, es mejor que asignes el tipo de texto. Esto te permite utilizar signos (por ejemplo
+34 para el prefijo internacional
de Espaa). Crea los siguientes
campos tambin as .
Crear Tablas
Una vez hecho esto, debes

aadir
y luego llegas a los campos de email y direccin web. Para ellos

existe un tipo especial de datos,
llamado .
Crear bases
si quiere validar el registro. As

que haz click en .
En la parte inferior de la ventana vers que hay casillas con

valores de lo ms diverso .
Lo mismo ocurre para la fecha

de nacimiento (interesante para
saber el cumpleaos de alguien)
que emplea .
Una buena agenda que se precie debe disponer de una foto

de cada persona. Esto te ayuda a
reconocerlas en la realidad y te
permite asociar los nombres y las
caras ms fcilmente. Access 2007
dispone del tipo ,
especialmente indicado para esta
clase de uso.
Ahora que ya tienes todos los

campos, ha llegado el momento de definir algunos detalles de
los mismos. Como es obvio, tanto
el nombre como los apellidos son
campos que deben aparecer forzosamente en la tabla, si no, esta no
tendra sentido. En Access dispones de la posibilidad de obligar al
usuario a rellenar ciertos campos,
Entre las casillas se encuentra

. Haz click en la
y selecflecha de la derecha
ciona el valor
de la lista. Esto
indicar a Access que el campo es
obligatorio.
Cambia con respecto a lo

anterior. Justo debajo de
la entrada anterior, selecciona
para
obligar a que el usuario escriba
algn texto, as no puede dejar la
casilla en blanco.
10
Haz click con el botn derecho del ratn, sobre tabla

y selecciona la entrada .
25
Introducir datos
Introducir datos
Access te preguntar si quieres

guardar la tabla, de forma que haz
click en .
Podrs ver la tabla recin creada,

en la barra de la izquierda.
Las claves de tabla
Toda tabla de Access dispone de

lo que se llama una clave principal. En el ejercicio anterior se
trata del primer campo,
llamado .
Fjate que delante del nombre
aparece el icono de una pequea llave. Esto significa que ese
campo es la clave principal. Las
claves se emplean para relacionar
diferentes tablas entre s y deben
estar construidas de forma que
todos los valores de ese campo
sean nicos. Este es el motivo por
el que generalmente se emplean
campos autonumricos, ya que
nunca repetirn un valor.
Puedes cambiar la clave de

una tabla fcilmente simplemente desde la vista de diseo.
Haz click con el botn derecho
del ratn sobre el nombre de la
tabla y selecciona la entrada .
Activa pues el campo

que actualmente es la
clave principal, con un
click .
Luego desactiva el botn de

y vers que dentro de la
tabla, el icono de llave
desaparece .
Ahora activa la casilla que deseas
asignar como clave principal con
un click
y activa de nuevo
el botn .
El icono de llave aparece
de nuevo, aunque ahora
en el campo que hemos
escogido .
A efectos de esta
prctica, debers volver a la clave
principal donde estaba
inicialmente, .
Introducir datos
Una vez creada la estructura de

la tabla, el prximo paso es la introduccin de datos en la base,
para que dispongas de material
con el que trabajar posteriormente. Puedes insertar los datos en
la base de forma manual, o bien
aprovechar la informacin que
tengas de otros programas.
De forma manual
La introduccin manual de datos

es la ms habitual, si no dispones ya de la informacin en algn
formato digital.
26
Introducir datos
Haz doble click sobre la tabla

, para que se
abra en modo hoja de datos y est
lista para la edicin .
De modo que comienza con la introduccin de los valores de las

distintas celdas. Para pasar de una
a la siguiente emplea la tecla
o el cursor del ratn .
Cuando hayas rellenado uno

de los registros (la primera
fila), pasa a la siguiente con un
click sobre
Crear bases
Importar datos desde

Word o Excel
Otra forma de introducir datos

en tus tablas es desde Word o,
especialmente, Excel. Esto te ahorrar mucho trabajo de tecleo y
evitar errores.
Haz click en
,
y
. Localiza
el fichero en el disco y brelo con
un doble click
. Aunque
ahora dispones de la posibilidad
de colocar los datos directamente
en la tabla que los necesita con
es mucho mejor que te decantes por
Pulsa en
y vers una
previsualizacin de datos .
y comienza a escribir. Automticamente se abrir una nueva fila

por debajo .
Cuando termines, haz click en

y se guardarn los cambios en la
tabla. Access guarda los datos conforme los introduces.
Avanza con el icono

. La
primera fila contiene los nombres
de la columna.
27
Crear bases
Introducir datos
Pero no los datos, activa la casilla

y
haz click en
.
Continua con
. Ahora puedes especificar el tipo
de datos, as como asignar un
nombre al campo .
O decidir si ese campo no te interesa con

Avanza con
.
Deja activa la entrada principal
y pulsa en
. Termina
con
y
(el nombre
de la tabla no importa, ya que ser
temporal. Haz un doble click soy
bre la nueva tabla
vers los datos .
Ahora ya slo queda que selecciones las columnas necesarias

con un click sobre la cabecera. Para seleccionar mltiples, mantn
pulsada la tecla
.
28
Finalmente, puedes presionar

+
para copiar las columnas. Pasa ahora a la tabla que va
a recibir los datos abrindola con
un doble click
. Selecciona las columnas correspondientes que desees y de la misma
forma que antes.
Seguidamente emplea
ra pegar las copiadas.
pa-
Vers una ventana similar a

esta .
y los datos
Confrmala con
aparecern en pantalla .
Utilizar plantillas
Importar desde otros

programas
Puedes importar datos desde otras aplicaciones, aunque

el proceso puede no ser tan
sencillo como desde los programas de Office. Dispones de los
botones
y
para ello.
Y si eso no fuera suficiente,

haz click en
y se
desplegarn otros cuantos formatos de importacin ,
mayormente de varios tipos de

bases de datos. Elige el que necesites y sigue las instrucciones del
asistente.
Utilizar plantillas
Las plantillas de bases de datos

de Access son muy interesantes
ya que te ahorran una parte sustancial del proceso de creacin de
una base de datos, ya que estn
completamente terminadas y slo
necesitan alguna adaptacin.
Inicia Access y, en la pantalla

principal de seleccin, haz
click por ejemplo en
y luego en
. Vers un
mensaje de aviso que debes confirmar con
y comenzar
la descarga .
Crear bases
Podrs emplearla directamente como cualquier otra base .
Si despliegas el panel lateral

con un click sobre
, vers
que la base de datos est ya muy
completa ,
Crear ms tablas
con la ayuda de plantillas
No es necesario que crees una

base de datos completa si slo
necesitas una tabla nueva, porque
tambin en este caso puedes aprovechar las plantillas.
Simplemente haz click

en
y en ,
y selecciona una de las
entradas de la ventana que se despliega
. Esto crear una
nueva tabla con ese formato y se
abrir directamente en la vista hoja de datos.
29
Ordenacin
El
nuevo Windows
es Windows Vista?
Filtros yQu
ordenacin
Manejo
Xxxxxxxxxxxxx
04
Filtros y ordenacin
Una vez que tus bases de datos comienzan a acumular informacin, tarde o temprano llega el momento en que necesitas localizar
algo en particular y, si tienes gran cantidad de datos, esto puede
suponer un problema. De tiempo, principalmente. Por otro lado,
en ocasiones, solamente necesitas visualizar datos de determinado tipo o que cumplan ciertos criterios. O ver los campos en un
orden apropiado para la tarea que tienes entre manos. Los filtros
de Access y las funciones de ordenacin te ayudarn a conseguir
exactamente lo que necesitas.
A lo largo de las siguiente pginas vers cmo ordenar los datos de tus tablas de forma secuencial con un slo click del ratn.
Asimismo, aprenders a utilizar todos los tipos de filtros de los
que dispone Access, desde los sencillos filtros directos, pasando
por los de mltiples campos hasta los avanzados. Para terminar,
conocers el generador de expresiones y cmo puede ayudarte a
crear el filtro que necesitas.
Ordenar los datos en una tabla . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Ordenar los datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Los filtros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Filtros directos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Filtros mltiples . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Filtros avanzados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Editar un filtro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
El generador de expresiones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
30
31
31
32
32
34
35
37
38
Ordenar los datos en una tabla
Ordenar los datos

en una tabla
El orden es muy importante.
Y esto se aplica especialmente a
las bases de datos, ya que suelen
contener cientos, miles o incluso
millones de registros de diversos
tipos, esperando que los necesites para algo. Sin embargo, los
datos no siempre se introducen
en perfecto orden. En realidad,
esto es imposible si actualizas la
base de tanto en tanto y aades
nuevos registros. Por este motivo,
la ordenacin de Access te proporciona una vista correlativa de
la informacin que te importa.
Ordenar los datos
Ante todo debes saber que la

ordenacin de los datos no se
realiza realmente en la base de
datos, sino que se trata de una
visualizacin ordenada en pantalla. Normalmente resulta imposible reubicar todos los registros
de una base de datos grande, ya
que eso supondra un enorme
trabajo de reorganizacin en el
fichero y resulta poco eficiente.
Sin embargo, a todos los efectos,
lo que t ves en pantalla es una
tabla ordenada.
Ordenacin
para abrir la base de datos si no

lo est ya. Luego realiza un doble
click en la tabla
.
Las opciones de ordenacin

disponen de dos posibilidades: las sencillas y las avanzadas.
Para utilizar las primera no tienes
ms que seleccionar la columna
por la que quieres ordenar los
datos con un click sobre su cabecera .
Luego en funcin de la
direccin de ordenacin
pulsa en
o en el botn
El resultado es el siguiente .
Ordenaciones avanzadas
No siempre ser suficiente con

que puedas ordenar los datos por
una determinada columna y, en
Vamos a retomar la agenda

que has creado hasta ahora. Inicia Access 2007 y haz un
click en en la parte derecha de la
ventana
31
Ordenacin
Los filtros
ocasiones, querrs emplear ms de

un criterio de ordenacin. En ese
caso debes recurrir a la ordenacin
avanzada. Sin embargo, Access en
realidad no dispone de una ordenacin avanzada, sino de un filtro
avanzado. En este caso, los filtros
y las funciones de ordenacin se
entremezclan, de modo que vers
cul es el procedimiento que debes utilizar en el apartado correspondiente a los filtros avanzados.
Los filtros
Como hemos dicho en el apartado anterior, en realidad los

filtros y las funciones de ordenacin son algo muy similar, ya
que los filtros se encargan simultneamente de eliminar todos los
datos que no cumplan el criterio
que has establecido y, adems,
tambin ordenan los datos apropiadamente. Existen dos tipos de
filtros: los directos y los combinados, tambin llamados avanzados. A continuacin vers cmo
emplear ambas modalidades y
cules son los casos en que cada
una es preferible.
Filtros directos
Los filtros directos emplean un

nico criterio para desestimar
todos los dems datos que no
cumplan con l. Son rpidos y
fciles de utilizar, y reducen el
nmero de registros que puedes tener en pantalla de forma
32
sensible, para facilitarte la localizacin de la informacin que

realmente buscas.
En el caso en que an tengas ordenados los datos del

apar tado anterior, haz
click en
para anular cualquier orden impuesto. En primer lugar vers
los filtros de seleccin. Hay
dos formas de acceder a ellos.
La primera es con un click con
el botn derecho del ratn sobre
cualquier celda. Aparecer el siguiente men, que contiene las
entradas de filtrado .
La otra es que dejes el cursor en

la celda en cuestin. Obtendrs
el mismo men si pulsas sobre
las opcines
Los filtros
En ambos casos obtienes los

mismos resultados, de modo
que utiliza el men contextual (el
del botn derecho) por el momento. Selecciona la celda que
te interese
y luego haz click con el botn

derecho del ratn y en la entrada
(en este caso,
claro). Inmediatamente vers el
resultado del filtrado .
Ordenacin
Luego haz click con el botn derecho del ratn, pulsa en la entrada
y luego en
del men que se despliega.
Vers un cuadro de dilogo

en el que puedes escribir la
partcula inicial de los campos
que buscas, por ejemplo .
Despus haz click en

. Inmediatamente vers los resultados correctos .
Todos los registros desaparecen,

excepto aquellos cuyo nombre es
igual a carmen.
y haz click con el botn derecho

del ratn, en
y en
. En este caso escribe
en la casilla
Para volver a ver todos los registros y anular el filtro, desactiva el botn
. Clicks
alternativos sobre el mismo activan y desactivan el ltimo filtrado
que hayas aplicado a la tabla.
Ahora filtrars las iniciales de
los nombres. Si no te acuerdas de alguien, pero s de su
nombre o apellido, esta funcin
es una excelente ayuda. Haz un
click en .
Quita el filtro de nuevo con

, selecciona otra
celda
y luego tendrs que hacer click

en el botn
.
33
Ordenacin
Los filtros
El resultado esta vez puede no

ser tan claro, pero si te fijas,
todos los campos contienen la secuencia be en algn punto .
De esta forma puedes conseguir

recordar datos de los que slo
sabes un segmento o parte.
Asimismo, dispones de los

filtros directos inversos. Aunque el trmino en si pueda parecer una contradiccin, explica
muy bien lo que hacen. Se trata de filtros directos que filtran
justamente lo opuesto a lo que
elijes. Por ejemplo, haz click en
una celda que contenga un dato
que no quieres ver .
Pulsa con el botn derecho

del ratn en la misma y selecciona
. Vers
que todas las celdas que cumplen
la condicin, desaparecen .
34
10
Para terminar, si quieres

eliminar un filtro realmente, necesitas algo ms que
. Como sabes, este
botn slo enciende/apaga el filtrado. Sin embargo, con un click
del botn derecho del ratn sobre
cualquier celda filtrada aparece el
men contextual, en el que debes
seleccionar
(el nombre del filtro variar en
cada caso). Observa que el botn
se desactiva completamente, porque el filtro ha
desaparecido y ya no lo puedes
aplicar ms.
Filtros mltiples
Hasta ahora has visto filtros directos sencillos, que emplean una
sola condicin para realizar el
filtrado de los datos. Sin embargo, con Access puedes emplear
varias condiciones simultneas,
a pesar de seguir utilizando un
filtro sencillo.
Coloca el cursor en la columna a la que quieres aplicar el

filtrado
Los filtros
y luego haz click en el botn

. Se desplegar la siguiente
ventana .
Ordenacin
(o varios, si fuera posible) de los

criterios seleccionados .
Filtros avanzados
Los filtros avanzados requieren

bastante ms preparacin y configuracin que los directos, pero a cambio proporcionan unos
resultados mucho ms selectivos y especficos con respecto
a lo que quieres localizar. Adems soportan la aplicacin de
funciones lgicas para combinar
los criterios.
Para comenzar, haz click en

para
anular la seleccin de todas las
casillas .
Si todava tienes filtrados los

datos del ejercicio anterior,
haz click en el botn
y luego en
para anular cualquier criterio
de ordenacin aplicado. Para la
ordenacin avanzada no es necesario que selecciones ninguna
As te resultar ms sencillo activar solamente una cuantas.
Activa, por ejemplo, las siguientes .

Haz click en
y el resultado que te ofrece Access de inmediato contiene solamente aquellas celdas que cumplen con uno
35
Ordenacin
Los filtros
columna, ya que todo lo realizars indicando los diferentes criterios manualmente. De modo que
pulsa en
y luego en
.
La ventana que se abre ser

similar a esta .
Inicialmente puede resultar un

poco confusa, pero enseguida
vers que no es para tanto y que,
por el contrario, resulta muy cmoda de manejar. El elemento
ms importante es la pequea
ventana de la parte superior ,
que es donde realmente colocars los criterios de ordenacin,

como vers enseguida. En realidad se trata de varias columnas
y cada una de ellas puede acoger un criterio y la configuracin
particular del mismo.
Supn que quieres contactar

con todos los Garca de tu
agenda que vivan en Madrid. De
modo que tendrs que ordenar
los registros primero por apellidos y luego por poblaciones.
Los que cumplan ambos criterios
pasarn el filtro, el resto no. As
que comienza por arrastrar el
campo
hasta .
5
que representa todos los campos
que hay en tu tabla de datos.
3
36
Luego tienes la tabla de la

parte inferior ,
Luego debes definir la direccin de ordenacin. Haz click

en la celda inferior y luego en la
flecha de la derecha, que aparece
. Selecciona
con un click.
Finalmente viene lo ms importante: el criterio de filtrado. En este caso, como lo que

quieres es obtener a todas aquellas personas que tienen Garca
como primer apellido, es justamente esto lo que debes escribir
en la casilla.
Los filtros
Cuando presiones
, Access
aadir unas comillas automticamente
.
Ya tienes la primera parte de

la condicin. Ahora falta la segunda. De modo que haz click en
y arrstralo hasta .
De nuevo selecciona un orden

. Para terminar, escribe el criterio
y ya est listo.
Para poder ver el resultado del filtrado, haz click en

. En pantalla solamente quedarn aquellos registros cuyo apellido sea Garca y
su poblacin Madrid. En el caso
del ejemplo, han sobrevivido
slo dos .
Fjate en que las cabeceras de columnas tienen un icono de embudo en aquellas afectadas
por el filtrado .
Editar un filtro
Una vez creado el filtro, este no

es inamovible. Aunque tienes la
posibilidad de generar y utilizar
diversos filtros, segn los necesites, si resulta que el resultado
Ordenacin
obtenido no es el que esperabas,

naturalmente puedes editar el
filtro que acabas de crear, para
afinarlo un poco, para aadir o
quitar algn criterio, etc.
En este caso, por ejemplo,

necesitas que en los resultados, adems de los apellidados
como Garca, tambin aparezcan los llamados Martnez. As
que activa la pestaa del filtro,
que encontrars en la parte superior de la ventana de datos
.
Luego puedes dirigirte a la

columna del primer criterio
de filtrado .
Luego escribe el segundo

.
apellido en tu filtro
Si ahora te fijas en la regla,

est bastante clara y es muy
legible .
37
Ordenacin
Los filtros
Quieres filtrar el campo apellido

1 en orden ascendente y admites
los apellidos que sean Garca
o bien Martnez. Haz click en
para aplicar el filtro.
Y aqu tienes los resultados

correctos al instante .
Sin embargo, observa el resultado de las ciudades .

No son correctas.
Esto se debe a
que, cuando aades una segunda
condicin, debes
especificar tambin el parmetro
adicional.
De modo que vuelve a la

pestaa
y
escribe el nombre de la poblacin que admites como buena .
Como ves, los filtros son muy

potentes, pero muy sensibles y
debes repasarlos bien antes de
aceptar los datos que te ofrecen,
no sea que el filtro sea incorrecto o est incompleto (como en
este caso). De ah que la edicin
de filtros sea tan importante.
38
E
l generador de expresiones
Esta parte de Access resulta

extremadamente til cuando se
trata de generar expresiones ms
o menos complejas, como las que
se utilizan en los filtros, las consultas y en algunos otros casos.
El generador de expresiones te
ayuda a emplear las funciones y
los operadores correctos, ya que
te permite el acceso a todos ellos,
junto con los campos existentes
en la tabla o la base de datos.
Comienza haciendo un click

encima de
y
para eliminar todos los filtros actuales. A
continuacin filtra aquellos componentes de la agenda que vivan
en Madrid o Barcelona y que hayan nacido despus de 1970. Con
la ayuda del generador de expresiones resulta bastante sencillo.
Haz click en
y
en
para
abrir la ventana de composicin
de filtros avanzados. Arrastra
hasta ,
determina entonces el orden

y escribe las dos
condiciones vlidas .
Los filtros
De momento ya has reducido

el crculo a los habitantes de
ambas ciudades. Pero ahora viene
la cuestin de la fecha. Arrastra
hasta .
Selecciona el orden
y luego coloca el cursor en
.
Ahora haz click con el botn

derecho del ratn y selecciona la entrada .
Se abrir la ventana del generador de expresiones .
Con su ayuda puedes crear las

frmulas y expresiones ms complejas en slo unos minutos.
Para el caso que te ocupa, en

donde necesitas filtrar a todos los nacidos antes de 1.970,
basta con que incluyas la condicin de que slo se acepten fechas posteriores (o mayores que,
Ordenacin
matemticamente hablando) al 1
de Enero de 1.970. De modo que
haz click en el signo mayor qu
para insertarlo en la expresin que ests construyendo.
Ahora escribe la fecha apropiada .
Y ya has acabado. Haz click en

y vers el resultado en la
casilla correcta .
Repite lo mismo para la segunda

ciudad .
Este ha sido un uso muy rpido

del generador de expresiones,
pero si investigas sus posibilidades, vers que es sencillo.
Haz click en
vers la tabla generada .
39
Formularios
ElManejo
nuevo Windows
Crear formularios
Qu es Windows Vista?
Xxxxxxxxxxxxx
05
Crear formularios
La introduccin de datos en las bases de Access es un proceso que

puede llevarte mucho tiempo, especialmente si la realizas de forma
manual. Esto ltimo es algo muy frecuente, ya que normalmente
los datos no estn todos disponibles, sino que debes ir introducindolos conforme es necesario (facturacin mensual, datos de
produccin, de ingeniera, etc.).
Aunque las tablas de Access permiten la introduccin sencilla
de la informacin como si de una hoja de clculo Excel se tratara,
existe un mtodo mucho ms eficaz, esttico y, sobre todo, seguro:
los formularios. Se trata de una especie de mscaras que colocas
sobre la tabla y que te facilitan la introduccin de los datos, verifican que sean correctos y, en general, hacen que la tarea no parezca
tan seria o aburrida.
En este captulo explicamos cmo puedes disear tus propios
formularios, para facilitar la entrada de datos y, adems, vestir tu
base de datos de forma ms atractiva. Vers cmo utilizar el asistente de formularios y cmo crearlos totalmente a mano.
Eficacia ante todo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Lo importante es tener un plan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Crear formularios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Diseo bsico de formularios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
El asistente para formularios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Navegar por el formulario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Un formulario automtico instantneo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Estilos y acabados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Un formulario totalmente manual . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Insertar una imagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Aadir fechas y horas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Emplear los Autoformatos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Formularios divididos y de varios elementos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
40
41
41
42
42
42
43
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45
45
47
48
49
49
Eficacia ante todo
Introduccin
Ya lo hemos apuntado en la introduccin al captulo: un formulario es un elemento grfico que

te permite introducir los datos en
una base de datos de forma ms
eficiente, sencilla y cmoda. Ante
todo es un vestido para la introduccin de datos, que pretende
simplificar y acelerar el proceso,
gracias a los numerosos elementos
grficos que puedes aadir, ms
all de los que Access ofrece en
sus tablas de datos. En resumen,
el formulario es la cara bonita de
una tabla, para el usuario que introduce la informacin. En ingls
esta funcin recibe el nombre de
Frontend.
Eficacia ante todo
El diseo grfico de un formulario puede ocuparte bastante tiempo y seguro que necesitas realizar
varios retoques al principio, hasta que hayas depurado todos los
elementos (su tamao y posicin)
del formulario. Por suerte, Access
ofrece numerosas funciones para
facilitarte el trabajo. Aunque el
diseo inicial cueste un poco, el
ahorro de tiempo que obtienes
luego, a la hora de introducir datos en la tabla, merece la pena.
Lo importante es tener
un plan
Como en toda cuestin de diseo, lo importante a la hora de

crear un formulario es que sepas
Formularios
exactamente qu te ofrece la base

de datos, qu datos quieres introducir y cmo deben organizarse
en la pantalla para dar buena
impresin, ser claros y resultar
correctamente distribuidos, para
que permitan un trabajo rpido.
Es decir: necesitas un plan. Y para
ello es importante que sepas de
qu puedes disponer a la hora de
crear tus formularios:
Si tienes prisa con el formu
lario
lo mejor es que elijas el
tipo
o que aceptes
directamente el que te propone Access 2007 de forma predeterminada al hacer click en
el botn
.
En el caso en que tengas mu
chos
campos que rellenar,
es preferible que optes por
, ya
el
que te proporciona la mayor
flexibilidad y, an as, puedes
crear un buen formulario en
muy poco tiempo.
Cuando tienes requerimientos
especiales, necesitas organizar
los campos de cierta manera o te hace falta un control
sobre el aspecto del formulario, debes recurrir a
oa .

