Historia de la ofimtica

Se llama ofimtica al conjunto de tcnicas, aplicaciones y herramientas informticas que se

utilizan en funciones de oficina para optimizar, automatizar y mejorar los procedimientos o tareas
relacionadas. Las herramientas ofimticas permiten idear crear manipular transmitir, almacenar o
parar la informacin necesaria en una oficina. Actualmente es fundamental que estas estn
conectadas a una red local o internet
Cualquier actividad que pueda hacerse manualmente en una oficina puede ser automatizada o
ayudada por herramientas ofimticas: dictado, mecanografa, archivado, fax, microfilmado,
gestin de archivos y documentos, etc.
La ofimtica comienza a desarrollarse en la dcada del 70, con la masificacin de los equipos de
oficina que comienzan a incluir microprocesadores, dejndose de usar mtodos y herramientas
por otras ms modernas. Por ejemplo, se deja la mquina de escribir y se reemplaza por
computadoras y sus procesadores de texto e incluso el dictado por voz automatizado.
La ofimtica o la automatizacin de la oficina moderna, comienza con la mquina de escribir y
con la fotocopiadora, que permitieron mecanizar tareas que antes eran mecnicas.
Ms cerca en el tiempo, la automatizacin de la oficina tambin comenz a incluir el traspaso de
informacin hacia medios electrnicos.
Pero la revolucin de la automatizacin lleg de la mano de las computadoras, en especial de las
computadoras personales en 1980. Aunque debemos recordar que fue en el ao de 1971
cuando comenz la revolucin en la que se empezaron a hacer cada vez ms de costumbre las
tecnologas, las cuales ayudaron para avanzar en la bsqueda de una sociedad ms completa,
en el ambiente laboral.
La ofimtica bsicamente se origin para la gestin de datos gracias al poder de clculo y
procesamiento de las computadoras, luego para el almacenamiento de informacin dado que la
capacidad de almacenamiento creca y se haca ms barato y finalmente el intercambio de datos
gracias a las facilidades de las redes, la conexin a internet, etc.
Este tipo de aplicaciones permiten crear y compartir el trabajo en lnea. Los documentos se
pueden crear desde cero o importarlos a partir de archivos de texto, presentaciones y hojas de
clculo existentes. Una de las principales aportaciones de estas herramientas es que permiten
compartir o editar documentos entre varios usuarios (o simplemente visualizarlos) en tiempo real.
La ofimtica con red de rea local permite a los usuarios transmitir datos, correo electrnico e
incluso voz por la red. Todas las funciones propias del trabajo en oficina, incluyendo dictados,
mecanografa, archivado, copias, fax, tlex, microfilmado y gestin de archivos, operacin de los
telfonos y la centralita, caen en esta categora. La ofimtica fue un concepto muy popular en los
aos 1970 y 1980, cuando las computadoras de sobremesa se popularizaron.

Aplicaciones de la ofimtica
Las tareas ofimticas constituyen uno de los usos ms habituales de las herramientas
informticas, tanto en el entorno laboral como domstico, por lo tanto, cualquier
sistema que se precie debe contar con aplicaciones especficas para estos
menesteres.
Las acciones ms bsicas en este contexto son el procesamiento de textos el acceso a la base de
datos y la generacin de hojas de clculos. La mayora de sistemas comerciales proponen familias
de aplicaciones bajo una misma estructura, llamadas suites informticas, para satisfacer las
necesidades de los usuarios/usuarias en este terreno. Recientemente se ha desarrollado una
alternativa libre a estas aplicaciones, que ha incorporado la distribucin Guadalinex-edu, totalmente
compatible con la mayora de soluciones comerciales existentes en el mercado. Se trata del
proyecto open office. Org
Adems disponemos de una aplicacin del entorno GNOME para acceder a las bases de datos, un
editor de diagramas, un gestor de proyectos y un completo programa de contabilidad.
No debe confundirse el concepto de software libre con el de aplicaciones para GNU/Linux. La
mayora de estas aplicaciones pueden funcionar igualmente en otras plataformas como Windows
o Macintosh. Son por ello, una alternativa a considerar cuando se decide implantar un sistema de
gestin.
El software libre tiende a confundirse con software gratuito, aunque no son conceptos
necesariamente relacionados. Aunque algunas aplicaciones de software libre pueden no tener
coste de licencias, es bastante probable que una empresa especializada haga el anlisis y la
implantacin necesarias, por lo que pueden implicar gastos en concepto de consultora, de igual
manera que lo hacen las aplicaciones privativas.

