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comunicación escrita en la empresa

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RESUMEN CAOT: ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS EN EL SENO DE UNA EMPRESA. LA COMUNICACIÓN ESCRITA EN LA EMPRESA.

1. CARACTERÍSTICAS COMERCIAL: PRINCIPALES DE LA CORRESPONDENCIA

a. FACIL COMPRENSIÓN. b. EXPOSICIÓN ADECUADA DE LOS ASUNTOS c. EVITAR PALABRAS EXCESIVAS d. PRECISIÓN 2. CONSEJOS AL COMERCIAL: MOMENTO DE ELABORAR CORRESPONDENCIA

a. EVITAR FALTAS DE ORTOGRAFÍA b. AMPLIO VOCABULARIO c. ESTRUCTURA Y ORDEN DEL DISCURSO d. EVITAR REDUNDANCIAS e. ESTILO SENCILLO, SIN GERUNDIOS 3. ELEMENTOS EMPLEADOS EN LA CORRESPONDENCIA: a. SOBRES. b. PAPEL. c. CARTA: i. DISTRIBUCIÓN: PLANIFICA EL CONTENIDO Y LA DISTRIBUCIÓN DE LA CARTA DE MODO QUE NO DEJES UNA SOLA LÍNEA EN UN SEGUNDO FOLIO. ii. MARGENES: EL IZQUIERDO Y EL INFERIOR SON MAYORES QUE EL DERECHO E INFERIOR. iii. NO ESCRIBIR AL DORSO. iv. FIRMA MANUSCRITA. 4. PARTES DE UNA CARTA COMERCIAL: a. INCIO. CONTIENE LOS SIGUIENTES ELEMENTOS: i. MEMBRETE: DATOS DEL REMITENTE.

ii. DESTINATARIO: SÓLO AQUELLOS DATOS QUE SEAN PERTINENTES. iii. REFERENCIA, ASUNTO Y FECHA. b. CONTENIDO: i. SALUDO: DEPENDERÁ DEL DESTINATARIO. ii. TEXTO DE LA CARTA: CADA PARRAFO UNA IDEA. c. FINAL: i. DESPEDIDA. ii. ANTEFORMA. iii. FIRMA iv. ANEXOS

5. ESTILOS DE LAS CARTAS COMERCIALES: a. ESTILO MODERNO. ES EL MÁS SENCILLO DE TODOS. i. TODO ALINEADO EN EL MARGEN IZQUIERDO. ii. NO USA SANGRÍA. b. ESTILO MODERNO MODIFICADO. SIMILAR AL ANTERIOR SALVO POR: i. DESPEDIDA, ANTEFIRMA Y FIRMA SE ESCRIBEN DESDE EL CENTRO DE LA PÁGINA HACIA EL FINAL. ii. EN CASO DE SOBRE CON VENTANILLA LOS DATOS DEL DESTINATARIO SE PONEN EN EL LADO DERECHO. c. ESTILO PROFESIONAL: i. APLICA SANGRÍA AL SALUDO Y AL INICIO DE CADA PÁRRAFO. ii. EL DESTINATARIO APARECE EN LA PARTE DERECHA DE LA CARTA. iii. LA DESPEDIDA, ANTEFIRMA Y FIRMA PUEDEN APARECER DESDE EL CENTRO HASTA LA DERECHA. d. ESTILO EVOLUCIONADO: i. PRESCINDE DEL SALUDO Y DE LA DESPEDIDA. ii. EL RESTO DE LA CARTA CONFORME A CUALQUIERA DE LOS MODELOS ANTERIORES. 6. TIPOS DE CARTAS COMERCIALES: a. CARTAS DE INFORMES: Van dirigidas a otras personas del mismo ramo, de la misma actividad, entidades de crédito… y se les recaba información sobre clientes o proveedores. Los informes pueden ser comerciales o personales. b. CARTAS DE PEDIDO: Pueden ser de varios tipos. i. Solicitud de información. Aquellas dirigidas a proveedores bien habituales o potenciales pidiendo información sobre los productos. ii. Carta de pedido en firme: una vez valorada la información remitida anteriormente se envía el pedido. iii. Carta de aceptación del pedido. Correlativas a las anteriores reflejan suponen la confirmación por parte del vendedor de las condiciones de venta.

iv. Cartas de cobro: en ocasiones junto con la factura se remite una comunicación del vendedor al comprador. c. CARTAS DE RECLAMACIÓN. i. Carta de reclamación del pedido: tiene lugar en el caso de que el comprador considere que el proveedor no ha respetado las condiciones o ante posibles incidencias. ii. Carta de reclamación del impagado: tiene lugar cuando el comprador sobrepasa la fecha de pago y no atienda al mismo. Debe ser firme al tiempo que abierta, siempre nos interesa cobrar al cliente pero no perderlo. 7. COMUNICACIONES BREVES Y DE RÉGIMEN INTERIOR. a. CARTA CIRCULAR: i. La emplean las empresas para comunicar algún acontecimiento a otras empresas o personas (cambios de dirección, razón social….). ii. Van dirigidas a un amplio número de destinatarios. iii. Su estructura es muy similar a la de las cartas comerciales. b. SALUDA: Documento de uso reservado a la dirección de la empresa o a organismos públicos para agradecer, invitar, comunicar actos de especial relevancia u otras finalidades similares. i. Inicio: Puesto o cargo de la persona que saluda y datos de la empresa. Aparecerá la palabra “SALUDA”. ii. Contenido: Se inicia con “A”, seguido de los datos del destinatario (en mayúsculas y con dos apellidos) y se expone el motivo del saludo. iii. Final: 1. Nombre y apellidos de la persona que saluda. 2. Grase de despedida. 3. Localidad y fecha. iv. CARACTERÍSTICAS DE ESTILO: 1. Redacción en tercera persona. 2. Interlineado doble. 3. Contenido breve. 4. Sin firma.

5. Sin datos del destinatario. c. COMUNICADOS DE CARÁCTER INTERNO. Sirven para comunicarse entre los distintos departamentos de una empresa. i. Inicio: 1. nombre del emisor (no hace falta el resto de los datos ya que estamos en el interior de la empresa). 2. Fecha. 3. DE / PARA – A 4. ASUNTO. ii. Contenido: se redactará a doble espacio y con márgenes más anchos que los de una carta. iii. Final: rúbrica de la persona que firma. d. CERTIFICADOS: Son los documentos que dan fe de un hecho o de una situación. i. Inicio: deberá tener tanto identificación del emisor. ii. Contenido: 1. Se iniciará con el término “CERTIFICO/A: Que” 2. Identificación del solicitante del certificado. 3. Motivo del certificado. 4. Efectos del certificado. iii. Final: precisa tan solo de fecha y rúbrica. el membrete como la

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