Ambos
te ofrecen un

formulario
vaco, en el que debes hacerlo todo y rellenarlo
con los datos necesarios.
41
Formularios
Crear formularios
Si es un formulario normal,

lo mejor es que emplees la
combinacin entre el
y la
edicin manual con .
Si prefieres tener todo a la vista, la
lo
mejor opcin es el ,
ya que te ensea tanto el propio formulario, como la hoja
de datos.
En las prximas pginas vers
todas las modalidades de formularios que existen en Access 2007
y cul es la mejor forma de aplicarlos en cada caso.
El asistente para formularios

Sin duda, el asistente para formularios es una de las soluciones
ms cmodas y eficientes de Access. Te gua paso a paso por todo el proceso y, al final, obtienes
un formulario muy apropiado, en
poco tiempo.
Haz click en la tabla para crear

el formulario
y luego en
,
y
. Se abrir el asistente que necesitas .
Crear formularios
La creacin de un buen formulario es un proceso que requiere

algo de prctica. Por ello, aunque
tus primeros formularios diseados a mano no sean exactamente
lo que necesitas, no desistas. Pronto sabrs lo que es importante y lo
que no, a la hora de organizar los
campos del registro en el formulario. No olvides que se trata ms
de diseo que de otra cosa.
Diseo bsico
de formularios
Comenzars con el diseo de

un formulario para la introduccin de datos en nuestra agenda
empresarial. Iniciars un diseo
desde cero y vers cmo emplear
el asistente.
42
El primer paso consiste en

seleccionar los campos que
deseas utilizar en el asistente. Por
decirlo de otra forma, no podrs
introducir datos en ningn campo
que no aparezca en el formulario,
desde el mismo (en la vista hoja
de datos puedes introducir informacin en cualquier campo). En
este caso, los necesitas todos menos Id (porque es automtico),
,
de modo que haz click en
Crear formularios
para pasarlos a la ventana de la

derecha .
Formularios
Por ltimo, debes introducir un

nombre en el formulario .
A continuacin, selecciona
y haz click en
en pantalla .
Luego avanza con
. Y se abre
Ahora debers seleccionar el

tipo de formulario que necesitas. El ms apropiado para este
propsito es .
Seleccinalo con un click y avanza

.
con
En el prximo paso debes elegir un diseo para el formulario. Aunque luego puedes cambiarlo, aqu tienes la posibilidad
de decorar el formulario directamente. As que selecciona una de
las entradas en la lista y vers la
previsualizacin .
Cuando encuentres un diseo que
te guste, haz click en el botn
.
N
avegar por el formulario
Como ya sabes, los formularios
te dan acceso a los datos de la
43
Formularios
Crear formularios
tabla a la que corresponden. Sin

embargo, por su propia naturaleza, en los formularios normalmente slo ves un registro a la vez.
Aqu aprenders a navegar por la
tabla desde un formulario cualquiera, no importa su diseo.
Si te fijas muy bien, en la

parte inferior del formulario hay una serie de controles
.
Estos son los que permiten el acceso a los registro de la base de
datos. Con y respectivamente vas al primer y ltimo registro
de la base.
Sin embargo los botones

y , avanzan al siguiente registro o retroceden al anterior.
Finalmente, si sabes el nmero
del registro que buscas, puedes
escribirlo directamente en
.
Cuando pulses
el campo correspondiente aparecer en pantalla, en el formulario .
3
44
Un elemento destacable de esta barra de botones es , con
el que puedes aadir un nuevo

registro vaco al final de la base
de datos. Adems dispones de la
casilla de bsquedas
que
tiene algunas particularidades.
Por ejemplo, segn escribes el

trmino que ests buscando
, van apareciendo los
registros que coinciden directamente en pantalla .
U
n formulario automtico
instantneo
Access 2007 dispone de otra alternativa para la creacin rpida

de formularios: un solo click basta. Y lo mejor es que el programa
analiza la tabla y decide qu formato y distribucin son los ms
adecuados.
Igual que antes,

en la tabla para
. Luego
y en
.
do es inmediato:
haz click
activarla
pulsa en
El resulta-
Crear formularios
Estilos y acabados
El diseo de los formularios es,
sin duda, una parte importante
de los mismos. Aunque en el caso del asistente tienes la posibilidad de elegir el diseo durante el
proceso de creacin del mismo.
Luego puedes variarlo si quieres
o bien aplicar alguno en particular si has creado el formulario
manualmente.
Formularios
Simplemente despliega todas

las previsualizaciones de diseo con un click sobre y podrs
elegir la que ms te guste .
En cualquiera de los casos,

debes acudir a la pestaa
, que se activa cuando
tienes el formulario en pantalla,
en modo de .
Pulsa sobre el que quieras y vers el cambio de aspecto del formulario .
U
n formulario totalmente
manual
En la parte derecha puedes ver

la seccin .
Aunque generalmente utilizars

el asistente para la creacin de
la mayora de los formularios, en
ocasiones requerirs algo ms
de control sobre los mismos, de
modo que debers recurrir a la
creacin completamente manual.
Es ms lenta, pero a cambio dispones de un control absoluto sobre todos los aspectos.
45
Formularios
Crear formularios
Igual que siempre, haz click

en la tabla
Luego en
y pulsa el
siguiente icono .
Vers un formulario vacio y algo similar al siguiente .
Adems de moverlos por la superficie del formulario, tambin

puedes cambiar su tamao si
arrastras alguno de los
laterales .
De esta forma puedes
construir tu formulario exactamente como lo necesites.
4
La zona cuadriculada es
el espacio asignado al
formulario. Puedes ampliarla estirando los bordes con el ratn .
El primer paso consiste en colocar los campos de la tabla,

en los lugares que consideres
ms adecuados. Para ello arrstralos desde el panel de la derecha
sobre el formulario
y luego colcalos en el lugar que
necesites .
3
46
Procede de la misma forma

con los dems campos .
Por otro lado, observars que

la etiqueta de un campo y el
propio campo siempre se mueven juntos .
Sin embargo, si necesitas desplazar solamente uno de los dos,

arrastra el cuadrado marrn correspondiente que tienen
en la esquina superior izquierda .
Hasta aqu los campos. Sin

embargo, si te fijas en la barra
de herramientas superior, vers
que hay decenas de elementos
que puedes incluir en tu formularios, desde controles de Windows
hasta imgenes, cuadros de texto,
etiquetas, botones, etc. .
Crear formularios
La mayora de ellos, sin embargo,

requieren algo de programacin
o de vinculacin con otros elementos de la tabla, algo que se
escapa del mbito de este libro.
Pero hay otros elementos muy
tiles, que vers a continuacin.
Insertar una imagen
Tienes diversas posiblidades de
insertar una imagen en un formulario: bien como cabecera o
bien como elemento de imagen.
No debes confundir este tipo de
imgenes con las que puedes formar parte de un registro (como la
foto de la agenda, por ejemplo).
Si quieres saber ms sobre este
tipo de imgenes pertenecientes
a la base de datos, consulta el
captulo 8.
Para comenzar, coloca un logotipo en el

formulario. Para ello, haz
click en .
y selecciona la imagen en el disco duro .
con un doble click. Access la pondr en el lugar adecuado, directamente con
el tamao correcto .
Formularios
Pero an hay ms. Si lo que

quieres es colocar una foto
en el formulario, por ejemplo
para fines decorativos o
incluso como fondo, haz
click en el icono
en la barra de herramientas superior. Ahora el cursor cambiar
de forma y debers estirar un
rectngulo con el tamao que
quieres que ocupe la imagen en
el formulario .
Se abrir un cuadro
de dilogo en el que
debes seleccionar el fichero que quieras
y aparecer en pantalla .
47
Formularios
Crear formularios
Sin embargo, si arrastras la imagen por el formulario, te dars

cuenta de que est encima de los
elementos .
No obstante, quieres utilizarla como fondo, de modo que debera

estar debajo de ellos.
modo decorativo (como logotipos, cabeceras grficas, etc.) para

el formulario.
Aadir fechas y horas
Si necesitas aadir la fecha y la
hora a un formulario, dispones
de un control directo en Access
para ello. Haz click en el
botn
y luego selecciona el tipo de formato que quieres .
La solucin es sencilla. Haz

click con botn derecho del
ratn sobre la imagen y seleccioy luego
na la entrada
. Esto colocar la
foto debajo de todo .
Ahora slo te queda estirar

los bordes
hasta que la imagen ocupe todo

el formulario y se convierta en el
fondo decorativo del mismo .
No es necesario que la imagen est en el fondo. Tambin
puedes colocar una o varias a
48
Confirma el cuadro con

La fecha y hora aparecen en el
encabezado ,
Crear formularios
pero puedes arrastrarlos al formulario si quieres .
Emplear los Autoformatos
Los autoformatos son lo mismo

que los que te ofrece el asistente
de formularios. Aunque en este
caso puedes acceder a
ellos directamente a travs de un botn
de la pestaa
. Aunque hayas decidido acometer el
diseo de forma manual no tiene porqu renunciar a los estilos
grficos de Access .
Formularios
cin de datos de los formularios.

En el caso de los formularios de
varios elementos, son una variacin de la tabla de registros, pero
con un registro por fila y en casillas ms grandes. A continuacin
vers cmo crear ambos.
Como siempre, haz click en la

tabla para la que quieres crear
el formulario
. Luego pulsa en
y .
El resultado que obtendrs
ser similar a este .
Ideal para mantener el control de

los registros y trabajar cmodo.
Incluso puedes disponer tambin del asistente de formatos

.
Formularios divididos
y de varios elementos
Hay dos posibilidades de creacin de formularios: los divididos y los de varios elementos.En
el primer caso obtienes tanto la
hoja de datos como el propio formulario. Esto es para el caso en
que necesitas ver los registros, y
tener la comodidad de introduc-
Los formularios de varios elementos, puedes crearlos con

un click en
y luego en
y .
En este caso vers lo siguiente .
Es casi como la tabla de datos,

pero puedes aplicar formatos y
estilos, para conseguir, al menos,
un mejor aspecto esttico.
49
ElInformes
nuevo Windows
Informes
Manejo
Xxxxxxxxxxxxx
06
Informes
Al igual que los formularios estn destinados a la introduccin de

datos en la base de datos, los informes se encargan justamente de lo
opuesto: de la salida de la informacin. Si has ledo el captulo anterior,
sabrs que los formularios te permiten dar un aspecto ms esttico y
funcional a la introduccin de datos en una tabla. Los formularios hacen lo propio, pero para el caso de las impresiones o visualizaciones
en pantalla de tus datos. Ofrecen un marco esttico que te permitir
seleccionar los registros que necesitas y distribuirlos de la forma ms
clara y agradable en una hoja de papel.
A lo largo de las siguiente pginas vers cmo crear informes impresos a partir de tus tablas, de diversas maneras. Desde la creacin con
un solo click del ratn hasta el diseo manual del informe, pasando por
las tcnicas intermedias. Tambin aprenders a reorganizar los datos sin
esfuerzo, as como a insertar elementos grficos y a utilizar el asistente
de etiquetas: un generador de informes muy especial.
El asistente de informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
Crear un informe con la ayuda del asistente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
Retocar un informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
Un informe manual . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
Disear un informe desde cero . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
Agrupar y ordenar datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
Insertar elementos grficos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
La vista preliminar del informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
El asistente de etiquetas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
Imprimir etiquetas fcilmente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
50
El asistente de informes
Informes
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Introduccin
En realidad hay poco que aadir a lo que hemos dicho en la

introduccin al captulo. Un informe es un medio para imprimir en
papel o visualizar en pantalla los
datos que necesitas, de la forma
ms esttica y eficiente posible. La
impresin de interminables tablas
de datos no resulta ni agradable ni
ofrece siempre la informacin que
necesitas a primera vista. Gracias a
los informes, puedes generar diferentes vistas de los mismos datos,
destacando en cada momento algo
determinado que te interese.
en papel que contendr exactamente los datos que necesites.
Tambin aqu el asistente dispone de dos posibilidades: la

creacin directa, sin preguntas ni
posibilidad de personalizacin y
el asistente paso a paso. Comienza con el primer mtodo con un
click sobre la tabla para
la que quieres generar
un informe
y luego sobre
y .
Vers algo similar a esto .
El asistente
de informes
Como siempre, Access dispone

de un asistente para la creacin
de sus diferentes objetos de base
de datos. Es la solucin ms rpida para que obtengas un informe
de buena calidad en el mnimo
tiempo posible. Sin embargo, como suele ocurrir en los dems casos, el uso del asistente limita tus
opciones y libertad de diseo a
cambio de la velocidad de obtencin del mismo.
Crear un informe
con la ayuda del asistente
Siguiendo con la tabla de la

agenda de trabajo que has ido
utilizando a lo largo de los captulos y ejercicios anteriores, vas a
crear en esta ocasin un informe
Como puedes observar, el

resultado es ms bien pobre
aunque lo has obtenido con un
solo click. Sin embargo, con unos
mnimos trabajos de edicin,
obtendrs un informe algo ms
utilizable (consulta el siguiente
apartado)
Por el momento vas a utilizar el asistente completo de

informes, que te permite algo
ms de personalizacin. As que
cierra el informe actual con
y contesta
a la pregunta que
aparece. Luego haz click en
y
.
51
Informes
cin de los datos en el informe.

Haz click en
porque es uno de los

ms compactos. Ahora, tienes que cambiar
tambin la orientacin del papel ,
para que quepan ms datos a lo
.
ancho y procede con
En primer lugar es necesario

que selecciones los campos
que quieres incluir en el informe.
En este caso sern todos menos
Id, ya que es la clave principal
de la base de datos y no es necesario que la imprimas. De modo
que haz click en
para pasar
todos los campos a la derecha y
luego selecciona
y pulsa en
para eliminarlo. Quita tambin
todos los siguientes:
Haz click en
para
avanzar. Vers un cuadro de
dilogo que te permite agrupar
los datos. Utiliza esta funcin para juntar todos los integrantes de
tu agenda que pertenezcan a la
misma poblacin. As que pulsa
y en . Luego contien
na con
.
Ahora toca elegir el diseo

que quieres aplicar. Selecciona, por ejemplo
Ha llegado el momento de
que ordenes la impresin. Para una agenda es ventajoso que
se encuentre ordenada por apellidos, as que selecciona
en la primera lista y
en
la segunda. Puedes aadir otros
dos criterios, si los necesitas.
Luego pulsa en
.
El cuadro de dilogo que se

muestra a continuacin permite que elijas el tipo de distribu52
y avanza con
ya slo
queda un click sobre
y
habrs terminado el proceso.
Ahora vers el informe que

aparece en pantalla
Informes
ta de presentacin con un click

sobre , que se encuentra en la
esquina inferior derecha.
y, aunque tiene mejor aspecto

que el anterior, tampoco es que
resulte ideal. Necesita algunas
modificaciones, pero esto apenas aadir un par de minutos
al proceso. As que no cierres
el informe y pasa al siguiente
apartado.
Retocar un informe
Los informes que generan los

asistentes sin duda te ahorran
mucho trabajo, pero se disean
con criterios muy generales, por
si acaso. Esto significa que puedes mejorarlos bastante, para
adaptarlos a tus necesidades. Por
suerte, las potentes funciones de
edicin de Access 2007 simplifican este trabajo enormemente.
Haz click en una

celda cualquiera
de apellido. Vers
que aparece un recuadro naranja .
Coloca ahora el cursor en la parte
inferior del recuadro y se convertir en una doble flecha vertical
. haz click y estira hacia arriba
hasta que la celda tenga una altura justa y suficiente para que
quepa el texto
que contiene
dentro .
Suelta el ratn y observa el

resultado .
Todava deberas tener abierto el informe generado por el

asistente en el apartado anterior.
Como puedes ver, desperdicia
mucho espacio
y por ello obtendrs un gran
nmero de hojas impresas, casi
vacas. Ahora cambiars este detalle. De momento, activa la vis53
Informes
Esto ya est mucho mejor. Ahora debes ajustar las distancias

verticales de similar manera.
Comienza por colocar el cursor
en la primera celda de
poblacin .
Como ves el texto no cabe del todo. As que coloca el cursor en el
borde derecho y, cuando se convierta en una doble flecha
,
estira hasta que el
texto quepa .
De hecho, como se mueve toda
la columna, fjate tambin en las
dems celdas, no sea que haya
una ms larga.
Repite este proceso de ajuste

vertical con las dems celdas
de la pgina .
Es muy importante, que segn

te acerques al borde derecho del
papel (que esta
marcado por una
lnea vertical discontnua) ,
ajustes las celdas
para que quepan
bien todas en la hoja, si es posible o bien que no partas justo
una celda en ese lugar.
54
Puede que los datos no entren por muy poco, o que sobre espacio. En ambos casos puedes mejorar el informe si alteras
el tamao de la fuente utilizada
para imprimirlo. Haz click en el
icono , que se encuentra en la
esquina superior izquierda, para
seleccionar todas las celdas .
Ahora acude a
, en la pestaa
y ajusta un tamao ms
.
pequeo (en este caso)
Pulsa
y observa cmo
cambia el informe .
Un informeXxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
manual
Informes
Ahora de nuevo sobra espacio

en las columnas, de modo que
puedes repetir el paso 4, para
ajustarlas verticalmente y as resuelves la posible falta
de espacio en la hoja y
reduces el nmero de
pginas que obtengas.
Un informe
manual
La creacin de un informe de
manera completamente manual
es un trabajo similar a la creacin manual de un formulario,
que has visto en el captulo anterior. Necesitas algo de paciencia
y seguramente debers realizar
varios ajustes hasta conseguir el
resultado que necesitas. Pero la
ventaja es que los informes son
para siempre y una vez que lo
tienes listo, puedes reutilizarlo
cuantas veces quieras.
Disear un informe
desde cero
El proceso de diseo de un informe, al igual que en el caso del

formulario, requiere un plan. Debes saber de qu datos dispones
y cules de ellos quieres
utilizar en el informe. Es
ms, has de saber dnde
deberan estar situados
aproximadamente.
principio. Para ello, haz click

en
y en
.
A continuacin, vers la siguiente
pantalla .
En la parte derecha se encuentran los campos disponibles de la

tabla y puedes arrastrarlos sobre
el informe directamente desde el
.
panel
Pero cuando lo hagas

te llevars una
sorpresa .
Aunque sea
agr adable. En
realidad has
ar r astr ado no
slo un campo, sino todos los
campos de la base de datos. Toda
una ventaja.
Completa el resto de campos

que necesites en tu informe
Ahora vamos a crear

un informe desde el
55
Informes
Un informe manual
y realiza los ajustes verticales

necesarios en la anchura de las
columnas. Ahora ha llegado el
momento de que utilices los autoformatos para darle un aspecto
ms elegante a tu informe.
Haz click en la flecha

del
apartado
y selecciona uno de los que ms te gusten, con un doble click.
Por ejemplo .
El resultado ser inmediato .
Como has podido ver, incluso realizando el informe manualmente, sin asistente, no has
tardado demasiado en conseguir
un resultado muy aparente. Tal
vez queden algunos detalles como destacar la fila de cabecera.
Haz click en el borde izquierdo
de la primera celda para seleccionar toda la
fila .
Luego acta sobre los controles de tipografas como quieras, por ejemplo as .
56
Ve r s e l
siguiente
cuadro .
En resumen, y para el ejemplo
actual con unos pocos minutos ms has creado un informe
totalmente personalizado en
cuanto a columnas y diseo.
Agrupar y ordenar datos
Las funciones de agrupacin

son ex tremadamente tiles
cuando tienes muchos elementos casi alineados en pantalla
y el trabajo de afinar unos pocos
de pxeles con el ratn te resulta
simplemente demasiado. Adems, por qu trabajar, si Access
lo puede hacer slo en dcimas
de segundo?
Para probar estas funciones

haz click en la tabla
apropiada
y
luego en
y .
Vers que se abre un informe en
blanco .
Ahora arrastra algunos

de los campos
del panel de la
derecha sobre el
informe .
Aunque intentes
alinearlos correctamente, es muy difcil que
queden perfectos o, en cualquier
caso, requiere mucho tiempo.
As que seleccinalos arrastran-
Informes
Un informeXxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
manual
do un rectngulo
alrededor de
todos los campos que quieres
alinear .
Suelta el botn para seleccionarlo.
Luego haz click con el botn

derecho del ratn sobre alguno de los elementos seleccionados y elige las entradas
y
(por ejemplo). El resultado ser
el siguiente ,
todo perfectamente
alineado. Prueba con
otras variaciones y
selecciones de objetos y conseguirs poner en orden
tus informes en un momento.
contener elementos grficos

decorativos, fondos, logotipos,
etc. El proceso es prcticamente idntico al de los formularios,
de modo que slo lo repetiremos
brevemente.
Activa la vista de diseo con

y pulsa sobre . Arrastra un rectngulo con el tamao
aproximado de la imagen en el
informe y luego selecciona el fichero adecuado en el cuadro de
dilogo que se abre con un doble
click. La imagen aparecer en el
informe .
Hay una funcin an ms

potente.
Selecciona
todos los elementos ,
haz click con
el botn derecho y pulsa en
y
Y este es el
resultado es el
siguiente .
Muy potente y eficaz.
Insertar elementos
grficos
Al igual que los formularios,

tambin los informes pueden
La vista preliminar
del informe
La vista preliminar es muy importante para que tengas la posibilidad de verificar que el aspecto final del informe es realmente
el que queras. Pero no slo eso.
Dispone de otras funciones muy
interesantes y tiles.
Para activar la vista preliminar, simplemente haz click