Paquetes de la ofimtica
La hoja de clculo
Las hojas de clculo (hojas electrnicas) aparecieron cuando surgi la necesidad de adaptar
los sistemas de planificacin utilizados en los grandes ordenadores a los nuevos
microordenadores. Son una combinacin de calculadora, lpiz y papel, que unido a la potencia
y capacidad de almacenar datos de los sistemas informticos, las convierten en una
herramienta de primersima importancia en el mundo empresarial. Mediante una hoja de clculo
podemos realizar diversas tareas que involucren tanto la organizacin y presentacin de
informacin, como el clculo de valores y funciones haciendo uso de nmeros, operadores
matemticos y lgicos.
Una hoja de clculo est compuesta por filas y columnas. Cada punto donde se cruza una fila
con una columna se conoce como celda. Por convencin se suelen identificar las columnas con
letras y las filas con nmeros, por lo cual cuando hablamos de la celda "C24" decimos que es el
cruce de la columna C con la fila 24. En cada celda podemos almacenar un valor, que puede
ser numrico o no, e incluso puede tener diversos formatos. Cada celda puede ser referencia
por otra de tal forma que los datos almacenados en unas se convierten en informacin utilizada
por otras a travs de frmulas y funciones. Las formulas son clculos matemticos creados por
el usuario mientras que las funciones son operaciones matemticas predefinidas en las cuales
el usuario slo establece los argumentos o parmetros de funcionamiento. Una formula puede
estar constituida por funciones, por ejemplo: =REDONDEAR (SUMA (A2:A15); 1). En este
ejemplo existen dos funciones que por separado realizan tareas distintas. La funcin redondear
es una operacin predefina que ajusta los nmeros decimales de un resultado segn los
intereses del usuario. La funcin original tiene esta forma redondear esto es, primero se
selecciona el nmero que se desea redondear y luego la cantidad de decimales que se
necesita. En el ejemplo empleado, el nmero a redondear es el resultado de un suma (otra
funcin) de los valores contenidos en las celdas A2 hasta la A15. En resumen, en este caso

tenemos una Formula que combina dos funciones que por defecto no estn juntas y que para
efectos de lograr un mejor resultado el usuario las junta de la forma indicada. El funcionamiento
de los clculos matemticos en una planilla sigue las mismas reglas de la aritmtica bsica.
Primero se resuelven las divisiones y multiplicaciones y luego las sumas y restas. Lo mismo
ocurre con los parntesis. Primero se resuelven los parntesis interiores y luego los exteriores.
Adicionalmente, las hojas de clculo ms conocidas en el mercado actual suelen integrar
poderosas herramientas para anlisis estadstico y financiero, pues en esos campos es donde
resulta particularmente til, tanto para almacenar datos, como para hacer diversos anlisis de
los mismos, bien se de forma preliminar o con fines ms profesionales.

Procesadores de textos
Los procesadores de texto son unos de los programas ms importantes y
necesarios en la utilizacin de cualquier PC. Elegir el ms adecuado depende
de la experiencia y pretensiones de los usuarios. Un procesador de textos est
orientado a la gestin de textos para la generacin de informes, cartas, edicin
de documentos textuales, etc. que como ltimo soporte utilizarn el papel para
la transmisin de informacin escrita o bien las redes de comunicacin. Hoy
son una herramienta imprescindible en cualquier oficina.
La evolucin ha sido tan importante que muchas veces no son aprovechadas ni
la mitad de sus capacidades. Actualmente una sola persona sin conocimientos
informticos y con un entrenamiento de algunas horas puede realizar todo el
proceso de edicin; desde concebir el original hasta escribirlo, darle el formato
adecuado e imprimirlo.
Un procesador de texto se define como el software aplicativo que permite
editar, almacenar, recuperar e imprimir informacin escrita dentro de un PC.
Muchos quiz recordemos algunos editores de texto muy populares en los 80`s
(WordStar por ejemplo), que requeran una gran cantidad de comandos y
donde era indispensable saberlos de memoria para poder obtener un
documento medianamente presentable, sin embargo las herramientas de
procesamiento de texto actuales son mucho ms amigables y eficientes, en
trminos de recursos, complejidad, tiempo y resultados. Los procesadores
actuales cuentan con programas auxiliares como los diccionarios ortogrficos,
de sinnimos o bilinges. Los ortogrficos sirven para revisar el documento
completo o pginas detectando los errores de mecanografa y faltas de
ortografa. Los de sinnimos (tesauros) permiten consultar posibles alternativas
a una palabra. Los diccionarios bilinges permiten buscar la palabra en otro
idioma. Otras posibilidades hasta hace poco tiempo consideradas como

avanzadas son: editores de frmulas, posibilidad de definir macros,

sombreados de marcos, escritura en columnas.