57
Informes
El asistente de etiquetas
en . Luego controla el nivel

de zoom con los
botones ,
hasta que consigas
ver lo que necesitas .
Imprimir etiquetas
fcilmente
Para imprimir etiquetas lo nico que necesitas es el papel adecuado para la impresora y una
base de datos.
Del resto se encarga Access.
Ahora puedes definir la orientacin del papel, su tamao

y los mrgenes
con
o bien puedes
configurar la pgina con la
ayuda de .
Este cuadro de dilogo
contiene todas las opciones que
puedes necesitar. Finalmente,
tambin tienes la posibilidad de
iniciar la impresin directamente desde aqu,
pulsando .
Para salir de la vista preliminar, simplemente haz
click en .
El asistente
de etiquetas
En realidad las etiquetas de

Access no son otra cosa que un
informe muy pequeo y estandarizado para los tamaos de etiquetas ms comunes que puedes
encontrar en el mercado.
58
Haz click en
la tabla que
vas a utilizar
y luego en
y
. Se abrir el siguiente
cuadro de dilogo .
Selecciona el modelo de etiqueta que vayas a utilizar, en

la lista central
y avanza con
. En el siguiente paso elige la tipografa y
tamao que quieres emplear para
la tarjeta .
Continua con
Informes
El asistente de etiquetas
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Ahora viene la parte interesante. En el cuadro de dilogo que aparece tienes los campos
disponibles a la izquierda
siguiente campo de ,
Depus, activa la entrada
y pulsa en
el botn
.
y la etiqueta a la derecha. Selecciona el primer campo

y
pulsa en
para
traspasarlo a la
etiqueta .
La particularidad consiste en
que puedes mover la lnea de
texto de la etiqueta a otro lugar,
Esto te permite poder
rellenarla
correctamente .
La etiqueta
es como un mini-procesador de
texto, de modo que puedes escribir, aadir espacios, signos de
puntuacin, etc. Luego continua
.
con
Aqu estn
tus etiquetas, aunque an algo
desorganizadas .
Lo primero
que debes
hacer es definir el nmero
de columnas que quieres imprimir, ya que el papel de etiquetas
generalmente tiene ms de una.
para activar la
Haz click en
vista de impresin y luego en
. Selecciona el nmero
en
y pulsa en
.
Tras estos pasos el informe ya
se parece ms a lo que puedes
esperar de l .
El ltimo paso consiste en

seleccionar un orden con
el que las etiquetas
aparecern en el papel, por ejemplo .
Haz click en
Para poder finalizar , ahora
debers asignar un nombre
al informe de etiquetas en el
59
El
Consultas
nuevo Windows
Consultas
Manejo
Xxxxxxxxxxxxx
07
Consultas
Las consultas son la herramienta principal por la que alguien disea

una base de datos. Te permiten obtener informacin. Y no slo la informacin que has introducido en la base de datos, sino tambin aquella
que resulta de relacionar entre si a dos o ms tablas. Las consultas son
extremadamente potentes y, por ello, el apartado ms complejo del
programa. Aunque se trata de una complejidad gradual, en funcin de
lo que necesites. Las consultas sencillas ofrecen informacin sencilla y
las consultas complejas necesitan frmulas complicadas para combinar
todo los datos y ofrecer resultados.
En este captulo te enseamos a crear diversas consultas con ayuda del
asistente de Access y a retocar y personalizar estas consultas en funcin
de tus propias necesidades. Pero tambin vers cmo puedes iniciar
una consulta desde cero, estableciendo todos los criterios necesarios y
probarla despus hasta que funcione correctamente.
El asistente de consultas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Una nueva tabla . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Crear una consulta sencilla con el asistente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Consultas de duplicados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Consultas no coincidentes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Retocar o personalizar la consulta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Una consulta manual . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Disear una consulta desde cero . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Criterios y relacin entre tablas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Probar la consulta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
60
61
61
62
63
64
65
67
67
68
69
El asistente de consultas
Introduccin
En realidad, en el captulo 4
ya has tenido tu primer contacto
con las consultas. Los filtros, especialmente los complejos, son
en realidad consultas ligeramente modificadas. Pero qu es una
consulta? Hasta ahora has visto
formularios e informes. Unos
sirven para la introduccin de
datos y los otros para obtener
la informacin que necesitas, en
papel. Sin embargo, los informes
emplean todos los datos de la
tabla, lo que no siempre es necesario. De hecho, en la mayora
de ocasiones querrs solamente
un subconjunto de datos, bien
presentado con la ayuda de los
informes.
Pues bien, las consultas son el
medio para conseguir solamente
esos datos que necesitas. Casi
como los filtros, pero mucho
ms potentes y verstiles.
Consultas
especficas. Por ello la ayuda del

asistente es interesante, sobre
todo al principio.
Una nueva tabla
La condicin necesaria para

que puedas seguir correctamente los siguientes ejercicios
es que dispongas de una segunda tabla. Para este ejemplo es
suficiente con que dupliques la
que ya tienes y la modifiques
ligeramente. Luego rellena datos
ficticios.
Haz click con el botn derecho del ratn sobre la tabla

de la agenda y selecciona la entrada
. Luego pulsa, tambin con el botn derecho, en
algn lugar vaco del panel de
la izquierda, debajo de la tabla
original. Haz click en la entrada
. Confirma el cuadro de
dilogo que se abre con .
El asistente
de consultas
Las consultas son uno de los

elementos ms complejos de Access, porque se basan en expresiones (ya conoces el generador
de expresiones, si has ledo el
captulo 4). Y estas puedes ser
muy sencillas pero, lo ms habitual, es que poco a poco se
vayan complicando, segn avancen tus conocimientos de Access
y necesites informaciones ms
Ahora obtendrs una tabla

nueva .
61
Consultas
Haz click en ella y pulsa sobre

para cambiar su nombre.
Ahora escribe
Finalmente abre la tabla de

nuevo con un doble click y
edita los datos como quieras, por
ejemplo de la siguiente forma .
y presiona
. Ahora abre la
tabla con un doble click,
pasa a la vista de diseo
y deja los campos de la siguiente forma:
Crear una consulta

sencilla con el asistente
Si necesitas eliminar alguno

de los campos, haz click delante de su nombre y seleccionars toda la fila .
Haz click con el botn derecho

del ratn y selecciona la entrada
. Cuando termines,
pulsa en
y en .
La mejor forma de conocer las

consultas es creando la primera.
Basta con una que sea sencilla,
casi como un filtro. Adems,
como ya conoces los filtros del
captulo 4, inmediatamente te
sentirs familiarizado con el
procedimiento.
Selecciona la tabla de la
agenda
y luego haz click en
y en el icono .
En el cuadro de
dilogo que aparece
selecciona la entrada
y luego haz click en el botn

para
.
62
Ahora continua con el asistente. En primer lugar debes

seleccionar los campos que deseas que aparezcan en la consulta. Haz un doble click en todos
los que ves en la figura, para
pasarlo a la derecha .
Luego avanza con
Ya slo te queda un click sobre

y la consulta se
abrir en pantalla .
Consultas
Puedes utilizar los resultados que te ofrecen las consultas igual que la tabla
original. Es decir, puedes
aplicar filtros ,
modificar los datos
o incluso poder crear

desde uno a varios
,
realizar consultas
(aunque esto ltimo no es recomendable). Solamente no debes
perder de vista el hecho de que
se trata de una seleccin de los
datos de cierta tabla.
Consultas de duplicados
Una consulta muy interesante,

en el caso en que consolides
una o ms tablas procedentes
desde diversos lugares y que
puede haber datos duplicados.
La particularidad que puedes

observar es que tienes la posibilidad de editar la informacin que ves. Esta es una de
las funciones ms potentes de
las consultas, ya que te permite
realizar ediciones dirigidas en
tablas muy amplias, lo que ahorra mucho tiempo, ya que puedes concentrarte en los registros
que de verdad te importan.
Como siempre,
haz un click en
,
y
luego en .
En esta ocasin selecciona la
entrada
y pulsa en
.
63
Consultas
Ahora elige la tabla que

quieres comprobar .
y haz click en
. Despus selecciona los campos que
sospeches que pueden tener informacin duplicada. En este caso sern todos, as que haz click
en
y en
.
y pulsa con el botn derecho

del ratn. En el men contextual que se abre selecciona la
. De
entrada
esta forma puedes realizar una
limpieza de registro en tu base
de datos.
Consultas no coincidentes
Luego el asistente te preguntar acerca de los campos

especiales (en este caso la clave y el campo para la foto), por
si quieres incluirlos. Adelos
con
y pulsa en
.
y
Esta consulta tiene numerosas

aplicaciones en casos avanzados
de bsqueda de informacin.
Pero una de las ms habituales
es averiguar las diferencias que
hay entre dos bases de datos
con respecto a los campos y la
informacin que contienen. Es
necesario que dispongas de, al
menos, dos bases de datos para
este ejercicio.
Ahora ya slo necesitas seleccionar una de las filas que quieras

borrar con un click delante de
la primera casilla
Selecciona sobre la entrada
Se abrir una tabla que contendr todos los duplicados

existentes .
64
Haz click en
y pulsa sobre el
icono de ,
y pulsa en
la primera tabla
. Haz click en
y en
. Luego selecciona
la segunda tabla
y pulsa en
Consultas
El prximo paso consiste en

la seleccin de los campos
que quieres que formen la consulta .
Ahora viene una tarea importante para que la consulta funcione correctamente. Debes relacionar entre si los campos iguales
de ambas tablas. Vers el siguiente
cuadro de dilogo .
En este ejemplo lo mejor es incluirlos todos, as que pulsa en
, en
y en
.
Los resultados son aquellos

registros que estn en la tabla Agenda, y que no aparecen
en Pedidos .
Haz click en el campo que

coincida en la primera tabla
y con otro de la segunda .
Luego pulsa en el botn

que hay entre ambas y vers cmo se establece la relacin entre
Agenda y Pedidos .
Cuando termines, haz click en la

pestaa de
.
Retocar o personalizar
la consulta
Aunque en el siguiente apartado vers cmo crear consultas

de forma completamente manual, muchas veces la solucin
para conseguir los datos que necesitas est en la modificacin
manual de una consulta genera65
Consultas
da por asistente. Es ms rpido

y, sobre todo al principio, resulta de gran ayuda que dispongas
de un marco en que fijarte. Es
decir, como ya sabes lo que hace la consulta, si ves sus interioridades y las condiciones que
la provocan, aprenders mucho
sobre el funcionamiento de las
mismas.
ciones que necesitas (clientes

ms recientes de la zona de Madrid). Activa la vista de diseo y haz click en ,
en la esquina inferior derecha
de la tabla. Vers esto: .
Vas a crear una consulta para

la agenda que te diga cules
son tus clientes ms recientes de
la zona de Madrid. Para comenzar, genera una consulta sencilla con clicks
sobre
, ,
y
tabla
. Luego selecciona la
en la lista desplegable y aade todos los campos con

.
Avanza con
.
En el prximo paso consiste en seleccionar la pestaa
y haz click en
y en
. Ahora los resultados
aparecen en pantalla .
Ahora es cuando debes realizar la modificacin de la

consulta para aadir las condi-
66
En efecto, es muy parecido

a lo que ya viste con los filtros, as que tu manejo te resultar bastante fcil. Comienza por
seleccionar a aquellos clientes
que sean ms recientes. Como
el nmero de ID se incrementa automticamente al crear un
Una consulta manual
nuevo registro, los ms altos

sern siempre los ms nuevos.
En este caso, aceptars a todos
aquellos que tengan un ID superior a 100.
Consultas
de hoja de datos con el

siguiente icono
y podrs ver los resultados filtrados correctamente
Haz click y completa la casilla siguiente .
de la columna correspondiente
al ID. Ahora escribe el siguiente
criterio .
Esto significa que la consulta
slo ofrecer resultados con registros mayores que 100. Para
terminar, escribe
(hemos reducido las columnas

intermedias para que veas mejor). La consulta clientes recientes que sean de Madrid ha
tenido xito.
Una consulta
manual
Los asistentes resultan de gran

ayuda para la mayora de consultas que vayas a utilizar, sin
embargo, en ocasiones necesitas
algo ms de control sobre la informacin que deseas obtener.
Las consultas manuales son la
solucin, aunque pueden complicarse tanto como quieras o
necesites.
Disear una consulta

desde cero
en la columna de poblacin, para que se filtren los clientes que
sean de Madrid.
Una vez realizado el cambio, pasa de nuevo a la vista
Crear una consulta sin la ayuda previa de un asistente tambin es posible y, de hecho, en
algunos casos se presenta como
la nica solucin. Slo de esta
forma puedes elegir exactamente todas las caractersticas
67
Consultas
Una consulta manual
de la consulta. No obstante, no
son recomendables si ests comenzando con Access, ya que
tienen tendencia a complicarse rpidamente conforme se te
ocurren nuevas ideas para filtrar
tus datos.
hayan nacido despus de 1.970.

Tambin quieres saber tienen
algn pedido pendiente.
Lo primero es satisfacer la
condicin de que no sean de
Barcelona. Arrastra el campo .
Los

criterios y la relacin
entre tablas
El primer paso es elegir las

tablas que vas a utilizar en la
consulta y que servirn como
base para las conclusiones que
quieres obtener.
Comienza con un
click sobre
y
otro en .
La pantalla cambiar y aparecer un cuadro de dilogo en el
que debes seleccionar las tablas
involucradas en la consulta .
hasta llegar a .
Luego establece el criterio apropiado. Si la condicin afirmativa

era simplemente ,
la contraria es .
4
En este caso sern las dos disponibles. De modo que haz click
en cada una de ellas y luego en
.
Luego pulsa en
y vers las dos tablas .
El objeto de esta consulta es obtener a todas aquellas personas
que no sean de Barcelona y que
68
Luego aade el campo

a .
Una consulta manual
Como criterio escribe

.
Con ello slo aceptars registros
de personas nacidas despus de
1.970. Por ltimo, arrstralo a la
siguiente columna libre y verifica
si hay un pedido en marcha .
Consultas
contenga poblaciones, fechas de

nacimiento y una casilla de seleccin no te ayudara mucho. De
modo que arrastra varias casillas
desde las diferentes tablas a columnas vacas .
Probar la consulta
Ahora viene un detalle importante, ya que debes crear

la relacin entre tablas para que
Access pueda seleccionar la informacin correctamente. La tabla de
pedidos comparte ID y nombres
con la tabla de la agenda, de modo que el mismo ID corresponde
a la misma persona en las dos. Esto es fundamental para que Access
pueda buscar la informacin.
No debes preocuparte, si encuentras algn problema o error

en la consulta. Este paso atrs
lo realizars muchas veces, especialmente cuando las consultas comiencen a ser ms complejas.
Para activar la vista

haz click en el icono
de hoja de datos y podrs ver el
resultado de tus esfuerzos .
De modo que arrastra el campo de la tabla Agenda sobre

el campo de la tabla Pedidos. Esto crea una relacin entre ambos
Id que Access dibuja como una
lnea entre las tablas .
As que lo ltimo es guardar

la consulta, porque funciona
correctamente. Haz click en
y
en
. Escribe un nombre y haz
click en .
El ltimo paso que debes

dar es incluir la informacin
adicional. Una tabla que slo
69
ElFunciones
nuevo Windows
Funciones
Qu
avanzadas
es Windows Vista?
Manejo
Xxxxxxxxxxxxx
08
Funciones avanzadas
Access es, probablemente, el programa ms complejo de Office. Aunque puedes utilizarlo correctamente sin tener excesivos conocimientos
sobre bases de datos, lo cierto es que Access es una aplicacin con
tantas posibilidades y, sobre todo, de combinar posibilidades. Las tareas
que puedes conseguir van desde una pequea lista de la compra hasta
terminales de TPV completos que funcionan en red slo bajo Access
(leyendo cdigos de barra, manejando una caja, etc.). Por eso, en este
captulo va a ver algunas de las funciones menos frecuentes de Access
y que permiten realizar tareas ms complejas o avanzadas.
En las prximas pginas conocers la revisin ortogrfica y la forma
de insertar imgenes en un registro de una tabla. Vers cmo exportar
tus tablas al completo o como elementos individuales, en formato Access, o en otros muchos. Tambin aprenders a crear conexiones con
bases de datos externas y a proteger tu informacin encriptando la base,
analizando y optimizando las tablas de la misma. Por ltimo vers una
pequea introduccin a las macros en Access.
Insertar una foto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Revisin ortogrfica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Las funciones de exportacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Exportacin no editable . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Exportacin de objetos editables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Exportacin de la base de datos al completo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Conexiones con bases de datos externas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Proteger una base de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Analizar y optimizar las tablas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
70
71
72
73
73
74
76
77
78
79
80
Funciones
Insertar una foto Xxxxx
Introduccin
Hay tal nmero de posibilidades

en Access, que necesitaramos un
libro entero slo para enumerarlas. As que hemos seleccionado
unas cuantas que tienen mayor
aplicacin o que resultan especialmente interesantes en el trabajo cotidiano.
Pulsa en
para aadir una
fotografa y bscala en el disco
duro. Cuando la encuentra, haz
click en ella
y en
.
La imagen aparecer en la
lista de ficheros adjuntos de
ese campo .
Insertar una foto
Hasta ahora has visto cmo

puedes insertar imgenes en un
formulario o un informe con fines decorativos, como logotipo o
para usos similares. Sin embargo, en la base de datos que has
creado para los ejercicios hay un
campo dedicado a contener una
foto que, hasta ahora no has utilizado. Por fin ha llegado el momento de darle uso.
Abre la tabla
con
un doble click. Entrars en la
vista de hoja de datos, en la que
puedes editar la informacin de la
tabla. Luego localiza el campo correspondiente a la foto .
Vers que tiene un
clip, similar a los ficheros adjuntos del
correo electrnico.
Si quieres, puedes verla directamente con un doble click sobre

el nombre del fichero. Pulsa en
para aadirla a la base
de datos. Vers que ahora hay un 1 al lado del
icono del clip .
Esto indica que el campo dispone
de un fichero adjunto.
Repite el proceso para todos

los campos que tengan una
foto. Gracias a las mejoras de
Access 2007, el campo de datos
adjuntos permite aadir ms de un fichero al
campo.
Haz un doble
click en el campo y entonces se
vers que se abre el
siguiente cuadro de
dilogo .
71
Funciones
Revisin ortogrfica
Basta con que emplees el botn

tantas veces como sea necesario .
Al lado del clip siempre vers el

nmero de ficheros adjuntos del
campo
.
Una vez que has aadido

la foto, naturalmente querrs verla. Para ello necesitas
un informe o un formulario. Haz click en
la tabla
,
luego en
y .
Inmediatamente podrs ver la foto correspondiente .
Ahora naturalmente puedes

ajustar los mrgenes del campo de forma que la fotografa se
vea mejor, por ejemplo as .
Revisin
ortogrfica
Todos los programas de la suite
de Office incluyen, de serie, un
corrector ortogrfico. Tal vez es
en Word, el procesador de textos,
donde pueda tener ms sentido,
pero tambin Access es capaz
de gestionar grandes cantidades
de texto en los campos de sus
diferentes bases de datos, de modo que la correccin ortogrfica
nunca viene mal, especialmente
cuando se trata de administrar
una base dedicada exclusivamente a fragmentos literarios, artculos periodsticos, etc.
Pero aunque no tengas grandes cantidades de texto en tu

base de datos, el que
presentes un informe
con errores de ortografa no da buena
impresin. As que abre la tabla
que quieres verificar, con un doble click
. Activa la
pestaa
y pulsa sobre el
botn
.
Al cabo de un momento vers un cuadro de dilogo similar a este .
Tienes que tener en cuenta que

puede haber dos tipos de fotografas: verticales y apaisadas.
72
Funciones de exportacin
La ortografa en una tabla o consulta de Access es algo complicada, porque sueles utilizar muchas abreviaciones, nombres de
empresas, siglas, etc. que provocarn que el revisor o ortogrfico
se detenga
a preguntar, aunque
la celda sea
correcta .
Puedes solucionar esta cuestin de forma muy sencilla.

Si ests seguro de que en la columna en cuestin solamente
hay datos de ese tipo (abreviaciones, siglas, etc.) haz click en
. De lo contraque
rio, puedes pulsar en
ignorar esa palabra una vez o
bien
, que la ignorar
en todas las ocasiones que aparezca.
Por otro lado, para evitar el

escenario anterior, tienes la
posibilidad de realizar correcciones selectivas de la ortografa. Es decir, solamente de algunas partes de la misma. Si lo
que necesitas es corregir toda la
tabla, simplemente haz click en
cualquier celda
. Pero si
lo que quieres es verificar solamente una columna o fila, haz
click en las cabeceras correspondientes .
Ahora la revisin ortogrfica solamente se realizar en la seleccin.
Funciones
Las funciones
de exportacin
Esta ltima versin de Access
ha ampliado an ms las funciones de relacin con los dems
programas y formatos de ficheros. Es decir, la importacin o
exportacin. Especialmente en
el campo de la exportacin Microsoft ha avanzado mucho y
Access ahora dispone de varios
formatos que permiten compartir
tus resultados con otros programas (incluso en equipos que no
son PCs), como PDF y XML.
Antes de exportar tu base de
datos debes decidir si quieres un
formato editable o uno que no lo
sea. Es decir, si quieres permitir
que el destinatario haga modificaciones en la tabla/consulta/formulario/informe o no. En funcin
de ello tendrs que seleccionar
un formato u otro. A continuacin vers ambos casos.
Exportacin no editable
Si lo que necesitas es distribuir
algn informe o consulta entre
tus compaeros de trabajo o colaboradores, para que puedan
ver los datos,
la mejor solucin es que
elijas un formato no editable, como
por ejemplo
en PDF.
73
Funciones
Es universal y no permite cambiar el contenido. Adems no

requiere que el destinatario disponga de Access.
que se abrir el siguiente visor

PDF
Para exportar uno de los objetos de tu base de datos al

formato PDF, haz click primero
en el objeto en cuestin, en el
panel de la izquierda, por ejemplo
. Slo se
exporta el objeto activo
cada vez. Luego pulsa
sobre el icono ,
y .
Escribe el nombre que

quieras para el fichero en
y selecciona el formato correcto en
la lista
. A continuacin debes elegir la calidad
con la que quieres realizar la exportacin y que est relacionada
directamente con el tamao del
fichero resultante. A ms calidad,
fichero mayor. De modo que selecciona, por ejemplo .
Para los ficheros PDF tambin

es recomendable que actives
la casilla. De esta forma podrs
ver el resultado inmediatamente
despus de la exportacin. Finalmente haz click en
y,
al cabo de unos segundos, vers
74
(debes disponer de uno, naturalmente). Puedes distribuir el

fichero generado a todas las personas necesarias.
Exportacin
de objetos editables
En muchos otros casos, sin

embargo, querrs compartir la
informacin con tus colaboradores, para que puedan aadir o
corregir los datos que has introducido.
Para ello necesitas elegir un
formato editable. Y no es imprescindible que sea Access, sino que
puedes elegir entre varios, como
por ejemplo, Word, Excel, Texto,
HTML, etc. De esta forma puedes
enviar todos tus datos a un gran
nmero de personas, aunque no
dispongan precisamente del programa Access.
El procedimiento es muy sencillo e intuitivo. Simplemente

del ratn sobre el objeto que
desees exportar, por ejemplo
. En el men contextual que se abre selecciona
y se
desplegar
un nuevo
men .
En l vers
todos los
formatos aptos para ese
objeto en
p a r t i c u l a r.
No todos
los objetos permiten los mismos
formatos.
Funciones
Lelos con atencin para que

puedas resolver el problema o
para tomar nota de la informacin ofrecida, si slo se trata de
una advertencia. Algunas de estas
ventanas aparecen en varias ocasiones durante el proceso, esto
es normal.
Puedes ver el progreso de la

exportacin
y, al final, vers un cuadro de

dilogo que te ofrece guardar los
pasos de la exportacin .
As que selecciona, por ejemplo

. Luego
elije la carpeta de destino
y el nombre de archivo en .
Despus haz click en
Es posible que recibas algunos mensajes de

diferentes tipos, en
funcin de los datos
que ests exportando y el formato de
destino .
Activa la casilla
y rellena los datos necesarios .
Luego pulsa en
.
Ahora no tendrs que utilizar
el asistente todas las veces que
75
Funciones
quieras realizar esta misma exportacin.
Para volver a emplear esta exportacin, activa la

pestaa
y haz click en .
Se abrir el siguiente
cuadro de dilogo .
Ahora selecciona la exportacin
en cuestin y luego pulsa en
.
Exportacin de la base
de datos al completo
En lugar de exportar los objetos de forma individual, tambin

puedes realizar una copia completa de la base de datos, con
todos sus componentes.
Ahora realizars una exportacin completa en formato

Access, el ms comn en un PC.
Esto incluye todos los objetos de
la base de datos, es decir, formularios, tablas, informes, etc.
Lo que creas es una copia ms
76
o menos exacta de lo que tienes

en tu disco duro. Enseguida vers
porqu decimos ms o
menos exacta. Para comenzar, haz click en ,
y vers slo tres
en
posibilidades .
Y aqu es donde se resuelve

el misterio de ms o menos
exacta. Cuanto ms antigua es
la versin que elijas, tantas menos funciones especiales soportar el formato de base de datos. En otras palabras, si utilizas
funciones o formato de Access
2007, es posible que se pierdan
o modifiquen en las versiones
anteriores. Esto no suele ocurrir
con los datos, al menos casi nunca. Y cuando se de este caso, Access 2007 te mostrar un aviso,
para que conozcas esta circunstancia. A veces es posible incluso que no te permita realizar la
exportacin .
Funciones
Conexiones con bases de datos Xxxxx
Si es imperativo que exportes la base de datos, debers

modificar las caractersticas especiales. Observa la lista que te
da el cuadro de dilogo anterior
y elimnalas todas. Luego podrs
realizar la exportacin .
Si no quieres o puedes renunciar a las novedades, debers

utilizar la tcnica del apartado
anterior, para exportar elementos
individuales.
Conexiones con
bases de datos
Hoy en da resulta impensable
una base de datos que no se encuentre conectada de alguna forma a uno o varios orgenes de
datos (ya se trate de servidores
de base de datos o bien simples
ficheros de base de datos que se
encuentran en otro PC de la red
local). En los grandes sistemas,
Access generalmente se utiliza
para acceder a una gran base
de datos ubicada en SQL Ser-
ver desde un simple ordenador

personal. A continuacin vers
algunas de las posibilidades que
existen para conectar tus datos
con los de los dems,
Ya en el captulo 3 viste
la posibilidad de importar datos de otra tabla
de Access o, en general de
otros ficheros. Sin embargo,
la importacin nica tiene
el inconveniente de que si
actualizas el fichero de origen, debes importarlo de
nuevo, para pasar los datos
nuevos a Access. Si vinculas
la fuente de datos, evitas estos problemas. Haz
y
click en
en el icono ,
por ejemplo (funciona con
todos los tipos).
Vers la ventana de importacin que ya conoces, pero

en este caso activa la entrada
.
Con ello provocars que los datos no se copien fsicamente a la
tabla que tienes abierta, sino que
se cree un vnculo con el fichero
original. As, cuando lo modifiques, en la tabla actual se reflejarn los cambios. Termina con
un click sobre
.
Una vez hecho esto, podrs

ver que se abre una ventana
de seleccin de tablas en la que
77
Funciones
Proteger una base de datos
debes elegir qu tablas quieres

vincular
(puedes elegir mltiples). Cuando aceptes el cuadro se producir la importacin y las tablas
aparecern en el panel ,
aunque realmente no
estn en esta base de
datos actual,
sino en otra carpeta, un servidor
externo o en otro PC de la red.
Proteger una
base de datos
Aunque pueda no ser evidente

a primera vista, una base de datos empresarial es tan importante
como su capital econmico.
Buena memoria ante todo

Si cifras una base de datos asegrate
siempre de que no olvidas la contrasea, porque sin ella no habr ninguna
forma de volver a recuperar los datos
almacenados en la base.
78
Especialmente hoy en da, en

donde la informacin es esencial
para que puedas tomar las
decisiones correctas en
el momento apropiado.
Por este motivo ningn
esfuerzo es demasiado
para proteger tu base de
datos de los accesos indebidos y de otras circunstancias
mucho ms fortuitas, como los
fallos de software o hardware.
El mtodo que usa Access

para proteger tu informacin es el cifrado con una contrasea. As, aunque el fichero
cayera en manos de alguien, la
informacin obtenida no tendra
sentido, debido a que se encuentra cifrada y no resulta legible.
Para la encriptacin de la base
de datos actual, activa la pestaa
y haz click en
. Lo
ms probable es que veas el siguiente mensaje .
El motivo del mensaje es que

Access necesita un acceso exclusivo a los datos, para poder cifrarlos. Cierra el cuadro de dilogo
con
y tambin la
base de datos con
y pulsa
.
Funciones
Proteger una base de datos Xxxxx
Luego, en lugar de abrirla con

el acceso directo de la
derecha, utiliza
y
. Selecciona la base
de datos
y luego pulsa en la
flecha del botn
. Haz click
en la entrada
.
Ahora ya puedes continuar con
las
y
.
Escribe la contrasea en
las dos casillas del cuadro
que encontramos y haz click .
Es importante que selecciones

una contrasea segura, lo suficientemente larga, que incluye
nmeros y letras.
Cierra la base de datos e intenta abrirla

de nuevo pulsando en ,
por ejemplo. Vers la siguiente
ventana
en la que debes introducir la

contrasea. Una vez que la hayas
escrito, tienes que hacer click en
y vers que se abre la base
de datos.
Analizar y optimizar
las tablas
Una base de datos antigua es

una base de datos con problemas
potenciales, debido al uso continuado. Piensa que en realidad
una base de datos no es otra cosa que un fichero especial que
sirve para almacenar numerosos
tipos de datos, con una estructura especial, todo en el mismo
sitio. El constante trabajo, la eliminacin y creacin de campos,
filas o tablas enteras termina por
fragmentar y complicar la base
de datos, ms all de lo estrictamente necesario. Por ello debes
dedicar un tiempo cada semana
(en funcin del uso de la base de
datos) a realizar tareas de mantenimiento, como el anlisis y la
optimizacin de los registros.
Comienza por compactar y

reparar la base de datos. El
trabajo intensivo desordena internamente los registros
y Access tardar ms en
leerlos. Haz click en ,
en
y luego en
y resuelves este problema en

unos segundos.
Cuando hayas realizado este

paso activa la siguiente pestaa
.
Haz click en
.
79
Funciones
Macros
Entonces, se abrir una ventana

como esta
en la que debes seleccionar las

tablas a analizar.
Luego haz click en
. Cuando hayan pasado unos segundos
podrs ver las recomendaciones
de Access, en caso que haya algn problema .
Macros
Las macros (abreviacin de

macroinstrucciones) son pequeos (o grandes) programas en
VisualBasic para aplicaciones,
que realizan determinadas acciones una y otra vez y, de esta
forma, te ahorran mucho trabajo en las tareas repetitivas. Sin
embargo, los programas en VBA
(Visual Basic para Aplicaciones)
pueden llegar a ser complejas
aplicaciones basadas en Access
y capaces de gestionar mltiples
bases de datos, correlacionar la
80
informacin entre ellas y ofrecer

resultados consolidados.
A continuacin
vers una
b r ev s i m a
introduccin a las macros en Access, ya
que el lenguaje VBA requerira
una obra por si mismo.
Activa la pestaa
y luego haz
click en el botn .
Se abrir una especie de tabla, pero muy especial .
Lo que puedes hacer en ella

es aadir
instrucciones de
Access y especificar qu deben
hacer exactamente. Por ejemplo, despliega la
lista
Funciones
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Macros Xxxxx
y busca la entrada
. Vers que a la derecha aparecen algunos valores en gris
(que no puedes modificar).
Esto se debe a que la definicin de estos valores debes

realizarla en la parte inferior de
la tabla .
Despliega
lecciona
la vista
y se. Luego determina
y el modo de datos.
con un doble
click y luego selecciona
. Vers
los campos en .
Haz un doble click en

y aparecer en la ventana superior del generador .
Puedes
terminar
la condicin, como ya sabes
y pulsa en
el icono
.
Ya puedes cerrar la marco con

y . Escribe un nombre
Ahora tienes que pasar a la

siguiente lnea del editor de
macros
Despus
debes
seleccionar lo siguiente
.
Asigna un nombre al filtro
y luego haz click en la casilla
. A la derecha de la misma pulsa en el
botn .
y acepta el cuadro de dilogo (es

preferible no emplear espacios o
signos especiales). Vers la nueva
macro
. Realiza un doble click sobre ella y tendrs los resultados esperados .
Se abrir el generador de
expresiones, que ya conoces. Como lo que quieres es una
macro que aplique un filtro que
te muestre a todos aquellos que
se apellidan garca, despliega
Desde aqu animamos a crear macros ms largas y complejas. Puedes ahorrarte mucho trabajo.
81
El
Configuracin
nuevo Windows
Configuracin
Qu es Windows
de PowerPoint
Vista?
Manejo
Xxxxxxxxxxxxx
09
Contacto y configuracin
de PowerPoint 2007
El primer contacto con alguno de los programas de la nueva suite

de Office 2007 es siempre chocante, porque el aspecto y el uso, como
ya sabes, han cambiado sustancialmente. PowerPoint, no obstante, ha
sido uno de los componentes que menos modificaciones ha requerido
en cuanto a su manejo y por ello te sentirs familiarizado enseguida
con el nuevo entorno, si ya dominas la cinta de opciones. Y tambin la
configuracin te resultar sencilla, porque no hay demasiados ajustes
que debas realizar, excepto los que corresponden a la personalizacin
del programa.
En este captulo vers el aspecto y las nuevas funciones que tiene
Microsoft PowerPoint 2007, cmo manejar las diferentes vistas de que
dispone el programa y la forma de utilizar el zoom. Luego podrs conocer las opciones de configuracin ms destacables de la aplicacin.
El nuevo interfaz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Un vistazo al nuevo aspecto de PowerPoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Opciones, el botn Office y barra de herramientas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Las vistas y su manejo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Cambiar de vista . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
El zoom . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Las opciones de PowerPoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Configuracin inicial de PowerPoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Centro de confianza y recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Novedades PowerPoint 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
82
83
83
83
83
84
85
86
86
88
88
El nuevo interfaz
El nuevo interfaz
PowerPoint sigue la lnea esttica del resto de la suite, de modo que si ya has utilizado alguna
de las dems aplicaciones, sabes
que te espera la cinta de opciones y la desaparicin de los mens tradicionales. Las funciones
se han reorganizado en funcin
de a qu tarea pertenecen pero,
por lo dems, el programa es el
mismo que la versin anterior, si
no tienes en cuenta las nuevas
funciones, claro.
Configuracin
Finalmente, en la esquina inferior

derecha estn los controles de visualizacin principales .
As que las novedades principales no son tanto estticas (descontando la cinta de opciones)
sino ms bien funcionales. En el
ltimo apartado de este captulo
puedes ver una lista de los cambios ms importantes.
Opciones, el botn Office

y barra de herramientas
Un vistazo al nuevo
aspecto de PowerPoint
Si ya has visto alguna de las

otras aplicaciones de Office, vers que PowerPoint est exactamente en la misma lnea. La cinta de opciones domina la parte
superior
Todos estos elementos resultan

idnticos en todas las aplicaciones
de la suite de Office, con lo que
puedes averiguar su funcionamiento y sus particularidades en
el captulo 2 de este libro. Todo
lo que explicamos para Access se
puede aplicar de forma idntica
y te ofrece acceso a todas las

funciones. En la parte izquierda
sigue encontrndose en panel de
diapositivas y tambin el panel
de esquema .
para PowerPoint ya que Microsoft

ha tomado la precaucin de hacer
que estos elementos sean comunes e iguales en todos los programas de Office.
Las vistas y su manejo
En un programa que se dedica a la visualizacin, las vistas

son sin duda muy importantes.
PowerPoint dispone de siete diferentes ms una auxiliar, pero
83
El nuevo interfaz
Configuracin
Configu-
habitualmente utilizars slo tres

de ellas, ya que son suficientes
para tus necesidades cotidianas.
Cambiar de vista
El cambio de vista te permite

ver tu presentacin de diversas
formas y navegar por ella de forma sencilla.
Hay dos formas de cambiar

de vista. La primera manera
es la ms rpida y consiste en
que utilices los tres botones de
cambio de vista que se encuentran en la esquina inferior derecha de la pantalla .
corresponde a la
y la tercera
presentacin.
Luego dispones de la pestaa

. All encontrars los
mismos controles que antes
y, adems ,
Con su ayuda puedes crear
notas y comentarios en tus
diferentes diapositivas .
corresponde a la
La primera
vista normal .
La segunda
clasificador
corresponde al
Hay tres botones adicionales,

que te ofrecen el acceso a los
patrones de diapositivas ,
84
xx
El nuevo interfaz Configuracin
Finalmente tienes controles

auxiliares como las reglas y
una cuadrcula ,
que te pueden ayudar a alinear

mejor los objetos que coloques
en las diapositivas y los controles
de color ,
con cuya ayuda puedes pasar las

diapositivas a escala de grises
o blanco y negro sin tener que
cambiarlas realmente una a una,
por si el medio de reproduccin
que vas a utilizar, no soporta el
color. Puedes volver al color en
cualquier momento, esta es una
accin no destructiva, sino slo
visual.
E
l zoom
Un compaero inseparable de
cualquier programa que tenga
que ver con el diseo grfico de
alguna forma, el zoom te ayudar
a mejorar los detalles de tus diapositivas o a obtener vistas generales rpidamente, para comparar
varias hojas.
Al igual que en el caso de la

vistas, dispones de dos posibilidades. Por una parte puedes
recurrir al control de zoom directo que se encuentra en la barra
de estado, a la derecha .
Con un click sobre el nivel de

, se abrir el cuaampliacin
dro de dilogo de zoom .
Hay un detalle adicional que

tiene que ver con la visualizacin. Se trata de la pestaa
, que te ofrece una vista
jerrquica en modo texto de tu
presentacin .
Si colocas el cursor en cualquier
lugar, a la derecha se mostrar la
diapositiva correspondiente.
85
Configuracin
Las opciones de PowerPoint
en donde puedes elegir un nivel

predeterminado o introducir el
que necesites.
A la derecha del zoom

se encuentra
que te permite ajustar la diapositiva al mximo tamao posible
en la ventana actual, para que
obtengas una vista general.
Activa ahora la pestaa

Tambin aqu tienes acceso al
cuadro de dilogo de zoom y al
ajuste de ventana .
Sin embargo, durante el trabajo

cotidiano resultan mucho ms
tiles los controles de la barra
de estado.
Las opciones
de PowerPoint
Debido a su propia naturaleza,

dedicada fuertemente al diseo
grfico (no olvides que PowerPoint en realidad es un programa
eminentemente visual), el nmero
de opciones disponibles es bastante reducido. No obstante, es necesario que establezcas unos ajustes
mnimos para personalizar el programa a tu estilo de trabajo.
86
Configuracin inicial
de PowerPoint
La configuracin de PowerPoint es sencilla ya que no tiene

demasiadas opciones que puedas ajustar y, por otro lado,
viene bastante bien configurado de serie. An as, es posible
que tengas que hacer algunos
cambios ms adelante, cuando
conozcas mejor el programa.
Abre el cuadro de dilogo

de configuracin de
PowerPoint haz click en
el siguiente icono
y en
. En la
ventana que se abre, selecciona
la primera entrada de la izquier.
da
A la derecha comprueba
que est activada la entrada
La minibarra de herramientas
es muy til y aparece al seleccionar texto. Activa tambin
para que
puedas ver inmediatamente cmo
quedara cierto estilo o cambio
en el documento, en cuanto dejas
el cursor encima de la entrada
correspondiente. PowerPoint es
un programa eminentemente de
diseo, de modo que esta caracterstica es importante y te ahorra
mucho tiempo de pruebas.
Activa tambin la entrada de

. Ve r s
Las opciones de PowerPoint
las presentaciones en un monitor de ordenador o bien en un

proyector digital y la tecnologa ClearType ayuda mucho a
la legibilidad de los textos que
emplees, en ambos casos.
Pasa ahora a
. Aqu debes seleccionar las opciones
que ms se adapten a tu estilo
de trabajo o al tipo de presentaciones que suelas realizar de
forma habitual .
Configuracin
Aunque normalmente est desactivada, esta entrada resulta extremadamente til si sueles emplear
tipografas especiales, decorativas
o poco comunes en tus presentaciones. Al reproducirlas en un
PC que carece de estas fuentes,
la presentacin se ver diferente.
Si activas la entrada, las fuentes
que utilices se integrarn en la
presentacin y la visualizacin
ser perfecta con independencia
de la mquina que utilices y de
si tiene, o no, las tipografas que
has utilizado originalmente.
Activa la pestaa de
a continuacin. Verifica que
est activado y establece un intervalo de guardado que consideres apropiado en .
Pasa ahora a
. Aqu
encontrars numerosas opciones, de modo que repsalas por
si encontraras alguna de utilidad
para ti. En cualquier caso, localiza
y despliega las opciones de la
lista adyacente .
Esto producir el guardado automtico de la presentacin que

tengas abierta en ese momento
y se adentar ante una caida de
energa imprevista.
Algo ms abajo dispones de

varias opciones .
87
Configuracin
Centro de confianza y recursos
Si trabajas con muchas presentaciones (por ejemplo verificndolas) pierdes mucho tiempo
cambiando a la vista que ms te
interese. Haz click sobre la entrada que encuentres apropiada y
todas las presentaciones se abrirn as, con independencia de
con qu vista fueron guardadas.
Por ltimo dirgete al final

de esta pgina y localiza
En la casilla adjunta
establece un tamao a partir del

que no quieres que los ficheros
se integren en la presentacin.
Esto mantiene el tamao de las
mismas ms reducido, pero te
obliga a que te acuerdes de
incluir los ficheros de sonido
correspondientes cuando distribuyas la presentacin. Haz click
para cerrar la confien
guracin.
utilizan estos dos mdulos de

PowerPoint (de Office, en realidad).
Novedades
PowerPoint 2007
En general, las modificaciones

principales que ha sufrido esta
aplicacin se centran en la productividad y la facilidad de utilizacin, principal cambio en toda
la suite de Office. A nivel de diseo se han aadido los objetos
SmartArt (que comparte con Word
y Excel, por ejemplo) .
Luego estn los temas personalizados y predeterminados .
Centro de confianza
y recursos
Ambos apartados son comunes a todas las aplicaciones de
la suite de Office, de modo que
no vamos a repetir su utilizacin
en este punto. Puedes consultar
el captulo 2 (sobre Access), en
la pgina 27 para poder averiguar para qu sirven y cmo se
88
que te permiten cambiar

el aspecto completo de tu
Novedades PowerPoint 2007
presentacin con un solo click y

que contribuyen a que emplees
menos tiempo en los detalles de
diseo y ms en la creacin de
la presentacin en si, como los
estilos rpidos ,
Configuracin
El formato de intercambio de
informacin XML, te permite
que exportes tus presentaciones a otro tipo de programas o
incluso plataformas de computacin que sean capaces de leer
este tipo de formato.
El resto de los cambios es
bastante numeroso y consiste
en modificaciones ms o menos
importantes en numerosos aspectos del programa, como las
firmas digitales ,
la seguridad mejorada ,
y la exportacin a PDF ,
Se han incluido mejoras en la
posibilidad de compartir informacin con otros que pueden trabajar sobre el mismo fichero
o para importar y exportar datos

a/de tus mltiples presentaciones creadas ,
la vista de moderador (para

equipos con dos monitores), las
nuevas opciones de texto, etc.
En general, PowerPoint ha sufrido un
cambio de funcionalidad, con un nfasis particular en las
funciones relacionadas con Internet y
la colaboracin, adems de las
mejoras en el flujo de trabajo
(importante para grandes proyectos) y las facilidades de diseo que ofrece para construir
diapositivas complejas.
89
Presentaciones
Crea una presentacin efectiva
Manejo
Xxxxxxxxxxxxx
10
Crea una presentacin

efectiva
Una vez que PowerPoint est configurado y personalizado a

tu gusto, puedes comenzar con el trabajo. La meta principal de
toda presentacin es la de comunicar de forma efectiva y grfica
la idea central que quieres hacer llegar a los espectadores de la
misma. Por ello es importante que tengas claro el tema principal
de la presentacin y la forma de explicar los diversos conceptos. Las numerosas herramientas de que dispone PowerPoint te
permitirn convertir cualquier idea en una imagen adecuada que
llegue a la audiencia. Luego, slo necesitas un poco de orden y
este captulo para llegar al xito.
En las prximas pginas vers cmo preparar el material imprescindible para crear tu presentacin y cmo utilizar datos
desde otros programas. Aprenders a crear las primeras diapositivas, a aadir elementos grficos, diagramas y texto. Por ltimo
podrs agregar transiciones entre tus diapositivas, para que la
presentacin tome forma.
Preparar el material . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
Imgenes, textos, grficos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
Aprovechar datos desde otros programas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92
Crear las primeras diapositivas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94
Aadir elementos grficos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
Aadir textos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
Diagramas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
Transiciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100
Definir y elegir transiciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100
Configurar las transiciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101
Avance de la presentacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101
90
Preparar el material
Introduccin
Para este ejercicio y los de los

subsiguientes captulos crears
una presentacin para una agencia
de viajes que estudia la evolucin
del turismo actual y explora nuevas vas alternativas para atraer
a la clientela. La presentacin es
realizada por el departamento comercial de la empresa y pretende
convencer a la direccin de que
hay que cambiar el nfasis en los
productos que ofrece la empresa.
Aunque sera ms cmodo comenzar con una presentacin basada en una plantilla, en este caso
iniciars el trabajo directamente
en modo manual, para tener un
control total sobre la presentacin.
Eso no quiere decir que no puedas aprovechar algunas interesantes funciones de PowerPoint para
ahorrarte trabajo.
Preparar
el material
Presentaciones
Imgenes, textos, grficos

La base de toda presentacin
son los tres pilares fundamentales: los textos, las imgenes y los
posibles grficos. En el caso de
los textos, estos suelen ser ms
bien escasos, ya que a nadie le
gusta leerse una extensa diapositiva en una presentacin. Adems
no es el sentido de la misma. Las
presentaciones estn para ilustrar
la explicacin que das personalmente, no al revs.
Como norma general, si vas

a reutilizar una determinada
presentacin, lo mejor es que te
crees una carpeta dedicada en el
explorador de Windows .
y que copies todo el material que

vayas a utilizar, en ella .
Lo ms importante en cualquier
presentacin que utilice material
auxiliar (es decir, prcticamente
todas) es que lo tengas todo preparado antes de comenzar. De esta forma no tienes que interrumpir el proceso creativo en ningn
momento, en busca de una foto,
un fichero de sonido, etc. Naturalmente tambin puedes aprovechar material que ya tengas en
otros programas, como hojas de
clculo, tablas, diagramas, etc.
91
Presentaciones
Nunca originales
Trabaja siempre sobre copias, porque si
es necesario modificar los ficheros (y habitualmente lo es), no alteras los originales
y puedes utilizarlos para otros propsitos.
En el caso de las imgenes

digitales deberas realizar
algo de preparacin antes de
utilizarlas en la presentacin. Si
empleas los originales sin reducir, el fichero de la presentacin
terminar por ocupar mucho y
realmente no es necesario, ya
que la resolucin del monitor es
el mximo tamao que podrs
ver en las imgenes. De modo
que lo mejor es que las reduzcas
con algn programa de retoque
fotogrfico que conozcas, a 1.280
x 1.024 pxeles como mucho ya
que las resoluciones superiores
son poco frecuentes .
En cuanto al formato a utilizar, depende principalmente

del tipo de imagen que vayas a
emplear. En el caso de las fotos,
lo mejor es el formato JPG la tabla
, ya que
92
obtiene los ficheros ms reducidos con la mejor calidad. Sin embargo, si utilizas capturas de pantallas de programas, por ejemplo,
es recomendable el formato TIFF
con compresin
o bien PNG
. JPG
produce borrosidades visibles en
este tipo de imgenes con lneas
y texto. Emplea cualquier utilidad
de conversin que tengas.
Aprovechar datos
desde otros programas
Mucha de la informacin que
utilizars en tus presentaciones provendr de terceras aplicaciones, ya que PowerPoint
es solamente un vehculo para
mostrar los datos a los dems
en un entorno visual. Por ello la
posibilidad de poder aprovechar
informacin de otros programas
resulta tan importante: te ahorras
mucho trabajo. A continuacin
vers ejemplos de los programas
ms comunes.
Para insertar los datos de una

tabla de Excel o Access primero inicia
Powe r Po i n t
y se abrir
con una presentacin en
blanco .
No obstante, para la colocacin

de datos necesitas una diapositiva realmente vaca.
Haz click en
y en la flecha inferior de .
Luego selecciona
y se abrir una diapositiva completamente
en blanco. Ya ests
listo. Ahora tienes que cambiar
a Excel (por ejemplo) y selecciona las celdas que quieres pasar a
PowerPoint .
Luego emplear
+ para copiarlas al portapapeles.
Cambia de nuevo a PowerPoint y emplea

+ para
pegar los datos en la diapositiva
vaca .
Como vers, el tamao es incorrecto y la tabla es mucho ms
Presentaciones
pequea de lo que te interesa.

Pero esto tiene fcil arreglo.
Haz click en una esquina de

la misma y arrstrala para
agrandar la tabla. Si mantienes
pulsada la tecla
simultneamente, la tabla se ampliar simtricamente por los dos lados .
Pero ahora ha surgido un nuevo

inconveniente: las celdas han crecido, pero el texto no.
No hay problema. Haz click

en la celda superior izquierda
y arrastra en diagonal hacia abajo y la derecha, para seleccionar
todas las celdas .
Una vez que lo hayas hecho,

simplemente ajusta el tamao y
estilo de fuente que quieras en
93
Presentaciones
PresentaCrearCrear
las primeras
las primeras
diapositivas
diapositivas
cho mejor .
. Esto ya est mu-
Para Access 2007 debes utilizar exactamente el mismo

mtodo. Selecciona los campos
de la tabla (o consulta) que te
interesen y cpialos al portapapeles con
+ . Luego pgalos
en una diapositiva de
PowerPoint. Ajusta el
tamao de las tipografas y de la tabla si es
necesario .
Puedes realizar la
misma operacin
desde otros programas
completamente diferentes, pero es importante
que no tengas seleccionado ningn campo de
texto en la diapositiva,
porque sino el
objeto se copiar simplemente
como texto y no
con el aspecto
del elemento
original .
94
Crear las primeras

diapositivas
Ahora que ya tienes todo el material listo (o prcticamente todo,
porque nunca se sabe que buena
idea se te puede ocurrir durante el trabajo y que necesite ms
material), y sabes cmo aprovechar los datos de otros programas, puedes comenzar a crear las
primeras diapositivas y as darle
forma a tu presentacin.
Pero antes debes pensar en la
estructura general, para evitar
los errores que luego pueden
ser difciles de corregir. As que
primero presentars el estado actual de las cosas con los destinos
xx
Crear las primeras diapositivas xxPresentaciones
actuales preferidos por los turistas, en funcin de cada estacin

del ao. Luego introducirs tus
propuestas y analizars el cambio en la forma de desplazarse de
los turistas y qu tipo de turismo
est de moda en la actualidad.
Aportars datos numricos que
refuercen tus conclusiones de
que es necesario un cambio.
Aadir elementos
grficos
Aunque habitualmente se aade primero el texto y luego las
imgenes, en el caso de las presentaciones con frecuencia es al
revs, especialmente si utilizas
imgenes grandes o que ocupen
toda la diapositiva. Y es que necesitas la foto o el grfico como
referencia para colocar los textos
en los lugares adecuados o que
no molesten.
Ahora ya comienzas el trabajo

de verdad, de modo que cierra
todas las presentaciones
que puedas tener abiertas
en PowerPoint con
y
. A continuacin
haz click en
y en
. Ahora, selecciona
con un doble click.
La primera
pgina naturalmente ser la portada de la
presentacin. Por ello llevar el
logotipo de la empresa y el nombre del ponente, as como el ttulo general de la presentacin.

Por ello la diapositiva vaca que
PowerPoint crea de
forma predeterminada te viene muy bien.
Ahora haz click en
y en .
Localiza el fichero
del logotipo en el
disco duro y haz un
doble click sobre l
para insertarlo
Aparecer en la diapositiva con
un determinado tamao .
Arrstralo hasta la parte central

superior y encgelo estirando sus
esquinas .
De momento la portada se queda

as, ya que ests en la fase de
colocar las imgenes.
4
de
De modo que haz

click en la flecha
95
Presentaciones
Crear las primeras diapositivas
y a continuacin selecciona .
Repite esto tres veces
ms, para crear las 4
diapositivas que necesitas para
las 4 estaciones del ao. Luego
haz click en la segunda diapositiva
para activarla .
Ser la correspondiente a la primavera.
De momento lo ms importante es la imagen de fondo,

que ocupar toda la
diapositiva. Haz click
en
, y en ,
localiza la foto en la
carpeta que has creado para la presentacin .
y brela con un
doble click. Como
no tendr las proporciones exactas
de la hoja ,
debes estirarla
un poco para
que ocupe toda
la superficie.
Haz click en los

cuadrados laterales
y estralos apropiadamente.
Una vez hayas finalizado todo el
proceso, podrs ver que toda la
superficie esta ocupada por la
imagen escogida .
96
Repite este
proceso con
las otras tres diapositivas y las
imgenes correspondientes .
Si te fijas, la foto
tapa el texto de cabecera que hay en
cada diapositiva.
Para evitarlo, haz
click con el botn
derecho del ratn
en cada imagen y
selecciona la entrada .
Como puedes ver, no hay diferencia entre aadir imgenes de

pantalla completa u otras ms
pequeas.
Aadir textos
El primer elemento, muy reido
con los grficos, suele ser el texto, pero como ya hemos dicho,
en el caso de imgenes grandes
suele quedarse en segundo lugar,
para que puedas ubicarlo correctamente en las fotos. Y este es el
caso en la prctica actual.
Ahora que ya tienes las primeras imgenes colocadas y

ubicadas detrs de todos los textos, ha llegado el momento de
escribir un poco. Haz click en
para seleccionar la primera diapositiva. Luego pulsa en la caja de texto

grande superior y vers
que aparece
el cursor de
edicin .
Presentaciones
el ttulo est bien situado, pero

apenas se ve .
De modo que tendrs que cambiar su formato sustancialmente.

Para comenzar, haz click y escribe
el ttulo de la diapositiva y asigna
la tipografa apropiada .
Despus tendrs que

hacer click en
y asignar un estilo rpido, por ejemplo .
Para terminar, estira los bordes
del texto hasta que coincidan con
el borde del papel. Lo vers ms
o menos as .
A continuacin escribe el ttulo de la presentacin .
Despus elige una tipografa, estilo y tamao adecuados en .
Por ejemplo as
(ya hemos editado tambin el
subttulo).
Pasa a la primera diapositiva

de las estaciones. Vers que
97
Presentaciones
Crea las primeras diapositivas
Repite a operacin, con diferentes colores,

en las dems
estaciones .
y a continuacin en
,
y . Ahora estira un rectngulo apropiado en la
diapositiva .
Si no quieres dar el
mismo formato una y otra vez,
selecciona el ttulo con un click y
luego pulsa en
para copiarlo.
Pasa a la diapositiva de destino y
haz click en el ttulo. Recibir el
mismo formato que el ttulo anterior .
y ya slo
necesitas editar el texto y, como
mucho, cambiar el color.
Ha llegado el momento de
guardar la presentacin por primera vez.
Emplea
y
. Escribe ahora un
nombre para la presentacin
y gurdala en la misma carpeta
donde ya se encuentra el material. Luego haz click en
.
Ahora ya puedes aadir los

cuadros de texto adicionales, que contienen realmente
la informacin importante de
la diapositiva. Ahora
debes pulsar en la
primera de
ellas
98
El motivo por el que hemos

seleccionado una forma, en
lugar de un cuadro de texto, es
para que la misma le de forma
al cuadro de texto que,
generalmente carece de
ningn formato. De modo que pulsa en
y estira
un cuadro
de texto
dentro del panel anterior .
Para finalizar vas a incrementar la transparencia de la forma de fondo, para que puedas
ver el fondo a travs de ella. Haz
click con el botn derecho del
ratn sobre la forma y selecciona
. En el apartado
ajusta el regulador
de forma que te guste. Pulsa en

.
10
Si quieres, puedes aplicar

algn estilo rpido a la for-
ma, como en el caso

que te mostramos
aqu ,
pero cada vez que
cambies el formato, debers volver
a ajustar la transparencia. Repite
la operacin para
las dems diapositivas, con los colores apropiados
para la forma .
Coloca un campo
de texto en cada
una de ellas y escribe algo al azar
para que el campo no desaparezca

al cambiar de diapositiva o bien
rellena ya el texto definitivo.
Presentaciones
racin. En cada uno de los lados

podrs crear un diagrama que
esta basado en Excel .
Haz click en
y se abrir el cuadro de dilogo de seleccin de grficos.
Pulsa en .
y en
. Vers que
la pantalla se dividir
en dos y Excel aparecer en la parte derecha .
Diagramas
En muchas presentaciones debers incluir diagramas y tablas
numricas con informacin slida que respalde lo que ests
diciendo o proponiendo. Ya has
visto que puedes importarla desde Excel o Access, pero tambin
editarla en PowerPoint.
Haz click en la ltima diapositiva y

luego en
y luego en
para crear una nueva
diapositiva de compa-
Rellena los datos de la tabla

que necesites .
Es importante
que estires la
esquina inferior de forma que la
lnea azul englobe slo los datos
que sean necesarios para el grfico . Cuando termines, cierra
Excel con un click en .
99
Presentaciones
Transiciones
Repite la operacin con el

grfico de la derecha y los
datos correspondientes .
Ahora debes
corregir la
perspectiva
3D de los grficos. Para ello
haz click con
el botn derecho del ratn sobre
el primero y selecciona
.
Acta sobre los controles
hasta que
encuentres
la perspectiva que te
guste .
Reptelo
con el otro
grfico.
Para terminar, tienes que editar los textos de la diapositiva hasta que esta est terminada
y tambin debers asignar los
formatos que quieras a las diferentes partes .
100
Transiciones
Entre dos diapositivas se suelen

colocar transiciones para que el
cambio de una a la siguiente no
sea tan brusco. Estas transiciones
incluyen fundidos, desplazamiento y toda una serie de efectos pticos de lo ms variado.
Definir y elegir
transiciones
La eleccin de las transiciones
tiene ms importancia de lo que
puede parecer. Una presentacin
dinmica necesita transiciones
rpidas, agresivas, mientras que
una presentacin tranquila requiere de otras, ms pausadas.
As es como las puedes aadir:
Activa la primera diapositiva con un click, as como la

pestaa
. En la cinta de
opciones selecciona la transicin
que ms te guste .
Con un click
sobre cualquiera de ellas vers una previsualizacin en la ventana principal. Si
quieres ver todas las transiciones
a la vez, pulsa en la flecha
y
se desplegarn .
Transiciones
Repite el mismo procedimiento para las

dems diapositivas. Puedes
asignar la misma transicin a
varias diapositivas a la vez, si
las seleccionas
mientras mantienes pulsada
la tecla
.
Una vez que
acabes, prueba
el resultado con
una pulsacin
sobre
, que
inicia la reproduccin de la
presentacin.
Presentaciones
sicin y el sonido, para que te

puedas hacer una idea. Adems
del sonido tambin tienes la posibilidad de elegir la velocidad
con la que se reproducir la
transicin en la lista .
Avance de la presentacin
Por ltimo, necesitas determinar la forma en que se reproducir la presentacin. Puedes
elegir entre el modo manual, el
automtico o una combinacin
de ambos.
Las transiciones permiten algo

de configuracin, por ejemplo
para controlar su velocidad o
para aadir un sonido cuando se
producen.
En principio, la presentacin
solamente avanza a la siguiente diapositiva cuando realizas un click con el ratn. Por
ello verifica que la
casilla
se encuentre activada.
Configurar
las transiciones
En la pestaa
tienes que desplegar la lista
si
quieres aadir un
efecto sonoro a la
transicin y elgelo de la lista .
En cuanto dejes
el cursor encima
del nombre, se reproducir la tran-
Sin embargo, puedes provocar que la presentacin

avance automticamente (por
ejemplo cuando se trata de una
exposicin o catlogo de productos). Si lo necesitas, activa
la casilla
y establece el retardo entre la
diapositiva que tienes seleccionada actualmente y la siguiente
.
101
tus Vista?
presentaciones
Presentaciones
avanzadas
El
nuevo Windows
Qu esMejora
Windows
Manejo
Xxxxxxxxxxxxx
11
Mejora tus
presentaciones
El trabajo bsico est hecho. Ya sabes cmo crear diapositivas,

colocar textos, imgenes y grficos en ellas y cmo aadir transiciones entre las diferentes pantallas. Ya ests en disposicin de
crear una presentacin efectiva. Pero PowerPoint ofrece mucho
ms para que tus presentaciones sean impactantes, no slo efectivas. Existen numerosas funciones que conocers en las prximas
pginas y que te permitirn captar a la audiencia y alejarla de ese
aburrimiento general que puede producirse en una presentacin.
A lo largo de este captulo, te ensearemos a utilizar las plantillas
de PowerPoint para trabajar ms deprisa y a emplear los temas
para aplicar cambios generales de diseo a tus presentaciones,
sin esfuerzo. Tambin vers cmo configurar los fondos, aadir
formas y organizar los objetos de las diapositivas, as como a corregir fotografas y aadir vdeo o audio. Para terminar conocers
la funcin de ortografa y el clasificador de diapositivas.
Utilizar las plantillas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103
Plantillas integradas y de Office online . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103
Aplicar diseos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105
Emplear los temas de PowerPoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105
Los fondos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106
Fondos degradados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107
Fondos con texturas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109
Crear temas propios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109
Presentaciones avanzadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110
Aadir formas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110
Ordenar objetos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111
Ajustar fotografas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112
Aadir vdeo y audio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113
Avance automtico de la presentacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114
Verificar la ortografa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114
El clasificador . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115
102
Utilizar las plantillas
Presentaciones avanzadas
Utilizar
las plantillas
que muestra las plantillas que tienes y has usado recientemente.
Aunque en la prctica anterior

no utilizaste las plantillas de
PowerPoint, una de las funciones que puede hacerte ahorrar
ms tiempo cuando tienes prisa,
en este apartado conocers cmo funcionan. Dispones de un
gran nmero de ellas, tanto en
el propio programa, como en
Microsoft Office Online. Y hay
plantillas para casi todos los
propsitos, para diapositivas individuales y para presentaciones
completas.
Como lo que buscas es

un diagrama, haz click en
y luego en
.
Vers lo que tienes disponible
online .
Plantillas integradas
y de Office online
La utilizacin de ambos tipos es
idntica. La nica salvedad es que
debes descargar las plantillas de
Office Online antes de su primera
utilizacin. Una vez que te has descargado una plantilla, no necesitas
volver a descargarla nunca ms,
porque se almacena en el PC.
Y ah tienes justo todos los

diagramas que te convienen para
las presentaciones. As que haz
un doble click sobre el diagrama
y se iniciar la descarga .
Supn que necesitas aadir

un diagrama jerrquico a tu
presentacin. Naturalmente puedes disearlo manualmente con
las herramientas de PowerPoint,
pero es mucho ms rpido ver
si existe algo similar a lo
que necesitas en Office
Online. Haz click en .
y
. Se abrir el siguiente cuadro de dilogo
103
Utilizar las plantillas
Luego se abrir en un nuevo

PowerPoint .
Para agregar la nueva diapositiva a tu propia presentacin,

del ratn sobre la misma en el
panel lateral y selecciona la entrada .
Luego cambia a
tu presentacin
y haz click con
el botn derecho del ratn
justo debajo
de la ltima
diapositiva que
tengas. Selecciona .
Y ahora es cuando entra en

juego toda la potencia de
PowerPoint. Observars que la
diapositiva de pronto ha cambiado su diseo y se ha adaptado
automticamente al estilo de tu
propia presentacin .
Es ms, para dejarla igual que las
dems, solamente debes copiar el
formato de la cabecera de la diapositiva anterior.
104
Ahora tienes que activarla

con un click ,
y pulsar en la cabecera
y en , pasa a la nueva
diapositiva y haz click en
la cabecera. Luego estira
los bordes hasta que toquen el
borde de la diapositiva .
En menos
de 20 segundos has
aadido un
diagrama
jerrquico
a tu presentacin,
con el mismo estilo
que tiene
esta. Slo
te queda editar los textos .
Aplicar diseos
Aplicar diseos
En el apartado anterior has visto

cmo las plantillas de PowerPoint que obtienes de Office Online
adaptan su formato directamente
al que tienes en tu presentacin.
Este comportamiento del programa ahorra mucho tiempo porque
te evita el tener que cambiar el
aspecto visual de todos los elementos, cuando decides que es
hora de darle un giro al diseo
de tu presentacin. Y, en el caso
de presentaciones largas o complejas, puede ser realmente mucho tiempo.
Emplear los temas

de PowerPoint
Si quieres actualizar una presentacin que hiciste hace tiempo y
crees que necesita un nuevo aspecto, debes integrar una presentacin
realizado por un tercero en la tuya
propia o simplemente te apetece
darle un estilo distinto a tus diapositivas, los diseos de PowerPoint
resultan extremadamente potentes
y flexibles para realizar esta tarea
en menos de un minuto. Incluso si
pruebas varias opciones.
Vers cmo la presentacin se

adapta automticamente y as
puedes ver qu tal quedar .
Puedes desplazarte por los

diferentes temas con los botones
y
que hay a la derecha, o bien desplegarlos todos
con . Vers la lista completa
y, adems tendrs acceso a opciones adicionales .
Contina el trabajo en la
presentacin de la empresa
turstica. Activa, por ejemplo, la
primera diapositiva .
Luego haz click en
y pasa
el cursor por los diferentes temas
de la barra
superior .
105
Aplicar diseos
Ahora,tienes que hacer click en
para ver qu ms hay online. En

este caso se abrir un navegador
con la pgina apropiada. En el
momento de escribir este libro
solamente haba un nico tema
adicional disponible ,
y la plantilla se instalar automticamente en el lugar correcto.

Cierra toda las ventanas de navegador con .
Ya tienes el nuevo estilo disponible en la lista de temas.
Los fondos
Para descargarlo, haz

click sobre la
imagen
o el nombre.
Luego haz click en
Aunque en el punto Aadir

elementos grficos del captulo
anterior has visto cmo insertar
una foto para que haga de fondo
esto, en realidad, es trampa. El
fondo de la diapositiva sigue estando debajo de la foto. A continuacin vers cmo configurar el
verdadero fondo de la cuestin
para conseguir diseos interesantes y una buena base para tus
diapositivas. Este apartado es, en
realidad, un inciso entre los dos
dedicados a los temas de PowerPoint, porque necesitas saber
para verificar que tu versin de

Office es original. Se iniciar la
descarga
cmo configurar el fondo antes

de que puedas crear tus propios
temas. As que vamos all
pero se irn aadiendo ms con

el tiempo.
Selecciona una diapositiva en

la que se vea el fondo, por
ejemplo .
106
Aplicar diseos
Luego activa la pestaa

y haz click en
. De
entrada vers varias opciones directas sobre las que puedes colocar el cursor para ver qu tal
quedan
dro, ya que hay decenas de opciones ocultas que aparecen de

forma contextual. Comienza, por
el momento, con
. Esta
es la ms sencilla. Puedes elegir
el color del fondo en
y
la transparencia del mismo en
.
Fondos degradados
Los colores slidos son slo

una de las posibilidades de las
que dispones para configurar
los fondos de las diapositiva de
PowerPoint. Los degradados dan
mucho ms de s.
Pero es mucho ms interesante la entrada

.
As que haz click sobre ella y se
abrir el cuadro de dilogo de
configuracin del fondo .
Activa ahora
.
Ahora ya aparecen muchas
ms opciones. De entrada puedes elegir los colores de los degradados en
y el tipo en .
Tienes una posibilidad alternativa para abrir este cuadro de dilogo y es con un click del botn
derecho del ratn sobre un lugar
vaco del fondo de una diapositiva cualquiera. Luego selecciona
la misma entrada que antes.
Luego debes seleccionar la siguiente direccin
No te dejes engaar por la

aparente sencillez del cua107
Aplicar diseos
y tambin el ngulo de inclinacin (si el degradado es lineal)

.
Ahora, la parte ms potente:

la definicin del propio degradado. Con los controles
puedes determinar exactamente

el tipo de degradado que quieras,
por muy complejo que lo necesites. El mecanismo es algo difcil
de comprender inicialmente, pero luego resulta extremadamente
potente.
Principalmente se trata de establecer puntos de degradado, que en PowerPoint se llaman

detenciones. Como mnimo necesitas 2 detenciones: un color
inicial y uno final. PowerPoint se
encarga de interpolar todos los
colores intermedios. Sin embargo, puedes crear un degradado
de mltiples colores aadiendo
ms puntos de detencin con
as es posible que generes un degradado que vaya desde
rojo, al verde y luego al azul. O
tan complejo como quieras.
Para aplicar cada detencin

debes seleccionarla de la
lista
y establecer
su color con
. Luego si
108
quieres aplica algo de transparencia en

y, finalmente, la posicin exacta
donde colocar la detencin, con
.
Esto ltimo quiz sea algo

ms complicado de entender. Imagina una recta en la que
colocas las detenciones (los puntos de color). Si creas 3 detenciones, habr un punto en cada
extremo, y uno en el centro. Es
decir, traducido a un degradado,
el color del medio siempre caer en el medio del degradado,
con independencia del tamao
que tenga este. Por
ejemplo, as .
La posicin de la
detencin del pri,
mer color (rojo) est en
la del segundo (amarillo) est en
y la del tercero (azul) en
.
Si varas la posicin de la
segunda detencin el
,
por ejemplo, obtendrs esto .
Es decir, el amarillo
se encuentra ahora
en el 25% del recorrido total del
degradado.
Te recomendamos que hagas
algunas pruebas y como los
resultados son inmediatamente
visibles en pantalla, podrs ver
cmo afectan las detenciones a
los degradados.
Aplicar diseos
Fondos con texturas
Finalmente, las texturas son una

excelente solucin para agregar
un fondo con aspecto fotogrfico, sin que este consuma ingentes cantidades de memoria o de
espacio en el disco.
Pulsa el botn que activa

la entrada
Ahora podrs elegir la textura
que quieras en
o bien
inser tarla desde
, el
o las
Finalmente dispones de algunas
opciones para definir la posicin
de la textura en el fondo .
Prubalas todas para ver qu

producen en cada caso.
partir de cero y crear un diseo

ms o menos complejo, o bien
aprovechar alguno de los temas
de PowerPoint, para modificarlo
a tu gusto. Esto es lo que hars
en la siguiente prctica.
Selecciona una diapositiva

sobre la que experimentar y
cambiar el formato .
Aplica el tema que vayas a utilizar como base

, .
El resultado ser este .
Crear temas propios

Adems de los temas de que
dispone PowerPoint de serie y
los que puedes descargar desde
Internet, naturalmente tienes la
posibilidad de crear tus propios
temas y, lo que es ms importante, guardarlos para un uso posterior. Esto te permite, por ejemplo,
crear temas con los colores corporativos y as podrs aplicarlos
rpidamente a cualquier presentacin que recibas, para adaptarla al estilo de la empresa. Naturalmente, como siempre, puedes
Ahora vers que ha llegado

el momento de realizar las
modificaciones. Tienes que hacer
click en
y seleccionar la
109
combinacin de colores que ms

te guste
Luego despliega
y elige
tambin una tipografa .
Para terminar, haz click en

y escoge un efecto grfico para los elementos
vectoriales
(for mas, recuadros, etc.)
que haya en la
siguiente diapositiva .
El resultado es este: .
Si ya has terminado, haz click

en la flecha
que hay a la
derecha de la
lista de temas
y pulsa en la
110
entrada
. Debes
asignarle un nombre al mismo,
antes de guardarlo. Es importante que elijas un nombre que
defina bien el tema, para que te
acuerdes en un futuro de qu
aspecto tiene y para qu sirve
. Despus
pulsa en
.
Si ahora despliegas la lista

de temas con , vers que
el que acabas de crear ya est incluido en el apartado correcto .
Presentaciones
avanzadas
PowerPoint dispone de algunas
funciones avanzadas que te ayudarn mucho en la creacin y la
edicin de tus presentaciones.
Esto incluye funciones organizativas y otras relacionadas con
el diseo. A continuacin vers
ambas. Adems, en el captulo 14
vers otras posibilidades avanzadas que simplifican y mejoran el
trabajo con PowerPoint.
Aadir formas
Las formas son objetos vectoriales de muchos aspectos y que
puedes escalar y rotar libremente. Sirven como elementos decorativos o como apoyos para tus
textos.
Sitate en una
diapositiva vaca y activa la pestaa .
Luego haz click en
y .
Se desplegar una extensa ventana con miniaturas
de las formas disponibles .
interior debes emplear

pulsa .
Para el borde exterior,

cambia a
y utiliza .
Ordenar objetos
Haz click en alguna de ellas y

luego pulsa en la diapositiva.
Arrastra el ratn y vers cmo se
estira la forma hasta el tamao en
que sueltes el
botn del ratn. Repite la
operacin con
varias formas
al azar .
Para cambiar el tamao de

las formas o su posicin,
arrstralas por los bordes o por
el centro. Si quieres modificar su
color o estilo, haz click sobre la
forma con el botn derecho del
ratn y selecciona
El cuadro de dilogo que se
abre ya lo conoces de los degradados. Para cambiar el color
Todos los objetos (como las

formas) que colocas en una diapositiva, tienen un cierto orden
vertical. Es decir, algunos aparecen encima de otros y los tapan
parcialmente si se solapan. Este
orden es el mismo que el de creacin. Es decir, los objetos nuevos
estn encima. Pero puedes cambiar el orden si lo necesitas.
Una vez que hayas creado las

formas correspondientes, en
el apartado anterior, vers que
has llegado
al punto que
te mostramos
a continuacin .
Ahora necesitas organizarlas un poco. Por
ejemplo quieres que el tringulo azul est encima de todas las
dems.
111
Haz click en el botn derecho del

ratn y pulsa la entrada .
El resultado es
este .
Pero no
siempre
quieres elevar
los elementos hasta la posicin
ms alta, sino que suban (o bajen) slo
uno o dos
niveles. Fjate bien en
lo siguiente .
El rec tn gulo con el arcoiris est tapado
por todos los elementos, menos
el valo azul. Pero quieres colocarlo por encima del smiley naranja, aunque no por encima de
la flecha azul.
Haz click con el botn derecho del ratn sobre el rectngulo y selecciona .
Lo que hace esta entrada es elevar

el elemento slo una posicin en
la pila de elementos de la diapo112
sitiva. As puedes elevarlo poco a

poco. En este caso no ha sido suficiente, ya que slo ha quedado
por encima
de la flecha
rosa .
Pero si repites el comando,
se situar en el
lugar correcto .
Y si no
f u e r a
as en tu caso, por el orden de
creacin diferente de las formas,
debers actuar sobre las dems,
hundiendo o elevndolas segn
sea necesario.
Ajustar fotografas
Aunque PowerPoint no es un
programa de retoque fotogrfico,
s que te permite realizar algunos
ajustes en las fotos que importes
en tus diapositivas, para que tengan el mejor aspecto posible.
Abre una diapositiva que tenga una foto, por ejemplo .
La imagen del fondo tiene buen

aspecto, pero quiz le falta algo
de brillantez. De modo que haz

click con el botn derecho del ratn sobre
la misma
y selecciona la
siguiente entrada .
Se abrir el cuadro de dilogo

que ya conoces de los apartados anteriores, pero esta vez con
la entrada
seleccionada.
Vers que hay dos controles a
la derecha para
ajustar el brillo y
el contraste .
Acta sobre ellos hasta que veas
que obtienes el resultado que
queras .
Luego pulsa en
Aadir vdeo y audio

Adems de imgenes y ficheros
aburridos, como hojas de clculo y bases de datos, PowerPoint
tambin te permite la colocacin
de ficheros de audio o incluso de
vdeo en las diapositivas.
Comienza con el vdeo. Selecciona una diapositiva que

est lista y que tenga espacio
vaco suficiente
como para que
puedas colocar
el vdeo .
Luego haz click
en
y en .
Se abrir un cuadro de
dilogo en el que puedes
seleccionar el fichero de
vdeo que deseas colocar en la
diapositiva
. brelo
con un doble click
.
PowerPoint te preguntar
cmo quieres que se reproduzca el vdeo al llegar a la diapositiva .
Puedes elegir
o
, segn necesites.
Esto es todo. Ya tienes tu diapositiva con
vdeo incluido .
Solamente debes
tener en
cuenta
que si distribuyes la presentacin
en un CD o por otro medio, has
de suministrar el vdeo junto con
la misma para que pueda verse
en otro ordenador.
En cuanto a la insercin de
audio en una diapositiva, se
113
realiza de la siguiente forma:

abre la diapositiva en la que debe sonar el fichero de audio .
camente, por ejemplo para un

punto de exposicin, lo mejor
es que emplees el avance automtico y desactives el manual,
para evitar que alguien, al tocar el PC, pueda influir en la
reproduccin.
1
Luego haz click en
y .
Haz doble click en el
fichero correspondiente
.
Ahora ves un cuadro de dilogo idntico al del vdeo .
Haz click en
,y
luego desactiva la entrada
a fin de
impedir el uso del ratn para
avanzar diapositivas. Luego activa
y selecciona un tiempo que te
resulte apropiado
. Eso
es todo. Ahora slo necesitas ir
al captulo 13 para ver cmo
puedes empaquetar tu presentacin en un fichero ejecutable
que sea fcil de distribuir.
Verificar la ortografa
Selecciona la opcin que necesites. Ahora podrs observar un
pequeo icono de un
altavoz .
Este representa al fichero de sonido. Puedes arrastrarlo
donde quieras, ya
que su posicin
no influye en la
reproduccin .
Avance automtico
de la presentacin
Si necesitas crear una presentacin que funcione automti114
Las presentaciones de PowerPoint suelen incluir texto y,

aunque no sea mucho, es importante verificar su correccin
ortogrfica. No olvides que el
destino final de una presentacin es que la vean decenas, o
cientos de personas. Y los errores ortogrficos en la misma no
dicen mucho a favor del que la
ha hecho
Activa la pestaa
y luego haz
click en .
Si todo ha salido bien
y no hay ningn error, podrs ver
que aparece el mensaje que te

mostramos a continuacin .
Aqu dispones de varias posibilidades de edicin.
De lo contrario, aparecer
una ventana con el error y,
habitualmente, una sugerencia
para corregirlo .
Es la misma ventana de correccin ortogrfica que aparece en

Word, Excel y Access. Emplea los
botones de la misma segn necesites.
El clasificador
El clasificador de diapositivas
resulta especialmente til cuando
necesitas corregir una presentacin
que ya has hecho anteriormente y
debes revisarla, corregirla, adaptarla o modificarla. Pero tambin
es apropiado cuando dispones de
una presentacin realmente larga,
a fin de que te resulte ms fcil
localizar una parte determinada de
la misma o reorganizar secciones
completas de diapositivas.
Por un lado puedes

arrastrar diapositivas a otro lugar .
Vers que aparece una
lnea roja vertical entre las dos diapositivas entre las que aparecer
la que est moviendo, si sueltas el
ratn. Pero an hay ms. Si mantienes pulsada la tecla
mientras
arrastras la diapositiva, no la movers,
sino que crears una
copia en ese lugar
Por otro lado, un click con el

botn derecho del ratn sobre
cualquier diapositiva, te da acceso a un men
contextual con
las siguientes
opciones .
Una de las ms
interesantes es
, ya que te permite ocultar diapositivas, de modo
que puedes realizar presentaciones ms cortas sin tener que modificarla realmente.
Haz click en el icono de la

barra de estado y vers una
pantalla similar a esta .
115
Anima tus
datos
ElAnimacin
nuevo Windows
Qu
es Windows Vista?
Manejo
Xxxxxxxxxxxxx
12
Anima tus datos
Una presentacin dinmica, en la que hay movimiento en la

pantalla, siempre es ms divertida que una esttica. Y precisamente porque este movimiento recupera la atencin del espectador para ver qu est ocurriendo. Adems de las transiciones
entre diapositivas de que dispone PowerPoint y que has conocido
en el captulo 10, tambin puedes emplear efectos de animacin
en las propias diapositivas, haciendo que los elementos que las
componen se muevan, aparezcan y desaparezcan de las ms diversas formas. Esto te ofrece nuevas posibilidades creativas y le
da un mayor poder comunicativo a tu presentacin.
A continuacin conocers las posibilidades de que dispone
PowerPoint para aplicar efectos de animacin a los elementos
individuales de una diapositiva. Vers cmo crear la diapositiva
base, cmo finalizar el diseo y cmo crear los grupos necesarios de elementos. Luego aprenders a crear las animaciones, a
sincronizarlas entre si y a personalizarlas.
Animacin de PowerPoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117
Crear la diapositiva base . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117
Definir y terminar el diseo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118
Crear grupos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119
Animar elementos en pantalla . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121
Personalizar la animacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121
Animaciones de salida . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123
Sonido de animaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123
116
Animacin de PowerPoint
Animacin
de PowerPoint
La animacin dentro de la propia diapositiva es un recurso excelente para dividir una sola imagen
compleja en un recorrido por los
diferentes datos, de modo que no
tienes la necesidad de presentarlos de una vez, con lo que confundiras al espectador. La inclusin
progresiva de elementos te ayuda
a establecer caminos y procesos
secuenciales de forma muy clara. A continuacin crears una
diapositiva animada que ilustra
las cuatro acciones a tomar para
impulsar un cambio en la oferta
de productos de viajes de nuestra
imaginaria empresa turstica.
Pero para que puedas gestionar
de forma efectiva las animaciones
dentro de una misma diapositiva,
primero debes dominar las funciones de agrupacin de PowerPoint.
Crear la diapositiva base
Animacin
jerarqua, ya que es el ms sencillo de editar
Para comenzar, haz click en la

parte de las cajas (el elemento SmartArt) a fin de seleccionarlo. Haz click en el
borde que aparece ,
para asegurarte de que
no seleccionas texto. Luego pulsa
sobre
par a eliminar el
elemento.
Repite el click en el
borde del elemento
que hay debajo
y activa
otra vez. Ahora la diapositiva est vaca, a excepcin del ttulo .
Antes que nada, necesitas disponer de una diapositiva que sea

la base para los elementos que
vas a desplazar por ella. Por este
motivo requieres un diseo claro
y limpio, con el mximo espacio
libre, para permitir la libre entrada (y salida) de elementos grficos mviles.
En el siguiente caso tendrs

que recurrir al diagrama de
Ya puedes comenzar con el resto

del trabajo.
117
Animacin
Definir y terminar el diseo
Si ya dispones de la base del diseo, ha llegado el momento de

terminar toda la diapositiva, tal y
como quedar en su estado final,
una vez que hayan transcurrido todas las animaciones. Esto requiere
la colocacin de todos los elementos en sus posiciones finales, con
el orden vertical correcto, etc.
El prximo paso consiste en

que distribuyas las flechas de
manera uniforme por la diapositiva y edita el ttulo, por ejemplo .
As que comienza con el primero de los cuatro elementos

animados que quieres colocar en
la diapositiva. Se tratar de una
forma y, encima, ir un cuadro de
texto. Ambos se convertirn en un
grupo para facilitar su tratamiento
conjunto. De modo que comienza
con la forma. Haz click en
y
. Selecciona .
Estira la forma en
pantalla con un tamao adecuado para
que puedan caber cuatro en la diapositiva .
Haz click para seleccionar
la forma
y pulsa
+
para copiarla al portapapeles. Luego pulsa
+ tres veces, para generar
tres copias ms de la flecha .
118
No hemos elegido las flechas al

azar, sino que queremos que estas
aparezcan desde la parte inferior
de la pantalla y se detengan en sus
respectivas posiciones actuales.
Por el momento lo siguiente es

que asignes diferentes colores
a las flechas. Desde el verde hasta
el rojo, pasando por dos tonos de
naranja. Esto da ms secuencialidad al conjunto y el rojo confiere
urgencia. De modo que elije los
colores con
y
, para que
tanto el borde como el interior
sean iguales. Por ejemplo as .
A continuacin debes
aadir los cuadros
de texto. Haz click en
y .
Estira un cuadro que ocupe la
parte del ancho de la flecha .
Ahora tienes que escribir el texto

de la primera .
Animacin
M u ve l o s a s u s c o r r e s pondientes ubicaciones
y edtalos apropiadamente .
Ya has llegado al punto en que se

ha acabado la edicin y comienza
la animacin. Guarda la presentacin con
+ .
Crear grupos
Haz click en el borde del

cuadro de texto para seleccionarlo como objeto (y no
parte del texto). Luego pulsa
+ para poder
copiarlo al portapapeles y pulsa tres veces en
+ para obtener las copias correspondientes a las
dems flechas .
El motivo principal por el que

los grupos son importantes en
las animaciones, es que te permiten desplazar elementos complejos como si fueran uno solo
y esto suele ser necesario con
mucha frecuencia. Pero aunque
solamente emplees un cuadro
de texto y una forma como fondo, ya necesitas agruparlos, para
no tener que asignar las mismas
caractersticas de movimiento a
ambos elementos por separado.
Esto, adems, dificultara enormemente la edicin posterior de
la presentacin, si deseas introducir cambios.
En esta configuracin particular que has creado est bastante claro que hay cuatro gru119
Animacin
pos de dos elementos cada uno

(una flecha y el texto correspondiente). As que comienza con la
flecha verde. Seleccinala arrastrando una ventana
con el ratn alrededor de toda ella,
incluyendo el texto
que tiene dentro.
Cuando sueltes el
botn, tendrs lo
siguiente .
Haz click con el botn derecho del ratn sobre alguno de

los bordes de seleccin y se desplegar un men contextual en el
que debes seleccionar
y
. Es muy posible que este
agrupamiento modifique el orden
vertical de los objetos
Si no puedes seleccionar bien los

elementos arrastrando un marco
con el ratn alrededor de ellos,
haz click en los distintos objetos mientras mantienes pulsada
la tecla
. Esto los aade a la
seleccin anterior.
Si quieres, prueba los grupos,

arrastrando alguna de las flechas por la diapositiva. El texto
correspondiente debera moverse
con ella .
Si no es as, repasa los grupos

que has creado, ya que es muy
importante que todos los elementos estn bien asociados.
(por ejemplo, la flecha verde
ahora est encima de la naranja, no como antes). Pero no te
preocupes, ese es un asunto que
resolvers luego.
Repite el agrupamiento con

el resto del conjunto de
flechas y sus correspondientes
textos .
120
Animar elementos
en pantalla
Una vez que tienes listos todos

los elementos que deben ir en
una diapositiva determinada y
sabes en qu orden deben aparecer, moverse, etc. puedes comenzar con la definicin de las
animaciones.
Activa la pestaa
Luego haz click en la primera
flecha, para seleccionarla .
y elige
Despliega la lista
un tipo de animacin. En este caso ser
.
Animacin
el orden durante la asignacin

de los movimientos, ya que
ser este mismo orden el que
respetar PowerPoint a la hora
de reproducirlos. De hecho, con
cada animacin que aadas, se
reproducir toda la secuencia y
podrs ver si todo va bien. Y, de
este modo, ya tienes tu animacin bsica lista.
Personalizar la animacin
Lo que queda ahora es personalizar los distintos efectos. Cada

uno de ellos tiene uno o varios
parmetros, como por ejemplo
la velocidad de reproduccin,
la direccin o el momento en
que se inicia la animacin. Con
ello puedes personalizar completamente el desarrollo de la
diapositiva.
Inmediatamente tras seleccionar la entrada se reproducir la animacin elegida en

la diapositiva, de modo que
puedes ver lo que hace. La flecha entra en la pantalla desde el
borde inferior de la pantalla y se
detiene en el lugar en que la has
colocado inicialmente .
Repite exactamente la misma accin con la segunda

flecha, luego con la tercera y
finalmente con la cuarta. Es
muy importante que mantengas
121
Animacin
Para abrir el panel de personalizacin, haz click en el botn

. Podrs
ver el panel a la derecha y ya tiene algo de contenido: las animaciones que acabas de crear .
Si necesitas ver de nuevo cmo

se desarrolla la animacin completa, haz click en
.
En principio todo el desarrollo es demasiado rpido, con

lo que no tendrs tiempo de explicar nada entre paso y paso. De
modo que haz click sobre la primera flecha y se activar la entrada correspondiente en la lista de
la derecha
Tambin se activarn las opciones
apropiadas de modificacin .
3
122
Por el momento despliega la

lista
y selecciona la entrada
Realiza este mismo ajuste para las
otras tres flechas. Ahora verifica
si realmente es eso lo que quieres. Pero esta vez no hagas click
sobre
(que muestra las
animaciones en secuencia) sino
en
que realmente
reproduce la presentacin y responde a tus comandos. Observars que las flechas no entran
solas, sino que necesitan un click
cada vez para aparecer.
Puedes cambiar este sencillo

comportamiento en la lista
. Selecciona
la entrada
para
que la animacin se produzca automticamente cuando termine la
anterior. Esto, sin embargo, provocar que las flechas entren en
secuencia y, de nuevo, no tengas
tiempo de explicar nada. De modo que necesitas un retardo entre
una animacin y la siguiente. Pero para ello no puedes utilizar las
tres listas desplegables sencillas
que tienes a la vista.
Haz click sobre el segundo

elemento de la lista y despliega la lista que tiene. Pulsa
sobre
y en la pestaa
. Ahora
vers que hay muchas ms posibilidades. De modo que ajusta un retardo de diez segundos
entre
el final de la animacin anterior y
el momento en que comienza esta.
Repite esto mismo con la tercera
y la cuarta flecha. Luego haz click
en
y ensaya los tiempos, para ver si debes acortarlos
o hacerlos ms largos.
Animaciones de salida
Es posible que los diferentes

elementos aparezcan con la
diapositiva, pero que se desvanezcan, dejando la diapositiva
vaca. Para eso estn las animaciones de salida.
Selecciona las cuatro flechas

en el panel lateral realizando
un click sobre la primera y la ltima, mientras mantienes pulsada
la tecla
y luego .
Luego pulsa en
dale haz click en
ejemplo,
,
y, por
Recuerda reducir los retardos

de tiempo slo para este caso o
Animacin
incluso anularlos completamente

.
Sonido de animaciones
Tanto si se trata de animaciones
de entrada como de salida, PowerPoint te permite agregar sonidos
a los diferentes efectos, de forma
que la aparicin (o desaparicin)
de los elementos queda subrayada
de forma auditiva. Esto mejora la
presentacin y te ayuda a aclarar
las cosas en diapositivas complejas, con muchos elementos, ya que
llamas la atencin sobre los nuevos que entran en escena.
Para asignar sonido a una

animacin, haz click en la
flecha de la misma
y en
. Despliega
la lista
y elige el efecto
auditivo que ms te convenga .
Si quieres un fichero de audio propio, selecciona la entrada

(es la ltima de
la lista) y luego busca el archivo
correspondiente en el disco duro.
Para terminar y aplicar el sonido,
haz click en
.
123
Presentaciones
para todos
Presentaciones
El
nuevo Windows
Qu es Windows
Vista?
Manejo
Xxxxxxxxxxxxx
13
Presentaciones
para todos
La finalidad de toda presentacin es la de llegar al pblico que

la ve. Y cuanto mayor sea ese pblico, tanto mejor. Por ello con
PowerPoint puedes crear presentaciones para distribuir, lo que
te permite colocarlas, por ejemplo, en una pgina web, al acceso
de todos. O distribuirlas en CD, o mediante el correo electrnico.
Lo cierto es que la flexibilidad de exportacin de PowerPoint ha
mejorado con esta nueva versin y ahora permite ms formatos y
tiene la posibilidad de llegar a ms plataformas y dispositivos.
A continuacin vers cmo crear y utilizar los diferentes formatos de exportacin de que dispone PowerPoint, incluida la
posibilidad de generar presentaciones compatibles con versiones
anteriores de ese programa.
Crear una presentacin para distribuir . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125
Los formatos de PowerPoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125
Presentacin de PowerPoint, I . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126
Presentacin de PowerPoint, II . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126
Para versiones anteriores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126
Presentaciones en imgenes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127
Otro modo universal: en PDF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128
Empaquetar para CD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130
Copiar a CD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132
Exportar a Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132
124
Una presentacin para distribuir
Una presentacin
para distribuir
Aunque con frecuencia estars
delante de la presentacin para
dar las explicaciones oportunas
e ir pasando las diapositivas,
otras veces es necesario distribuir simplemente la presentacin a los destinatarios y que
la vean por su cuenta. Para ello
puedes incluir, por ejemplo, una
narracin (vase el siguiente captulo), que supla tus comentarios. PowerPoint te permite generar toda una serie de formatos
de presentacin para distribuir,
para las ms variadas plataformas y destinos.
Los formatos
de PowerPoint
Si tienes la certeza de que las
personas de destino, que deben
ver la presentacin, disponen de
PowerPoint 2007 en su ordenador, puedes enviarles directamente el fichero original y podrn reproducirlo en su propio
PC. O, si necesitas que editen la
presentacin y aadan algo, este
es el mejor mtodo.
Eso s, es imprescindible que
tengan la misma versin de la
que dispones tu: la 2007. O si
no quieres que modifiquen la
presentacin, puedes recurrir
a un formato ligeramente diferente, que siempre se abrir en
modo de reproduccin.
Presentaciones
P
resentacin
de PowerPoint, I
Esta es tu mejor eleccin si lo

que quieres es compartir el fichero de la presentacin para que
alguien ms realice modificaciones. No olvides incluir el material
adicional (si existe) que no est
integrado en la presentacin (vdeos, audio, etc.)
Haz click en ,
en
y en el
siguiente cuadro .
En el siguiente cuadro de dilogo que se abre, escribe un

nombre par a el archivo en
,
verifica que la lista
tenga seleccionado el tipo
y haz click
en
. Eso es todo. Ya puedes distribuir o enviar el fichero
que acabas de generar. En realidad, guardar el fichero de esta
forma y sacar una copia de tu
archivo original es exactamente
lo mismo.
An as, hay un detalle que

habla a favor de que utilices
: puedes incrustar las
tipografas que empleas en la
presentacin, por si el PC de destino carece de ellas. Para hacerlo,
en el cuadro de dilogo de guardado haz click en
y
125
Presentaciones
en
. Se abrir la
ventana de configuracin que ya
conoces del captulo 9.
Activa el cuadro de la entrada

y luego
. Finalmente
haz click en
y volvers
al cuadro de dilogo de guardado de antes. Puedes proceder
a guardar el fichero como en el
paso 1, aunque esta vez incluir
las tipografas necesarias.
P
resentacin
de PowerPoint, II
En el caso en que desees que

la presentacin se reproduzca
directamente (y PowerPoint no
entre en modo de edicin primero) puedes guardarla en este formato. Esto no impide la edicin
del fichero, sino que slo tiene
preferencia por la reproduccin
al abrirlo.
Si abres la carpeta con las dos

versiones de la presentacin
en el Explorador de Windows,
vers que
el icono
no es el
mismo .
Con su
ayuda puedes distinguir las presentaciones de reproduccin
(icono azul) de las normales
(icono rojo).
No obstante, el hecho de que

guardes una presentacin de
esta forma no la protege
contra la edicin. Utiliza
el siguiente icono
y
sobre la presentacin recin creada
y vers que se
abre sin problemas y que incluso
puedes modificarla .
En este caso haz click

en ,
y .
Al igual que antes, ahora debes

escribir un nombre para el archivo
en
. Despus tienes
que verificar que
muestre el botn siguiente
y
entonces tendrs que pulsar con
el ratn en
.
126
Para versiones anteriores
Si necesitas que la presentacin

sea editada, pero sabes que el
destinatario no dispone de la ltima versin de PowerPoint, siem-
pre puedes exportarla en alguno

de los formatos anteriores (desde
PowerPoint 97 hasta 2003). Aunque esto puede eliminar algunos
de los elementos ms modernos
de tus presentaciones, al menos
te permite mantener una compatibilidad hacia atrs que es muy
importante.
El proceso de guardado es
prcticamente igual que en
los casos anteriores. Simplemente haz click en ,
y pulsa .
Escribe un nombre de fichero

,
comprueba que
sea
y haz
click en
.
En la parte inferior de la pantalla podrs ver cmo avanza

el proceso de conversin .
Al final del mismo vers un

resumen que te indica qu
limitaciones y potenciales
problemas puede haber y
en qu diapositivas se encuentran .
Haz click en
para
avanzar, ya que no puedes
hacer nada al respecto. Es
un cuadro informativo, por
si se pierde alguna funcin
que te interese mucho.
Presentaciones
De hecho, puedes ver el anlisis de compatibilidad con

versiones anteriores en
cualquier momento. Basta con hacer click en ,
y se abrir
y vers la misma ventana que en

el paso anterior. Esto es muy interesante cuando sabes que vas
a tener que editar la presentacin en una versin anterior de
PowerPoint y necesitas aadir
alguna funcin especial. Con el
anlisis sabrs el impacto que tiene sobre la exportacin posterior
a una versin ms antigua.
Presentaciones
en imgenes
Esta es una de las soluciones
ms universales que puedes
encontrar en PowerPoint para exportar tus presentaciones.
Bsicamente se trata de realizar
una foto de cada
127
Presentaciones
diapositiva y guardarla en un fichero grfico (de diversos formatos). Naturalmente pierdes todas
las animaciones, el sonido y el
vdeo, pero
a cambio
obtienes una
presentacin
que puedes ver desde en un telfono mvil, hasta en un marco
de fotos digital.
El proceso de exportacin
tardar unos segundos y finalmente vers una confirmacin
como esta .
Si abres la carpeta de destino con

el Explorador de Windows, vers
los ficheros individuales .
Para exportar tu presentacin en imgenes, haz click en ,

y pulsa .
Despliega la lista
y busca las entradas .

Son los
cuatro
formatos grficos disponibles.
Selecciona uno de ellos, y

puedes probar por ejemplo
.
Luego haz click en
. Vers
este cuadro de dilogo .
Haz click en
para obtener una imagen para cada dia
128
Otro modo universal:

en PDF
Si las imgenes no te parecen

una solucin viable porque tu
presentacin se basa mucho en
la animacin o las transiciones,
tienes otra posibilidad para alcanzar varias plataformas con
un solo formato: PDF. Aunque
no soporta todos los detalles de
PowerPoint, las animaciones en
PDF se parecen mucho ms al
original que las imgenes sueltas y tiene toda la presentacin empaquetada
en un solo fichero, con
lo que no se pueden
perder partes de la misma por
accidente.
Inicia la exportacin
en PDF con ,
y .
Escribe un nombre para

el fichero y la carpeta
de destino. Verifica que
el archivo sea
.
En el caso de PDF debes

s e l e c c i o n a r, l a ex p o r t a cin. Dispones de dos posibilidades. Por una parte est
, que
produce ficheros PDF de alta
calidad, aptos para la impresin o para colocarlos en Internet. El tamao de estos ficheros
ser algo mayor que si eliges
, la otra posibilidad. En este caso obtendrs
un archivo ms reducido, pero su
utilidad es para
la visualizacin en
pantalla, porque
tiene una calidad
ms reducida.
Presentaciones
detalles. Realiza los cambios que

necesites y haz click en
.
Finalmente pulsa en
.
Vers el progreso de la exportacin
y cuando termine se abrir el archivo en el lector PDF predeterminado de tu sistema .
Luego dispones tambin

del botn
,
que te da acceso
al siguiente cuadro
de dilogo .
Las opciones son
bastante clar as,
de modo que no
vamos a entrar en
129
Presentaciones
Empaquetar para CD
Esta es, probablemente, la solucin ms habitual para distribuir
tus presentaciones. El destinatario no necesita PowerPoint para
ver tu trabajo, ya que todo viene
en el paquete (incluso un pequeo reproductor de PowerPoint).
A pesar del nombre, que parece
sugerir que un CD es la nica
va de distribucin, naturalmente tambin puedes comprimir
todos los ficheros en un archivo
ZIP y enviarlos, por ejemplo, por
e-mail.
y los signos especiales (, tildes,

etc.) ya que las etiquetas de CD
no soportan estos caracteres.
Si necesitas agregar ficheros

a la presentacin (como material auxiliar, documentos, etc.),
haz click en
. Selecciona
en la lista
y los documentos
necesarios (pulsando
para
elegir ms de uno a la vez) .
Una vez que hayas terminado completamente tu

presentacin, haz click
en el icono ,
en
y pulsa .
Haz click en
. Podrs ver
la lista de documentos en la ventana anterior .
Aparecer la siguiente ventana .

Naturalmente tambin puedes
agregar ms presentaciones y
estas se reproducirn automticamente en el orden en que aparecen en la lista.
El primer paso consiste en que

le des un nombre a la presentacin
parece apropiado. Si vas a grabar la presentacin en un CD, es
preferible que evites los espacios
130
Luego pulsa en
.
Aqu dispones de varias posibilidades interesantes. Por ejemplo puedes incrustar las fuentes
que has utilizado, para que la
presentacin se vea en cualquier
PC exactamente como la has diseado
.
Presentaciones
Tambin puedes agregar una

contrasea a la presentacin,
por si esta incluye datos confidenciales, de modo que slo la
persona que sepa la contrasea
podr verla o modificarla .
escribe un nombre para la carpeta que quieres crear y determina

su ubicacin con
. Luego
haz click en
. Si tu presentacin tiene archivos vinculados
(por ejemplo de vdeo), vers el
siguiente aviso. Si no, pueden
faltarte elementos
Cuando termines, haz click en

. Si has introducido una
contrasea, vers una ventana
como esta
Haz click en
, ya que los ficheros vinculados son imprescindibles si quieres que la presentacin se reproduzca con todos sus
elementos.
8
y debers repetirla. De lo contrario, no.
Ahora dispones de dos posibilidades: puedes grabar la presentacin directamente en un CD

o bien copiar los ficheros
a una carpeta
para
utilizarlos de otra forma (o copiarlos en CD conjuntamente con
otros datos). Comienza con un
click sobre
.
Se realizar la copia de los

ficheros
y en ese momento vers que se

aaden todos los archivos necesarios para la distribucin de
la presentacin (incluyendo el
reproductor, por ejemplo).
Una vez hayas realizado estos pasos, tienes que abrir la carpeta en
el Explorador de Windows y podrs ver los siguientes archivos.
Luego en la ventana que

se abre ,
131
Presentaciones
Abre cuadro de dilogo con la ubicacin

de las vacacines .
Para iniciar la reproduccin
haz un doble
click en .
Copiar a CD
La otra posibilidad es
que copies la presentacin (y todos los archivos necesarios y vinculados) directamente en un CD,
desde el propio PowerPoint.
En el mismo cuadro de dilogo de antes haz click en el

botn
. Vers el siguiente
mensaje .
De modo que inserta un CD vaco en tu grabadora y haz click

en
.
Comenzar el proceso de grabacin

y podrs ver cmo
avanza en .
Para terminar vers un
cuadro de dilogo con
este mensaje
en el que puedes realizar otra copia de la
presentacin si quieres, o no.
132
Exportar a Word
Esta es una solucin muy interesante no tanto para la distribucin de la presentacin (es
mejor el formato de PowerPoint) sino como documentacin
adjunta para los asistentes o
como material auxiliar para los
editores. Los documentos Word
resultantes te permiten que los
asistentes a la presentacin puedan tomar notas al lado de la
miniatura de cada diapositiva,
para recordar mejor los conceptos que expliques. O que
veas las notas que hay en cada
diapositiva, a fin de que puedas
realizar una edicin rpida y as
poder dirigirla.
Haz click en ,
y en la siguiente opcin .
Luego vers una ventana como

la siguiente
Presentaciones
se muestran a la derecha de la
misma. De esta forma puedes saber de un solo vistazo qu queda
por hacer.
Activa el siguiente icono
para obtener un documento ligeramente diferente, apropiado

especialmente para repartir entre
los asistentes a la presentacin,
ya que permite que tomen notas
al lado de cada diapositiva .
con todas las opciones de seleccin. Las ms habituales son las

primeras dos, pero todo depende
de lo que necesites.
Comienza con un click sobre

y otro en
. Vers cmo se abre Microsoft Word y comienza a trabajar slo, dirigido por PowerPoint,
creando el documento que has
elegido .
El tipo de documento que has

elegido produce elementos
como el siguiente ,
en donde las posibles notas que
hay asociadas a las diapositivas
133
Funciones
avanzadas
Funciones
avanzadas
El
nuevo Windows
Qu
es Windows
Vista?
Manejo
Xxxxxxxxxxxxx
14
Funciones avanzadas
PowerPoint dispone de toda una serie de funciones especiales

que simplifican y aceleran el trabajo con el programa. Van desde
las ayudas de diseo hasta las macros, que te permiten crear
secuencias programadas avanzadas, para controlar el funcionamiento de PowerPoint. Ya en el captulo 11 viste algunas de las
posibilidades ms avanzadas para crear presentaciones y en este
captulo te mostramos el resto de posibilidades. No todas las utilizars a menudo, pero es importante que conozcas su existencia,
para que puedas recurrir a ellas cuando sea necesario.
A lo largo de las prximas pginas vers cmo utilizar los elementos grficos SmartArt y WordArt, as como la forma de grabar
una narracin para tus presentaciones, que reproduzca lo que
tienes que decir, aunque no ests all. Para terminar conocers los
patrones de diapositivas, documentos y notas, as como la pgina
de notas y la vista de esquema, muy potente para reorganizar la
jerarqua de ideas en una presentacin. Como colofn hay una
pequea introduccin a las macros bajo PowerPoint 2007.
SmartArt y WordArt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135
WordArt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136
Grabar una narracin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138
Diapositivas y documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138
La pgina de notas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139
La vista de esquema . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141
Macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142
134
SmartArt y WordArt
Introduccin
Las presentaciones de PowerPoint son la mitad diseo y la mitad

organizacin. En definitiva, se
trata de un vehculo visual para
comunicar ideas de forma secuencial a una audiencia. Por ello, las
funciones especiales que vers a
continuacin son tan importantes,
porque estn dedicadas especficamente a ambos campos: el diseo y la organizacin.
SmartArt
y WordArt
Los elementos inteligentes
SmartArt te ahorrarn mucho trabajo, ya que representan una forma muy rpida de crear grficos
complejos, suministrando un mnimo de informacin. En cuanto
a WordArt, es la mejor manera de
conseguir ttulos espectaculares
en apenas unos segundos.
Elige una
diapositiva
en blanco para
hacer pruebas
con SmartArt .
Luego haz click en
y en .
Se abrir el cuadro de
dilogo de seleccin de
elementos SmartArt .
Una vez hecho esto
tienes que elegir,
por ejemplo ,
con un doble click.
Funciones avanzadas
Ahora tienes que rellenar los textos

y colocar las
imgenes .
Haz click en cada casilla y escribe
el texto apropiado. Luego
pulsa sobre los iconos de
imagen
y selecciona el fichero correspondiente en
el disco. Al final tendrs algo similar a lo
siguiente .
A continuacin, podrs asignar colores

al elemento SmartArt
con ayuda de .
Selecciona una
combinacin, por
ejemplo .
Finalmente, elige
un estilo SmartArt
en
como el que hemos elegido y te mostramos a

continuacin .
135
Funciones avanzadas
SmartArt y WordArt
Una de las ventajas de los

elementos SmartArt es que se
adaptan automticamente al tema
seleccionado para las diapositivas, para que no tengas que preocuparte de cambiar su diseo.
Pero la ms importante es que
son inteligentes en el sentido en
que se adaptan a los cambios sin
que tengas que modificar el diseo manualmente. Por ejemplo, si
en lugar de tres categoras,
ahora necesitas cuatro,
simplemente haz click en
el panel izquierdo con las
dos flechas .
del objeto SmartArt. Vers que se
desplegar una
n u e v a
ventana .
Coloca el cursor al final de

y pulsa sobre
. Se
abrir una nueva lnea y puedes
escribir lo que necesites
Observa que el elemento SmartArt se adapta automticamente, aadiendo un nuevo grfico,
reduciendo los dems y modificando el tamao de las
tipografas
en consecuencia .
Todo automticamente.
6
136
Una vez que has realizado

todos estos pasos, slo nece-
sitas aadir la foto

correspondiente
y, si lo necesitas,
cambiar el tamao del
elemento SmartArt, estirando de sus esquinas .
Pero eso no es todo. Puedes cambiar de diseo de elemento, sin
tener que retocar el texto ni nada
ms. Haz click en
cualquier diseo
que te guste, por
ejemplo
y observa el resultado .
Un cambio
radical, sin
intervencin
alguna. Es te es el motivo por el que los elementos
SmartArt resultan interesantes.
WordArt
Originalmente procede de Microsoft Word, como su propio

nombre indica, WordArt se ha
convertido en una potente herramienta para crear ttulos espectaculares, con todo tipo de efectos,
en muy poco tiempo.
Elige una diapositiva vaca para hacer

pruebas. Luego haz click
en
y en .
Ahora selecciona un estilo de
la lista que se
despliega .
SmartArt y WordArt
Cuando tengas el estilo seleccionado, haz click en l.
Funciones avanzadas
Haz click en l y observa el

men que se despliega .
Aparecer un cuadro de texto en el que debes escribir

lo que necesites .
Y ahora ya
puedes comenzar con el diseo del elemento. Despliega
y
vers que puedes definir colores
normales
o bien insertar una

el texto, o aplicar un
o asignar una
.
en
En
dispones de
toda una serie de opciones
para determinar el contorno del
texto y en
puedes
accedes a un buen
nmero de efectos
especiales .
De todos los que
tenemos disponibles,
este es uno de los
ms interesantes,
ya que te permite
alterar el recorrido del texto.
Selecciona, por ejemplo, el siguiente

y vers como el texto
se adapta de forma inmediata .
Ahora puedes experimentar con
las diferentes posibilidades y sus
combinaciones.
Un ltimo detalle que debes

saber es cmo se modifica el
tamao del texto, ya que no hay
ningn men disponible para
ello. Y es que en Office 2007 esto
ha cambiado un poco. Si seleccionas el texto y
dejas el cursor
encima del
mismo aparece un men
semitransparente ,
137
Funciones avanzadas
Grabar una narracin
con las opciones de alineacin,

seleccin de tipografa y tamao. Si mueves el cursor sobre
este men,
vers que se
activa completamente
y ya puedes
realizar los
ajustes .
Grabar
una narracin
Si no vas a estar delante de la

presentacin, pero an as quieres
dar algunas explicaciones sobre
las diferentes diapositivas, puedes recurrir
a las narraciones.
Para grabar e insertar una

narracin, haz click en
y luego en
. Vers el siguiente
cuadro de dilogo .
Selecciona la calidad de grabacin con

y elige, por ejemplo
.Luego
activa la entrada
ya que ofrece un mejor rendi138
miento en la presentacin. Finalmente pulsa en

.
La presentacin se pondr en
marcha y puedes comenzar a
hablar, pasar diapositivas, como
si estuvieras delante del pblico.
PowerPoint registrar el sonido y
tus acciones en la presentacin,
sincronizando ambos.
Es decir, al reproducirla, la narracin coincidir siempre con
la diapositiva en pantalla, tal
como lo grabaste. Cuando termiy vers que
nes, pulsa sobre
aparece el siguiente cuadro de
dilogo .
Aqu puedes elegir si quieres

guardar los intervalos o no. Es
recomendable que pulses sobre
.
Diapositivas
y documentos
A lo largo de los ltimos
captulos has utilizado con
frecuencia los patrones,
posiblemente sin saberlo.
Cada vez que creas una
nueva diapositiva y seleccionas
un modelo determinado de la lista desplegable, ests empleando
un patrn. Y lo mejor de todo es
que el nmero de patrones no
est limitado a los incluidos con
La pgina de notas
PowerPoint, sino que puedes crear

los tuyos propios.
Haz click en
y en .
Vers la siguiente pantalla ,
Funciones avanzadas
Cuando termines, haz

click en
y en el icono
para actualizar la lista
de patrones.
A partir de ahora,
cuando crees una
nueva diapositiva con
vers que tienes a tu
disposicin tu
nuevo diseo .
5
que contiene todos los patrones
en la parte izquierda y muestra el
actual en la ventana principal.
Ahora puedes editar los patrones como si de una diapositiva normal y corriente se
tratara. Puedes cambiar textos,
aadir imgenes, fondos,
cuadros de texto, etc. Si
necesitas crear un nuevo
diseo, haz click en .
Al final de la lista se aadir

uno nuevo, con el formato
predeterminado .
Ahora, tienes que
editarlo en
la pantalla
principal
como si fuera una diapositiva
comn .
Y de la misma
forma que esto
funciona para las
diapositivas, puedes
utilizar los patrones
con los documentos
y tambin con las
notas .
Esto te permite crear tu
coleccin particular de
elementos, ajustados a
tus necesidades.
La pgina
de notas
En el caso en que varias personas editen la misma presentacin, porque cada uno se encarga
de una parte determinada, nece-
139
Funciones avanzadas
La pgina de notas
sitas disponer de un medio para indicarle a tus colaboradores

aquellos detalles que te resultan
interesantes o importantes y que
deben tener en cuenta. La pgina
de notas est precisamente para
eso. Si necesitas aadir una nota
a una diapositiva, procede de la
siguiente forma:
para ajustar un
tamao de pgina que te resulte
cmodo para escribir (y, sobre todo, para leer lo que escribes) .
Selecciona la diapositiva con

un click .
3
Luego activa la pestaa
y haz click en .
Vers algo similar a lo siguiente .
2
140
Lo mejor es que utilices los controles de zoom
Ms tarde puedes volver a la vista

En la parte inferior de la
diapositiva aparece la nota en la ventana horizontal .
Puedes estirar la barra separadora con el ratn

para ampliar la zona de comentarios. De esta forma no es necesario que cambies de vista cada
vez, ya
que tienes visible toda
la informacin
en pantalla .
La vista de esquema
La vista
de esquema
Esta vista especial resulta extremadamente til cuando tienes
la presentacin terminada (o
casi), para repasar la estructura
jerrquica de las ideas expuestas en la misma. Al representar
toda la secuencia en forma de
rbol, puedes repasar muy bien
si los conceptos planteados son
correctos.
Durante la edicin de las diapositivas puedes abrir la vista

de esquema en cualquier momento para verificar si la estructura
se est desarrollando como pensabas o no. Para ello haz click en
del panel de
la pestaa
la izquierda.
Vers algo similar a esto .

En esta pantalla puedes
seleccionar
las diversas
diapositivas
con un simple click sobre
su nmero .
En la ventana de la derecha aparecer automticamente la diapositiva .
Funciones avanzadas
para que verifiques que todo va

bien, sino que tambin te permite reorganizar las diapositivas e,
incluso, los textos que hay dentro
de ellas. Supn el ejemplo de la
figura anterior, con los grficos
de viajes en avin y en barco.
Imagina que necesitas aadir alguna subcategora en cada una
de ellas. El lugar ms claro donde
hacerlo es la vista de esquema,
sin duda. As que haz click al final de
y aparecer el cursor de texto.
Pulsa sobre
y se abrir
una nueva lnea. Escribe ,
aade otro
y el siguiente
texto .
Si observas la diapositiva, vers que tambin all han
aparecido
los textos,
directamente en
el lugar
apropiado .
Pero la vista de esquema no

es meramente contemplativa,
141
Funciones avanzadas
Macros
Sin embargo, lo que queras

crear en realidad es una subcategora con este tipo de vuelos. Pero el cambio resultar muy
sencillo. Haz click con el ratn
justo delante de la primera lnea
que has aadido. Luego arrastra
el ratn un poco hacia la derecha y aparecer una lnea vertical
azul que indica la posicin
jerrquica del
texto .
Sigue arrastrando direccin a la
derecha hasta
aqu
y luego suelta
el botn del
ratn .
El texto queda
colocado en un nivel inferior a
Viajes en avin.
Repite el proceso con el otro

punto y observa el resultado
en la diapositiva .
Macros
Uno de los cambios ms drsticos que ha sufrido PowerPoint

2007 es la desaparicin del grabador de macros. Esta parte, de
todas las versiones anteriores de
PowerPoint, te permita grabar
las acciones que realizabas en
pantalla, de modo que quedaban registradas en una macro.
Luego podas reproducirlas una
y otra vez. Ahora, en PowerPoint 2007 el grabador de macros
ha desaparecido y en su lugar
ha quedado solamente el editor
de Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Esto significa, a nivel
prctico, que es necesario que
tengas conocimientos de programacin para crear macros a
partir de ahora. Si dispones de
macros de versiones anteriores,
puedes seguir utilizndolas igual
que antes y modificarlas, pero no
es posible grabar macros nuevas
directamente con acciones en
pantalla.
1
Los dos puntos se encuentran
indentados con respecto al anterior y dependen jerrquicamente
de l. Esta misma tcnica puedes
aplicarla para reagrupar o reorganizar otros puntos, e incluso
diapositivas enteras.
142
Para acceder al entorno de

macros de PowerPoint 2007
haz click en la ficha
.
Si no dispones de esta ficha,
debes activarla primero.
Haz click en
y pulsa
Activa
y la entrada
.
Luego haz click en
y ya
podrs acceder a la ficha de programacin.
Macros
A continuacin pulsa en
y podrs acceder a las
que tengas almacenadas
en el equipo (si hay alguna) .
Tienes la posibilidad de
las macros o, si escribes un nombre nuevo en ,
de
una nueva.
Tanto si empleas el camino

anterior (el de crear
una macro nueva) como
si haces un click sobre
en la cinta de opciones, se abrir el editor de Visual Basic para
Aplicaciones .
sual Basic, no podrs editar y

modificar las macros. Si conoces
el lenguaje un poco, puedes seleccionar las diversas macros en
la lista que
aparace a la
derecha
lo que har aparecer
el cdigo
de programacin en
pantalla .
El nico detalle que queda

por mencionar es el ajuste
de seguridad en las macros. Cierra el editor de VBA con
si lo tienes abierto y
pulsa en el siguiente
icono .
Ahora elije el nivel de seguridad
que deseas para la ejecucin de
macros en PowerPoint .
Como puedes ver, se trata de

un entorno de programacin
en toda regla, de modo que si
no tienes conocimientos de Vi-
Funciones avanzadas
En general, el mejor ajuste es
ya que te asegura que slo se

ejecutarn macros firmadas por
una autoridad de certificacin.
nicamente activa la entrada
si es imprescindible que ejecutes una macro
determinada y conoces su origen.
Despus de utilizarla, deberas
volver al ajuste anterior.
143
Glosario
Anexo
Qu es?
Autonumrico
Estos campos son muy especiales, ya que su
contenido es siempre un nmero que Access
asigna automticamente de forma ascendente. Su misin principal es la de conseguir un
campo nico, que nunca se repita. Si borras
un registro con un campo autonumrico, el
nmero utilizado en l no se vuelve a emplear
de nuevo. Es decir, con el tiempo la numeracin de los campos ya no ser consecutiva en
tu base de datos.
Cifrado
El proceso de cifrado se utiliza durante la
encriptacin de documentos y consiste en
la aplicacin de complejas frmulas matemticas para alterar los datos de manera
que slo con una determinada contrasea
pueden volver a ser ledos correctamente.
ClearType
Es una tecnologa desarrollada por Microsoft para que el texto se represente ms
ntidamente en pantalla, especialmente en
el caso de los monitores LCD. Emplea una
tcnica que se llama subpixel sampling para
ello. Es decir, coloca pxeles adicionales en
el borde de las letras, basado en el color de
los pxeles adyacentes.
espacio si son vectoriales. Office incluye

un gran nmero de ellos de serie,5)
Controles
En el caso de los formularios de Access, los
controles son todos aquellos elementos que
permiten una interaccin ms avanzada con
el formulario. Por ejemplo botones, listas desplegables, casillas de texto variables, barras
de desplazamiento, botones de opcin, etc.
Las propiedades de estos controles se vinculan bien a caractersticas de los campos o a
cdigo de programacin en VBA.
Degradado
Transicin suave entre dos o ms colores
en la que se interpolan todos los tonos
que median entre los extremos (o puntos
intermedios). Para ello se usan los valores
RGB (siglas de rojo/verde/azul en ingls)
que definen cualquier color en un PC y cuya
mezcla produce todos los tonos posibles.
Exportacin
Se trata del proceso inverso, es decir, la
traduccin de los datos de un determinado
programa al formato de otro distinto, para
que pueda aprovechar estos datos en un
fichero con su formato nativo.
Clipart
Filtro
Los cliparts suelen ser objetos grficos

vectoriales (basados en lneas y curva, no
en pxeles) y que se utilizan generalmente
con fines decorativos en los documentos,
hojas de clculo y bases de datos. La
ventaja de los cliparts es que ocupan poco
Funcin de cualquier programa que gestiona

datos cuya misin es la de seleccionar (principalmente de forma visual) aquellos datos,
registros o campos que cumplan con un
cierto criterio, llamado criterio de filtrado y que
especificas t mismo.
144
Glosario
Anexo
Qu es?
Filtro de seleccin
Se trata de un tipo de filtro que emplea comparaciones con un determinado valor existente en alguna de las celdas, para producir
el filtrado de un gran nmero de campos
y registros, a fin de reducir la cantidad de
informacin que tienes en pantalla.
Frontend
Un frontend normalmente es un entorno grfico que se encuentra encima del verdadero
programa y que solamente proporciona un
bonito aspecto al mismo, sin contribuir a su
funcionalidad.
Funciones lgicas
Las funciones lgicas tienen como propsito
el enlace lgico entre los diferentes operadores. A ellas pertenecen, por ejemplo Y,
O y NO entre otras. Se utilizan especialmente cuando debes comprobar ciertas
condiciones y realizar ciertas acciones en
consecuencia, por ejemplo (A1=3 Y A2=5) o
bien (B3=hola O B3=adios).
Importacin
El proceso de importacin consisten en
abrir un fichero de datos que el programa
no puede entender tal como est originalmente y convertirlo a un formato que la
aplicacin s entienda. Para cada formato
distinto necesitas un filtro de importacin
especfico.
Indentar
Es el desplazamiento de la primera lnea de
un prrafo (o del prrafo completo) hacia la
derecha, con respecto al resto del texto. En

espaol suele recibir ms frecuentemente el
nombre de sangra.
Interpolar
Es el mtodo matemtico mediante el que
se obtiene la informacin sobre un pxel
determinado del que no dispones (por
ejemplo al ampliar una foto), en base a los
colores de los pxeles vecinos.
JPG
Joint Photographers Expert Group. Un sistema de compresin de imgenes y fotografas con prdidas. Es decir, la imagen
comprimida no es exactamente igual a la
original. A cambio JPG consigue ficheros
muy reducidos de buena calidad y soporta
una compresin regulable, con lo que puedes controlar las prdidas.
PDF
Portable Document Format. Este formato,
desarrollado por Adobe tiene como meta
la de servir como formato de documento
universal y que permite la visualizacin de
un fichero determinado exactamente con
el mismo aspecto en cualquier plataforma
de computacin, con independencia de
qu aplicacin lo gener.
PNG
Portable Network Graphics. La adicin ms
reciente a los formatos de fichero grfico.
PNG est pensado para Internet, soporta
compresin con o sin prdidas, animacin
y transparencias.
145
Glosario
Anexo
Qu es?
Registro
Es un conjunto de campos heterogneos (que
pueden ser de diversos tipos, como texto,
nmeros, imgenes, campos lgicos, etc.). Un
registro es la unidad fundamental de una base
de datos y es dinmico, puedes aadir o quitar
campos cuando es necesario. Todos los campos que componen un registro viajan juntos.
SQL
Structured Query Language. SQL es un lenguaje de consultas para bases de datos SQL.
Tiene la ventaja de que es interplataforma, de
modo que no importa si las instrucciones SQL
proceden de un PC, un Mac, Linux, etc.
Suite
Conjunto de programas que tienen un rea de
aplicacin comn, aunque en si las diversas
aplicaciones que componen la suite pueden
ser muy distintas. Office, por ejemplo, incluye
diversos programas de ofimtica. Una suite
de programacin puede componerse de un
compilador, un editor, un depurador, etc.
Tabla
Una tabla de una base de datos es un conjunto de registros. Las tablas sirven como
separacin lgica de los distintos tipos de
datos que se gestionan. Por ejemplo, los datos
de las ventas de una empresa iran en una
tabla, los de las compras, en otra, los gastos,
en otra, etc.
TIFF
Tagged Image File Format. Otro formato de ficheros, aunque sin prdidas. La
146
mejor compresin que consigue TIFF es

la reduccin a la mitad del tamao del
fichero original
TPV
Terminal de Punto de Venta. Se trata de
los PCs que se colocan en las cajas de los
supermercados y muchas tiendas. Ejecutan un software especial que se encarga
de gestionar la base de datos de artculos
y de dar de baja aquellos que se estn
vendiendo, entre muchas otras cosas.
VBA
Visual Basic para Aplicaciones. Es una adaptacin especial del lenguaje Visual Basic de
Microsoft, para que funcione conjuntamente
con las aplicaciones de Office. VBA tiene la
ventaja de que puede controlar numerosas
funciones de los programas.
Vectorial
Tipo de grficos que se construyen a
base de lneas y curvas, en lugar de con
pxeles. La ventaja de los grficos vectoriales es que se pueden ampliar y reducir
infinitamente y siempre tienen una calidad
perfecta.
Windows Live ID
Llamado anteriormente Microsoft Passport,
el nuevo Windows Live ID es un identificador bastante universal, que te permite
acceder a diversos sitios y servicios de la
web de forma sencilla, con un solo nombre
de usuario y sin que tengas que darte de
alta en cada una de las webs.

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3 Parte Access y PowerPoint 2007

Instalacin y activacin de Office

Configuracin de Access 2007

La primera base de datos

Utilizar una base de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Ordenar los datos en una tabla . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

Eficacia ante todo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

Funciones Funciones avanzadas

Presentaciones avanzadas Mejora tus presentaciones

Animacin Anima tus datos

Crear una presentacion efectiva

Utilizar las plantillas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Animacin de PowerPoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117

Crear una presentacin para distribuir . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Instalar Office 2007

Comienza por insertar el

en tu PC y haz un doble click

Aparecer la primera pantalla

para activar el programa. Lo hars en el siguiente apartado, de

Vers un aviso que te indica

En general, la forma de instalacin ms simple consiste

Inicialmente todas las entradas

(algunas de las cuales tambin se

Vers el siguiente cuadro de

Haz click sobre cada una

Selecciona el que necesites en

Despus de este paso, Tienes que hacer click en la

aunque lo habitual es que dejes la ruta predeterminada. Para

Para comenzar, haz click en el

Para terminar, haz click en

Cuando termines, dispones de

Finalmente haz click en la

y entnces se abrir Office System 2007 del navegador, en la

que vers las opciones que estn

Pulsa sobre todas aquellas que

Activar los programas

Una vez que hayas actualizado

As que vuelve a la ventana

abierta y haz click en .

Rellena los datos que se te

con un click sobre

Como no activaste el programa al principio de la instalacin, la primera vez que inicies

pero no temas, no se copiarn los

Un click final sobre la siguiente ventana

termina con la activacin y ya

Por ltimo, debes hacer click en

Volvers a ver la pantalla inicial de instalacin ,

Esta nueva orientacin a tareas te producir al principio

La cinta de opciones es muy

relacionadas con la tarea que le

En general, el color de las

Muchos de los cuadros de

De esta forma puedes acceder

Si te fijas bien, en algunos

Una vez que hayas hecho

En ellos sueles disponer de ms

Al igual que sucede en el men

la de clavar el documento reciente en ese punto del men.

cuando dejas el cursor sobre

La lista de documentos recientes ,

que aparece siempre que no tengas seleccionado ningn men

Si alguna de las funciones del

Tambin puedes aadir otras